Che cos’è un HRIS? Funzionalità, vantaggi ed esempi
Definizione di HRIS: Scopri cos'è un HRIS e come centralizza i dati dei dipendenti, le buste paga e i processi delle risorse umane per ottimizzare le operazioni.
Impatto aziendale: Scopri come l'implementazione di un HRIS aumenta l'efficienza e riduce i rischi di non conformità, comportando però costi e considerazioni sulla privacy dei dati.
Risultati concreti: I casi di studio mostrano che un HRIS può ridurre significativamente il carico di lavoro amministrativo, accelerare le assunzioni e migliorare la soddisfazione dei dipendenti.
Funzionalità principali: Comprendi le funzionalità essenziali di un HRIS, come la gestione dei dipendenti, delle buste paga e dei benefit, il monitoraggio della conformità e gli strumenti self-service.
Scelta degli strumenti: Confronta gli HRIS con sistemi simili per capire cos'è un HRIS, in cosa differisce dagli altri sistemi e quale soluzione si adatta meglio alle tue esigenze nelle risorse umane.
HRIS è la spina dorsale delle moderne attività delle risorse umane e scegliere quello sbagliato (o non sceglierne affatto uno) costa ai gruppi tempo, precisione e sicurezza nella conformità normativa. Ho visto professionisti delle risorse umane affogare nei fogli di calcolo, non rispettare le scadenze delle verifiche e perdere candidati di alto livello a causa di flussi di assunzione macchinosi. Questa guida fa chiarezza.
Troverai una panoramica chiara delle funzionalità principali, esempi concreti e le domande che contano davvero quando si valuta un sistema. Che tu stia creando da zero il tuo insieme di tecnologie per le risorse umane o stia rivalutando quello che già possiedi, questo è il tuo punto di partenza.
Che cos'è un HRIS?
Un HRIS, ovvero un sistema informativo delle risorse umane, è un software che archivia, organizza e gestisce in un unico luogo i dati principali dei dipendenti, le buste paga, i benefit e i processi delle risorse umane. Lo utilizzi per monitorare ogni aspetto, dalle assunzioni e dall'inserimento dei nuovi dipendenti alle ferie e alla conformità normativa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
L'HRIS è importante perché protegge i tuoi dati, ti aiuta a individuare gli errori prima che diventino problemi e rende la gestione delle persone meno manuale.
Come funziona un HRIS?
Un HRIS funziona centralizzando le informazioni sui dipendenti e collegando i processi comuni delle risorse umane in un unico sistema. Invece di conservare le informazioni in fogli di calcolo, e-mail e file separati, i gruppi delle risorse umane possono utilizzare il sistema per la gestione dei dati dei dipendenti, la conservazione dei documenti e le attività amministrative di routine durante tutto il ciclo di vita del dipendente.
La maggior parte dei sistemi automatizza anche i flussi di lavoro che altrimenti richiederebbero l'inserimento manuale ripetuto dei dati. Ad esempio, le informazioni sui dipendenti possono confluire nell'elaborazione delle buste paga, mentre le funzionalità self-service per i dipendenti consentono ai lavoratori di aggiornare i propri dati personali o accedere ai documenti senza dover ricorrere alle risorse umane per ogni richiesta.
Il gruppo delle risorse umane può quindi utilizzare resoconti e analisi per esaminare le informazioni sulla forza lavoro e supportare le decisioni quotidiane.
HRIS, HRMS e HCM: qual è la differenza?
HRIS, HRMS e HCM sono termini strettamente correlati e talvolta i fornitori li utilizzano in modo intercambiabile.
Un HRIS (sistema informativo delle risorse umane) si concentra in genere sui dati principali dei dipendenti e sui processi amministrativi delle risorse umane, come buste paga, benefit, monitoraggio dell'orario e gestione dei dati dei dipendenti.
Un HRMS (sistema di gestione delle risorse umane) generalmente include queste funzionalità, aggiungendo al contempo funzioni più ampie per la gestione della forza lavoro, come selezione del personale, gestione delle prestazioni e pianificazione dei turni.
HCM (gestione del capitale umano) è solitamente il più ampio dei tre. Le piattaforme HCM spesso combinano l'amministrazione delle risorse umane di base con funzioni più strategiche, come gestione dei talenti, pianificazione della forza lavoro, sviluppo dei dipendenti e analisi.
Nella pratica, i confini non sono sempre netti, quindi è meglio confrontare le funzionalità e le capacità effettive di ogni piattaforma anziché scegliere basandosi soltanto sull'etichetta.
Esempi di HRIS
Ecco alcuni esempi visivi di pannelli di controllo e strumenti HRIS che troverai nei veri ambienti di lavoro delle risorse umane:
I principali HRIS da prendere in considerazione
Ecco la mia selezione delle migliori soluzioni HRIS:
Cliccando sui link qui sotto potremmo guadagnare una commissione, che sostiene i nostri test indipendenti e la nostra recensione di software e servizi. Scopri di più su come rimaniamo trasparenti.
Chi utilizza gli HRIS?
Vedrai gli HRIS utilizzati da questi tipi di gruppi e organizzazioni:
- Reparti HR: Centralizzano e gestiscono i dati dei dipendenti, le buste paga, la conformità e i processi relativi al personale in tutta l'organizzazione.
- Gruppi di selezione e gestione dei talenti: Monitorano i candidati, coordinano i flussi di lavoro delle assunzioni e comunicano lo stato delle selezioni al resto dell'azienda.
- Amministratori di paghe e benefit: Mantengono i registri delle retribuzioni, gestiscono le iscrizioni ai benefit e garantiscono detrazioni e dichiarazioni fiscali accurate.
- Aziende con personale retribuito a ore o organizzato su turni: Monitorano le presenze, supportano la pianificazione dei turni e gestiscono le richieste di assenza in settori come vendita al dettaglio o ospitalità.
- Organizzazioni di medie e grandi dimensioni: Supportano la crescita dell'organico, garantiscono la conformità in tutte le sedi e automatizzano operazioni HR complesse.
Principali vantaggi dell'HRIS e potenziali impatti aziendali
L'adozione di un HRIS aiuta il team ad aumentare l'efficienza, ridurre i rischi di non conformità e favorire risultati aziendali migliori centralizzando i processi e i dati relativi al personale. Tuttavia, un HRIS comporta un costo diretto e richiede un'implementazione accurata per evitare problemi di privacy dei dati o lacune nei processi.
Utilizza questa tabella per valutare i principali vantaggi e rischi per i dirigenti HR durante l'implementazione di un HRIS:
| Vantaggi | Rischi |
|---|---|
| Centralizza i dati dei dipendenti per facilitarne l'accesso | Gli errori nella migrazione dei dati possono causare perdite o danneggiamenti |
| Automatizza i processi HR fondamentali e le attività di routine | L'implementazione può interrompere i flussi di lavoro esistenti |
| Migliora l'accuratezza dei dati e riduce gli errori manuali | Un supporto inadeguato del fornitore potrebbe ritardare la risoluzione dei problemi |
| Semplifica il monitoraggio e la rendicontazione della conformità | Una formazione insufficiente del personale crea ostacoli all'adozione |
| Migliora la reportistica, le analisi e il processo decisionale | Minacce alla privacy e alla sicurezza dei dati se non gestite correttamente |
| Supporta una gestione HR efficiente in più sedi | Difficoltà di integrazione con i sistemi precedenti |
| Semplifica i processi di inserimento e uscita dei dipendenti | Costi continuativi (licenze, manutenzione, aggiornamenti) |
Casi di studio sugli HRIS
Scopri come i gruppi HR hanno trasformato il lavoro quotidiano passando a un HRIS. Questi casi di studio evidenziano cosa è cambiato, dalle difficoltà delle attività manuali ai processi organizzati e basati sui dati, così puoi immaginare l'impatto nella tua realtà lavorativa.
Caso di studio: l'implementazione di BambooHR da parte di Valuize
Valuize ha sostituito una configurazione HR frammentata e manuale, nella quale tre persone gestivano i dati di appena nove dipendenti, con BambooHR, centralizzando assunzioni, inserimento, gestione delle prestazioni e monitoraggio della soddisfazione dei dipendenti in un'unica piattaforma. Dopo l'implementazione, Christy Ransom, SVP delle operazioni, ha potuto gestire l'intera funzione HR come unica responsabile.
Ecco i risultati dell'implementazione dell'HRIS da parte di Valuize:
- Riduzione dell'80% del carico di lavoro amministrativo: Grazie alla gestione delle attività HR di routine da parte di BambooHR, è stato necessario dedicare meno personale alle esigenze HR del gruppo.
- Aumento del 70% della soddisfazione dei dipendenti: L'abbandono dei processi manuali ha permesso a Valuize di concentrarsi sulla collaborazione e sul coinvolgimento, utilizzando funzionalità come il feedback tra pari a 360 gradi, i colloqui trimestrali sulle prestazioni e le valutazioni delle competenze.
- Riduzione del 50% del tempo necessario per le assunzioni: Riunire le metriche relative ad assunzioni, inserimento e soddisfazione in un'unica piattaforma ha reso il processo di selezione più coerente e ridotto significativamente il rischio di errori o ritardi con i candidati.
Caso di studio: l'implementazione di UKG Pro da parte di Community Health System
Community Health System ha implementato UKG Pro per la gestione della forza lavoro per rispondere alla mancanza di visibilità centralizzata sulle operazioni di pianificazione dei turni e alla necessità di funzionalità specializzate tra le diverse unità, adottando le soluzioni di pianificazione Basic, Advanced ed EZCall di UKG.
L'introduzione della soluzione ha prodotto risultati finanziari misurabili, oltre a miglioramenti nel benessere e nella soddisfazione dei dipendenti.
Ecco i risultati dell'implementazione dell'HRIS da parte di Community Health System:
- ROI del 350% con un periodo di recupero inferiore a sei mesi: l'organizzazione ha recuperato interamente l'investimento nella tecnologia meno di sei mesi dopo l'implementazione.
- Oltre 1,2 milioni di dollari di benefici annuali: l'implementazione delle soluzioni di pianificazione di UKG ha portato a una significativa riduzione dell'assenteismo, delle dispersioni di FTE e della dipendenza da risorse di personale esterne.
- Quattro ore risparmiate per manager ogni settimana: rispetto ai metodi precedenti, i manager hanno dedicato molto meno tempo alla pianificazione, con un risparmio annuale superiore a 1,5 milioni di dollari derivante dal solo modulo di pianificazione avanzata.
- 2,7 milioni di dollari di benefici netti entro il terzo anno: l'impatto finanziario cumulativo dell'implementazione è cresciuto significativamente nei primi tre anni del progetto.
Caratteristiche e funzionalità principali degli HRIS
Ecco le caratteristiche principali che, in qualità di dirigente delle risorse umane, dovresti aspettarti da un HRIS:
- Database dei dipendenti: archiviare, organizzare e aggiornare in modo sicuro tutti i dati dei dipendenti in un unico luogo.
- Gestione delle paghe: calcolare gli stipendi, amministrare i pagamenti e garantire la conformità fiscale e relativa alle detrazioni a ogni ciclo di paga.
- Amministrazione dei benefit: gestire le iscrizioni, monitorare l'idoneità e supportare le iscrizioni aperte per l'assistenza sanitaria, odontoiatrica e altri benefit per i dipendenti.
- Monitoraggio di orari e presenze: monitorare le presenze, gestire le richieste di assenza e supportare la pianificazione sia per il personale retribuito a ore sia per quello stipendiato.
- Selezione e inserimento dei nuovi dipendenti: monitorare i candidati, gestire le fasi dei colloqui e automatizzare la documentazione per un'esperienza più fluida dei nuovi assunti.
- Gestione delle prestazioni: definire gli obiettivi, condurre le valutazioni, raccogliere feedback a 360° e monitorare i piani di miglioramento delle prestazioni.
- Conformità e reportistica: generare i report richiesti, supportare le tracce di audit e avvisare il team delle modifiche ai requisiti normativi.
- Portali self-service: consentire ai dipendenti di accedere ai cedolini, richiedere assenze e aggiornare le informazioni personali senza creare colli di bottiglia per le risorse umane.
Casi d'uso degli HRIS: processi e flussi di lavoro tipici
Gli HRIS gestiscono tutto, dal monitoraggio delle ore e dalla gestione delle paghe all'inserimento dei nuovi assunti e al monitoraggio delle prestazioni. Puoi sostituire i noiosi fogli di calcolo con flussi di lavoro automatizzati per assunzioni, paghe, pianificazione, valutazioni e conformità. Questo significa meno errori, meno attività duplicate e un'esperienza dei dipendenti più fluida e connessa.
Utilizza questa tabella per vedere come gli HRIS supportano i processi più importanti per i dirigenti delle risorse umane:
| Processo | Descrizione | Come aiuta il software |
|---|---|---|
| Paghe e benefit | Amministrare le paghe, gestire le detrazioni e monitorare i benefit dei dipendenti. | Gli HRIS automatizzano i calcoli delle paghe e gli aggiornamenti fiscali e gestiscono in un unico luogo le iscrizioni ai benefit e le regole di idoneità. |
| Acquisizione dei talenti e inserimento | Reclutare candidati, monitorare le candidature e inserire senza difficoltà i nuovi assunti. | Gli HRIS monitorano le offerte di lavoro, i candidati e le fasi dei colloqui e automatizzano la documentazione per l'inserimento, garantendo esperienze coerenti ai nuovi assunti. |
| Gestione delle prestazioni | Definire gli obiettivi, condurre le valutazioni e monitorare le prestazioni dei dipendenti. | Gli HRIS programmano i cicli di valutazione, raccolgono feedback a 360° e centralizzano i dati sulle prestazioni per un rapido accesso e una facile analisi. |
| Monitoraggio di orari e presenze | Monitorare le ore lavorate, le presenze e le richieste di assenza dei dipendenti. | Gli HRIS registrano entrate e uscite, segnalano l'assenteismo e gestiscono i saldi delle ferie e le approvazioni per semplificare il monitoraggio e garantire la conformità. |
| Conformità e reportistica | Garantire il rispetto delle leggi sul lavoro, generare audit e preparare report. | Gli HRIS forniscono tracce di audit, aggiornano i requisiti normativi e automatizzano la reportistica per supportare la conformità e ridurre i rischi. |
Tipi di HRIS e strumenti simili
Gli HRIS fanno parte di un ecosistema più ampio di tecnologie per le risorse umane e diversi strumenti correlati vengono spesso raggruppati o confusi tra loro. Ecco come distinguerli:
| Tipo | Elemento distintivo |
|---|---|
| HRMS (Sistema di gestione delle risorse umane) | Copre tutto ciò che fa un HRIS, oltre a offrire capacità operative più approfondite, come la pianificazione della forza lavoro e l'analisi avanzata |
| HCM (Gestione del capitale umano) | Si concentra sulla strategia dei talenti a lungo termine: pianificazione delle successioni, sviluppo della forza lavoro e gestione del ciclo di vita dei dipendenti |
| ATS (Sistema di tracciamento dei candidati) | Strumento dedicato esclusivamente al reclutamento per gestire offerte di lavoro, candidati e flussi di lavoro per le assunzioni |
| Software per le buste paga | Gestisce esclusivamente il calcolo delle retribuzioni, la presentazione delle dichiarazioni fiscali e le detrazioni, senza una gestione più ampia dei dati delle risorse umane |
| Software per la gestione della forza lavoro (WFM) | È specializzato nella programmazione, nella pianificazione dei turni e nel monitoraggio dei costi del lavoro, in genere per forze lavoro retribuite su base oraria o organizzate per turni |
| LMS (Sistema di gestione dell'apprendimento) | È dedicato all'erogazione, al monitoraggio e alla gestione dei programmi di formazione e sviluppo dei dipendenti |
Come scegliere un HRIS
La scelta dell'HRIS giusto inizia dall'identificazione dei processi delle risorse umane che stanno creando più difficoltà al tuo team.
Un'organizzazione più piccola potrebbe avere principalmente bisogno di un'elaborazione affidabile delle buste paga, del monitoraggio delle presenze e dei dati dei dipendenti, mentre un'azienda in crescita potrebbe aver bisogno di un HRIS più completo che supporti anche la gestione dei talenti, la reportistica e la pianificazione della forza lavoro.
Quando confronti i software per le risorse umane, considera:
- Requisiti fondamentali: individua le funzioni essenziali, come l'elaborazione delle buste paga, la gestione dei benefit, il reclutamento, le valutazioni delle prestazioni o l'autonomia dei dipendenti.
- Integrazioni: verifica se il sistema si collega al sistema per le buste paga, alla contabilità, al reclutamento e agli altri strumenti che utilizzi già.
- Facilità d'uso: considera l'esperienza sia dei team delle risorse umane sia dei dipendenti, soprattutto se la piattaforma include strumenti self-service o un'app mobile.
- Scalabilità: assicurati che il sistema possa supportare un numero maggiore di dipendenti, sedi e processi delle risorse umane più complessi man mano che l'organizzazione cresce.
- Sicurezza dei dati e conformità: esamina come il fornitore protegge le informazioni sensibili dei dipendenti e supporta la conformità normativa.
- Funzionalità di reportistica: cerca strumenti di reportistica e analisi che offrano ai responsabili delle risorse umane informazioni utili sulla forza lavoro, anziché limitarsi a conservare i dati.
- Implementazione e assistenza: comprendi come verranno migrati i dati dei dipendenti, quanto tempo potrebbe richiedere la configurazione e quale formazione e assistenza del fornitore sono disponibili.
Il miglior HRIS non è necessariamente la piattaforma con l'elenco di funzionalità più lungo. È quella che risolve le attuali problematiche delle risorse umane, offrendo al contempo al tuo team sufficiente flessibilità per supportare la crescita futura.
Inizia a confrontare gli strumenti HRIS alle tue condizioni
Che tu stia valutando il tuo primo HRIS o sostituendo un sistema obsoleto, un account gratuito di People Managing People ti dà accesso a strumenti, modelli e opinioni di colleghi per aiutarti a prendere una decisione consapevole e sicura.
