Spazi di Ufficio Dinamici per una Forza Lavoro Moderna

Leggi la Trascrizione:

Stiamo sperimentando la trascrizione dei nostri podcast tramite un programma software. Per favore, perdonate eventuali errori di battitura: il bot non è corretto al 100% delle volte.

David Rice: Aziende di tutto il mondo stanno affrontando la questione se riportare o meno i dipendenti in ufficio. Molte hanno deciso almeno per un ritorno parziale in presenza, ma con poco entusiasmo da parte dei dipendenti, molti dei quali non sentivano la mancanza del pendolarismo e apprezzavano invece l’autonomia e la flessibilità del lavoro da casa. Allora, come possono le aziende rivitalizzare i propri spazi di ufficio per invogliare le persone a tornare? Come possono progettare per le attività che molti leader sentono mancare nei luoghi di lavoro remoti post-pandemia?

Benvenuti al Podcast People Managing People. Siamo in missione per costruire un mondo del lavoro migliore e aiutarti a creare luoghi di lavoro felici, sani e produttivi. Sono il vostro host, David Rice.

Oggi la mia ospite è Rebecca Swanner. È Leader nella Progettazione di Spazi di Lavoro presso HED. Parleremo di come progettare gli spazi di ufficio per una forza lavoro post-pandemica e migliorare l’esperienza lavorativa in presenza.

Quindi Rebecca, benvenuta!

Rebecca Swanner: Grazie per avermi invitata, sono felice di essere qui.

David Rice: La prima cosa che voglio chiederti riguarda i cosiddetti obblighi di ritorno in ufficio, giusto? Perché è qualcosa su cui ci siamo concentrati molto nell’ultimo anno. Abbiamo visto delle tendenze strane mentre i datori di lavoro provano ad imporlo.

Penso che sia centrale quando riflettiamo su la progettazione degli spazi di ufficio, giusto? I lavoratori dell’economia della conoscenza ormai non hanno più bisogno di essere legati a una scrivania ogni giorno. Ora si aspettano flessibilità, ma è bene ricordare che gli spazi di ufficio hanno ancora una loro funzione e possono essere luoghi in cui le persone vogliono andare.

Cosa pensi che molte aziende sbaglino nelle loro politiche a riguardo? Dove dovrebbe cambiare la mentalità?

Rebecca Swanner: Secondo me, il principale errore è ragionare con un approccio uguale per tutti. Personalmente, faccio parte di una grande organizzazione nazionale e le nostre politiche per il ritorno in presenza sono diverse tra i vari uffici.

Le imposizioni valide per tutti non funzionano. Non sono flessibili. Una cosa che abbiamo imparato uscendo dalla pandemia è che bisogna riportare la persona e l’umanità al centro del luogo di lavoro. Questo vuol dire trattare ogni caso in modo diverso e analizzare il tipo di lavoro svolto anche dai vari dipartimenti in presenza.

E questo può influenzare la politica specifica di rientro in ufficio. Il più grande errore che un’azienda possa compiere è giudicare un dipendente in base alla presenza in sede invece che alla produttività. Alla fine della giornata, come datori di lavoro, non dovrebbe interessarvi per quanti minuti una persona è seduta alla sedia.

Ciò che conta è il risultato finale e la capacità di svolgere il proprio lavoro mantenendo una buona salute mentale, che permette di dare il meglio. Dovrebbe essere questo il centro. Quindi il vero cambio di mentalità è rivedere come quantifichiamo queste cose e su cosa ci focalizziamo quando misuriamo: cioè, misurare i risultati.

David Rice: Mi incuriosisce, perché molti lavoratori hanno opposto resistenza o cambiato lavoro cercando più flessibilità. Quando ci siamo sentiti mi hai detto che bisognerebbe ispirare, non obbligare, le persone a tornare. Ma ci sono dei profili che forse dovrebbero essere più presenti fisicamente?

Per esempio, parlavo con un esperto che diceva che magari i dipendenti più giovani hanno bisogno di maggiore affiancamento e gestione diretta, oppure i nuovi assunti durante il periodo di prova. Credi che ci siano persone nelle organizzazioni che vadano richieste in ufficio in parte?

Rebecca Swanner: Secondo le ricerche recenti, anche se è una media generale, il lavoratore medio dovrebbe essere in ufficio circa il 60% del tempo. Questo è il numero magico che emerge, ma non vale per ogni settore. Come regola generale. Su quali gruppi dovrebbero essere più in ufficio?

Ancora una volta, bisogna conoscere la propria forza lavoro e capire cosa ha senso per loro. Non ha senso costringere qualcuno a stare 40 ore in ufficio per fare inserimento dati da solo senza interazione con gli altri.

Mentre ci può essere chi viene solo due giorni la settimana in sede ma in quei giorni ha esperienze arricchenti: collabora col team, riceve mentoring oppure offre mentoring. Quindi occorre sempre un approccio umano.

Se un dipendente percepisce in modo chiaro e umano dal datore di lavoro il messaggio "voglio darti la flessibilità che ti serve, voglio che tu abbia un buon equilibrio vita-lavoro." Che il focus è il benessere generale, ma si lavora insieme; siamo una squadra. E la ricerca mostra che serve un po' di tempo in presenza per essere efficaci.

Qual è il giusto equilibrio? Occorre lavorarci anche con il team HR e può cambiare tra sedi e regioni. Uno dei grossi ostacoli al ritorno sono i tempi di percorrenza. Se l’ufficio è in centro città e ci si impiega un’ora e mezza, più 25 dollari di parcheggio e altri ostacoli, magari basta venire solo due giorni. In aree suburbane, dove le persone stanno a 15 minuti dall’ufficio, magari accettano di venire anche quattro giorni. Quindi l’importanza è evitare regole che vanno bene per tutti. È questo il punto fondamentale.

David Rice: Hai citato la collaborazione. So che molti datori di lavoro la cercano promuovendo il ritorno. Ne abbiamo parlato, e mi hai accennato al design per attività. Hai esempi preferiti? Come possono le organizzazioni adottare il design thinking negli spazi fisici?

Rebecca Swanner: Il bello del design per attività sta tutto nella scelta e nella libertà. Offrire flessibilità su che giorni venire in sede, come utilizzare gli spazi in ufficio quando si è presenti, è un grande vantaggio apprezzato davvero dalle persone.

Sta nella potenza di dare a ciascuno il potere di decidere come rendere al meglio. Se qualcuno vuole introdurre questo approccio, è fondamentale non progettare lo spazio unico per ogni attività.

Invece di avere solo postazioni assegnate dove ognuno fa ogni compito, è importante che ciascuno possa scegliere dove lavorare. Se arriva e deve risolvere un problema con il team, magari si sposta in un’area tipo salotto con tavolini e lavagne. Se deve fare chiamate, può entrare in una phone booth isolata acusticamente, persino per call su Zoom. Ci sono mille spazi diversi.

Quando abbiamo parlato, hai chiesto come preparare e dotare i dipendenti per questi nuovi ambienti. Credo che il team HR giochi un ruolo, ma anche lo spazio stesso va progettato in modo didattico e intuitivo. Quando entri in uno Starbucks, percepisci subito come usare lo spazio:

Senti il caffè, ascolti musica, vedi la gente lavorare con le cuffie: sono tutti segnali. Capisci che è un luogo dove non si chiacchiera tanto ma si può lavorare in autonomia, chiamare al telefono, sfruttare il brusio di sottofondo.

Quindi: che segnali architettonici possiamo inserire perché sia chiaro quali spazi sono silenziosi, quali vivaci, e come separarli?

David Rice: È interessante, hai menzionato le aree living e ripensando a 5-6 anni fa c’era un trend di poltrone a sacco, tavoli da ping-pong, giochi, quasi gamification degli spazi. Vedi che le tendenze stanno cambiando? Cosa apprezzano davvero oggi i lavoratori riguardo agli spazi?

Rebecca Swanner: Sì. Credo sia importante offrire molti tipi diversi di spazi: dalle zone private a quelle condivise, grandi ambienti, privacy acustica… ci vuole parecchia varietà.

Dal punto di vista dei servizi, vedo che molte amenities particolari o di grandi dimensioni ora vengono realizzate più a livello di edificio, dal proprietario, e meno dal singolo inquilino.

Ad esempio, una sala giochi molto grande o una palestra non sono più dentro ogni singolo ufficio. Se un’azienda vuole un’ampia sala training ma la userebbe solo una volta al mese, invece di pagarla, chiede al proprietario se nell’edificio c’è una sala formazione da usare all’occorrenza.

Così le aziende possono godere di spazi più vari senza doverli costruire tutti internamente. Perché gli spazi non sono flessibili all’infinito: ci sono forme specifiche per compiti specifici che funzionano meglio.

Non è come l’Ispettore Gadget, che schiaccia un bottone e cambiano luci, scende la tapparella, compare l’acquario gigante e tutti in costume. No, la flessibilità ha limiti reali e la progettazione deve essere realistica.

David Rice: C’è una componente psicologica per creare spazi dove la gente vuole andare? Cosa rende uno spazio di lavoro davvero accogliente e versatile? Cosa si vuole ottenere dal punto di vista psicologico?

Rebecca Swanner: Sì, e interessante che tu menzioni la fase “giovanile” degli spazi perché adesso stiamo vedendo un ritorno a concept più orientati all’ospitalità. L’idea è che, entrando nello spazio, ogni tua esigenza sia soddisfatta, si avverte attenzione e cura da parte dell’azienda.

Il trend attuale è ispirato proprio all’hospitality: tante attenzioni per farti sentire a casa e che il brand si prenda cura di te.

Anche una delle nuove amenities che vedo emergere è il concierge, sia all’interno degli uffici sia in tutta la struttura. Quando entri, soprattutto se sei presente solo parte della settimana, c’è qualcuno che ti accoglie, ti orienta, ti aiuta se ti manca qualcosa (hai scordato il mouse perché sei solo tre giorni a settimana in sede?) e ti supporta col sorriso. Il concierge è una sorta di ambasciatore dello spazio e aiuta le persone a conoscerlo e sfruttarne le risorse.

Questo ruolo non ricade solo sull’HR o il facility management. La responsabilità sta nella leadership e il modo migliore è dare l’esempio. Se volete spingere l’uso del work café, il capo dovrebbe andarci, lavorarci col laptop, far vedere che la produttività non è legata al posto fisso, così anche i collaboratori si sentono liberi di farlo.

Cambiando postura e posizione: coi desk regolabili alcuni stanno sempre in piedi, ma il senso è alternare. Ci sono anche app che ogni 20 minuti ricordano di sedersi o alzarsi. Il design per attività promuove questo cambiamento di postura, il movimento nello spazio, rompendo la sedentarietà dell’ascensore a favore delle scale.

Cambiare spazio a seconda del compito è salutare e utile.

David Rice: Hai appena parlato di cambiare attività e questa è la mia prossima domanda. Ci sono compiti che, secondo te, sono meglio svolti in ufficio? Molti preferiscono alcune attività da remoto. Quali invece si svolgono meglio di persona?

Rebecca Swanner: Concordo pienamente. Alcuni compiti sono più adatti all’ufficio: la collaborazione, le riunioni, l’innovazione creativa di gruppo sono chiaramente superiori dal vivo.

Se una persona viene solo per lavorare da sola a testa bassa, forse non ha molto senso. Fatta eccezione per casi particolari: il giovane stagista che vive in un micro appartamento con molte persone e animali, per esempio, rende sicuramente meglio in ufficio per concentrarsi.

In genere però la collaborazione in presenza resta superiore. E credo che questo cambierà in futuro, perché oggi la collaborazione remota è difficile solo perché la tecnologia non è ancora abbastanza fluida, ma si sta evolvendo perché la richiesta c’è.

David Rice: Dal punto di vista della gestione del cambiamento, l’HR è spesso molto coinvolto. Quali consigli daresti a HR o persone che devono motivare i dipendenti a tornare e sfruttare gli spazi di ufficio?

Come rendere migliore questa esperienza?

Rebecca Swanner: Coinvolgere i dipendenti è fondamentale. Basta spesso dare voce alle loro opinioni per aumentare il coinvolgimento e trasformarli in promotori del cambiamento, che poi contagiano tutto il team con entusiasmo.

Basta coinvolgere una buona parte dell’organizzazione perché l’effetto motivazione si diffonda in modo capillare.

Noi come azienda facciamo molte strategie del workplace e survey con i clienti prima di progettare. Se fai le survey devi accettare le risposte, anche se non sai quali saranno e potrebbero non alimentare la tua agenda.

Questa è la chiave: conosciamo le domande ma non le risposte, e dobbiamo essere pronti ad accettarle davvero. Anche se non sono quelle che speravamo.

Perché alla fine la domanda non è cosa ti aspetti sulle presenze ma cosa è meglio per l’azienda. Può sembrare disumano ma non lo è: perché quando una persona si sente supportata, apprezzata, ascoltata e in equilibrio, lavora al meglio e porta risultati positivi. Tutto si incastra come in un ecosistema che muove l’azienda nella giusta direzione.

David Rice: Prima di chiudere, volevo darti occasione di dire dove si può trovare più su di te e collegarsi con te.

Rebecca Swanner: Sì, guido la progettazione di spazi di lavoro qui a Los Angeles per HED.

Siamo una realtà nazionale di progettazione, interni, architettura e ingegneria. Il nostro sito è hed.design e mi fa sempre piacere chiacchierare: potete scrivermi su LinkedIn Rebecca Swanner. Swanner come il cigno.

David Rice: E l’altra cosa: abbiamo una tradizione qui sul podcast, puoi farmi una domanda. Passo a te la parola, chiedimi tutto ciò che vuoi.

Rebecca Swanner: Ok, adoro questa domanda, ci penso spesso: se potessi avere un superpotere solo per te, quale sceglieresti e perché?

David Rice: È divertente, non ci ho mai pensato molto, ma probabilmente vorrei prevedere il futuro, così da poter pianificare meglio.

Rebecca Swanner: No, io vorrei tornare indietro nel tempo per rivivere momenti o dire e non dire certe cose. Interessante, siamo l’opposto.

David Rice: Sì, avere il potere di tornare nel tempo mi preoccuperebbe: temo che smetterei di apprezzare le cose, sapendo di poter sempre tornare indietro e rifarle. Un po’ come quando ho smesso di godermi la TV in diretta perché puoi sempre rivedere tutto con Youtube TV...

Quindi poi faccio solo avanti veloce durante la pubblicità.

Rebecca Swanner: Sì.

David Rice: Grazie mille per essere stata con noi oggi Rebecca, davvero ti ringrazio per il tuo tempo.

Rebecca Swanner: Grazie a voi, è stato un piacere.

David Rice: E a voi ascoltatori: se volete restare aggiornati su tutto ciò che riguarda il ritorno in ufficio, la progettazione degli spazi, le risorse umane, l’organizzazione delle persone, visitate peoplemanagingpeople.com/subscribe e iscrivetevi alla nostra newsletter.

E fino alla prossima volta: se siete al Nord, costruite un pupazzo di neve, godetevi il freddo, bevete una cioccolata calda. A presto!