La VP delle Risorse Umane afferma che i dipendenti più preziosi sono quelli che “rendono obsoleto il proprio ruolo”
Scopri come una VP delle Risorse Umane utilizza l’IA per migliorare le assunzioni, i flussi di lavoro documentali e ridefinire i ruoli HR attorno ai dipendenti che automatizzano attività ripetitive.
Linnea Bywall
VP delle Risorse Umane presso Quinyx
Trasformazione con l’IA: Linnea Bywall discute di come l’intelligenza artificiale stia ridefinendo i ruoli HR e le aspettative sull’efficienza.
Processo di selezione: L’implementazione dell’IA nelle assunzioni migliora l’allineamento, la personalizzazione e l’accuratezza nella selezione dei candidati.
Importanza della documentazione: Una documentazione adeguata è fondamentale per essere pronti all’adozione dell’IA, facilitando i processi e una funzione self-service.
Utilizzo degli strumenti: Bywall illustra vari strumenti di IA che migliorano l’efficacia delle risorse umane, dalla creazione di policy ai framework di competenze.
Sfide di adozione: L’adozione irregolare dell’IA tra i dipendenti evidenzia la necessità di continua sperimentazione e collaborazione per avere successo.
Linnea Bywall è la VP of People presso Quinyx, un software per la gestione della forza lavoro potenziato dall'IA. Oltre ai ruoli nelle Risorse Umane che ha ricoperto, il suo background come psicologa organizzativa informa il suo lavoro.
Abbiamo incontrato Linnea per scoprire come sta usando l'IA per trasformare le Risorse Umane e le Operazioni del personale. Ci ha fornito una panoramica dettagliata del suo approccio, delle sfide che sta affrontando e di come le sta superando.
Un percorso di leadership plasmato dalla psicologia organizzativa
Sono cresciuta sulla pista di atletica, gareggiando nei 100m, 200m e 400m. Il mio allenatore, Peter, era uno psicologo e, siccome era la persona più in gamba che conoscessi, è stato naturale per me voler seguire le sue orme. Malgrado volessi diventare psicologa, sapevo di non voler lavorare in clinica. Così ho iniziato presto a specializzarmi in psicologia organizzativa.
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Dopo la laurea, ho lavorato come psicologa organizzativa, concentrandomi principalmente su selezione del personale e sviluppo della leadership. Dopo qualche anno, sono entrata in una startup di Stoccolma chiamata Alva Labs, dove ho costruito la funzione delle Risorse Umane e ho ricoperto il mio primo ruolo da manager.
Dopo aver insegnato a tanti le teorie, era giunto il momento di mettersi alla prova in prima persona. Dopo 6,5 anni in Alva, mi sono recentemente unita a Quinyx come VP People, ora alla guida di un team di 8 persone fantastiche!
Come l'IA ridefinisce i ruoli HR e le ipotesi di leadership
Le aspettative per una maggiore efficienza grazie all'IA, senza un calo nella qualità, sono chiare. Ciò mi impone di migliorare la documentazione. Senza una corretta documentazione, è difficile sfruttare i modelli di IA o liberare gli agenti.
L’introduzione dell’IA mi ha anche spinta a provare nuovi modi di lavorare per me stessa, il mio team e l’organizzazione. Credo fermamente nel fissare aspettative chiare, quindi l’uso dell’IA è ora una parte integrante delle aspettative che stabilisco per tutti i miei diretti riporti.
Per quanto riguarda la struttura organizzativa, ciò che in passato consideravamo talento sarà diverso dal talento che cerchiamo oggi. Storicamente servivano i fuoriclasse. Ho persino sentito di aziende che valutavano aumenti di stipendio e revisioni delle performance in base a quante notifiche Slack ricevesse una persona, come prova della sua importanza.
Oggi i talenti più necessari sono coloro che "si rendono inutili". Un dipendente che elimina attività ripetitive e libera tempo per altro avrà il maggiore impatto sull’organizzazione. E questo non corrisponde per forza a un leader. Forse sì, ma non è detto.
Come l'IA trasforma i processi di selezione e le operazioni di team
La selezione è fondamentale per il successo di qualsiasi organizzazione, rendendola un’area chiave da migliorare con l’IA. Utilizziamo il sistema di selezione di Alva Labs per ripensare il passaggio dal meeting di intake a un processo su misura. Alva aiuta a costruire una descrizione dettagliata del ruolo basandosi sui tuoi input (o anche solo sul titolo), identifica tutte le competenze necessarie per il ruolo e crea un processo di selezione su misura, completo di domande di colloquio generate dall’IA in modo specifico per il ruolo.
Alva consente un migliore allineamento, progetta un processo basato su questi elementi e garantisce che tutti valutino ciò che si è concordato. Nel breve periodo porta a un processo e a un’esperienza di selezione migliori. Nel lungo periodo, può aumentare le probabilità di scegliere i candidati giusti.
Come documentare i processi per prepararsi all’IA
La mancanza di documentazione è un ostacolo significativo alla preparazione all’IA. Molte organizzazioni desiderano utilizzare l’IA, ma troppi processi esistono solo nelle menti delle persone. Attualmente stiamo aggiornando e documentando tutte le informazioni e i processi.
Questa è la prima tappa per creare una funzione Risorse Umane self-service. Fornisco una struttura chiara su cosa e come documentare, spiegando i potenziali vantaggi di questo lavoro e fissando un obiettivo per i risultati.
Stiamo aggiornando alcuni aspetti esistenti con l'IA per allineare tono di voce, accuratezza, formato e finalità. Per le sezioni completamente prive di documentazione, abbiamo creato bozze da zero. Abbiamo anche usato l'IA come strumento di confronto per assicurarci di coprire tutti gli elementi necessari. Questo ha reso l'intero processo molto fluido.
Abbiamo riscritto il nostro People Handbook e il Manager Handbook in Quinyx. Per assicurarci di documentare e valorizzare le informazioni, abbiamo aggiunto il numero di visualizzazioni come Key Result all'interno degli OKR trimestrali del nostro team People. Questo ha fatto sì che tutti riconoscessimo il valore di questo lavoro.
Può sembrare inquietante "rimanere indietro" quando si adotta l'IA. Molte persone parlano di come abbiano rivoluzionato i propri metodi di lavoro, ma pochi spiegano davvero come lo fanno. Penso che questo possa generare confusione nelle persone e impedisca loro di approfondire davvero. Rendere la "documentazione dei processi" un primo passo è un modo per demistificare la situazione.
Il mio team ed io stiamo anche seguendo insieme un corso pratico di IA offerto da Anthropic (che offre i corsi gratuitamente). Trovo utile abbassare la soglia spiegando quali strumenti usare per attività specifiche, mostrando esempi e lavorando insieme.
Può sembrare inquietante “rimanere indietro” quando si adotta l’IA. Molte persone parlano di come abbiano rivoluzionato i propri metodi di lavoro, ma pochi spiegano davvero come lo fanno.
Come gli strumenti di IA migliorano l'efficacia delle Risorse Umane e della leadership
Uso molto l'IA come strumento di confronto, sia per la ricerca che per il benchmarking. Stiamo anche migliorando i nostri framework di competenze con l'IA. Come primo passo, ho chiesto a Claude di ricercare le best practice. Abbiamo quindi utilizzato l'IA per aggiornare il nostro Employee e Manager Handbook con guide pratiche. Abbiamo creato un modello e un prompt per i manager da utilizzare per creare un framework da zero.
Trovo Gemini particolarmente utile. Ha migliorato la mia produttività e la qualità in molti ambiti. Imparo continuamente e posso facilmente ricevere feedback sulle mie bozze. Mi è utile valutare il mio lavoro da diverse prospettive, come ad esempio chiedendo "Come reagirebbe un CEO a questo?"
Organizziamo anche sessioni in aula sull'IA e "show-and-tell" in tutta l'organizzazione. All’interno del team, evidenziamo i successi ottenuti con l’IA nelle riunioni di gruppo per fornire esempi concreti.
C’è ancora molto da fare e non credo che, come team, siamo all’avanguardia qui. Tuttavia, l’adozione individuale all’interno del mio People Partner team ha migliorato enormemente sia la qualità che l’efficienza del lavoro.
Ecco un elenco degli strumenti che uso nella mia cassetta degli attrezzi per le Risorse Umane:
- Gemini e ChatGPT: strumento di confronto per esplorare alternative e best practice, e per creare policy, framework di carriera, descrizioni di lavoro, annunci di lavoro, e molto altro.
- Alva Labs & LinkedIn Recruiter: sourcing, creazione di processi di selezione e valutazione della pertinenza dei candidati.
- Confluence: aiuta i dipendenti a trovare risposte alle domande sulle policy.
Perché l’adozione dell’IA varia e come affrontarla
Una sfida che affrontiamo è l’adozione disomogenea. Alcuni dipendenti sono molto coinvolti e stanno ottenendo tanti benefici, altri stanno solo iniziando ora. In molti casi, i modelli di IA non dispongono del contesto necessario per avere un impatto significativo immediato.
Abbiamo inserito l'utilizzo dell'IA nei nostri framework di competenze, il che significa che tutti sono tenuti a sfruttarla come competenza. A seconda del livello di seniority, ciò avrà significati diversi per ciascuno.
Perché sperimentazione e collaborazione sono fondamentali per i leader
Leader: continuate a sperimentare.
Documentate i vostri processi. Risolvete i problemi reali che avete oggi. Trovate un collega con cui condividere il percorso dell'IA ed esplorare insieme. Inoltre, individuate qualcuno che sia più avanti di voi e chiedete aiuto.
Nei prossimi cinque anni, prevedo che metà delle funzioni People diventerà ridondante. I professionisti che rimarranno saranno quelli in grado di gestire sia persone che agenti.
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