Come assumere dipendenti: una guida completa

Prima di assumere dipendenti

1. Preparazione legale e amministrativa

Prima di poter assumere qualcuno, devi innanzitutto verificare alcuni aspetti legali. Sebbene consigliamo di consultare un professionista legale, probabilmente dovrai completare i seguenti requisiti:

1.1 Registrazione fiscale

Sapevi che sarebbe arrivato questo momento! Naturalmente, per assumere legalmente qualcuno devi compilare i moduli necessari per pagare le imposte federali e statali allo Zio Sam.

Moduli federali (obbligatori per tutte le aziende statunitensi):

1. Modulo SS-4:
   • Scopo: richiedere un EIN (numero di identificazione del datore di lavoro) tramite l'IRS.
   • Dove presentarlo: sito web dell'IRS.
2. Modulo 940:
   • Scopo: dichiarare e pagare l'imposta federale sulla disoccupazione (FUTA).
   • Frequenza: annuale.
3. Modulo 941:
   • Scopo: dichiarare le ritenute relative all'imposta federale sul reddito, alla previdenza sociale e a Medicare.
   • Frequenza: trimestrale.
4. Modulo W-2:
   • Scopo: dichiarare gli stipendi pagati e le imposte trattenute ai dipendenti.
   • Frequenza: annuale (presentato ai dipendenti e all'IRS).
5. Modulo 1099-NEC (se applicabile):
   • Scopo: dichiarare i pagamenti effettuati a contraenti indipendenti.
   • Frequenza: annuale.

Moduli fiscali statali (variano a seconda dello Stato):

1. Moduli di registrazione delle imposte statali sulle buste paga:
   • Scopo: registrarsi per i conti relativi alle ritenute dell'imposta statale sul reddito.
   • Dove presentarli: sito web del Dipartimento delle entrate o dell'ufficio tributario del tuo Stato.
2. Registrazione all'assicurazione statale contro la disoccupazione (SUI):
   • Scopo: registrarsi per pagare le imposte sull'assicurazione contro la disoccupazione.
   • Dove presentarla: sito web del dipartimento statale per la forza lavoro o del lavoro.
3. Registrazione all'assicurazione statale per l'invalidità (SDI) (se richiesta):
   • Stati coinvolti: California, New York, New Jersey, Rhode Island, Hawaii.
4. Modulo di segnalazione delle nuove assunzioni:
   • Scopo: segnalare i dipendenti appena assunti al registro delle nuove assunzioni del tuo Stato.
   • Dove presentarlo: sito web dell'ufficio statale per il mantenimento dei figli o del lavoro.
5. Moduli per le imposte locali e le licenze commerciali:
   • Scopo: registrarsi per gli obblighi relativi alle imposte locali sulle buste paga o alle imposte aziendali, se applicabile.

1.2. Impostare il sistema delle buste paga

I dipendenti non resteranno a lungo se non li paghi. Impostare il sistema delle buste paga implica creare un processo per calcolare e pagare gli stipendi dei dipendenti, garantendo al contempo la conformità alle leggi fiscali federali, statali e locali. 

Ti consigliamo di scegliere un fornitore di servizi per la gestione delle buste paga o di utilizzare un software per la gestione delle buste paga per automatizzare i calcoli, le dichiarazioni fiscali e i versamenti diretti.

1.3 Comprendere le leggi sul lavoro

Acquisisci familiarità con le leggi sul lavoro a livello federale, statale e locale. Queste leggi riguardano aspetti come il salario minimo, la retribuzione degli straordinari, le politiche antidiscriminazione, gli standard di sicurezza sul lavoro e le certificazioni o verifiche dei precedenti richieste per il tuo settore.

Tra le fonti migliori per trovare informazioni ci sono i siti ufficiali come il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti (DOL), la Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC) e il dipartimento del lavoro del tuo stato.

1.4 Ottenere un’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro

L’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro copre le spese mediche e la perdita di salario dei dipendenti in caso di infortuni o malattie legati al lavoro.

Nella maggior parte degli stati, le aziende con dipendenti sono tenute a sottoscrivere questa assicurazione (sebbene i requisiti varino considerevolmente) e la mancata copertura può comportare multe significative e conseguenze legali.

Contatta un fornitore di assicurazioni autorizzato nel tuo stato per confrontare polizze e premi.

1.5 Preparare i contratti di lavoro

Redigi contratti di lavoro o lettere di offerta che descrivano chiaramente i ruoli, la retribuzione, i benefici e le politiche aziendali.

Sebbene non siano obbligatori per la maggior parte dei lavori, gli accordi di lavoro possono aiutare a definire le aspettative e ridurre la probabilità di controversie.

Tra gli aspetti da includere ci sono, se pertinenti, le clausole relative alla riservatezza, alla proprietà intellettuale e alle condizioni di cessazione del rapporto di lavoro.

Prendi in considerazione l’utilizzo di modelli legali o la collaborazione con un avvocato per garantire la conformità alle leggi statali e federali sul lavoro.

2. Preparazione finanziaria

2.1 Stabilire il budget per stipendi e benefici

Per definire il budget per stipendi e benefici, inizia ricercando le retribuzioni standard del settore per ciascun ruolo in base all’esperienza e alla località, utilizzando strumenti come l’Ufficio di statistica del lavoro (BLS) o siti di ricerca di lavoro come Glassdoor.

Aggiungi i costi obbligatori a carico del datore di lavoro, come le imposte sui salari (previdenza sociale, Medicare e assicurazione contro la disoccupazione) e benefici come l’assicurazione sanitaria, i contributi pensionistici e i permessi retribuiti.

2.2 Attivare i benefici per i dipendenti

Per attivare i benefici per i dipendenti, individua quelli obbligatori previsti dalla legge, come l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, l’assicurazione contro la disoccupazione e i contributi previdenziali.

Successivamente, valuta quali benefici volontari offrire, come l’assicurazione sanitaria, i piani pensionistici, i permessi retribuiti e i programmi di benessere, in base agli standard del settore nella tua località o nelle tue località e al tuo budget.

Collabora con fornitori di benefici affidabili, con una solida esperienza nel servire aziende del tuo settore o delle dimensioni della tua azienda.

Un altro aspetto da valutare è da quanto tempo operano e se sono specializzati in specifici tipi di benefici, come assicurazione sanitaria, piani pensionistici o programmi di benessere.

3. Politiche e procedure

3.1 Sviluppare un manuale per i dipendenti

Crea un manuale per i dipendenti che descriva le politiche aziendali, le aspettative sul luogo di lavoro, i diritti dei dipendenti e procedure come quelle relative a presenze, condotta e permessi. Includi politiche legali come quelle contro la discriminazione, sulla prevenzione delle molestie e sulle linee guida per la sicurezza sul lavoro.

È importante che il manuale sia chiaro, conciso e accessibile, aggiornandolo regolarmente con il cambiamento delle politiche: Slite, Notion o altri strumenti specifici per i manuali dei dipendenti sono perfetti a questo scopo.

Se la tua azienda deve gestire numerose politiche per i dipendenti, valuta la possibilità di creare un manuale per i nuovi dipendenti separato, per evitare un sovraccarico di informazioni durante il primo giorno del processo di inserimento.

3.2 Stabilire gli standard di sicurezza sul lavoro

Assicurati che il tuo luogo di lavoro rispetti le normative di sicurezza stabilite dall’OSHA o dalle autorità specifiche del settore. 

Conduci valutazioni della sicurezza, fornisci i dispositivi di protezione necessari, crea procedure di risposta alle emergenze e forma regolarmente i dipendenti sui protocolli di sicurezza, documentando la conformità per evitare potenziali violazioni.

4. Preparazione al reclutamento e all'inserimento

4.1 Crea una descrizione del lavoro

Scrivi una descrizione dettagliata del lavoro che definisca chiaramente le responsabilità del ruolo (e il contributo che daranno al successo dell'organizzazione), le qualifiche, le competenze richieste e i risultati attesi.

Assicurati di utilizzare un linguaggio chiaro, orientato all'azione e imparziale per attirare i candidati giusti e stabilire aspettative chiare fin dall'inizio. 

Scopri di più su come elaborare descrizioni del lavoro efficaci nell'eccellente articolo di Mariya Hristova su come scrivere una descrizione del lavoro.

4.2 Progetta un processo di assunzione

Inizia a sviluppare un processo di assunzione strutturato che includa la creazione di annunci di lavoro, lo screening dei curriculum, lo svolgimento dei colloqui e la somministrazione di valutazioni delle competenze.

Definisci criteri di assunzione chiari, decidi quali membri del team saranno coinvolti nel processo di selezione e standardizza i metodi di valutazione per garantire coerenza, equità e conformità alle leggi sul lavoro.

Dovrai inoltre valutare l'opportunità di creare un processo di assunzione adatto al lavoro da remoto.

Processo di assunzione

5.1 Ricerca dei candidati

La ricerca dei candidati consiste nell'individuare potenziali assunti attraverso il marketing del reclutamento e strategie di ricerca attiva. 

Il marketing del reclutamento comprende la promozione del tuo marchio come datore di lavoro attraverso bacheche di annunci di lavoro, social media e il sito web della tua azienda, nonché la pubblicazione di aggiornamenti regolari, come testimonianze dei dipendenti e video aziendali, per mostrare il valore della tua organizzazione come potenziale datore di lavoro.

La ricerca attiva consiste nel cercare direttamente i candidati attraverso la tua rete, eventuali segnalazioni dei dipendenti, LinkedIn, forum professionali e siti di annunci di lavoro specifici del settore.

 5.2 Seleziona i candidati

Il processo di selezione dei candidati inizia con la revisione dei curriculum e delle candidature per valutare l'esperienza lavorativa, le competenze e il percorso formativo dei candidati. 

I moderni sistemi di gestione delle candidature possono contribuire ad automatizzare questa fase filtrando i curriculum e assegnando loro un punteggio in base a parole chiave o requisiti specifici del lavoro, ad esempio l'idoneità. 

Dopo la revisione iniziale, un breve colloquio telefonico o video consente ai responsabili delle assunzioni di valutare le capacità comunicative, la disponibilità e l'interesse dei candidati per il ruolo.

Durante questa conversazione, chiarisci le aspettative relative al lavoro e assicurati che il candidato comprenda i valori dell'azienda.

Segue la definizione della rosa dei candidati, che vengono classificati in base alle qualifiche e agli esiti della selezione. Questa fase restringe il gruppo ai candidati più adatti a un'ulteriore valutazione.

5.3 Svolgimento dei colloqui

Lo svolgimento dei colloqui consiste nell'incontrare i candidati selezionati per valutarne le qualifiche, le competenze e l'idoneità alla cultura aziendale. 

Un colloquio ben strutturato include domande mirate alle capacità tecniche, alle capacità di risoluzione dei problemi e ai tratti comportamentali.

Le domande comportamentali da colloquio possono essere utili per comprendere come un candidato abbia applicato le proprie competenze e gestito situazioni reali: un forte indicatore del suo comportamento futuro in scenari simili e del modo in cui lavorerebbe all'interno della tua organizzazione.

I colloqui possono essere condotti individualmente, virtualmente o nell'ambito di un colloquio di gruppo, coinvolgendo membri chiave del team e responsabili delle decisioni.

Per mantenere l'equità, i valutatori dovrebbero utilizzare un sistema di punteggio o un modulo di feedback standardizzato. In questo modo ogni candidato viene giudicato in base agli stessi criteri, favorendo un processo di selezione obiettivo e inclusivo.

Per saperne di più, leggi l'eccellente articolo di Hristova su come condurre un colloquio.

5.4 Fai un'offerta

Hai trovato una corrispondenza, ora arriva la fase leggermente snervante in cui devi fare loro un'offerta. Come sottolinea Hristova nel suo eccellente articolo su come fare un'offerta di lavoro, è meglio chiamare prima la persona per informarla, prima di inviarle una lettera formale con il  titolo del ruolo, lo stipendio, la data di inizio, i benefit, le condizioni di impiego, ecc.

Ti consiglio vivamente di leggere l'articolo di Hristova, che ti aiuterà ad affrontare questa fase cruciale e ad assumere un numero maggiore dei candidati che desideri.

5.5 Controlli dei precedenti e dell'idoneità

Prima di rendere ufficiale l'assunzione, effettua controlli sui precedenti e sull'idoneità per verificare le qualifiche del candidato e il suo status legale lavorativo.

La storia lavorativa e formativa dovrebbe essere confermata tramite registri ufficiali o affidabili servizi di verifica.

I controlli delle referenze forniscono informazioni sulle prestazioni lavorative passate, sull'etica professionale e sul carattere del candidato, contattando precedenti datori di lavoro o contatti professionali.

I controlli dell'idoneità legale includono la verifica del diritto al lavoro tramite il Modulo I-9 negli Stati Uniti o la verifica che siano disponibili i visti e i permessi appropriati.

Se sono richiesti controlli dei precedenti penali, assicurati di rispettare le leggi pertinenti e verifica che i controlli siano appropriati per il ruolo lavorativo (il software per il controllo dei precedenti o i servizi di test antidroga possono essere utili).

La trasparenza sul processo crea fiducia e garantisce che i candidati siano informati durante tutto il percorso.

Dopo aver assunto i dipendenti

6.1 Segnala le nuove assunzioni

Altra amministrazione, evviva! Ecco cosa tu e il nuovo dipendente dovete completare dal punto di vista legale:

Per il datore di lavoro (le tue responsabilità):

• Compila il Modulo I-9 (verifica dell'idoneità all'impiego):
  • Devi verificare l'identità del dipendente e la sua autorizzazione legale a lavorare negli Stati Uniti.
  • Esamina e conserva i documenti giustificativi, come passaporti o patenti di guida.
• Segnala la nuova assunzione al tuo Stato:
  • Registra il dipendente presso il Programma di segnalazione delle nuove assunzioni del tuo Stato entro 20 giorni dall'assunzione (o prima, a seconda del tuo Stato).
• Configura il sistema paghe:
  • Registrati per gli account fiscali federali e statali relativi alle paghe, se non l'hai già fatto.
• Ottieni un'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro:
  • Acquista questa assicurazione se richiesta dal tuo Stato, per coprire infortuni o malattie legati al lavoro.
• Esponi i poster obbligatori sul luogo di lavoro:
  • Affiggi gli avvisi federali e statali sulle leggi del lavoro in un luogo visibile, includendo informazioni sul salario minimo, sulla sicurezza sul lavoro e sulle politiche antidiscriminazione.
• Crea un fascicolo del dipendente:
  • Conserva un fascicolo riservato del dipendente, includendo i moduli compilati, le lettere d'offerta firmate e le registrazioni delle prestazioni.
• Fornisci i benefit richiesti (se applicabile):
  • Offri benefit come l'assicurazione sanitaria, i piani pensionistici e i congedi retribuiti, se richiesti dalla legge o dalla politica aziendale.

Per il dipendente (le sue responsabilità)

1. Completare il modulo W-4 (Certificato di ritenuta del dipendente):
   • Questo modulo determina l'importo dell'imposta federale sul reddito che deve essere trattenuto dalle loro buste paga.
2. Completare i moduli statali per la ritenuta fiscale (se applicabile):
   • A seconda dello Stato, i dipendenti potrebbero dover compilare moduli statali specifici per la ritenuta fiscale.
3. Fornire i documenti del modulo I-9:
   • Il dipendente deve fornire documenti validi che attestino la propria identità e l'autorizzazione a lavorare entro tre giorni dall'assunzione.
4. Iscriversi ai benefit (se offerti):
   • I dipendenti devono esaminare e sottoscrivere i benefit offerti dall'azienda, come l'assicurazione sanitaria, i piani pensionistici e i congedi retribuiti.
5. Firmare la lettera di offerta/il contratto di lavoro:
   • Se richiesto, devono accettare formalmente il ruolo firmando il contratto di lavoro o la lettera di offerta.
6. Prendere atto delle politiche aziendali:
   • I dipendenti devono firmare le prese d'atto delle principali politiche, come quelle contro le molestie, sulla riservatezza e sulla sicurezza sul lavoro, se applicabili.

6.2 Inserimento

L'inserimento comprende alcuni dei requisiti legali e amministrativi elencati sopra, ma riguarda soprattutto il garantire che il nuovo assunto inizi nel miglior modo possibile.

Ciò significa fornirgli gli strumenti, le conoscenze e il supporto necessari per avere successo. Gli elementi comuni includono la formazione specifica per il ruolo, le presentazioni ai membri del team e una panoramica della cultura, dei valori e delle aspettative aziendali. 

Un programma di inserimento ben strutturato migliora il coinvolgimento dei dipendenti, la soddisfazione sul lavoro e la fidelizzazione a lungo termine. Per saperne di più, leggi il nostro articolo sulla creazione di un programma di inserimento efficace per i primi 30-60-90 giorni.

Come assumere dipendenti: 5 buone pratiche

Le persone sono persone e fanno cose strane. Ciò che le motiva non è sempre chiaro e la vita accade.

Il reclutamento a ciclo completo efficace si basa su fiducia, trasparenza, organizzazione, determinazione e comunicazione.

Ecco alcune buone pratiche per aiutarti ad attrarre e fidelizzare i talenti di cui hai bisogno:

1. Creare una EVP 

La proposta di valore per i dipendenti (EVP) è un insieme di benefit e offerte distintivi che un datore di lavoro promette di fornire ai propri dipendenti in cambio delle loro competenze, professionalità e impegno.

È essenzialmente il valore che un'organizzazione offre ai propri dipendenti in cambio del loro contributo.

La EVP aiuta ad attrarre, fidelizzare e coinvolgere i talenti comunicando e promuovendo efficacemente ciò che rende l'organizzazione un luogo di lavoro desiderabile. Comprende vari elementi, tra cui:

• Scopo, visione e missione
• Valori dell'organizzazione
• Retribuzione complessiva
• Cultura
• Opportunità di sviluppo professionale
• Flessibilità
• Equilibrio tra vita privata e lavoro
• L'esperienza complessiva dei dipendenti. 

Per approfondire, consiglio l'ottima guida di Hristova su come creare una EVP.

2. Coltivare un forte marchio del datore di lavoro

Dopo aver creato la tua EVP, devi coltivare il tuo marchio come datore di lavoro.

In sostanza, il tuo marchio come datore di lavoro è la tua reputazione in quanto datore di lavoro. È il modo in cui ti presenti sui social, nelle descrizioni delle posizioni, nei colloqui e in tutto ciò che è rivolto ai candidati.

È anche il modo in cui ti comporti come azienda. Sei etico? I lavoratori sono trattati bene? Vivi secondo i tuoi valori?

Una citazione sul branding che mi è sempre rimasta impressa è di Warren Buffet: “Ci vogliono 20 anni per costruire una reputazione e cinque minuti per rovinarla. Se ci pensi, farai le cose in modo diverso.”

Per approfondire, consulta la guida di Mariya sul branding del datore di lavoro.

3. Utilizza un processo di colloquio strutturato

Abbiamo già sottolineato sopra l'importanza dei colloqui e lo ribadisco qui.

Costruire una struttura coerente per i colloqui è importante per garantire che tutti i candidati siano valutati in base agli stessi criteri. Questo contribuisce a creare un'esperienza coerente per i candidati e può aiutare a ridurre i pregiudizi e a rendere il processo più equo.

4. Sfrutta la tecnologia

All'inizio, probabilmente puoi cavartela con un semplice sistema di gestione dei dipendenti per aiutarti a costruire il tuo team. I sistemi di gestione dei dipendenti offrono già numerosi vantaggi.

Tuttavia, se le assunzioni aumentano, esistono alcuni strumenti utili per migliorare il processo per tutte le parti coinvolte e monitorare i KPI del recruiting, così da mantenere i tuoi sforzi allineati agli obiettivi aziendali.

Il re o la regina indiscussi dei software per il recruiting è il sistema di tracciamento dei candidati (ATS). Questi sistemi utilizzano strumenti di automazione del recruiting per aiutarti a pubblicare offerte di lavoro, programmare colloqui, monitorare e comunicare con i candidati durante tutto il processo di assunzione, esaminare i curriculum e interpretare i feedback.

5. Avvaliti di professionisti

Le assunzioni sono notoriamente complesse, soprattutto per quanto riguarda la ricerca dei candidati, quindi a volte è vantaggioso assumere o incaricare un professionista. A seconda del tuo budget per il recruiting, hai diverse opzioni:

• Costruire un team interno per il recruiting.
• Avvalerti di un'agenzia di recruiting specializzata, con un contratto a canone fisso o con pagamento alla consegna. Queste agenzie sono particolarmente utili per reclutare dirigenti o candidati difficili da trovare.
• Avvalerti di una organizzazione professionale dei datori di lavoro o di un datore di lavoro ufficiale. Queste soluzioni sono particolarmente utili per reclutare talenti al di fuori della tua giurisdizione di appartenenza.

Per saperne di più, consulta il nostro articolo su come assumere un recruiter, su come assumere un manager o su come assumere un assistente.

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Domande frequenti sull'assunzione dei dipendenti

Quali sono alcuni segnali che indicano che è arrivato il momento di assumere dipendenti?

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