Garantire la Continuità Aziendale in un Ambiente di Permacrisi
Il mondo vive in una permacrisi, definita come "un periodo prolungato di instabilità e insicurezza", almeno dal 2015.
Sebbene eventi recenti come la Brexit, la pandemia di COVID-19, Afghanistan, Ucraina e ora Israele vengano subito in mente, molti esempi precedono questi eventi, inclusi disastri naturali che stanno proliferando a causa del cambiamento climatico, la crisi finanziaria globale e le instabilità politiche causate da eventi come le proteste di George Floyd o la Primavera Araba.
Per il futuro, è probabile che il mondo vedrà una combinazione di crisi geopolitiche, ambientali, economiche e sanitarie con maggiore frequenza e a intervalli più ravvicinati. Questo significherà che le minacce alla continuità operativa aziendale si presenteranno con maggiore regolarità.
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Cos’è la continuità operativa aziendale?
La continuità operativa aziendale si riferisce alla pianificazione strategica e tattica adottata da un’organizzazione per assicurare la possibilità di continuare ad operare durante e dopo un evento dirompente.
Essa prevede di individuare le operazioni e i sistemi critici e di mettere in atto piani e misure per mantenere o ripristinare rapidamente le funzioni aziendali essenziali di fronte a interruzioni impreviste, come disastri naturali, attacchi informatici o altre crisi.
Questo processo è fondamentale per minimizzare i tempi di inattività e le perdite finanziarie, garantendo al contempo la sopravvivenza continua dell’azienda.
Continuità aziendale significa mobilità
Le risorse umane e i professionisti della mobilità globale hanno maturato esperienza nella risposta alle crisi e nel recupero dopo disastri, poiché questa formazione è diventata sempre più necessaria negli ultimi anni.
La rapidità è un elemento cruciale della gestione delle crisi. I professionisti HR dovrebbero integrare le considerazioni pratiche su immigrazione e mobilità nel loro piano standard, assicurandosi che sia aggiornato e testato anche sotto stress.
Le linee guida generali per la gestione della continuità operativa aziendale si suddividono in tre parti:
- Conoscere in anticipo chi sono gli stakeholder chiave, nonché i loro ruoli e responsabilità
- Avere una distribuzione geografica dei rispondenti e delle persone responsabili, nel caso in cui alcuni siano direttamente coinvolti e impossibilitati a svolgere il proprio ruolo
- La perfezione può essere il nemico del bene. È sufficiente che sia abbastanza buono, purché le organizzazioni siano agili e in grado di adattarsi per mantenere le operazioni aziendali.
Le cinque aree chiave della continuità aziendale
I dati sono fondamentali durante una crisi
Quello che è diventato evidente negli scenari in cui i dipendenti devono essere evacuati da un paese all’altro è quanto sia importante ottenere e mantenere i dati chiave dei dipendenti e dei loro familiari a carico.
Hai bisogno di questi dati per poter fare alcune cose:
- Identificare tutti i dipendenti coinvolti, valutare i rischi e considerare opzioni per un’evacuazione immediata per la loro sicurezza.
- Valutare soluzioni sia a breve che a lungo termine per le sedi di lavoro.
- Agire in modo deciso e rapido per ricollocare i dipendenti.
Molte organizzazioni potrebbero non essere a conoscenza delle nazionalità dei propri dipendenti poiché questi dati non vengono raccolti di routine, dato che la raccolta dati viene talvolta considerata un’invasione della privacy. Tuttavia, in una crisi, disporre dei dati corretti è la chiave di tutto il processo.
Mentre le aziende affrontano la raccolta di questi dati, è fondamentale che raccolgano anche le nazionalità dei membri delle famiglie dei dipendenti, dati che con ancora maggiore probabilità non vengono registrati.
Alcune nazionalità, in realtà, sono più semplici da spostare rapidamente rispetto ad altre. Per esempio, i team di sicurezza possono organizzare voli charter o addirittura navi per evacuare il personale, ma in genere in situazioni di emergenza non vengono considerati i passaporti delle persone coinvolte e se queste possano effettivamente salire a bordo o entrare nel paese di destinazione.
È essenziale che i professionisti responsabili della movimentazione di emergenza dei propri dipendenti siano realistici rispetto a ciò che è fattibile all’interno della propria organizzazione in merito alla capacità dei sistemi HR di conservare un deposito dati.
Potrebbe non essere necessario avere i dati di tutti a livello mondiale, e questo potrebbe essere vietato da norme locali in alcune giurisdizioni. Ma disporre di un piano chiaro su dove potrebbero sorgere le principali criticità di sicurezza, e assicurarsi che i dati per quei dipendenti e i loro familiari siano disponibili, può essere determinante nell’organizzare le evacuazioni.
Ad esempio, durante la fase che ha preceduto la Brexit, molte organizzazioni non disponevano di dati sui cittadini britannici in Europa e su quelli europei nel Regno Unito—semplicemente non ne avevano mai avuto bisogno.
Tuttavia, grazie alle tempistiche, c’è stato tempo sufficiente per raccogliere queste informazioni e intraprendere le azioni necessarie per mantenere gli status di immigrazione e assicurare la continuità aziendale. Questo non è stato il caso di situazioni veramente urgenti, come visto negli ultimi anni in Ucraina e Afghanistan.
Se stai utilizzando un employer of record in una certa regione, sarà necessario mitigare alcuni rischi e organizzare sforzi collaborativi nell’ambito di questa collaborazione.
Gestione della forza lavoro durante una crisi
Una strategia di gestione della forza lavoro consente di sviluppare un piano per spostare efficacemente il personale, garantire la continuità operativa e prendere decisioni informate valutando le opzioni disponibili.
In alcuni casi, questo potrebbe non richiedere uno spostamento effettivo dal Paese per tutto il personale, ma dovrebbe essere creato un piano individualizzato per i dipendenti specifici che potrebbero essere necessari per continuare le operazioni nella località interessata.
Durante l'analisi, un'azienda dovrebbe considerare (in collaborazione con il proprio fornitore di servizi di immigrazione) i seguenti fattori rilevanti:
- Dove possono viaggiare i dipendenti con breve preavviso per motivi di sicurezza? Quali sono le destinazioni senza visto o quelle in cui è possibile ottenere un visto all'arrivo?
- Un individuo può lavorare lì a breve o lungo termine? Quanto tempo occorre per ottenere l'autorizzazione al lavoro?
- Come restare aggiornati sui cambiamenti rapidi e frequenti nelle normative sull'immigrazione e sulle opzioni di viaggio?
- Quali sono le varie considerazioni sul lavoro da remoto? Ad esempio, i visti per nomadi digitali, con alcune eccezioni, tendono a non essere sempre opzioni utilizzabili quando il tempo è determinante. Aziende e dipendenti devono considerare anche le tematiche di Stabile Organizzazione, obblighi fiscali e previdenziali, ecc.
- Quali sono le esigenze specifiche di personale nelle diverse sedi di una società? Sebbene possiate avere una presenza globale, le competenze dei dipendenti coinvolti potrebbero essere compatibili solo con alcune sedi.
- Qual è la gestione del rischio nello spostare persone nella zona di crisi per supportare la risposta – ad es. il trasferimento di team di sicurezza per facilitare evacuazioni dovute all'instabilità politica come osservato negli ultimi anni in Iraq, Siria e Afghanistan.
- Quali sono i vari scenari da considerare, ad esempio, situazioni in cui viaggiare non è possibile?
- Se l'evento influisce sulla supply chain dell'azienda, quali ostacoli normativi dovranno essere affrontati e quali piani di emergenza sono previsti per evitare che i processi aziendali vengano totalmente interrotti.
Importanza di una forza lavoro pronta a viaggiare
Garantire che le persone coinvolte siano pronte a viaggiare il più possibile è essenziale per eseguire senza intoppi un piano di continuità aziendale.
Oltre ad avere visibilità sulle nazionalità degli individui coinvolti, è anche fondamentale sapere quali visti validi possiedono già, poiché ciò può facilitare partenze immediate.
Un cittadino indiano presente in Israele, ad esempio, potrebbe non avere molte opzioni di viaggio, ma se dispone di un visto Schengen valido, di un ESTA USA, di un visto di visita per il Regno Unito, ecc., improvvisamente si aprono molte possibilità, almeno per spostamenti e sicurezza a breve termine.
Quanto alle destinazioni raggiungibili dalle persone coinvolte, è preferibile, nel primo caso, avere già in programma località in cui possano non solo entrare, ma anche continuare a lavorare immediatamente.
Se questa opzione non è praticabile, la seconda migliore possibilità è quella di valutare località nelle quali le persone possano entrare senza visto e cambiare il proprio status di immigrazione direttamente in loco.
A volte ciò può comportare un'interruzione della continuità lavorativa se, ad esempio, non è possibile lavorare mentre una domanda è in corso di valutazione. In altri casi potrebbe voler dire lavorare temporaneamente da un hotel o da un appartamento invece che in ufficio.
Gli Emirati Arabi Uniti, ad esempio, offrono il visto all'arrivo a oltre 70 nazionalità e permettono la possibilità di convertire il visto in uno per lavoro da remoto dopo l'arrivo.
Nel caso della crisi Russia-Ucraina, l'UE si è rapidamente attivata per garantire lo Status di Protezione Temporanea ai cittadini ucraini, rendendo molto più agevole la possibilità di continuare a lavorare una volta raggiunto un luogo sicuro. Tuttavia, quando alcune aziende hanno chiuso le loro attività in Russia e hanno voluto trasferire il personale, la situazione si è rivelata più problematica e con meno opzioni disponibili.
I dipendenti devono assicurarsi che i loro passaporti siano validi e abbiano almeno sei mesi di validità rimanente. Devono inoltre avere accesso a documenti come certificati di matrimonio, certificati di nascita dei figli, diplomi di laurea, ecc.
I professionisti HR dovrebbero integrare questo messaggio nell'onboarding e nei check-in dei cittadini stranieri, per accertarsi che abbiano la corretta documentazione pronta in caso di viaggi imprevisti.
Funzionalità di geolocalizzazione?
Come già sottolineato, la disponibilità di dati accurati e aggiornati è fondamentale durante una crisi, ma vi sono limiti alla qualità e quantità di questi dati se gestiti manualmente.
Le aziende possono implementare e già implementano sistemi per tracciare la posizione dei dipendenti a fini di sicurezza e protezione, che in genere includono solo il paese in cui si trovano attualmente, ma non la posizione specifica all'interno di quel paese.
Sebbene le organizzazioni probabilmente conoscano il luogo di lavoro dei propri dipendenti, potrebbero non sapere se si trovano effettivamente lì al momento di un'emergenza o se sono in viaggio. Al minimo, ai dipendenti dovrebbe essere consigliato di registrare la propria presenza presso l'ambasciata del proprio paese di origine, specialmente se viaggiano verso un paese ad alto rischio.
In caso di disastro o di un altro tipo di evento dirompente, disporre di informazioni di contatto aggiornate per il dipendente e la possibilità di tracciare la loro posizione tramite la tecnologia informatica può essere estremamente utile per affrontare eventuali sfide legate al personale.
Sviluppare proattivamente un piano di gestione delle crisi
Un approccio strutturato a livello organizzativo può limitare molte delle sfide che un'azienda può incontrare durante una crisi. Le organizzazioni, soprattutto quelle che operano a livello globale, si trovano costantemente ad affrontare una crisi dopo l'altra. Un piano di gestione delle crisi:
- Aumenta la consapevolezza del rischio e aiuta con un’analisi del rischio per informare eventuali punti critici e azioni necessarie
- Aiuta l'organizzazione ad adattarsi rapidamente durante le situazioni di emergenza
- Supporta i principali stakeholder nell’agire prontamente
- Consente il monitoraggio in tempo reale e la consapevolezza situazionale, elementi vitali per un processo decisionale efficace, e garantisce il mantenimento delle funzioni aziendali critiche
- Riduce l’instabilità e l’incertezza tra i dipendenti a seguito di una crisi che colpisce il loro luogo di lavoro.
In generale, il piano di continuità operativa ridurrà l’impatto della crisi sui dipendenti coinvolti e faciliterà la continuità aziendale.
Come parte delle valutazioni dei rischi, è opportuno eseguire un'analisi dell’impatto sul business per vari scenari e svolgere esercitazioni da tavolo per aiutare il team di gestione delle emergenze a comprendere i propri ruoli e responsabilità, al fine di garantire la preparazione e la corretta esecuzione del programma di continuità operativa.
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