Come assumere dipendenti: una guida completa

Prima di assumere dipendenti

1. Preparazione legale e amministrativa

Prima di poter assumere qualcuno, ci sono alcune caselle legali da spuntare. Sebbene consigliamo di richiedere una consulenza legale, probabilmente dovrai completare i seguenti requisiti:

1.1 Registrazione fiscale

Te lo aspettavi! Ovviamente, per assumere legalmente qualcuno devi compilare i moduli necessari per pagare le tasse federali e statali allo zio Sam.

Moduli federali (richiesti per tutte le aziende statunitensi):

1. Modulo SS-4:
   • Scopo: Richiedere un EIN (Employer Identification Number) tramite l’IRS.
   • Dove presentare: Sito web IRS.
2. Modulo 940:
   • Scopo: Dichiarare e versare la tassa federale sulla disoccupazione (FUTA).
   • Frequenza: Annuale.
3. Modulo 941:
   • Scopo: Dichiarare le ritenute su imposta federale, Previdenza Sociale e Medicare.
   • Frequenza: Trimestrale.
4. Modulo W-2:
   • Scopo: Dichiarare salari pagati e tasse trattenute ai dipendenti.
   • Frequenza: Annuale (consegnato a dipendenti e IRS).
5. Modulo 1099-NEC (se applicabile):
   • Scopo: Dichiarare i pagamenti fatti a lavoratori autonomi.
   • Frequenza: Annuale.

Moduli fiscali statali (variano in base allo stato):

1. Moduli di registrazione delle imposte sui salari statali:
   • Scopo: Registrarsi per i conti di ritenuta d’acconto sull’imposta sul reddito statale.
   • Dove presentare: Sito web del Dipartimento delle Entrate o dell’Ufficio delle Tasse del tuo stato.
2. Registrazione all’Assicurazione contro la Disoccupazione Statale (SUI):
   • Scopo: Registrarsi per il pagamento delle tasse sull’assicurazione contro la disoccupazione.
   • Dove presentare: Sito web del Dipartimento del Lavoro o delle Risorse Umane del tuo stato.
3. Registrazione all’Assicurazione per Invalidità Statale (SDI) (se richiesta):
   • Stati coinvolti: California, New York, New Jersey, Rhode Island, Hawaii.
4. Modulo di segnalazione nuovi assunti:
   • Scopo: Segnalare i nuovi assunti al Registro dei Nuovi Lavoratori del tuo stato.
   • Dove presentare: Sito web dell’Ufficio per gli Alimenti o del Lavoro del tuo stato.
5. Moduli fiscali locali e per la licenza d’impresa:
   • Scopo: Registrarsi per eventuali requisiti fiscali locali sui salari o di impresa, se necessari.

1.2. Configurare il sistema paghe

I dipendenti non resteranno a lungo se non vengono pagati. Configurare il sistema paghe consiste nel creare un processo per calcolare e pagare gli stipendi dei dipendenti garantendo la conformità alle normative fiscali federali, statali e locali. 

Consigliamo di scegliere un fornitore di servizi paghe oppure di utilizzare un software per il payroll per automatizzare calcoli, dichiarazioni fiscali e bonifici diretti.

1.3 Comprendere le leggi sul lavoro

Familiarizzati con le leggi sul lavoro a livello federale, statale e locale. Queste leggi riguardano ambiti come il salario minimo, il pagamento degli straordinari, le politiche anti-discriminazione, gli standard di sicurezza sul luogo di lavoro e le certificazioni o i controlli sui precedenti richiesti per il tuo settore.

Fonti attendibili per trovare informazioni includono siti ufficiali come il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti (DOL), la Commissione per le Pari Opportunità di Impiego (EEOC) e il dipartimento del lavoro del proprio stato.

1.4 Ottieni un'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro

L'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro copre le spese mediche e la perdita di salario dei dipendenti in caso di infortuni o malattie correlati all'attività lavorativa.

Nella maggior parte degli stati, le aziende che hanno dipendenti sono tenute ad avere questa assicurazione (anche se i requisiti possono variare notevolmente); la mancata sottoscrizione di questa copertura può comportare multe significative e conseguenze legali.

Contatta un assicuratore autorizzato nel tuo stato per confrontare polizze e premi.

1.5 Prepara i contratti di lavoro

Redigi contratti di lavoro o lettere di offerta che specifichino chiaramente i ruoli, la retribuzione, i benefit e le politiche aziendali.

Anche se non obbligatori per la maggior parte delle posizioni, gli accordi di lavoro possono aiutare a definire le aspettative e a ridurre la probabilità di dispute.

Elementi da includere: clausole sulla riservatezza, sulla proprietà intellettuale e sulle condizioni di cessazione, se rilevanti.

Valuta l'utilizzo di modelli legali o la collaborazione con un avvocato per assicurare la conformità alle leggi sul lavoro statali e federali.

2. Preparazione finanziaria

2.1 Pianifica il budget per stipendi e benefit

Per pianificare il budget relativo a stipendi e benefit, inizia ricercando i salari standard del settore per ciascun ruolo, in base a esperienza e località, utilizzando strumenti come il Bureau of Labor Statistics (BLS) o siti di lavoro come Glassdoor.

Aggiungi i costi obbligatori a carico del datore di lavoro, come le tasse sul libro paga (Social Security, Medicare e assicurazione contro la disoccupazione) e benefit quali assicurazione sanitaria, contributi pensionistici e ferie retribuite.

2.2 Attiva i benefit per i dipendenti

Per attivare i benefit, identifica prima quelli obbligatori previsti dalla legge, come assicurazione contro infortuni, assicurazione contro la disoccupazione e contribuzione alla Social Security.

Poi valuta quali benefit volontari offrire, come assicurazione sanitaria, piani pensionistici, ferie retribuite e programmi di benessere in base agli standard del settore nella tua zona e al tuo budget.

Collabora con fornitori di benefit affidabili, specializzati nella gestione di aziende del tuo settore o dimensioni.

Verifica da quanto tempo sono attivi nel settore e se sono specializzati in particolari tipi di benefit come assicurazione sanitaria, piani pensionistici o programmi di benessere.

3. Politiche e procedure

3.1 Crea un manuale del dipendente

Redigi un manuale del dipendente che illustri le politiche aziendali, le aspettative sul posto di lavoro, i diritti dei dipendenti e procedure come presenza, condotta e permessi. Includi norme legali come politiche anti-discriminazione, prevenzione delle molestie e linee guida sulla sicurezza.

È importante che il manuale sia chiaro, conciso e facilmente accessibile, aggiornandolo regolarmente ogni volta che cambiano le politiche aziendali—Slite, Notion o altri software dedicati alla gestione dei manuali per i dipendenti sono ideali per questo scopo.

Se la tua azienda ha molte policy da comunicare, valuta la creazione di un manuale apposito per i nuovi assunti per evitare un sovraccarico di informazioni il primo giorno della procedura di onboarding.

3.2 Definisci gli standard di sicurezza sul lavoro

Assicurati che il posto di lavoro rispetti i regolamenti di sicurezza emanati dall'OSHA o dalle autorità specifiche del settore.

Esegui valutazioni periodiche della sicurezza, fornisci l'equipaggiamento di protezione necessario, redigi procedure di risposta alle emergenze e forma regolarmente i dipendenti sui protocolli di sicurezza documentando il rispetto delle regole per evitare potenziali violazioni.

4. Prontezza per il reclutamento e la fase di onboarding

4.1 Redigi una descrizione della posizione

Scrivi una descrizione dettagliata della posizione che definisca chiaramente le responsabilità del ruolo (e come contribuiranno al successo dell'organizzazione), le qualifiche richieste, le competenze necessarie e i risultati attesi.

Assicurati di utilizzare un linguaggio chiaro, orientato all’azione e imparziale per attrarre i candidati giusti e stabilire aspettative precise sin dall'inizio. 

Scopri di più su come redigere job description efficaci nell’ottimo articolo di Mariya Hristova su come scrivere una job description.

4.2 Progetta un processo di selezione

Inizia a sviluppare un processo di selezione strutturato che includa la creazione degli annunci di lavoro, la valutazione dei curriculum, la conduzione di colloqui e la somministrazione di prove di abilità.

Definisci criteri di selezione chiari, decidi quali membri del team saranno coinvolti nel processo di scelta e standardizza i metodi di valutazione per garantire coerenza, equità e conformità alle leggi sul lavoro.

Considera inoltre la possibilità di creare anche un processo di selezione adatto al lavoro da remoto.

Processo di selezione

5.1 Ricerca dei candidati

Ricercare candidati consiste nell’individuare potenziali assunzioni tramite marketing di selezione e strategie attive di reclutamento. 

Il marketing di selezione comprende la promozione del marchio di datore di lavoro tramite portali di lavoro, social media e il sito web aziendale, pubblicando regolarmente aggiornamenti come testimonianze dei dipendenti e video aziendali per mostrare il valore della propria organizzazione come potenziale datore di lavoro.

La ricerca attiva di candidati consiste nel cercarli direttamente attraverso la propria rete, eventuali referenze di dipendenti già presenti, LinkedIn, forum professionali e siti di lavoro specifici del settore.

 5.2 Scremare i candidati

Il processo di screening dei candidati inizia con la revisione dei curriculum e delle candidature per valutare l'esperienza lavorativa, le competenze e il percorso formativo dei candidati. 

I moderni sistemi di tracciamento delle candidature possono automatizzare questo passaggio filtrando i curriculum e valutandoli in base a parole chiave o requisiti specifici del ruolo, come ad esempio l’idoneità. 

Dopo la revisione iniziale, una rapida selezione telefonica o video consente ai responsabili delle assunzioni di valutare le abilità comunicative, la disponibilità e l’interesse del candidato alla posizione.

Durante questa conversazione, chiarisci le aspettative sul ruolo e assicurati che il candidato comprenda i valori dell’azienda.

Segue il processo di shortlist, in cui i candidati vengono classificati in base alle loro qualifiche e all’esito dello screening. Questo step riduce il gruppo a quelli più idonei per una valutazione approfondita.

5.3 Colloqui

I colloqui consistono in incontri con i candidati selezionati per valutare le loro qualifiche, competenze e aderenza alla cultura aziendale. 

Un colloquio ben strutturato prevede domande rivolte alle abilità tecniche, alle capacità di risoluzione di problemi e agli aspetti comportamentali.

Le domande comportamentali nei colloqui possono essere molto utili per capire come un candidato abbia applicato le proprie competenze e affrontato situazioni reali—un forte indicatore del suo comportamento futuro in scenari simili e di come potrebbe lavorare nell’organizzazione.

I colloqui possono essere condotti individualmente, virtualmente o come panel, coinvolgendo membri chiave del team e decisori.

Per mantenere equità, i valutatori dovrebbero utilizzare un sistema di punteggio standardizzato o un modulo di feedback. Questo assicura che ogni candidato sia giudicato secondo gli stessi criteri, favorendo un processo di selezione obiettivo e inclusivo.

Leggi di più nell’eccellente articolo di Hristova su come condurre un colloquio.

5.4 Formulare un’offerta

Hai trovato il candidato ideale, ora arriva la fase forse più emozionante: l’offerta. Come sottolinea Hristova nel suo ottimo articolo su come fare un’offerta di lavoro, è meglio chiamare il candidato per comunicargli la decisione prima di inviargli una lettera formale che includa il titolo del ruolo, stipendio, data di inizio, benefit e condizioni di impiego, ecc.

Ti consiglio vivamente di leggere l’articolo di Hristova per affrontare questa fase cruciale e assumere più candidati che desideri realmente.

5.5 Controlli su background e idoneità

Prima di rendere ufficiale l’assunzione, effettua controlli su background e idoneità per verificare le credenziali del candidato e il suo diritto legale al lavoro.

La storia lavorativa e formativa dovrebbe essere confermata tramite registri ufficiali o tramite servizi di verifica affidabili.

Il controllo delle referenze offre un quadro sulla precedente performance lavorativa, l'etica professionale e il carattere del candidato, contattando i precedenti datori di lavoro o referenti professionali.

Le verifiche sulla idoneità legale includono la conferma del diritto al lavoro tramite il Modulo I-9 negli Stati Uniti oppure la verifica di visti e permessi appropriati.

Se sono richiesti controlli dei precedenti penali, assicurati di rispettare le normative applicabili e che i controlli siano pertinenti al ruolo lavorativo (software per background check o servizi per test antidroga possono essere utili qui).

La trasparenza durante il processo costruisce fiducia e assicura che i candidati siano informati in ogni fase.

Dopo aver assunto dipendenti

6.1 Segnala i nuovi assunti

Altra burocrazia, evviva! Ecco cosa devi completare tu e il nuovo assunto dal punto di vista legale:

Per il datore di lavoro (le tue responsabilità):

• Compila il modulo I-9 (Verifica Idoneità all’impiego):
  • Devi verificare l’identità del dipendente e la sua autorizzazione legale a lavorare negli Stati Uniti.
  • Controlla e conserva i documenti di supporto come passaporti o patenti di guida.
• Segnala il nuovo assunto al tuo stato:
  • Registra il dipendente presso il Programma Statale di Segnalazione Nuovi Assunti entro 20 giorni dall’assunzione (o prima, in base alle regole del tuo stato).
• Prepara le buste paga:
  • Registra gli account per le tasse federali e statali sul personale se non lo hai già fatto.
• Ottieni l’assicurazione per gli infortuni sul lavoro:
  • Acquista questa assicurazione se richiesta dal tuo stato, in modo da coprire infortuni o malattie collegate al lavoro.
• Esponi i poster obbligatori sul luogo di lavoro:
  • Affiggi gli avvisi federali e statali sulle leggi sul lavoro in una posizione visibile, riguardanti salario minimo, sicurezza sul lavoro e politiche anti-discriminazione.
• Crea una cartella per il dipendente:
  • Mantieni una cartella riservata per il dipendente, con moduli compilati, lettere d’offerta firmate e documenti sulle performance.
• Fornisci i benefit richiesti (se applicabile):
  • Offri benefit come assicurazione sanitaria, piani pensionistici e congedi retribuiti se obbligatori per legge o previsti dalla policy aziendale.

Per il dipendente (le loro responsabilità)

1. Compila il modulo W-4 (Certificato di Ritenuta del Dipendente):
   • Questo modulo determina quanto viene trattenuto dallo stipendio per le tasse federali sul reddito.
2. Compila i moduli di ritenuta statali (se applicabile):
   • A seconda dello stato, potrebbe essere necessario compilare moduli specifici per la ritenuta fiscale statale.
3. Fornisci i documenti per il modulo I-9:
   • Il dipendente deve fornire documenti validi che provano identità e idoneità al lavoro entro tre giorni dall’assunzione.
4. Iscriviti ai benefit (se offerti):
   • I dipendenti dovrebbero consultare e iscriversi ai benefit aziendali disponibili come sanità, pensione e congedi retribuiti.
5. Firma la lettera d’offerta/contratto di lavoro:
   • Se richiesto, il dipendente deve accettare formalmente il ruolo firmando il contratto di lavoro o la lettera d’offerta.
6. Prendi visione e accetta le policy aziendali:
   • I dipendenti devono firmare le ricevute di accettazione delle policy chiave come anti-molestie, riservatezza e sicurezza sul lavoro, se applicabile.

6.2 Inserimento

L’onboarding copre alcuni dei requisiti legali e amministrativi elencati sopra, ma in realtà si tratta di assicurarsi che il nuovo assunto inizi nel miglior modo possibile.

Questo significa fornire loro gli strumenti, le conoscenze e il supporto necessari per avere successo. Gli elementi comuni includono formazione specifica per il ruolo, presentazioni ai membri del team e una panoramica della cultura aziendale, dei valori e delle aspettative. 

Un programma di onboarding ben strutturato migliora il coinvolgimento, la soddisfazione lavorativa e la fidelizzazione a lungo termine dei dipendenti. Leggi di più nel nostro articolo su come creare un programma di onboarding a 30-60-90 giorni efficace.

Come assumere dipendenti: 5 migliori pratiche

Le persone sono persone e fanno cose strane. Non è sempre chiaro cosa le motivi e la vita accade.

Un recruiting a ciclo completo di successo si basa su fiducia, trasparenza, organizzazione, determinazione e comunicazione.

Ecco alcune best practice che ti aiutano ad attrarre e trattenere il talento di cui hai bisogno:

1. Crea una EVP 

La employer value proposition (EVP) è un insieme di benefici e offerte unici che un datore di lavoro promette di offrire ai propri dipendenti in cambio delle loro competenze, esperienza e impegno.

Essenzialmente, è il valore che un’organizzazione fornisce ai propri dipendenti in cambio del loro contributo.

L’EVP aiuta ad attrarre, trattenere e coinvolgere i talenti comunicando efficacemente e valorizzando ciò che rende l’organizzazione un luogo di lavoro desiderabile. Comprende vari elementi come:

• Scopo, visione e missione
• Valori organizzativi
• Retribuzione totale
• Cultura
• Opportunità di sviluppo professionale
• Flessibilità
• Equilibrio tra vita lavorativa e privata
• L’esperienza complessiva dei dipendenti. 

Per approfondire, suggerisco l’eccellente guida di Hristova su come creare una EVP.

2. Coltiva un forte employer brand

Successivamente alla creazione della tua EVP, devi coltivare il tuo employer brand.

In sostanza, il tuo employer brand è la tua reputazione come datore di lavoro. È come ti presenti sui social, nelle descrizioni di lavoro, nei colloqui e in qualsiasi cosa fronteggia i candidati.

È anche il modo in cui ti comporti come azienda. Sei etico, i lavoratori sono trattati bene, vivi secondo i tuoi valori?

Una citazione che mi è sempre rimasta impressa riguardo al branding è di Warren Buffet: “Ci vogliono 20 anni per costruire una reputazione e cinque minuti per rovinarla. Se ci pensi, farai le cose in modo diverso.”

Per approfondire, dai un’occhiata alla guida di Mariya su employer branding.

3. Utilizza un processo di colloquio strutturato

Abbiamo già accennato sopra all’importanza dei colloqui e lo ribadisco qui.

Costruire una struttura di colloquio coerente è importante per garantire che tutti i candidati vengano valutati in base agli stessi criteri. Questo aiuta a creare un’esperienza uniforme per i candidati e può ridurre i bias e rendere il processo più equo.

4. Sfrutta la tecnologia

All’inizio puoi probabilmente cavartela con un semplice sistema di gestione dei dipendenti per aiutarti a costruire il tuo team. Esistono molti vantaggi dei sistemi di gestione dei dipendenti di per sé.

Tuttavia, se le assunzioni aumentano, ci sono alcuni strumenti utili che possono migliorare il processo per tutte le parti coinvolte e monitorare gli KPI per il recruiting che manterranno i tuoi sforzi allineati agli obiettivi aziendali.

Il re/la regina indiscusso/a del software di reclutamento è il sistema di tracciamento dei candidati (ATS). Questi sistemi utilizzano strumenti di automazione del recruiting per pubblicare annunci di lavoro, programmare colloqui, tracciare e comunicare con i candidati durante il processo di assunzione, screenare i CV e interpretare i feedback.

5. Sfrutta i professionisti

Assumere è notoriamente difficile, soprattutto nella fase di ricerca dei candidati, quindi a volte è vantaggioso assumere o incaricare un professionista. Hai alcune opzioni qui a seconda del tuo budget per il recruiting:

• Crea un team di reclutamento interno.
• Assicurati di utilizzare un'agenzia di selezione specializzata, sia con un contratto a tempo che a pagamento al risultato. Queste sono particolarmente utili per assumere dirigenti o candidati difficili da trovare.
• Utilizza una organizzazione professionale per datori di lavoro o un datore di lavoro di riferimento. Queste soluzioni sono particolarmente utili per assumere talenti al di fuori della propria giurisdizione nazionale.

Per saperne di più, consulta il nostro articolo su come assumere un recruiter, come assumere un manager o come assumere un assistente.

Iscriviti alla newsletter di People Managing People

Rimani aggiornato su tutte le ultime novità nel campo del reclutamento iscrivendoti alla nostra newsletter settimanale per leader HR e aziendali.

Riceverai tutti i nostri ultimi contenuti per aiutarti a crescere nella tua carriera e a fare la differenza nella tua organizzazione.