Norme di Squadra: Cosa Sono e Come Stabilirle
Le norme del team sono le regole informali e le aspettative condivise che definiscono come il team lavora insieme e porta a termine i compiti. Scegliendo di definire e comunicare intenzionalmente queste norme, puoi potenziare la collaborazione, le prestazioni e il coinvolgimento. In questo articolo ti mostrerò perché le norme del team sono importanti e ti guiderò attraverso semplici passaggi per stabilirle, così potrai aiutare il tuo team a operare al meglio.
Cosa sono le norme del team?
Le norme non sono la stessa cosa di regole o linee guida. Si differenziano per diversi aspetti importanti.
Livello di formalità
Tipicamente, le norme sono accordi informali e non scritti che aiutano a determinare come i membri del team lavoreranno insieme. Sono le regole tradizionalmente non codificate su come il lavoro viene svolto nel team, ma è possibile e preferibile che il team le crei e le comunichi mantenendole comunque informali nella loro natura.
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Al contrario, regole e linee guida sono formali e documentate, spesso sotto forma di politiche o procedure operative standard.
Flessibilità
Le norme sono flessibili e dinamiche e possono facilmente adattarsi ed evolversi al cambiare del team o della situazione senza necessità di un'approvazione formale.
Regole e linee guida sono più rigide. A causa della loro natura formale, necessitano dell'approvazione della leadership per essere modificate.
Come vengono create
Le norme vengono modellate collettivamente attraverso le interazioni e le esperienze del team, mentre regole e linee guida vengono sviluppate e imposte da qualcuno in posizioni di autorità (un leader, un gruppo funzionale o l'organizzazione).
Ambito
Le norme si concentrano su come le persone lavorano insieme in un contesto specifico. Sono situazionali a un team o gruppo e non sono coerenti in tutta l'organizzazione.
Regole e linee guida hanno un ambito più ampio e generalmente vengono applicate in modo consistente all'intera organizzazione.
Responsabilità e applicazione
Le norme sono auto-applicate e si basano sulla responsabilità reciproca. La mancata osservanza viene affrontata tramite feedback e discussione, senza penalità formale.
Regole/linee guida sono applicate da una persona o funzione autoritaria. La mancata osservanza comporta spesso conseguenze formali.
| Norme | Regole/Linee guida |
| Spesso informali e non scritte | Formali e documentate |
| Altamente adattabili | Rigide; possono essere modificate solo con l'approvazione della leadership |
| Modellate collettivamente tramite l'interazione e l'esperienza del team | Create dalla leadership e imposte da qualcuno in autorità |
| Si concentrano su come le persone collaborano in determinati contesti; situazionali | Hanno un ampio ambito; invariabili |
| Applicazione spontanea; si basa sulla responsabilità reciproca | Applicate da qualcuno in autorità; l'applicazione ha conseguenze formali |
L'importanza delle norme per i team ad alte prestazioni
Le norme aiutano a favorire prestazioni elevate fornendo la comprensione condivisa necessaria affinché i team possano operare con efficienza e collaborare in modo efficace.
Orientano il team verso obiettivi e responsabilità comuni, contribuendo a ridurre le interferenze delle priorità concorrenti.
Stabilire norme di team aiuta a creare una dinamica di lavoro efficace in tre modi fondamentali:
1. Aspettative e comportamenti coerenti
Per ottenere prestazioni elevate, i team richiedono costanza. Stabilendo non solo cosa fanno le persone nel team ma anche come lo fanno, le norme aiutano a migliorare concentrazione e produttività ed eliminano la necessità di decidere come svolgere il lavoro per ogni progetto o flusso operativo.
Le norme creano aspettative coerenti su come i membri collaborano, prendono decisioni e comunicano tra loro—tutto ciò riduce l'ambiguità e il conflitto che possono rallentare i team.
2. Maggiore fiducia e collaborazione
Nello studio Project Aristotle, Google ha determinato che il fattore principale di un team ad alte prestazioni è la sicurezza psicologica—in sostanza il livello di fiducia nel team.
Le norme accelerano la creazione di fiducia e la responsabilità reciproca delineando i comportamenti attesi attorno al mantenimento degli impegni, all'assunzione di responsabilità per gli errori e alla collaborazione nella risoluzione dei problemi.
3. Chiarezza nella definizione delle priorità
Quando i membri del team hanno obiettivi condivisi e comprendono come le loro singole aree di responsabilità supportano tali obiettivi, tutti sono in grado di stabilire le priorità basandosi sugli stessi fattori comuni.
Questo aiuta le persone a concentrare tempo ed energie sui progetti e le decisioni più importanti ed elimina la confusione riguardo alle priorità fondamentali per ottenere risultati.
Esempi di norme di team
Sebbene i team possano creare norme su vari aspetti della loro collaborazione, qui ci sono alcuni esempi delle tipologie di norme più comuni.
1. Quando e come il team comunica
Stabilire aspettative condivise su come e quando il team comunica, sia internamente che esternamente con partner interfunzionali, è essenziale per garantire chiarezza e produttività. Questo può includere:
- Uso dei canali di comunicazione: Quando e come il team utilizza l’email rispetto alla messaggistica istantanea, le riunioni o gli incontri aperti
- Tempi di risposta: Tempi attesi per rispondere a messaggi urgenti e non urgenti, ecc.
- Urgenza: Come comunicare quando qualcosa è urgente e cosa si intende per urgenza.
- Trasparenza delle informazioni: Quanto il team è trasparente nella condivisione delle informazioni tra vari livelli del team e dell’organizzazione.
- Attese per le riunioni: Chi viene invitato alle riunioni, uso delle agende, aspettative per i riepiloghi e la condivisione delle informazioni.
2. Come vengono prese le decisioni nel team
Avere una comprensione condivisa di come vengono prese e comunicate le decisioni aumenta chiarezza e responsabilità.
Garantisce che le decisioni vengano prese in modo efficiente e che i membri del team comprendano il proprio ruolo nel processo. Alcune delle norme più comuni relative al processo decisionale includono:
- Uso di specifici framework decisionali: Utilizzare strumenti come l’analisi SWOT, una matrice decisionale, RAPID, o RACI.
- Chiarezza su chi decide: Quando le decisioni sono prese collettivamente dal team, quando dal leader e quando la decisione è delegata ad altri membri del team.
- Decisioni basate sui dati: Aspettative su quando usare dati invece di opinioni e quanta quantità di dati è necessaria per decidere.
- Rivedere le decisioni: Criteri su quando è accettabile rivedere una decisione.
3. Come risolvere i disaccordi
Le differenze di opinione sono comuni nei team, ma è importante distinguere tra diversità di opinione e disaccordo.
Le norme possono aiutare a favorire un confronto sano ed evitare che il dibattito degeneri in conflitti che danneggiano la dinamica del team. Ecco alcuni esempi:
- Ascolto attivo: L’aspettativa che i membri ascoltino per capire, non solo per rispondere.
- Incoraggiare il dialogo aperto: Creare un ambiente in cui le persone si sentano sicure di discutere e, se necessario, di dissentire in modo rispettoso.
- Essere d’accordo nel non essere d’accordo: Stabilire quando una discussione si conclude, le decisioni vengono prese e il team va avanti nonostante non tutti siano pienamente d’accordo sui passi successivi.
- Discussioni orientate alla soluzione: Impegnarsi attivamente per risolvere i disaccordi invece di restare ancorati al problema.
4. Collaborazione all’interno del team e con i partner interfunzionali
Collaborare non significa la stessa cosa per tutti. Stabilire delle norme su come il team lavora insieme, sia internamente sia con partner interfunzionali, aiuta a creare un ambiente produttivo e inclusivo. Esempi includono:
- Comunicazione proattiva: Condividere informazioni e aggiornamenti rilevanti per favorire la condivisione della conoscenza e abbattere i silos.
- Fornire feedback positivo e costruttivo: L’aspettativa che i membri del team diano regolarmente feedback specifici e basati sui comportamenti, ed essere disponibili a riceverli.
- Rispetto delle competenze: Riconoscere e rispettare le diverse competenze e capacità dei membri del team, valorizzandole efficacemente.
- Coinvolgere i partner giusti: Assicurarsi che, in base ai ruoli e alle responsabilità, le persone corrette partecipino a progetti, riunioni e discussioni.
Passaggi per stabilire le norme di team
Stabilire intenzionalmente le regole del team è un processo collaborativo. Sebbene il leader o una figura neutrale (ad es.: un partner HR) faciliti il processo, le regole sono, per natura, plasmate collettivamente dal team.
Per facilitare una sessione efficace sulle regole del team, segui questi passaggi:
Raccogliere molteplici prospettive
A seconda delle dimensioni del team, potrebbe non essere pratico o utile coinvolgere l’intero gruppo nella sessione.
Spesso le sessioni sulle regole del team avvengono a livello dirigenziale ma, per garantire che i punti di vista di tutti i livelli vengano presi in considerazione, raccogli informazioni attraverso sondaggi e conversazioni su temi come:
- Regole di squadra esistenti
- Strumenti di comunicazione preferiti
- Frequenza ed efficacia delle riunioni
- Strumenti di collaborazione (già disponibili o necessari)
- Dinamiche attuali del team
- Aspettative lavorative (ad es.: lavoro da remoto, risposte alle email fuori orario, ecc.)
- Feedback e riconoscimento
- Processo decisionale
- Valori e priorità del team
Raccogli e condividi le informazioni con i partecipanti prima della sessione, per dare alle persone il tempo di leggere e assorbire i dati.
Valuta la situazione attuale
Utilizzando le informazioni raccolte e i punti di vista dei partecipanti, valuta la situazione attuale.
Può essere utile scrivere ogni risposta su dei post-it per poterle poi raggruppare in base al tema.
Successivamente, rivedi i temi e dai loro una priorità. Ad esempio, potresti scoprire che gli elementi relativi alle “Aspettative lavorative” esistono già mentre quelli relativi alla “Comunicazione” no. Rifletti su:
- Cosa sta funzionando bene e vuoi consolidare o formalizzare tra le regole?
- Cosa non sta funzionando e potrebbe migliorare creando una nuova regola?
- Cosa va oltre l’ambito di questa discussione?
Potresti anche notare questioni trasversali a più temi. Ad esempio, potresti identificare che la fiducia, o la sua mancanza, emerge nella comunicazione, nella collaborazione, nelle dinamiche del team e nel processo decisionale.
In tal caso, sarà più efficace dare priorità alle regole sulla fiducia piuttosto che stilare molteplici regole potenziali per ciascuna categoria.
Alcune regole potenziali da considerare includono: favorire il problem solving collettivo per garantire che vengano ascoltate e considerate più voci, creare un ciclo di feedback esplicito nei progetti per favorire il miglioramento continuo, riconoscere pubblicamente chi prende dei rischi e ne trae insegnamento, e stabilire che tutte le decisioni vengano comunicate per email entro 24 ore dalla loro presa.
Brainstorming per definire nuove regole
Fai un brainstorming per creare una definizione per ogni tema o categoria. Formulale utilizzando frasi con "Io". Ad esempio, “Ammetto quando commetto un errore” invece di “Le persone ammettono quando fanno errori”.
Personalizzare le definizioni consente a ciascuno di riconoscersi e vedere il proprio comportamento riflesso in esse.
È inoltre preferibile usare un linguaggio semplice anziché termini aziendali. Per esempio, invece di “Consultare gli esperti di materia e sfruttare la loro esperienza per guidare le decisioni”, scrivi “Mi consulterò con l’esperto di materia e mi fiderò del suo consiglio”.
Rivedi le regole una volta scritte, considerando cosa manca o cosa è ridondante, prima di finalizzare l’elenco.
Non esiste un numero ideale di regole e l’obiettivo non è di crearne una per tutto. Parti affrontando alcuni punti fondamentali su comunicazione e fiducia oppure i punti di maggiore conflitto.
Ad esempio, se il team è frustrato perché le persone si sentono escluse sulle novità che riguardano l’intero gruppo, stabilisci un incontro settimanale in cui ogni area aggiorna sullo stato delle attività.
Presentale al team e ottieni il consenso
Una volta finalizzate, condividi le regole con il team. Alcuni consigli:
- Spiega lo scopo della creazione delle regole e come esse aiuteranno il team
- Ricorda che sono stati raccolti input da vari livelli per arrivare alle scelte finali
- Descrivi la regola e i comportamenti che ci si aspetta dalle persone
- Crea uno spazio dove le persone possano fare domande e fornire feedback
- Spiega come i membri del team si responsabilizzeranno a vicenda sul rispetto delle regole
Presentare le regole in una riunione è un ottimo modo per trasmettere entusiasmo e fiducia nelle stesse, coinvolgere le persone e fissare le aspettative comuni.
Per riferimento futuro, assicurati che le persone possano consultare le norme–tramite una one-pager o un sito condiviso dal team.
Dimostrare i comportamenti e responsabilizzare le persone
Per assicurarsi che le persone adottino rapidamente le norme, è fondamentale che i leader le dimostrino nelle loro interazioni.
Mostrare che le norme valgono per tutti costruisce credibilità e aiuta i membri del team a seguire i comportamenti esemplificati.
Ad esempio, se una norma stabilisce che tutte le riunioni iniziano e finiscono puntualmente, le persone noteranno se i leader arrivano in ritardo o lasciano che le riunioni si protraggano oltre l'orario previsto.
È inoltre importante riconoscere quando i membri del team seguono le norme sia in modi piccoli (es: fare un commento positivo direttamente alla persona) sia in modi più ampi (es: celebrare un successo durante una riunione di team).
Allo stesso tempo, i membri del team dovrebbero responsabilizzarsi a vicenda e fornire feedback in tempo reale quando notano che qualcuno non dimostra i comportamenti delle norme. Il cambiamento di comportamento può richiedere tempo e, all'inizio, le persone potrebbero solo aver bisogno di un promemoria o di qualche guida.
Quando i membri del team sentono che è sia sicuro sia atteso responsabilizzarsi a vicenda in modo costruttivo, la responsabilità non ricade più solo sulla leadership, ma sull'intero team.
Infine, rivedi le norme quando cambiano le condizioni. Ad esempio, se la tua azienda passa da una situazione in cui la maggior parte delle persone lavora in ufficio a una in cui la maggioranza adotta un modello ibrido, ha senso rivedere le norme relative alla collaborazione virtuale rispetto a quella in presenza e le aspettative sulla comunicazione.
Rimanendo flessibili e adattando le condizioni attorno al team, le norme resteranno pertinenti e utili.
Caso di studio sulle norme di team: Adottare una mentalità "First Team"
Alcuni anni fa, ho lavorato con un team di leadership composto da dirigenti senior che supervisionavano diverse funzioni all'interno di una stessa unità di business.
Sebbene il team si piacesse a vicenda e si riunisse regolarmente, il processo decisionale era lungo e spesso ricadeva sul team leader.
I team funzionali avevano trovato che spesso ricevevano livelli diversi di informazioni e talvolta sentivano che il team di leadership non era allineato con quanto accadeva nelle diverse funzioni.
Il leader del dipartimento desiderava che il suo team dirigente sentisse una maggiore responsabilità verso l’unità di business nel suo insieme.
Ho facilitato una sessione sulle norme del team focalizzata sul concetto di first team di Patrick Lencioni—l’idea che, invece di dare priorità alle persone che riportano direttamente a loro, dirigenti e leader debbano dare priorità ai colleghi e al lavoro di guida dell'organizzazione nel complesso.
Durante la sessione i leader:
- Hanno esplorato pensieri e reazioni rispetto al passaggio da una mentalità “funzione prima” a una mentalità “first team”.
- Hanno discusso dei comportamenti tipici di una mentalità “first team” tra cui accogliere il bene superiore, avere aspettative esplicite e condivise, e lavorare consapevolmente per costruire il team.
- Hanno elaborato aspettative e comportamenti specifici che avrebbero definito il modo in cui si sarebbero relazionati tra loro.
- Hanno creato una lista di norme di team per la leadership.
Alla fine della sessione, il team di leadership ha concordato che avrebbero:
- Si sarebbero incontrati regolarmente senza il team leader, portando raccomandazioni e decisioni per l'approvazione finale al leader dell'unità di business.
- Avrebbero usato "Cosa è meglio per l'unità di business?" come primo filtro nel prendere decisioni.
- Avrebbero cercato prima le aree di accordo e poi discusso i punti di vista differenti.
- Avrebbero comunicato costantemente le informazioni attraverso le rispettive funzioni.
Co-creando le proprie norme di team, i leader si sono impegnati a responsabilizzare sé stessi e i colleghi, questo ha portato a una maggiore fiducia e a una collaborazione più semplice.
Di conseguenza, il team di leadership ha potuto assumere un ruolo più attivo nel prendere decisioni e risolvere problemi per l’intero gruppo.
Anche i loro team hanno percepito i benefici. Grazie all’impegno per la collaborazione, il team di leadership si è assicurato che venissero sempre considerate diverse prospettive e che i risultati finali fossero utili all’intero team, non solo ad aree specifiche.
Il leader dell’unità di business ha scoperto che il suo team di leadership prendeva spesso decisioni senza richiedere altro da lei che il contributo e l'approvazione finale, lasciandole tempo per occuparsi del lavoro di guida dell’organizzazione con il suo "first team".
Azioni concrete da intraprendere
Se stai pensando a come iniziare a creare le norme di team, ecco tre suggerimenti pratici da cui iniziare:
- Individua la necessità di stabilire delle norme nel tuo team. Rifletti su ciò che rappresenta una sfida per il tuo team e considera le aree di inefficienza. Se il team si sente adeguatamente informato, probabilmente non è necessario partire dalle comunicazioni. Se invece le persone sono spesso frustrate perché non vengono coinvolte in progetti in cui hanno competenza, è da lì che dovresti iniziare.
- Fate brainstorming insieme. Le norme si co-creano attraverso discussioni e confronti. Non limitarti a far scrivere a tutti i loro pensieri in un Google doc procedendo in quel modo, rendi il processo collaborativo.
- Resta flessibile e aperto. Una volta che tu e il tuo team avrete definito delle norme, rivedile periodicamente, soprattutto quando cambia qualcosa nel team o nell’ambiente. Le tue norme di team dovrebbero essere attuali e percepite come molto rilevanti.
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