Perché le Riunioni Inclusive Sono Migliori (E Come Guidarle)
Le riunioni di team sono il momento in cui la vera cultura aziendale, in contrasto a quella espressa o teorica, emerge davvero. Spesso, sono l’unica occasione per i dipendenti di stare insieme, mettere in mostra i propri punti di forza e ricevere riconoscimento.
Una cultura delle riunioni inclusiva porta a maggiore innovazione, a opportunità di carriera eque e aiuta le persone a portare il proprio sé autentico al lavoro.
Dove sta il problema? Beh, probabilmente non sorprenderà chi sta leggendo che la maggior parte delle persone odia le riunioni (e con buone ragioni).
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Ma, come vedremo, con il giusto approccio è possibile organizzare riunioni a cui le persone non vedono l’ora di partecipare (esatto!).
In questo articolo esploreremo come condurre riunioni (in presenza, ibride e virtuali) che ti permetteranno di portare a termine i tuoi compiti di produttività, far emergere la saggezza del team e favorire una vera connessione umana.
Condividerò le mie 5 tecniche preferite di facilitazione per rendere le riunioni più inclusive, alcune considerazioni chiave per riunioni ibride e virtuali più inclusive e come guidare riunioni a cui le persone vorranno davvero partecipare.
Vediamo insieme:
- La verità sulla maggior parte delle riunioni
- Che cos’è una riunione inclusiva?
- Gli elementi chiave di una riunione inclusiva
- Come organizzare riunioni inclusive (incluse quelle virtuali e ibride).
Allora, entriamo nel vivo.
La verità sulla maggior parte delle riunioni
Immagina quella riunione con la solita persona che domina sempre la conversazione, porta avanti la propria agenda e non ascolta quello che dicono gli altri.
Il tempo della riunione finisce o sfora, le persone non sono preparate a contribuire (eh, questa davvero mi infastidisce) e l’agenda è inesistente o semplicemente troppo piena.
Come partecipanti, usciamo dalla riunione sentendoci sopraffatti, confusi, e con l’impressione che nessuno abbia fatto i compiti per definire gli obiettivi della riunione o soddisfare i bisogni dei partecipanti.
Non sono produttive, spesso poco organizzate, di solito vengono invitate le persone sbagliate o mancano proprio quelle giuste. Distraggono da compiti più importanti, o sono dominate dalle stesse persone che si prendono tutto il tempo.
Partecipare a riunioni di questo tipo mi mette ansia e mi fa sentire troppo frustrato/a per intervenire e fare domande, soprattutto nelle riunioni virtuali più numerose (non so voi, ma se non passassi mai più un altro secondo su Zoom, sarebbe troppo presto).
Forse è una frase controversa, ma credo che le riunioni dovrebbero essere vantaggiose per i partecipanti. Strano, vero?
La verità è che in fondo, tutti amiamo le riunioni! Devono solo essere inclusive!
Cosa rende una riunione inclusiva?
Una riunione inclusiva è quella in cui un gruppo eterogeneo di persone si sente visto, rappresentato, rispettato e valorizzato mentre lavora insieme nel contesto della riunione.
Le persone lasceranno la riunione sentendosi energizzate, connesse e motivate a lavorare subito dopo.
Quando le conversazioni sono bilanciate, moderatamente fluide e, soprattutto, ci si dimostra pazienti l’uno con l’altro—le persone si sentono ascoltate, comprese e apprezzate nel proprio tempo.
Questa è la vera essenza delle riunioni inclusive, e non è una coincidenza. Per guidare una riunione inclusiva, bisogna pianificarla in anticipo, saper gestire il tempo, assicurare una partecipazione equa e, soprattutto, supportare efficacemente il gruppo nella comprensione dei contenuti della riunione, in modo che tutti siano allineati e possano trarre beneficio dall’essere presenti.
La parte complicata è che, sebbene sia possibile misurare l’inclusione con piattaforme di esperienza dei dipendenti come Aleria o Culture Amp, avere conversazioni autentiche dal vivo, sia in gruppo che individualmente con il proprio team, potrebbe non portare a risposte davvero oneste o accurate.
Se stai solo ora iniziando a pensare a rendere le tue riunioni più inclusive, potresti dover fare un po’ di lavoro su te stesso/a prima di chiedere direttamente alle persone la loro esperienza.
Ecco da dove puoi partire.
Gli elementi chiave di una riunione inclusiva
Consapevolezza
Condurre riunioni inclusive richiede più delle buone intenzioni, tuttavia, è proprio da lì che si parte. Devi essere consapevole del linguaggio che utilizzi, di chi è presente alla riunione, di chi manca e dovrebbe esserci, e di quali informazioni sono necessarie affinché i partecipanti possano trarre beneficio dall'incontro.
Un esempio comune è chiamare le persone "ragazzi". Non tutti si identificano come ragazzi.
Umanità
Se sei come me, eviti abitualmente le terribili chiacchiere che avvengono nei primi 3 minuti di ogni riunione. Non è che non voglio parlare con chi è presente, ma semplicemente non sopporto di parlare sempre del tempo o del nuovo taglio di capelli di qualcuno, ancora e ancora.
Una volta ho partecipato a una serie di riunioni in cui, per coincidenza, una persona diversa commentava il taglio di capelli della stessa persona all'inizio di ogni incontro a cui quella persona e io partecipavamo per tutta la settimana. Dopo la quinta riunione in cui una nuova persona faceva un'osservazione sul taglio di capelli di Jennie per la quinta volta, ho iniziato a pensare di trovarmi in una specie di simulazione.
Esistono molti altri modi per connetterci in modo profondo come esseri umani e le riunioni inclusive consistono proprio nel trovare modi per farlo (a parte commentare i capelli, l'aspetto o il tempo). Ecco 5 modi per fare conversazione meglio (senza parlare del tempo).
Accessibilità
Non tutti apprendiamo ed elaboriamo le informazioni allo stesso modo. Leader e manager inclusivi tengono conto di ciò quando presentano aggiornamenti, fanno annunci, gestiscono cambiamenti e affrontano questioni con i propri team.
Questo richiede di prendersi il tempo per conoscere la propria squadra (colloqui individuali, questionari o valutazioni sono utili a questo scopo) così da poter tenere conto delle differenze nelle abilità, nella neurodiversità e negli stili di apprendimento: è essenziale per assicurarsi che le tue riunioni siano inclusive.
Potresti anche essere interessato a ottenere una formazione specifica sulla DEI.
Visibilità
Le riunioni dovrebbero essere un'opportunità per i membri del team di parlare, sostenersi a vicenda e chiedere aiuto. Assicurati che ci siano opportunità equilibrate di dare questa visibilità ai membri della tua squadra quando tutti sono nello stesso spazio.
Metti in pratica la tua dichiarazione sulla diversità
I formati di riunione tradizionali privilegiano identità estroverse, neurotipiche e sistemicamente dominanti.
Come saprai, ci sono infinite modalità in cui le persone possono essere diverse: background socioeconomici, livelli di istruzione, razza, orientamento sessuale, genere, religione, associazioni politiche, stili di apprendimento, neurodiversità, livelli di abilità fisiche, mentali ed emotive, tratti di personalità, eredità culturale, o essere introversi vs estroversi. L'elenco continua.
Se la tua organizzazione ha una Dichiarazione sulla Diversità in cui si afferma che "si celebra la diversità", ma si perde il senso su come le persone lavorano insieme e non evolve rispetto a questi formati di riunione tradizionali e oppressivi, non la stai onorando davvero.
In un mondo in cui c'è valore dichiarato nelle nostre differenze, dare priorità alle riunioni inclusive significa mettere sul campo la teoria.
Come condurre riunioni inclusive
Ricorda questo: le riunioni inclusive sono riunioni ben facilitate. Un facilitatore competente può trasformare una riunione da inutile a produttiva, i partecipanti da confusi a coinvolti e un progetto da temuto a realizzato.
Chiunque guidi un gruppo organizzato di persone verso un obiettivo comune ricopre un ruolo di facilitatore e può adottare competenze di facilitazione.
È il manager di una squadra che convoca una riunione per comunicare aggiornamenti su quando i clienti possono aspettarsi una nuova release di prodotto ed assicura che tutti abbiano chiaro il piano di comunicazione.
È il project manager che tiene informati tutti su tempistiche, cambiamenti e ostacoli.
Fuori dal lavoro, conosci quell'amico che è l'organizzatore, il connettore, o semplicemente uno che sa ascoltare bene? Ecco, facilitazione. Ci piacciono questi amici, vero?
Ogni facilitatore ha uno stile diverso e ogni gruppo avrà dinamiche differenti. È questo che rende la facilitazione così stimolante. Un facilitatore esperto si adatta alle esigenze del gruppo. Sa come far parlare le persone. Sa percepire certe personalità, opinioni e sensibilità che un gruppo può avere.
Ma in pratica, cos'è esattamente?
La facilitazione consiste nel fornire le risorse, le informazioni e il supporto necessari affinché i partecipanti possano portare a termine un compito.
Sembra un po' come insegnare, vero?
La facilitazione è diversa, ma non incompatibile, dall'insegnamento. Gli insegnanti aiutano gli studenti ad acquisire nuove competenze o conoscenze fornendo loro informazioni su un determinato argomento. C'è un risultato misurabile alla fine, come un voto. Gli insegnanti sono solitamente esperti di contenuto e di norma hanno tutte le risposte giuste.
I facilitatori aiutano i partecipanti a vivere meglio l’esperienza di una riunione guidando l’intero processo. I bravi facilitatori sanno che la protagonista non è la loro persona, ma il gruppo, e creano così un ambiente inclusivo. Fanno le domande giuste per aiutare le persone a fare scoperte autonomamente e tirano fuori la saggezza dalle persone presenti.
Ora, quali sono i momenti in cui possiamo dire che sta avvenendo una facilitazione?
Avviene quando il tuo capo chiede a tutti di raccontare come stanno o su cosa si stanno concentrando individualmente all'inizio della riunione per dare a tutti la possibilità di parlare.
Avviene quando i partecipanti svolgono una discussione aperta durante una sessione formativa e il facilitatore individua un tema condiviso tra quanto emerso, al fine di coltivare sicurezza psicologica e senso di appartenenza.
Succede durante una sessione di brainstorming, quando le idee vengono raccolte in modo organizzato e il facilitatore delega qualcuno a prendere appunti, assegna a un altro il compito di rispondere nella chat e fa ruotare i ruoli per favorire una partecipazione equilibrata.
Vediamo ora le nostre 5 tecniche di facilitazione preferite per riunioni più inclusive.
1. Stabilisci Accordi di Comunità
Gli accordi di comunità sono un insieme di regole di base che si chiede ai partecipanti di rispettare. Possono assumere la forma di un documento "vivo" che si può rivedere durante il lungo periodo di svolgimento delle riunioni.
L'obiettivo è creare uno spazio aperto e inclusivo dove ciascuno si senta sicuro, visto e ascoltato. Quando le aspettative del gruppo sono chiare e visibili a tutti, le persone possono fidarsi meglio di essere rispettate e libere di esprimersi apertamente durante la riunione.
2. Check In
I Check In sono un modo semplice e naturale di promuovere una connessione umana inclusiva. Possono riguardare il lavoro o la vita privata, di solito si svolgono all’inizio della riunione quando tutti sono arrivati, e sono consigliati per gruppi piccoli, meno di 10 persone.
Il facilitatore chiede al gruppo di fare un giro e rispondere a una domanda semplice, come "come stai oggi?" oppure "di cosa hai bisogno di supporto?". Se i partecipanti non si conoscono, questa è un'ottima occasione per condividere i nomi e qualcosa di unico su di sé.
Dal momento che la facilitazione punta alla connessione umana, creare queste occasioni per conoscersi (quando ancora non ci si conosce) è fondamentale.
3. Esamina l’Agenda e i Risultati Attesi, Insieme
Semplice, ma spesso trascurato: creare un’agenda rilevante da mostrare ai partecipanti prima che inizi la riunione è importantissimo. Aiuta tutti ad arrivare preparati e sapere cosa ci si aspetta da loro. Ancora meglio, chiedi suggerimenti ai partecipanti in anticipo.
Chiedere spunti prima di incontrarsi consente alle persone di riflettere su eventuali domande prima della riunione, così potranno arrivare pronte ad ascoltare il contenuto.
Ricorda che non si può ascoltare quello che viene detto e pensare alle domande da fare contemporaneamente. Se hai inserito uno spazio per le domande alla fine della riunione, rispetta quel momento. Non avere fretta di concludere solo perché c'è qualche istante di silenzio. Il silenzio significa che le persone stanno riflettendo prima di parlare, ed è un segno positivo.
4. Il 360 di Due Minuti
Questa è una tecnica che offre ai partecipanti l’opportunità di fermarsi e riflettere su quanto è stato detto, con l'occasione di parlare ad alta voce. Chi interviene può fare una domanda, condividere una riflessione o elaborare verbalmente il contenuto della riunione. Si chiama 360 di due minuti proprio per questo.
1) Si fa una pausa di due minuti completi per riflessione silenziosa.
2) Si fa un giro di tavolo per dare modo a tutti di parlare.
Può sembrare molto strano e imbarazzante all'inizio (nella nostra società il silenzio mette a disagio), ma può essere uno strumento potente e semplice per costruire diversità e inclusione nelle tue riunioni.
Soprattutto durante un annuncio importante, un grande cambiamento di processo, una formazione su un prodotto, o quando si trasmette qualsiasi altra informazione, mostra ai partecipanti che li rispetti concedendo loro il tempo di riflettere su ciò che viene condiviso e di rispondere nel momento.
5. Condividi la parola
È compito del facilitatore assicurarsi che tutti abbiano pari opportunità di partecipare alla riunione. Prendi nota mentalmente di chi fa domande, di chi parla di più e di chi rimane in silenzio.
Se c'è una condivisione di gruppo, assicurati di non indovinare o chiedere chi deve ancora intervenire. Questo è un modo molto semplice per dimostrare che sei consapevole delle esigenze del gruppo, un aspetto essenziale nella facilitazione.
Ricorda, le cose più importanti da dire non vengono sempre dette da chi parla di più. Condividi la parola.
Riunioni ibride e virtuali
Per i formati di riunione ibridi e virtuali ci sono ulteriori aspetti da considerare, anche se, come abbiamo visto, tutto si riduce a praticare consapevolezza, umanità, accessibilità e visibilità.
Sii intenzionale
Sii chiaro ed esprimi il tuo obiettivo di essere inclusivo nei confronti dei partecipanti da remoto. È molto semplice, eppure raramente viene riconosciuto. Informa i relatori che si tratta di una riunione ibrida e che devono strutturare le presentazioni di conseguenza.
Sfrutta la tecnologia a tuo vantaggio
Le chat possono essere un ottimo strumento da integrare nelle riunioni, se usate opportunamente. I partecipanti da remoto hanno più opportunità di formulare una domanda o inserire un commento nella chat, cosa che può risultare più difficile di persona.
Inoltre, strumenti come Equal Time possono aiutare a monitorare quanto ognuno parla, per assicurarti di offrire a persone diverse l’opportunità di intervenire.
Offri supporto e crea connessione
Partecipare a una riunione ibrida da remoto può essere isolante. Avere una persona di riferimento dedicata per i partecipanti virtuali, pronta a rispondere alle domande e a fare da portavoce, è molto utile. Ricordati di fare una pausa e controllare se qualcuno ha alzato la mano o fatto una domanda durante la presentazione.
Per le riunioni numerose, quando i partecipanti in presenza sono tra una sessione e l'altra, prova a includere opportunità di networking virtuale o di team building per chi è collegato da remoto. Il speed networking è un ottimo modo per farlo.
Garantisci chiarezza e accessibilità di audio, visual e informazioni sulla riunione
Soprattutto nelle riunioni più grandi, se non si utilizza il microfono chi è online non può sentire nulla. Questo rende anche difficile capire chi sta presentando. Assicurati di avere l'attrezzatura audio adeguata e chiedi riscontri sulla qualità dell’audio ai partecipanti virtuali.
Usa uno strumento digitale per la pianificazione eventi che si aggiorni in tempo reale per aggiungere dettagli, modificare l'agenda, presentare esplicitamente tutti i relatori e fornire informazioni sulle sessioni negli inviti e/o nell'agenda. Questi sono anche vantaggi che puoi ottenere dai software per la gestione delle riunioni.
Secondo me, non è più accettabile che chi ha posizioni di leadership o di management inizi la propria presentazione criticando le diapositive prima ancora di parlare. Dai il buon esempio e usa slide ben organizzate e a prova di cervello, accessibili e facili da seguire. Ti garantisco che avrai un pubblico molto più coinvolto nelle tue riunioni ibride e virtuali (consiglio: la maggior parte delle persone non legge le slide e non ascolta il relatore nello stesso tempo).
Stare davanti alla videocamera per lunghi periodi è una forma di stanchezza unica. Stabilisci delle regole su quando avere la videocamera accesa o spenta. Sono una grande sostenitrice del caso per spegnere la telecamera su Zoom nelle riunioni ibride e numerose.
Dai voce ai partecipanti da remoto
Si pensa ancora che partecipare di persona alle riunioni più grandi favorisca le opportunità di promozione, quindi è importante riflettere sul fatto che i partecipanti remoti non avranno la stessa visibilità nell’organizzazione. Se c'è l’occasione di mettere in risalto il lavoro di un partecipante da remoto, fallo!
In passato ho lavorato in una piccola azienda in ambito educativo a Portland, Oregon, che organizzava ogni mese riunioni ibride "all hands" guidate dal VP of People and Performance.
Questa riunione era un vero e proprio tesoro di cultura aziendale. Lei, insieme alla nostra HR Manager, era molto attiva nell’ideare diversi programmi per migliorare l’esperienza dei dipendenti e, molto prima del covid, questa organizzazione valorizzava il personale da remoto e lo considerava una grande opportunità per diversificare il proprio team.
Uno dei miei programmi preferiti era “See Something Say Something”. Era un’occasione per inviare riconoscimenti tra pari a chiunque nell’organizzazione. Era parte della cultura di team inviarle per iscritto perché venissero lette ad alta voce a tutti durante la call.
Questa azienda ha meno di 80 persone, quindi è stato un processo di circa 10 minuti, ma è stato un modo molto semplice e divertente per riconoscere risultati specifici e valorizzare il lavoro degli altri in modo significativo, ogni mese.
Tutto ruota attorno alla facilitazione
Ricorda, le riunioni inclusive riguardano soprattutto il garantire opportunità di partecipazione uguali ed equilibrate, costruire un senso di appartenenza e coltivare la sicurezza psicologica quando lavoriamo insieme in gruppo.
Che tu stia conducendo una riunione di routine, una sessione di brainstorming o anche il tuo prossimo evento di team building o incontro sociale, buone competenze di facilitazione portano a interazioni di maggiore qualità, idee più creative e connessioni più forti.
Sei interessato a migliorare le tue competenze nella facilitazione? Contattami su LinkedIn per saperne di più e considera di seguire uno di questi corsi di gestione delle riunioni per aiutarti a organizzare riunioni più efficienti, produttive e inclusive.
Alcune risorse aggiuntive per aiutarti a costruire ambienti di lavoro più inclusivi:
