Lista di controllo per le nuove assunzioni per un miglior inserimento
Dopo tutto l’impegno profuso nel processo di assunzione, hai finalmente trovato la persona giusta. Ora è il momento di inserirla in azienda.
La checklist per i nuovi assunti che ho illustrato qui ti guiderà dal primo giorno di lavoro del nuovo dipendente fino al controllo dei 90 giorni.
Sia che tu stia assumendo il primo dipendente o il centesimo, ti aiuterà a garantire che il nuovo assunto abbia il miglior inizio possibile.
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Cos’è un processo di onboarding per i dipendenti?
Un processo di onboarding per i dipendenti è un approccio sistematico per integrare i nuovi assunti in un’organizzazione. Si tratta di creare un percorso strutturato che aiuti i nuovi dipendenti a inserirsi senza difficoltà nei loro ruoli e nella cultura aziendale.
Il processo di onboarding include tipicamente diverse componenti fondamentali, tra cui:
- Orientamento
- Formazione
- Definizione degli obiettivi
- Feedback continuo.
Perché una checklist per l’onboarding dei nuovi assunti è importante?
Dopo tutto il tempo e le risorse investite per assumere nuovi dipendenti, una checklist per i nuovi assunti aiuta a garantire un processo di onboarding fluido, organizzato e completo.
Come rileva un sondaggio di BambooHR, “Il 70% dei nuovi assunti decide se un lavoro è adatto entro il primo mese, e il 29% lo capisce già nella prima settimana. In media, le aziende hanno 44 giorni per influenzare la permanenza a lungo termine di un nuovo assunto.”
L’utilizzo di piattaforme HR per i controlli dei precedenti all’interno della checklist tutela la tua azienda da potenziali problemi di conformità.
Vantaggi nel creare una checklist di onboarding:
- Snellisce il processo di onboarding: Una checklist assicura che tutte le fasi necessarie vengano svolte, dagli aspetti amministrativi alle presentazioni, rendendo l’inserimento efficiente e senza intoppi.
- Migliora l’esperienza del dipendente: Una checklist ben strutturata aiuta i nuovi assunti a sentirsi accolti e informati, migliorando la loro esperienza iniziale e l’engagement con l’azienda.
- Garantisce conformità e coerenza: La checklist assicura che tutti i requisiti legali e di policy vengano rispettati in modo uniforme per ogni nuovo dipendente, riducendo il rischio di dimenticanze.
Consiglio pratico: Assicurati che la tua checklist copra tutte le fasi dell’onboarding — dalle attività del primo giorno ai compiti di integrazione continua — e aggiornala regolarmente sulla base dei feedback dei nuovi assunti e delle modifiche alle politiche o regolamenti aziendali.
Infine, prendi in considerazione l’utilizzo di software per l’onboarding progettati apposta per supportare la creazione di un processo di integrazione efficace.
Puoi anche utilizzare il nostro modello di checklist per nuovi assunti per partire con il piede giusto.
La checklist per i nuovi assunti
Il duro lavoro del processo di recruiting dà i suoi frutti quando inserisci una nuova persona, ma il tuo compito non è ancora finito. La checklist per i nuovi assunti dovrebbe aiutarti a predisporli per il successo ed evitare alcuni errori comuni.
Un problema frequente nel processo di onboarding è il sovraccarico di informazioni. I nuovi assunti spesso ricevono molte informazioni sull’azienda, il loro ruolo, le politiche e le procedure tutte insieme, il che può risultare eccessivo e difficile da assimilare efficacemente.
Questo può portare a confusione e a un adattamento più lento al nuovo ruolo, influendo sulla produttività iniziale e sulla soddisfazione lavorativa. Quello che vuoi creare, invece, è un percorso sostenibile per i primi 90 giorni, che aumenti gradualmente di intensità.
Da dove partire allora?
Checklist del primo giorno
La checklist inizia con la procedura del primo giorno. È un giorno importante nell’esperienza del dipendente, il primo vero sguardo sulla realtà del lavoro nella tua organizzazione.
Ci saranno molti giorni nella vita aziendale di un dipendente che tenderanno a confondersi tra loro, ma il primo giorno non è uno di questi: vediamo quindi quali passi servono per assicurarti di farlo nel modo giusto.
Accoglienza
Il primo giorno serve a lasciare una forte impressione iniziale. Accogli il nuovo assunto calorosamente e presentalo al team. Un gesto semplice come un pranzo di squadra o una pausa caffè può aiutare a rompere il ghiaccio e farlo sentire subito parte del gruppo.
Ricordo il mio primo lavoro d’ufficio. Ero estremamente nervoso e arrivavo da un contesto lavorativo molto diverso nelle mie precedenti esperienze. Sono stato accolto con una "colazione con il buddy", in cui ho incontrato il mio mentore assegnato e alcuni membri del team. Questo contesto informale ha contribuito a ridurre l’ansia del primo giorno e ad incoraggiare la comunicazione aperta sin dall'inizio.
Orientamento
Dopo le presentazioni, è abbastanza normale offrire un tour dell’ufficio o dell’area di lavoro se ci si trova in presenza. Mostra loro le aree essenziali come bagni, sale relax e uscite di emergenza. Questo li aiuterà a sentirsi più a loro agio nell’orientarsi nel nuovo ambiente.
Se lavori in modalità virtuale, fornisci loro consigli su come allestire la propria area di lavoro e tutte le informazioni che hai sulle migliori pratiche per l’utilizzo delle attrezzature. Incontra il nuovo assunto per discutere se c’è qualcosa di cui ha bisogno come supporto. Vuoi aiutarlo a creare uno spazio dove possa concentrarsi e rimanere connesso al proprio lavoro.
I membri del team dirigenziale o esecutivo dovrebbero supportare l’orientamento dei dipendenti e partecipare ad attività come:
- Fare una presentazione sull’azienda
- Mostrare l’edificio o la struttura
- Presentare un argomento specifico di formazione
- Portare il nuovo membro del team a prendere un caffè o a pranzo
Coinvolgere i leader nel processo dimostrerà il loro interesse verso il personale, li renderà più accessibili e aiuterà il nuovo membro del team a sentirsi accolto e incluso.
Infine, programma un incontro introduttivo con il loro responsabile diretto. Questo incontro dovrebbe trattare i compiti immediati e fornire al nuovo assunto una chiara comprensione di ciò che affronterà nella sua prima giornata. Stabilire aspettative chiare fin dall’inizio aiuta a prevenire confusione e a gettare le basi per un rapporto di lavoro produttivo.
Preparazione della postazione di lavoro
Non c’è nulla di più frustrante per un nuovo assunto che arrivare sul posto di lavoro e trovare i propri strumenti non pronti. Assicurati che la postazione sia già completamente allestita prima del suo arrivo. Ciò include il computer già pronto, il software necessario installato, l’accesso all’email attivato e il telefono configurato.
Oltre alla tecnologia, assicurati che abbiano anche tutte le forniture e l’attrezzatura da ufficio necessarie. Una postazione ben preparata mostra che l’azienda tiene al loro arrivo e vuole davvero aiutarli ad avere successo fin dal primo giorno.
In caso di lavoro virtuale, tutto questo dovrebbe essere pronto preventivamente, così che, quando il nuovo assunto apre la scatola dell’attrezzatura, sia tutto pronto e debba solo seguire alcuni semplici passaggi per accedere ai nuovi account.
Revisione delle responsabilità lavorative
Dopo aver verificato che il nuovo assunto sia a proprio agio con la postazione di lavoro, prenditi del tempo per rivedere insieme le sue responsabilità.
Queste non dovrebbero essere informazioni nuove per il neoassunto, ma è utile rivedere la descrizione del lavoro, chiarire eventuali ambiguità e indicare le attività immediate sulle quali dovrebbero concentrarsi. Stabilire aspettative e obiettivi iniziali assicura che il nuovo arrivato sappia cosa ci si aspetta da lui e come il suo ruolo si inserisce nel team più ampio.
Consiglio: Incoraggia il neoassunto a fare domande durante questa fase. È fondamentale che si senta a suo agio nel chiedere chiarimenti e capire bene il proprio ruolo in azienda.
Politiche e procedure aziendali
Il primo giorno è anche il momento ideale per presentare al nuovo assunto le politiche e le procedure aziendali. Inizia rivedendo il manuale dei dipendenti e sottolinea le principali regole, come la presenza, dress code e la procedura per richiedere permessi.
Spiega come registrare le ore di lavoro e quali passaggi deve seguire per segnalare assenze o ritardi. Questo aiuta a evitare malintesi e garantisce che il nuovo assunto sia consapevole di ciò che ci si aspetta da lui dal punto di vista della conformità all'onboarding.
Se la tua azienda ha molte policy, considera l’idea di preparare un manuale del dipendente nuovo in forma sintetica per non sovraccaricare di informazioni il neoassunto durante il processo di onboarding.
(Per le aziende con molte policy, un software per il manuale dei dipendenti può essere anche un’aggiunta davvero preziosa al tuo stack tecnologico HR!)
Checklist onboarding prima settimana
Il primo giorno è passato ed è arrivato il momento di proseguire con il resto della settimana. Speriamo che tu abbia fatto una buona prima impressione e abbia lasciato il dipendente motivato nell’iniziare a lavorare.
Erogare formazione specifica per il ruolo
La prima settimana è cruciale per fornire al nuovo assunto le conoscenze e le competenze di cui avrà bisogno per svolgere al meglio il suo lavoro. Fornisci una formazione completa sugli strumenti e i software essenziali specifici per il loro ruolo. Questo può includere sistemi CRM, software di gestione progetti o qualsiasi altro strumento che useranno quotidianamente.
Assegnare un mentor o un collega di riferimento può migliorare notevolmente questo processo di formazione. Questa persona funge da punto di riferimento per il nuovo assunto, aiutandolo a orientarsi sia nei compiti specifici del ruolo che nella cultura aziendale più ampia.
Avvia le sessioni di formazione specifiche per il ruolo, aumentando gradualmente il livello di complessità. Questo approccio aiuta il nuovo assunto a costruire fiducia man mano che apprende e applica nuove competenze.
Configura i canali di comunicazione
Assicurati che il nuovo assunto venga aggiunto a tutte le piattaforme di comunicazione del team pertinenti, come Slack, Microsoft Teams o gruppi email aziendali. Presentagli le regole di comunicazione interne, incluse le buone pratiche per i messaggi, i tempi di risposta alle email e le modalità di svolgimento delle riunioni.
Questo passaggio è fondamentale per garantire che il nuovo assunto possa restare informato e connesso con il team fin dall’inizio.
Suggerimento: Crea una guida rapida di riferimento per gli strumenti di comunicazione e le regole principali, che il nuovo assunto possa consultare mentre si ambienta.
Offri un assaggio della cultura aziendale
Organizza incontri informali con i membri del team, sia all’interno del dipartimento che tra diverse aree dell’azienda. Questo aiuta a costruire relazioni e a comprendere meglio il contesto aziendale generale.
Spiega la missione, la visione e i valori dell’azienda, illustrando come questi principi guidano le operazioni quotidiane e le scelte decisionali. Incoraggiare il nuovo assunto a partecipare ad eventi sociali o attività di team building aziendali è anche un ottimo modo per aiutarlo a sentirsi parte della comunità.
Una ricerca del Brandon Hall Group mostra che le aziende con un onboarding efficace che aiuta a sentirsi parte della cultura aziendale aumentano il tasso di fidelizzazione dei nuovi assunti dell’82%.
“È facile concentrarsi esclusivamente sui compiti lavorativi, sulle procedure e sui processi. Integrare il dipendente nella cultura aziendale sin dall’inizio lo lega al proprio ruolo, ai team e all’intera organizzazione. È il linguaggio comune che collega tutti i dipendenti e fa sentire il nuovo assunto più a suo agio fin da subito.” - Tamara Wilson di FLIR System
Checklist dei primi 30 giorni
Uno degli errori più grandi che possono commettere le aziende è interrompere troppo presto il percorso di onboarding. Uno studio del Aptitude Research del 2022 ha rilevato che quasi la metà delle aziende analizzate concludeva l’onboarding dopo sole due settimane, un periodo decisamente inferiore ai 90 giorni consigliati.
Ecco alcuni modi per mantenere alta l’attenzione durante il primo mese.
Check-in regolari
Organizza incontri settimanali o quindicinali one-to-one tra il nuovo assunto e il suo responsabile per discutere come si sta ambientando, fornire feedback sulle sue prestazioni e affrontare eventuali dubbi.
Questi incontri sono anche un’occasione per rivedere aspettative e obiettivi mano a mano che il nuovo assunto prende confidenza con il suo ruolo.
Definizione degli obiettivi e metriche di performance
Collabora con il nuovo assunto per stabilire obiettivi a breve e lungo termine. Un buon metodo è scrivere obiettivi secondo il modello SMART, ovvero specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e con una scadenza. Discuti come verrà valutata la sua performance e illustragli il processo di valutazione aziendale.
Stabilire obiettivi chiari e comprendere i criteri di valutazione aiuta i nuovi assunti a rimanere concentrati e motivati.
Suggerimento: Usa i primi 30 giorni per fissare obiettivi realistici e raggiungibili, che rafforzino la fiducia del nuovo assunto e gli consentano di conquistare piccoli successi iniziali.
Formazione continua e sviluppo
Offri risorse o corsi di formazione aggiuntivi per aiutare il nuovo assunto a continuare a sviluppare le proprie competenze.
Incoraggiali a esplorare opportunità di sviluppo professionale all'interno dell'azienda, come partecipare a workshop, unirsi a gruppi di interesse o assumere piccoli progetti al di fuori del proprio ruolo principale.
Checklist dei 60 giorni
Il traguardo dei 60 giorni è un momento cruciale nel processo di inserimento, in cui i nuovi assunti dovrebbero iniziare a passare dall'apprendimento delle basi a una maggiore indipendenza e produttività nel loro ruolo.
Durante questo periodo del tuo piano 30-60-90 giorni l'obiettivo è approfondire la comprensione delle proprie responsabilità, rafforzare i rapporti con il team e iniziare a dare contributi significativi all'azienda.
Affinare comprensione e responsabilità
Riesaminare i compiti e gli obiettivi stabiliti durante i primi 30 giorni. Valutare i progressi e fornire ulteriore supporto se necessario.
Man mano che il nuovo assunto si sente più a suo agio, è importante definire e chiarire eventuali incertezze rimaste riguardo il proprio ruolo. Ciò garantisce che sia pienamente consapevole delle proprie responsabilità e di come il suo lavoro contribuisca agli obiettivi più ampi del team.
Inizia ad assegnare progetti o responsabilità più stimolanti che richiedano una comprensione più approfondita del ruolo. Questo aiuta il nuovo assunto a continuare il percorso verso l'integrazione piena e a sviluppare la propria capacità di incidere sull'azienda.
Rafforzare l'integrazione nel team
Coinvolgi il nuovo assunto in progetti più collaborativi. Questo non solo aiuta a costruire rapporti più solidi con i colleghi, ma consente anche di comprendere meglio come il proprio lavoro si inserisce nel quadro generale.
Apprendimento e sviluppo continuo
Offri opportunità per il nuovo assunto di partecipare a sessioni di formazione avanzata o workshop pertinenti al proprio ruolo. Questo può includere approfondimenti su strumenti specializzati, formazione sulla leadership o conoscenze specifiche del settore.
Man mano che il nuovo assunto inizia a conoscere meglio l’azienda, sfrutta la freschezza del suo punto di vista per mettere in discussione le ipotesi del tuo team attuale.
Invita il nuovo assunto a condividere ciò che ha imparato o le sue conoscenze recenti attraverso una presentazione, un documento condiviso o un incontro di team. Questo può aiutare a rafforzare l’apprendimento e dimostrare la loro crescente competenza.
Prestazioni e feedback
Pianifica un incontro di verifica delle prestazioni a 60 giorni con il nuovo assunto. Discuti i progressi fatti, valorizza i risultati ottenuti e individua gli ambiti in cui occorre migliorare. Questa revisione deve essere costruttiva, mirata ad aiutare il nuovo assunto a raggiungere il proprio pieno potenziale.
Questo è anche un buon momento per ottenere un feedback iniziale dai colleghi che hanno lavorato a stretto contatto con il nuovo assunto. Ciò può fornire preziose indicazioni su come si stanno integrando nel team e su quanto efficacemente stanno svolgendo i propri compiti.
Favorire coinvolgimento e iniziativa
È il momento giusto per il nuovo assunto di iniziare a prendere più iniziativa nel proprio ruolo. Un segnale che sta iniziando a farlo si vede quando propone miglioramenti ai processi, si offre volontario per nuovi progetti o suggerisce soluzioni alle sfide all’interno del team.
Checklist dei 90 giorni
È il momento per il tuo nuovo assunto di "laurearsi" dall’inserimento. È un’occasione felice, ma prima di lasciarlo navigare autonomamente nel proprio ruolo, è utile rivedere ciò che è avvenuto durante l’onboarding.
Revisione delle prestazioni
Effettua una revisione formale delle prestazioni per discutere i risultati raggiunti nei primi 90 giorni, le aree di crescita e il progresso generale. Questa revisione è un'occasione per rafforzare i comportamenti positivi e correggere eventuali problemi prima che diventino abitudini consolidate.
Consiglio: Utilizza un modello di revisione strutturato che comprenda indicatori chiave di prestazione, il raggiungimento degli obiettivi e feedback da colleghi o mentori.
Sessione di feedback
Raccogliere feedback dal nuovo assunto sul processo di onboarding è importante quanto valutare le sue prestazioni. Chiedi della sua esperienza, delle eventuali difficoltà incontrate e suggerimenti per migliorare il processo di onboarding. Questo feedback può fornire preziose indicazioni per affinare il tuo programma di onboarding per i prossimi inserimenti.
Integrazione a lungo termine
Infine, delinea i prossimi passi per il successo continuativo del nuovo assunto nel suo ruolo. Questo potrebbe includere la definizione di nuovi obiettivi o l'incoraggiamento ad assumere ulteriori responsabilità.
Incoraggia la partecipazione a progetti o iniziative interfunzionali, che possono aiutarlo a sviluppare una visione più ampia dell’azienda e a costruire una rete al di là del proprio team immediato.
“Una cosa che facciamo in Jostle che aiuta davvero molto è una chiacchierata di 15 minuti tra il nuovo membro del team e una persona di ogni reparto/area aziendale, per ascoltare di cosa si occupa quella squadra e come lavora con le altre. Questo significa che la persona (a) incontra circa 12 persone con cui normalmente non avrebbe contatto; (b) apprende qualcosa sull’azienda e sul fatto che siamo tutti responsabili; e (c) inizia a capire qual è il suo ruolo e che significato ha il suo contributo.” Bev Attfield di Jostle
Crea un piano di formazione e sviluppo
Una parte fondamentale dell'onboarding è fornire al nuovo membro del team gli strumenti, la formazione e le risorse di cui avrà bisogno per avere successo.
Secondo Tamara Wilson di FLIR Systems, ci sono sei passaggi chiave da seguire per costruire un piano di formazione e sviluppo efficace e implementare il programma per i membri del tuo team:
- Analizza i bisogni del pubblico / team / discente
- Identifica gli obiettivi / i risultati attesi
- Progetta uno schema del piano formativo
- Crea il programma
- Ottimizza il coinvolgimento
- Valuta il successo della formazione
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Incorporare un programma di formazione e sviluppo nel processo di onboarding fornisce ai nuovi assunti le competenze e le conoscenze necessarie per i loro ruoli, accelerando la loro produttività e competenza.
Per i loro responsabili, offre la possibilità di comprendere meglio come supportare il percorso di carriera della persona e quali tipi di valutazioni delle competenze dei dipendenti saranno necessarie nel tempo per aiutarli a raggiungere i propri obiettivi.
Infine, dimostra anche l'investimento dell'azienda nella loro crescita professionale, aumentando la soddisfazione lavorativa e l’impegno a lungo termine.
Scarica la nostra checklist per i nuovi assunti
Ricorda: Puoi scaricare qui sotto la mia checklist per i nuovi assunti, utile per seguire tutti questi passaggi.
FAQ
Qual è la differenza tra orientamento dei dipendenti e onboarding dei dipendenti?
Chi dovrebbe essere coinvolto nell'onboarding dei dipendenti?
È possibile iniziare l'onboarding prima del primo giorno del dipendente?
Come si sviluppa un processo di onboarding da zero?
Come impostare il payroll per i nuovi assunti?
Costruisci una migliore esperienza di onboarding per i nuovi assunti
Quali altri passaggi critici dovrebbero essere inclusi in una checklist di onboarding per i nuovi assunti?
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