Come migliorare la produttività sul posto di lavoro: buone pratiche
Per migliorare la produttività in un'organizzazione, inizia comprendendo che cosa significhi realmente la produttività organizzativa e come puoi misurarla. In questo articolo illustrerò le migliori pratiche attuabili che puoi utilizzare in qualità di responsabile delle risorse umane o manager per creare una cultura che favorisca la produttività, condividendo anche esempi concreti per chiarire come puoi mettere subito in pratica queste idee.
Che cos'è la produttività e perché dovresti misurarla?
Uno dei motivi per cui la produttività può essere così difficile da definire per un'organizzazione è la mancanza di consenso su ciò che rende produttiva un'organizzazione.
In un contesto di fabbrica, puoi misurare la produttività in base alla quantità di un determinato prodotto che i lavoratori riescono a realizzare in un intervallo di tempo definito. Ma in un'economia della conoscenza, in cui i lavoratori producono in genere servizi anziché prodotti, la questione è meno semplice.
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Un'opzione consiste nel calcolare la produttività aziendale in base ai ricavi generati e al numero di ore lavorate. Più denaro guadagni in meno tempo, maggiore è la tua produttività.
Sebbene sia un indicatore logico per un'organizzazione, questo tipo di misurazione può essere difficile da tradurre a livello del singolo dipendente, perché un lavoratore della conoscenza valuta in genere la propria produttività in base al numero di attività che spunta dalla lista delle cose da fare. Tuttavia, affinché un'organizzazione consideri produttivo quel lavoratore, gli elementi presenti nella lista devono generare valore per l'azienda.
Se definiamo la produttività come un modo per ottimizzare i ricavi, puoi capire perché le organizzazioni siano interessate a misurarla. L'aumento dei ricavi (e quindi della produttività) è un segnale di un'azienda sana e in crescita.
Come misurare la produttività
Quando valuti come misurare la produttività nella tua organizzazione, concentrati sui risultati che ti aiutano a raggiungere gli obiettivi aziendali.
A seconda della natura della tua attività, alcuni esempi di indicatori possono includere i ricavi, la soddisfazione dei clienti o il tempo necessario per la produzione.
Stabilisci che cosa monitorerai
Il primo passo consiste nello stabilire che cosa monitorerai e, soprattutto, perché sia importante farlo. In che modo l'indicatore di produttività scelto è collegato agli obiettivi aziendali?
Per assicurarti che i tuoi indicatori di produttività non siano semplicemente un tentativo alla cieca, collabora con i responsabili aziendali per definire un processo chiaro di fissazione degli obiettivi.
Questo processo dovrebbe allineare i reparti sugli obiettivi desiderati e sul modo in cui valuteranno i progressi rispetto a tali obiettivi.
La definizione di obiettivi e risultati chiave (OKR) o di obiettivi SMART responsabilizza inoltre le organizzazioni nel compiere progressi rispetto alle priorità definite.
I dipendenti possono così vedere in che modo il lavoro che svolgono quotidianamente si collega alla missione e contribuisce al raggiungimento delle tappe fondamentali.
Elabora un metodo per monitorare gli indicatori
Un errore comune nella definizione degli OKR consiste nello scegliere risultati chiave troppo difficili da misurare.
Ad esempio, se il tuo obiettivo dichiarato è monitorare la soddisfazione dei clienti, ma valutarla richiede di sintetizzare dati provenienti da più fonti, potresti non essere ancora pronto a definire un risultato chiave in questo ambito. Sarebbe meglio dedicare il tuo tempo alla pulizia delle diverse fonti di dati per ottimizzare il processo di raccolta.
Allinearsi con le parti interessate di diverse funzioni può includere lo sviluppo e la documentazione di un glossario degli indicatori. Consideralo come un dizionario dei dati che orienta le parti interessate verso una definizione comune di ciò che stai cercando di misurare e della provenienza dei dati. Ad esempio, chi viene conteggiato come utente o abbonato? Quale periodo di tempo utilizzerai per misurare il coinvolgimento?
Sebbene la creazione di un glossario possa richiedere molto lavoro, ho visto organizzazioni ottenere una maggiore produttività come risultato.
Questo perché più tempo il tuo team dedica alla misurazione, meno tempo ha a disposizione per lavorare al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Svolgere in anticipo il lavoro necessario per ripulire e organizzare i dati e concordare definizioni comuni dà risultati nel lungo periodo.
Analizza i dati e utilizzali per individuare possibili metodi di miglioramento
Man mano che monitori i risultati trimestre dopo trimestre, utilizza i dati raccolti per individuare le aree di miglioramento e ottimizzare i processi.
Puoi sperimentare e verificare ipotesi su piccola scala e, se i test hanno successo, estendere il cambiamento di processo a tutta l'organizzazione.
Ad esempio, secondo uno studio recente, l'uso dell'intelligenza artificiale generativa ha migliorato la produttività dei lavoratori della conoscenza fino al 35% per i dipendenti alle prime armi e con poca esperienza.
Come migliorare la produttività nella tua organizzazione
Alcune organizzazioni valutano la produttività in base alle ore lavorate o all’apparente operosità, ma il ricorso al monitoraggio dei dipendenti offre una misura più accurata.
La pandemia di COVID-19 ha messo in luce i difetti dell’utilizzo della presenza come parametro di produttività, sottolineando la necessità di puntare sul valore invece di monitorare le ore.
A differenza degli operai, i lavoratori della conoscenza, come i progettisti di prodotto, dovrebbero essere valutati in base alla qualità dei risultati. Un design eccezionale può surclassarne diversi mediocri.
I software per il monitoraggio dei dipendenti aiutano a migliorare la produttività identificando l’efficienza, distinguendo i professionisti più efficienti e promuovendo una cultura che consenta di esprimere il proprio potenziale.
Ecco alcuni consigli su come le risorse umane e i leader possono creare un ambiente di lavoro che garantisca la produttività dei vostri team (suggerimento: la motivazione è fondamentale!).
Garantire chiarezza, responsabilità e senso di responsabilità
Definite ruoli e responsabilità chiari, in modo che sia evidente quali siano le priorità e chi sia responsabile e tenuto a rispondere di cosa. Questo include la redazione di descrizioni delle mansioni ponderate durante l’assunzione per nuovi ruoli, l’impegno a garantire che il processo di assunzione stesso sia il più equo possibile e la creazione di percorsi di carriera per i ruoli esistenti, affinché i dipendenti comprendano cosa occorre per ottenere buoni risultati e avanzare nell’organizzazione. Per suggerimenti al riguardo, consultate Il modello CRA della leadership.
Dimostrare ai dipendenti che il loro lavoro è importante
I membri del team si scoraggeranno rapidamente se penseranno che il loro lavoro sia inutile. Al contrario, se riusciranno a vedere in che modo le loro attività quotidiane contribuiscono al quadro più ampio di ciò che l’organizzazione sta cercando di realizzare, saranno più motivati a dare il meglio ogni giorno. La definizione degli obiettivi utilizzando gli OKR è un metodo efficace per raggiungere questo risultato.
Promuovere il benessere dei dipendenti
È quasi superfluo dire che garantire il benessere mentale e fisico attraverso ferie, congedi per persone a carico, benefit per il benessere, ecc. contribuirà a far sì che i membri del team lavorino al massimo delle loro possibilità e aiuterà a prevenire il burnout.
Inoltre, le ricerche dimostrano che i dipendenti desiderano un lavoro intellettualmente stimolante, oltre alla libertà di scegliere come svolgerlo. Rifletteteci: se sapeste di non avere alcun controllo sul lavoro che vi viene chiesto di svolgere, perché vi preoccupereste di farlo meglio?
Rimuovere gli ostacoli
Coltivare un ambiente di lavoro produttivo significa anche rimuovere i potenziali impedimenti al successo e ottimizzare i sistemi. Ciò può includere l’adozione di strumenti di produttività che aiutino i dipendenti a organizzare il lavoro, gestire le attività e ridurre le distrazioni.
I team delle risorse umane possono creare linee guida su come i dipendenti dovrebbero utilizzare lo stack tecnologico dell’organizzazione (ad es., la posta elettronica o Slack) per limitare il cambio di contesto e utilizzare sondaggi per determinare se le persone dispongono degli strumenti e delle risorse necessari per lavorare in modo efficace. Possono inoltre creare e mantenere un archivio di informazioni per supportare l’inserimento dei dipendenti e ridurre al minimo il tempo dedicato al recupero delle informazioni.
Riconoscere il proprio team
Il riconoscimento non significa solo ricompense economiche, anche se una retribuzione adeguata è certamente d’aiuto! Il riconoscimento comprende anche opportunità di crescita professionale, premi per le prestazioni o persino una semplice dimostrazione di apprezzamento per un lavoro ben fatto. Ecco alcune ottime idee per riconoscere i dipendenti.
Infine, è quasi impossibile rafforzare il coinvolgimento dei dipendenti e ridurre al minimo il rischio di burnout senza manager di livello intermedio.
I manager trasformano le priorità dei dirigenti in piani operativi e garantiscono l’allineamento a livello operativo. Sono inoltre fondamentali per lo sviluppo e la fidelizzazione del team.
Inoltre, non si possono avere manager di livello intermedio efficaci senza una formazione adeguata. Le risorse umane svolgono un ruolo fondamentale nell’aiutare l’organizzazione a elaborare un solido programma di formazione per i responsabili di linea, affinché possano esercitare una comunicazione efficace e diventare leader aziendali di successo.
Caso di studio: migliorare la produttività dei dipendenti
Si possono fare molte cose per migliorare la produttività dei dipendenti, anche se non si fa parte dell’alta dirigenza.
Ai tempi in cui lavoravo nella consulenza strategica, guidavo un team di 15 persone e mi concentravo instancabilmente sul coinvolgimento dei dipendenti. In una struttura piramidale di 200 persone, il mio team ha ottenuto >50% delle promozioni.
Ecco cosa ha reso il mio team di successo:
- Ho istituito un sondaggio mensile sulla motivazione per avere un quadro del coinvolgimento dei dipendenti e della loro soddisfazione nei confronti della leadership e ho esaminato mensilmente con il team i risultati anonimizzati per: 1) normalizzare la raccolta di feedback e 2) abbreviare il ciclo di feedback per l'apprendimento e l'azione.
- Ho preparato un'email settimanale di encomi per riconoscere i risultati dei membri del team e ho messo in copia l'intero gruppo dirigente. Mi sono assicurato di celebrare il lavoro di alta qualità e anche i casi in cui i membri del team delegavano attività, si sostenevano a vicenda e si prendevano cura del proprio benessere mentale.
- Ho istituito regolari incontri individuali settimanali con ciascuno dei miei collaboratori a diretto riporto per comprendere le loro preoccupazioni, aiutarli a migliorare le prestazioni dei dipendenti e costruire fiducia.
I dipendenti si sentivano supportati senza essere sottoposti a microgestione e avevano un incentivo a ottenere risultati migliori perché sentivano che il loro contributo era importante.
Partecipa alla conversazione
In che modo la vostra organizzazione ha implementato strategie per aumentare la produttività? Quali difficoltà avete incontrato lungo il percorso? Fatecelo sapere nei commenti!
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