Guida alla revisione di metà anno: processo in 4 fasi & 8 suggerimenti semplici

Ecco alcune domande a cui rispondere quando rifletti sulla struttura:

Qual è lo scopo di suddividere le revisioni?

Devi affrontare le revisioni avendo ben chiaro cosa vuoi ottenere e quale dovrebbe essere il risultato di ciascuna revisione, sia per i manager sia per i dipendenti. 

Dovrebbero emergere punti di sviluppo e obiettivi, oppure il risultato dovrebbe essere qualcosa di più intangibile e qualitativo, come l'ispirazione? Decidi tu!

Quale sarà l'impatto sui dipendenti? 

Ci sono due importanti aspetti dell'impatto da considerare: finanziario e legato alla fidelizzazione.

Dal punto di vista finanziario, decidi se le persone potranno ottenere una promozione durante entrambe le revisioni, durante una sola revisione o in qualsiasi momento. E per quanto riguarda i normali aumenti di stipendio?

Dal punto di vista della fidelizzazione, cosa significa quando le persone superano gli obiettivi o hanno prestazioni insufficienti? Dopo 2 cicli si è fuori, oppure hanno un solo ciclo di 6 mesi per migliorare le proprie prestazioni? 

Per chi supera gli obiettivi, è necessario attendere un certo numero di cicli prima di ottenere una promozione?

Ci sarà una differenza tra le revisioni?

Qui ci sono due opzioni principali. Una consiste nel rendere uguali le revisioni, trasformando il processo di revisione in un processo realmente semestrale. 

L'altra consiste nel rendere una revisione più approfondita e l'altra più simile a un “controllo”. 

Situazioni diverse rendono l'ambiente di un'azienda più adatto a un'opzione piuttosto che all'altra. 

Ad esempio, le aziende dai ritmi più rapidi che portano avanti molti progetti in un breve periodo di tempo possono trarre vantaggio da revisioni semestrali.

Come affrontare una revisione semestrale

Se vuoi organizzare il processo di revisione ogni 6 mesi per adattarti a un ambiente dai ritmi rapidi, oppure prevedere traguardi di prestazione più regolari per gestire le persone in un percorso di crescita o verso l'uscita dall'azienda, ecco alcuni aspetti da tenere a mente:

Indicazioni più brevi

Valuta di rendere le indicazioni adatte a un periodo di tempo più breve (di seguito illustrerò alcune buone indicazioni); ad esempio, se hai un'indicazione che chiede al manager di mettere in evidenza i risultati raggiunti, chiedigli di indicarli 2-3 invece di 6.

Allo stesso modo, per aspetti come i punti di sviluppo, non produrre un lungo elenco di cose che un dipendente deve migliorare. 

Quante può realisticamente migliorarne in 6 mesi, soprattutto quando si tratta di punti di sviluppo più significativi?

Mantieni l'attenzione sul punto

Non chiedere che le indicazioni entrino nei minimi dettagli riguardo agli ultimi 6 mesi di lavoro di una persona. Mantienile invece concentrate su risultati/obiettivi raggiunti, punti di sviluppo e obiettivi. 

Che cosa è stato fatto e che cosa resta ancora da fare?

Trasformala in una conversazione multidirezionale

Rendere più frequenti le revisioni delle prestazioni richiede di modificare leggermente i contenuti.

Spesso, se non ricevono una formazione adeguata, i manager tendono a fare ciò che fanno durante una revisione annuale e si presentano con una quantità eccessiva di feedback per i membri del loro team.

Non solo si tratta di un processo spiacevole che priva i collaboratori diretti della possibilità di agire, ma ora è anche più frequente!

Per renderla una conversazione produttiva, esponi il tuo feedback nella parte scritta della revisione, ma apri l'incontro con domande come “Cosa pensi della mia valutazione del tuo lavoro?” oppure “In quali punti ho tralasciato il contesto o ulteriori informazioni sulle tue prestazioni? Puoi aiutarmi a colmare queste lacune?”.

Inoltre, chiedi maggiori dettagli sul feedback che ti hanno dato e aiutali a percepire che dai valore al loro feedback. 

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Come affrontare una valutazione in stile “check-in”

Se vuoi mantenere un approccio più leggero, puoi fare una valutazione in “modalità leggera”. 

Può trattarsi di un confronto individuale 1-1 più approfondito, durante il quale esaminate comunque nuovamente gli obiettivi e parlate di come sta andando il lavoro del tuo collaboratore diretto. 

In pratica, dedichi uno dei tuoi incontri 1-1 al tema dello sviluppo del tuo collaboratore diretto. 

Dovresti comunque inviare in anticipo al collaboratore diretto alcuni suggerimenti per aiutarlo a prepararsi e dovresti prepararti a tua volta con alcune osservazioni più generali prima del tuo incontro 1-1 più “completo”. 

Tuttavia, questo stile di valutazione è pensato più a beneficio del dipendente, anziché costituire una valutazione completa del suo lavoro con ripercussioni sulla retribuzione e sulla permanenza in azienda.

Suggerimenti/Domande

Nella mia esperienza, avere una domanda efficace per stimolare sia i manager sia i collaboratori diretti è fondamentale, perché l'obiettivo è una discussione, non una relazione.

Raccomando di avere alcune domande come spunti iniziali e di utilizzare domande di approfondimento nell'ambito della discussione, oppure come guida per indicare su cosa il collaboratore diretto o il manager dovrebbe concentrarsi quando si parla dello spunto. 

Ad esempio, se chiedi informazioni sugli obiettivi, le domande di approfondimento riguarderanno le difficoltà che prevedono e il supporto di cui hanno bisogno per superarle.

Spunti per il collaboratore diretto

Autoriflessione e risultati

Spunto: Di quali 2-3 risultati raggiunti negli ultimi 6 mesi vai più fiero?

Domande di approfondimento:

• Quali obiettivi hai raggiunto o superato e cosa ti ha aiutato ad avere successo?
• Quali difficoltà hai incontrato e come le hai superate?
• Quali competenze o punti di forza hai sviluppato o utilizzato maggiormente negli ultimi sei mesi?

Allineamento tra obiettivi e ruolo

Spunto: Come stai procedendo rispetto agli obiettivi concordati durante la tua ultima valutazione?

Domande di approfondimento:

• Ci sono obiettivi attuali che devono essere modificati in base al cambiamento delle priorità?
• In che modo il tuo lavoro è in linea con gli obiettivi o i valori dell'azienda?
• C'è qualche aspetto del tuo ruolo in cui ritieni che ci sia un disallineamento o che le aspettative non siano chiare?

Sviluppo e crescita

Spunto: Quali competenze o conoscenze vuoi sviluppare nei prossimi mesi?

Domande di approfondimento:

• Quale supporto, quali risorse o quale formazione ti aiuterebbero a raggiungere i tuoi obiettivi?
• Ci sono progetti o aree in cui vorresti essere maggiormente coinvolto?

Spunto: Quali sono i tuoi obiettivi principali per il resto dell'anno e qual è il tuo piano per raggiungerli?

Domande di approfondimento:

• Come posso io (o il team) supportarti meglio nel raggiungimento dei tuoi obiettivi?
• Ci sono ostacoli che incidono sulla tua crescita, motivazione o partecipazione?
• Cosa ti farebbe sentire di aver avuto successo alla fine dei prossimi 6 mesi?

Feedback sul manager

Spunto: Quali sono state le tue osservazioni o esperienze riguardo al lavoro con il tuo manager?

Domande di approfondimento:

• Quali sono stati gli aspetti positivi del lavoro con il tuo manager?
• In quali aspetti potrebbe migliorare?
• Come potrebbe supportarti maggiormente?

Spunti per il manager

Per i manager, gli spunti possono essere molto simili, ma devono concentrarsi sui risultati raggiunti e sulle aree di sviluppo.

Ciò consente a entrambe le parti di parlare degli stessi argomenti dal proprio punto di vista e di confrontarsi per mettere a paragone le rispettive osservazioni.

Se fai parte di un team che lavora bene, noterai che siete allineati sulla maggior parte degli aspetti, ma ci sarà sempre qualcosa che il manager o il collaboratore diretto vedrà in modo diverso rispetto all'altro.

Potrebbe trattarsi del manager che è orgoglioso di alcuni risultati a cui il collaboratore diretto non aveva dato molta importanza, oppure di obiettivi che quest'ultimo non aveva riconosciuto.

Risultati

Domanda: Quali 2-3 risultati del tuo collaboratore diretto negli ultimi 6 mesi vuoi mettere in evidenza?

• Perché questi risultati in particolare si distinguono?

Domanda: In che misura la persona sta soddisfacendo le aspettative?

• Perché ha ricevuto questa “valutazione”?

Allineamento tra obiettivi e ruolo

Domanda: Come sta procedendo il tuo collaboratore diretto rispetto agli obiettivi concordati durante l'ultima valutazione?

Domande di approfondimento

• Ci sono obiettivi attuali che devono essere modificati in base al cambiamento delle priorità?
• In che modo il suo lavoro è in linea con gli obiettivi o i valori dell'azienda?

Sviluppo e crescita

Domanda: Quali competenze o conoscenze deve sviluppare il tuo collaboratore diretto nei prossimi mesi?

Domande di approfondimento

• Quali esempi del suo lavoro evidenziano le aree di sviluppo?
• Quali sono esattamente le lacune che rilevi?

Processo di valutazione di metà anno in 4 fasi

1. Fissa la riunione

Stabilire una scadenza con largo anticipo rispetto all'inizio della preparazione aiuterà te e il tuo collaboratore diretto a lavorare insieme per raggiungere l'obiettivo di una valutazione efficace. Per questo dovresti iniziare inserendo la riunione di valutazione nel calendario con il maggior anticipo possibile. 

Nell'invito, indica chiaramente lo scopo e la preparazione che ciascuno di voi deve svolgere prima della riunione, ovvero compilare un documento di valutazione e leggerlo. Indica inoltre un ordine del giorno che includa elementi come la discussione della valutazione e la definizione degli obiettivi.

Consiglierei che la riunione durasse almeno un'ora, ma non più di 90 minuti. In questo modo puoi trattare gli argomenti con un livello di dettaglio sufficiente, senza tralasciare aspetti essenziali.

2. Preparati alla valutazione

Qualunque sia il tipo di valutazione che stai svolgendo, il modo migliore per affrontarla è che sia i responsabili sia i collaboratori diretti scrivano una risposta a una serie di domande prima della riunione vera e propria.

Queste risposte possono essere lette in anticipo rispetto alla riunione da entrambe le parti e poi discusse più dettagliatamente durante la valutazione.

In questo modo la riunione di valutazione vera e propria può concentrarsi su una discussione produttiva il prima possibile.

Il processo diventa quindi:

• Il collaboratore diretto compila la propria autovalutazione
• Il responsabile compila la propria valutazione (facoltativamente, il responsabile può anche raccogliere riscontri dai colleghi) 
• Entrambi i documenti vengono condivisi con l'altra persona ed entrambi hanno il tempo di leggere l'intera valutazione
• Riunione per discutere la valutazione e definire gli obiettivi della valutazione delle prestazioni per i 6 mesi successivi.

3. Svolgi la riunione

Nulla dovrebbe essere una sorpresa, ma non puoi mai sapere come le persone reagiranno a determinati riscontri. Per questo dovresti sempre svolgere la riunione in uno spazio privato, ad esempio una sala riunioni o uno spazio equivalente. 

Inizialmente, ascolta con l'intento di comprendere meglio: come ha accolto il tuo riscontro quando glielo hai condiviso? Ci sono problemi? C'è qualcosa che potrebbe non aver menzionato nella propria parte della valutazione? 

Infine, mostra empatia. È più probabile ottenere il consenso delle persone su obiettivi ambiziosi e cambiamenti se sentono di essere state ascoltate e che il responsabile comprende il loro punto di vista.

4. Dai seguito con il dipendente 

Non dimenticare di ringraziare il tuo collaboratore diretto per il riscontro alla fine della riunione: potrebbe non essere stato facile per lui fornirlo. 

Per concludere, conferma i prossimi passi. Potrebbe trattarsi di un'altra riunione per suddividere eventuali obiettivi più ampi concordati nella valutazione in parti più gestibili. Potrebbe anche consistere in un accordo per aggiornarsi durante gli incontri individuali.

Assicurati che sappia che lo accompagnerai lungo il percorso e che non sei lì solo per trovare falle nelle sue competenze due volte all'anno.

8 consigli per valutazioni di metà anno efficaci

Esiste il rischio concreto che le valutazioni si trasformino in una lista di controllo e in una casella da spuntare ogni 6 mesi; ecco come evitare che ciò accada.

1. Tieni a mente gli obiettivi

Ad esempio:

• Aiutare i collaboratori diretti e i manager a migliorare
• Riconoscere il duro lavoro e i risultati
• Gli esiti della valutazione dovrebbero essere obiettivi chiari e piani di sviluppo.

2. Usa degli esempi

Menziona solo ciò che può essere dimostrato: gli esempi sono i tuoi migliori alleati. Se il tuo collaboratore diretto vede che le tue critiche nei suoi confronti si basano su “sensazioni”, questo è un modo sicuro per perdere la sua fiducia.

3. Sii conciso

Mantieni le valutazioni concise e vai al punto: questo aiuterà a comunicare al manager e al collaboratore diretto gli aspetti più importanti senza confondere le questioni. 

Ad esempio, se hai un feedback critico da fornire, puoi menzionare 1-2 esempi di situazioni in cui si è manifestato, ma non presentare un lungo elenco.

Se inoltre sei troppo prolisso o usi un linguaggio eccessivamente “attenuato”, il messaggio sull'importanza del cambiamento o del mantenimento della rotta su un determinato punto andrà perso.

4. Non saltare la preparazione

Come per la maggior parte delle cose, la preparazione è importante, anche se richiede tempo. Una preparazione adeguata farà sì che il tuo incontro sia molto più produttivo e ti permetterà di dedicare meno tempo a spiegare il contesto, così da poter passare a una discussione concreta.

5. Dai seguito, dai seguito e dai ancora seguito

Verificare costantemente come procede il lavoro del tuo collaboratore diretto durante i tuoi incontri 1-1 è importante per assicurarti che si senta supportato e riconosciuto per tutto il tempo. 

In questo modo potrà vedere che i manager sono davvero coinvolti nel suo sviluppo. Non lasciare che le tue osservazioni nelle valutazioni si esauriscano in un'azione isolata.

Sebbene le valutazioni siano un buon momento per fermarsi a riflettere, il feedback dovrebbe essere tempestivo e continuo.

6. Assicurati di dare la giusta priorità

Sia i collaboratori diretti sia i manager dovrebbero dedicare davvero tempo e impegno a ogni valutazione. Non dovrebbe trattarsi di un'attività di 20 minuti per rispondere alle domande precedenti. 

Il periodo delle valutazioni potrebbe significare fare qualche ora di straordinario, quindi mantenere un buon resoconto durante i tuoi incontri 1-1 sarà la tua salvezza, poiché molti punti della valutazione emergeranno proprio da questi incontri.

7. Mantieni una comunicazione bidirezionale

La valutazione in sé dovrebbe essere una discussione, non lo spazio in cui il manager presenta al dipendente un lungo elenco di aspetti da migliorare.

8. Documenta tutto

Durante l'anno, prendi appunti su ogni valutazione per monitorare i progressi. Personalmente, inserisco un link al documento della valutazione nel documento degli incontri 1-1, così da poterlo consultare facilmente e avere un promemoria.

Considerazioni finali

Le valutazioni di metà anno sono un modo davvero efficace per orientarsi verso un feedback più frequente e tempestivo, che aiuti ogni individuo ad adattare più facilmente il proprio percorso di sviluppo e ad acquisire nuove competenze.

Questo, a sua volta, può consentire all'azienda di adattarsi più rapidamente e di resistere ai cambiamenti del mercato, ai cambiamenti dei clienti e così via.

In definitiva, ogni azienda ha l'opportunità di scegliere come gestire le prestazioni del proprio team.

C'è spazio per sperimentare e ci sono molte scuole di pensiero su come condurre le valutazioni delle prestazioni, sulla loro frequenza e così via. Ad esempio, alcune aziende optano persino per valutazioni trimestrali.

Tuttavia, una cosa è certa: è necessario creare meccanismi per dare e ricevere feedback e rispettarli.

Finché coinvolgerai il team nel percorso, sono certo che sosterrà l'adozione di feedback più frequenti e di maggiori opportunità di crescita e avanzamento di carriera!

Domande frequenti sulle valutazioni di metà anno

Che cos'è una valutazione di metà anno?

Vantaggi della valutazione di metà anno

Aspetta, stiamo ancora effettuando le valutazioni?