Come Costruire e Implementare uno Stack Tecnologico HR per il Futuro

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David Rice: Oggi esiste una soluzione tecnologica per praticamente tutto. Devi fissare i tuoi obiettivi e risultati chiave? Esistono numerosi software per quello. Cerchi una nuova piattaforma di talent management? C'è una valanga di provider di servizi tecnologici che fanno pubblicità su Google sperando che tu li cerchi e li trovi.

Come si fa quindi a costruire uno stack tecnologico per le funzioni di gestione del personale che sia adatto alle esigenze specifiche della tua organizzazione? Come si programma l’adozione dell’IA tra le proprie capacità tecnologiche? Come si implementa un nuovo software in modo sensato per la propria realtà?

Benvenuti a People Managing People, il podcast. La nostra missione è costruire un mondo del lavoro migliore e aiutarti a creare ambienti felici, sani e produttivi. Io sono David Rice, il vostro conduttore.

L’ospite di oggi è Andrew Swiler. È un imprenditore e CEO di Lanteria, sviluppatore di soluzioni software HR, talent, performance e learning management. Parleremo di tutto ciò che riguarda software, IA e implementazione tecnologica.

Andrew, benvenuto.

Andrew Swiler: Grazie, David. Sono felice di essere qui e di approfondire insieme le idee che abbiamo discusso.

David Rice: Prima di tutto, raccontaci un po’ di te. Come sei entrato nel settore del software e come sei diventato CEO di un prodotto come Lanteria?

Andrew Swiler: Il mio percorso è stato piuttosto tortuoso. Ho iniziato la mia carriera nel private equity, occupandomi spesso di situazioni aziendali critiche. Abbiamo acquistato molte aziende retail. Il private equity, come puoi immaginare, è un settore molto intenso. Ero esausto e ho deciso di lasciare intorno al 2010 e di viaggiare. Ho viaggiato per sei mesi. Ho conosciuto mia moglie su un’isola in Croazia. Lei era di Barcellona.

L’ho convinta a trasferirsi a San Francisco. A San Francisco lavoravo con aziende software, più in ambito finance, come CFO. Un giorno mia moglie mi ha detto che voleva tornare a Barcellona. Mi ha detto: puoi venire con me o restare qui. Così ho fatto le valigie, mi sono trasferito a Barcellona senza sapere la lingua, ho avviato una società di ecommerce perché non riuscivo a trovare un vero lavoro.

Non è andata bene. Poi ho avviato con mia moglie un’azienda di occhiali. In realtà l’azienda l’ha fondata lei. L’abbiamo venduta nel 2019, poco prima della pandemia, e poi non sapevo bene cosa fare, ero alla ricerca, ho scoperto il modello dei search fund, in cui le persone ricercano un’azienda da acquisire.

È come il private equity, ma su scala ridotta. Sapevo di voler fare qualcosa con il software. Avendo già esperienze precedenti nel settore e vivendo a Barcellona, mi serviva un’azienda che operasse da remoto. Dopo circa un anno e mezzo di ricerche, è comparsa Lanteria e quindi sono entrato per caso nel settore HR.

Da imprenditore credo che la chiave sia trovare passione e interesse ovunque tu vada. Ho approfondito molto la performance HR e simili. Abbiamo anche il nostro podcast aziendale. Ogni settimana incontro professionisti HR e imparo come funziona il settore, perché non vengo da questo mondo.

Non ho mai lavorato in una grande azienda. Per me è tutto nuovo: capire come usano il nostro prodotto, gli altri prodotti e il funzionamento dell’ambito HR in generale.

David Rice: Dal tuo punto di vista, quali sono oggi i maggiori punti dolenti del software per le HR? E quali problemi aiuta a risolvere software HR?

Andrew Swiler: Il problema più grande che risolve è sicuramente lo smistamento della carta, soprattutto in aziende con un elevato volume di assunzioni, in cui bisogna accogliere, gestire e spesso anche uscire di molte persone.

Se assumi molto rapidamente, come in azienda di costruzioni o simili, ti serve un software HR. In altre realtà, il continuo scambio di carta è un problema, ma c’è anche tutto il tema della gestione delle assenze.

Sapere quando le persone sono presenti o assenti, quanti giorni hanno usufruito ecc. Molti tenevano tutto su un foglio Excel. Ancora oggi troviamo clienti che ci dicono che usano Excel per tenere traccia dei dati, anche con più di 200 dipendenti. È incredibile.

Abbiamo avuto clienti con tremila dipendenti che usavano macro Excel scritte anni prima. Con l’arrivo di un nuovo responsabile HR è stato chiaro: per motivi di sicurezza era il caso di cambiare sistema. Uno degli aspetti chiave del software HR è garantire la sicurezza della documentazione e delle informazioni sensibili dei dipendenti, che in un semplice drive Google o in Excel non sono certo protette.

Serve un software capace di gestire tutto ciò. Queste sono le problematiche più diffuse. Un’altra sfida spesso sottovalutata è riuscire a far funzionare il software, attivarlo, implementarlo e soprattutto farlo usare quotidianamente ai dipendenti.

Di solito il software HR (oltre all’email) è l’unica soluzione che ogni persona in azienda deve toccare almeno una volta. Quindi deve essere intuitivo, facile da usare, altrimenti l’HR si trova subissato da ticket di assistenza.

Bisogna rendere il tutto semplice, altrimenti si complica la vita a tutti. Questa è spesso la sfida principale: rendere facile l’uso e la messa a regime della soluzione scelta.

David Rice: Non riesco proprio a immaginare di dover guardare tutti quei dati su un foglio di calcolo. Solo vedere i grandi fogli Excel mi fa passare la voglia di lavorare.

Andrew Swiler: Già, verrebbe voglia di scappare. Immagina la nuova HR che arriva e le danno in mano un enorme Excel. Si chiede: ma che cos’è questa roba?

David Rice: Sembra la classica situazione in cui qualcuno usava una mega soluzione e poi si trova davanti a questo…

Andrew Swiler: È successo in una banca: usavano ancora macro Excel dopo più di dieci anni. Una follia.

David Rice: La finanza ha le sue tradizioni, ma non pensavo questa fosse una di quelle.

Andrew Swiler: Sono molto lenti, il settore finanziario è quello che si muove più lentamente di tutti: usano ancora Cobalt per molti sistemi bancari. È un ambito molto lento a cambiare.

David Rice: Progettare uno stack tecnologico è sempre una sfida. Ci vuole tempo e la tecnologia cambia rapidamente, ma ora i cambiamenti sono sempre più rapidi. Quale consiglio daresti a chi sta costruendo uno stack da zero, specie nelle startup?

Andrew Swiler: Oggi è difficile dare consigli solidi. Ieri parlavo con qualcuno delle previsioni per il 2024 e dicevo: sono più sicuro delle mie previsioni a cinque anni che di quelle per quest’anno.

Spesso ci si preoccupa troppo dei cambiamenti a breve termine, ma di solito servono anni prima che abbiano effetto. Ci sono aziende grandi che usano ancora tecnologie obsolete.

Un esempio è Constellation Software: compra piccole software house da quindici anni (circa 180 l’anno), quasi tutte aziende con prodotti vecchi di vent’anni che però continuano a funzionare e generano reddito. Non costruiremmo oggi un prodotto così, eppure restano in funzione perché cambiare software per un’azienda grande è un’impresa enorme.

Anche nella mia azienda siamo una ventina e usiamo Confluence e Jira. Pensiamo spesso di cambiare — Notion sarebbe meglio — ma nessuno vuole affrontare la frizione di una migrazione e di imparare da capo, anche se è solo un database dove inserisci dati.

Il consiglio per chi inizia è osservare come può utilizzare l’IA: noi, lavorando su Microsoft, guardiamo molto cosa si può fare con Copilot, Teams e simili.

Bisogna chiedersi: cosa permettono di fare queste nuove tecnologie? Posso sviluppare più velocemente? Posso assumere meno sviluppatori grazie alle automazioni? Oggi è più semplice creare software, quindi la differenza la farà l’usabilità, la capacità di capire i bisogni del cliente, non la tecnologia in sé. Alla fine quindi è fondamentale capire come si possono costruire prodotti efficaci oggi.

David Rice: Tutti parlano di IA. È difficile fare previsioni. Ho appena scritto un pezzo sull’IA e mi hanno chiesto: cosa succederà nei prossimi anni? Non lo so davvero. Due anni fa non sapevo nemmeno cos’era ChatGPT e ora lo usiamo tutti. Non posso prevedere cosa succederà con tutti questi fattori esogeni.

Andrew Swiler: È davvero difficile prevedere che impatto avrà l’IA su ogni tipo di software. Stiamo osservando e cercando di capire come cambierà tutto, ma è difficile: stanno facendo passi enormi, e non sappiamo davvero cosa attendere.

David Rice: Dove pensi che finirà l’IA nello stack tecnologico HR ideale? E che cambiamenti porterà al lavoro HR?

Andrew Swiler: Vedremo i cambiamenti più grandi sull’IA probabilmente in ambito gestione HR e contabilità nei prossimi anni. La contabilità è tutta numeri, quindi l’IA potrà interpretare facilmente i dati.

Il vantaggio delle IA attuali, tipo i modelli di linguaggio (LLM), è che non serve più saper programmare: si può interagire in linguaggio naturale con il software.

La direzione che vedo per le HR, anche noi la stiamo seguendo con Copilot e Teams, è: non dovrai più telefonare al fornitore per una soluzione su misura, per un dashboard o per trovare una persona tecnica che ti crei BI o dashboard. Basterà parlare col Copilot, “Voglio un dashboard con questi dati, da questa data a questa data, in questo formato”; e in pochi secondi comparirà, probabilmente dentro MS Teams.

Questo alleggerirà enormemente il lavoro, niente più richieste all’IT o ai fornitori di software. Anche in fase di scelta del software, i clienti spesso richiedono personalizzazioni complesse. I modelli linguistici permetteranno invece la configurazione tramite linguaggio naturale, senza dover essere tecnici.

HR sarà probabilmente il settore più impattato proprio perché è uno dei meno tecnici all’interno delle aziende. Lo stesso per le funzioni marketing e finance. L’IA renderà tutto più semplice e adattabile alle necessità degli utenti.

David Rice: Esatto, non sono super esperti tecnologici: sono più orientati alle persone, e si spera che l’IA permetta loro di concentrarsi meglio sulle persone. È quello che si dice sempre.

Andrew Swiler: Sì, vendiamo tutti la stessa promessa: più tempo per le persone, concentrazione sulle persone. Vai nei forum HR e tutti si lamentano di quanto lavoro inutile e noioso hanno ancora da fare.

David Rice: Si percepisce proprio il dolore nella gestione delle mille incombenze quotidiane…

Andrew Swiler: Sì, anche gli avvocati sono spesso coinvolti. Se tutto filasse liscio ogni software semplificherebbe la vita, ma ogni azienda è complessa per tutte le variabili in gioco.

Se qualcosa si inceppa ci devono mettere mano gli avvocati, succedono imprevisti assurdi. Seguo gruppi Facebook HR per imparare e sono sbalordito: in aziende grandi succedono cose incredibili, decisioni assurde…

David Rice: Anch’io seguo il subreddit risorse umane… certe storie sono incredibili!

Andrew Swiler: Sono felice di non lavorare lì. Davvero.

David Rice: L’implementazione di un nuovo sistema tecnologico è cruciale. Quali consigli hai per chi deve gettare le basi per l’introduzione di una nuova tecnologia sul lavoro?

Andrew Swiler: La cosa che mi ha più sorpreso dell’ambito HR quando ho assunto il controllo dell’azienda è stato il livello di implementazione richiesto. Non sapevo quanta complessità ci fosse.

All’inizio pensavo che l’implementazione fosse il nostro collo di bottiglia più grande. Dovevamo risolvere questo nodo: ai clienti non piace, il team non ama occuparsene. Così ho analizzato i “big”, i competitor: o sei una piattaforma semplice che supporta solo il caricamento dati e poi lascia i clienti autonomi, oppure entri nei colossi come Ceridian, Workday ecc. dove servono mesi o anni di implementazione di tutti i moduli e processi richiesti.

Non ho ancora trovato la soluzione perfetta. Dalla mia esperienza, spesso i clienti complicano troppo le cose perché vedono il proprio sistema come unico e vogliono replicarlo fedelmente. A volte converrebbe seguire l’esperienza altrui: “Cosa fanno gli altri? Qual è la configurazione che suggerite voi?”

Capisco però che aziende complesse necessitano processi complessi, ma noto che si tende spesso a ipercomplicare tutto e così nasce tanta frustrazione. Nel software di contabilità o di marketing non succede: si accettano i limiti e si adatta il proprio lavoro. Sage, ad esempio, è complesso ma i partner lavorano bene, nessuno si lamenta eccessivamente dell’implementazione.

SAP fa eccezione universale, ma lì parliamo di aziende con decine di migliaia di dipendenti. A volte anche in aziende da cento persone si creano inutilmente implementazioni complesse. Magari ascoltandoci si potrebbe semplificare, ma non avviene spesso.

David Rice: Ho lavorato in aziende che esitavano a cambiare software per via della regolamentazione settoriale.

Mi chiedevo: non siamo nella sanità, le regole non sono poi così diverse sui dati sensibili. Il cambiamento è sempre difficile: imparare una cosa nuova può essere uno scoglio enorme. Ricordo lo stacco da Trello ad Asana e il mio pensiero era: “Ma perché?”

Andrew Swiler: Capisco perfettamente! In aziende grandi il problema è il training. Devi formare i vertici, i middle manager, tutti i dipendenti. Sono tanti livelli e la formazione dev’essere mirata.

Quando siamo arrivati, facevamo training personalizzati per ogni cliente modificando poche cose — cambiavano tre pulsanti — e invece di registrare un video e segnalare quei tre cambi ci passavamo 12 ore con il cliente! È assurdo, bastava segnalare la novità.

Spiegare bene, avere documentazione chiara, guidare passo passo gli utenti coi nuovi strumenti tipo Walk.me che indica ogni azione sullo schermo. La formazione può essere molto più semplice, ma mi stupisce vedere quanta complessità viene aggiunta in questo processo a volte inutilmente, anche facendo “secret shopping” tra competitor. Credo si possa semplificare molto, ma talvolta ciò potrebbe urtare qualcuno.

David Rice: Quali sono i maggiori spazi di crescita nel mercato del software HR secondo te? Cosa immagini crescerà nei prossimi mesi e anni?

Andrew Swiler: L’IA sarà di sicuro il principale modo con cui molti competitor proveranno a distinguersi.

Alcune aziende come HiBob la stanno già promuovendo come feature principale, ma al momento nessuno fa davvero cose incredibili. La maggior parte offre chatbot notevolmente migliorati nell’ultimo anno, ma spesso l’offerta IA si limita a quello.

Noi lavoriamo nel mid-market, la “terra di mezzo” dove penso ci sia spazio di crescita perché aziende come Workday non riescono a scendere facilmente nei segmenti più piccoli, sono costose, richiedono molte persone. Vediamo altre opportunità per le aziende che, come la nostra, operano in questi mercati.

Dal punto di vista dell’utente credo si andrà verso soluzioni-suite, come sta facendo Lattice, passata dal performance management ad HRIS e forse, in futuro, a prodotti HCM completi, come ha fatto Rippling.

Rippling è molto “out of the box”, fa tutto ma le personalizzazioni sono limitate. Tuttavia, oggi molte aziende preferiscono comprare un solo prodotto che faccia tutto, anche a costo di qualche rinuncia sulle feature specifiche super avanzate.

Quindi le soluzioni “point” avranno difficoltà, ci sarà tanta consolidazione: i migliori tool verticali probabilmente saranno inglobati nelle suite più grandi, come ha fatto Microsoft con email, calendario ecc.

Credo che questo avverrà nei prossimi anni: ci saranno prodotti esclusi ma le aziende vogliono sempre di più gestione centralizzata. Se il software OKR viene inglobato in Lattice, dovrai usare l’intero HRIS Lattice. Il settore crescerà ancora perché le HR hanno compreso la necessità di queste soluzioni, ma il grado di soddisfazione (NPS) resta basso. C’è quindi spazio per realtà come Rippling o Lattice per espandersi.

Le persone spesso detestano i loro software HR… non conosco quasi nessuno davvero soddisfatto! Un altro trend è la gestione della forza lavoro globale. Ci siamo dedicati a rendere semplice la gestione di filiali e dipendenti sparsi nel mondo senza bisogno di licenze o software diversi: con un unico prodotto puoi gestire tutto.

Non so ancora che forma prenderà, ma aziende tipo Deel o Remote.com rendono facile l’assunzione all’estero anche se, a mio avviso, sono troppo care rispetto ai benefici effettivi. Cercando meglio si trova lo stesso servizio a costi molto più bassi.

Le aziende continueranno ad allargare la forza lavoro a livello globale e vorranno strumenti capaci di gestirla e assumere ovunque nel modo più semplice possibile.

David Rice: Prima di chiudere, due cose. Prima voglio darti spazio per dire alle persone dove possono collegarsi con te e saperne di più su Lanteria.

Andrew Swiler: Mi trovate su LinkedIn come Andrew Swiler o su Twitter come swilera, i due posti dove sono più presente online. Lanteria è lanteria.com. Se siete aziende Microsoft, siamo il sistema HRMS numero uno per utenti e aziende Microsoft. Dateci un’occhiata, contattateci, dite che vi mando io e vediamo se riusciamo a farvi una buona offerta su un ottimo software.

David Rice: Chi non ama un bonus per referenza?

Andrew Swiler: Esatto, quei soldi di referenza vanno direttamente nelle mie tasche.

David Rice: E l’altra cosa: abbiamo una piccola tradizione nel podcast, ora puoi farmi tu una domanda. A te la parola: chiedimi pure ciò che vuoi.

Andrew Swiler: Io ho sempre delle difficoltà: la nostra azienda è completamente remota, e continueremo così. Ma sono curioso di sapere dalla tua esperienza, visto che spesso mi viene chiesto, cosa vede come critico per tenere le persone felici in un’azienda completamente remota ora che questa modalità è diventata normale. Ho notato che la sola libertà di lavorare da casa sta iniziando a non essere più sufficiente. Alcuni lamentano la mancanza di benefici che prima avevano in ufficio, ma replicarli a distanza è difficile. Avresti idee su come mantenere la soddisfazione dei dipendenti nel lavoro da remoto?

David Rice: Secondo me, l’aspetto più importante è adottare una cultura “async”: in una azienda dove sono stato, subito dopo la pandemia, dovevamo tutti essere online dalle 8:30 alle 17:30 — non cambiava molto dalla vita d’ufficio, solo senza pendolarismo. Il vero valore del remote dovrebbe essere flessibilità e autonomia.

Alcune piccole iniziative di team building, come spedire maglioni natalizi buffi e fare una call tutti insieme con quell’abbigliamento, aiutano a creare una connessione leggera tra persone. Nessuno ha ancora trovato la formula perfetta per il remote — magari le big company come GitLab sì, ma nelle aziende piccole si lotta ancora con molte sfide.

Il remote deve avere uno scopo e una reale flessibilità, altrimenti il rischio è che l’unica differenza sia non dover guidare per andare in ufficio.

Andrew Swiler: E non dover indossare i pantaloni se non si vuole!

David Rice: Sì, letteralmente. Se è tutto qui, quella soddisfazione svanirà presto.

Andrew Swiler: Quando abbiamo acquisito questa azienda, molti lavoravano da remoto solo da poco tempo, dopo anni in presenza. A volte ci percepiscono come distanti solo perché non hanno l’ufficio. Secondo me, il vero segreto sarebbe assumere persone già “portate” per il lavoro da remoto. Se le persone sono state assunte per un contesto diverso, è difficile riportarle a bordo e renderle soddisfatte, salvo trovare soluzioni specifiche. Le persone che abbiamo assunto noi dopo, tutte entusiaste: già abituate al remoto, selezionate apposta.

David Rice: Negli ultimi anni tanti mi hanno detto che sentono la mancanza del “momento macchinetta del caffè”. Credo sia una questione di cultura: serve comunicare bene, è normale doversi “sforzare” per cercare lo scambio. In fondo anche in ufficio dovevi impegnarti, ora semplicemente lo devi fare in modo diverso. La cultura deve dire chiaramente che questo è normale e accettato.

Per i più giovani e alle prime armi capisco che la socialità serva, ma chi è più maturo forse ne sente meno la necessità — personalmente io non sento il bisogno dell’ufficio!

Andrew Swiler: Neanche io. Ma c’è una certa differenza tra chi è nuovo e chi era già lì da prima: chi era abituato all’ufficio talvolta lo rivuole. Avevamo anche un ufficio, ma molti dei nostri sono a Kiev e non possono muoversi all’estero ora. Quindi ci sono anche sfide extra legate alle situazioni geopolitiche, che complicano di più la gestione.

David Rice: Abbiamo pubblicato di recente un articolo sulla business continuity: cosa succede in caso di guerra, catastrofi, persone in territori in conflitto, barriere, ecc. Tra guerre, cambiamenti climatici e altro, i prossimi anni saranno una sfida anche per questo.

Andrew Swiler: Sì, moltissime interruzioni.

David Rice: Esatto. Bene Andrew, grazie davvero per la chiacchierata di oggi.

Andrew Swiler: Grazie mille David, ho apprezzato molto il tempo e la conversazione.

David Rice: Ascoltatori, se siete in cerca di un software HR e avete bisogno di orientamento, siete fortunati. Il nostro team di People Managing People è dedicato ad aiutarvi a trovare soluzioni che porteranno la vostra azienda al livello successivo.

Abbiamo selezionato le migliori soluzioni HR in commercio, con recensioni approfondite. Trovate tutto sul nostro sito: andate su peoplemanagingpeople.com/tools per saperne di più.

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Alla prossima puntata, bevete tanta acqua e dite ad alta voce qualcosa di positivo su voi stessi.