Garantire la Continuità Aziendale in un Ambiente di Permacrisi
Il mondo sta vivendo in una "permacrisi", definita come "un periodo prolungato di instabilità e insicurezza", almeno dal 2015.
Sebbene eventi recenti come la Brexit, la pandemia di COVID-19, le crisi in Afghanistan, Ucraina e ora Israele vengano subito in mente, molti esempi sono anche antecedenti, inclusi disastri naturali che stanno aumentando a causa del cambiamento climatico, la crisi finanziaria globale e l'instabilità politica causata da eventi come le proteste per George Floyd o la Primavera Araba.
Guardando al futuro, è probabile che il mondo possa vedere una combinazione di crisi geopolitiche, ambientali, economiche e sanitarie con maggiore frequenza e in rapida successione. Questo significa che le minacce potenziali alla continuità aziendale si presenteranno con maggiore regolarità.
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Che cos’è la Continuità Aziendale?
La continuità aziendale si riferisce alla pianificazione strategica e tattica intrapresa da un’organizzazione per garantire che possa continuare a operare durante e dopo un evento dirompente.
Include l’identificazione delle operazioni e dei sistemi critici e l’attuazione di piani e misure per mantenere o ripristinare rapidamente le funzioni aziendali fondamentali in caso di interruzioni impreviste, come disastri naturali, attacchi informatici o altre crisi.
Questo processo è essenziale per ridurre al minimo i tempi di inattività e le perdite finanziarie, garantendo al contempo la continuità dell’attività.
La Continuità Aziendale Significa Mobilità
Le risorse umane e i professionisti della mobilità globale sono ben preparati nella risposta alle crisi e nel recupero dalle emergenze, poiché la formazione è diventata più necessaria negli ultimi anni.
La rapidità è un elemento cruciale della gestione delle crisi. I professionisti HR dovrebbero integrare le considerazioni pratiche sull’immigrazione e la mobilità nel loro manuale operativo standard, assicurandosi che sia sempre aggiornato e testato sotto stress.
Le linee guida generali per la gestione della continuità aziendale si suddividono in tre parti:
- Conoscere in anticipo chi sono gli stakeholder principali, così come i loro ruoli e responsabilità
- Avere una distribuzione geografica di persone responsabili e rispondenti, in modo che se alcuni vengano colpiti direttamente e non possano svolgere il proprio ruolo, ci sia una copertura
- La perfezione può essere nemica del bene. Deve essere sufficientemente buono finché le organizzazioni sono agili e in grado di adattarsi per mantenere le operazioni aziendali.
Le Cinque Aree Chiave della Continuità Aziendale
I dati sono fondamentali durante una crisi
Ciò che è ormai chiaro negli scenari in cui i dipendenti devono essere evacuati da un paese a un altro è quanto sia importante ottenere e mantenere i dati chiave dei dipendenti e dei loro familiari a carico.
Serve per riuscire a svolgere alcune azioni:
- Identificare tutti i dipendenti colpiti e valutare i rischi, nonché considerare le opzioni per una evacuazione immediata per motivi di sicurezza.
- Considerare opzioni a breve e lungo termine per le sedi di lavoro.
- Agire in modo deciso e rapido per ricollocare i dipendenti.
Molte organizzazioni potrebbero non essere a conoscenza delle nazionalità dei propri dipendenti, in quanto questi dati non vengono raccolti regolarmente perché la raccolta dati può talvolta essere percepita come un’invasione della privacy. Tuttavia, durante una crisi, avere i dati giusti è la chiave dell’intero processo.
Quando le aziende decidono di raccogliere questi dati, è fondamentale che si raccolgano anche le nazionalità dei familiari a carico dei dipendenti, dato che questi dati sono ancora meno frequentemente acquisiti.
Alcune nazionalità, in realtà, sono più semplici da spostare rapidamente rispetto ad altre. Ad esempio, le squadre di sicurezza possono organizzare voli charter o persino imbarcazioni per evacuare il personale, ma in uno scenario d’emergenza spesso non si tiene conto delle nazionalità delle persone coinvolte e del fatto che possano effettivamente imbarcarsi o entrare nel paese di destinazione.
È fondamentale che i professionisti responsabili della movimentazione d’urgenza dei dipendenti siano realistici su ciò che è possibile all’interno della propria organizzazione, relativamente alla capacità dei sistemi HR di mantenere un deposito dati.
Non è necessario avere tutti i dati per tutti a livello globale; inoltre, ciò può essere impedito dalle leggi locali in alcune giurisdizioni. Ma avere un piano chiaro su dove potrebbero risiedere le principali preoccupazioni di sicurezza e garantire che i dati di quei dipendenti e dei loro familiari siano disponibili sarà di grande aiuto nell’organizzare le uscite.
Ad esempio, durante il periodo che ha preceduto la Brexit, molte organizzazioni non avevano dati sui cittadini britannici in Europa e sugli europei nel Regno Unito—semplicemente non ne avevano mai avuto bisogno.
Tuttavia, grazie al periodo di transizione, c’è stato tempo sufficiente per raccogliere queste informazioni e adottare le misure necessarie per mantenere lo status di immigrazione e assicurare la continuità aziendale. Questo non è il caso delle situazioni realmente urgenti, come quelle viste negli ultimi anni in Ucraina e Afghanistan.
Se stai utilizzando un employer of record in una determinata regione, ci saranno rischi da mitigare e sforzi collaborativi da organizzare come parte di questo processo.
Gestione della forza lavoro durante una crisi
Una strategia di gestione della forza lavoro consente di sviluppare un piano per spostare efficacemente il personale, garantire la continuità operativa e prendere decisioni informate quando si valutano le opzioni disponibili.
In alcuni casi, ciò potrebbe non richiedere lo spostamento effettivo dal paese da parte di tutto il personale, ma dovrebbe essere creato un piano personalizzato per dipendenti specifici che potrebbero essere necessari per proseguire le operazioni nella località interessata.
Quando si effettua un'analisi, un'azienda dovrebbe considerare i seguenti fattori rilevanti insieme ai suoi specialisti in immigrazione e al fornitore di servizi di mobilità globale:
- Dove può viaggiare il personale con breve preavviso per motivi di sicurezza? Quali sono le destinazioni senza obbligo di visto o quelle in cui il visto può essere ottenuto all’arrivo?
- È possibile che una persona possa lavorare lì a breve o lungo termine? Quanto tempo occorre per ottenere l’autorizzazione al lavoro?
- Come faranno a restare aggiornati sui cambiamenti rapidi e frequenti delle normative sull’immigrazione e delle opzioni di viaggio?
- Quali sono le varie considerazioni sul lavoro da remoto? Ad esempio, i visti per Digital Nomad, salvo alcune eccezioni, tendono spesso a non essere opzioni utilizzabili quando il tempo è un fattore cruciale. Aziende e dipendenti devono considerare questioni come stabile organizzazione, obblighi fiscali e di sicurezza sociale, eccetera.
- Quali sono le esigenze specifiche di talento nelle diverse sedi dell’azienda? Sebbene tu possa avere una presenza globale, le competenze dei dipendenti coinvolti potrebbero essere compatibili solo con determinate località.
- Qual è la gestione dei rischi nello spostare persone nella zona di crisi per supportare la risposta – ad esempio, inviare squadre di sicurezza per evacuazioni a causa dell’instabilità politica verificatasi negli ultimi anni in Iraq, Siria e Afghanistan.
- Quali sono gli scenari vari da considerare, come ad esempio i casi in cui il viaggio non è possibile?
- Se l’evento dovesse avere ripercussioni sulla supply chain dell’azienda, quali ostacoli normativi dovranno essere superati e quali piani di emergenza sono previsti per garantire che i processi aziendali non siano completamente compromessi.
Importanza di una forza lavoro pronta a viaggiare
Garantire che le persone coinvolte siano il più possibile pronte a viaggiare è fondamentale per eseguire senza intoppi un piano di continuità aziendale.
Oltre ad avere visibilità sulle nazionalità delle persone coinvolte, è essenziale anche sapere quali visti validi possiedono, poiché ciò può agevolare viaggi immediati.
Un cittadino indiano in Israele, ad esempio, potrebbe non avere molte possibilità di viaggio, ma se è in possesso di un visto Schengen valido, US ESTA, visto per visitatori nel Regno Unito, ecc., improvvisamente si aprono diverse opzioni, perlomeno per viaggiare e garantire la sicurezza nel breve periodo.
Per quanto riguarda le possibili destinazioni, idealmente i dipendenti coinvolti dovrebbero poter raggiungere luoghi in cui non solo possono viaggiare, ma anche continuare il proprio lavoro immediatamente.
Se ciò non fosse possibile, la soluzione successiva è considerare località in cui è possibile entrare senza visto e modificare lo status immigratorio direttamente in loco.
A volte ciò può comportare un’interruzione della continuità lavorativa, ad esempio se non si può lavorare mentre la richiesta è in corso. Altre volte può significare lavorare temporaneamente da un hotel o un appartamento invece che dall’ufficio.
Ad esempio, gli Emirati Arabi Uniti offrono il visto all’arrivo per oltre 70 nazionalità e consentono di convertire il visto in un visto per lavoro da remoto dopo l’arrivo.
Nella crisi Russia-Ucraina, l’UE si è mobilitata rapidamente attivando lo Status di Protezione Temporanea per i cittadini ucraini, rendendo molto più facile per le persone continuare a lavorare una volta raggiunto un luogo sicuro. Tuttavia, quando alcune aziende hanno chiuso le operazioni in Russia e hanno voluto spostare il personale, la situazione è stata più problematica e le possibilità più limitate.
I dipendenti dovrebbero assicurarsi che il loro passaporto sia valido e che abbia almeno sei mesi di validità residua. Dovrebbero inoltre poter accedere a documenti come certificati di matrimonio, certificati di nascita per i figli, titoli di studio, e così via.
I professionisti HR devono inserire questi messaggi nei processi di onboarding e nei check-in dei cittadini stranieri, in modo da garantire che dispongano della documentazione necessaria in caso di viaggi con preavviso minimo.
Funzionalità Geolocalizzazione?
Come già accennato, disporre di dati accurati e aggiornati è fondamentale in una crisi, ma ci sono limiti alla qualità e quantità di questi dati se gestiti manualmente.
Le aziende possono, e lo fanno, istituire sistemi per monitorare l’ubicazione dei dipendenti per la loro sicurezza, che tipicamente includono solo il paese in cui si trovano attualmente, e non la località specifica all’interno di quel paese.
Sebbene le organizzazioni probabilmente conoscano il luogo di lavoro dei propri dipendenti, potrebbero non sapere se si trovano effettivamente lì al momento di un’emergenza o se stanno viaggiando. Al minimo, i dipendenti dovrebbero essere invitati a registrare la loro presenza presso l’ambasciata del loro paese d’origine, specialmente se viaggiano in un paese ad alto rischio.
In caso di disastro o di altro evento dirompente, disporre di informazioni di contatto aggiornate dei dipendenti e la possibilità di monitorare la loro posizione tramite tecnologia informatica può essere estremamente utile per affrontare qualsiasi difficoltà legata alla forza lavoro.
Sviluppare proattivamente un piano di gestione delle crisi
Un approccio strutturato a livello organizzativo può limitare molte delle difficoltà che un’azienda potrebbe incontrare durante una crisi. Le organizzazioni, specialmente quelle che operano a livello globale, si trovano costantemente ad affrontare una crisi dopo l’altra. Un piano di gestione delle crisi:
- Aumenta la consapevolezza dei rischi e contribuisce all’analisi del rischio per identificare eventuali aree critiche e le azioni necessarie
- Aiuta l’organizzazione ad adattarsi rapidamente nelle situazioni di emergenza
- Supporta gli stakeholder chiave nell’intraprendere azioni tempestive
- Consente il monitoraggio in tempo reale e la consapevolezza situazionale, elementi fondamentali per un processo decisionale efficace e per garantire che le funzioni aziendali critiche siano mantenute
- Riduce instabilità e incertezza tra i dipendenti a seguito di una crisi che colpisce il luogo di lavoro.
Nel complesso, il piano di continuità operativa minimizzerà l’impatto della crisi sui dipendenti coinvolti e faciliterà la continuità aziendale.
Nell'ambito delle vostre valutazioni del rischio, vorrete eseguire un’analisi dell’impatto sul business per vari scenari e svolgere esercitazioni simulate per aiutare il vostro team di gestione dell’emergenza a comprendere i propri ruoli e responsabilità, così da garantire la preparazione e una corretta attuazione del vostro programma di continuità aziendale.
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