HRIS vs HRMS vs HCM: Qual è la Differenza?
HCM vs HRIS: HCM (Gestione del Capitale Umano) e HRIS (Sistema Informativo delle Risorse Umane) sono due tipi di software HR, ma servono a scopi leggermente diversi. L’HRIS è focalizzato sull’archiviazione e la gestione dei dati dei dipendenti e si occupa delle attività principali delle risorse umane come il libro paga e i benefit. L’HCM va oltre, offrendo queste funzioni di base più la gestione dei talenti, lo sviluppo dei dipendenti e la pianificazione strategica della forza lavoro. In questo articolo, ti aiuterò a individuare rapidamente le differenze e a capire quale sistema è quello giusto per i tuoi obiettivi HR.
Cos’è un HRIS?
Un Sistema Informativo delle Risorse Umane (HRIS) è un tipo di software HR utilizzato per gestire funzioni HR fondamentali come l’archiviazione dei dati dei dipendenti.
Archiviando tutte le informazioni dei dipendenti in un unico posto, l’HRIS elimina la necessità di utilizzare più fogli di calcolo, database e una mole eccessiva di documenti cartacei, fornendo informazioni semplificate e facilmente accessibili.
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Anche se ogni sistema software è diverso, adottare un HRIS può aiutare i team HR organizzando le seguenti funzioni:
- Funzioni HR di base e libro paga
- Gestione dei benefit
- Archiviazione della formazione
- Analisi HR e report
- Gestione delle presenze e delle assenze
- Onboarding dei dipendenti
Vantaggi di un HRIS
Il principale vantaggio di un software HRIS è che permette al tuo reparto HR di accedere ai dati dei dipendenti in un’unica posizione. Questo elimina la necessità di gestire sistemi concorrenti per tracciare vari aspetti delle informazioni di cui gli specialisti HR hanno bisogno per prendere decisioni aziendali.
La semplificazione tramite un HRIS si traduce in maggiore produttività, più coesione in tutta l’azienda e una migliore esperienza del dipendente.
Cos’è un HRMS?
Un sistema di gestione delle risorse umane (HRMS) è una tipologia più avanzata di sistema HR che aiuta le organizzazioni a gestire i dati dei dipendenti, così come i principali processi HR come selezione, libro paga, benefit, formazione e valutazioni delle performance.
Sono simili ai sistemi HRIS in quanto coprono le stesse aree HR di base. Tuttavia, ci sono alcune differenze fondamentali.
I sistemi HRMS offrono una maggiore capacità di automatizzare i compiti HR lungo tutto il ciclo di vita del dipendente, mentre i sistemi HRIS sono più focalizzati sull’alleviare le difficoltà che i team HR incontrano nell’inserimento e gestione dei dati.
A causa delle loro funzionalità più avanzate, gli HRMS sono generalmente i più costosi tra i software di gestione HR.
Vantaggi di un HRMS
L’utilizzo di un HRMS può offrire numerosi benefici ai team HR. Grazie ai loro moduli interconnessi, possono automatizzare molte attività amministrative, riducendo il tempo che il personale deve dedicare a mansioni che richiedono molto tempo.
Altri vantaggi dell’uso del software HRMS includono:
- Migliori pratiche di gestione dei dati
- Segnalazioni automatiche per il monitoraggio della conformità
- Maggiore autosufficienza per i dipendenti
- Migliore processo decisionale grazie all’integrazione di dati analitici
Breve storia di HRIS & HRMS
Negli anni ’60 e ’70, le grandi aziende hanno iniziato a gestire i dati dei dipendenti con software HR. All’epoca, il loro obiettivo principale era supportare la gestione dei registri e soddisfare i requisiti legali di documentazione.
I primi software HR si concentravano principalmente sulla gestione delle paghe ed erano prodotti su mainframe che fungevano da archivi dati centrali, con poche capacità di elaborazione o di interazione con il sistema.
HRIS divenne poi più diffuso negli anni '80, quando i sistemi di Enterprise Resource Planning (ERP) iniziarono a prendere piede nel mondo degli affari. Questo segnò l'inizio di un cambiamento da sistemi mainframe a tecnologie client-server.
Le aziende furono ora in grado di visualizzare il quadro generale delle proprie esigenze, e i dirigenti iniziarono a comprendere che le relazioni con le persone – dipendenti e clienti – facevano una grande differenza nel livello del loro successo.
Oggi, il termine HRIS viene usato in modo intercambiabile con sistema di gestione delle risorse umane (HRMS).
Che cos'è un software HCM?
Human Capital Management (HCM) utilizza gli stessi processi di un HRIS e comprende anche la gestione del talento e della forza lavoro. Una soluzione HCM pone un enfasi su un approccio strategico alla gestione dei dipendenti.
Alcune delle aree coperte dal software HCM includono:
- Acquisizione dei talenti
- ATS (applicant tracking system)
- Onboarding
- Gestione dei talenti
- Costruzione della cultura aziendale
- Pianificazione della carriera
- Mappatura delle competenze
- Pianificazione della successione
Vantaggi di un HCM
Oltre ai vantaggi di un HRIS, il software HCM offre dati e analisi che possono essere utilizzati per pianificare gli obiettivi a lungo termine della tua azienda. Altri vantaggi del software HCM includono:
- Migliori decisioni basate sui dati
- Miglioramento della soddisfazione dei dipendenti
- Migliori tassi di retention
- Pianificazione della forza lavoro più efficiente
- Valorizzazione della cultura aziendale
Breve storia dell'HCM
Negli anni '50 e '60, il termine “Capitale umano” emerse poiché i leader aziendali iniziarono a comprendere il valore dei dipendenti.
I dipendenti di ogni settore iniziarono a essere visti dalla direzione come membri preziosi del team, con competenze e capacità in grado di contribuire alla crescita dell'azienda - invece che semplici presenze in una linea produttiva o dipendenti facilmente sostituibili.
Quando l'uso di Internet iniziò a crescere negli anni '90, aumentò anche la necessità per i dirigenti di trasformare le proprie pratiche. Tutto, dal reclutamento alla gestione dei talenti, coinvolgimento e fidelizzazione dei dipendenti, doveva essere rivalutato e aggiornato.
Arrivano i sistemi HCM per gestire queste esigenze HR in modo semplificato.
In che modo HRIS, HRMS e HCM sono simili?
HRIS, HRMS e HCM sono tutti tipi di sistemi di gestione delle risorse umane che supportano molte delle stesse funzioni HR, come:
- Gestione delle retribuzioni
- Archiviazione delle informazioni demografiche dei dipendenti
- Registrazione delle informazioni sulla valutazione delle prestazioni
- Offerta di opzioni self-service
- Mantenimento dei dati sulla formazione dei dipendenti.
Tutti e tre sono stati parte integrante della trasformazione digitale delle risorse umane.
In che modo HRIS, HRMS e HCM sono diversi?
La principale differenza tra strumenti HRIS, HCM e HRMS riguarda la profondità e l'ampiezza della loro copertura delle risorse umane. Un HRIS gestisce le funzioni HR di base, mentre gli HCM si concentrano su processi più orientati ai dipendenti, e il software HRMS offre funzionalità ancora più complete.
Un HRIS copre tutte le funzioni HR di base ma da una prospettiva di gestione e acquisizione dei dati. Tutti i dettagli dei tuoi dipendenti sono in un unico posto, ma hai meno strumenti per agire su quei dati.
Un software HCM ti dà la possibilità di agire pienamente a livello specifico del dipendente in aree come le prestazioni dei dipendenti, l'analisi e l'onboarding, mentre un HRIS fornisce dati sul personale a un livello più basilare.
I sistemi HRMS fanno un passo avanti rispetto sia agli HRIS che ai software HCM. Offrono un set di funzionalità più ampio e avanzate, come l'integrazione di analisi dai dati della forza lavoro per supportare la pianificazione strategica.
Come scegliere tra soluzioni HRIS, HRMS e HCM?
La scelta del tipo di soluzione software HR da utilizzare dipende dalle esigenze specifiche della tua azienda.
Poniti queste domande per aiutarti a determinare quale sia la migliore per te:
- Quali sono le tue principali funzioni HR ed esigenze specifiche?
- Qual è lo stato attuale della tua tecnologia HR?
- L'engagement dei dipendenti è una necessità reale nella tua azienda?
- In quali aree della tua azienda è possibile ottimizzare i processi?
- Come gestisci i dati dei dipendenti?
- Come si presenta il tuo processo di onboarding?
- La gestione dei talenti è necessaria nella tua azienda?
- C'è bisogno di una pianificazione della successione?
Trovare il miglior software HR per te può essere un processo relativamente lungo, ma investire tempo e ricerca ti garantirà di prendere la decisione giusta per i tuoi professionisti HR. Considera di creare una RFP per software HR per snellire il processo di selezione dei fornitori.
Se il tuo team è piccolo o il tuo budget per nuovi software è limitato, dai un'occhiata a soluzioni HR progettate per le piccole imprese, poiché tendono a offrire una buona gamma di funzionalità rimanendo comunque accessibili. Potresti anche voler consultare questa lista di alternative a Peopleguru.
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