La guida di un esperto per condurre migliori valutazioni delle prestazioni + modello

Come prepararsi a una valutazione delle prestazioni

Prepararsi a condurre una valutazione delle prestazioni non è un compito da prendere alla leggera e certamente non è qualcosa da fare la sera prima della valutazione!

Le valutazioni delle prestazioni richiedono tempo per essere preparate. Se ti affretti, le tue persone se ne accorgeranno. 

Domanda rapida: partecipa al nostro sondaggio di 60 secondi per condividere cosa pensi davvero dell’uso degli agenti di IA nelle valutazioni delle prestazioni, nelle promozioni e nel coaching. Il tuo contributo ci aiuta a comprendere meglio le reali sfide che i team delle risorse umane affrontano nella gestione delle prestazioni con l’IA.

Passaggio 1: rifletti sulle prestazioni del tuo team e del dipendente

Il primo passaggio per prepararsi a una valutazione delle prestazioni consiste nel riflettere sulle prestazioni della singola persona e anche su quelle del team.

Considera ciò che è accaduto e che è stato positivo, neutro o negativo. Che cosa è successo al di fuori del controllo del team o della singola persona? In che modo la persona contribuisce al team? Riflettere su questi aspetti è un ottimo modo per iniziare.

Un altro aspetto da considerare è la tua percezione. Se non lavori con la persona nella sua quotidianità, chi lo fa e chi potrebbe fornirti informazioni su come si è comportato recentemente il membro del team?

Soprattutto nei casi in cui gestisco dipendenti altamente autonomi, raccogliere feedback dai colleghi può essere estremamente utile per condurre valutazioni delle prestazioni eque, accurate e utili.

Spesso viene utilizzato un processo di feedback a 360 gradi, ma può richiedere molto tempo. Puoi raccogliere rapidamente il feedback dei colleghi sulle prestazioni del membro del tuo team utilizzando Google o Microsoft Forms.

Quando rifletto sulle prestazioni di una persona in preparazione a una valutazione, spesso scrivo gli spunti o le domande per la valutazione delle prestazioni stabiliti dalla mia azienda. Utilizzo quindi elenchi puntati per identificare alcuni elementi per ciascun dipendente in relazione allo spunto.

In sostanza, sto realizzando una versione sintetica della valutazione delle prestazioni, che in seguito svilupperò nella mia analisi narrativa per includere esempi e raccomandazioni per il futuro.

Author's Tip

 

Anche il dipendente che stai valutando trarrà beneficio dal riflettere sulle proprie prestazioni e sul contributo nel suo ruolo. Molti processi formali di valutazione delle prestazioni iniziano con un’autovalutazione del dipendente. Questo passaggio contribuisce a sostenere una conversazione dal vivo sulla valutazione delle prestazioni più focalizzata e proficua.

Passaggio 2: prepara il tuo feedback e collegalo alle aspettative del ruolo 

Una volta raccolte le tue riflessioni, gli eventuali feedback dei colleghi e preparata la traccia della valutazione, sei pronto a redigere l’analisi narrativa.

Scrivere l’analisi narrativa è una delle parti più importanti della valutazione.

Si potrebbe sostenere che questa fase sia più importante della conversazione dal vivo, soprattutto nei casi in cui stai fornendo un feedback finalizzato allo sviluppo e ti aspetti che, in seguito all’incontro, una persona modifichi il proprio comportamento.

L’analisi narrativa, in forma scritta, è un documento che le persone rileggeranno per esaminare il feedback ricevuto ed è anche un documento ufficiale che illustra le prestazioni e il relativo feedback per un singolo dipendente.

Le analisi narrative delle valutazioni delle prestazioni (la parte scritta) dovrebbero sempre includere giudizi sulle prestazioni, confronti con le aspettative o i comportamenti attesi, esempi dettagliati di prestazioni positive o scarse e il modo in cui le prestazioni della persona influiscono sugli altri.

Gli indicatori KPI e le metriche sono ottimi strumenti di misurazione da utilizzare per valutare le prestazioni, identificare opportunità e stabilire obiettivi futuri per le prestazioni.

Ad esempio, se una persona lavora nelle vendite, puoi descrivere la qualità del suo lavoro e il suo senso di responsabilità indicando in che misura è riuscita a raggiungere gli obiettivi e le metriche stabiliti. Proprio come gli obiettivi dovrebbero essere misurabili, anche le prestazioni dovrebbero esserlo.*

Esempio di analisi narrativa

“Brent continua ad avere difficoltà con l’attenzione ai dettagli, soprattutto quando configura il nostro sistema di gestione dell’apprendimento. L’impatto della mancata attenzione di Brent ai dettagli, come l’iscrizione ai corsi, è che i dipendenti non vengono assegnati ai corsi che devono completare. Quando le persone non vengono assegnate ai corsi corretti, come la formazione sulla conformità, significa che noi, in quanto azienda, non siamo conformi perché non abbiamo gestito efficacemente la formazione obbligatoria sulla conformità.”

Oltre alla descrizione con esempi concreti e misurabili, in qualità di responsabile della valutazione e leader dovresti anche essere pronto a descrivere come aiuterai la persona a migliorare le proprie competenze o ad adottare il comportamento desiderato.

Sì, le descrizioni delle valutazioni delle prestazioni possono essere lunghe, ma, secondo la mia esperienza, una descrizione più lunga e approfondita è molto utile quando si cerca di aiutare i dipendenti a comprendere le proprie prestazioni e a documentarle nel lungo periodo.

*Articolo utile per la definizione degli obiettivi: Portare le organizzazioni sulla strada del successo utilizzando il metodo degli obiettivi a cascata

Passaggio 3: preparati a condurre la valutazione delle prestazioni

Una volta raccolte le tue riflessioni e gli eventuali feedback aggiuntivi, dopo aver riflettuto sulle prestazioni della persona e aver scritto la descrizione, sei pronto a prepararti per condurre la valutazione delle prestazioni.

Se ti stai preparando ad affrontare una conversazione difficile, pianifica come avvierai la discussione e considera alcune domande che, secondo te, il membro del team potrebbe avere all’inizio. Preparati a parlare di ogni punto con esempi concreti.

Personalmente, mi piace iniziare con una nota positiva, evidenziare i buoni contributi che la persona ha dato al team durante il periodo di valutazione e poi passare alle critiche costruttive e alle opportunità di crescita, insieme a ciò che intendo fare per sostenere il dipendente nel suo percorso. 

Consiglio pratico: spesso mi piace inviare la mia descrizione al membro del team proprio prima di partecipare alla conversazione dal vivo. Preferisco che anche loro facciano lo stesso, ma non prima che io abbia scritto la mia descrizione.

Questo metodo di redazione delle valutazioni delle prestazioni si chiama valutazione a doppio cieco. Trovo che questo metodo aiuti ogni persona a svolgere il proprio lavoro (niente di quella sciocchezza per cui l’autovalutazione del dipendente viene semplicemente ripetuta nella valutazione del responsabile) e a presentarsi alla conversazione con riflessioni ponderate.

Come condurre una valutazione delle prestazioni

Hai svolto la preparazione, la riflessione, la raccolta dei feedback e la redazione della descrizione. Ora arriva la parte più importante: la conversazione.

È qui che la valutazione delle prestazioni passa dall’essere una semplice formalità a diventare qualcosa di utile. La conversazione dal vivo offre a te e al membro del team l’opportunità di allinearvi, apportare modifiche e ritrovare il coinvolgimento rispetto al lavoro e a ciò che vi aspetta. 

Ma non aspettarti di attenerti al tuo copione al 100 percento. 

Le conversazioni migliori spesso nascono dagli imprevisti. Quando un dipendente solleva qualcosa di sorprendente, magari persino qualcosa che sembra fuori luogo, non si tratta di una distrazione. È un’intuizione.

Quando succede, il tuo compito è ascoltare, mantenere un atteggiamento curioso e fare in modo che la conversazione rimanga produttiva e umana. Ecco come condurre la valutazione in modo che sia davvero significativa.

1. Stabilisci il tono giusto

Inizia definendo il contesto della conversazione. Vuoi chiarire che non si tratta di un verdetto sulle prestazioni, ma di un momento condiviso per riflettere e pianificare. Creare questo clima di sicurezza fin dall’inizio può allentare eventuali tensioni e aprire la strada a un dialogo onesto.

Esempio: “Apprezzo che tu abbia trovato il tempo per questo incontro oggi. Il mio obiettivo è esaminare il feedback che ho preparato, ma, cosa altrettanto importante, voglio sapere come hai vissuto il tuo lavoro e in quali ambiti vedi opportunità di crescita.”

Stabilire questo tono fin dall’inizio crea sicurezza psicologica e fa capire al membro del team che la conversazione è per e con lui, non solo su di lui.

2. Rivedi obiettivi e aspettative

Prima di passare al feedback, riallineatevi esaminando gli obiettivi e le aspettative iniziali per il periodo di valutazione. 

Recupera la documentazione degli obiettivi, dei traguardi o di ciò che il dipendente aveva detto che avrebbe fatto e verifica rapidamente il completamento obiettivo di tali elementi nel tempo a loro disposizione. 

Questo aiuta a riportare la conversazione su quanto concordato e offre a entrambi un punto di riferimento condiviso per valutare le prestazioni.

Se le priorità sono cambiate durante il ciclo, riconoscilo. Se le aspettative non erano chiare, assumitene la responsabilità anche in questo caso. Contestualizzare la conversazione la mantiene equa e focalizzata.

3. Condividi il tuo feedback in modo chiaro

Ora è il momento di presentare il tuo feedback in modo diretto, ponderato e basato su elementi specifici. 

Inizia da ciò che sta andando bene: evidenzia i risultati, i punti di forza e gli schemi positivi che hai osservato, quindi passa alle opportunità di crescita. 

Usa esempi concreti per illustrare i tuoi punti e sii chiaro sull'impatto. Modelli come Situazione–Comportamento–Impatto (SBI) possono aiutarti a strutturare il tuo messaggio.

Mentre descrivi le tue osservazioni, concentrati sui comportamenti e sui risultati, non sulle supposizioni o sulle impressioni. Questo aiuta il membro del team a capire non solo ciò che hai notato, ma anche perché è importante.

Tieni presente che il feedback viene recepito in modo diverso da ogni persona. Alcuni annuiranno; altri potrebbero aver bisogno di tempo per riflettere. Crea spazio facendo una pausa e chiedendo il loro punto di vista:

• “Corrisponde al modo in cui l'hai vissuta?”
• “Aggiungeresti qualcosa o la vedi diversamente?”

Se, mentre condividi il tuo feedback, l'altra persona condivide qualcosa di inaspettato o la sua versione dei fatti mette in discussione ciò che avevi dato per scontato, resta aperto e lascia che ne parli senza interromperla. 

Non è necessario risolvere ogni dettaglio sul momento. Riconosci quanto condiviso e fai sapere che ne terrai conto:

“Grazie per averlo condiviso. Non avevo questo contesto e voglio riflettere su come si inserisca nel quadro generale.”

L'obiettivo non è “vincere” la conversazione. È costruire una comprensione condivisa. 

4. Invita a condividere il loro punto di vista

Una volta condiviso il tuo feedback e raccolte eventualmente ulteriori informazioni su come il dipendente ha vissuto la situazione, passa completamente alla modalità di ascolto e invita il membro del team a riflettere sulla propria esperienza nel ruolo. 

Non si tratta solo di una cortesia nei confronti del dipendente: ascoltare il suo punto di vista fa parte della comprensione di ciò che funziona, di ciò che non funziona e del supporto di cui potrebbe aver bisogno per continuare a crescere.

Fai domande aperte come:

• “Di cosa vai più orgoglioso in questo trimestre?”
• “Qual è stata la tua difficoltà più grande?”
• “Cosa pensi ti abbia aiutato ad avere successo (o ti abbia frenato)?”

Lascia che parlino senza interromperli. Anche se il loro punto di vista non coincide pienamente con il tuo, ascoltarlo aiuta a costruire fiducia e a far emergere eventuali spunti che potresti aver trascurato. 

Quando si aprono, riconosci l'impegno e la vulnerabilità necessari per essere sinceri e aperti e concentrati sullo sviluppo, invece che sull'avere ragione o sul “correggere” il loro punto di vista. 

5. Parla dello sviluppo e degli obiettivi professionali

Ora allarga la prospettiva. In quale direzione vogliono crescere? Cosa li entusiasma in questo momento? Usa questa parte della conversazione per definire obiettivi futuri o opportunità stimolanti.

Non dovrebbe trattarsi di colmare lacune o cambiare le persone. Si tratta di valorizzare i punti di forza, sviluppare le competenze e allineare lo sviluppo alla direzione in cui sta andando l'azienda. 

Sii onesto riguardo a ciò che è possibile, ma sii anche generoso nell'offrire supporto, coaching, visibilità o occasioni di contatto.

Poi rendilo concreto. Quando possibile, collega i loro obiettivi a opportunità aziendali reali, come progetti stimolanti o nuove esigenze del team, così che la conversazione risulti pertinente e concreta. 

6. Definisci chiaramente i prossimi passi

Al termine della valutazione, riassumi i punti chiave e gli accordi per assicurarvi di concludere entrambi con una visione condivisa e una comprensione di ciò che succederà dopo. 

Trasforma il feedback generale in obiettivi concreti o azioni di sviluppo con tempistiche e criteri chiari per misurare il successo, assicurandoti, quando possibile, che siano collegati alle priorità del team o dell'azienda.

Se ciò significa mettere il dipendente in contatto con qualcun altro per un percorso di mentoring o coinvolgerlo in un nuovo progetto entusiasmante, fai partire subito il processo. 

Assicurati inoltre di stabilire una cadenza per i momenti di confronto o i successivi aggiornamenti informali, così che la valutazione diventi l'inizio di una conversazione continua e non un evento isolato.

7. Concludi con una nota positiva

Concludere la valutazione con un sincero apprezzamento rafforza il valore del dipendente e lo aiuta a lasciare la conversazione sentendosi motivato e rispettato.

Concludi con qualcosa di autentico e specifico. Fagli sapere cosa apprezzi del suo lavoro, non come formalità, ma come riconoscimento del suo contributo. Potrebbe trattarsi di una competenza che ha sviluppato, di un progetto di cui si è assunto la responsabilità o del modo in cui contribuisce alla vita del team.

Esempio: “Apprezzo davvero la stabilità che hai portato quest'anno. Ha aiutato il team a rimanere concentrato durante alcuni cambiamenti difficili, e vedo l'impatto del tuo lavoro ogni settimana. Non vedo l'ora di lavorare con te ai nostri prossimi progetti.”

Concludere con ottimismo riguardo alla sua crescita futura e con il tuo impegno a sostenerlo rafforza la fiducia, migliora il morale e definisce un tono orientato al futuro per la prossima fase del suo sviluppo.

Questo aiuta il membro del team a concludere la valutazione guardando avanti invece che indietro.

Infine, lascia sempre aperta la porta a un confronto successivo. Una conversazione di valutazione efficace non mette fine al ciclo del feedback. Al contrario, stabilisce il tono per il modo in cui lavorerete insieme nei mesi a venire.

Le migliori pratiche per le valutazioni delle prestazioni

Ecco alcune buone pratiche per le valutazioni delle prestazioni che ti aiuteranno a ottenere il massimo da questo tempo prezioso. 

Evita le conversazioni a senso unico

Quando si tratta di condurre effettivamente una valutazione delle prestazioni, è facile pensare che sarà una conversazione a senso unico, in cui tu, in qualità di manager, dirai al membro del tuo team come sta andando.

È proprio questo il comportamento che devi evitare! Una conversazione di valutazione delle prestazioni dovrebbe essere un dialogo a due vie.

Quando un dipendente parla delle proprie prestazioni, apprende e comprende il feedback riflessivo molto più di quanto farebbe se tu glielo dicessi semplicemente (o glielo leggessi).

Un efficace sistema di gestione delle prestazioni richiede conversazioni in cui entrambi condividete le vostre riflessioni e raccogliete il feedback del dipendente o della persona valutata.

Fornendo un feedback costruttivo e mantenendo una conversazione aperta, il processo di valutazione permetterà di raccogliere informazioni più approfondite da entrambe le parti, portando nel tempo a prestazioni migliori.

La sincerità è la politica migliore

Una delle cose peggiori che puoi fare durante una riunione di valutazione delle prestazioni di un dipendente è girare intorno ai problemi. Questo vale non solo il giorno della valutazione, ma ogni giorno, perché il feedback dovrebbe essere continuo, tempestivo, specifico e attuabile. 

È facile che si creino barriere tra manager e dipendenti in termini di comunicazione e trasparenza. Fa parte della natura umana e spesso richiede uno sforzo consapevole per affrontarle.

Uno dei modi migliori per dimostrare sincerità durante una valutazione delle prestazioni è pensare a ciò che sai del dipendente e a come ritieni che preferisca ricevere il feedback. È una variazione della regola d'oro: tratta gli altri nel modo in cui vorrebbero essere trattati. 

Alcune persone potrebbero preferire che tu fossi più diretto, mentre altre avranno bisogno di essere accompagnate gradualmente. Siamo tutti diversi sotto questo aspetto.

Se continui ad avere difficoltà a essere sincero, un consiglio è fare un passo indietro e osservare il tuo modo di comunicare e le altre tue competenze trasversali.

Indipendentemente da ciò che fai, assicurati sempre di concludere con una nota positiva e orientata alle opportunità. Vuoi che lascino la conversazione sentendosi motivati e apprezzati, con una tabella di marcia chiara per capire dove possono migliorare.

Fornisci un feedback dettagliato

Quando dai un feedback, non devi essere vago. Non devi limitarti a fare affermazioni generiche e parlare per analogie. Servono dettagli ed esempi concreti, soprattutto quando evidenzi opportunità di miglioramento.

Forse c'è qualcosa che hanno fatto su un progetto il mese scorso e che vuoi menzionare; magari hanno riportato un progetto nei tempi previsti o hanno contribuito a farlo slittare.

Sii specifico quando spieghi un esempio di prestazione e assicurati di evidenziare l'impatto delle prestazioni positive o non altrettanto positive. Essendo specifico ed evidenziando gli effetti dei comportamenti, aiuti la persona che riceve le informazioni a comprendere in che modo ciò che ha fatto influisce sugli altri.

Più esempi concreti riesci a fornire per sostenere il tuo feedback, meglio è. So che può essere difficile trovare esempi se le valutazioni non sono molto frequenti.

Per questo è meglio condurre le valutazioni delle prestazioni più frequentemente, ad esempio ogni mese o ogni trimestre, con un periodo di valutazione vicino al momento in cui la valutazione viene svolta. In questo modo puoi utilizzare esempi ancora freschi e i dettagli sono ancora chiari.

Prenditi il tempo necessario e ascolta attivamente

Quando conduci la valutazione, presenta il tuo feedback e osserva le reazioni: il linguaggio del corpo, il tono di voce e le parole.

Quando dai un feedback, soprattutto se negativo, potresti notare che entrano in modalità di fuga e smettono di ascoltare! 

Devi anche essere empatico nei confronti del loro punto di vista e prestare attenzione agli spunti interessanti che potrebbero sollevare durante la valutazione.

Non sorvolare sulle opportunità di miglioramento; prenditi il tempo per esaminare tutto il feedback e discutere come affrontarlo, compreso ciò che puoi fare tu, in qualità di manager, per contribuire alla loro crescita.

Agisci con empatia

Considera l'ambiente e il mondo della persona a cui stai dando il feedback. Non puoi mai sapere cosa stia succedendo nella vita di qualcuno e spesso le persone non ci parlano delle cose più importanti e determinanti che stanno vivendo. 

Pratica l’empatia, non dare per scontato di sapere tutto quello che sta succedendo e concedi alle tue persone il beneficio del dubbio. 

Utilizza gli strumenti disponibili

Esistono moltissimi strumenti disponibili per aiutarti durante le valutazioni delle prestazioni. Perché non utilizzarli? Rendono la vita più facile a tutti.

Lo strumento che sceglierai dipenderà dalla tua organizzazione, dal tuo stile di lavoro e dal modo in cui conduci le valutazioni delle prestazioni.

Una delle mie funzionalità preferite dei software per la valutazione delle prestazioni è la possibilità di documentare le attività successive insieme alla valutazione stessa, in modo che tu o un futuro responsabile possiate rivedere il riscontro, gli eventuali appunti della conversazione e le attività concordate. 

In qualità di responsabile di persone per un periodo di tempo prolungato, questi strumenti sono ottimi anche per riflettere sui progressi compiuti dai tuoi dipendenti nel loro sviluppo.

Abituati a fornire continuamente riscontri, sia positivi che negativi

Se gestisci delle persone, uno dei tuoi compiti principali è fornire continuamente riscontri pertinenti e dettagliati, sia positivi che negativi. Fornire riscontri regolari è una competenza essenziale per chi svolge un ruolo manageriale. 

Concentra i riscontri sui comportamenti, sugli impatti e sui risultati dei dipendenti e considera il tuo ruolo e la tua responsabilità nello sviluppo delle tue persone.

Non conservare i riscontri negativi nel tempo e non aspettare il successivo ciclo di valutazione delle prestazioni per fornirli, soprattutto se negativi. I riscontri, le critiche o le osservazioni sullo sviluppo non dovrebbero mai essere una sorpresa durante una valutazione delle prestazioni.

Rinfresca le tue competenze nel fornire riscontri efficaci, tempestivi, specifici e incentrati sui risultati.

Allinea i riscontri alle aspettative del ruolo

Per essere efficaci, tutti i ruoli e i sistemi di misurazione delle prestazioni richiedono aspettative chiare. 

Ricorda che una valutazione delle prestazioni ha lo scopo di confrontare le prestazioni della persona nel ruolo con i requisiti del ruolo, non con le sue prestazioni passate o con quelle degli altri membri del team.

Questo aspetto viene spesso confuso e si verificano situazioni disastrose quando le prestazioni vengono confrontate con qualsiasi elemento che non corrisponda alle aspettative chiare del ruolo.

Se il ruolo che stai valutando non dispone di una descrizione del lavoro con responsabilità, obiettivi e KPI chiari, è il momento di mettersi al lavoro per scriverne una, in modo che le future valutazioni delle prestazioni possano basarsi su un confronto con aspettative del lavoro chiare e scritte.

Considera il contesto e la struttura della valutazione delle prestazioni

Se utilizzi scale o valutazioni, assicurati che siano allineate alle aspettative e alle norme dell’organizzazione. 

Evita di essere il responsabile che “non assegna mai cinque” in un’organizzazione in cui gli altri responsabili assegnano valutazioni massime. 

Spesso il tuo team delle risorse umane dispone di statistiche sulla percentuale di dipendenti che riceve generalmente ciascuna valutazione; utilizza queste informazioni a tuo vantaggio per comprendere come vengono valutate le buone prestazioni nella tua organizzazione.

Consiglio da professionista: se stai valutando le prestazioni di persone che si considerano tra le migliori, fai attenzione a non scoraggiarle assegnando una valutazione delle prestazioni che potrebbe essere considerata “arrotondata per difetto” o non completa. 

Spesso, le persone che raggiungono i livelli di prestazione più elevati sono molto consapevoli delle valutazioni delle prestazioni e potrebbero scoraggiarsi se la loro valutazione attuale è inferiore a quella precedente, soprattutto se ritengono di aver lavorato più del solito negli ultimi tempi. 

Considera l’impatto delle valutazioni delle prestazioni sulle persone altamente performanti e il modo in cui sono motivate. Non lasciare che una valutazione superficiale delle prestazioni di un dipendente valido causi un problema di fidelizzazione (sì, è un problema molto comune).

Verifica i tuoi pregiudizi

Valuta la possibilità di raccogliere riscontri da più fonti per ridurre i pregiudizi nelle tue valutazioni, soprattutto se nel lavoro quotidiano non collabori a stretto contatto con i singoli dipendenti. 

Ad esempio, quando valuto i responsabili di progetto, so che la mia opinione su di loro in qualità di responsabile non è ciò che conta davvero; ciò che conta, invece, sono le opinioni delle persone a cui i responsabili di progetto forniscono supporto.

Per ottenere queste informazioni, invio richieste di riscontro alle principali parti interessate di ciascun responsabile di progetto e raccolgo riscontri sia sulle prestazioni del singolo responsabile di progetto sia sulla percezione del team di gestione dei progetti.

Offri alle tue persone l’opportunità di riflettere sui tuoi riscontri

Ottieni maggiore chiarezza e fai domande. Spesso le persone hanno bisogno di tempo per elaborare le informazioni e possono trarre beneficio dal tempo necessario per leggere la tua valutazione, rifletterci e poi rivolgersi a te con delle domande. 

Quando conduci una valutazione delle prestazioni, lascia la conversazione in parte aperta per invitare a ulteriori discussioni e domande e per comunicare al tuo collaboratore che sei lì per lui e che ti impegni ad aiutarlo a crescere a livello personale e professionale.

Esempi comuni di valutazione delle prestazioni

Vediamo ora alcune formulazioni per la valutazione che puoi utilizzare.

Per cominciare, è consigliabile partire da categorie e spunti da trattare durante la valutazione delle prestazioni.

Questo non è in alcun modo un elenco esaustivo. Sentiti libero di scegliere ciò che preferisci e di aggiungere quello che vuoi, ma, per iniziare, considera i seguenti elementi, applicabili a quasi ogni ruolo all'interno di un'organizzazione:

1. Punti di forza
2. Opportunità di miglioramento
3. Capacità di risolvere i problemi
4. Comunicazione
5. Lavoro di squadra
6. Responsabilità
7. Qualità del lavoro

Per ciascuno di questi elementi, puoi quindi creare note specifiche sulle prestazioni, evidenziando esempi positivi o meno auspicabili del comportamento mostrato durante il periodo di valutazione. 

Esempio di valutazione positiva delle prestazioni relativa alla comunicazione

“Le comunicazioni di Moriah sono chiare, tempestive e complete. È eccellente nel fare in modo che le persone che devono sapere qualcosa… lo sappiano davvero. Ad esempio, quando Moriah ha guidato il lancio dell'aggiornamento del nostro nuovo prodotto, tutti gli stakeholder, i clienti, gli addetti all'assistenza e gli addetti alle vendite erano informati e avevano persino avuto l'opportunità di fare domande prima del lancio. Moriah si muove con disinvoltura nel nostro ambiente dinamico, bilanciando i risultati aziendali con la garanzia che stiamo facendo la cosa giusta per i nostri dipendenti.”

Esempio di valutazione meno positiva della comunicazione

“Sandra è una comunicatrice efficace, ma non comunica con costanza agli stakeholder i dettagli chiave dei progetti; di conseguenza, alcune persone rimangono all'oscuro di questioni importanti. Ad esempio, nel progetto di riprogettazione del sito web, Sandra e il team hanno deciso quando sarebbero state lanciate le nuove pagine, ma Sandra non ha guidato il team nell'informare i responsabili e il resto del personale del prossimo cambiamento del sito web, che, una volta pubblicato, ha colto di sorpresa molte persone, tra cui il nostro CEO e i principali responsabili delle vendite.”

Esempio di valutazione positiva relativa alla qualità del lavoro

“La qualità del lavoro di Moriah è eccezionale. Stabilisce il punto di riferimento per la pianificazione, la produttività e l'organizzazione, al punto che altre persone all'interno dell'organizzazione chiedono esplicitamente di lavorare con Moriah perché si fidano della qualità del suo lavoro e della costanza con cui lo svolge. Moriah è una figura influente e contribuisce a mantenere elevati standard qualitativi nel suo team e nei progetti a cui partecipa. Moriah contribuisce alla crescita degli altri formando le persone sulle sue prassi e creando modelli che aiutano gli altri ad apprendere competenze simili in materia di qualità.”

Esempio di valutazione meno positiva relativa alla qualità del lavoro

“Sandra è in grado di produrre un lavoro di qualità, ma dà il meglio di sé solo quando lavora direttamente con me, verificando ogni passaggio intermedio e assicurandosi che Sandra stia perseguendo attivamente il completamento dell'attività. Ad esempio, Sandra si è impegnata a fornire entro questo trimestre una raccomandazione sulle modifiche al nostro sistema di apprendimento. Quando ho contattato Sandra per chiederle a che punto fosse rispetto a questo obiettivo, mi ha informato di non aver ancora iniziato a lavorare sull'attività, la cui scadenza era prevista da lì a poche settimane. Sandra ha iniziato, ma ha avuto bisogno di una notevole interazione diretta con me per portare a termine l'attività, comprese alcune correzioni di rotta relative, ad esempio, ai requisiti di conformità e alla reportistica. Una maggiore attenzione e una migliore competenza nella gestione del tempo, nella comprensione dei requisiti dell'attività e nel tenere informati gli stakeholder lungo il percorso contribuiranno a migliorare la qualità del lavoro di Sandra.”

Ricorda di essere specifico. Utilizzare esempi concreti per giustificare i tuoi commenti in ogni area genererà un feedback decisamente migliore rispetto a formulazioni vaghe come "è una persona che sa lavorare in squadra". Più riuscirai a giustificare le tue valutazioni con esempi precedenti, KPI e metriche, migliore sarà il risultato.

Modello di valutazione delle prestazioni

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Prossimi passi per le tue valutazioni delle prestazioni

In qualità di manager, le valutazioni delle prestazioni sono una delle attività più incisive che svolgi nel tuo ruolo.

Se sei un responsabile delle risorse umane, uno degli elementi fondamentali del tuo ruolo consiste nell’aiutare i manager a imparare a fornire un feedback efficace sulle prestazioni e a gestire valutazioni delle prestazioni che motivino i dipendenti a dare il meglio di sé. 

Punti chiave

• In qualità di manager, dovresti fornire costantemente feedback sia positivi sia negativi, e ogni feedback dovrebbe includere esempi specifici e l’impatto del comportamento
• Le valutazioni formali delle prestazioni dovrebbero avvenire con frequenza, idealmente su base trimestrale o semestrale.
• Ogni ruolo dovrebbe avere aspettative chiare riguardo alle prestazioni. Le valutazioni delle prestazioni devono essere effettuate in base alle aspettative del ruolo, non alle prestazioni passate di una persona o a quelle degli altri membri del team.
• Assicurati che ogni dipendente abbia anche l’opportunità di riflettere sulle proprie prestazioni. 
• Per prepararti al colloquio di valutazione delle prestazioni, documenta in forma narrativa i punti di forza e le opportunità di miglioramento relativi alle prestazioni della persona.
• Organizza un colloquio individuale con la persona per esaminare sia la sua valutazione sia il tuo feedback sulle sue prestazioni. Durante il colloquio, condividi esempi specifici e dettagli concreti relativi sia ai comportamenti positivi sia a quelli negativi e al loro impatto sull’organizzazione.
• Dopo il colloquio di valutazione delle prestazioni, concorda i prossimi passi necessari e dai seguito via e-mail o tramite lo strumento di gestione delle prestazioni della tua organizzazione.
• Ricorda che, in qualità di manager o valutatore delle prestazioni, sei una componente fondamentale della crescita e dello sviluppo di ogni dipendente. Sii un partner, sii onesto e preparati a vedere i tuoi dipendenti raggiungere nuovi traguardi!