Creare Politiche per la Forza Lavoro nell’Era dei Nomadi Digitali

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David Rice: Nel giro di pochi anni, i nomadi digitali sono passati dall’essere un gruppo relativamente ristretto di professionisti a rappresentare una presenza normale nella forza lavoro. Oltre 17 milioni di americani ormai si definiscono nomadi digitali mentre affrontano ambienti di lavoro da remoto. Molte aziende si stanno rendendo conto che una combinazione di nomadi e dipendenti tradizionali, in ufficio o in modalità ibrida, è un buon mix da avere. Ma come si fa a creare politiche che assicurino che i nomadi vivano una buona esperienza, siano parte attiva della cultura aziendale e servano l’azienda come qualsiasi altro dipendente?

Benvenuti a People Managing People, il podcast. La nostra missione è costruire un mondo del lavoro migliore e aiutarti a creare ambienti felici, sani e produttivi. Sono il tuo host, David Rice.

Oggi ospite con me c’è Audra Nichols. È la Chief Operating Officer di MBO Partners. Parleremo di politiche per i nomadi digitali, di accogliere il nomade digitale in una forza lavoro mista e di come supportare i nomadi all’interno dell’organizzazione.

Audra, benvenuta.

Audra Nichols: Grazie, felice di essere qui, David.

David Rice: Raccontaci prima qualcosa di te, del tuo lavoro con MBO Partners. Cosa ti ha portato a lavorare con loro e a sostenere quella visione del futuro del lavoro?

Audra Nichols: Assolutamente. Ho trascorso la maggior parte della mia carriera nei servizi professionali. È quello che considero casa. Quindi, più di recente, circa 18 anni e mezzo con PwC. E presso PwC ho avuto una carriera straordinaria, era la mia casa. Ho avuto il miglior lavoro possibile, ho fatto crescere la divisione consulting, creato il modello di delivery globale, gestito tutte le acquisizioni per la consulenza. Curiosamente, dopo quasi 19 anni, ho avuto l’opportunità di fare qualcosa di diverso con una realtà più piccola.

Sono sempre stata parte di aziende davvero molto grandi. Sai, sono una persona che non si pente. Così mi sono detta: penso che dovrei provarci. Così sono andata in una piccola azienda di consulenza legale. E la prima parte che ho portato in quell’azienda è stata MBO Partners. Il motivo è stato che ho riconosciuto la crescita della consulenza legale, il mio modello globale.

Avevo davvero bisogno di un modello di forza lavoro flessibile che non avevamo. Quando ero in PwC, aggiungo che ero una grande utente leader di consulenti indipendenti tramite MBO Partners. Quindi ero una super utente e poi sono andata in UnitedLex e sono diventata cliente e sponsor esecutivo per un’azienda. E, sai, Miles, il nostro CEO, ed io parlavamo mentre gestivo l’azienda in seguito a UnitedLex.

Parlavamo di come stessero andando le cose e di cosa potessimo migliorare, davvero dell’impatto sia sui lavoratori che sulle organizzazioni, tema che mi appassiona perché l’ho vissuto da entrambe le parti. E in qualche modo, durante quelle discussioni, mi ha convinta che sarebbe stata una scelta fantastica andare in MBO come chief operating officer e far crescere appassionatamente questa realtà, perché, mi mancava una parola migliore, ho una visione a 360 gradi.

Sono stata un’utente esperta. Ho integrato consulenti indipendenti nei miei progetti. Sono stata sponsor e cliente principale. E ora, come COO di MBO, posso mettere insieme davvero queste esperienze reali per far crescere il nostro business e avere un impatto sulle organizzazioni.

David Rice: Non è mai una linea retta, vero?

Audra Nichols: Non è mai una linea retta, ma è stata una grande decisione, e mi piace molto.

David Rice: Come abbiamo detto prima, uno dei temi che è emerso è l’ascesa dei nomadi digitali, per così dire, e abbiamo visto questa proliferazione negli ultimi anni. E so che avete un fantastico report sul tema sul vostro sito.

Raccontaci un po’ cosa ne è emerso e cosa dice sullo stato della forza lavoro.

Audra Nichols: Certo. Lo facciamo da circa cinque anni, a agosto 2023 abbiamo pubblicato l’ultima versione, cioè la più recente. È interessante perché mi appassiona molto l’ottimizzazione della forza lavoro nelle grandi organizzazioni. Fino a quando non sono venuta qui non avevo mai pensato tanto a cosa fosse un nomade digitale. In realtà nella mia testa avevo questa immagine di un tizio in furgone con il portatile e un cappuccio, davvero. Ma sapevi che l’età media di un nomade digitale è 39 anni? Non lo avrei mai detto. Quel che è davvero interessante è che nel 2023 abbiamo 17,3 milioni di nomadi digitali.

David, è un aumento rispetto al 2019, e possiamo tutti attribuire molti cambiamenti al periodo Covid. Ma dal 2019 al 2023 c’è stato un aumento del 131%. All’inizio, se guardi il grafico, ne abbiamo uno nel documento che è sul sito, si vede che storicamente sono più i lavoratori indipendenti.

Sono per lo più quei consulenti autonomi che scelgono dove, come e con chi lavorare. Ma la cosa interessante è che con il COVID gli impiegati a tempo pieno sono aumentati in modo esponenziale, giusto? Ed è qui che si è impennata la curva, nel 2020, fino ad arrivare a quei 17,3 milioni. Quindi nel 2023 da quel punto i consulenti indipendenti sono aumentati ancora del 14%. Ma nel 2023 i full time sono calati del 4%. Perché? Perché dopo la fine del COVID con il ritorno alle politiche “tutti in ufficio” le organizzazioni stanno facendo fatica.

Quindi, se sei un nomade, con la definizione tradizionale di nomade, che lavora a volte in uno Starbucks di Amsterdam, o magari a casa propria a Londra o New York, il ritorno per i dipendenti in ufficio ha cambiato lo scenario. Ma la progressione è interessante.

Ecco cos’è un nomade digitale. Incredibilmente, il 21% sono Gen Z e il 37% Millennials. Quindi si vede anche un cambiamento generazionale. Che ha senso, giusto? Se pensi ai giovani, e invece ora abbiamo dimostrato che non sono solo i giovani.

Non è un tizio in furgone. Se pensi a chi ha i figli grandi, non ha più problemi di baby sitter, ha pagato il mutuo. Sono ai vertici della carriera e hanno più flessibilità. Questo è sempre più il profilo di chi sceglie di lavorare con flessibilità di tempo e luogo.

David Rice: Questa spinta al ritorno in ufficio, lo sappiamo, è qualcosa che abbiamo visto nell’ultimo anno. È nato addirittura un termine interessante: i nomadi “tethered”, ovvero vincolati. Ci puoi spiegare cosa significa e che effetto ha sui comportamenti?

Audra Nichols: Sì, il “tethered nomad” è chi ora deve essere presente da qualche parte per un certo periodo. L’80% della forza lavoro statunitense oggi è tornato a una qualche forma di presenza in ufficio. Non tutti i 5 giorni a settimana, anche parlando con colleghi, diversi devono esserci 2-3 giorni.

Questo ha davvero cambiato le scelte dei nomadi perché vogliono e devono partecipare a questo. Per esempio, dal nostro report, sono sempre meno quelli che trascorrono tanto tempo all’estero se hanno base USA. Preferiscono restare vicino casa per fare queste visite in ufficio, che sempre più persone trovano utili e piacevoli.

Ma penso che le aspettative di base siano cambiate. E quando cambiano le aspettative, cambia sia per il lavoratore che per l’organizzazione. Sono convinta che tutta la questione nomadi e lavoro autonomo e ottimizzazione della forza lavoro oggi richieda capacità di leadership più intenzionali rispetto al passato.

Era tutto più facile quando tutti erano di fronte a te, giusto? Col COVID, oggi come leader devi sviluppare competenze diverse e una maggiore intenzione nel mettere insieme queste diverse figure lavorative per servire i clienti.

David Rice: Dal punto di vista delle policy, accogliere i nomadi digitali comporta delle riflessioni, come leggi fiscali o giurisdizioni su lavoro.

Quali sono gli aspetti che i datori di lavoro devono considerare stilando una policy per i nomadi digitali?

Audra Nichols: Io non sono né avvocato né commercialista, ma sono cresciuta in mezzo a entrambi, per così dire. È curioso, vengo dai servizi professionali, che sono aziende basate sulla contabilità.

Poi sono andata in una società legale e ho lavorato con avvocati. Credo ci siano alcuni punti da considerare ed è fondamentale consultare i professionisti. Se lasci andare tutto senza essere intenzionale nel capire le normative e le implicazioni fiscali, come azienda puoi finire nei guai perché ci sono leggi fiscali ovunque.

Non solo per chi viaggia tra nazioni in ottica mobilità globale. Ma se lavori un certo periodo in uno stato, una contea, o anche solo una città, le leggi fiscali possono cambiare. Serve qualcuno che se ne intende davvero.

Sai cosa è interessante? Circa il 17% dei digital nomads dice che non avvisa il proprio manager. Può essere davvero problematico. Problemi non solo di compliance ma anche di sicurezza. Il 14% invece avvisa i manager, ma non sanno se la policy esiste davvero.

Da due prospettive: come organizzazione serve un partner come MBO Partners che conosca le compliance. Perché questo influisce su come paghi le persone, se sono W-2 o 1099, dove lavorano e come. Prima cosa. Dal punto di vista della sicurezza, pensa che non vuoi scoprire all’improvviso che uno dei tuoi, dipendente o autonomo, sta lavorando dalla Turchia.

E non sai che succede se sta male, se c’è un problema. Sono tua responsabilità. Le grandi organizzazioni serie lo tracciano. Da me, quando ero nei servizi professionali, ero sempre tracciata. E sapevo di poter contare su una procedura se c’era un imprevisto.

Poi ci sono aspetti tecnologici. Possiamo parlarne. Ad esempio, quando lavori in uno Starbucks, attivi sempre la VPN? E capisci i rischi di lavorare in locali pubblici senza VPN, magari su fogli sensibili?

Tutto questo dovrebbe stare nelle policy. Come costruire e applicare la policy dipende dall’organizzazione e va definito con professionisti.

Non bisogna esagerare col controllo. I lavoratori esprimono il meglio quando sono responsabilizzati a dare il massimo nell’ambiente più produttivo per loro. Ma servono confini chiari e un modo pragmatico di assicurare comprensione e compliance, senza farli sentire troppo pressati.

David Rice: Vero. E a proposito, di recente abbiamo pubblicato un articolo sulla continuità aziendale oltre confine. Lo scenario descritto è realistico: avviene un conflitto, tipo Israele. Come gestisci il personale attraverso le frontiere? E quando hai detto che tanti non avvisano i manager, è davvero pericoloso.

Audra Nichols: Ed evidenzia quello che dicevo prima sui requisiti di leadership per connettersi davvero ai lavoratori, siano dipendenti o autonomi.

E va creato un ambiente di fiducia, oggi più fondamentale di qualche anno fa. Dico ai miei: non m’importa se lavori a mezzogiorno, ma devi essere disponibile in certe fasce e il lavoro va fatto. Ne parliamo sempre e conosco quali strumenti prevedere.

Chi lavora a livello globale sa cosa significa coordinare fusi orari diversi. Mi è capitato spesso chiamate con Sydney, Pacifico, Londra e Indiana: impossibile allinearle. Ti svegli alle 2 di notte e via.

Quindi, il coinvolgimento e la fiducia con i lavoratori sono sempre più istintivi e diretti tra le skill di un leader moderno.

David Rice: Giusto. Hai citato la tecnologia, mi incuriosisce: quali sono le sfide dei nomadi digitali?

Sembra che oggi tutto ciò che serve sia ovunque, dopo anni di smart working causa pandemia. Ma la tecnologia evolve e ci sono fattori da considerare che magari non saltano subito all’occhio?

Audra Nichols: Sono d’accordo. Dovrebbe essere ormai normale. Ma ho due visioni: la prima riguarda i rischi, come la VPN. Poi, se le persone usano i propri PC, anche se sono autonomi temporanei.

Ci sono molte cose da gestire perché puoi scaricare qualcosa sul computer personale, anche usando un desktop virtuale. Ora quel file ce l’hai sul PC personale e la questione va gestita dall’IT, con single sign-on ecc. Sembra tutto scontato, ma secondo me oggi è più importante la formazione e la verifica della comprensione. Non credo sia sufficiente un corso all’anno, visto il ricambio continuo. Dal lato coinvolgimento: come si crea un team?

Come si crea cultura? Ancora oggi mi sorprende quante persone non accendono la telecamera nelle call, anche clienti fuori MBO. Io invece la voglio sempre accesa. È come stare in una stanza insieme. Così si costruiscono i rapporti.

Certo, a volte serve il giorno “senza webcam”, magari il venerdì. Ma sono piccole cose importanti che spesso non vengono dette e si rischia di isolarsi, non partecipare, solo ascoltare.

Così è molto più difficile costruire fiducia e collaborazione. Un altro tema legato alla tecnologia: oggi l’IT deve essere più attento di prima.

Quando sei in giro senza VPN, forse non aggiorni il software. Non avere software aggiornato aumenta il rischio. L'IT oggi deve monitorare più di prima. Lo hanno imparato col COVID. Quindi serve combinare soft skill e policy tech: chiare aspettative di interazione e formazione tecnologica, controlli, procedure costanti per ridurre i rischi involontari all'azienda.

David Rice: Abbiamo toccato vari aspetti di policy, ma dal punto di vista culturale, pensando a chi vuole creare legami tra azienda e dipendenti a distanza e tra i nomadi e i colleghi in sede, che consigli hai per farli sentire a casa?

Audra Nichols: Oggi è più facile di prima, perché siamo stati spinti nell'ambiente remoto e ora è più accettato. Pensa: cinque anni fa, se qualcuno ti diceva "vado a lavorare dal mio ex coinquilino in California per 2 mesi" e tu sei a New York, sarebbe sembrata una follia.

Oggi le aspettative sono cambiate. Ma da un punto di vista culturale, serve incoraggiare la collaborazione anche oltre la routine.

Ad esempio, come leader, conosci il Myers Briggs di ogni membro del team? Lo capisci spaccando il pane insieme. Sono una fan del lavorare in presenza almeno in alcune occasioni. Puoi lavorare con qualcuno mesi da remoto, ma incontrarsi e cenare insieme crea un legame diverso.

Serve anche capire se le persone sono introverse o estroverse: in video sembrano diverse, e magari in presenza annaspano.

Dobbiamo incoraggiare la conoscenza del team, sia in sede che remoto, e dei suoi punti di forza. Ti faccio un esempio.

Avevo una ragazza appena laureata che ha iniziato come mia chief of staff a inizio COVID, non era mai stata in ufficio, un’ottima professionista. Dopo un anno ha detto: non voglio più lavorare da remoto.

Vivo a Chicago e ho bisogno di andare in ufficio 2-3 giorni a settimana a socializzare. Non voleva tutti e 5 i giorni, aveva preso un cucciolo, ma voleva esperienza in ufficio. Se non ci fosse stato rapporto, avrebbe solo dato le dimissioni. Invece l’abbiamo affrontato apertamente e l’ho aiutata a trovare la soluzione migliore per lei.

David Rice: Concordo. È diverso quando ci si conosce dal vivo. Io stesso lavoro da remoto da quattro anni e appena arrivato qui siamo andati tutti a un summit in Messico. Dopo aver conosciuto di persona i colleghi, anche nelle call ci si comporta diversamente, come una persona completa.

Audra Nichols: Sì, sei più rilassato, c’è più umorismo. Sono convinta che il concetto di nomade digitale, la non co-localizzazione, abbia aiutato a comprendere questa dinamica e l'importanza del gioco di squadra.

David Rice: Penso sia importante creare occasioni per abbattere il muro anche nei team full remote, così poi, quando si torna alla modalità da remoto, il muro non esiste più.

Audra Nichols: Esatto. E sai, non serve nemmeno farlo attraverso il lavoro. Recentemente una collaboratrice indipendente mi ha chiamato dicendo di essere in Florida, ha proposto di vederci. Non lavoravamo insieme da anni ma grazie a questo dinamismo ci siamo riviste per pranzo e cena. Fa la differenza.

David Rice: Credo che molte aziende vogliano creare un mix di persone che lavorano da remoto e altre che fanno ibrido o presenza. Che consiglio daresti a chi vuole creare questo mix e ottimizzare la forza lavoro?

Audra Nichols: Credo ci siano alcune cose da valutare. Prima di tutto bisogna analizzare la propria base clienti.

Se sei nei servizi, come la consulenza, serve presenza fisica specie su questioni strategiche. Non vuol dire 5 giorni a settimana, ma comunque bisogna esserci.

Quindi valuta il settore, che clienti servi e le loro esigenze perché la customer experience è fondamentale. Poi considera l’esperienza dei lavoratori e il mix tra remoto, presenza e autonomi su come si compongono i team.

Magari non vuoi un team completamente remoto se fai consulenza. Devi anche pensare ai percorsi di carriera. Non credo esista una risposta unica: se decido di non venire mai in ufficio, ho la stessa crescita di chi viaggia ogni giorno? È una decisione da prendere a livello HR e policy. Ci sono aziende che hanno scelto strade diverse.

Parti dai clienti, passa alla crescita del personale.

L’obiettivo è ottenere il meglio dalle persone, comunque sia. I percorsi di carriera potrebbero cambiare, in base a questo. Poi, guardando davvero all’ottimizzazione della forza lavoro, considerare redditività, flessibilità, costi fissi.

E qui il discorso si fa lungo, ma in sintesi è un mix tra dipendenti e le loro competenze, lavoratori da crescere che magari diventeranno partner domani, e autonomi che danno flessibilità sulle competenze.

Io sono appassionata della “staffing basato sulle competenze” e dell’agilità che questa porta in azienda nei confronti del mercato e dei clienti, variabile.

Quindi direi che questi sono i tre elementi fondamentali per ottimizzare la forza lavoro.

Infine, bisogna assicurarsi che i leader siano pronti a guidare nel futuro, non secondo i modelli del passato. E penso siano persone molto diverse, con skill e caratteristiche di autenticità e compassione diverse rispetto a ieri.

David Rice: Prima di chiudere, ti do la possibilità di raccontare dove trovarti e come connettersi con te.

Audra Nichols: Va bene. Partiamo da LinkedIn, ovvio. Sono su LinkedIn. Non ero molto social. Non avevo Instagram fino a quest’anno.

Ora invece sono una fan di LinkedIn, molto attiva. Ogni mercoledì pubblico una citazione tratta da personaggi famosi o meno. Una era di “Alla Ricerca di Nemo”, un’altra Dr. Seuss. Sono citazioni brevi e ci aggiungo un commento personale, che scrivo io senza ghostwriter né ChatGPT. Lo scrivo secondo ciò che è importante per me. Se vuoi conoscermi, basta leggere le ultime settimane delle mie citazioni.

Pubblico anche un articolo ogni 4-6 settimane, tipicamente sui temi della leadership e cerco di inserire esperienze personali.

Sono anche membro di Chief. Da circa un anno e mezzo faccio parte del gruppo C-suite di Chief. Ci incontriamo ogni mese e quelle executive donne, che non ho mai conosciuto di persona, mi arricchiscono e fanno crescere molto. Se sei in Chief, sono attiva lì.

E infine, ho l’onore da quest’autunno di essere nel board della Consulting Magazine, che fa ottime iniziative per consulenza e servizi professionali. Credo sia l’11 aprile la serata Rising Stars a Chicago.

Ci sarò. Faremo un talk su come rendere la propria carriera a prova di futuro. Mi sono proposta come relatrice. Poi c’è anche una premiazione in tecnologia e consulenza a Dallas, mi pare a maggio. Partecipo volentieri a questi eventi in qualità di board member.

Mi piace essere parte di questo settore dopo 25 anni. E trovo che dall’incontro con chi è in questo campo da 10 anni imparo spesso più io di quanto insegno loro. Ecco dove potete trovarmi.

David Rice: Bene. Abbiamo una piccola tradizione: alla fine del podcast ti do la possibilità di farmi una domanda. Puoi chiedermi quello che vuoi.

Audra Nichols: Una sola o due?

David Rice: Partiamo da una.

Audra Nichols: So che vieni dall’area di Tampa e hai studiato alla USF. Io vivo a Sarasota, Florida, appena a sud. Entrambe sul Golfo del Messico. Ti manca il Golfo del Messico? Ti manca l’acqua, l’oceano, gli uragani?

David Rice: Per chiarezza, ora vivo ad Atlanta, Georgia. No, dico sempre che per 34 anni ho sofferto il caldo.

Ora sono felice di avere solo un paio di mesi di caldo l’anno. Le nostre estati qui sono quasi calde quanto in Florida, ma oggi, ad esempio, ho lasciato il rubinetto gocciolare e c’era uno stalattite lungo quasi mezzo metro di ghiaccio. Divertente, è davvero diverso.

Non mi manca il mare. Ho avuto il mio tempo di spiaggia e sole e ora non mi manca. Soprattutto d’estate, il golfo è una vasca da bagno ormai, arriva a 32 gradi, quindi non è nemmeno rinfrescante.

Audra Nichols: È invivibile. Mio padre è venuto per un evento a luglio scorso. È cresciuto nello stato di New York, ama la neve. Quando è atterrato mi ha mandato un messaggio con scritto: “Questo posto non è abitabile dagli umani in questa stagione.” Davvero notevole. Ok, domanda business: sei stato giornalista e scrittore tutta la vita. Ti è mai capitato che scrivere fosse difficile?

Io mi considero brava a scrivere, ma quando guardo chi lo fa di professione… Devono scrivere a comando. Ci riesci sempre o hai rituali particolari per entrare nel mood?

David Rice: Se devi scrivere con una scadenza imminente, consiglio tornare all’essenziale e arrivare al punto. È la cosa più facile. Spesso si tende a voler essere troppo poetici o brillanti con il linguaggio, soprattutto contro il tempo.

Se hai una deadline, butta giù i fatti e raffina dopo. Metti subito la storia su carta, digitale ovviamente, e poi vedi dove vuoi andare. Ti dà la direzione una volta che prendi ritmo.

A volte fatico anch’io, soprattutto con poca pressione. In realtà è più facile scrivere quando c’è pressione. Senza scadenza chiara, su temi complessi, può essere duro.

Il mio consiglio: se non fosse difficile, non varrebbe la pena. Cresci come autore affrontando argomenti sempre più complicati.

Devi saper esprimere idee complesse in modo comprensibile a molti. Questo richiede pazienza: lascia fluire le idee, poi edita.

Audra Nichols: Ottimo consiglio, lo seguirò. L’articolo sulla leadership che devo pubblicare non è venuto facile, avrebbe dovuto uscire questa settimana, sarà la prossima. Ora resterò sui fatti che voglio toccare, così lo finirò velocemente nel weekend.

Grazie.

David Rice: È facile vagare, voler toccare mille temi, ma bisogna restare concentrati, e casomai scrivere altro in futuro. Ad esempio, ho scritto un pezzo sull’AI e mi sono trovato a voler scrivere un secondo articolo solo su cosa succede quando cadi nella tana del coniglio della ricerca AI. Ho scoperto cose incredibili e sconvolgenti, ma quello è un altro articolo. Bisogna restare fedeli al focus iniziale.

Bene, Audra, grazie per essere stata con noi oggi. Ho apprezzato molto. E grazie per le domande.

Audra Nichols: Grazie a te. È stato un piacere.

David Rice: Ascoltatori, se volete restare aggiornati su tutto quanto riguarda HR, nomadismo digitale, ritorno in ufficio e altro ancora, andate su peoplemanagingpeople.com/subscribe e iscrivetevi alla newsletter.

E fino alla prossima, leggete una delle citazioni ispiratrici di Audra, postate qualcosa di positivo su LinkedIn. A presto.