Checklist per la Nuova Assunzione per un Migliore Inserimento
Dopo tutto l’impegno investito nel processo di assunzione, hai finalmente trovato la persona giusta. Ora è il momento di inserirla in azienda.
La checklist per i nuovi assunti che ho delineato qui ti accompagnerà dal primo giorno di lavoro fino al check-in dei 90 giorni.
Che tu stia assumendo il primo dipendente o il centesimo, ti aiuterà a garantire che il nuovo assunto inizi al meglio.
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Che cos’è un processo di onboarding dei dipendenti?
Un processo di onboarding dei dipendenti è un approccio sistematico che integra i nuovi assunti all’interno di un’organizzazione. Consiste nel creare un’esperienza strutturata che aiuti i nuovi dipendenti a transitare senza intoppi nei loro ruoli e nella cultura aziendale.
Il processo di onboarding solitamente include diversi componenti chiave, tra cui:
- Orientamento
- Formazione
- Definizione degli obiettivi
- Feedback continuo.
Perché una checklist per l’onboarding dei nuovi assunti è importante?
Dopo tutto l’impegno e le risorse impiegate per assumere nuovi dipendenti, una checklist per i nuovi assunti aiuta a garantire un processo di onboarding scorrevole, organizzato e completo.
Questo è importante, come sottolinea un sondaggio di BambooHR: "Il 70% dei nuovi assunti decide se il lavoro è adatto entro il primo mese e il 29% lo capisce già nella prima settimana. In media, le aziende hanno 44 giorni per influenzare la fidelizzazione a lungo termine di un nuovo assunto."
Utilizzare le piattaforme HR per background check come parte della checklist per i nuovi assunti tutela la tua azienda da potenziali problemi di conformità.
Vantaggi di creare una checklist per l’onboarding:
- Ottimizza il processo di onboarding: una checklist assicura che tutti i passaggi necessari vengano svolti, dai compiti amministrativi alle presentazioni, rendendo il processo efficiente e senza intoppi.
- Migliora l’esperienza del dipendente: una checklist ben strutturata aiuta i nuovi assunti a sentirsi accolti e informati, migliorando la loro esperienza iniziale e il coinvolgimento in azienda.
- Garantisce conformità e coerenza: la checklist assicura che tutti i requisiti legali e relativi alle policy vengano rispettati in modo uniforme per ogni nuovo dipendente, riducendo il rischio di dimenticanze.
Consiglio pratico: assicurati che la tua checklist copra tutte le fasi dell’onboarding—dalle attività del primo giorno ai compiti di integrazione continua—e aggiornala regolarmente sulla base del feedback dei nuovi assunti e delle modifiche alle policy aziendali o alla normativa.
Infine, valuta di sfruttare le soluzioni software per l’onboarding pensate specificamente per supportare la creazione di un processo di inserimento efficace.
Puoi anche utilizzare il nostro modello di checklist per i nuovi assunti per aiutarti a iniziare.
La checklist per i nuovi assunti
Il duro lavoro del processo di selezione viene ripagato quando assumi una nuova persona, ma non hai ancora raggiunto il traguardo. La tua checklist dovrebbe aiutarti a prepararli al successo ed evitare errori comuni.
Un problema frequente nel processo di onboarding è il sovraccarico di informazioni. I nuovi assunti spesso ricevono tantissime informazioni sull’azienda, il loro ruolo, le policy e le procedure tutte in una volta, il che può essere difficile da assimilare e gestire.
Questo può generare confusione e una più lenta adattabilità al nuovo ruolo, impattando sulla produttività iniziale e sulla soddisfazione lavorativa. Al contrario, quello che vuoi creare è un percorso sostenibile nei primi 90 giorni che aumenti gradualmente di intensità.
Da dove comincia tutto questo?
Checklist per il primo giorno
La tua checklist inizia con la procedura prevista per il primo giorno. È una giornata importante nell’esperienza del dipendente, il primo sguardo sulla realtà di lavorare nella tua organizzazione.
Ci saranno molti giorni nell’esperienza lavorativa di un dipendente che risulteranno simili, ma il primo giorno non è tra questi, quindi vediamo quali passaggi sono necessari per assicurarti di partire col piede giusto.
Benvenuto!
Il primo giorno è tutto incentrato sul lasciare una forte prima impressione. Inizia accogliendo calorosamente il nuovo assunto e presentandolo al team. Un gesto semplice come un pranzo di squadra o una pausa caffè può aiutare a rompere il ghiaccio e a farli sentire subito parte del gruppo.
Ricordo il mio primo lavoro in ufficio. Ero estremamente nervoso e provenivo da un contesto lavorativo molto diverso rispetto alle mie esperienze precedenti. Sono stato accolto con una "colazione di benvenuto" insieme a un mentore designato e ad alcuni colleghi del team. Questo contesto informale ha contribuito a ridurre l’ansia del primo giorno e ha incoraggiato una comunicazione aperta fin dall’inizio.
Orientamento
Dopo le presentazioni, di solito si offre un tour dell’ufficio o dell’ambiente di lavoro se l’inserimento avviene in presenza. Mostra loro le aree essenziali come bagni, sala relax e uscite di emergenza. Questo li aiuterà a sentirsi più a loro agio nell’esplorare il nuovo ambiente.
Se ti trovi in un contesto virtuale, fornisci alcuni consigli su come allestire la loro postazione di lavoro e qualsiasi informazione sulle migliori pratiche relative alle attrezzature. Incontra il nuovo assunto per discutere se ha bisogno di qualcosa per essere supportato. Vuoi aiutarlo a creare uno spazio in cui possa concentrarsi e rimanere connesso al proprio lavoro.
I membri del team di leadership o del management aziendale dovrebbero aiutare con l’orientamento dei dipendenti e partecipare ad attività come:
- Presentare l’azienda
- Accompagnare nella visita all’edificio o alla struttura
- Presentare un argomento specifico di formazione
- Portare il nuovo membro del team a prendere un caffè o a pranzo
Coinvolgere i leader senior mostrerà il loro investimento verso il personale, li renderà più accessibili e aiuterà il nuovo membro del team a sentirsi accolto e incluso.
Infine, organizza una riunione introduttiva con il responsabile diretto. Questo incontro dovrebbe affrontare i compiti immediati e dare al nuovo assunto una chiara comprensione di ciò che gli aspetta nel primo giorno. Stabilire aspettative chiare fin dall’inizio aiuta a prevenire confusione e pone le basi per un rapporto di lavoro produttivo.
Configurazione della postazione di lavoro
Non c’è niente di più frustrante per un nuovo assunto che arrivare e trovare gli strumenti di lavoro non pronti. Assicurati che la postazione di lavoro sia completamente allestita prima del loro arrivo. Questo include la configurazione del computer, l’installazione dei software necessari, l’accesso alla posta elettronica e l’attivazione del telefono.
Oltre alla tecnologia, assicurati che disponga di tutte le forniture e attrezzature d’ufficio necessarie. Una postazione ben preparata dimostra che l’azienda valorizza il suo arrivo ed è seriamente intenzionata ad aiutarlo a raggiungere il successo fin dal primo giorno.
In un contesto virtuale, questo va fatto in anticipo, così quando riceverà l’attrezzatura basterà seguire alcune istruzioni chiare per accedere ai nuovi account e iniziare subito.
Revisione delle responsabilità lavorative
Dopo aver verificato che la persona sia a suo agio con la postazione, dedica del tempo a rivedere le responsabilità lavorative del nuovo assunto.
Non dovrebbero esserci novità per il nuovo assunto, ma è utile ripassare la descrizione del ruolo, chiarire eventuali dubbi e indicare le attività immediate su cui concentrarsi. Stabilire aspettative e obiettivi iniziali assicura che il nuovo collega sappia cosa ci si aspetta da lui e come il suo ruolo contribuisce al team.
Consiglio: Incoraggia a fare domande durante questa fase. È fondamentale che il nuovo assunto si senta libero di chiedere chiarimenti e comprenda appieno il proprio ruolo in azienda.
Politiche e procedure aziendali
Il primo giorno è anche il momento giusto per presentare le politiche e le procedure aziendali. Inizia illustrando il manuale del dipendente e soffermati sulle principali regole, come la presenza, il codice di abbigliamento e le modalità per richiedere permessi.
Spiega come registrare le ore di lavoro e quali passaggi devono seguire per segnalare assenze o ritardi. In questo modo si evitano equivoci e si garantisce che il nuovo assunto sia pienamente consapevole di cosa è richiesto dal punto di vista della conformità all’onboarding.
Se la tua azienda ha molte policy aziendali, valuta di creare un manuale del dipendente snello per i nuovi assunti così da ridurre il sovraccarico di informazioni durante l’onboarding.
(Per aziende con molte policy in vigore, un software per il manuale del dipendente può essere anche un’aggiunta molto utile al tuo sistema HR!)
Checklist di onboarding della prima settimana
Il primo giorno è superato ed è ora di concentrarsi sul resto della prima settimana. Speriamo che tu abbia fatto una buona impressione, lasciando il nuovo dipendente motivato a mettersi all’opera.
Formazione specifica per il ruolo
La prima settimana è fondamentale per fornire al nuovo assunto le conoscenze e le competenze necessarie per svolgere il suo lavoro con efficacia. Offri una formazione approfondita sugli strumenti e software essenziali per ricoprire il ruolo, che potrebbe includere sistemi CRM, software di project management o qualsiasi altro strumento utilizzato quotidianamente.
Assegnare un mentore o un collega di riferimento può migliorare notevolmente questo processo di formazione. Questa persona funge da risorsa principale per il nuovo assunto, aiutandolo sia nelle attività specifiche del ruolo che nell'integrazione nella cultura aziendale più ampia.
Inizia le sessioni di formazione specifiche per il ruolo, aumentando gradualmente la complessità. Questo approccio aiuta il nuovo assunto a rafforzare la propria fiducia, man mano che apprende e applica nuove competenze.
Imposta i canali di comunicazione
Assicurati che il nuovo assunto venga aggiunto a tutte le piattaforme di comunicazione del team rilevanti, come Slack, Microsoft Teams o i gruppi email aziendali. Introducilo alle regole di comunicazione aziendali, incluse le buone pratiche per la messaggistica, i tempi di risposta alle email e i protocolli delle riunioni.
Questo passaggio è fondamentale per garantire che il nuovo assunto possa restare informato e connesso con il suo team fin dall'inizio.
Consiglio: Crea una guida rapida agli strumenti di comunicazione e alle regole di etichetta che il nuovo assunto potrà consultare durante l’inserimento.
Fornisci un assaggio della cultura aziendale
Organizza incontri informali con colleghi, sia all'interno del loro dipartimento che tra i diversi reparti. Questo li aiuta a stringere relazioni e a comprendere il contesto aziendale più ampio.
Spiega la missione, la visione e i valori aziendali e discuti di come questi principi guidano le attività quotidiane e i processi decisionali. Incoraggiare il nuovo assunto a partecipare a eventi sociali o attività di team building è anche un ottimo modo per farlo sentire parte della comunità.
Una ricerca di Brandon Hall Group mostra che le aziende con un solido processo di onboarding, che aiuta le persone a sentirsi parte integrante della cultura aziendale, aumentano il tasso di ritenzione dei nuovi assunti dell’82%.
“È facile concentrarsi solo sui compiti, le procedure e i processi lavorativi. Integrare il dipendente nella cultura aziendale fin da subito lo collega al proprio ruolo, ai team e all’organizzazione più ampia. È il linguaggio comune che connette tutti i dipendenti e fa sentire il nuovo assunto più a suo agio sin dall’inizio.” – Tamara Wilson di FLIR System
Lista di controllo per i primi 30 giorni
Uno degli errori più grandi che le aziende commettono è interrompere troppo presto l’esperienza di onboarding. Uno studio di Aptitude Research del 2022 ha mostrato che quasi la metà delle aziende analizzate concludeva l’onboarding dopo sole due settimane, un periodo notevolmente inferiore ai 90 giorni considerati ideali.
Ecco alcuni modi per mantenere vivo il coinvolgimento durante il primo mese.
Riunioni periodiche di verifica
Programma incontri individuali settimanali o bisettimanali tra il nuovo assunto e il suo responsabile per discutere come si sta ambientando, fornire feedback sulle prestazioni e affrontare eventuali preoccupazioni.
Questi incontri rappresentano anche un’opportunità per rivedere le aspettative e aggiornare gli obiettivi, man mano che il nuovo assunto prende maggiore confidenza con il proprio ruolo.
Definizione degli obiettivi e metriche di performance
Collabora con il nuovo assunto per definire obiettivi a breve e a lungo termine. Un buon approccio è scrivere gli obiettivi usando il framework SMART: specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e legati al tempo. Discuti come verranno valutate le loro prestazioni e introducili al processo di valutazione delle performance dell’azienda.
Stabilire obiettivi chiari e comprendere le metriche di performance aiuta i nuovi assunti a restare concentrati e motivati.
Consiglio: Utilizza i primi 30 giorni per fissare obiettivi realistici e raggiungibili che aumentino la fiducia del nuovo assunto e gli permettano di ottenere i primi successi.
Formazione e sviluppo continui
Offri ulteriori risorse formative o corsi per consentire al nuovo assunto di continuare a sviluppare le proprie competenze.
Incoraggiali a esplorare opportunità di sviluppo professionale all'interno dell'azienda, come partecipare a workshop, unirsi a gruppi di interesse o cimentarsi in piccoli progetti al di fuori del loro ruolo principale.
Checklist dei 60 Giorni
Il traguardo dei 60 giorni è un momento cruciale nel processo di onboarding, in cui i nuovi assunti dovrebbero iniziare a passare dall'apprendimento delle basi a diventare più indipendenti e produttivi nei loro ruoli.
Durante questo periodo del tuo piano 30-60-90 giorni l'attenzione è rivolta ad approfondire la comprensione delle responsabilità, favorire le relazioni all'interno del team e iniziare a dare contributi significativi all'azienda.
Affinare comprensione e responsabilità
Rivedi i compiti e gli obiettivi stabiliti durante i primi 30 giorni. Valuta i progressi e fornisci ulteriori indicazioni se necessario.
Man mano che il nuovo assunto acquisisce sempre più sicurezza, è importante affinare e chiarire eventuali dubbi residui sul suo ruolo. Questo garantisce che sia pienamente consapevole delle proprie responsabilità e di come il suo lavoro contribuisca agli obiettivi più ampi del team.
Inizia ad assegnare progetti o responsabilità più impegnative che richiedono una comprensione più profonda del ruolo. Questo aiuta il nuovo assunto a proseguire nel percorso verso la piena integrazione e a costruire la propria capacità di incidere sull'attività aziendale.
Rafforzare l'integrazione nel team
Fai partecipare il nuovo assunto a progetti più collaborativi. Questo non solo contribuisce a rafforzare le relazioni con i colleghi, ma permette anche di comprendere meglio come il proprio lavoro si inserisce nel quadro generale.
Apprendimento e sviluppo continui
Offri opportunità al nuovo assunto di partecipare a sessioni di formazione avanzata o workshop pertinenti al suo ruolo. Questo può includere approfondimenti su strumenti specializzati, formazione sulla leadership o conoscenze specifiche di settore.
Man mano che il nuovo assunto apprende di più sull'azienda, sfrutta la freschezza della sua prospettiva per mettere in discussione le convinzioni attuali del tuo team.
Invita il nuovo assunto a condividere le sue conoscenze o quanto appreso di recente tramite una presentazione, un documento condiviso o una riunione di team. Questo può rafforzare il suo apprendimento e dimostrare la sua crescente competenza.
Prestazioni e feedback
Programma un incontro di verifica delle prestazioni dopo 60 giorni con il nuovo assunto. Discuti i suoi progressi, sottolinea i successi e individua eventuali aree di miglioramento. Questa revisione dovrebbe essere costruttiva, con l'obiettivo di aiutare il nuovo assunto a raggiungere il suo pieno potenziale.
Questo è anche un buon momento per raccogliere primi feedback dai colleghi che hanno lavorato a stretto contatto con il nuovo assunto. Queste informazioni possono offrire utili spunti su quanto bene si stia integrando nel team e su quanto efficacemente stia svolgendo i suoi compiti.
Incoraggiare coinvolgimento e iniziativa
È il momento per il nuovo assunto di iniziare a prendere più iniziativa nel proprio ruolo. Un segnale che sta acquisendo sicurezza è quando inizia a proporre miglioramenti ai processi, si offre per nuovi progetti o suggerisce soluzioni alle sfide del team.
Checklist di Revisione a 90 Giorni
È arrivato il momento per il tuo nuovo assunto di diplomarsi dall'onboarding. È un momento felice, ma prima di lasciarli andare a ricoprire il loro ruolo autonomamente, è utile rivedere cosa è successo durante il periodo di onboarding.
Revisione delle prestazioni
Conduci una revisione formale delle prestazioni per discutere i risultati raggiunti nei primi 90 giorni, le aree di miglioramento e i progressi complessivi. Questa revisione è un'opportunità per rafforzare i comportamenti positivi e correggere eventuali criticità prima che diventino radicate.
Consiglio: Utilizza un modello di valutazione strutturato che includa indicatori chiave di performance, il raggiungimento degli obiettivi e il feedback da colleghi o mentori.
Sessione di feedback
Raccogliere feedback dal nuovo assunto sul processo di onboarding è importante quanto valutare le sue prestazioni. Chiedi della loro esperienza, delle eventuali difficoltà incontrate e suggerimenti per migliorare il processo di inserimento. Questo feedback può offrire preziose indicazioni per perfezionare il programma di onboarding per i futuri assunti.
Integrazione a lungo termine
Infine, delinea i prossimi passi per garantire il successo continuo del nuovo assunto nel suo ruolo. Questo potrebbe includere la definizione di nuovi obiettivi o l'invito a prendersi ulteriori responsabilità.
Incoraggia la partecipazione a progetti o iniziative interdipartimentali, utili per sviluppare una comprensione più ampia dell'azienda e costruire una rete oltre il proprio team immediato.
“Una cosa che facciamo in Jostle e che funziona davvero è una chiacchierata di 15 minuti tra il nuovo membro del team e una persona di ogni dipartimento/area aziendale, in modo che possa scoprire cosa fa quel team e come collabora con gli altri. Così la persona (a) incontra circa 12 persone con cui normalmente non entrerebbe in contatto; (b) impara a conoscere il business e capisce che ne siamo tutti responsabili; e (c) inizia a comprendere dove si inserisce e cosa significa il suo contributo.” Bev Attfield presso Jostle
Crea un piano di formazione e sviluppo
Una parte fondamentale dell'onboarding è dotare il nuovo membro del team degli strumenti, delle formazioni e delle risorse necessarie per avere successo.
Secondo Tamara Wilson di FLIR Systems, ci sono sei passaggi chiave da seguire per creare un piano di formazione e sviluppo efficace e mettere in pratica il programma per i membri del team:
- Valuta le esigenze dell'audience / team / destinatari della formazione
- Individua gli obiettivi / risultati attesi
- Progetta uno schema del piano formativo
- Crea il programma
- Ottimizza il coinvolgimento
- Valuta il successo della formazione
Approfondimento correlato: I migliori software per la formazione dei dipendenti
Includere un programma di formazione e sviluppo nel processo di onboarding permette ai nuovi assunti di acquisire le competenze e conoscenze necessarie per il loro ruolo, accelerando la loro produttività e competenza.
Per i loro responsabili, offre una panoramica su come supportare il percorso professionale della persona e quali valutazioni delle competenze dei dipendenti saranno necessarie lungo il percorso per aiutarli a raggiungere i loro obiettivi.
Infine, dimostra anche l'investimento dell'azienda nella crescita professionale dei suoi collaboratori, aumentando la soddisfazione lavorativa e l'impegno a lungo termine.
Scarica la nostra checklist per i nuovi assunti
Ricorda: Puoi scaricare la mia checklist per i nuovi assunti qui sotto per essere guidato in tutti questi passaggi.
FAQ
Qual è la differenza tra orientamento dei dipendenti e onboarding dei dipendenti?
Chi dovrebbe essere coinvolto nell’onboarding dei dipendenti?
Puoi iniziare l’onboarding prima del primo giorno del dipendente?
Come si sviluppa un processo di onboarding partendo da zero?
Come impostare la gestione delle retribuzioni per i nuovi assunti?
Costruisci una migliore esperienza di onboarding per i nuovi assunti
Quali sono altri passaggi critici che dovrebbero essere inclusi nella checklist di onboarding di un nuovo assunto?
Quanto è approfondito il tuo programma di orientamento per i nuovi dipendenti? Le risposte a queste domande possono variare. Cerca il consiglio di altre persone nel tuo settore o campo e utilizza i feedback che ricevi dai dipendenti per migliorare l’esperienza dei nuovi assunti.
I datori di lavoro alla prima esperienza possono beneficiare delle conferenze sul personale dove imparano strategie efficaci per effettuare la prima assunzione.
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