14 vantaggi di un sistema di tracciamento dei candidati
Un applicant tracking system (ATS) rende più semplice il processo di assunzione organizzando e semplificando l’intero iter di selezione. Potrai prendere decisioni più rapide e consapevoli, migliorare la collaborazione, offrire esperienze migliori ai candidati, risparmiando tempo e riducendo il lavoro manuale. In questo articolo ti mostrerò esattamente come l’utilizzo di un ATS può essere vantaggioso per te e il tuo team.
Cos’è un Applicant Tracking System?
Un applicant tracking system (ATS) è un tipo di software per il recruiting utilizzato dalle organizzazioni per gestire i loro processi di selezione.
La funzione principale di un ATS è rendere più facile per i reparti risorse umane e i team di selezione gestire i candidati attraverso il processo di assunzione e garantire un’eccellente esperienza candidato.
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Le principali funzionalità dell’ATS comprendono la gestione dei candidati, la pubblicazione delle offerte di lavoro, la pianificazione dei colloqui, le comunicazioni automatiche con i candidati e le analisi di recruiting.
Fondamentalmente, il funzionamento di un ATS si basa su un database che archivia i dati dei candidati e le informazioni relative alla loro candidatura, come curriculum, lettera di presentazione e feedback dei colloqui.
I team di selezione possono poi configurare lo strumento in base al loro processo di recruiting e far avanzare i candidati man mano che procedono tra le varie fasi.
14 principali vantaggi di un Applicant Tracking System
Gli ATS sono strumenti utili per automatizzare il recruiting (almeno la parte più noiosa!) e un applicant tracking system ben scelto può offrire i seguenti benefici:
1. Maggiore efficienza
Un ATS automatizza molte attività dispendiose in termini di tempo come pubblicazione degli annunci, screening dei candidati e follow-up con candidati e responsabili delle assunzioni, permettendo così ai recruiter di concentrarsi su attività più strategiche.
2. Database centralizzato
Gli ATS aiutano a organizzare e conservare le informazioni dei candidati in un database centralizzato. Le organizzazioni possono utilizzarlo per costruire un bacino di potenziali candidati utile per la ricerca di talenti e le attività di employer branding.
3. Screening dei candidati più semplice
Il software ATS può essere programmato per porre determinate domande nella fase di candidatura e scartare automaticamente i candidati che non soddisfano criteri specifici, come la località o lo stato del visto.
Alcuni AI-ATSs sostengono di poter utilizzare l’intelligenza artificiale per filtrare e classificare i candidati, ma raccomandiamo cautela su questo aspetto.
4. Comunicazione semplificata
Gli strumenti di comunicazione automatica all’interno di un ATS favoriscono interazioni puntuali e coerenti tra candidati e team di selezione, migliorando l’esperienza generale del candidato e mantenendolo informato sullo stato della propria candidatura.
5. Migliore collaborazione e coordinamento
Il sistema consente una collaborazione più efficace tra i membri del team di selezione, permettendo di condividere appunti, feedback e valutazioni sui candidati in un unico posto.
6. Decisioni basate sui dati
Le piattaforme ATS supportano il recruiting guidato dai dati grazie a funzionalità di analisi e reportistica che offrono insight su vari aspetti del processo di selezione, come l’efficacia delle fonti, il time-to-hire e il cost-per-hire, aiutando le organizzazioni a prendere decisioni migliori.
7. Esperienza candidato migliorata
Offrendo un processo di candidatura semplice, aggiornamenti tempestivi e dati utili, gli ATS aiutano a migliorare l’esperienza candidato, facendo in modo che i talenti abbiano un’impressione positiva dell’organizzazione, a prescindere dall’esito.
8. Risparmio sui costi
Automatizzando e ottimizzando diversi aspetti del processo di selezione, un ATS può portare a un risparmio economico riducendo il carico amministrativo, velocizzando i tempi di assunzione, limitando la dipendenza da consulenti esterni e migliorando i risultati in termini di recruiting.
9. Conformità e sicurezza
Un ATS garantisce che i dati dei candidati siano conservati in modo sicuro e aiuta le organizzazioni a rispettare i requisiti legali e le normative sulla protezione dei dati, riducendo il rischio di sanzioni per mancata conformità.
10. Scalabilità
Un ATS può essere facilmente scalato per soddisfare le esigenze di organizzazioni in crescita, consentendo di gestire un volume crescente di candidature e offerte di lavoro senza un aumento corrispondente del carico di lavoro manuale. Quando aumenti le attività gestite con l'ATS, puoi anche richiedere al fornitore la formazione ATS per recruiter e team di selezione.
11. Coerenza del brand
I sistemi ATS spesso includono modelli personalizzabili per le pagine delle carriere, gli annunci di lavoro e le comunicazioni, garantendo che l'employer branding e il messaggio dell'organizzazione risultino coerenti in tutte le interazioni con i candidati.
12. Maggiore facilità di conformità e reportistica
Un ATS può aiutare a garantire il rispetto delle leggi sul lavoro e delle normative sulle assunzioni e a conservare registri dettagliati del processo di selezione.
13. Integrazione con altri software HR
L'integrazione con altri strumenti HR, software per i controlli sui precedenti, piattaforme di valutazione, software per le paghe e sistemi di calendario facilita il flusso regolare dei dati mentre i dipendenti attraversano il ciclo di vita aziendale.
14. Reclutamento globale
Per le organizzazioni che operano a livello internazionale, un ATS può supportare l'assunzione di dipendenti internazionali gestendo più lingue, fusi orari e conformità con diverse normative locali.
Le funzionalità che supportano le assunzioni internazionali possono avere un costo aggiuntivo, quindi assicurati di verificare cosa è incluso nel tuo prezzo ATS.
Potenziali svantaggi dell'utilizzo di un Applicant Tracking System
Sebbene i sistemi per la gestione delle candidature siano in genere molto utili, esistono alcuni potenziali svantaggi da considerare:
Riduzione dell’interazione umana
L'automazione può potenzialmente ridurre la quantità di interazione personale tra recruiter e candidati, specialmente quando si tratta di fornire feedback ai candidati e respingere le candidature. Alcuni aspetti richiedono ancora un tocco umano!
Costi
L'implementazione e la manutenzione di un ATS possono essere costose, soprattutto per le piccole imprese o le startup con budget limitati, motivo per cui abbiamo realizzato un elenco di sistemi di gestione delle candidature per piccole imprese.
Promesse esagerate
Come accennato in precedenza, alcuni ATS dichiarano di poter usare l’IA per filtrare, classificare e persino rifiutare i candidati. Tuttavia, come sostiene l’esperta di selezione Mariya Hristova:
“Ancora non ho visto un ATS con un modello di rating dei CV realmente ben eseguito tramite “IA” o anche solo tramite “machine learning”, interpretato per ruolo. Anche posizioni con lo stesso titolo possono essere molto diverse tra loro, perciò al momento nessuno strumento è davvero in grado di valutare in modo affidabile i CV dei candidati. Quasi tutti finiscono per limitarsi a fare da "attira SEO", cioè cercano parole chiave e la frequenza con cui sono usate.
Per questo motivo, anche se può essere allettante usarli per alleggerire il carico, evito questi strumenti. Invece, la mia soluzione è non lasciare accumulare i CV e rivederli regolarmente (dedicare 30 minuti ogni giorno).”
Alcuni sistemi inoltre hanno difficoltà a scansionare e interpretare curriculum con formattazioni non standard.
Come funzionano gli Applicant Tracking System
Gli ATS funzionano automatizzando e ottimizzando varie fasi del processo di selezione:
1. Pubblicazione e distribuzione dell’annuncio di lavoro
- Creazione: I recruiter creano gli annunci di lavoro direttamente all'interno dell’ATS, dettagliando la descrizione delle mansioni, i requisiti e le altre informazioni rilevanti.
- Distribuzione: L'ATS include strumenti di pubblicazione degli annunci che distribuiscono gli annunci su diversi portali lavoro, pagine carriere aziendali e piattaforme social per raggiungere un pubblico più vasto.
2. Raccolta delle candidature
- Candidature online: I candidati si candidano alle posizioni tramite l’ATS, inviando curriculum, lettere di presentazione e altri documenti richiesti.
- Candidature via email: Alcune piattaforme ATS possono anche acquisire le candidature inviate via email e importarle automaticamente nel sistema.
4. Screening dei candidati
- Correlazione delle parole chiave: L’ATS confronta le qualifiche e l’esperienza del candidato con i requisiti della posizione utilizzando la corrispondenza delle parole chiave e altri criteri.
- Classificazione automatica: In teoria, i candidati vengono classificati automaticamente in base alla loro idoneità per la posizione, consentendo ai recruiter di dare priorità agli aspiranti più qualificati.
- Domande di screening: Alcune piattaforme ATS includono domande di screening personalizzabili che aiutano a filtrare ulteriormente i candidati in base a specifiche qualifiche o criteri.
5. Gestione dei candidati
- Profili: L’ATS crea profili individuali per ogni candidato, conservando tutte le informazioni rilevanti, i documenti e lo storico delle comunicazioni.
- Monitoraggio del processo: I recruiter possono monitorare i candidati attraverso le varie fasi del processo di selezione, come la revisione delle candidature, la pianificazione dei colloqui e la gestione delle offerte.
6. Comunicazione e coinvolgimento
- Email automatiche: L’ATS può inviare email automatiche ai candidati nelle diverse fasi del processo di selezione, come conferme di candidatura, inviti ai colloqui e notifiche di esclusione.
- Pianificazione dei colloqui: I recruiter possono utilizzare ATS con software di pianificazione dei colloqui integrato che si collega ai calendari per evitare sovrapposizioni.
7. Collaborazione e feedback
- Collaborazione del team: I membri del team di selezione possono condividere note, feedback e valutazioni sui candidati all’interno dell’ATS, facilitando un processo decisionale collaborativo.
- Valutazioni e commenti: I recruiter e i responsabili delle assunzioni possono valutare i candidati e lasciare commenti, contribuendo a costruire una visione completa di ogni aspirante.
8. Reportistica e analisi
- Analisi dei dati: L’ATS offre strumenti di analisi delle risorse umane che forniscono approfondimenti su diversi aspetti del processo di selezione, come efficacia delle fonti, tempi di assunzione e qualità dei candidati.
- Report personalizzati: I recruiter possono generare report personalizzati per monitorare metriche specifiche e prendere decisioni basate sui dati.
9. Conformità e sicurezza
- Protezione dei dati: L’ATS garantisce che i dati dei candidati siano archiviati in modo sicuro, rispettando le normative sulla protezione dei dati.
- Audit trail: Il sistema mantiene dettagliati audit trail, documentando tutte le azioni svolte all’interno dell’ATS a fini di conformità e responsabilità.
10. Integrazione con altri sistemi
- Integrazione con HRIS: L’ATS può integrarsi con sistemi di gestione delle risorse umane (HRMS) e altri strumenti HR per garantire un passaggio fluido da candidato ad assunto.
- Servizi di terze parti: Alcune piattaforme ATS si integrano con servizi di controllo dei precedenti, strumenti di valutazione e altri fornitori terzi per migliorare il processo di selezione.
Ottieni consigli dagli esperti
Per aiutarti ad avviare il tuo percorso nella scelta di un nuovo ATS, abbiamo raccolto una pratica lista dei migliori sistemi di tracciamento dei candidati. In alternativa, puoi parlare con uno dei nostri esperti di software HR.
