Gli Offsite Sono i Nuovi Uffici: Come Favorire Connessione e Allineamento in un Mondo Distribuito

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Jared Kleinert: Se lavori da remoto, in modalità ibrida o distribuita e vuoi mantenere persone talentuose nella tua azienda, devi pianificare ritiri di team. È inevitabile per il 99% delle aziende.

David Rice: Benvenuto al podcast People Managing People. La nostra missione è costruire un mondo lavorativo migliore e aiutarti a creare ambienti di lavoro felici, sani e produttivi. Io sono il tuo host, David Rice.

Il mio ospite oggi è Jared Kleinert. È fondatore e CEO di Offsite. Parleremo di alcuni dei benefici e delle sfide della pianificazione e sviluppo degli offsite per la tua azienda o team e di cosa puoi fare affinché le persone ne traggano il massimo dall’esperienza.

Jared, benvenuto!

Jared Kleinert: Grazie per l’invito.

David Rice: Vorrei iniziare chiedendo, com’è evoluta la situazione negli ultimi due anni con gli offsite? So che con l’aumento dei team distribuiti c’è probabilmente più interesse che mai. Ma anche con le aziende che stanno tornando in ufficio gli offsite hanno sempre la loro funzione.

Forse gli obiettivi sono un po’ diversi. Raccontaci come stai vedendo cambiare e svilupparsi le cose con il ritorno in ufficio e tutto ciò.

Jared Kleinert: Certo. Ho fondato Offsite durante la pandemia, mi sono reso conto che molte aziende stavano passando al lavoro da remoto o ibrido, anche a causa della pandemia, e ho osservato questa tendenza negli ultimi 10 anni precedenti, in cui poche aziende lavoravano da remoto o in modalità ibrida, e si è passati forse a un 10-20% di team di knowledge worker pre-pandemia.

Quindi ho scommesso su questa tendenza, pensavo si sarebbe accelerata. Ho pensato anche che molte aziende avrebbero pianificato ritiri di team: VCN, GitLab, Automatic e Buffer organizzano tanti ritiri di team come parte ineludibile della costruzione della cultura aziendale quando sei remote first o distribuito, o ibrido, e sapevano, anche dall’organizzazione di Offsite e conferenze, che il processo di pianificazione è faticoso.

Così, se riesci a rendere quel processo migliore, probabilmente puoi avere un’azienda interessante. Pur essendo partiti durante la pandemia, abbiamo iniziato ad accogliere i primi clienti probabilmente durante l’ondata di Omicron. Le aziende erano entusiaste di organizzare offsite, quindi c’è stato un primo entusiasmo nella direzione giusta.

Poi il settore tech ha subito una forte crisi – una recessione tecnologica – due, tre anni prima di una possibile recessione macroeconomica che forse stiamo vivendo ora o potremmo vivere nei prossimi sei, dodici o ventiquattro mesi. Almeno tra i nostri clienti, c’è stata una contrazione degli offsite, ma poi le persone hanno dovuto determinare se per la loro azienda gli offsite fossero un vezzo o una necessità.

Poco a poco è diventato qualcosa di indispensabile: se sei remoto, ibrido, distribuito e vuoi trattenere persone talentuose, devi pianificare ritiri di team. È inevitabile per il 99% delle aziende. Quindi direi che ora ci sono molti più offsite e che anche aziende più tradizionali stanno adottando questa pratica.

Indubbiamente ci sono stati alcuni rallentamenti col ritorno in ufficio, ma lo vedo soprattutto nelle grandi aziende, le Fortune 500, e sono titoli di giornale che potrebbero non rispecchiare la realtà. Prevedo ancora vento a favore per lavoro remoto, ibrido, distribuito nei prossimi 2, 5, 10 anni, anche se ci saranno sicuramente degli ostacoli qua e là.

Siamo anche in un mercato del lavoro favorevole ai datori di lavoro. Cosa succede quando tornerà ad essere un mercato dei talenti o dei dipendenti e l’economia ripartirà? Potrebbe avvenire tra due anni, cinque, chi lo sa? Ma migliorerà prima o poi. E cosa accadrà quando le grandi aziende abbandoneranno i loro costosi uffici in locazione?

Terranno ancora quegli spazi? Ridurranno la superficie? Questo favorirà ancora di più il lavoro distribuito, remoto e ibrido. Io personalmente continuo a scommettere sulla tendenza del lavoro da remoto, non so tu.

David Rice: Sì, sono d’accordo. Credo sia la direzione naturale del mondo del lavoro, non necessariamente perché lo chiedono i talenti, ma perché, ad essere onesti, è la soluzione più logica. Soprattutto, come dicevi tu, se non sei una Fortune 5 e non puoi permetterti un grattacielo. Capisci cosa intendo?

Una cosa è gestire un’azienda con 50.000 dipendenti e permettersi un intero palazzo in centro. Un’altra è quando hai 80 persone e un team sparso tra città diverse. Ha semplicemente più senso.

E specialmente per le startup, non credo esista una cultura centrata sull’ufficio per aziende di questo tipo, almeno per il futuro.

Jared Kleinert: Sì, concordo. Credo che anche i cambi generazionali giocheranno un ruolo favorevole. I dati mostrano che le aziende sono più profittevoli, più efficaci, eccetera,

Quando sei remote first, o distribuito, o ibrido, le persone sono più felici, possono fare attività fisica, passare più tempo in famiglia, essere più sane, dormire di più e via dicendo; ha semplicemente senso ovunque lo guardi.

David Rice: Sì. Concordo pienamente.

Sono curioso, anche perché la mia azienda ha organizzato offsite. Dal tuo punto di vista, quali sono gli errori più comuni che le aziende fanno nel pianificare gli offsite, specialmente quando si tratta di allineare l’evento con gli obiettivi organizzativi più ampi?

Jared Kleinert: La mancanza di intenzione è probabilmente il principale errore. Non conoscere gli obiettivi di business, non rendersi conto di come possono allineare l’agenda per raggiungerli.

Anche la scelta della sede e dei fornitori in cui si investe. Un offsite dovrebbe servire a raggiungere qualcosa per il business, che sia pianificazione strategica per il trimestre o anno successivo, un kick-off delle vendite o strategia go-to-market per partire con energia, una conferenza clienti per marketing e sviluppo,

Ci deve essere una motivazione precisa per far incontrare le persone per 2, 3, 5 giorni di persona, investendo denaro e soprattutto tempo. È questo il punto principale. Stai investendo. Anche la tua reputazione come datore di lavoro è in gioco. Speri di aumentare l’engagement, la retention, l’allineamento grazie a un buon offsite, ma c’è sempre il rischio che vada male e lasci una cattiva impressione.

Quindi ci vuole una buona ragione per organizzare un offsite. La buona notizia è che ci sono molte ottime ragioni, ma qualunque sia la motivazione, deve essere ragionata e riflettersi nella destinazione, nelle attività scelte, nello svolgere cose in presenza che non possono essere fatte via Zoom e così via.

David Rice: Assolutamente. Questi eventi possono essere anche costosi. Se sei un leader HR o in people operations, ti chiedi come giustificare il ROI dell’offsite e comunicarlo ai dirigenti. Che consigli daresti per ottenere il buy-in e comunicare il valore strategico dell’evento?

Jared Kleinert: Con i nostri clienti, suggeriamo di fare un questionario pre offsite dove chiedere anche le cose logistiche di base, preferenze alimentari, sensibilità ai viaggi e così via. Ma chiediamo anche un employer net promoter score.

Quanto sono inclini a raccomandare il luogo di lavoro a un amico o un punteggio di connessione con i colleghi, o di fiducia nel futuro dell’azienda. Qualsiasi sia la vostra metrica di engagement, potete chiederla prima dell’offsite e poi dopo, sperando di vedere un impatto positivo.

Potete anche chiedere domande aperte tipo: cosa vuoi ottenere partecipando all’offsite? E poi: cosa pensi che abbiamo ottenuto con l’evento?

Questa è una delle migliori strategie che un HR o people ops leader può usare per pianificare e poi è molto più facile giustificarlo l’anno successivo.

Puoi anche guardare ai tassi di retention: riesci a far restare le persone talentuose per sei mesi, un anno, due anni in più grazie agli offsite regolari? Perché sostituire talenti può essere molto costoso.

Anche il downtime dovuto a meno personale può essere caro. Ci sono molte cose intangibili, più difficili da misurare, ma sicuramente percepibili: maggiore fiducia dopo i ritiri, nascono amicizie, aumenta l’attività su Slack. Slack ha tool di analisi del sentiment che si collegano ad altri sistemi.

Quindi, se usi 15Five, Lattice o Culture Amp, potrebbero offrire analisi di questo genere. Insomma, si percepisce la differenza prima e dopo un offsite e spesso l’effetto positivo dura per settimane o mesi, diventando un punto di orgoglio culturale dell’azienda.

Poi ci sono tangibili come: sono nate iniziative importanti grazie all’offsite? Nuove idee di marketing, sviluppo business o prodotto, o ingegneria? All’ultimo all hands a inizio febbraio ho condotto un workshop su come ottimizzare e automatizzare il workflow quotidiano. Dopo averlo condiviso con il team, tutti hanno iniziato a sperimentare strumenti di intelligenza artificiale, a scrivere procedure migliori (SOP) e a ottimizzare i processi. Usano più tool tech, affidano di più all’estero e questo ha un impatto materiale.

Quindi puoi trovare takeaway dai ritiri anche su questo piano. Un ultimo aspetto spesso trascurato è quello del branding come datore di lavoro. Fatti affiancare da un fotografo/videomaker, scatta foto belle al team e usa tutto questo per le attività di recruiting.

E questa è una cosa immediata. I CEO lo fanno sempre: ad ogni annuncio usano la solita foto del team. Ma se sei in HR, dovresti pensarci per il branding employer.

David Rice: Sì, esatto. È proprio così. Con tutti pieni di entusiasmo, è il momento ideale per fotografare.

Molti team sono diventati distribuiti durante la pandemia, hanno iniziato ad assumere oltreconfine e ora nelle organizzazioni si trovano diverse età e culture. Che strategie adotti per assicurarti che l’Offsite sia inclusivo e significativo per tutti?

Jared Kleinert: Per noi, ancora una volta, quel modulo di feedback ci permette di capire gusti, preferenze e necessità. Di cosa hanno bisogno a livello di cibo, logistica, ecc. Una persona nel nostro team ha paura dell’altezza, quindi ci assicuriamo che abbia sempre una camera al piano terra. Devi anche pensare se i partecipanti lasciano la famiglia e hanno bisogno di affidare bambini o animali domestici, e pianificare in anticipo.

Facciamo meeting all hands due volte l’anno in offsite. Una delle due volte permettiamo di portare i partner: è stata una soluzione interessante. Vedi un lato diverso dei colleghi, rispecchia la cultura che vogliamo.

Con questa formula chi deve può portare anche la famiglia. Si possono anche porre domande sulle attività: quanto sei aperto a proposte attive rispetto a più rilassanti? Se le risposte variano molto, puoi organizzare attività opzionali: in una mezza giornata il gruppo 1 fa questo, il gruppo 2 fa altro, il gruppo 3 un’altra cosa. Dai permesso di partecipare a livelli diversi ma incoraggia tutti a buttarsi.

Molte sessioni che facciamo sono personali, volte a creare connessioni profonde; a volte con momenti di journaling, opportunità di essere vulnerabili e condividere ciò che si sta vivendo o si è vissuto. Come leader, io guido queste sessioni dando io per primo l’esempio. Ma nessuno si deve sentire obbligato: c’è spazio per restare in superficie o per andare più a fondo, se si vuole.

Più grande è l’offsite più è difficile personalizzare, ma se si gestiscono con attenzione le logistiche e le attività in funzione della cultura aziendale, si possono fare cose davvero utili e risparmiare anche: alcuni clienti hanno organizzato talent show per la sera, così il team si conosce meglio divertendosi.

David Rice: Fantastico.

Prima hai detto che si fa il sondaggio prima e dopo, e così puoi verificare se stai andando nella direzione giusta – davvero indicativo e utile. Ma ci sono indicatori di lungo periodo che hai riscontrato tra i clienti che suggeriscano un vero effetto trasformativo degli offsite?

Jared Kleinert: Sì. Direi che si vedono risultati che si accumulano col tempo; anche le idee crescono e si moltiplicano. E soprattutto stai costruendo legami umani via via più profondi grazie a esperienze condivise uniche.

Quando viaggi, provi cibo nuovo, fai attività diverse, affronti sfide annuali in modo così intenzionale, si creano relazioni molto più forti tra colleghi.

Già solo questo vale la pena. Puoi costruire missione, visione, valori aziendali in un offsite, poi il successivo li rafforza, al terzo si può ragionare sugli obiettivi annuali (OKRs) sfruttando mission/vision/valori, e magari premiare chi è stato d’esempio tutto l’anno.

Si vede come il tutto si costruisce nel tempo. Si possono raffinare budget e attività con i feedback per calibrare sempre meglio sulle persone della tua azienda.

David Rice: Oggi organizzare qualsiasi evento significa tener conto dell’IA: c’è chi la usa per i viaggi, l’organizzazione, ecc. Ma spesso con l’IA si rischia di appiattire le soluzioni o fare assunzioni non sempre reali.

Ci puoi raccontare di un Offsite di cui sei particolarmente orgoglioso, che lo ha reso unico e quali risultati inattesi ne sono usciti?

Jared Kleinert: I migliori offsite sono un mix della cultura unica del cliente e delle best practice osservate in centinaia di ritiri.

Dieci giorni fa è uscito su YouTube un video del fondatore di Stan, una startup serie B che ha raccolto più di 30 milioni: abbiamo organizzato il loro offsite a Park City, Utah, a gennaio, per circa 50 persone. Il fondatore ha un seguito su YouTube e ha pubblicato un vlog che documenta il ritiro.

Non lo sapevamo, non gli avevamo chiesto nulla, ma ha spiegato molto bene perché per loro è stato così prezioso. Per loro è stato importante celebrare i risultati, fare team building e continuare a costruire slancio: avevano raddoppiato il personale in pochi mesi, tanti non si conoscevano, così hanno potuto connettersi. Loro aiutano i creator a monetizzare e costruire piattaforme – stavano anche registrando tantissimi contenuti sciando, facendo tubing e divertendosi.

Poi hanno fatto sessioni sui valori aziendali, hanno analizzato la situazione finanziaria e pianificato l’obiettivo di diventare una unicorn startup da 100 milioni di dollari l’anno, con i responsabili di reparto che gestivano momenti dopo il CEO; molti incontri, cene e momenti di svago.

Nel video spiega che basta una sola idea da una sessione del genere per moltiplicare il valore dell’evento, magari trovare lo spunto che fa diventare l’azienda da un miliardo. E rendere possibile questo è di valore estremo. Inoltre come CEO, a un certo punto conta non solo il tuo contributo operativo, ma la cultura che crei in cui le persone hanno autonomia, decisioni corrette, seguono la strategia.

Gli offsite sono uno dei modi migliori per allineare tutti, sia culturalmente sia strategicamente: può valere milioni, anche miliardi. È stato molto efficace nel comunicarlo e posso darti il link al video se vuoi inserirlo nelle note.

David Rice: Mi piace molto perché, come dici tu, un buon offsite vuol dire generare una sensazione: connessione, appartenenza e tutto il resto. Alla fine è una questione di sentimento umano, di cosa provano le persone.

Si possono usare i dati, ma alla fine devi conoscere le tue persone e cosa desideri. Ti ho fatto la domanda sull’IA e unicità proprio per questo: ciò che conta è creare connessione reale e insight umani. È davvero molto interessante.

Devo chiederti: gli offsite sono fantastici ma non si possono fare costantemente, logicamente dipende anche dal budget, ma nella situazione ideale, secondo la tua esperienza, qual è la frequenza giusta?

Jared Kleinert: Ogni azienda ha i suoi ritmi. Dipende da stadio, dimensioni, andamento dell’azienda. Noi siamo 20-25 persone, facciamo una retreat trimestrale del team esecutivo e due all hands all’anno con tutti.

Quindi è abbastanza significativo; nelle aziende da 100 persone capita di vedere kickoff di vendita/marketing e continuo a pensare che la retreat trimestrale dei leader abbia un ottimo ROI indipendentemente dalla taglia. Ogni reparto può avere 1-3 offsite più almeno un all hands annuale. Quindi chi lavora in remoto può aspettarsi 2-4 offsite all’anno di vario tipo: per chi è nei sales, uno per il kickoff, magari uno come premio (President’s club) e poi ancora uno; per prodotto o ingegneria forse solo l’all hands e un altro mid-year.

Questa tendenza scala all’aumentare delle dimensioni: Airbnb durante la pandemia ha dichiarato “siamo full remote e chi lavora qui può aspettarsi un offsite trimestrale”. Dropbox ha una regola del 90/10: il 10% del tuo tempo lavorativo sarà in presenza, il 90% da remoto. Pari a circa 25 giorni all’anno, quindi 4 volte all’anno per 3-5 giorni a evento

Ogni organizzazione però è diversa: più siete distribuiti, più è difficile far incontrare tutti, ma almeno un all hands annuale è d’obbligo e sperabilmente altri 1-3 meeting durante l’anno.

David Rice: Interessante. Prima di chiudere, voglio darti l’occasione di spiegare dove possiamo trovarti. Mi piace lasciare agli ospiti la possibilità di comunicare dove la gente può seguirli o conoscere meglio cosa fate.

Jared Kleinert: Puoi andare su offsite.com, creare un account gratuito. Funziona come Airbnb, puoi cercare tra migliaia di location selezionate o fornitori per fotografi, video, gadget aziendali, viaggi, ecc.

Parla direttamene con loro e risparmia tempo e denaro. Organizziamo anche la pianificazione completa dell’offsite come servizio: l’abbiamo fatto per centinaia di aziende ovunque nel mondo. Puoi scrivermi a jared@offsite.com in qualsiasi momento, sono felice di offrirti uno sconto se citi il podcast, scrivimi per qualunque domanda, sono qui per aiutare.

David Rice: Abbiamo una tradizione qui: lascio sempre all’ospite la possibilità di fare una domanda a me. Quindi ti passo la parola! Chiedimi quello che vuoi.

Jared Kleinert: Alieni: pensi che esistano o no?

David Rice: Mi piace. Di solito tutti fanno una domanda “a tema”. Bella domanda.

Sì, credo che esistano, ma penso non siano come immaginiamo. Cosa intendiamo per alieno? Probabilmente ci sarà qualche batterio “sociale” su qualche altro pianeta.

Jared Kleinert: Secondo te c’è qualche creatura simile all’uomo?

David Rice: Non lo so, forse in un’altra galassia, chissà. In questa, non penso. Non credo siano simili a noi, almeno spero di no – sto scherzando!

Comunque penso sicuramente che ci sia qualche altra forma di vita senziente là fuori.

Jared Kleinert: Fantastico.

David Rice: Grazie per essere stato con noi oggi. Apprezzo davvero che ci abbia dedicato un po’ del tuo tempo.

Jared Kleinert: Grazie a te, è stato un piacere.

David Rice: Ascoltatori, se non l’avete ancora fatto, andate su peoplemanagingpeople.com/subscribe e iscrivetevi alla newsletter: riceverete tutto questo direttamente nella vostra casella di posta.

Alla prossima puntata, iniziate a pianificare il vostro offsite. Non invitate gli alieni.