Garantire la Continuità Aziendale in un Ambiente di Permacrisi
Il mondo sta vivendo in uno stato di permacrisi, definita come "un periodo prolungato di instabilità e insicurezza" almeno dal 2015.
Se, da un lato, eventi recenti come la Brexit, la pandemia di COVID-19, Afghanistan, Ucraina e ora Israele vengono subito in mente, molti altri esempi sono antecedenti, compresi i disastri naturali che stanno proliferando a causa del cambiamento climatico, la crisi finanziaria globale e l'instabilità politica causata da eventi come le proteste di George Floyd o la Primavera Araba.
Guardando al futuro, è probabile che il mondo possa assistere a una combinazione di crisi geopolitiche, ambientali, economiche e sanitarie con maggiore frequenza e in rapida successione. Questo significherebbe che le potenziali minacce alla continuità aziendale si presenteranno con una regolarità crescente.
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Che cos'è la continuità aziendale?
La continuità aziendale si riferisce alla pianificazione strategica e tattica effettuata da un'organizzazione per garantire la prosecuzione delle attività durante e dopo un evento dirompente.
Questo implica identificare le operazioni e i sistemi critici e implementare piani e misure per mantenere o ripristinare rapidamente le funzioni aziendali essenziali in caso di interruzioni impreviste, come disastri naturali, attacchi informatici o altre crisi.
Questo processo è essenziale per minimizzare i tempi di inattività e le perdite finanziarie, assicurando al tempo stesso la sopravvivenza e la solidità continuativa dell'azienda.
Continuità aziendale significa mobilità
Le risorse umane e i professionisti della mobilità globale sono ben preparati nella risposta alle crisi e nel recovery dopo disastri, poiché la formazione è diventata sempre più necessaria negli ultimi anni.
La rapidità è un elemento cruciale della gestione delle crisi. I professionisti delle risorse umane dovrebbero includere considerazioni pratiche su immigrazione e mobilità come parte integrante del loro manuale operativo, assicurandosi che sia sempre aggiornato e testato sotto stress.
Le indicazioni generali per la gestione della continuità aziendale si suddividono in tre parti:
- Conoscere in anticipo chi sono gli stakeholder chiave e quali sono i loro ruoli e responsabilità
- Avere una copertura geografica dei risponditori e delle persone responsabili, nel caso in cui alcuni siano direttamente coinvolti e impossibilitati a svolgere il proprio ruolo
- La perfezione può essere nemica del bene. Deve essere abbastanza buono finché le organizzazioni sono agili e in grado di adattarsi per mantenere le operazioni aziendali.
Le cinque aree chiave della continuità aziendale
I dati sono fondamentali durante una crisi
Ciò che risulta evidente negli scenari in cui i dipendenti devono essere evacuati da un Paese all'altro, è l'importanza di ottenere e mantenere i dati chiave dei dipendenti e dei loro familiari a carico.
Questi dati sono necessari per poter fare alcune cose:
- Identificare tutti i dipendenti coinvolti e valutare il rischio, considerando anche le opzioni di evacuazione immediata per la sicurezza.
- Valutare opzioni a breve e lungo termine per le sedi di lavoro.
- Agire in modo deciso e rapido per ricollocare i dipendenti.
Molte organizzazioni potrebbero non essere a conoscenza della nazionalità dei loro dipendenti, poiché questi dati non vengono raccolti di routine e la raccolta può a volte essere percepita come una violazione della privacy. Tuttavia, in una situazione di crisi, avere i dati corretti è la chiave dell'intero processo.
Man mano che le aziende cercano di raccogliere questi dati, è indispensabile che raccolgano anche le nazionalità dei familiari dei dipendenti, poiché questa informazione è ancora meno frequentemente rilevata.
Alcune nazionalità, in realtà, sono più facili da spostare rapidamente rispetto ad altre. Ad esempio, i team di sicurezza possono organizzare voli charter o persino barche per evacuare il personale, ma in caso di emergenza spesso non viene considerata la nazionalità delle persone interessate e se saranno effettivamente autorizzate a salire a bordo del volo o entrare nel Paese di destinazione.
È essenziale che i professionisti responsabili della movimentazione d’emergenza dei dipendenti siano realisti su ciò che è possibile all'interno della loro organizzazione rispetto alle capacità dei sistemi HR nel mantenere un deposito dati.
Potrebbe non essere necessario avere tutti i dati per tutti a livello globale, e ciò potrebbe anche essere vietato dalle leggi locali in alcune giurisdizioni. Ma avere un piano chiaro su dove potrebbero esserci le maggiori criticità di sicurezza ed assicurarsi che i dati di quei dipendenti e dei loro familiari siano disponibili, renderà molto più agevole l'organizzazione delle uscite.
Ad esempio, nel periodo precedente alla Brexit, molte organizzazioni non avevano dati sui cittadini britannici in Europa e sugli europei nel Regno Unito—non ce n'era mai stato bisogno.
Tuttavia, grazie alle tempistiche, c'è stato abbastanza tempo per raccogliere queste informazioni e intraprendere le azioni necessarie per mantenere gli status di immigrazione e garantire la continuità aziendale. Situazione ben diversa nei casi di emergenza reale, come è avvenuto negli ultimi anni in Ucraina e in Afghanistan.
Se utilizzi un employer of record in una determinata regione, ci saranno rischi da mitigare e sforzi collaborativi da organizzare in quanto parte di tale processo.
Gestione della forza lavoro durante una crisi
Una strategia di gestione della forza lavoro consente di sviluppare un piano per spostare efficacemente il personale, garantire la continuità operativa e prendere decisioni informate quando si valutano le opzioni disponibili.
In alcuni casi, ciò potrebbe non richiedere necessariamente lo spostamento dal paese di tutto il personale, ma è comunque opportuno creare un piano personalizzato per i singoli dipendenti che potrebbero essere necessari per continuare a gestire le operazioni nella sede interessata.
Durante un’analisi, un’azienda dovrebbe considerare (in collaborazione con il proprio provider di servizi di immigrazione) i seguenti fattori rilevanti:
- Dove può recarsi il personale con breve preavviso per motivi di sicurezza? Quali sono le destinazioni senza visto o dove è possibile ottenere un visto all’arrivo?
- Un individuo può lavorare lì a breve o lungo termine? Quanto tempo occorre per ottenere l’autorizzazione al lavoro?
- Come potranno restare aggiornati sulle rapide e frequenti variazioni nelle normative sull’immigrazione e nelle opzioni di viaggio?
- Quali sono le considerazioni relative al lavoro da remoto? Ad esempio, i visti per Nomadi Digitali, con alcune eccezioni, non sono sempre soluzioni praticabili quando il tempo è un fattore critico. Aziende e dipendenti devono tenere in considerazione anche gli obblighi di stabile organizzazione, fiscali, previdenziali, ecc.
- Quali sono i requisiti specifici di talento nelle diverse sedi di un’azienda? Anche con una presenza globale, le competenze dei dipendenti coinvolti potrebbero essere compatibili solo con determinate sedi.
- Qual è la gestione del rischio nello spostare persone nella zona di crisi per supportare la risposta – ad es. lo spostamento di squadre di sicurezza per favorire evacuazioni, come già accaduto negli ultimi anni in Iraq, Siria e Afghanistan.
- Quali sono i diversi scenari da considerare, come i casi in cui viaggiare non è possibile?
- Se l’evento ha impatto sulla catena di approvvigionamento dell’azienda, quali ostacoli normativi sarà necessario gestire e quali piani di contingenza sono previsti per garantire che i processi aziendali non subiscano interruzioni.
Importanza di avere una forza lavoro pronta a viaggiare
Garantire che le persone interessate siano pronte a viaggiare il più possibile è fondamentale per un’esecuzione efficace del piano di continuità aziendale.
Oltre ad avere visibilità sulle nazionalità dei dipendenti interessati, è essenziale conoscere anche i visti validi di cui già dispongono, poiché ciò consente spostamenti immediati.
Un cittadino indiano in Israele, ad esempio, potrebbe non avere molte opzioni di viaggio, ma se possiede un visto Schengen valido, un ESTA USA, un visto visitatore per il Regno Unito, ecc., improvvisamente si aprono numerose ulteriori possibilità, almeno per viaggi e sicurezza a breve termine.
Per quanto riguarda le destinazioni verso cui le persone colpite possono viaggiare, è preferibile predisporre in anticipo mete in cui sia possibile non solo arrivare ma anche riprendere a lavorare immediatamente.
Se ciò non fosse possibile, la seconda opzione migliore è considerare paesi in cui si può entrare senza visto e cambiare lo status di immigrazione direttamente nel paese di arrivo.
A volte ciò potrebbe comportare un’interruzione della continuità lavorativa, se ad esempio non è consentito lavorare mentre una domanda è in corso di valutazione. Altre volte potrebbe significare lavorare temporaneamente da un hotel o da un appartamento, invece che in ufficio.
Per esempio, gli Emirati Arabi Uniti offrono il visto all’arrivo a oltre 70 nazionalità, consentendo anche di convertirlo in un visto per lavoro da remoto dopo l’arrivo.
Nel caso della crisi Russia-Ucraina, l’UE è stata rapida nell’attivare lo Status di Protezione Temporanea per i cittadini ucraini, facilitando notevolmente la possibilità di proseguire a lavorare una volta raggiunta una destinazione sicura. Tuttavia, quando alcune aziende hanno chiuso le attività in Russia e desideravano trasferire il personale, la situazione si è rivelata più problematica e con minori alternative.
I dipendenti devono assicurarsi che i passaporti siano validi e che restino almeno sei mesi di validità residua. Devono inoltre avere accesso a documenti come certificati di matrimonio, certificati di nascita dei figli, titoli di studio, ecc.
Gli esperti HR dovrebbero integrare queste indicazioni nei processi di onboarding e nei colloqui periodici con il personale straniero, per assicurarsi che abbiano sempre la documentazione necessaria a portata di mano in caso sia necessario viaggiare con brevissimo preavviso.
Funzionalità di geolocalizzazione?
Come già menzionato, dati accurati e aggiornati sono essenziali in una crisi, ma si riscontrano dei limiti sulla qualità e quantità di tali dati se gestiti manualmente.
Le aziende possono, e spesso lo fanno, implementare sistemi per tracciare la posizione dei dipendenti ai fini della sicurezza e dell’incolumità, che solitamente includono solo il paese in cui si trovano attualmente e non la posizione specifica all’interno del paese stesso.
Sebbene le organizzazioni probabilmente conoscano la sede di lavoro dei propri dipendenti, potrebbero non sapere se questi si trovano effettivamente lì al momento di un'emergenza o se sono in viaggio. Come minimo, i dipendenti dovrebbero essere invitati a registrare la propria presenza presso l'ambasciata del loro paese di origine, soprattutto se viaggiano in un paese ad alto rischio.
In caso di disastro o di un altro tipo di evento dirompente, disporre di informazioni di contatto aggiornate dei dipendenti e la possibilità di tracciare la loro posizione tramite le tecnologie informatiche può essere di grande aiuto nell'affrontare qualsiasi sfida relativa al personale.
Sviluppare proattivamente un piano di gestione delle crisi
Un approccio strutturato a livello organizzativo può limitare molte delle sfide che un’azienda può incontrare durante una crisi. Le organizzazioni, soprattutto quelle che operano a livello globale, si trovano costantemente ad affrontare una crisi dopo l’altra. Un piano di gestione delle crisi permette di:
- Aumentare la consapevolezza del rischio e supportare un'analisi dei rischi per individuare le aree critiche e le azioni necessarie
- Aiutare l’organizzazione ad adattarsi rapidamente durante situazioni di emergenza
- Supportare i principali stakeholder nell’agire tempestivamente
- Consentire il monitoraggio in tempo reale e la consapevolezza situazionale, elementi essenziali per un processo decisionale efficace, garantendo il mantenimento delle funzioni aziendali critiche
- Ridurre instabilità e incertezza tra i dipendenti dopo una crisi che colpisce il loro luogo di lavoro.
Nel complesso, il piano di continuità operativa ridurrà l’impatto della crisi sui dipendenti interessati e faciliterà la prosecuzione delle attività aziendali.
Come parte delle valutazioni dei rischi, sarà importante eseguire un’analisi dell’impatto sul business per diversi scenari e svolgere esercitazioni pratiche per aiutare il tuo team di gestione delle emergenze a comprendere i propri ruoli e responsabilità, al fine di garantire la preparazione e la corretta esecuzione del programma di continuità aziendale.
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