Spese aziendali: cosa si può detrarre e cosa no
Che tu sia un imprenditore alla guida di una piccola impresa o un dipendente con contratto W-2 che desidera richiedere una detrazione fiscale per il tuo secondo lavoro, è fondamentale comprendere tutti gli aspetti relativi alle spese aziendali come assicurazioni, affitti e materiali.
In questo articolo, illustrerò cosa può essere detratto (e cosa no), fornendo esempi pratici che ti guideranno per non perdere opportunità di risparmio o incorrere in eventuali problemi con le autorità fiscali.
Nota bene: questo articolo si applica alle aziende con sede negli Stati Uniti ed è da intendersi come una guida. Consulta un professionista fiscale e utilizza un software di gestione delle spese per assicurarti che la tua rendicontazione finanziaria e delle spese sia conforme alle normative IRS.
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Cosa sono le spese aziendali?
Le spese aziendali sono i costi sostenuti nel corso della gestione di un’attività commerciale a scopo di lucro. Spesso denominate detrazioni, calcolare le spese aziendali e sottrarle dal fatturato della propria società può aiutare a ridurre il carico fiscale.
Tuttavia, non tutte le spese aziendali sono uguali. Per essere considerate detraibili dal punto di vista fiscale, le spese devono essere costi “ordinarî e necessari” associati alla gestione dell’attività, come definito nel Codice Fiscale Interno (IRC).
Una gestione efficace delle spese non consiste solo nel ridurre i costi, ma nel prendere decisioni finanziarie strategiche che sostengano la crescita dell’azienda, il benessere dei dipendenti e la sostenibilità a lungo termine.
Comprendere le tipologie di spese aziendali
In questa sezione analizzerò due categorie di spese aziendali: detraibili e non detraibili. Per ciascuna categoria fornirò una definizione ed alcuni esempi.
Spese aziendali detraibili
Le spese aziendali detraibili sono quelle che possono essere dedotte dalle imposte sul reddito aziendale. Ciò include il costo degli articoli che l’azienda ha usato indirettamente per fornire beni o servizi, ricordando sempre che devono essere considerate “ordinarî e necessari”.
- Secondo l’IRS, una spesa ordinaria è considerata “comune e accettata” (ovvero non insolita) nel proprio settore d’attività.
- L’IRS definisce una spesa necessaria come una spesa “utile e appropriata” nello svolgimento dell’attività nel proprio settore.
Le spese aziendali detraibili possono ridurre in modo significativo il carico fiscale. Comprendere le regole di conformità fiscale aiuta a prevenire controlli onerosi e sanzioni; mantenere registrazioni accurate è fondamentale. Per gestire queste spese in modo efficace, valuta l’utilizzo di un affidabile software gestionale fiscale per una tracciatura accurata e la conformità.
Esempi di spese aziendali detraibili:
Settori diversi hanno spese detraibili specifiche: dalla detrazione per l’ufficio domestico per chi lavora da remoto ai crediti d’imposta per ricerca e sviluppo per le aziende tecnologiche. Gli esempi di spese aziendali detraibili includono, ma non sono limitati a:
- Software per le paghe e spese
- Programmi di benefit per i dipendenti
- Utenze, forniture e materiali
- Affitti di immobili e attrezzature
- Assicurazione aziendale
- Costi di pubblicità e marketing
- Contributi di beneficenza
- Commissioni (retribuzioni supplementari)
- Spese di viaggio di lavoro
- Spese per l'istruzione dei dipendenti
- Spese per la formazione dei dipendenti
- Noleggi di attrezzature
- Interessi pagati su determinati prestiti aziendali, carte di credito business e mutui su immobili acquistati dall'azienda (o dal titolare unico).
- Pasti
L'Internal Revenue Service (IRS) fornisce linee guida dettagliate su quali spese possono essere dedotte per ridurre la propria imposizione fiscale nella Pubblicazione 535 (2021), Spese Aziendali. Puoi consultare l'elenco completo delle pubblicazioni IRS per ulteriori informazioni.
Consiglio per le piccole imprese: Ridurre le spese aziendali può aiutare a migliorare la redditività. Investire nei migliori servizi di payroll dedicati alle piccole imprese può aiutare a ridurre i costi relativi alle paghe.
Consiglio professionale: Prendi in considerazione l'utilizzo di soluzioni software per tracciare e documentare le spese. Ecco come funziona un software di gestione delle spese.
Una breve storia
Per rendere tutto questo più concreto, ti racconto di una mia amica, Katherine, che gestisce una consulenza HR da casa sua nella quale è l'unica dipendente in busta paga.
Gestire efficacemente le spese è sempre stato fondamentale per mantenere redditizia un'attività di piccole dimensioni come quella di Katherine. Lavorando da casa, inizialmente si focalizzava sul monitoraggio delle spese più evidenti come forniture per l'ufficio e costi di connessione internet.
Tuttavia, si è resa presto conto che c'erano ulteriori opportunità per massimizzare le deduzioni.
Dopo il suo primo incontro con un nuovo commercialista, ha scoperto di poter dedurre una percentuale delle spese domestiche, come interessi del mutuo, utenze e tasse sulla proprietà, come spese aziendali.
Questa è stata una svolta. Ha calcolato con attenzione la metratura del suo ufficio rispetto allo spazio totale della casa per determinare la percentuale deducibile.
Katherine ha anche iniziato a tracciare i chilometri percorsi per motivi di lavoro, cosa che prima trascurava, includendo pasti correlati all'attività e partecipazione ad eventi di networking. All'inizio era un po' noioso tenere traccia di tutte quelle ricevute.
Ma dopo che le ho mostrato alcune soluzioni di gestione delle spese, alla fine ne ha trovata una che le ha permesso di categorizzare e documentare le spese in modo accurato e senza la necessità di avere una montagna di ricevute cartacee.
Questo approccio proattivo nella gestione delle spese non solo ha migliorato la capacità di Katherine di monitorare le finanze e gestire il denaro in tempo reale, ma ha anche ridotto notevolmente il suo reddito imponibile, consentendole di reinvestire di più nella crescita dell’attività.
Suggerimenti per le spese aziendali deducibili
Nel dedurre le spese, è importante ricordare che mentre alcune sono interamente deducibili, altre lo sono solo in parte e altre ancora non possono essere dedotte nello stesso anno in cui sono state sostenute.
Alcune spese (ad es. beni aziendali capitalizzati) devono essere ammortizzate su più anni utilizzando l'ammortamento (o ammortamento per beni immateriali).
È anche importante notare che le spese deducibili dipendono dalla struttura dell'azienda. Ciò significa che le spese deducibili ammesse e i requisiti per il sistema di reportistica HR varieranno tra ditta individuale, società di persone, società a responsabilità limitata (SRL) e società di capitali (s-corporations e c-corporations).
Comprendere i relativi benefici fiscali e il carico amministrativo—e i costi associati—di ciascuna di queste strutture societarie può essere determinante per impostare la tua azienda in modo che bilanci l'efficienza fiscale con le risorse disponibili.
Spese aziendali non deducibili
Le spese aziendali non deducibili sono quelle che non possono essere detratte dalle tasse dell'azienda. Qualsiasi voce relativa ad attività o spese personali è una spesa non deducibile. Di seguito ho elencato alcuni esempi di queste spese.
Esempi di spese non deducibili
- Passività anticipate (o fondi per passività anticipate)
- Alcune spese legali (ad es. quelle sostenute per l'acquisizione di un bene)
- Quote di club e iscrizioni (con alcune eccezioni)
- Costi o perdite di demolizione
- Costi sostenuti per l'istruzione al fine di soddisfare i requisiti normativi minimi per l'attività
- Multe governative (ad es. penali per ritardato deposito)
- Attività illegali (ad es. tangenti e bustarelle)
- Spese di lobbying
- Spese personali (a meno che la spesa non sia in parte per fini aziendali)
- Donazioni politiche
Perché dovresti tenere traccia delle spese aziendali
Esistono grandi vantaggi nel rivedere regolarmente il reddito e le spese della tua azienda (e non solo durante la stagione fiscale):
- È più facile ricordare i dettagli e le circostanze esatte di una transazione
- È meno probabile smarrire prove importanti come ricevute cartacee
- Disporre di dati accurati consente di pianificare le spese future e restare nel budget
- È più semplice prevedere la redditività dell'azienda (o la sua assenza) e adeguarsi di conseguenza
In aggiunta alla riduzione del carico amministrativo durante la stagione fiscale, questo può significare anche tempi di rimborso più rapidi per i dipendenti, aiutando il morale.
L'utilizzo di software HR gratuito o di software di gestione delle spese per piccole imprese può aiutarti a monitorare da vicino le spese legate alle risorse umane senza, beh, sostenere ulteriori costi!
Come dichiarare le spese aziendali
Una politica chiara e trasparente di rimborso delle spese assicura che i dipendenti siano equamente compensati per i costi sostenuti per motivi aziendali, mantenendo la conformità. Ecco come fare da soli:
Passaggio 1: Prepara il tuo conto economico
Le spese aziendali sono riportate nel conto economico della tua azienda, che dovrebbe registrare tutti i ricavi e le spese. Si tratta di un rendiconto finanziario di profitti e perdite (P&L) utilizzato per calcolare la salute finanziaria dell'azienda. Per crearlo, basta:
- Scegli un periodo di rendicontazione: tipicamente annuale, trimestrale o mensile.
- Genera un rendiconto di bilancio di verifica standard: utilizza il tuo software di contabilità per elencare il saldo finale di ciascun conto nel libro mastro generale per il periodo di rendicontazione.
- Calcola il tuo fatturato: somma tutto il denaro guadagnato per i tuoi servizi durante il periodo di rendicontazione, anche se non hai ancora ricevuto tutti i pagamenti.
Passo 2: Categorizza il tuo conto economico
Una volta che hai preparato la maggior parte del tuo conto economico, dovrai registrare le spese aziendali per categoria. Queste categorie includono:
- Costi diretti o costo del venduto (COGS) come costi del lavoro, costo dei materiali, spese generali dei locali aziendali, magazzinaggio, ecc. Questi vengono sottratti dal fatturato totale dell’azienda per determinare il reddito lordo o il profitto lordo.
- Costi indiretti come spese generali, spese di marketing e compensi dei dirigenti, vengono sottratti dal profitto lordo per determinare l'utile operativo.
- Ammortamento e rateizzazione (ammortamento delle attività immateriali) vengono utilizzati per ripartire il costo di beni aziendali tangibili e intangibili, rispettivamente, su più anni. Questi beni includono proprietà, arredi, attrezzature, veicoli, ecc. (tangibili) nonché brevetti, marchi, licenze di proprietà intellettuale, software di gestione aziendale, ecc. (intangibili).
4. Interessi sono l’ultima voce di spesa da sottrarre dal reddito aziendale.
Passo 3: Scegli un metodo contabile
Dovrai anche decidere quale metodo contabile utilizzare per la dichiarazione di entrate e spese. I due metodi contabili di base sono il metodo per cassa e quello per competenza:
- Metodo contabile per cassa: dichiarerai le entrate nell’anno fiscale in cui le ricevi e solitamente dedurrai e/o capitalizzerai le spese nello stesso anno fiscale.
- Metodo contabile per competenza: di solito dichiari le entrate nell’anno fiscale in cui vengono guadagnate, anche se ricevi il pagamento effettivo in un anno successivo. Allo stesso modo, generalmente dedurrai e/o capitalizzerai le spese nell’anno fiscale in cui sono state sostenute, indipendentemente dal fatto che tu le abbia pagate in quell’anno o meno.
Per informazioni dettagliate sui diversi metodi (e periodi) contabili riconosciuti dall’IRS, consulta questo PDF della Pubblicazione 583 (aggiornata a gennaio 2022). Per vedere gli aggiornamenti più recenti, salva tra i preferiti About Publication 583 come risorsa attiva.
Come tenere traccia delle spese aziendali
Anche se dedurre le spese aziendali è il modo migliore per ridurre il carico fiscale, è fondamentale conservare registrazioni meticolose di tutte le tue transazioni. L’IRS potrebbe decidere di effettuare un controllo per verificare se le tue dichiarazioni corrispondono alle spese effettive.
Oltre a utilizzare una forma di software di gestione delle spese, ecco alcuni suggerimenti e best practice per tracciare correttamente le spese aziendali:
- Tieni le finanze aziendali separate dalle spese personali. Avere un conto bancario dedicato all’azienda rende più semplice monitorare le spese del tuo business.
- Calcola la suddivisione dell’utilizzo e richiedi la quota relativa all’uso aziendale se una spesa è in parte per scopi lavorativi e in parte per uso personale (ad esempio il tuo ufficio in casa o la bolletta del tuo operatore di telefonia mobile).
- Conserva tutte le ricevute e digitalizzale. Per evitare di perderle, scatta foto e archiviale online. La maggior parte dei moderni software HR e di contabilità ti permette di scattare una foto e caricarla direttamente.
- Organizza fatture e ricevute. Idealmente, suddividile prima in cartelle per mese e poi per categoria di spesa. Così sarà facile trovare dettagli e prove di ogni transazione in seguito.
- Tieni note dettagliate. Anche se pensi di ricordare tutti i dettagli di ciascuna transazione, annota la data, la categoria della spesa e lo scopo, ad esempio: intrattenimento di un cliente, carburante per l’auto aziendale, ecc.
- Controlla i tuoi registri il più spesso possibile. Anche se usi un software che automatizza gran parte del processo, è buona pratica verificare regolarmente i tuoi dati, accertarsi che siano corretti e ricategorizzare eventuali elementi classificati male.
- Crea un flusso di lavoro formale per monitorare le spese e riconciliare i registri. Decidi quali attività devono svolgersi giornalmente/immediatamente (es. caricamento delle ricevute), settimanalmente, mensilmente, trimestralmente, semestralmente e annualmente.
- Valuta di investire in un software per la gestione delle spese. Registra le spese, archivia le ricevute, classifica automaticamente le transazioni e ti permette di visualizzare i tuoi dati finanziari attraverso dashboard e grafici. Inoltre, semplifica la generazione di report.
Per maggiori informazioni sul monitoraggio delle spese aziendali, consulta la Pubblicazione IRS 583 (01/2021) Avviare un’impresa e mantenere la documentazione.
Vai avanti e porta in deduzione (o no)
Tutto questo per dire che calcolare le spese della tua attività e sottrarle dai ricavi societari può aiutarti a ottenere un po’ di vantaggio fiscale—soldi che puoi reinvestire nella tua azienda. Ricorda questi punti chiave:
- Esistono due tipi di spese aziendali: deducibili e non deducibili
- Le tue spese aziendali vengono riportate nel conto economico
- Rivedi regolarmente le tue spese e mantieni tutto estremamente organizzato
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