Che cos’è il monitoraggio dei dipendenti?
Con l'aumento del lavoro da remoto, si è registrato anche un aumento nell'adozione di strumenti di monitoraggio dei dipendenti.
Il monitoraggio dei dipendenti mira a fornire un senso di controllo sui membri di un'organizzazione aziendale attraverso la raccolta di dati.
Le aziende possono utilizzare una soluzione di monitoraggio dei dipendenti per migliorare la produttività, l'efficienza o il coinvolgimento dei dipendenti. Tuttavia, non dovrebbero trascurare l'importanza della fiducia.
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Le organizzazioni all’avanguardia comprendono la necessità di integrare la fiducia in ogni aspetto della cultura organizzativa.
Utilizzano diligentemente il tracciamento dei dipendenti insieme a una politica aziendale trasparente e aspettative oneste nel dialogo con i dipendenti.
Lavoro nel settore IT da oltre 20 anni e ho vissuto sia culture aziendali ad alta sorveglianza che ad alta fiducia.
Questo articolo descriverà i metodi più utilizzati per il monitoraggio dei dipendenti e ti presenterà una mentalità aziendale per utilizzarli al fine di migliorare efficacemente la produttività, l’efficienza e il coinvolgimento dei dipendenti.
È stato scritto sulla base della mia esperienza sia come dipendente che come team leader in entrambi gli scenari.
Cos'è il Monitoraggio dei Dipendenti?
Il monitoraggio dei dipendenti può essere qualsiasi processo legato alla raccolta di informazioni sulle attività dei dipendenti.
L'attività può includere qualsiasi cosa svolta dal dipendente. Ad esempio:
- Traffico Internet (siti web visitati, attività sui social network)
- Geolocalizzazione (dati di posizione GPS)
- Dati sanitari (visite mediche, dispositivi di monitoraggio fitness)
- Utilizzo delle app (quali app il dipendente utilizza e per quanto tempo)
Quali sono i tipi di monitoraggio dei dipendenti?
Sebbene la tecnologia abbia aperto il vaso di Pandora offrendoci un'ampia gamma di opzioni e prezzi, tutti i metodi hanno tre elementi fondamentali:
1 - Osservare (la maggior parte con monitoraggio in tempo reale e integrazioni con software di terze parti)
2 - Segnalare (incluse notifiche push e via email o report personalizzati)
3 - Non consentire l'interruzione dei due passaggi precedenti.
Monitoraggio di Internet (Siti Web, Email e Social Media)
Internet è attualmente il principale obiettivo del monitoraggio dei dipendenti. I report possono includere tutto, dalla cronologia del browser ai timesheet che mostrano quanto tempo si trascorre sui social media.
Le email stanno lentamente diventando uno strumento di comunicazione datato a causa della loro scarsa produttività e inefficienza rispetto a strumenti più recenti.
Tuttavia, sono ancora utilizzate e, di conseguenza, monitorate in molte organizzazioni. I dati raccolti dalle email dei dipendenti includono solitamente il corpo, l'oggetto e i destinatari dei messaggi.
Sorveglianza del Sistema Operativo
La maggior parte dei software di monitoraggio dei dipendenti registrano l'attività del computer del dipendente, compresi i programmi eseguiti e per quanto tempo. Spesso viene registrato anche il tempo di inattività del computer.
Alcuni software di tracciamento possono anche creare un time-lapse utilizzando immagini scattate da una webcam o scattare screenshot automaticamente.
Monitoraggio del Computer Tramite Keylogger
Il keylogging, ovvero la registrazione dei tasti, è un metodo che registra tutto ciò che un utente digita e può anche scattare screenshot dello schermo.
Questo metodo comporta rischi importanti relativi alla privacy dei dipendenti e a possibili violazioni dei dati. Poiché quasi tutti i software di monitoraggio oggi sono ospitati online, tutto, dai numeri di carta di credito ai segreti commerciali, rischia di essere catturato e trasmesso tramite la rete con questo metodo.
Monitoraggio di Telefonate e Chat
Alcuni software di monitoraggio consentono di registrare chiamate e di monitorare i messaggi istantanei durante l'orario di lavoro, in modo da poter analizzare i dati successivamente.
Localizzazione
Le aziende possono utilizzare il tracciamento GPS per monitorare le auto aziendali e localizzare laptop e dispositivi mobili durante la giornata lavorativa del dipendente.
Videosorveglianza
Molte aziende integrano le riprese delle telecamere per monitorare la presenza e le azioni dei dipendenti durante l'orario di lavoro.
Vantaggi del Monitoraggio dei Dipendenti in un Ambiente ad Alta Fiducia
Vi sono diversi vantaggi chiave dei software di monitoraggio dei dipendenti:
- Puoi utilizzare i dati raccolti per aiutare i dipendenti che faticano a svolgere il proprio lavoro e decidere quale tipo di formazione è richiesta per ciascun team.
- È anche un'eccellente opportunità per fornire feedback e parlare di come ogni dipendente può rafforzare le proprie competenze e pianificare la propria carriera per sfruttarle al meglio.
- Puoi anche utilizzare i report per aiutare a fissare obiettivi ed aspettative più realistici per i team, aiutandoli a migliorare raggiungendo un traguardo alla volta.
- Creare discussioni aperte sui dati dimostra che ci tieni e aumenta il coinvolgimento e la felicità del team.
Considerazioni durante l'implementazione del monitoraggio dei dipendenti
I rischi associati al monitoraggio dei dipendenti elencati di seguito devono essere mitigati attraverso una politica di monitoraggio ben studiata.
Privacy
Avere un sistema di monitoraggio dei dipendenti apre la strada a diverse preoccupazioni legate alla privacy.
Esiste un alto rischio di diffusione di informazioni aziendali o personali a causa di un incidente informatico o di un malware, come un trojan o un virus.
Purtroppo, nessuna soluzione può garantire che i dati raccolti saranno sicuri al 100%.
Coinvolgimento dei dipendenti
Se non ti fidi dei tuoi dipendenti, perché loro dovrebbero fidarsi di te?
E perché dovrebbero interessarsi al proprio lavoro se non si fidano dell'azienda per cui lavorano.
Pertanto, è fondamentale considerare come affrontare l'argomento con i dipendenti per evitare ripercussioni sul morale.
Aumento dello stress
Alcune persone, quando ricevono un'autorità, tendono naturalmente a esercitare la loro influenza e controllo sugli altri.
Quando hanno a disposizione strumenti di monitoraggio dei dipendenti e altre app HR, è molto più facile per loro diventare abusivi nei confronti dei dipendenti.
Inoltre, quando le persone sanno che l'azienda per cui lavorano le sta controllando, i loro livelli di stress aumentano e corrono un rischio maggiore di esaurimento.
Questioni legali
Secondo la Society for Human Resource Management (SHRM), che mira a creare ambienti di lavoro migliori, è consigliabile richiedere una consulenza legale prima di impostare qualsiasi programma di monitoraggio sul posto di lavoro.
Negli Stati Uniti, ad esempio, dovrai rispettare leggi federali e statali e ogni caso è differente.
Devi anche seguire il Electronic Communications Privacy Act (ECPA) per monitorare le telefonate.
Nell'Unione Europea, esiste il diritto alla privacy sul lavoro. I datori di lavoro devono chiedere il consenso al dipendente per raccogliere dati personali e devono specificare come e perché li raccolgono.
È necessario anche conformarsi a specifiche leggi sulla privacy. Il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) ha requisiti stringenti per l'archiviazione e il trasferimento di informazioni sensibili.
Ecco alcune cose a cui pensare:
- Quali metodi posso utilizzare per il monitoraggio delle attività?
- Quando è possibile monitorare e in quale luogo?
- Devo ottenere il consenso dai dipendenti o basta informarli?
Come affrontare il monitoraggio dei dipendenti con i membri del team in qualità di leader
È fondamentale prendersi del tempo per riflettere sulle reali motivazioni che ti portano a questa mentalità utilizzando le seguenti domande.
- Quali scuse sto adottando per giustificare il micromanagement di questo dipendente? Ad esempio, penso di essere l'unico in grado di svolgere questo incarico?
- Perché non riesco a vedere il quadro generale? In qualità di leader, è fondamentale lasciare i dettagli al team e concentrarsi sull'insieme.
- Come posso aiutare questo dipendente a fare progressi? Quando è stata l'ultima volta che ne ha dato notizia? Ci sono eventi passati che potrebbero farti dubitare delle sue capacità o indurti a non fidarti di lui?
- Come posso utilizzare in modo positivo il software di tracciamento delle attività? Pensi che la presenza sia più importante delle prestazioni? Come ti sentiresti come dipendente se la tua azienda decidesse di monitorare le tue azioni? Quali metodi considereresti di utilizzare e quali escluderesti?
Piattaforme efficaci di gestione dei casi HR assicurano che le preoccupazioni dei dipendenti riguardo alle pratiche di monitoraggio siano affrontate in modo equo e trasparente.
La mentalità aziendale perfetta per accompagnare il monitoraggio dei dipendenti
Se desideri ottenere risultati straordinari utilizzando il monitoraggio dei dipendenti, investi le tue risorse nella costruzione di una cultura aziendale ad alta fiducia, in cui i dipendenti si sentano:
- Rispettati come professionisti
- Avere leader, non capi
- Che la cultura aziendale sia fondamentalmente equa
- Che esistano politiche di monitoraggio abilmente studiate.
Come costruire un ambiente ad alta fiducia
Da oltre 30 anni, Great Place to Work studia la relazione tra una cultura ad alta fiducia e il successo globale di un'azienda.
Nel 2016, hanno pubblicato "The Business Case for a High-Trust Culture", includendo una scoperta cruciale:
Le aziende con una cultura basata sulla fiducia risultano performare meglio in borsa, hanno un tasso di turnover molto più basso, sono più creative e i dipendenti sono più coinvolti e produttivi. Mostrano anche livelli più elevati di soddisfazione dei clienti.
Inoltre, secondo GPW, nessuna azienda priva di una cultura ad alta fiducia è mai entrata nella lista "The Fortune 100 Best Companies to Work For".
Nel 2020, uno studio della London School of Economics (LSE) ha rilevato che "i leader e i manager dovranno sempre più comprendere che la fiducia è centrale per la performance, l'impegno, il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti produttivi."
Doist, una società di software per la produttività che sta ridefinendo il futuro del lavoro, ha un approccio interessante nell'affrontare questa sfida.
Iniziano assumendo le persone giuste, cercando tratti facili da identificare che dimostrano che qualcuno sarà probabilmente degno di fiducia.
Non troverai annunci di lavoro con requisiti irrealistici, come il multitasking e la disponibilità a lavorare 24/7.
Il processo di selezione è il più trasparente possibile, con feedback frequenti sia dal candidato che dall'azienda.
Dopo aver deciso di assumere il candidato, costruiscono la fiducia fin dal primo giorno con un processo di onboarding dedicato che include quanto segue:
- Invitare una persona del team a diventare mentore del nuovo assunto. Si assicurano anche che questa persona dedichi del tempo nel proprio calendario durante il primo mese, per essere disponibile a rispondere a qualsiasi domanda il nuovo arrivato possa avere.
- Comunicare frequentemente ed essere sempre onesti nel fornire feedback.
- Dare ai nuovi dipendenti vere opportunità di contribuire all'azienda fin dal primo giorno.
- Stabilire aspettative chiare sugli obiettivi del loro lavoro e su qualsiasi indicatore di performance utilizzato per valutare i risultati.
- Creare momenti di conversazione informale per i nuovi assunti, così da socializzare con i colleghi e conoscersi meglio.
Dopo alcune settimane, proseguono rafforzando la fiducia concedendo ai nuovi membri del team autonomia nello svolgimento del proprio lavoro.
Una lezione appresa in questo contesto è che i leader devono imparare ad assegnare compiti agli altri per costruire la fiducia; scambiare l'impulso al micromanagement con capacità di leadership.
Non è un compito facile, ma produce risultati sorprendenti:
I dipendenti risponderanno automaticamente a questo approccio con maggiore produttività, sentendosi responsabili e motivati.
Considerazioni finali
Dovresti utilizzare il monitoraggio dei dipendenti all'interno di un ambiente ad alta fiducia per aumentare l'impatto positivo sulle prestazioni, l'efficienza e il coinvolgimento dei collaboratori.
Ricorda, il punto centrale è costruire una cultura aziendale basata sulla fiducia.
Assumi le persone giuste, prevedi un processo di onboarding accurato e dai ai dipendenti l'autonomia necessaria per svolgere il proprio lavoro.
È fondamentale che la leadership si impegni a rimuovere ciò che ostacola il flusso di lavoro, rendendo i dipendenti più coinvolti e motivati. Il monitoraggio dei dipendenti può essere uno strumento eccellente per aiutarli a raggiungere questo obiettivo.
Una volta creata una cultura ad alta fiducia e acquisiti gli strumenti giusti, il successo organizzativo seguirà.
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