Spese Aziendali: Cosa è Deducibile e Cosa No
Che tu sia un imprenditore che gestisce una piccola azienda o un dipendente W-2 che desidera richiedere una detrazione fiscale per la tua attività secondaria, comprendere tutti gli aspetti delle spese aziendali come assicurazione, affitto e materiali è fondamentale.
Una gestione efficace delle spese non consiste solo nel ridurre i costi—si tratta di prendere decisioni finanziarie strategiche che supportino la crescita aziendale, il benessere dei dipendenti e la sostenibilità a lungo termine.
In questo articolo, illustrerò cosa è (e cosa non è) deducibile, insieme ad esempi che ti guideranno per non perdere opportunità di risparmio o incorrere in potenziali problematiche con le autorità fiscali.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Si prega di notare che questo articolo si applica alle aziende con sede negli Stati Uniti ed è inteso come guida. Consulta un professionista fiscale e utilizza un software di gestione delle spese per assicurarti che la rendicontazione finanziaria e delle spese sia conforme alle normative IRS.
Cosa sono le spese aziendali?
Le spese aziendali sono i costi sostenuti nel processo di gestione di un'attività a scopo di profitto. Spesso chiamate detrazioni, calcolare le spese aziendali e sottrarle dal fatturato della tua società può aiutare a ridurre il carico fiscale.
Tuttavia, non tutte le spese aziendali sono uguali. Per essere considerate deducibili, le tue spese devono essere considerate "ordinarie e necessarie" in relazione all'attività, come indicato nel Codice Fiscale Interno (IRC).
Comprendere i tipi di spese aziendali
In questa sezione tratterò due tipi di spese aziendali: deducibili e non deducibili. Per ciascuna, fornirò una definizione con alcuni esempi.
Spese aziendali deducibili
Le spese aziendali deducibili sono quelle che possono essere detratte dalle tasse della tua attività. Questo include il costo di elementi che la tua azienda ha utilizzato indirettamente per fornire beni o servizi, ma ricorda che devono essere considerate "ordinarie e necessarie".
- Secondo l'IRS, una spesa ordinaria è considerata “comune e accettata” (cioè non insolita) nel tuo settore o ambito commerciale.
- L’IRS definisce una spesa necessaria come quella che è “utile e appropriata” per svolgere l'attività nel tuo settore.
Le spese aziendali deducibili possono ridurre significativamente il tuo carico fiscale. Comprendere le regole di conformità fiscale può aiutarti a evitare costosi accertamenti e sanzioni—mantenere registrazioni accurate è fondamentale. Per gestire queste spese in modo efficace, valuta l'utilizzo di un affidabile software fiscale aziendale per un monitoraggio accurato e la conformità.
Esempi di spese aziendali deducibili:
Diversi settori hanno spese deducibili specifiche, dalle detrazioni per ufficio domestico per i lavoratori da remoto ai crediti fiscali R&S per le aziende tecnologiche. Gli esempi di spese aziendali deducibili includono, ma non sono limitati a:
- Software per le paghe e spese
- Programmi di benefit per i dipendenti
- Utenze, forniture e materiali
- Affitti di immobili e attrezzature
- Assicurazione aziendale
- Costi di pubblicità e marketing
- Contributi di beneficenza
- Commissioni (compensi supplementari)
- Spese di viaggio aziendali
- Spese di formazione per i dipendenti
- Spese di addestramento dei dipendenti
- Noleggi di attrezzature
- Interessi pagati su determinati prestiti aziendali, carte di credito aziendali e mutui su immobili acquistati dall'azienda (o dal titolare unico).
- Pasti
L'Internal Revenue Service (IRS) fornisce linee guida dettagliate su quali spese possono essere dichiarate per ridurre il proprio carico fiscale nella Pubblicazione 535 (2021), Spese aziendali. Puoi consultare l'elenco completo delle pubblicazioni IRS per ulteriori informazioni.
Suggerimento per le piccole imprese: Ridurre le spese aziendali può aiutare a migliorare la redditività. Investire nei migliori servizi paga pensati per le piccole imprese può contribuire a ridurre i costi delle paghe.
Consiglio professionale: Valuta l'utilizzo di soluzioni software per tracciare e rendicontare le spese. Ecco come funziona un software di gestione spese.
Una breve storia
Per rendere questo argomento più concreto, ti racconterò di una mia amica, Katherine, che gestisce una consulenza HR da casa sua, in cui è l'unica dipendente nel libro paga.
Gestire le spese in modo efficace è sempre stato essenziale per mantenere la redditività in piccole imprese come quella di Katherine. Gestendo l'attività da casa, inizialmente si è concentrata sul monitoraggio delle spese più evidenti come forniture per ufficio e costi di internet.
Tuttavia, si è presto resa conto che c'erano ulteriori opportunità per massimizzare le detrazioni.
Dopo il suo primo incontro con una nuova commercialista, ha scoperto di poter dedurre una parte delle spese domestiche, come gli interessi del mutuo, le utenze e le tasse sulla proprietà, come spese aziendali.
Questo ha cambiato tutto. Ha calcolato meticolosamente la metratura del suo ufficio rispetto alla superficie totale della casa per determinare la percentuale deducibile.
Katherine ha anche iniziato a monitorare i chilometri per i viaggi di lavoro, cosa a cui prima non dava importanza, e ha incluso pasti di lavoro ed eventi di networking. All'inizio era un po' noioso tenere traccia di tutte quelle ricevute.
Ma dopo che le ho mostrato alcune soluzioni di gestione delle spese, alla fine ne ha trovata una che l'ha aiutata a categorizzare e documentare le sue spese in modo accurato e senza dover gestire un enorme archivio di ricevute cartacee.
Questo approccio proattivo nella gestione delle spese non solo ha migliorato la capacità di Katherine di monitorare le proprie finanze e gestire i fondi in tempo reale, ma ha anche ridotto significativamente il suo reddito imponibile, permettendole di reinvestire di più nella crescita dell'attività.
Consigli per le spese aziendali detraibili
Quando si deducono le spese, è bene ricordare che mentre alcune spese sono completamente detraibili, altre sono solo parzialmente detraibili e altre ancora non possono essere detratte nello stesso anno in cui si sono sostenute.
Alcune spese (ad esempio, beni aziendali capitalizzati) devono essere ammortizzate in più anni utilizzando il metodo dell’ammortamento (o ammortamento per i beni immateriali).
È anche importante notare che le spese deducibili dipendono dalla struttura dell’azienda. Ciò significa che le spese ammissibili e i requisiti del sistema di rendicontazione HR varieranno tra ditte individuali, società di persone, società a responsabilità limitata (SRL) e società di capitali (S.p.A., S.r.l., e analoghe s-corporations e c-corporations).
Comprendere i benefici fiscali relativi e l’onere amministrativo—e i costi associati—di ciascuna di queste strutture aziendali può essere determinante per impostare la tua azienda in modo che equilibri l’efficienza fiscale con le risorse disponibili.
Spese aziendali non deducibili
Le spese aziendali non deducibili sono quelle che non possono essere portate in deduzione dalle tasse aziendali. Tutto ciò che riguarda attività o spese personali è una spesa non deducibile. Di seguito trovi alcuni esempi di queste spese.
Esempi di spese non deducibili
- Passività anticipate (o fondi per passività anticipate)
- Alcune spese legali (ad esempio, quelle sostenute per l’acquisizione di un bene)
- Quote di club e quote associative (con alcune eccezioni)
- Costi o perdite di demolizione
- Costi di formazione sostenuti per soddisfare i requisiti normativi minimi per esercitare l’attività
- Multe governative (ad esempio, sanzioni per ritardato deposito)
- Attività illegali (ad esempio, tangenti e bustarelle)
- Spese di lobbying
- Spese personali (a meno che la spesa non sia in parte per fini aziendali)
- Donazioni politiche
Perché dovresti tenere traccia delle spese aziendali
Ci sono grandi vantaggi nel rivedere regolarmente le entrate e le spese della tua azienda (e non solo nel periodo fiscale):
- È più facile ricordare i dettagli e le circostanze esatte di una transazione
- È meno probabile che tu perda documenti importanti come ricevute cartacee
- Avere dati accurati ti permette di pianificare le spese future e di rispettare il budget
- È più semplice prevedere la redditività della tua azienda (o la sua assenza) e apportare modifiche
Oltre a ridurre il carico amministrativo durante la stagione fiscale, ciò può anche significare tempi di rimborso più rapidi per i dipendenti, favorendo il morale.
L’utilizzo di software HR gratuito o di software di gestione delle spese per piccole imprese può aiutarti a monitorare le spese legate alle risorse umane senza, beh, sostenere ulteriori costi!
Come riportare le spese aziendali
Una politica chiara e trasparente per il rimborso spese garantisce che i dipendenti siano equamente compensati per i costi sostenuti per conto dell’azienda e mantiene la conformità normativa. Ecco come fare in autonomia:
Passaggio 1: Prepara il conto economico
Le spese aziendali vengono riportate nel tuo conto economico, che dovrebbe registrare tutti i ricavi e le spese. Questo è un documento finanziario di profitti e perdite (P&L) utilizzato per calcolare la salute finanziaria della tua azienda. Per crearlo, devi semplicemente:
- Scegli un periodo di rendicontazione: tipicamente su base annuale, trimestrale o mensile.
- Genera un report di bilancio di verifica standard: utilizza il tuo software di contabilità per elencare il saldo finale di ogni conto nel libro mastro per il periodo di rendicontazione.
- Calcola il tuo fatturato: calcola tutto il denaro guadagnato per i tuoi servizi durante il periodo di rendicontazione, anche se non hai ancora ricevuto tutti i pagamenti.
Fase 2: Categorizza il tuo conto economico
Una volta che hai preparato la maggior parte del tuo conto economico, registrerai le spese aziendali suddivise per categoria. Queste categorie includono:
- Costi diretti o costo del venduto (COGS) come costi del lavoro, costo dei materiali, costi generali dei locali aziendali, magazzinaggio, ecc. Questi vengono detratti dal totale dei ricavi aziendali per determinare il reddito lordo o utile lordo.
- Costi indiretti come spese generali, spese di marketing e compensi ai dirigenti vengono detratti dall’utile lordo per determinare l’utile operativo.
- Ammortamento e svalutazione vengono utilizzati per imputare a costo gli asset aziendali tangibili e intangibili, rispettivamente, su più anni. Questi beni includono immobili, mobili, attrezzature, veicoli, ecc. (tangibili) così come brevetti, marchi, licenze su proprietà intellettuali, software di gestione aziendale, ecc. (intangibili).
4. Interessi è la spesa finale detratta dal reddito di una società.
Fase 3: Scegli un metodo contabile
Dovrai anche decidere quale metodo contabile utilizzare per dichiarare i tuoi ricavi e le tue spese. I due metodi contabili di base sono il metodo per cassa e quello per competenza:
- Metodo contabile per cassa: dovrai dichiarare i ricavi nell’anno fiscale in cui li hai ricevuti e solitamente dedurre e/o capitalizzare le spese nello stesso anno fiscale.
- Metodo contabile per competenza: normalmente dichiari i ricavi nell’anno fiscale in cui li maturi, anche se ricevi effettivamente il pagamento in un anno successivo. Allo stesso modo, in genere dedurrai e/o capitalizzerai le spese nell’anno fiscale in cui sono state sostenute, indipendentemente dal fatto che le abbia pagate in quell’anno o meno.
Per informazioni dettagliate sui diversi metodi contabili (e periodi) riconosciuti dall’IRS, consulta questo PDF della Pubblicazione 583 (revisione gennaio 2022). Per vedere gli aggiornamenti recenti, salva tra i preferiti Informazioni sulla Pubblicazione 583 come risorsa attiva.
Come Monitorare le Spese Aziendali
Sebbene dedurre le spese aziendali sia il modo migliore per ridurre la tua imposta, è fondamentale conservare registrazioni dettagliate di tutte le transazioni. L’IRS potrebbe decidere di sottoporre la tua attività a revisione per verificare che i tuoi report corrispondano alle spese effettive.
Oltre a utilizzare una qualche forma di software per la gestione delle spese, ecco alcuni consigli e best practice per monitorare correttamente le spese aziendali:
- Tieni separati i conti aziendali dalle spese personali. Avere un conto bancario dedicato all’attività rende più facile tenere traccia delle spese aziendali.
- Calcola la suddivisione dell’utilizzo e richiedi solo la quota legata all’attività se una spesa è in parte aziendale e in parte personale (ad esempio, il tuo ufficio in casa o la bolletta del cellulare).
- Conserva tutte le ricevute e digitalizzale. Per evitare di perderle, scatta foto e salvale online. La maggior parte dei moderni software di gestione HR e contabilità consente di fotografare e caricare direttamente gli scontrini.
- Tieni in ordine fatture e ricevute. Idealmente, organizzarle prima per mese e poi per categoria di spesa. Questo rende facile trovare i dettagli e le prove di ciascuna operazione.
- Prendi note dettagliate. Anche se pensi di ricordare i dettagli di ogni transazione, annota sempre la data, la categoria di spesa e lo scopo della spesa, ad esempio: cena con un cliente, carburante per l’auto aziendale, ecc.
- Rivedi i tuoi registri il più spesso possibile. Anche se usi un software che gestisce in automatico gran parte del processo, è buona pratica controllare regolarmente i dati, verificarne la correttezza e ricategorizzare quanto eventualmente sbagliato.
- Stabilisci un flusso di lavoro per monitorare le spese e riconciliare i movimenti. Definisci quali attività devono essere svolte quotidianamente (ad esempio il caricamento delle ricevute), settimanalmente, mensilmente, trimestralmente, semestralmente e annualmente.
- Valuta l’investimento in software per la reportistica delle spese. Tiene traccia delle uscite, archivia le ricevute, categorizza automaticamente le transazioni e ti permette di visualizzare i dati in dashboard e grafici. Inoltre, semplifica la generazione dei report.
Per ulteriori informazioni su come monitorare le spese aziendali, consulta la Pubblicazione IRS 583 (01/2021), Avviare un’attività e tenere i registri.
Avanti con le detrazioni (o forse no)
In sintesi, calcolare le spese aziendali e sottrarle dal fatturato può garantirti un certo risparmio fiscale—soldi che puoi reinvestire nella tua attività. Ricorda questi punti:
- Esistono due tipi di spese aziendali: detraibili e non detraibili
- Le tue spese vengono rendicontate tramite il conto economico
- Rivedi regolarmente le spese e mantieni tutto altamente organizzato
Se hai trovato utile questo articolo, iscriviti alla newsletter di People Managing People per altri contenuti approfonditi sullo sviluppo organizzativo.
