Come Creare un Programma di Tirocinio in 9 Passi
La tua capacità di attrarre talenti all'inizio della carriera sarà essenziale per gettare le basi della tua forza lavoro negli anni a venire.
Un programma di tirocini strategicamente allineato ti aiuterà a reclutare i talenti di cui la tua organizzazione ha bisogno, a portare nuove idee e prospettive e ad avere un impatto positivo sul tuo employer brand.
In questo articolo condividerò come avviare un programma di tirocinio e alcune best practice.
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Che cos'è un tirocinio?
Un tirocinio è un'esperienza di lavoro strutturata offerta da un'organizzazione per fornire a studenti o neolaureati un'esposizione pratica a un settore o campo specifico.
I tirocini possono essere part-time o full-time e in genere durano per un periodo definito, che va da alcune settimane a diversi mesi.
Consentono al tirocinante di applicare le conoscenze accademiche in contesti reali, sviluppare competenze professionali e acquisire preziose informazioni sui percorsi di carriera scelti. I tirocini spesso includono mentorship, formazione e la possibilità di lavorare su progetti reali, rappresentando così una tappa fondamentale per l'occupazione futura.
Per i datori di lavoro, i tirocini sono un modo per individuare e sviluppare potenziali talenti, portando nuove prospettive e idee innovative nell'ambiente di lavoro.
Partecipare a workshop sulle risorse umane e sul personale può aiutare i team HR a creare programmi di tirocinio che attirino e sviluppino i talenti del futuro. I workshop organizzati durante convention ed eventi spesso includono discussioni su come strutturare programmi di tirocinio che offrano valore reciproco ai tirocinanti e alle aziende.
Tirocini retribuiti o non retribuiti?
Quando si crea un programma di tirocinio, uno degli aspetti principali da considerare è se offrire tirocini retribuiti o non retribuiti.
I tirocini retribuiti sono generalmente più attraenti per i candidati, in quanto prevedono una compensazione economica per il lavoro svolto. Aiutano a garantire che il tirocinio sia accessibile a un'ampia fascia di candidati, compresi coloro che potrebbero non potersi permettere di lavorare senza retribuzione.
D'altra parte, i tirocini non retribuiti possono comunque essere preziosi, soprattutto se offrono esperienze di apprendimento sostanziali, opportunità di networking e crediti formativi.
Tuttavia, è importante attenersi alle leggi sul lavoro e alle normative relative ai tirocini non retribuiti, assicurandosi che il principale vantaggio sia educativo per il tirocinante e non per l'organizzazione.
In definitiva, offrire tirocini retribuiti può rendere il programma più appetibile e aiutare ad attrarre una gamma diversificata e talentuosa di candidati. Le ricerche indicano che gli studenti universitari che svolgono tirocini retribuiti hanno maggiori possibilità di ottenere offerte di lavoro e ricevono uno stipendio più alto rispetto a chi partecipa a programmi senza tirocinio o a tirocini non retribuiti.
Inoltre, i tirocini non retribuiti possono creare disuguaglianze sistemiche, con donne, studenti universitari neri e ispanici sottorappresentati nelle opportunità di tirocinio retribuito.
Come creare un programma di tirocinio
I tirocinanti che assumi hanno più probabilità di rimanere nella tua organizzazione rispetto ai neolaureati all'inizio carriera che non hanno fatto un tirocinio.
Anch’io ho iniziato il mio percorso nell’azienda in cui lavoro attualmente come tirocinante, quindi posso testimoniare in prima persona l’efficacia di questi programmi. Ecco un approccio in 9 passi per crearne uno.
Fase 1: Definire obiettivi e finalità
Tutte le iniziative delle risorse umane devono essere intenzionalmente allineate per consentire il raggiungimento degli obiettivi strategici della tua organizzazione.
Il tuo programma di tirocinio non è diverso, quindi il primo passo nella sua costruzione dovrebbe essere quello di definirne obiettivi e finalità e valutare con cura in che modo supporterà la strategia aziendale complessiva.
Ti suggerisco di impostare KPI significativi che ti permettano di monitorare i progressi rispetto agli obiettivi, prendere decisioni basate sui dati e garantire il successo nel contribuire agli obiettivi di breve e lungo termine della tua organizzazione.
Fase 2: Progettare il programma
La progettazione del programma è, sostanzialmente, la struttura attraverso cui si realizzano gli obiettivi identificati sopra.
Prima di tutto, si parte dalla pianificazione della forza lavoro. Qual è la quantità e la qualità di talenti di cui avrai bisogno nei diversi ruoli in futuro per raggiungere gli obiettivi della tua organizzazione?
Devi strutturare correttamente il tuo programma di tirocinio per soddisfare le future esigenze di assunzione.
Questo può significare essere un po' selettivi sui tipi di ruoli per cui si assume.
Ad esempio, se hai una crescente necessità nelle squadre tecnologiche ma non in quelle finanziarie, avrebbe senso offrire opportunità di tirocinio focalizzate sulla tecnologia piuttosto che sulla finanza.
Conoscere il tipo di talento di cui avrai bisogno ti permette di iniziare a definire i compiti che svolgeranno i tuoi tirocinanti.
Descrizioni del lavoro ben redatte (job descriptions) ti aiutano a definire ruoli e responsabilità e ti permetteranno anche di stabilire la strategia di compensi e benefit per le posizioni di stage.
Le aspettative dei ruoli, sia durante che dopo il programma di stage, dovrebbero essere utilizzate per determinare la retribuzione adeguata necessaria ad attrarre e trattenere i migliori talenti all’interno dei tuoi programmi di stage e per l’assunzione junior.
Infine, nella progettazione del programma, consiglio di sviluppare una forte strategia di valutazione che sia collegata agli obiettivi e ai traguardi del programma stesso.
Componenti di valutazione da considerare:
- Soddisfazione dello stagista e del responsabile degli stagisti rispetto al programma
- Tasso di conversione al momento dell’assunzione
- Fidelizzazione e coinvolgimento degli stagisti assunti nel tempo.
Fase 3: Progetta l’esperienza dello stagista
Dopo aver creato la struttura generale dell'esperienza di stage, è il momento di progettare e documentare le esperienze concrete che gli stagisti vivranno durante il loro percorso.
Decisioni importanti su cui allinearsi includono:
- Quanto durerà l’esperienza di stage?
- Quali sono gli obiettivi formativi generali e le esperienze di apprendimento a supporto dell’esperienza di stage?
- Che tipo di esperienze ci si aspetta vivano gli stagisti con il proprio responsabile/team?
- Che tipo di esperienze ci si aspetta vivano come gruppo/coorte?
- Quali opportunità di networking/opportunità di incontrare la leadership verranno offerte agli stagisti?
- Come dovrebbero essere forniti coaching e feedback al singolo individuo?
Secondo me, il programma di stage dovrebbe prevedere un sano equilibrio tra esperienze di gruppo tra stagisti e attività lavorative all’interno del team o con il responsabile diretto.
Le esperienze di tipo coorte possono includere esercitazioni di team building, segmenti di immersione aziendale per conoscere meglio le diverse aree di business, e attività di servizio alla comunità.
Fase 4: Gestione delle risorse del programma di stage
Una volta definito il design del programma, consiglierei di valutare la gestione delle risorse per il tuo programma di stage.
Sulla base della dimensione e della portata del programma, dovrai assicurarti di avere una struttura di supporto appropriata per gestire sia il presente che il futuro del programma.
Un programma di dimensioni ridotte potrebbe richiedere solo un coordinatore dedicato, mentre programmi più ampi potrebbero necessitare di un intero team di University Relations per gestire l’ampiezza dell’esperienza di stage.
Dovrai inoltre assicurarti di avere un numero sufficiente di responsabili stagisti in linea con il volume di stagisti che assumerai.
I responsabili degli stagisti devono avere la disponibilità di tempo necessaria a fornire agli stagisti coaching, sviluppo e supporto indispensabili al loro successo.
Ricorda che i tuoi stagisti avranno probabilmente bisogno di molto più supporto rispetto a un/a collega più esperto/a per avere successo.
Forma adeguatamente i responsabili degli stagisti sul programma, fornisci loro aspettative chiare sul ruolo e offri strumenti e risorse utili a creare la migliore esperienza possibile per i nuovi stagisti.
Fase 5: Sviluppa ed esegui una strategia di recruiting e relazioni con le università
Creare una strategia di marketing pensata per raggiungere i candidati stagisti dove si trovano è fondamentale. I due ambiti su cui mi concentrerei sono le università e i social media.
Costruire la propria brand identity come azienda che assume giovani professionisti su LinkedIn è un ottimo modo per attrarre talenti della Generazione Z. TikTok e altre piattaforme social stanno diventando strumenti di reclutamento sempre più utilizzati.
Sviluppare relazioni con specifiche università è un’altra modalità efficace per costruire pipeline di talenti e consente di essere presenti sul campus per incontrare e assumere potenziali stagisti.
Punta a collaborare con scuole che offrono corsi di laurea in linea con le esigenze di assunzione e in grado di garantire il giusto bacino di talenti per la tua organizzazione.
Inoltre, puoi stringere collaborazioni con università che supportino le tue necessità in termini di assunzione della diversità.
Un approccio emergente è quello di collaborare direttamente con istituti diversi come gli Hispanic-Serving Institutions (HSIs) o gli Historically Black Colleges (HBCUs), che diplomano talenti specializzati proprio nelle aree in cui effettuerai le assunzioni.
Questo ti permette di costruire una base di giovani talenti diversi nelle carriere iniziali e di trasformare la tua forza lavoro per gli anni a venire.
Fase 6: Selezione e colloqui
Sebbene non si voglia rendere il processo di colloquio eccessivamente arduo, consiglierei almeno due turni di colloqui e di eseguirli tramite lo stesso software di reclutamento che utilizzate per i candidati abituali.
Il primo turno dovrebbe essere condotto centralmente dal vostro team di acquisizione talenti/gestione del programma di tirocinio.
Questa fase iniziale del colloquio serve a garantire che i candidati passati ai responsabili della selezione degli stagisti siano ben valutati, soddisfino i requisiti del ruolo pubblicato e siano in linea con i vostri futuri fabbisogni di assunzione come organizzazione.
Una volta che il vostro pool iniziale di talenti è stato selezionato, potete far avanzare i candidati qualificati alla seconda fase, con i responsabili che li seguiranno durante la loro esperienza di stage.
Come già menzionato, fornire agli stagisti i giusti strumenti e il supporto necessario è fondamentale per il successo del programma.
Una risorsa di supporto chiave che raccomando è una guida al colloquio. Questo aiuta a garantire che i candidati vengano valutati utilizzando lo stesso insieme di domande/criteri di valutazione, determinando una valutazione più oggettiva del vostro talento e una maggiore conformità legale per ridurre al minimo discriminazioni o pratiche di colloquio non corrette.
Una volta selezionati dai responsabili delle assunzioni, il vostro team di acquisizione talenti può estendere le offerte e confermare la partecipazione degli stagisti.
Fase 7: Accogli e diploma gli stagisti
Accogliere i vostri stagisti è il momento in cui tutto il vostro lavoro trova riscontro. Se siete ben preparati, questa sarà la fase più semplice e agevole del vostro processo.
Un elemento essenziale dell’accoglienza degli stagisti è la loro esperienza di orientamento e di inserimento (onboarding).
Un orientamento completo li aiuta a familiarizzare con la cultura aziendale, le politiche e a conoscere i membri chiave del team (ad esempio il team del programma di stage, il loro responsabile e altre strutture di supporto).
Durante l’accoglienza degli stagisti, dovrebbero essere coinvolti in un mix equilibrato di attività sia programmatiche/di coorte sia di lavoro all’interno del team del proprio responsabile.
Tramite entrambi questi canali, dovete assicurarvi che ricevano sufficiente sviluppo professionale (ad esempio workshop, formazione, accesso a opportunità di apprendimento online), feedback sulle prestazioni e sulla crescita, nonché opportunità fondamentali di networking sia con altri stagisti sia con colleghi/leader della vostra organizzazione.
Mi affido ancora alle relazioni costruite durante il mio tirocinio anni fa e credo che il networking sia uno dei principali meccanismi attraverso cui è possibile supportare la crescita e la mobilità interna dei vostri talenti.
Fase 8. Estendi le offerte di lavoro
Al termine del programma di tirocinio, bisogna passare immediatamente alla fase di offerta di lavoro.
Il programma dovrebbe avervi permesso di valutare attentamente il talento degli stagisti e fornito loro una visione unica delle opportunità presenti nella vostra organizzazione.
Vi invito a fissare l’obiettivo di assumere almeno il 65% dei vostri stagisti dopo la loro prossima laurea. Questo è essenziale per ottenere un vero ritorno sull’investimento delle risorse impiegate nel vostro programma di tirocinio.
Fase 9. Rivedi i tuoi obiettivi, non limitarti a "ripetere"
La conclusione del ciclo di tirocinio è il momento ideale per rivedere la tua strategia di valutazione.
Durante tutto il processo, e soprattutto mentre i vostri stagisti sono in azienda, dovreste aver applicato la vostra strategia di valutazione e raccolto dati essenziali per supportare il design iterativo del vostro programma e garantirne la coerenza con le esigenze aziendali.
Le interviste di uscita sono un’altra preziosa fonte di dati dagli stagisti e possono aiutarvi a modificare il programma per il prossimo gruppo.
Un errore critico che vedo spesso nella progettazione dei programmi di tirocinio è quello di ‘ripetere’ ciecamente ogni anno, senza modificarli per rispondere all’evoluzione delle priorità della vostra strategia dei talenti.
Best practice per i programmi di tirocinio
Vediamo alcune delle migliori pratiche da adottare mentre sviluppate la vostra strategia sui tirocini.
Assumi gli stagisti prima di quanto immagini
Attrarre e assumere giovani talenti di alto livello è sempre più competitivo ogni anno e iniziare presto il processo di selezione è un ottimo modo per non perdere l’occasione di trovare ottimi stagisti.
Supponendo che ospitiate stagisti estivi, raccomando di pubblicare e iniziare la ricerca delle vostre posizioni di tirocinio già nell’autunno precedente.
Prima riuscirete a pubblicare e inviare offerte per posizioni di stage, maggiore sarà la possibilità di avere uno staff competitivo di stagisti al momento dell’avvio del vostro programma.
Manager e mentor di valore
Oltre al gruppo principale di colleghi che gestisce il programma di tirocinio, ci sono due ruoli fondamentali che avranno un impatto significativo sull'esperienza dei tuoi stagisti: il loro responsabile e il loro mentore.
Tutti conosciamo il detto secondo cui i dipendenti "non lasciano lavori cattivi, ma cattivi capi" e le ricerche hanno rilevato che dal 50% al 75% dei dipendenti lascia proprio a causa del proprio responsabile.
Quindi, per convincere i tuoi stagisti a restare dopo la laurea, è fondamentale affiancarli a responsabili in grado di offrire loro un'esperienza speciale.
Offri lavori significativi
Un elemento fondamentale nella progettazione del programma di tirocinio è fornire ai tuoi stagisti lavori realmente significativi, che li mettano alla prova e li aiutino a crescere professionalmente.
La motivazione intrinseca (ossia essere motivati dall'attività/lavoro stesso) è un fattore essenziale, soprattutto per i talenti all'inizio della carriera.
I tuoi stagisti meritano di essere coinvolti in attività interessanti ed entusiasmanti che li mettano alla prova e offrano loro l'opportunità di imparare dalle persone più competenti della tua organizzazione.
Vantaggi di un programma di tirocinio aziendale
Il mio tirocinio è stato il mio biglietto d'oro per entrare nell'organizzazione in cui ancora oggi lavoro.
Le relazioni che ho costruito durante il tirocinio sono state fondamentali per la mia crescita professionale e per arrivare a posizioni di leadership di livello direttivo.
Sebbene i datori di lavoro debbano proporre opportunità di tirocinio perché è giusto sostenere la prossima generazione di talenti nel mondo del lavoro, posso assicurarti che i vantaggi di avviare un programma di tirocinio non sono affatto solo altruistici.
Reclutamento di giovani talenti
Secondo la National Association of Colleges and Employers, il 66,4% delle opportunità di tirocinio si trasforma in offerte di lavoro a tempo pieno.
Si tratta di un canale fondamentale per la tua riserva di talenti in fase iniziale e di un'opportunità indispensabile per portare la prossima generazione di talenti nella tua organizzazione.
Colloquio prolungato
I tirocini offrono ai datori di lavoro il vantaggio aggiuntivo di osservare i potenziali talenti all'opera prima di formulare una proposta di assunzione.
Inoltre, le ricerche hanno dimostrato che gli stagisti che vengono assunti sono il 32% più inclini a restare rispetto a chi non ha svolto un tirocinio nella tua organizzazione, il che significa una maggiore fidelizzazione dei talenti e una riduzione dei costi aggiuntivi associati al turnover del personale.
Considerando che il costo per sostituire un dipendente è solitamente pari a circa 1,5-2 volte il suo stipendio annuo, il programma di tirocinio deve essere visto come uno strumento efficace e conveniente sia per attrarre che per trattenere giovani talenti in azienda.
Pubblicità positiva e rafforzamento del tuo brand
I tirocini possono fare miracoli per la notorietà del tuo marchio e dare alla tua organizzazione una reputazione più positiva, aiutando così a reclutare talenti non solo tra i tuoi stagisti.
La presenza sui social media dovrebbe essere una componente importante dell'esperienza di tirocinio. Il pubblico più giovane è molto più attivo sui social e i tuoi stagisti possono diventare veri ambasciatori del brand sia online che nei campus.
Sostiene il tuo impegno DEIB
Un programma di tirocinio ben strutturato può essere uno strumento principale per sostenere le tue iniziative DEIB.
Includere una rosa diversificata di stagisti permette di costruire una pipeline di giovani talenti ampia e diversificata per l'azienda.
Inoltre, i dati dei neolaureati mostrano che il divario retributivo tra uomini e donne si sta allargando: le donne appena laureate guadagnano infatti solo 72 centesimi per ogni dollaro guadagnato dai colleghi uomini (rispetto agli 81 centesimi per dollaro degli anni precedenti).
Adottare strategie intenzionali di supporto e assunzione delle donne durante il tirocinio, a condizioni eque, può avere un impatto duraturo sulla riduzione del divario retributivo di genere e contribuire al successo professionale femminile sul lungo periodo.
I programmi di tirocinio ti aiuteranno a vincere la guerra dei talenti
La tua azienda è pronta per affrontare la forza lavoro che invecchia?
Gli stage sono un modo conveniente per inserire nella tua organizzazione talenti attentamente selezionati, che con maggiore probabilità resteranno più a lungo.
Sono anche ottimi per rafforzare il tuo employer branding e sostenere le iniziative di DEI (Diversità, Equità e Inclusione).
Ti incoraggio a pensare a modi per continuare a concentrarti sull'engagement e la fidelizzazione dei tuoi ex-stagisti una volta che si uniscono alla tua forza lavoro.
I tuoi ex-stagisti rappresentano il futuro della tua organizzazione, quindi conviene sempre continuare ad investire nella loro crescita e nel loro sviluppo.
FAQ
Quanto dovrebbe durare uno stage?
La durata del tuo programma di stage varierà notevolmente in base agli obiettivi organizzativi e ai ruoli per cui stai assumendo.
La maggior parte delle opportunità di stage professionali dura da 1 a 3 mesi, cioè un periodo sufficientemente lungo per consentire allo stagista di acquisire una buona conoscenza del ruolo e dell’organizzazione. Questo è tipico delle esperienze di stage estivo.
Gli stage di più lunga durata possono risultare vantaggiosi per ruoli più complessi e offrono anche il beneficio aggiuntivo di dare agli stagisti la possibilità di comprendere meglio l’ambiente di lavoro e di contribuire maggiormente all’organizzazione.
Un buon esempio sono ruoli come medici, farmacisti e altri operatori sanitari.
Questi ruoli spesso richiedono stage lunghi che coprono l’intero anno scolastico e forniscono agli studenti le competenze fondamentali necessarie per avere successo nel nuovo ruolo al termine degli studi.
Quali sono i diversi tipi di stage?
Esistono numerosi tipi di programmi di stage che puoi valutare di offrire, dai tradizionali stage estivi a esperienze simili a un lavoro a tempo pieno. Ecco alcuni esempi comuni:
- Stage estivo. Esperienza breve ma intensa durante i mesi estivi, quando gli studenti hanno una pausa dagli impegni accademici
- Stage allineati al semestre. Solitamente si tratta di opportunità part-time o con orario ridotto che coprono l’intero semestre autunnale o primaverile, integrando il lavoro con le priorità accademiche
- Programmi di stage rotazionali. Questi programmi sono pensati per ruotare gli stagisti tra i vari dipartimenti o team, offrendo una visione più a 360° dell’organizzazione e diversificando il set di competenze dello stagista (ad esempio, uno stage rotazionale in ambito HR può prevedere la rotazione tra acquisizione dei talenti, formazione e sviluppo, e retribuzione). Questo è particolarmente utile per programmi ad alto potenziale e consente agli stagisti di scegliere con maggiore consapevolezza una specializzazione al termine del percorso.
- Programmi di stage inclusivi. Ideati per promuovere la diversità e l’inclusione, di solito questi programmi hanno l’obiettivo di offrire opportunità di formazione/lavoro a gruppi/demografie meno rappresentati.
