HRIS vs HRMS vs Sistemi HCM: Qual è la Differenza?
HCM vs HRIS: HCM (Gestione del Capitale Umano) e HRIS (Sistema Informativo delle Risorse Umane) sono due tipi di software HR, ma servono a scopi leggermente diversi. L'HRIS si concentra sull'archiviazione e la gestione dei dati dei dipendenti e sulla gestione delle principali attività HR come paghe e benefit. L'HCM va oltre, offrendo queste funzionalità di base oltre alla gestione dei talenti, lo sviluppo dei dipendenti e la pianificazione strategica della forza lavoro. In questo articolo ti aiuterò a individuare rapidamente le differenze e a capire quale sistema sia più adatto ai tuoi obiettivi HR.
Cos'è un HRIS?
Un Sistema Informativo delle Risorse Umane (HRIS) è un tipo di software HR utilizzato per gestire funzioni HR fondamentali come l'archiviazione dei dati dei dipendenti.
Archiviando tutte le informazioni dei dipendenti in un solo luogo, l'HRIS elimina la necessità di fogli di calcolo multipli, database e un sovraccarico di documentazione cartacea, offrendo informazioni semplificate e facilmente accessibili.
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Ogni sistema software è diverso, ma implementare un sistema HRIS può aiutare i team delle risorse umane organizzando le seguenti funzioni:
- Gestione HR e pagamenti fondamentali
- Gestione dei benefit
- Registri delle formazioni
- Analytics e report HR
- Gestione delle presenze e delle assenze
- Onboarding dei dipendenti
Vantaggi di un HRIS
Il principale vantaggio di un software HRIS è che permette al tuo dipartimento HR di accedere ai dati dei dipendenti in un unico posto. Questo elimina la necessità di gestire sistemi diversi per tracciare vari aspetti delle informazioni di cui gli specialisti HR hanno bisogno per prendere decisioni aziendali.
Semplificare attraverso un HRIS si traduce in maggiore produttività, più coesione in tutta l’azienda e una migliore esperienza per i dipendenti.
Cos'è un HRMS?
Un Sistema di gestione delle risorse umane (HRMS) è un tipo di sistema di gestione HR più avanzato che aiuta le organizzazioni a gestire i dati dei propri dipendenti, così come i principali processi HR come il reclutamento, le paghe, i benefit, la formazione e le valutazioni delle performance.
Sono simili ai sistemi HRIS, in quanto coprono le stesse aree fondamentali delle HR. Tuttavia, esistono delle differenze chiave.
I sistemi HRMS offrono una maggiore possibilità di automatizzare le attività HR lungo l'intero ciclo di vita del dipendente, mentre gli HRIS sono più focalizzati sull’alleviare le difficoltà affrontate dai team HR in termini di inserimento e gestione dei dati.
Grazie alle loro funzionalità più avanzate, gli HRMS sono generalmente la tipologia più costosa di software per la gestione delle risorse umane.
Vantaggi di un HRMS
L’utilizzo di un HRMS può offrire numerosi benefici ai team HR. Grazie ai loro moduli interconnessi, possono automatizzare molte attività amministrative, riducendo il tempo che il personale deve dedicare a mansioni che richiedono molto tempo.
Altri vantaggi nell’utilizzare un software HRMS includono:
- Migliori pratiche di gestione dei dati
- Segnalazioni automatiche per la conformità normativa
- Maggiore autoservizio per i dipendenti
- Decisioni migliori grazie agli analytics integrati
Breve storia di HRIS & HRMS
Negli anni ’60 e ’70, le grandi aziende hanno iniziato a gestire i dati dei propri dipendenti con software HR. All’epoca, l’obiettivo principale era quello di favorire la gestione degli archivi e soddisfare i requisiti legali della documentazione.
I primi software HR erano focalizzati principalmente sul payroll e venivano prodotti su mainframe che fungevano da archivio centrale dei dati, con una minima capacità di processarli o interagire con il sistema.
L'HRIS divenne poi più popolare negli anni '80 quando i sistemi di Enterprise Resource Planning (ERP) acquisirono slancio nel mondo degli affari. Questo segnò l'inizio di un passaggio dai sistemi mainframe alla tecnologia client-server.
Le aziende furono finalmente in grado di visualizzare il quadro generale dei propri bisogni e i leader iniziarono a comprendere che le relazioni con le persone – dipendenti e clienti – facevano una grande differenza nel livello del loro successo.
Oggi, il termine HRIS è usato in modo intercambiabile con human resources management system (HRMS).
Che cos'è il software HCM?
Human Capital Management (HCM) utilizza gli stessi processi dell'HRIS e include anche la gestione dei talenti e della forza lavoro. Una soluzione HCM pone una enfasi su un approccio strategico alla gestione dei dipendenti.
Alcune aree coperte dal software HCM includono:
- Acquisizione dei talenti
- ATS (sistema di tracciamento delle candidature)
- Onboarding
- Gestione dei talenti
- Costruzione della cultura aziendale
- Percorsi di carriera
- Mappatura delle competenze
- Pianificazione della successione
Vantaggi di un sistema HCM
In aggiunta ai vantaggi di un HRIS, il software HCM fornisce dati e analisi che possono essere utilizzati per pianificare obiettivi a lungo termine nel tuo business. Altri vantaggi del software HCM includono:
- Migliore capacità decisionale basata sui dati
- Maggiore soddisfazione dei dipendenti
- Migliori tassi di fidelizzazione dei dipendenti
- Pianificazione della forza lavoro più efficiente
- Cultura aziendale migliorata
Breve storia dell’HCM
Negli anni '50 e '60, il termine “Human Capital” emerse quando i leader aziendali iniziarono a comprendere il valore dei dipendenti.
I dipendenti di tutti i settori iniziarono a essere visti dal management come membri preziosi di una squadra dotati di competenze e capacità in grado di favorire la crescita delle aziende - piuttosto che semplici esecutori su una linea produttiva o lavoratori facilmente sostituibili.
Quando l'uso di internet iniziò a salire negli anni '90, cresceva anche la necessità per i leader di trasformare le proprie pratiche. Tutto, dal reclutamento alla gestione dei talenti, all’engagement e alla fidelizzazione dei dipendenti, doveva essere rivalutato e aggiornato.
Entrano in scena i sistemi HCM per gestire questi bisogni HR in modo snello.
In cosa sono simili HRIS, HRMS e HCM?
HRIS, HRMS e HCM sono tutti sistemi di gestione delle risorse umane che supportano molte delle stesse funzioni HR, come:
- Gestione del payroll
- Archiviazione delle informazioni demografiche dei dipendenti
- Registrazione delle informazioni sulla gestione delle prestazioni
- Fornitura di opzioni self-service
- Mantenimento dei registri di formazione dei dipendenti.
Tutti e tre sono stati parte integrante della trasformazione digitale delle risorse umane.
In cosa sono diversi HRIS, HRMS e HCM Software?
La principale differenza tra strumenti HRIS, HCM e HRMS riguarda la profondità e l'ampiezza della loro copertura HR. Un HRIS gestisce le funzioni HR di base, mentre gli HCM approfondiscono processi più incentrati sui dipendenti, e i software HRMS offrono funzionalità ancora più complete.
Un HRIS copre tutte le funzioni HR di base, ma da una prospettiva di gestione e raccolta dei dati. Tutti i dettagli dei tuoi dipendenti sono in un unico posto, ma hai meno strumenti per agire su quei dati.
Il software HCM ti permette di agire pienamente a livello specifico dei dipendenti in aree come prestazioni, analisi e onboarding, mentre l'HRIS fornisce dati sui dipendenti a un livello più basilare.
I sistemi HRMS fanno un passo oltre sia rispetto all'HRIS che all'HCM. Offrono una gamma più ampia di funzionalità e strumenti avanzati, come analisi integrate dei dati sulla forza lavoro a supporto della pianificazione strategica.
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Come Scegliere tra Soluzioni HRIS, HRMS e HCM?
Decidere quale tipo di soluzione software HR utilizzare dipende dalle esigenze specifiche della tua organizzazione.
Poniti queste domande per aiutarti a determinare qual è la soluzione migliore per te:
- Quali sono le funzioni HR principali e le esigenze specifiche?
- Qual è lo stato attuale della tua tecnologia HR?
- L'engagement dei dipendenti è una necessità valida per la tua azienda?
- Quali aree della tua azienda potrebbero essere ottimizzate?
- Come gestisci i dati dei dipendenti?
- Come si presenta il tuo processo di onboarding?
- La gestione dei talenti è necessaria nella tua azienda?
- È necessario pianificare una successione?
Trovare il miglior software HR per te può essere un processo relativamente lungo, ma investire tempo e ricerca ti assicurerà di prendere la decisione giusta per i tuoi professionisti HR. Prendi in considerazione la creazione di una RFP software HR per ottimizzare il processo di selezione dei fornitori.
Se il tuo team è piccolo, o hai un budget limitato per l'acquisto di nuovo software, dai un'occhiata ai software HR pensati per le piccole imprese, visto che tendono a offrire una buona gamma di funzionalità restando comunque accessibili. Potresti voler consultare anche questo elenco di alternative a Peopleguru.
E se vuoi ottenere una certificazione per prendere decisioni migliori in questo ambito, ecco un elenco di diversi corsi di certificazione HRIS che potrebbero fare al caso tuo.
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