Come Assumere Dipendenti: Guida Completa

Prima di assumere dipendenti

1. Preparazione legale e amministrativa

Prima di poter assumere qualcuno, ci sono alcuni adempimenti legali da rispettare. Sebbene consigliamo di consultare un avvocato, sarà probabilmente necessario completare i seguenti requisiti:

1.1 Registrazione fiscale

Sapevi che sarebbe arrivato questo momento! Ovviamente, per assumere legalmente qualcuno devi compilare i moduli necessari per pagare le tasse federali e statali dello zio Sam.

Moduli federali (obbligatori per tutte le aziende statunitensi):

1. Modulo SS-4:
   • Scopo: richiedere un EIN (Employer Identification Number) tramite l’IRS.
   • Dove inviare: sito web dell’IRS.
2. Modulo 940:
   • Scopo: dichiarare e pagare la tassa federale sulla disoccupazione (FUTA).
   • Frequenza: annuale.
3. Modulo 941:
   • Scopo: dichiarare le ritenute d’acconto federali, la Social Security e Medicare.
   • Frequenza: trimestrale.
4. Modulo W-2:
   • Scopo: dichiarare i salari versati e le tasse trattenute per i dipendenti.
   • Frequenza: annuale (da inviare ai dipendenti e all’IRS).
5. Modulo 1099-NEC (se applicabile):
   • Scopo: dichiarare i pagamenti effettuati a lavoratori autonomi (independent contractor).
   • Frequenza: annuale.

Moduli fiscali statali (variano a seconda dello stato):

1. Moduli di registrazione tassa salariale statale:
   • Scopo: iscriversi agli account di ritenuta d’acconto dell’imposta sul reddito statale.
   • Dove inviare: sito web del Dipartimento delle Entrate o delle Imposte del tuo stato.
2. Registrazione dell’assicurazione contro la disoccupazione statale (SUI):
   • Scopo: registrarsi per pagare le tasse sull’assicurazione contro la disoccupazione.
   • Dove inviare: sito web del Dipartimento del Lavoro o delle Forze Lavorative dello stato.
3. Registrazione dell’assicurazione per l’invalidità statale (SDI) (se richiesta):
   • Stati coinvolti: California, New York, New Jersey, Rhode Island, Hawaii.
4. Modulo segnalazione nuovi assunti:
   • Scopo: segnalare i nuovi dipendenti iscritti nel registro nuove assunzioni del tuo stato.
   • Dove inviare: sito web del Dipartimento per il Sostegno ai Minori o del Lavoro dello stato.
5. Moduli licenza d’affari e tasse locali:
   • Scopo: iscriversi ai requisiti fiscali o alle licenze commerciali locali se necessario.

1.2. Configurazione delle buste paga

I dipendenti non resteranno a lungo se non li paghi. La gestione delle buste paga comporta la creazione di un processo per calcolare e versare gli stipendi dei dipendenti assicurando la conformità alle leggi fiscali federali, statali e locali. 

Consigliamo di scegliere un fornitore di servizi di payroll o di utilizzare un software per le buste paga per automatizzare i calcoli, le dichiarazioni fiscali e i bonifici bancari diretti.

1.3 Comprendi le leggi sul lavoro

Prendi familiarità con le leggi sul lavoro a livello federale, statale e locale. Queste leggi riguardano aree come salario minimo, pagamento degli straordinari, politiche antidiscriminazione, standard di sicurezza sul posto di lavoro e certificazioni o controlli sui precedenti richiesti per il tuo settore.

Buone fonti di informazioni includono siti ufficiali come il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti (DOL), la Commissione per le Pari Opportunità di Lavoro (EEOC) e il dipartimento del lavoro del tuo stato.

1.4 Ottieni un’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro

L’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro copre le spese mediche e la perdita di salario dei dipendenti in caso di infortuni o malattie legate al lavoro.

Nella maggior parte degli stati, le aziende con dipendenti sono obbligate a stipulare questa assicurazione (anche se i requisiti variano notevolmente) e la mancata copertura può comportare multe significative e conseguenze legali.

Contatta un fornitore di assicurazioni autorizzato nel tuo stato per confrontare le polizze e i premi.

1.5 Prepara i contratti di lavoro

Redigi contratti di lavoro o lettere di offerta che delineano chiaramente ruoli, compensi, benefici e politiche aziendali.

Anche se non sono obbligatori per la maggior parte dei lavori, i contratti di lavoro possono aiutare a definire le aspettative e ridurre la probabilità di controversie.

Elementi da includere sono termini relativi alla riservatezza, alla proprietà intellettuale e alle condizioni di risoluzione se rilevanti.

Valuta la possibilità di utilizzare modelli legali o di rivolgerti a un avvocato per garantire la conformità alle leggi sul lavoro statali e federali.

2. Preparazione finanziaria

2.1 Stabilisci il budget per stipendi e benefit

Per calcolare il budget di stipendi e benefit, inizia ricercando le retribuzioni standard di settore per ciascun ruolo, in base all’esperienza e alla posizione geografica, utilizzando strumenti come il Bureau of Labor Statistics (BLS) o siti di lavoro come Glassdoor.

Aggiungi i costi obbligatori per il datore di lavoro, quali tasse sul libro paga (Social Security, Medicare e assicurazione contro la disoccupazione) e benefit come l’assicurazione sanitaria, contributi pensionistici e ferie retribuite.

2.2 Prepara i benefit per i dipendenti

Per predisporre i benefit per i dipendenti, identifica i benefit obbligatori previsti dalla legge, come assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, assicurazione contro la disoccupazione e contributi per la previdenza sociale.

Successivamente, valuta quali benefit volontari offrire, come l’assicurazione sanitaria, i piani pensionistici, le ferie retribuite e i programmi di benessere in base agli standard di settore nella tua area e al tuo budget.

Collabora con fornitori di benefit affidabili e con una solida esperienza nel supportare aziende del tuo settore o dimensione.

Un altro aspetto da valutare è da quanto tempo il fornitore opera, e se è specializzato in tipi specifici di benefit come assicurazione sanitaria, piani pensionistici o programmi di benessere.

3. Politiche e procedure

3.1 Redigi un manuale per i dipendenti

Crea un manuale per i dipendenti che descriva le politiche aziendali, le aspettative sul posto di lavoro, i diritti dei dipendenti e le procedure come presenza, condotta e congedi. Includi politiche legali come antidiscriminazione, prevenzione delle molestie e linee guida sulla sicurezza sul posto di lavoro.

È importante che il manuale sia chiaro, conciso e accessibile, aggiornandolo regolarmente in base ai cambiamenti delle politiche—Slite, Notion o altri strumenti dedicati per il manuale dei dipendenti sono ideali per questo scopo.

Se la tua azienda ha molte politiche per i dipendenti da gestire, valuta la creazione di un manuale per i nuovi assunti separato per evitare il sovraccarico di informazioni nel primo giorno del processo di onboarding.

3.2 Stabilisci gli standard di sicurezza sul posto di lavoro

Assicurati che il tuo ambiente lavorativo rispetti i regolamenti di sicurezza stabiliti da OSHA o dalle autorità di settore specifiche.

Conduci valutazioni di sicurezza, fornisci le attrezzature protettive necessarie, crea procedure di risposta alle emergenze e forma regolarmente i dipendenti sui protocolli di sicurezza, documentando la conformità per evitare potenziali violazioni.

4. Prontezza per la selezione e l’onboarding

4.1 Crea una descrizione della posizione

Redigi una descrizione dettagliata della posizione che definisca chiaramente le responsabilità del ruolo (e come contribuirà al successo dell’organizzazione), le qualifiche, le competenze richieste e i risultati attesi.

Assicurati di utilizzare un linguaggio chiaro, orientato all’azione e imparziale per attrarre i candidati giusti e stabilire aspettative chiare fin dall’inizio. 

Scopri di più su come creare descrizioni efficaci leggendo l’ottimo articolo di Mariya Hristova su come scrivere una descrizione di lavoro.

4.2 Progetta un processo di assunzione

Inizia a sviluppare un processo di assunzione strutturato che includa la creazione degli annunci di lavoro, la selezione dei curriculum, la conduzione dei colloqui e la somministrazione di valutazioni delle competenze.

Definisci criteri di selezione chiari, decidi quali membri del team saranno coinvolti nel processo di selezione e standardizza i metodi di valutazione per garantire coerenza, equità e rispetto delle normative sul lavoro.

Sarà anche opportuno considerare la creazione di un processo di assunzione adatto al lavoro da remoto.

Processo di assunzione

5.1 Ricerca dei candidati

La ricerca dei candidati consiste nell’individuare potenziali assunzioni tramite marketing di reclutamento e strategie di ricerca attiva. 

Il marketing di reclutamento include la promozione del tuo employer brand tramite portali di lavoro, social media, il sito web dell’azienda e la pubblicazione regolare di aggiornamenti come testimonianze dei dipendenti e video aziendali per mostrare il valore della tua organizzazione come potenziale datore di lavoro.

La ricerca attiva implica la ricerca diretta di candidati attraverso la tua rete di contatti, eventuali segnalazioni dei dipendenti, LinkedIn, forum professionali e portali di lavoro specifici di settore.

 5.2 Selezione dei candidati

Il processo di selezione dei candidati inizia con la revisione dei curriculum e delle candidature per valutare l’esperienza lavorativa, le competenze e la formazione dei candidati. 

I moderni sistemi di tracciamento delle candidature possono aiutare ad automatizzare questa fase filtrando i curriculum e valutandoli sulla base di parole chiave o requisiti specifici per la posizione, ad esempio l’idoneità. 

Dopo la revisione iniziale, uno screening telefonico o video rapido permette ai responsabili delle assunzioni di valutare le capacità comunicative, la disponibilità e l’interesse dei candidati per il ruolo.

Durante questa conversazione chiarisci le aspettative relative al lavoro e assicurati che il candidato comprenda i valori aziendali.

Segue la scrematura, dove i candidati vengono classificati in base alle qualifiche e ai risultati della selezione, restringendo così il gruppo a quelli più idonei per una valutazione successiva.

5.3 Colloquio

Il colloquio consiste nell’incontrare i candidati preselezionati per valutarne le qualifiche, le competenze e l’idoneità culturale. 

Un colloquio ben strutturato include domande mirate alle competenze tecniche, alle capacità di risolvere problemi e agli aspetti comportamentali.

Le domande comportamentali sono utili per capire come un candidato ha applicato le proprie competenze e gestito situazioni reali—un forte indicatore del suo comportamento futuro in scenari simili e di come lavorerebbe con la tua organizzazione.

I colloqui possono essere condotti individualmente, virtualmente o come parte di una commissione, coinvolgendo i membri chiave del team e i decisori fondamentali.

Per garantire equità, i valutatori dovrebbero utilizzare un sistema di punteggio standardizzato o un modulo di feedback. Ciò assicura che ogni candidato venga giudicato secondo gli stessi criteri, promuovendo un processo di selezione obiettivo e inclusivo.

Leggi di più nell’ottimo articolo di Hristova su come condurre un colloquio.

5.4 Fare un’offerta

Hai trovato la persona giusta; ora arriva la fase un po’ emozionante di farle un’offerta. Come sottolinea Hristova nel suo ottimo articolo su come fare un’offerta di lavoro, è meglio telefonare prima per informare il candidato, quindi inviare una lettera formale con la qualifica del ruolo, stipendio, data di inizio, benefici e condizioni di impiego, ecc.

Consiglio vivamente di leggere l’articolo di Hristova per aiutarti in questa fase cruciale e assumere più facilmente i candidati che desideri.

5.5 Controlli su precedenti e idoneità

Prima di rendere ufficiale l’assunzione, esegui controlli su precedenti e idoneità per verificare le credenziali e la situazione legale lavorativa del candidato.

La storia lavorativa e quella scolastica dovrebbero essere confermate tramite documenti ufficiali o affidabili servizi di verifica.

Le verifiche delle referenze forniscono informazioni sulle precedenti prestazioni lavorative, l’etica professionale e il carattere del candidato, contattando ex datori di lavoro o contatti professionali.

I controlli sull’idoneità legale comprendono la verifica del diritto al lavoro utilizzando il Modulo I-9 negli Stati Uniti o assicurandosi che siano disponibili i visti e i permessi appropriati.

Se sono richiesti i controlli dei precedenti penali, assicurarsi il rispetto delle leggi vigenti e che i controlli siano appropriati per il ruolo (software per verifica background o servizi di test antidroga possono essere d’aiuto).

La trasparenza sul processo crea fiducia e garantisce che i candidati siano informati per tutta la durata.

Dopo che hai assunto i dipendenti

6.1 Segnala le nuove assunzioni

Altra burocrazia, evviva! Ecco cosa dovete completare tu e il nuovo assunto dal punto di vista legale:

Per il datore di lavoro (le tue responsabilità):

• Completa il Modulo I-9 (Verifica dell’idoneità al lavoro):
  • Devi verificare l’identità del dipendente e la sua autorizzazione legale a lavorare negli Stati Uniti.
  • Esamina e conserva i documenti di supporto come passaporti o patenti di guida.
• Segnala il nuovo assunto al tuo stato:
  • Registra il dipendente presso il Programma statale per la segnalazione dei nuovi assunti entro 20 giorni dall’assunzione (o prima, a seconda dello stato).
• Configura il payroll:
  • Registrati per gli account di imposte sui salari federali e statali se non l’hai già fatto.
• Ottieni l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro:
  • Acquista questa assicurazione se richiesta dal tuo stato, per coprire infortuni o malattie legate al lavoro.
• Esporre i poster obbligatori sul luogo di lavoro:
  • Esporre gli avvisi sulla legislazione del lavoro federale e statale in luogo visibile, relativi a salario minimo, sicurezza sul lavoro e politiche antidiscriminazione.
• Crea una cartella per il dipendente:
  • Mantieni una cartella riservata comprendente i moduli compilati, lettere di offerta firmate e documenti sulle prestazioni.
• Fornisci i benefit richiesti (se applicabile):
  • Offri benefici come assicurazione sanitaria, piani pensionistici e congedi retribuiti se richiesto dalla legge o dalla policy aziendale.

Per il dipendente (le loro responsabilità)

1. Compila il Modulo W-4 (Certificato di ritenuta del dipendente):
   • Questo modulo determina l’ammontare di tasse federali da trattenere dallo stipendio.
2. Compila i moduli fiscali statali di ritenuta (se necessario):
   • A seconda dello stato, i dipendenti potrebbero dover compilare moduli di ritenuta specifici dello stato.
3. Fornisci i documenti per il Modulo I-9:
   • Il dipendente deve consegnare documenti validi che attestino identità e autorizzazione al lavoro entro tre giorni dall’assunzione.
4. Iscriviti ai benefit (se offerti):
   • I dipendenti devono verificare e iscriversi ai benefit aziendali come assicurazione sanitaria, piani pensionistici e permessi retribuiti.
5. Firma la lettera di offerta/contratto di lavoro:
   • Se richiesto, devono accettare formalmente il ruolo firmando la lettera di offerta o il contratto.
6. Prendi visione delle policy aziendali:
   • I dipendenti devono firmare le ricevute di presa visione delle policy chiave come quelle su molestie, riservatezza e sicurezza sul lavoro se necessario.

6.2 Inserimento

L'onboarding copre alcuni dei requisiti legali e amministrativi elencati sopra, ma in realtà serve a garantire che il tuo nuovo assunto inizi nel migliore dei modi possibili.

Ciò significa fornirgli gli strumenti, le conoscenze e il supporto necessari per avere successo. Gli elementi comuni includono la formazione specifica per il ruolo, le presentazioni ai membri del team e una panoramica della cultura aziendale, dei valori e delle aspettative. 

Un programma di onboarding ben strutturato migliora il coinvolgimento, la soddisfazione lavorativa e la fidelizzazione a lungo termine dei dipendenti. Leggi di più nel nostro articolo su come creare un programma di onboarding 30-60-90 giorni efficace.

Come assumere dipendenti: 5 migliori pratiche

Le persone sono persone e fanno cose strane. Ciò che le motiva non è sempre chiaro e la vita accade.

Un processo di recruiting a ciclo completo di successo si basa su fiducia, trasparenza, organizzazione, tenacia e comunicazione.

Ecco alcune migliori pratiche che ti aiuteranno ad attrarre e trattenere i talenti di cui hai bisogno:

1. Crea una EVP 

La employer value proposition (EVP) è un insieme di benefici e offerte unici che un datore di lavoro promette di fornire ai propri dipendenti in cambio delle loro competenze, esperienza e impegno.

In sostanza, è il valore che un'organizzazione offre ai propri dipendenti in cambio del loro contributo.

L'EVP aiuta ad attrarre, trattenere e coinvolgere i talenti comunicando e trasmettendo efficacemente ciò che rende l'organizzazione un luogo di lavoro desiderabile. Comprende vari componenti come:

• Scopo, visione e missione
• Valori organizzativi
• Compensazione totale
• Cultura
• Opportunità di sviluppo professionale
• Flessibilità
• Equilibrio tra vita lavorativa e privata
• L'esperienza complessiva dei dipendenti. 

Per approfondire, consiglio l'eccellente guida di Hristova su come creare una EVP.

2. Coltiva un forte employer brand

Successivamente alla creazione della tua EVP, c'è il lavoro sul tuo employer brand.

In sostanza, il tuo employer brand è la tua reputazione come datore di lavoro. È come ti presenti sui social, nelle descrizioni delle offerte di lavoro, nei colloqui e in qualsiasi interazione con i candidati.

È anche come ti comporti come azienda. Sei etico, i collaboratori sono trattati bene, vivi i tuoi valori?

Una citazione che mi è sempre rimasta impressa riguardo il branding è di Warren Buffet: “Ci vogliono 20 anni per costruire una reputazione e cinque minuti per rovinarla. Se ci pensi, agirai in modo diverso.”

Per approfondire, dai un'occhiata alla guida di Mariya sull'employer branding.

3. Usa un processo di colloquio strutturato

Abbiamo già accennato all'importanza dei colloqui sopra e lo ribadisco qui.

Costruire una struttura coerente per i colloqui è importante per garantire che tutti i candidati siano valutati in base agli stessi criteri. Questo aiuta a creare un'esperienza coerente per i candidati, riduce i bias e rende il processo più equo.

4. Sfrutta la tecnologia

Nei primi tempi, probabilmente puoi cavartela con un semplice sistema di gestione dei dipendenti per aiutarti a costruire il tuo team. Esistono molti vantaggi dei sistemi di gestione dei dipendenti presi singolarmente.

Tuttavia, se il numero di assunzioni aumenta, ci sono strumenti utili per migliorare il processo per tutte le parti coinvolte e monitorare i KPI per il recruiting che manterranno i tuoi sforzi allineati con gli obiettivi aziendali.

L'indiscusso re/regina dei software di recruiting è il sistema di tracciamento dei candidati (ATS). Questi sistemi utilizzano strumenti di automazione del recruiting per aiutare a pubblicare le posizioni, programmare i colloqui, monitorare e comunicare con i candidati durante tutto il processo di assunzione, esaminare i CV e interpretare i feedback.

5. Sfrutta i professionisti

Assumere è notoriamente complicato, soprattutto per quanto riguarda la ricerca dei candidati, quindi a volte può essere utile assumere o ingaggiare un professionista. Qui hai diverse opzioni a seconda del tuo budget per il recruiting:

• Crea un team di reclutamento interno.
• Assicurati di avere un'agenzia di selezione specializzata, sia con un accordo di consulenza continuativa sia a pagamento per risultato. Queste agenzie sono particolarmente utili per assumere dirigenti o candidati difficili da trovare.
• Sfrutta una professional employer organization o un datore di lavoro ufficiale. Queste soluzioni sono particolarmente utili per reclutare talenti fuori dalla tua giurisdizione di origine.

Per saperne di più, consulta il nostro articolo su come assumere un recruiter, su come assumere un manager, o su come assumere un assistente.

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Domande frequenti sull'assunzione di dipendenti

Quali sono alcuni segnali che è il momento di assumere dipendenti?

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