Paie certifiée : guide complet 2026

La paie certifiée est une exigence établie par la loi Davis-Bacon, qui impose que les travailleurs affectés à de tels projets soient rémunérés au moins au salaire en vigueur et bénéficient des avantages sociaux applicables dans la région où ils travaillent.

La loi Davis-Bacon

La loi Davis-Bacon a été adoptée par le Congrès en 1931 afin de protéger les travailleurs contre les faibles salaires horaires.

Selon cette loi, si le gouvernement attribue à votre entreprise un contrat de plus de 2 000 $ pour réaliser la construction, la modification, l’entretien ou la réparation de bâtiments publics ou de projets de travaux publics, vous devez respecter les exigences relatives à la paie certifiée.

Cela signifie que vous devez soumettre votre rapport de paie certifié hebdomadaire et verser à vos travailleurs le salaire en vigueur ainsi que les avantages sociaux correspondant à leur situation géographique.

Les salaires en vigueur sont déterminés par le DOL au moyen d’enquêtes. Le paiement des heures supplémentaires à hauteur de 1,5 fois le taux de rémunération de base du salarié pour toutes les heures travaillées au-delà de 40 heures sera exigé pour les contrats soumis à la loi sur les normes relatives aux heures de travail sous contrat.

Dirigez plus intelligemment à l'ère de l'IA

Rejoignez la communauté People Managing People pour accéder à du contenu exclusif, des modèles pratiques, des événements réservés aux membres et des conseils hebdomadaires en leadership—c'est gratuit de s'inscrire.

Get Free Access

Have an account? Log In

Formulaire WH-347

Le formulaire WH-347 est celui que vous utiliserez pour soumettre votre rapport de paie certifié au DOL. Les instructions sont fournies en détail par le DOL, mais voici un résumé des éléments inclus :

Informations sur l’entreprise

• Classification
• Nom
• Adresse
• Numéro de paie
• Pour la semaine se terminant le (date)
• Projet et lieu
• Numéro du projet ou du contrat.

Informations sur les travailleurs

• Nom et numéro d’identification du travailleur
• Catégories professionnelles (indiquer la catégorie correspondant au travail effectivement réalisé par chaque ouvrier ou mécanicien).
• Heures travaillées (pour les contrats soumis à la loi sur les normes relatives aux heures de travail sous contrat, inscrire comme « heures supplémentaires » les heures travaillées au-delà de 40 heures par semaine.)
• Taux de rémunération (y compris les avantages sociaux)
• Montant brut gagné
• Toutes les retenues sur salaire et le total des retenues
• Salaires nets versés pour la semaine.

Quels employeurs doivent utiliser la paie certifiée ?

La paie certifiée des entrepreneurs est une obligation légale pour tous les entrepreneurs ou sous-traitants travaillant sur des projets de construction gouvernementaux d’une valeur supérieure à 2 000 $.

La construction est un terme général qui peut désigner aussi bien la construction d’une école que la réparation d’une autoroute. Elle englobe une grande variété de tâches telles que la peinture, la décoration, la plomberie ou les travaux électriques. 

Les salaires et avantages sociaux que vous devrez verser sont déterminés par le ministère du Travail. Bien que ces informations doivent vous être communiquées lors de l’attribution du contrat, il est recommandé de contacter le DOL pour confirmer tout élément qui ne serait pas clair.

Le non-respect des exigences relatives à la paie certifiée 

Le non-respect des exigences relatives à la paie certifiée peut entraîner les conséquences suivantes :

• Retenue des fonds du contrat : L'agence fédérale qui finance le projet de construction peut retenir une partie des fonds du contrat afin de couvrir le montant des sommes insuffisamment versées aux travailleurs. Il s'agit souvent de la première mesure prise pour garantir que les travailleurs reçoivent les salaires qui leur sont dus.
• Versement des arriérés de salaire : Les entrepreneurs peuvent être tenus de verser les arriérés de salaire aux travailleurs qui ont été rémunérés à un taux inférieur aux taux de salaire en vigueur pour leur travail. Cela peut inclure à la fois la différence de salaire et les avantages sociaux qui n'ont pas été suffisamment pris en charge.
• Résiliation du contrat : Dans les cas graves de non-conformité, le contrat en cours d'un entrepreneur peut être résilié, et celui-ci peut être tenu responsable de tous les coûts supplémentaires engagés par le gouvernement pour achever les travaux avec un autre entrepreneur.
• Exclusion : Les entrepreneurs et sous-traitants reconnus coupables d'une violation importante de la loi Davis-Bacon peuvent être exclus des futurs contrats publics pendant une certaine période, généralement trois ans. Cela signifie qu'ils ne peuvent pas soumissionner à des contrats fédéraux ni en obtenir, ce qui peut avoir un impact considérable sur leur activité.
• Actions en justice et amendes : Les entrepreneurs peuvent faire l'objet d'actions en justice, notamment d'amendes et de pénalités, en cas de violations volontaires de la loi Davis-Bacon. Lorsqu'il existe des preuves de fraude ou de fausses déclarations, des poursuites pénales peuvent également être engagées.
• Atteinte à la réputation : La non-conformité peut également nuire à la réputation et affecter la capacité d'un entrepreneur à obtenir de futurs travaux, y compris en dehors des contrats publics.
• Actions civiles : Les travailleurs qui n'ont pas reçu le taux de salaire en vigueur approprié peuvent également avoir le droit d'intenter une action civile contre leur employeur pour obtenir le paiement des salaires impayés.

Les ateliers sur la paie sont parfaits pour apprendre à respecter les normes relatives à la paie certifiée. Vous pouvez poser des questions et obtenir des réponses auprès d'experts du secteur, tout en découvrant les nouvelles technologies et les évolutions récentes.

Lois nationales et locales sur les salaires en vigueur

Les entrepreneurs soumis à la loi Davis-Bacon peuvent également devoir respecter les lois nationales et locales régissant les salaires en vigueur et le paiement des heures supplémentaires.

Connues sous le nom de « lois Little Davis-Bacon », il s'agit de lois américaines au niveau des États similaires à la loi fédérale Davis-Bacon. 

Alors que la loi fédérale Davis-Bacon s'applique aux projets de construction financés par le gouvernement fédéral, les lois Little Davis-Bacon s'appliquent aux projets de construction financés ou aidés par les États.

Les employeurs intervenant sur des projets financés par un État doivent contacter le ministère du Travail de l'État concerné si leurs obligations déclaratives ne sont pas expliquées en détail lorsqu'ils reçoivent leur contrat.

Erreurs courantes à éviter concernant la paie certifiée

La préparation de la paie certifiée exige une attention particulière aux détails et le respect de réglementations précises. La connaissance des erreurs courantes peut contribuer à éviter les problèmes de conformité et les pénalités. Voici quelques-unes des erreurs les plus fréquentes à éviter lors de la préparation de la paie certifiée :

• Taux de salaire incorrects : L'une des erreurs les plus fréquentes consiste à rémunérer les travailleurs à un taux inférieur aux salaires en vigueur pour leur catégorie professionnelle. Assurez-vous d'utiliser la détermination salariale la plus récente pour le projet.
• Mauvaise classification des travailleurs : La classification incorrecte des travailleurs dans une catégorie professionnelle moins rémunérée est une erreur courante. Chaque travailleur doit être classé en fonction du travail réellement effectué.
• Déclaration inexacte des heures travaillées : Le fait de ne pas déclarer précisément le nombre d'heures travaillées, y compris les heures supplémentaires, peut entraîner des problèmes de conformité. Il est important de tenir des registres précis de toutes les heures travaillées par chaque salarié. Investir dans les meilleurs services de paie pour les petites entreprises peut simplifier ce processus et garantir la conformité.
• Erreurs dans le calcul des heures supplémentaires : Les heures supplémentaires doivent être calculées correctement et payées conformément à la loi sur les normes équitables du travail (FLSA). N'oubliez pas que les heures supplémentaires sont généralement rémunérées à une fois et demie le taux normal du salarié pour les heures travaillées au-delà de 40 heures au cours d'une semaine de travail.
• Oubli d'inclure les avantages sociaux : Si les avantages sociaux font partie de la détermination du salaire en vigueur, ils doivent être correctement calculés et déclarés. Cela inclut les cotisations aux régimes de retraite, à l'assurance maladie, aux caisses de congés, etc.
• Déclarations incomplètes ou tardives : Les rapports de paie certifiée doivent être soumis chaque semaine et être complets. Les déclarations tardives ou incomplètes peuvent entraîner des pénalités.
• Absence de tenue de registres appropriés : Les entrepreneurs sont tenus de conserver les registres de paie pendant une période déterminée, généralement trois ans. Ces registres doivent être exacts et facilement disponibles pour inspection.
• Négligence des exigences propres à chaque État : Si vous travaillez sur un projet également soumis aux lois nationales sur les salaires en vigueur (« lois Little Davis-Bacon »), veillez également à les respecter, car elles peuvent prévoir des exigences différentes ou supplémentaires.

Modification ou correction des registres de paie

La tenue de registres de paie certifiés exacts est essentielle pour respecter les lois sur les salaires en vigueur et éviter d'éventuelles pénalités. Si des divergences ou des erreurs sont identifiées dans des rapports de paie certifiés déjà soumis, il est essentiel de les corriger rapidement et de manière systématique.

Voici comment modifier et corriger ces registres une fois qu'une erreur a été détectée :​

1. Documentez chaque erreur identifiée en indiquant les informations correctes afin de conserver une trace claire des divergences.
2. Créez un nouveau registre de paie reflétant les données exactes. Identifiez clairement celui-ci comme un registre modifié pour la période de paie concernée.
3. Assurez-vous que toutes les entrées corrigées sont complètes, notamment les informations relatives aux employés, les classifications des emplois, les heures travaillées, les taux de salaire et les retenues.​
4. Suivez les directives de soumission de l'organisme ou de l'autorité compétente.
   • Certains systèmes peuvent ne pas autoriser la modification directe des registres soumis ; dans ce cas, soumettez un nouveau registre pour la même période de paie. Le registre modifié prévaudra sur l'original.
   • Vous devez également inclure une déclaration expliquant les corrections apportées et les raisons de ces modifications.
5. Informez les employés concernés des corrections, en particulier si les ajustements ont une incidence sur leur rémunération ou leurs retenues fiscales. Vous devez également leur fournir des bulletins de paie ou des relevés mis à jour reflétant les modifications.
6. Conservez des registres détaillés des rapports de paie originaux et modifiés, y compris la documentation des erreurs identifiées et des mesures correctives prises.​ Vous devez également conserver toute la correspondance relative aux modifications pour référence ultérieure et vérification de la conformité.
7. Enfin, analysez les causes profondes des erreurs afin d'éviter qu'elles ne se reproduisent. Cela peut inclure le renforcement des contrôles internes, la mise en place d'une formation à la paie pour le personnel ou l'adoption d'un logiciel de paie doté de fonctionnalités de vérification des erreurs afin d'améliorer l'exactitude.​

La correction rapide et exacte des registres de paie garantit non seulement le respect de la réglementation du travail, mais préserve également l'intégrité et la fiabilité des pratiques de paie de votre organisation.

Bonnes pratiques pour déposer des rapports de travail certifiés

Suivez ces bonnes pratiques pour vous aider à établir correctement votre paie certifiée :

• Comprenez les exigences : familiarisez-vous avec la loi Davis-Bacon, les normes du travail qui s'y rapportent et toutes les lois spécifiques aux États sur les salaires en vigueur (lois Little Davis-Bacon). La connaissance détaillée de ces exigences est fondamentale.
• Restez informé des taux de salaire en vigueur : vérifiez régulièrement les mises à jour des taux de salaire en vigueur pour l'emplacement de votre projet et les classifications d'emplois.
• Tenez des registres détaillés : conservez des registres exacts et détaillés de toutes les heures travaillées, notamment les heures de début et de fin, les pauses, les heures supplémentaires, etc. Une bonne tenue des registres est essentielle pour les rapports de paie certifiés.
• Utilisez un logiciel de paie fiable : utilisez un logiciel de paie conçu pour la paie certifiée. Cela signifie qu'il doit pouvoir gérer des tâches spécifiques telles que les différents taux de salaire, le calcul des heures supplémentaires et le suivi des avantages sociaux, ce qui permet de justifier facilement les coûts associés au logiciel de paie.
• Travaillez avec un spécialiste : un spécialiste de la paie certifiée ou une entreprise de paie spécialisée possède les connaissances et l'expérience nécessaires pour vous aider à gérer la paie certifiée et à rester en conformité.

Questions fréquemment posées

Voici quelques réponses aux questions fréquemment posées que vous pourriez avoir concernant la paie certifiée :

Quelles sont les méthodes courantes pour identifier les projets de travaux publics ?

Les projets de travaux publics sont généralement identifiés au moyen d’identifiants de projet uniques attribués par l’organisme adjudicateur ou l’agence contractante. Il peut s’agir de numéros de contrat, de codes de projet ou d’un nom de projet utilisé de manière cohérente dans l’ensemble de la documentation, y compris les rapports de paie certifiée.

De nombreux États et organismes exigent des entrepreneurs qu’ils indiquent cet identifiant sur chaque déclaration de paie certifiée afin de garantir un suivi précis et le respect des obligations. Dans certaines juridictions, les systèmes de déclaration en ligne — comme le système eCPR du DIR de Californie — associent automatiquement les registres de paie aux projets de travaux publics enregistrés au moyen d’un identifiant de projet.

Consultez toujours vos documents contractuels ou l’autorité locale chargée des salaires en vigueur afin de confirmer l’identifiant à utiliser.

La paie certifiée est-elle obligatoire si vous employez des travailleurs rémunérés avec un formulaire 1099 ?

Les exigences relatives à la paie certifiée s’appliquent généralement aux employés, et non aux entrepreneurs indépendants. Si un travailleur est correctement classé comme entrepreneur rémunéré avec un formulaire 1099, il n’est pas inclus dans les rapports de paie certifiée tels que le formulaire WH-347, qui sert à documenter les salaires et les avantages sociaux des travailleurs classés comme employés en vertu de la loi Davis-Bacon.

Cependant, il est important de veiller à ce que les entrepreneurs indépendants ne soient pas mal classés. Si un travailleur répond aux critères d’un employé — par exemple s’il est placé sous supervision directe, travaille selon des horaires définis ou utilise les outils de l’employeur — il peut être nécessaire de le déclarer comme employé, quel que soit son statut 1099.

Une mauvaise classification peut entraîner des pénalités et des problèmes de conformité. Il est donc essentiel d’examiner attentivement le statut de chaque travailleur lors de la préparation des registres de paie certifiée.

Les exigences relatives à la paie certifiée s’appliquent-elles aux projets financés par un État ?

Oui, de nombreux projets de construction financés par un État sont soumis à des lois sur les salaires en vigueur qui reprennent les exigences fédérales, souvent désignées sous le nom de « lois Little Davis-Bacon ». Ces lois étatiques imposent aux entrepreneurs et aux sous-traitants de verser aux travailleurs les taux de salaire en vigueur localement pour des travaux similaires réalisés sur des projets publics et, dans de nombreux cas, exigent la présentation de rapports de paie certifiée afin de vérifier la conformité. Bien que l’objectif principal soit aligné sur celui de la loi fédérale Davis-Bacon, chaque État fixe ses propres seuils, déterminations de salaires et procédures de déclaration.

Les exigences variant considérablement selon les juridictions, les entrepreneurs doivent examiner attentivement les règles spécifiques appliquées par l’agence de leur État chargée du travail ou des travaux publics. Certains États, comme la Californie et New York, disposent de systèmes électroniques complets de déclaration de paie certifiée et appliquent des pénalités sévères en cas de non-respect. D’autres peuvent utiliser des formulaires différents, prévoir des fréquences de soumission différentes ou appliquer d’autres critères d’exemption. Le non-respect de ces obligations peut entraîner la retenue de paiements, des amendes ou l’exclusion de futurs marchés publics.

La paie certifiée ne doit pas être compliquée

En suivant les directives et les bonnes pratiques présentées dans cet article et sur le site du DOL, la paie certifiée peut devenir un processus courant.

Consultez notre article sur la gestion de la paie pour les petites entreprises ainsi que notre liste de contrôle de la paie pour obtenir des conseils supplémentaires sur l’optimisation de votre processus de paie.