Che Cos’è il Monitoraggio dei Dipendenti?
Con l'aumento del lavoro da remoto, è cresciuta anche l'adozione di strumenti di monitoraggio dei dipendenti.
Il monitoraggio dei dipendenti mira a fornire un senso di controllo sui membri di un'organizzazione aziendale attraverso la raccolta di dati. Le aziende possono utilizzare una soluzione di monitoraggio dei dipendenti per migliorare la produttività, l'efficienza o il coinvolgimento dei dipendenti. Tuttavia, non dovrebbero sottovalutare l'importanza della fiducia.
Lavoro nel settore IT da oltre 20 anni e ho sperimentato sia culture aziendali con alta sorveglianza che culture basate su un alto livello di fiducia. Questo articolo descriverà i metodi più utilizzati di monitoraggio dei dipendenti e ti presenterà un mindset aziendale per utilizzarli in modo efficace per migliorare la produttività, l’efficienza e il coinvolgimento dei dipendenti.
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Cos’è il monitoraggio dei dipendenti?
Il monitoraggio dei dipendenti può essere qualsiasi processo legato alla raccolta di informazioni sull'attività dei dipendenti.
L'attività può includere qualsiasi cosa svolta dal dipendente. Per esempio:
- Traffico internet (siti web visitati, attività sui social network)
- Geolocalizzazione (dati sulla posizione GPS)
- Dati sanitari (esami medici, dispositivi di monitoraggio fitness)
- Utilizzo delle app (quali app utilizza il dipendente e per quanto tempo)
Quali sono i tipi di monitoraggio dei dipendenti?
Sebbene la tecnologia abbia aperto il vaso di Pandora offrendo una vasta gamma di opzioni e prezzi, tutti i metodi hanno tre elementi fondamentali:
1 - Osservazione (la maggior parte con monitoraggio in tempo reale e integrazione con software di terze parti)
2 - Reportistica (inclusi notifiche push ed email o report personalizzati)
3 - Non permettere l'interruzione dei due passaggi precedenti.
Monitoraggio Internet (siti web, email e social media)
Internet è attualmente il principale focus del monitoraggio dei dipendenti. I report possono includere qualsiasi cosa dalla cronologia del browser a timesheet che mostrano quanto tempo viene trascorso sui social media.
Le email stanno lentamente diventando uno strumento di comunicazione "vecchia scuola" a causa della loro inefficienza e scarsa produttività rispetto agli strumenti di comunicazione più recenti.
Tuttavia, sono ancora utilizzate e molte organizzazioni si affidano a software di monitoraggio delle email per monitorarle. I dati raccolti dalle email dei dipendenti tipicamente includono il corpo, l'oggetto e i destinatari dei messaggi.
Sorveglianza del sistema operativo
La maggior parte dei software di monitoraggio dei dipendenti rileva l’attività sul computer del dipendente, incluso quali programmi vengono eseguiti e per quanto tempo. Spesso viene registrato anche il tempo di inattività del computer.
Alcuni software di tracciamento possono anche creare un time-lapse utilizzando foto scattate dalla webcam o scattare automaticamente screenshot.
Monitoraggio del computer tramite keylogger
Il keylogging, o registrazione dei tasti, è un metodo che registra tutto ciò che un utente digita e può anche acquisire screenshot dello schermo.
Questo metodo comporta rischi importanti relativamente alla privacy dei dipendenti e alla violazione dei dati. Il motivo è che quasi tutti i software di monitoraggio oggi sono ospitati online, di conseguenza tutto, dai numeri di carte di credito ai segreti commerciali, può essere captato e trasmesso su una rete attraverso questo metodo.
Monitoraggio di telefonate e chat
Alcuni software di monitoraggio consentono la registrazione delle chiamate telefoniche e delle chat istantanee durante l'orario di lavoro per analizzarli successivamente.
Tracciamento della posizione
Le aziende possono usare il tracciamento GPS per monitorare le auto e localizzare laptop e dispositivi mobili durante la giornata lavorativa del dipendente.
Videosorveglianza
Molte aziende integrano filmati da telecamere di sicurezza per monitorare la presenza e le azioni dei dipendenti durante l’orario lavorativo.
Vantaggi del monitoraggio dei dipendenti in un ambiente ad alta fiducia
Ci sono diversi vantaggi fondamentali del software di monitoraggio dei dipendenti:
- Puoi utilizzare i dati raccolti per aiutare i dipendenti che hanno difficoltà a svolgere il proprio lavoro e decidere quale tipo di formazione è richiesta per ciascun team.
- È anche un'ottima opportunità per fornire feedback e discutere di come ogni dipendente può rafforzare le proprie competenze e pianificare la propria carriera per sfruttarle al meglio.
- Puoi anche utilizzare i report per aiutare a fissare obiettivi e aspettative più realistici per i team, aiutandoli a migliorare raggiungendo un traguardo alla volta.
- Creare discussioni aperte sui dati dimostra che ti importa e aumenta il coinvolgimento e la felicità del team.
Considerazioni nell'implementazione del monitoraggio dei dipendenti
I rischi associati al monitoraggio dei dipendenti elencati di seguito devono essere mitigati attraverso una politica di monitoraggio attentamente studiata.
Privacy
Avere un sistema di monitoraggio dei dipendenti apre la porta a diverse preoccupazioni legate alla privacy.
C’è un alto rischio di divulgare dati aziendali o personali attraverso un incidente di cybersecurity o malware, come un trojan o un virus informatico.
Purtroppo, nessuna soluzione può garantire che i dati raccolti siano sicuri al 100%.
Coinvolgimento dei Dipendenti
Se non ti fidi dei tuoi dipendenti, perché loro dovrebbero fidarsi di te?
E perché dovrebbero interessarsi al loro lavoro se non si fidano dell'azienda per cui lavorano?
Pertanto, è fondamentale considerare come affrontare l’argomento con i dipendenti per evitare di influire sul morale aziendale.
Aumento dello Stress
Alcune persone, quando ricevono autorità, tendono naturalmente a esercitare la propria influenza e controllo sugli altri.
Quando hanno a disposizione strumenti di monitoraggio dei dipendenti e altre app HR, per loro è molto più facile diventare abusivi nei confronti dei lavoratori.
Inoltre, quando le persone sanno che l’azienda per cui lavorano li sta spiando, i loro livelli di stress aumentano e corrono un rischio maggiore di esaurimento.
Aspetti Legali
Secondo la Society for Human Resource Management (SHRM), che mira a creare ambienti di lavoro migliori, dovresti richiedere una consulenza legale prima di avviare qualsiasi programma di monitoraggio sul posto di lavoro.
Negli Stati Uniti, ad esempio, dovrai rispettare leggi federali e statali, e ogni caso è diverso.
Devi inoltre attenerti all’Electronic Communications Privacy Act (ECPA) per monitorare le chiamate telefoniche.
Nell’Unione Europea, esiste il diritto alla privacy sul lavoro. I datori di lavoro devono chiedere il consenso del dipendente per raccogliere dati personali, specificando come e perché tali dati vengono raccolti.
È inoltre necessario conformarsi alle specifiche leggi sulla privacy. Il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) prevede requisiti rigorosi per la conservazione e il trasferimento delle informazioni sensibili.
Ecco alcune questioni a cui pensare:
- Quali metodi posso utilizzare per monitorare l’attività?
- Quando è permesso il monitoraggio e in quale luogo?
- Devo ottenere il consenso dai dipendenti o basta solo informarli?
Come affrontare il monitoraggio dei dipendenti con i membri del team in qualità di leader
È fondamentale prendersi del tempo per riflettere sulle vere motivazioni che ti spingono a questa mentalità utilizzando le seguenti domande.
- Quali scuse sto inventando per giustificare il micromanaging di questo dipendente? Ad esempio, penso di essere l’unica persona in grado di svolgere questo compito?
- Perché non riesco a vedere il quadro generale? Come leader, è fondamentale lasciare che sia il team a occuparsi dei dettagli e concentrarsi sull’insieme.
- Come posso aiutare questo dipendente a fare progressi? Quando è stata l’ultima volta che ha riferito a riguardo? Ci sono stati eventi passati che potrebbero mettermi in dubbio sulle sue capacità o farmi non fidare di lui?
- Come posso usare positivamente un software di monitoraggio delle attività? Pensi che la presenza sia più importante delle prestazioni? Come ti sentiresti, come dipendente, se la tua azienda decidesse di monitorare le tue azioni? Quali metodi considereresti di usare e quali invece no?
Piattaforme efficaci di gestione dei casi HR garantiscono che le preoccupazioni dei dipendenti riguardo alle pratiche di monitoraggio vengano affrontate in modo equo e trasparente.
La mentalità aziendale perfetta da abbinare al monitoraggio dei dipendenti
Se vuoi ottenere risultati straordinari quando utilizzi il monitoraggio dei dipendenti, investi le tue risorse nella costruzione di una cultura aziendale ad alta fiducia dove i dipendenti si sentano:
- Rispettati come professionisti
- Guidati da leader, non da capi
- Che la cultura aziendale sia fondamentalmente equa
- Che ci siano politiche di monitoraggio ben congegnate.
Come costruire un ambiente di fiducia elevata
Da oltre 30 anni, Great Place to Work studia la relazione tra una cultura della fiducia elevata e il successo complessivo di un'azienda.
Nel 2016, hanno pubblicato "Le ragioni di business di una cultura ad alta fiducia", includendo una scoperta cruciale:
Le aziende con culture basate sulla fiducia ottengono risultati migliori nei mercati azionari, hanno una rotazione del personale molto più bassa, sono più creative e i loro dipendenti sono più coinvolti e produttivi. Inoltre, mostrano livelli più alti di soddisfazione del cliente.
Sempre secondo GPW, nessuna azienda priva di una cultura ad alta fiducia è mai entrata nella classifica "The Fortune 100 Best Companies to Work For".
Nel 2020, uno studio della London School of Economics (LSE) ha rilevato che "leader e manager dovranno imparare sempre più che la fiducia è centrale per la performance, l'impegno, il coinvolgimento e la conservazione dei dipendenti produttivi."
Doist, un'azienda di software per la produttività che sta ridefinendo il futuro del lavoro, ha un approccio interessante per affrontare questa sfida.
Partono dall'assumere le persone giuste, cercando tratti facili da identificare che dimostrino che qualcuno ha probabilità di essere affidabile.
Non troverai annunci di lavoro con requisiti irrealistici, come il multitasking e la disponibilità a lavorare 24/7.
Il processo di selezione è trasparente quanto possibile, con feedback frequenti sia dal candidato che dall'azienda.
Dopo aver scelto di assumere il candidato, costruiscono un clima di fiducia dal primo giorno, proponendo un processo di onboarding dedicato che comprende quanto segue:
- Invitare qualcuno del team a diventare un mentore per il nuovo assunto. Si assicurano anche che questa persona abbia tempo da dedicare durante il primo mese per rispondere a qualsiasi domanda possa sorgere.
- Comunicare frequentemente ed essere sempre onesti nel fornire feedback.
- Dare ai nuovi assunti reali opportunità di contribuire all'azienda fin dal primo giorno.
- Stabilire aspettative chiare sui risultati del loro lavoro e sugli indicatori di performance che verranno utilizzati per valutarli.
- Creare momenti di conversazione informale per permettere ai nuovi assunti di socializzare con i colleghi, così da potersi conoscere meglio.
Dopo alcune settimane, continuano a rafforzare la fiducia dando ai nuovi membri del team autonomia nello svolgere il proprio lavoro.
Una lezione importante qui è che i leader devono imparare ad assegnare i compiti agli altri per costruire fiducia; devono sostituire il desiderio di micromanagement con vere capacità di leadership.
Non è un compito semplice, ma darà risultati sorprendenti:
I dipendenti risponderanno automaticamente a questa mentalità con una maggiore produttività, sentendosi più responsabili e motivati.
Riflessioni finali
Dovresti utilizzare il monitoraggio dei dipendenti all'interno di un ambiente ad alta fiducia per incrementare positivamente le performance, l'efficienza e il coinvolgimento dei dipendenti.
Ricorda, il punto centrale è costruire una cultura aziendale ad alta fiducia.
Assumi le persone giuste, crea un processo di onboarding accuratamente strutturato e dai ai dipendenti l'autonomia di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro.
È fondamentale che la leadership si impegni nel rimuovere ciò che ostacola il flusso di lavoro, rendendo i dipendenti più coinvolti e motivati. Il monitoraggio dei dipendenti può essere un ottimo strumento per aiutarli a raggiungere questo obiettivo.
Quando avrai creato una cultura di fiducia insieme agli strumenti giusti, il successo organizzativo ne sarà la naturale conseguenza.
Per aiutarti, consulta la nostra selezione dei migliori software di monitoraggio dei dipendenti disponibili oggi sul mercato.
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