Come Creare un Programma di Tirocinio in 9 Passi
La tua capacità di conquistare i giovani talenti all’inizio della carriera sarà essenziale per gettare le fondamenta della tua forza lavoro negli anni a venire.
Un programma di stage strategicamente allineato ti aiuterà a reclutare il talento di cui la tua organizzazione ha bisogno, a portare nuove idee e punti di vista e ad avere un impatto positivo sull’employer branding.
In questo articolo condividerò come avviare un programma di stage tutto tuo, oltre ad alcune migliori pratiche.
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Che cos’è uno stage?
Uno stage è un’esperienza lavorativa strutturata offerta da un’organizzazione per dare a studenti o neolaureati un’esposizione pratica a un determinato settore o ambito.
Gli stage possono essere part-time o full-time e di solito hanno una durata predeterminata, che può variare da poche settimane a diversi mesi.
Offrono al tirocinante l’opportunità di mettere in pratica le conoscenze accademiche in contesti reali, sviluppare competenze professionali e acquisire preziose informazioni sulle carriere scelte. Gli stage spesso comprendono mentorship, formazione e la possibilità di lavorare su progetti concreti, rendendoli una tappa fondamentale per il futuro inserimento professionale.
Per i datori di lavoro, gli stage rappresentano un modo per individuare e coltivare talenti potenziali, portando nuove prospettive e idee innovative all’interno dell’azienda.
Partecipare a workshop HR sul recruiting può aiutare i team delle risorse umane a creare programmi di stage in grado di attrarre e sviluppare i talenti del futuro. I workshop durante le convention e altri eventi spesso includono discussioni su come strutturare programmi di stage che offrano valore sia ai tirocinanti che alle aziende.
Stage retribuiti o non retribuiti?
Quando si crea un programma di stage, uno degli aspetti principali da valutare è se offrire stage retribuiti o non retribuiti.
Gli stage retribuiti sono generalmente più interessanti per i candidati, in quanto prevedono una compensazione economica per il lavoro svolto. Aiutano a garantire che lo stage sia accessibile a una gamma più ampia di candidati, inclusi coloro che non possono permettersi di lavorare senza compenso.
D’altra parte, anche gli stage non retribuiti possono essere utili, soprattutto se offrono esperienze formative significative, opportunità di networking e crediti accademici.
Tuttavia, è importante rispettare le normative sul lavoro e i regolamenti relativi agli stage non retribuiti, assicurandosi che il principale beneficio sia di tipo formativo per il tirocinante e non per l’organizzazione.
In definitiva, offrire stage retribuiti può aumentare l’attrattiva del tuo programma e aiutare ad attirare una platea più ampia di candidati talentuosi e diversificati. Le ricerche indicano che gli studenti universitari con esperienza di stage retribuiti hanno maggiori probabilità di ricevere offerte di lavoro e vengono proposti stipendi più elevati rispetto a coloro che non hanno fatto stage o hanno svolto solo stage non retribuiti.
Inoltre, gli stage non retribuiti possono generare disuguaglianze sistemiche, con una sottorappresentanza di donne, studenti neri e ispanici tra coloro che hanno accesso alle opportunità di stage retribuito.
Come creare un programma di stage
Gli stagisti che assumi sono più propensi a restare nella tua organizzazione rispetto ai neolaureati che non hanno svolto un periodo di stage.
Ho iniziato il mio percorso nell’azienda in cui lavoro attualmente proprio come stagista, quindi posso testimoniare in prima persona l’efficacia di questi programmi. Ecco un approccio in 9 passi per crearne uno.
Passo 1: Definisci obiettivi e risultati
Tutti gli sforzi delle risorse umane devono essere intenzionalmente allineati per consentire il raggiungimento degli obiettivi strategici della tua organizzazione.
Il tuo programma di stage non fa eccezione, quindi il primo passo per realizzarlo dovrebbe essere la definizione di obiettivi e risultati e la massima intenzionalità nel modo in cui supporterà la strategia aziendale complessiva.
Ti consiglio di stabilire KPI significativi che ti permettano di monitorare i progressi rispetto agli obiettivi, prendere decisioni basate sui dati e garantire un contributo efficace ai traguardi aziendali sia a breve che a lungo termine.
Passo 2: Progetta il programma
La progettazione del programma rappresenta di fatto la cornice attraverso cui andrai a perseguire gli obiettivi individuati sopra.
Prima di tutto questo parte dalla pianificazione della forza lavoro. Di quale quantità e qualità di talento hai bisogno nei diversi ruoli futuri per raggiungere gli obiettivi della tua organizzazione?
Devi dimensionare il programma di stage in modo adeguato rispetto alle future esigenze di assunzione.
Ciò può comportare una certa selettività rispetto ai tipi di ruoli per cui collochi gli stagisti.
Ad esempio, se hai una crescente esigenza nelle aree tech ma non in quella finanziaria, allora potrebbe avere senso proporre soprattutto opportunità di stage tecnologici rispetto a quelli finanziari.
Conoscere il tipo di talento necessario ti consente di iniziare a definire le mansioni che svolgeranno gli stagisti.
Descrizioni delle posizioni lavorative ben redatte ti aiutano a definire ruoli e responsabilità e contribuiscono anche a stabilire la strategia di compensi e benefit per le tue posizioni di stage.
Le aspettative dei ruoli — sia durante che dopo il tuo programma di stage — dovrebbero essere sfruttate per determinare la retribuzione adeguata necessaria ad attrarre e trattenere i migliori talenti per i tuoi programmi di stage e assunzioni junior.
Infine, nella progettazione del tuo programma, consiglierei di strutturare una solida strategia di valutazione che riporti direttamente agli obiettivi e alle finalità del tuo programma.
Elementi di valutazione da considerare:
- Soddisfazione degli stagisti e dei loro responsabili con il programma
- Tassi di conversione all’assunzione
- Retenzione e coinvolgimento degli stagisti assunti nel tempo.
Fase 3: Progetta l’esperienza dello stagista
Dopo aver creato la struttura generale della tua esperienza di stage, è il momento di progettare e documentare le esperienze concrete che i tuoi stagisti vivranno durante il programma.
Le decisioni importanti su cui allinearsi includono:
- Quale sarà la durata dell’esperienza di stage?
- Quali sono gli obiettivi generali di apprendimento e le relative esperienze formative del tuo percorso di stage?
- Che tipo di esperienze ti aspetti che lo stagista abbia con il suo responsabile/team di riferimento?
- Che tipo di esperienze ti aspetti che abbiano come gruppo?
- Quali opportunità di networking o occasioni di interazione con la leadership saranno offerte agli stagisti?
- Come dovrebbe essere fornito il coaching/feedback alla singola persona?
Secondo me, il tuo programma di stage dovrebbe includere un sano equilibrio tra esperienze di gruppo con altri stagisti e lavoro all’interno del team o con il proprio responsabile.
Le esperienze di tipo gruppo/cohort possono includere attività di team building, segmenti di immersione aziendale per conoscere meglio le diverse aree della tua organizzazione e attività di servizio alla comunità.
Fase 4: Gestione delle risorse per il programma di stage
Una volta definito il design del programma, consiglierei di valutare la gestione delle risorse destinate al tuo programma di stage.
In base alle dimensioni e alla portata del tuo programma, dovrai assicurarti di avere la struttura di supporto appropriata per gestire il programma oggi e in futuro.
Un programma di dimensioni ridotte potrebbe richiedere solamente la figura di un coordinatore. Programmi di maggiore portata possono necessitare di un intero team dedicato alle relazioni con le Università per gestire la complessità dell’esperienza.
Dovrai inoltre assicurarti di disporre di un numero sufficiente di responsabili di stagisti per supportare gli stagisti che assumerai.
I tuoi responsabili di stagisti devono avere il tempo necessario per offrire ai tuoi stagisti il coaching, lo sviluppo e il supporto necessari per il loro successo.
Ricorda che i tuoi stagisti avranno probabilmente bisogno di molto più supporto rispetto a colleghi più esperti per avere successo.
Inserisci adeguatamente i responsabili degli stagisti all’interno del programma, fornendo aspettative specifiche sul loro ruolo e offrendo loro gli strumenti necessari per creare la miglior esperienza possibile per i nuovi stagisti in arrivo.
Fase 5: Sviluppa ed esegui una strategia di recruiting e relazioni universitarie
Creare una strategia di marketing in grado di raggiungere i tuoi candidati stagisti dove si trovano è fondamentale. Le due aree su cui mi concentrerei sono le università e i social media.
Costruire il tuo brand come organizzazione che assume giovani alle prime esperienze su LinkedIn è un ottimo modo per attrarre i talenti Gen Z. TikTok e altre piattaforme social vengono sempre più utilizzate come strumenti di recruiting.
Stabilire rapporti con università specifiche è un’altra modalità efficace per creare pipeline di talento nella tua organizzazione e ti consente di avere una presenza nei campus per incontrare e selezionare i tuoi futuri stagisti.
Cerca di instaurare rapporti con scuole che offrono titoli di studio collegati alle tue esigenze di assunzione e che possono garantire abbondanza di talenti per la tua organizzazione.
Inoltre, puoi creare collaborazioni con università che possono supportare le tue esigenze di diversity hiring.
Un approccio emergente è quello di collaborare direttamente con istituti diversi come gli Hispanic-Serving Institutions (HSIs) o gli Historically Black Colleges (HBCUs), che laureano talenti specializzati nei settori in cui intendi assumere.
Questo ti permette di costruire una base di giovani talenti diversi e rimodellare la tua forza lavoro per gli anni a venire.
Fase 6: Screening e colloqui
Anche se non vuoi rendere il processo di selezione troppo arduo, consiglierei di prevedere almeno due fasi di colloquio e di svolgere tutto tramite lo stesso software di recruiting utilizzato per i candidati ordinari.
La prima fase dovrebbe essere gestita centralmente dal team di acquisizione talenti/gestione programma stage.
Questa fase iniziale del colloquio serve a garantire che i candidati trasmessi ai responsabili delle assunzioni degli stagisti siano ben valutati, soddisfino i requisiti della posizione pubblicata e siano allineati con le future necessità di assunzione della tua organizzazione.
Una volta che il pool iniziale di talenti è stato valutato, puoi passare i candidati idonei alla seconda fase con i responsabili che li gestiranno durante il periodo di stage.
Come già menzionato, fornire ai tuoi responsabili degli stagisti gli strumenti e il supporto di cui avranno bisogno è fondamentale per il successo del programma.
Una risorsa di supporto chiave che ti raccomando è una guida ai colloqui. Questo aiuta a garantire che i candidati vengano valutati con lo stesso insieme di domande/criteri di valutazione, risultando in una valutazione più oggettiva dei tuoi talenti e in una maggiore conformità legale per mitigare discriminazioni o pratiche di colloquio scorrette.
Una volta valutati dai responsabili delle assunzioni, il team di acquisizione talenti può estendere le offerte e assicurarsi gli stagisti.
Fase 7: Accogli e "diploma" gli stagisti
Accogliere gli stagisti è il momento in cui vedi tutto il duro lavoro dare i suoi frutti. Se sei ben preparato questa sarà la fase più semplice e lineare del tuo processo.
Un elemento essenziale nell'accogliere gli stagisti è la loro fase di orientamento e onboarding.
Un orientamento approfondito li aiuta a prendere confidenza con la cultura aziendale e le policy e a conoscere i membri chiave del team (ad esempio il team del programma stage, il loro responsabile diretto e altre strutture di supporto).
Durante il periodo di stage, i partecipanti dovrebbero prendere parte a un sano equilibrio tra attività di gruppo/programmatiche e attività lavorative all'interno del team guidato dal loro responsabile.
Attraverso entrambi questi canali, devi assicurarti che ricevano adeguate opportunità di sviluppo professionale (ad es. workshop, formazione e accesso a opportunità di apprendimento online), feedback sul rendimento e feedback di crescita, nonché opportunità di networking sia con altri stagisti che con colleghi e leader dell'organizzazione.
Io ancora oggi faccio affidamento sulle relazioni costruite durante il mio percorso di stage anni fa e credo che il networking sia uno dei principali strumenti con cui puoi supportare la crescita e la mobilità interna dei tuoi talenti.
Fase 8. Fai le offerte di lavoro
Al termine del programma di stage, dovresti passare immediatamente alla fase delle offerte di lavoro.
Il programma dovrebbe aver fornito una solida valutazione dei tuoi stagisti e permesso a loro di comprendere in modo unico le opportunità offerte dalla tua organizzazione.
Ti incoraggio a fissare come obiettivo quello di convertire almeno il 65% degli stagisti in dipendenti al termine della loro prossima laurea. Questo è fondamentale per ottenere un reale ROI sugli investimenti che hai fatto nel tuo programma di stage.
Fase 9. Rivedi i tuoi obiettivi, non limitarti a "ripetere e basta"
La conclusione del ciclo degli stagisti è il momento perfetto per rivedere la strategia di valutazione.
Durante tutto il processo, e soprattutto mentre gli stagisti si trovano nella tua organizzazione, dovresti aver applicato la strategia di valutazione e raccolto dati fondamentali per l'adeguamento iterativo del programma, così da assicurarti che continui a soddisfare le esigenze aziendali.
I colloqui di uscita sono un'altra preziosa fonte di dati dagli stagisti che possono aiutare a migliorare il programma per il turno successivo.
Un errore critico che riscontro spesso nella progettazione di programmi di stage è quello di ripetere ciecamente lo stesso schema ogni anno senza apportarvi le opportune evoluzioni che tengano conto delle mutevoli priorità della strategia dei talenti.
Le migliori pratiche per i programmi di stage
Vediamo ora alcune best practice da adottare nell’implementazione della tua strategia per gli stagisti.
Assumi stagisti prima di quanto immagini
Attirare e assumere giovani talenti di alto livello è sempre più competitivo e partire in anticipo nel processo di selezione è un ottimo modo per non rischiare di perdere i migliori stagisti nella corsa alle assunzioni.
Se prevedi di ospitare stagisti in estate, ti raccomando di pubblicare e iniziare la ricerca per le opportunità di stage già nell’autunno precedente.
Prima pubblichi e proponi le offerte di lavoro per le opportunità di stage, meglio è, così da assicurarti una rosa competitiva di stagisti quando il programma avrà inizio.
Manager e mentor solidi
Oltre al nucleo centrale di colleghi che gestisce il tuo programma di stage, ci sono due ruoli fondamentali che avranno un impatto importante sull'esperienza dei tuoi stagisti: il loro responsabile e il loro mentore.
Tutti abbiamo sentito il detto secondo cui i dipendenti "non lasciano un cattivo lavoro, ma lasciano un cattivo capo" e la ricerca ha rilevato che dal 50% al 75% dei dipendenti se ne va a causa del proprio responsabile.
Quindi, per convincere i tuoi stagisti a restare con te dopo la laurea, è fondamentale che li abbini a responsabili in grado di offrire loro un’esperienza speciale.
Offri un lavoro significativo
Un elemento fondamentale della progettazione del tuo programma di stage è fornire ai tuoi stagisti un vero lavoro significativo che sia allo stesso tempo una sfida e li aiuti a crescere professionalmente.
La motivazione intrinseca (essere motivati dall'attività/lavoro stesso) è un fattore motivante essenziale, soprattutto per i talenti alle prime esperienze professionali.
I tuoi stagisti meritano di essere coinvolti in attività interessanti ed entusiasmanti che li mettano alla prova e permettano loro di imparare dalle persone migliori e più brillanti della tua azienda.
Vantaggi di un programma di stage aziendale
Il mio stage è stato il biglietto d’oro per entrare nell’organizzazione per cui lavoro ancora oggi.
Le relazioni che ho instaurato durante lo stage sono state fondamentali per la mia crescita e per raggiungere una posizione di leadership a livello direttivo.
Sebbene i datori di lavoro debbano offrire opportunità di stage perché è la cosa giusta da fare per sostenere la prossima generazione di talenti nella forza lavoro, ti assicuro che i vantaggi di avviare un programma di stage sono tutt'altro che solo altruistici.
Reclutamento di talenti alle prime esperienze
Secondo la National Association of Colleges and Employers, il 66,4% delle opportunità di stage si trasforma in un’offerta di lavoro a tempo pieno.
Questa rappresenta una pipeline fondamentale per il tuo bacino di talenti alle prime armi e un’opportunità essenziale per portare la nuova generazione di talenti nella tua organizzazione.
Colloquio prolungato
Gli stage offrono ai datori di lavoro il vantaggio aggiuntivo di vedere il potenziale talento all'opera prima di proporre un'offerta di lavoro.
Inoltre, la ricerca mostra che gli stagisti che vengono assunti sono il 32% più propensi a restare rispetto a chi non ha svolto lo stage nella tua organizzazione, il che significa che sarai più incline a trattenere i talenti e ridurre le spese legate al turnover del personale.
Considerando che il costo per sostituire un dipendente è solitamente circa 1,5-2 volte il suo stipendio annuo, dovresti guardare al tuo programma di stage come a un meccanismo economico per attrarre e trattenere talenti alle prime esperienze all’interno della tua azienda.
Pubblicità positiva e costruzione del tuo brand
Gli stage possono fare miracoli per la notorietà del tuo marchio e presentare la tua organizzazione sotto una luce più positiva, aiutandoti ad attrarre talenti ben oltre i soli stagisti.
La presenza sui social media dovrebbe essere una parte centrale dell’esperienza di stage. Le nuove generazioni sono molto attive sui social e i tuoi stagisti possono avere un ruolo fondamentale come ambasciatori del brand sia online che nei campus.
Sostegno agli sforzi di DEIB
Un programma di stage ben strutturato può essere lo strumento principale per promuovere gli sforzi di DEIB.
Selezionare una platea di stagisti diversificata ti permette di trasformare una vasta gamma di giovani talenti in ingresso nella pipeline della tua azienda.
Inoltre, i dati sui neolaureati più recenti evidenziano un divario salariale crescente per le donne laureate, che guadagnano solo 72 centesimi per ogni dollaro rispetto ai colleghi uomini (in calo rispetto agli 81 centesimi per dollaro degli ultimi anni).
Adottare misure mirate per sostenere e assumere talenti femminili a tariffe eque tramite l’esperienza di stage può avere un impatto duraturo nel colmare il divario salariale tra uomini e donne e preparare le colleghe donne per un successo a lungo termine.
I programmi di stage ti aiuteranno a vincere la guerra dei talenti
La tua azienda è pronta ad affrontare la forza lavoro che invecchia?
Gli stage sono un modo conveniente per portare nella tua organizzazione talenti altamente selezionati che hanno maggiori probabilità di restare a lungo.
Sono inoltre molto positivi per il brand aziendale e per le iniziative DEI.
Ti incoraggio a pensare a modalità per continuare a concentrarti sull'engagement e la retention degli ex-stagisti una volta che entreranno a far parte della tua forza lavoro.
I tuoi ex-stagisti sono il futuro della tua organizzazione, quindi vale la pena investire continuamente nella loro crescita e sviluppo.
Domande frequenti
Quanto dovrebbe durare uno stage?
La durata del tuo programma di stage varierà notevolmente in base agli obiettivi organizzativi e ai ruoli per cui stai assumendo.
La maggior parte degli stage professionali dura tra 1 e 3 mesi, un periodo sufficiente per dare allo stagista abbastanza tempo per conoscere la mansione e l’organizzazione. Questo è tipico soprattutto delle esperienze di stage estivo.
Stage di durata superiore possono essere utili per ruoli più complessi e offrono anche il vantaggio di permettere agli stagisti di comprendere meglio l’ambiente di lavoro e contribuire maggiormente all’organizzazione.
Un buon esempio riguarda i ruoli come clinici, farmacisti e altri professionisti sanitari.
Queste figure spesso richiedono stage lunghi che coprono l’intero anno scolastico e permettono agli studenti di acquisire le competenze essenziali per avere successo una volta assunti dopo la laurea.
Quali sono i diversi tipi di stage?
Esistono numerosi programmi di stage che puoi offrire, dai classici stage estivi a esperienze di tipo più continuativo. Ecco alcuni esempi comuni:
- Stage estivo. Esperienza breve ma intensa durante i mesi estivi, quando gli studenti hanno una pausa dagli impegni accademici.
- Stage allineati al semestre. Opportunità solitamente part-time o a ore ridotte che si svolgono durante un semestre autunnale o primaverile, integrando il lavoro con le priorità accademiche.
- Programmi di stage rotazionali. Questi programmi sono progettati per far ruotare gli stagisti tra vari dipartimenti o team, offrendo una visione più completa dell’organizzazione e diversificando le competenze acquisite (ad esempio, in un programma di stage rotazionale HR, lo stagista può passare tra talent acquisition, formazione e sviluppo e compensation). Questo è particolarmente utile nei programmi ad alto potenziale e consente agli stagisti di scegliere con più consapevolezza una specializzazione al termine dell’esperienza.
- Programmi di stage inclusivi. Progettati per favorire diversità e inclusione, questi progetti mirano generalmente a offrire opportunità di crescita e inserimento lavorativo a gruppi/demografie sottorappresentati.
