Che cos’è il Monitoraggio dei Dipendenti?
Con l'aumento del lavoro a distanza c'è stato un aumento nell'adozione di strumenti di monitoraggio dei dipendenti.
Il monitoraggio dei dipendenti mira a fornire un senso di controllo sui membri di un'organizzazione aziendale tramite la raccolta dei dati. Le aziende possono utilizzare una soluzione di monitoraggio dei dipendenti per migliorare la produttività, l'efficienza o il coinvolgimento dei dipendenti. Tuttavia, non dovrebbero sottovalutare l'importanza della fiducia.
Lavoro nel settore IT da oltre 20 anni e ho sperimentato sia culture aziendali ad alta sorveglianza che ad alta fiducia. In questo articolo descriverò i metodi più utilizzati per il monitoraggio dei dipendenti e ti presenterò una mentalità aziendale per utilizzarli al fine di migliorare efficacemente la produttività, l'efficienza e il coinvolgimento dei dipendenti.
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Cos'è il Monitoraggio dei Dipendenti?
Il monitoraggio dei dipendenti può essere qualsiasi processo relativo alla raccolta di informazioni sull'attività dei dipendenti.
L'attività può includere qualsiasi cosa svolta dal dipendente. Ad esempio:
- Traffico internet (siti web visitati, attività sui social network)
- Geolocalizzazione (dati di posizione GPS)
- Dati sanitari (esami medici, dispositivi di tracciamento fitness)
- Uso delle app (quali applicazioni utilizza il dipendente e per quanto tempo)
Quali sono i tipi di monitoraggio dei dipendenti?
Sebbene la tecnologia abbia aperto il vaso di Pandora offrendo una vasta gamma di opzioni e prezzi, tutti i metodi hanno tre elementi fondamentali:
1 - Osservare (la maggior parte con monitoraggio in tempo reale e integrazioni con software di terze parti)
2 - Segnalare (compresi notifiche push e via email o report personalizzati)
3 - Non permettere l'interruzione dei due passaggi precedenti.
Monitoraggio Internet (Siti Web, Monitoraggio Email e Social Media)
Internet è attualmente il principale punto di attenzione del monitoraggio dei dipendenti. I report possono includere tutto, dalla cronologia del browser ai registri di quanto tempo viene trascorso sui social media.
Le email stanno diventando lentamente uno strumento di comunicazione "vecchia scuola" a causa della poca produttività ed efficienza rispetto a strumenti comunicativi più recenti.
Tuttavia, vengono ancora utilizzate e quindi monitorate in molte organizzazioni. I dati raccolti dalle email dei dipendenti includono tipicamente il testo, l'oggetto e i destinatari dei messaggi.
Sorveglianza del Sistema Operativo
La maggior parte dei software per il monitoraggio dei dipendenti cattura l'attività svolta sul computer del dipendente, compreso quali programmi vengono eseguiti e per quanto tempo. Spesso viene registrato anche il tempo di inattività del computer.
Alcuni software di monitoraggio possono anche creare un time-lapse usando foto scattate tramite webcam o scattare screenshot automaticamente.
Monitoraggio del Computer Tramite Keylogger
Il keylogging, o registrazione delle sequenze di tasti, è un metodo che registra tutto ciò che un utente digita e può anche scattare screenshot dello schermo.
Questo metodo comporta rischi importanti sia per la privacy dei dipendenti sia per la possibilità di violazione dei dati. Questo perché, poiché quasi tutti i software di monitoraggio oggi sono ospitati online, con questo metodo tutto, dai numeri di carta di credito ai segreti commerciali, rischia di essere catturato e trasmesso tramite una rete.
Monitoraggio di Telefono e Chat
Alcuni software di monitoraggio permettono di registrare le chiamate telefoniche e monitorare i messaggi istantanei durante l'orario lavorativo per poi analizzare i dati raccolti in un secondo momento.
Monitoraggio della posizione
Le aziende possono utilizzare il tracciamento GPS per localizzare le auto e individuare laptop e dispositivi mobili durante la giornata lavorativa del dipendente.
Videosorveglianza
Molte aziende integrano le immagini delle videocamere per monitorare la presenza e le azioni dei dipendenti durante l'orario di lavoro.
Vantaggi del Monitoraggio dei Dipendenti in un Ambiente ad Alta Fiducia
Ci sono diversi benefici chiave dei software di monitoraggio dei dipendenti:
- Puoi utilizzare i dati raccolti per aiutare i dipendenti che hanno difficoltà a svolgere il loro lavoro e decidere quale tipo di formazione è richiesta per ogni team.
- È anche un'ottima opportunità per fornire feedback e parlare di come ogni dipendente possa rafforzare le proprie competenze e pianificare la propria carriera per sfruttarle al meglio.
- Puoi anche utilizzare i report per aiutare a fissare obiettivi e aspettative più realistici per i team, aiutandoli a migliorare raggiungendo un traguardo alla volta.
- Creare discussioni aperte sui dati dimostra che tieni ai tuoi collaboratori e aumenta il coinvolgimento e la felicità del team.
Considerazioni quando si implementa il monitoraggio dei dipendenti
I rischi associati al monitoraggio dei dipendenti elencati di seguito devono essere mitigati attraverso una politica di monitoraggio attentamente studiata.
Privacy
Avere un sistema di monitoraggio dei dipendenti apre la porta a numerose preoccupazioni relative alla privacy.
Esiste un alto rischio di divulgazione dei dati aziendali o personali a causa di un incidente di cybersicurezza o di malware, come un trojan o un virus informatico.
Purtroppo, nessuna soluzione può garantire che i dati raccolti saranno sicuri al 100%.
Coinvolgimento dei dipendenti
Se non ti fidi dei tuoi dipendenti, perché loro dovrebbero fidarsi di te?
E perché dovrebbero interessarsi al loro lavoro se non si fidano dell’azienda per cui lavorano?
Perciò, è fondamentale considerare come affronti il tema con i dipendenti per evitare di influire negativamente sul morale del personale.
Aumento dello stress
Alcune persone, quando ricevono l’autorità, tendono naturalmente a esercitare la propria influenza e il controllo sugli altri.
Quando hanno a disposizione strumenti di monitoraggio dei dipendenti e altre app HR, diventa molto più facile per loro abusare della propria posizione verso i dipendenti.
Inoltre, quando le persone sanno che l’azienda per cui lavorano le sta spiando, i loro livelli di stress aumentano e sono più esposte al rischio di burnout.
Questioni legali
Secondo la Society for Human Resource Management (SHRM), che mira a creare ambienti di lavoro migliori, si dovrebbe chiedere consiglio legale prima di implementare qualsiasi programma di monitoraggio sul posto di lavoro.
Negli Stati Uniti, ad esempio, è necessario rispettare sia le leggi federali che quelle statali, e ogni caso è diverso.
Devi inoltre rispettare l'Electronic Communications Privacy Act (ECPA) per monitorare le chiamate telefoniche.
Nell’Unione Europea esiste il diritto alla privacy sul lavoro. I datori di lavoro devono chiedere il consenso dei dipendenti per raccogliere dati personali e devono specificare come e perché li raccolgono.
Devi anche rispettare precise leggi sulla privacy. Il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) impone requisiti rigorosi per la conservazione e il trasferimento di informazioni sensibili.
Ecco alcune cose su cui riflettere:
- Quali metodi posso utilizzare per il monitoraggio delle attività?
- Quando è appropriato monitorare, e in quale luogo?
- Devo ottenere il consenso dai dipendenti o solo notificarli?
Come affrontare il monitoraggio dei dipendenti con i membri del team in qualità di leader
È fondamentale prendersi del tempo per riflettere sui veri motivi che ti stanno spingendo verso questa mentalità, utilizzando le seguenti domande.
- Quali scuse sto utilizzando per giustificare il micromanagement di questo dipendente? Ad esempio, penso di essere l’unica persona che possa occuparsi di questo compito?
- Perché non riesco a vedere il quadro generale? Come leader, è essenziale lasciare i dettagli al team e concentrarsi sull’insieme.
- Come posso aiutare questo dipendente a fare progressi? Quando è stata l’ultima volta che ha fatto un resoconto? Ci sono stati eventi passati che potrebbero farti mettere in dubbio le sue capacità o la tua fiducia in lui?
- Come posso utilizzare in modo positivo il software per il tracciamento delle attività? Pensi che la presenza sia più importante della prestazione? Come ti sentiresti da dipendente se la tua azienda decidesse di monitorare le tue azioni? Quali metodi considereresti utili e quali invece no?
Piattaforme efficaci di gestione dei casi HR garantiscono che le preoccupazioni dei dipendenti riguardo alle pratiche di monitoraggio vengano affrontate in modo equo e trasparente.
La mentalità aziendale ideale per accompagnare il monitoraggio dei dipendenti
Se vuoi ottenere risultati eccellenti utilizzando il monitoraggio dei dipendenti, investi le tue risorse nella costruzione di una cultura aziendale ad alto tasso di fiducia in cui i dipendenti si sentano:
- Rispettati come professionisti
- Guidati da leader, non da capi
- La cultura aziendale è fondamentalmente equa
- Esistono politiche di monitoraggio abilmente strutturate.
Come costruire un ambiente ad alta fiducia
Da oltre 30 anni, Great Place to Work studia la relazione tra una cultura fondata sulla fiducia e il successo complessivo di un’azienda.
Nel 2016 hanno pubblicato "The Business Case for a High-Trust Culture", che include una scoperta fondamentale:
Le aziende con una cultura basata sulla fiducia ottengono performance migliori nei mercati azionari, registrano un turnover molto più basso, sono più creative, con dipendenti più coinvolti e produttivi. Inoltre mostrano livelli più elevati di soddisfazione del cliente.
Inoltre, secondo GPW, nessuna azienda senza una cultura ad alta fiducia è mai entrata nella lista delle "100 migliori aziende in cui lavorare" stilata da Fortune.
Nel 2020, uno studio dalla London School of Economics (LSE) ha rilevato che "leader e manager dovranno sempre più imparare che la fiducia è centrale per la performance, l’impegno, il coinvolgimento e la retention dei dipendenti più produttivi."
Doist, azienda di software per la produttività che sta ridefinendo il futuro del lavoro, offre un approccio interessante per affrontare questa sfida.
Inizia assumendo le persone giuste, cercando tratti facilmente riconoscibili che indichino la tendenza di qualcuno a essere affidabile.
Non troverai annunci di lavoro con requisiti irrealistici, come la capacità di svolgere più attività contemporaneamente o la disponibilità a lavorare 24/7.
Il processo di selezione è il più trasparente possibile, con feedback frequenti sia dal candidato sia dall’azienda.
Dopo aver deciso di assumere il candidato, costruiscono la fiducia fin dal primo giorno con un processo di onboarding dedicato che include quanto segue:
- Invitare un membro del team a diventare mentore del nuovo assunto. Si assicurano anche che questa persona riservi del tempo nel proprio calendario nel primo mese per essere disponibile a rispondere a qualsiasi domanda.
- Comunicare frequentemente ed essere sempre onesti nello svolgere il feedback.
- Dare ai nuovi dipendenti reali opportunità di contribuire all’azienda fin dal primo giorno.
- Stabilire aspettative chiare sugli obiettivi del loro lavoro e sugli indicatori di performance che verranno usati per valutarli.
- Organizzare momenti informali per consentire ai nuovi assunti di socializzare con i colleghi, così da conoscersi meglio.
Dopo alcune settimane, continuano a rafforzare la fiducia concedendo ai nuovi membri del team autonomia nello svolgimento del lavoro.
Una lezione appresa qui è che i leader devono imparare ad assegnare compiti agli altri per costruire la fiducia; devono sostituire l’impulso al micromanagement con capacità di leadership.
Non è un compito semplice, ma dà risultati sorprendenti:
I dipendenti risponderanno automaticamente a questo approccio con una produttività più elevata, sentendosi più responsabili e motivati.
Considerazioni finali
Dovresti utilizzare il monitoraggio dei dipendenti all’interno di un ambiente ad alta fiducia, per rafforzare l’impatto positivo sulle prestazioni, l’efficienza e il coinvolgimento dei lavoratori.
Ricorda, il punto centrale è costruire una cultura aziendale ad alto tasso di fiducia.
Assumi le persone giuste, avvia un processo di onboarding ben strutturato e concedi ai dipendenti l’autonomia necessaria per svolgere il proprio lavoro.
È fondamentale che la leadership si impegni a rimuovere ciò che ostacola i flussi di lavoro, incentivando il coinvolgimento e la motivazione dei dipendenti. Il monitoraggio può essere uno strumento eccellente per raggiungere tale obiettivo.
Una volta stabilita una cultura di fiducia insieme agli strumenti giusti, il successo organizzativo seguirà.
Per aiutarti, consulta la nostra selezione del miglior software di monitoraggio dei dipendenti disponibile oggi sul mercato.
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