Perché le riunioni inclusive sono migliori (e come guidarle)
Le riunioni di team sono il momento in cui la reale cultura aziendale, rispetto a quella espressa o teorica, emerge davvero. Spesso sono l’unica occasione in cui i dipendenti possono stare insieme, mettere in mostra i propri punti di forza ed essere riconosciuti.
Una cultura delle riunioni inclusiva porta a maggiore innovazione e opportunità eque di successo professionale, aiutando le persone a portare sé stesse al lavoro. Dov’è allora il problema? Probabilmente non sorprenderà nessuno sapere che la maggior parte delle persone detesta le riunioni (e a ragione).
In questo articolo esploreremo come condurre riunioni (in presenza, ibride e virtuali) che ti aiutino a portare a termine i tuoi compiti, a far emergere la saggezza del tuo team e a creare connessioni umane.
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La verità sulla maggior parte delle riunioni
Immagina quella riunione con quella persona che domina sempre la conversazione, persegue la propria agenda e non ascolta ciò che dicono gli altri.
Il tempo della riunione finisce o si sfora, le persone non sono preparate a contribuire (ah, questa proprio mi infastidisce), l’ordine del giorno è inesistente o troppo fitto di argomenti.
Come partecipanti, usciamo dalla riunione sentendoci sopraffatti, confusi e con l’impressione che nessuno abbia fatto i compiti per fissare gli obiettivi né abbia pensato ai bisogni dei partecipanti.
Non sono produttive, spesso sono disorganizzate e, di solito, vengono invitate le persone sbagliate o mancano quelle giuste. Distraggono da cose più importanti, oppure sono dominate da poche persone che occupano tutto il tempo.
Partecipare a riunioni del genere mi mette ansia e mi lascia troppo frustrato per intervenire e fare domande, soprattutto nelle grandi riunioni virtuali (non so voi, ma se non dovessi mai più passare un secondo su Zoom sarebbe ancora troppo presto).
Forse questa è una frase controversa, ma credo che le riunioni dovrebbero essere utili per chi partecipa. Sembra assurdo, vero?
La verità è che in segreto, tutti amiamo le riunioni! Devono solo essere inclusive!
Cosa rende una riunione inclusiva?
Una riunione è inclusiva quando un gruppo eterogeneo di persone si sente visto, rappresentato, rispettato e valorizzato nel lavorare insieme secondo questa modalità.
Le persone lasceranno la riunione sentendosi energizzate, connesse e motivate a lavorare subito dopo.
Quando le conversazioni sono equilibrate, moderate in modo che scorrano con facilità e, soprattutto, quando siamo pazienti gli uni con gli altri—le persone si sentono ascoltate, comprese e pensano che il loro tempo sia apprezzato.
Questo è il segno distintivo delle riunioni inclusive, e non è un caso. Per guidare una riunione inclusiva serve preparazione, sapere gestire il tempo, assicurare la partecipazione equa e, soprattutto, aiutare il gruppo a elaborare i contenuti così che tutti siano allineati e possano trarre beneficio dall’essere presenti.
La parte difficile è che, sebbene sia possibile misurare l’inclusione con piattaforme di employee experience come Aleria o Culture Amp, avere queste conversazioni autentiche dal vivo, in gruppo o uno a uno con il proprio team, può non portare le risposte più accurate o oneste.
Se solo ora inizi a pensare a come rendere le tue riunioni inclusive, forse è meglio iniziare con un’autovalutazione, prima di chiedere apertamente alle persone quale sia stata la loro esperienza.
Ecco da dove puoi partire.
Gli elementi chiave di una riunione inclusiva
Consapevolezza
Guidare riunioni inclusive richiede più delle buone intenzioni, anche se tutto parte da lì. Devi essere consapevole del linguaggio che usi, di chi è presente, di chi manca e dovrebbe esserci, e di quali informazioni sono necessarie perché i partecipanti possano trarre vantaggio dalla riunione.
Un esempio comune è chiamare le persone "ragazzi". Non tutti si identificano come "ragazzi".
Umanità
Se sei come me, eviti abitualmente il terribile small talk che si fa nei primi 3 minuti di ogni riunione. Non è che non voglia parlare con i presenti, semplicemente non sopporto di parlare sempre del tempo o del nuovo taglio di capelli di qualcuno.
Mi è capitato di partecipare a una serie di riunioni in cui, per caso, ogni volta una persona diversa commentava il taglio di capelli della stessa persona all’inizio di ogni riunione in cui eravamo insieme durante tutta la settimana. Dopo la quinta riunione in cui qualcuno rimarcava il taglio di Jennie per la quinta volta, ho iniziato a pensare di essere in una sorta di simulazione.
Ci sono moltissimi altri modi per entrare in connessione profonda come esseri umani, e le riunioni inclusive riguardano proprio il trovare questi modi (a parte commentare capelli, aspetto o parlare del tempo). Ecco 5 modi per fare conversazione migliore (senza parlare del tempo).
Accessibilità
Non impariamo né elaboriamo le informazioni tutti allo stesso modo. Leader e responsabili inclusivi lo tengono in considerazione quando presentano aggiornamenti, fanno annunci, gestiscono cambiamenti o affrontano problematiche con i loro team.
Questo richiede tempo per conoscere davvero il tuo team (1:1, questionari o assessment sono ottimi per questo) così da poter assicurarti di considerare le differenze in abilità, neurodiversità e stili di apprendimento. È essenziale per garantire che le tue riunioni siano davvero inclusive.
Potresti anche essere interessato ad ottenere una formazione DEI specifica.
Visibilità
Le riunioni dovrebbero essere un'opportunità per i membri del team di parlare, sostenersi a vicenda e chiedere supporto. Assicurati che ci siano opportunità bilanciate per dare questa visibilità ai membri del tuo team quando tutti sono nello stesso spazio.
Metti in pratica la tua dichiarazione sulla diversità
I formati di riunione tradizionali tendono a privilegiare identità estroverse, neurotipiche e sistemicamente dominanti.
Come sai, esistono innumerevoli modi in cui le persone possono differire: background socioeconomici, livelli di istruzione, razza, orientamento sessuale, genere, religione, affiliazioni politiche, stili di apprendimento, neurodiversità, gamme di abilità fisiche, mentali ed emotive, tratti di personalità, patrimonio culturale, o persino essere introversi contro estroversi. L'elenco è lungo.
Se la tua organizzazione ha una Dichiarazione sulla Diversità che afferma che "celebrate la diversità", ma manca nell'efficacia con cui le persone lavorano insieme e non evolve rispetto a questi formati di riunione tradizionali e oppressivi, non la stai mettendo davvero in pratica.
In un mondo in cui viene dato valore espresso alle nostre differenze, dare priorità a riunioni inclusive significa davvero trasformare i valori in azione.
Come condurre riunioni inclusive
Ricorda questo: le riunioni inclusive sono riunioni ben facilitate. Un buon facilitatore può trasformare una riunione da inutile a produttiva, i partecipanti da spaesati a coinvolti, e un progetto da temuto a completato.
Chiunque guidi un gruppo organizzato di persone verso un obiettivo condiviso ricopre un ruolo di facilitatore e può sviluppare competenze di facilitazione.
È il manager del team che convoca una riunione per condividere aggiornamenti su quando i clienti possono aspettarsi il lancio di un nuovo prodotto e garantisce che tutti siano allineati sul piano di comunicazione.
È il project manager che tiene tutti informati sulle tempistiche, sui cambiamenti e sugli ostacoli.
Fuori dal lavoro, conosci quell’amico che è il pianificatore, il connettore, oppure semplicemente sa ascoltare? Ecco, facilitazione. E ci piacciono questi amici, giusto?
Ogni facilitatore ha uno stile diverso e ogni gruppo avrà dinamiche diverse. Questo è ciò che rende la facilitazione così stimolante. Un facilitatore competente si adatta ai bisogni del gruppo. Riesce a far parlare le persone. Sa percepire personalità, opinioni e sensibilità particolari che il gruppo può avere.
Ma cos’è esattamente?
La facilitazione è la fornitura delle risorse, informazioni e supporto necessari affinché i partecipanti possano svolgere un compito.
Sembra insegnamento, vero?
La facilitazione è diversa, ma non incompatibile con l’insegnamento. Gli insegnanti aiutano gli studenti ad acquisire nuove abilità o conoscenze comunicando informazioni su un determinato argomento. Alla fine c’è un risultato misurabile, come un voto. Gli insegnanti di solito sono esperti in materia e tipicamente hanno tutte le risposte giuste.
I facilitatori aiutano i partecipanti a vivere positivamente l’esperienza della riunione guidando l’intero processo. I bravi facilitatori sanno che la loro importanza viene dopo quella del gruppo, così creano un ambiente davvero inclusivo. Fanno le domande giuste per aiutare le persone a fare scoperte autonomamente e fanno emergere la saggezza all’interno del gruppo.
Ma quali sono, concretamente, i momenti in cui possiamo dire che la facilitazione sta avvenendo?
È quando il tuo responsabile chiede a tutti di condividere come stanno o su cosa si stanno concentrando individualmente all’inizio della riunione per permettere a tutti di parlare.
Succede quando i partecipanti stanno avendo una discussione aperta durante una sessione di formazione e il facilitatore costruisce un tema comune tra ciò che viene condiviso per coltivare safety psicologica e un senso di appartenenza.
Succede durante una sessione di brainstorming quando le idee vengono raccolte in modo organizzato e il facilitatore delega a qualcuno il compito di prendere appunti, assegna a qualcun altro di rispondere alla chat, e ruota questi ruoli per incoraggiare una partecipazione bilanciata.
Vediamo le nostre 5 tecniche di facilitazione preferite per rendere le riunioni più inclusive.
1. Creare Accordi di Comunità
Gli accordi di comunità sono un insieme di regole base che si chiede ai partecipanti di seguire. Possono prendere la forma di un documento in evoluzione che puoi modificare nel corso del tempo in base alla durata dei tuoi incontri.
L’obiettivo è creare uno spazio aperto e inclusivo affinché ogni individuo si senta sicuro, visto e ascoltato. Quando le aspettative del gruppo sono chiare e visibili a tutti, le persone possono fidarsi maggiormente di essere rispettate e di poter condividere liberamente durante un incontro.
2. Check In
I Check In sono un modo semplice e naturale per favorire connessioni umane inclusive. Possono riguardare il lavoro o aspetti personali, solitamente avvengono all’inizio di una riunione quando tutti sono arrivati, e sono particolarmente adatti per gruppi piccoli di meno di 10 persone.
Il facilitatore chiede al gruppo di fare un giro e rispondere a un semplice stimolo, come "come stai oggi?" oppure "di che cosa hai bisogno di supporto?". Se i partecipanti non si conoscono, è un'ottima occasione affinché le persone condividano i loro nomi e qualcosa di unico su di sé.
Poiché la facilitazione riguarda la connessione umana, offrire l’opportunità a tutti di conoscersi (se ancora non lo hanno fatto) è fondamentale.
3. Rivedere insieme l'Agenda e i Risultati Desiderati
Sembra banale, ma spesso viene trascurato: creare un’agenda pertinente che i partecipanti possano vedere prima dell’incontro è davvero importante. Aiuta tutti a essere preparati e a sapere cosa ci si aspetta da loro. Ancora meglio, chiedi ai tuoi partecipanti un contributo anticipato.
Chiedere opinioni prima di riunirsi dà il tempo alle persone di pensare alle domande che potrebbero avere così che possano arrivare pronte ad ascoltare i contenuti.
Ricorda: le persone non riescono ad ascoltare ciò che viene detto e pensare a domande contemporaneamente. Se hai previsto del tempo per le domande alla fine della riunione, rispetta quello spazio. Non sbrigarti a terminare la riunione solo perché c’è qualche istante di silenzio. Il silenzio significa che le persone stanno riflettendo prima di parlare, ed è una cosa positiva.
4. Il 360 Secondi Due Minuti
Questa è una tecnica che offre ai tuoi partecipanti l’opportunità di fermarsi e riflettere su quanto è stato detto, con la possibilità di esprimersi ad alta voce. Durante il turno di parola, i partecipanti possono fare una domanda, fare un’osservazione o semplicemente elaborare verbalmente il contenuto dell'incontro. Lo chiamiamo due minuti 360 proprio per questo.
1) Fermatevi per due minuti interi di riflessione silenziosa.
2) Fate un giro tra i presenti per dare a tutti l'opportunità di parlare.
All’inizio questa pratica può sembrare completamente strana e imbarazzante (il silenzio ci mette a disagio nella nostra società), ma può rivelarsi molto potente e un modo semplice per favorire diversità e inclusione nelle tue riunioni.
Soprattutto durante un annuncio importante, un grande cambiamento di processo, una formazione su un prodotto o la presentazione di nuove informazioni, mostra ai tuoi partecipanti che li rispetti consentendo loro di riflettere su quanto viene condiviso e rispondere immediatamente.
5. Condividi il Tempo di Parola
È compito del facilitatore assicurarsi che tutti abbiano pari opportunità di partecipare all’incontro. Prendi nota mentalmente di chi fa domande, di chi parla di più e di chi invece resta in silenzio.
Se c’è un momento di condivisione, assicurati di non dover indovinare o chiedere chi non ha ancora parlato. Questo è un modo molto semplice per dimostrare che sei consapevole dei bisogni del gruppo, ed è essenziale per una buona facilitazione.
Ricorda: le cose più importanti da dire non sono sempre dette da chi parla di più. Condividi il tempo di parola.
Riunioni ibride e virtuali
Per i formati di riunione ibrida e virtuale, c'è molto di più da considerare; come abbiamo visto, tutto si riduce a praticare consapevolezza, umanità, accessibilità e visibilità.
Sii intenzionale
Sii chiaro e comunica il tuo obiettivo di includere chi partecipa da remoto. È molto semplice, ma raramente viene riconosciuto. Ricorda ai relatori che la riunione è ibrida e che la loro presentazione deve essere adatta sia ai presenti che ai partecipanti remoti.
Sfrutta la tecnologia a tuo vantaggio
I box della chat possono essere ottimi strumenti per le riunioni, se utilizzati in modo appropriato. I partecipanti remoti hanno più opportunità di porre domande o fare commenti nella chat, cosa che può risultare più difficile di persona.
Inoltre, strumenti come Equal Time possono aiutare a monitorare quanto ogni partecipante sta parlando per assicurare che tutti abbiano la possibilità di intervenire.
Offri supporto e crea connessioni
Partecipare da remoto a una riunione ibrida può essere isolante. Avere una persona di riferimento dedicata per i partecipanti virtuali che possa rispondere alle domande e fare da tramite è di grande aiuto. Ricordati di fermarti e controllare se qualcuno ha alzato la mano o ha fatto una domanda durante la presentazione.
Per le riunioni più grandi, quando i partecipanti in presenza sono tra una sessione e l'altra, prova a inserire attività di networking o team building virtuale per chi si collega da remoto. La speed networking è un ottimo modo per farlo.
Garantisci audio, immagini e informazioni chiare e accessibili
Soprattutto nelle riunioni numerose, se qualcosa non è trasmesso dal microfono non può essere ascoltato online. Questo rende anche difficile capire chi sta presentando. Accertati di avere l’attrezzatura audio adeguata e chiedi un riscontro ai partecipanti virtuali sulla qualità dell’audio.
Utilizza uno strumento digitale di pianificazione eventi che si aggiorna in tempo reale, per aggiungere dettagli e eventuali cambiamenti all'agenda, presentare esplicitamente tutti i relatori e fornire informazioni dettagliate su ciò che la sessione prevede negli inviti e/o nell’agenda. Questi sono anche vantaggi del software di gestione delle riunioni.
A mio parere, non è più accettabile che persone in posizioni di leadership o management inizino le loro presentazioni criticando le proprie slide prima ancora di parlare. Dai il buon esempio, usa slide ben organizzate e "brain-friendly" che siano accessibili e facili da seguire. Ti garantisco che avrai un pubblico molto più coinvolto nelle riunioni ibride e virtuali (suggerimento: la maggior parte delle persone non leggerà le tue slide e ascolterà te contemporaneamente).
Stare davanti alla telecamera per lunghi periodi è una forma particolare di stanchezza. Definisci quando tenere la webcam accesa o spenta. Sono un grande sostenitore di spegnere la videocamera su Zoom nelle riunioni ibride più grandi.
Dai voce ai partecipanti remoti
C’è una vecchia credenza secondo cui partecipare di persona a grandi riunioni aiuti ad ottenere una promozione, quindi rifletti sul fatto che chi partecipa da remoto non avrà tanta visibilità nell’organizzazione quanto potrebbe averne di persona. Se hai l’opportunità di valorizzare il lavoro di un partecipante remoto, fallo!
In passato ho lavorato per una piccola azienda educativa di Portland, Oregon, che organizzava mensilmente riunioni ibride “all hands” guidate dalla VP of People and Performance.
Queste riunioni rappresentavano il massimo esempio di cultura aziendale. Lei, insieme alla nostra HR Manager, era molto attiva nell’ideazione di diversi programmi volti a migliorare l’esperienza dei dipendenti e, molto prima del covid, questa organizzazione dava valore al talento da remoto e lo vedeva come un'importante opportunità di diversificazione.
Uno dei programmi che più mi piacevano si chiamava “See Something Say Something”. Era un’opportunità per esprimere un riconoscimento tra colleghi a chiunque nell’azienda. Era consuetudine inviare queste note scritte per leggerle ad alta voce a tutti i partecipanti.
Questa azienda aveva meno di 80 dipendenti, quindi il tutto durava circa 10 minuti, ma era un modo semplice e divertente per riconoscere risultati specifici e dare visibilità al lavoro degli altri in modo significativo, ogni mese.
Si tratta tutto di facilitazione
Ricorda, le riunioni inclusive mirano a garantire uguali e bilanciate opportunità di partecipazione, creare un senso di appartenenza e favorire la sicurezza psicologica quando lavoriamo insieme in gruppo.
Sia che tu stia guidando una riunione di team di routine, una sessione di brainstorming o anche il prossimo evento di team building o incontro sociale, buone capacità di facilitazione portano a interazioni di qualità superiore, idee più creative e connessioni più forti.
Se sei interessato ad apprendere migliori capacità di facilitazione, contattami su LinkedIn per saperne di più e prendi in considerazione la possibilità di seguire uno di questi corsi di gestione delle riunioni per aiutarti a organizzare incontri più efficienti, produttivi e inclusivi.
Alcune risorse aggiuntive per aiutarti a costruire ambienti di lavoro più inclusivi:
- Sostenere la neurodiversità sul posto di lavoro: un bacino di talenti ancora poco sfruttato
- Come creare un'organizzazione basata su diversità, equità e inclusione (con Katie Zink di Social Construct Consulting)
- 3 modi per sostenere le disabilità invisibili sul posto di lavoro
- I migliori software per la prenotazione delle sale riunioni
