Una revisione di metà anno divide l’anno in due parti gestibili, consentendoti di riflettere sui progressi, riorientare gli obiettivi e fornire feedback senza sentirti sopraffatto dai dettagli di un intero anno. In questo articolo ti mostrerò esattamente come condurre una revisione di metà anno, inclusi struttura, contenuti e suggerimenti pratici, così potrai mantenere le cose chiare, equilibrate e realmente utili per la crescita del tuo team.
Come strutturare il processo di valutazione per includere la revisione di metà anno
L’aspetto positivo della revisione di metà anno è che, se conduci già revisioni annuali delle prestazioni, non devi modificare eccessivamente il tuo processo di gestione delle prestazioni.
Tuttavia, sono necessarie alcune modifiche. Alcune operative, altre relative all’approccio generale alle revisioni.
Ecco alcune domande a cui rispondere quando pensi alla struttura:
Qual è lo scopo di suddividere le revisioni?
Devi affrontare le revisioni avendo ben chiaro cosa vuoi ottenere e quale dovrebbe essere il risultato di ciascuna revisione, sia per i manager sia per i dipendenti.
Dovrebbero emergere aspetti e obiettivi di sviluppo, oppure il risultato dovrebbe essere più intangibile e qualitativo, come l’ispirazione? Decidi tu!
Quale sarà l’impatto sui dipendenti?
Ci sono due importanti dimensioni dell’impatto da considerare: finanziaria e legata alla retention.
Dal punto di vista finanziario, decidi se le persone potranno ottenere una promozione durante entrambe le revisioni, durante una sola revisione o in qualsiasi momento. E per quanto riguarda gli aumenti salariali ordinari?
Dal punto di vista della retention, cosa significa quando le persone superano gli obiettivi o hanno prestazioni inferiori alle aspettative? Dopo 2 cicli si è fuori, oppure si ha un solo ciclo di 6 mesi per migliorare le proprie prestazioni?
Per chi supera gli obiettivi, è necessario attendere un certo numero di cicli prima di ottenere una promozione?
Ci sarà una differenza tra le revisioni?
In questo caso ci sono due opzioni principali. La prima consiste nel rendere le revisioni uguali, trasformando il processo di valutazione in un processo realmente semestrale.
La seconda consiste nel rendere una revisione più approfondita e l’altra più simile a un “check-in”.
Situazioni diverse rendono l’ambiente di un’azienda più adatto a una soluzione piuttosto che all’altra.
Per esempio, le aziende dai ritmi più rapidi, che completano molti progetti in un breve periodo di tempo, possono trarre vantaggio dalle revisioni semestrali.
Come affrontare una revisione semestrale
Se vuoi che il processo di valutazione si svolga ogni 6 mesi per adattarsi a un ambiente dai ritmi rapidi, oppure vuoi stabilire traguardi di performance più frequenti per gestire le persone verso la crescita o l’uscita dall’organizzazione, ecco alcuni aspetti da tenere a mente:
Indicazioni più brevi
Valuta la possibilità di rendere le indicazioni adatte a un periodo di tempo più breve (di seguito esaminerò alcune buone indicazioni); per esempio, se chiedi al manager di evidenziare i risultati raggiunti, indicane 2-3 invece di 6.
Allo stesso modo, per quanto riguarda gli aspetti di sviluppo, non creare un lungo elenco di elementi che un dipendente deve migliorare.
Quanti può realisticamente migliorare in 6 mesi, soprattutto se si tratta di aspetti di sviluppo più significativi?
Mantieni il focus
Non chiedere che le indicazioni entrino nei minimi dettagli sul lavoro svolto da una persona negli ultimi 6 mesi. Concentrale invece su risultati/obiettivi raggiunti, aspetti di sviluppo e obiettivi.
Che cosa è stato fatto e che cosa resta ancora da fare?
Trasformala in una conversazione multidirezionale
Rendere le revisioni delle prestazioni più frequenti richiede di modificare leggermente i contenuti.
Spesso, se non sono adeguatamente formati, i manager tendono a fare ciò che fanno durante una revisione annuale e arrivano con una quantità eccessiva di feedback per i membri del proprio team.
Non solo si tratta di un processo spiacevole che priva i collaboratori diretti della possibilità di agire in autonomia, ma ora è anche più frequente!
Per renderla una conversazione produttiva, esponi il tuo feedback nella parte scritta della revisione, ma apri la riunione di valutazione con domande come “Cosa pensi della mia valutazione del tuo lavoro?” oppure “Dove ho tralasciato il contesto o ulteriori informazioni sulle tue prestazioni? Puoi aiutarmi a colmare queste lacune?”.
Inoltre, chiedi maggiori dettagli sul feedback che ti hanno fornito e aiutali a percepire che attribuisci valore al loro feedback.
Come affrontare una valutazione in stile “verifica periodica”
Se vuoi mantenere un approccio più leggero, puoi fare una valutazione in modalità “leggera”.
Può trattarsi di un incontro individuale più approfondito, durante il quale esamini comunque nuovamente gli obiettivi e parli di come sta procedendo il lavoro del tuo collaboratore diretto.
In pratica, dedichi uno dei tuoi incontri individuali allo sviluppo del tuo collaboratore diretto.
Dovresti comunque inviare in anticipo al collaboratore diretto alcune indicazioni per aiutarlo a prepararsi e dovresti prepararti con alcune osservazioni più generali prima del tuo incontro individuale più “strutturato”.
Tuttavia, questo stile di valutazione è pensato più a beneficio del dipendente che come valutazione completa del suo lavoro con ripercussioni sulla retribuzione e sulla permanenza in azienda.
Spunti/Domande
Nella mia esperienza, avere una domanda efficace per stimolare sia i manager sia i collaboratori diretti è essenziale, perché l'obiettivo è una discussione (non un resoconto).
Consiglierei di avere alcune domande come spunti iniziali e di usare domande successive come parte della discussione o come guida su ciò su cui il collaboratore diretto o il manager dovrebbe concentrarsi quando parla dello spunto.
Ad esempio, se chiedi informazioni sugli obiettivi, le domande successive riguarderanno le difficoltà che prevedono e il supporto di cui hanno bisogno per superarle.
Spunti per il collaboratore diretto
Autoriflessione e risultati
Spunto: Di quali 2-3 risultati raggiunti negli ultimi 6 mesi sei più orgoglioso?
Domande successive/di approfondimento:
- Quali obiettivi hai raggiunto o superato e cosa ti ha aiutato ad avere successo?
- Quali difficoltà hai incontrato e come le hai superate?
- Quali competenze o punti di forza hai sviluppato o utilizzato maggiormente negli ultimi sei mesi?
Allineamento tra obiettivi e ruolo
Spunto: Come stai procedendo rispetto agli obiettivi concordati durante la tua ultima valutazione?
Domande successive/di approfondimento:
- Ci sono obiettivi attuali che devono essere modificati in base al cambiamento delle priorità?
- In che modo il tuo lavoro è in linea con gli obiettivi o i valori dell'azienda?
- C'è qualche aspetto del tuo ruolo rispetto al quale ritieni che ci sia un disallineamento o che le aspettative non siano chiare?
Sviluppo e crescita
Spunto: Quali competenze o conoscenze vuoi sviluppare nei prossimi mesi?
Domande successive/di approfondimento:
- Quale supporto, quali risorse o quale formazione ti aiuterebbero a raggiungere i tuoi obiettivi?
- Ci sono progetti o aree in cui vorresti essere maggiormente coinvolto?
Spunto: Quali sono i tuoi obiettivi principali per il resto dell'anno e qual è il tuo piano per raggiungerli?
Domande successive/di approfondimento:
- Come posso io (o il team) sostenerti meglio nel raggiungimento dei tuoi obiettivi?
- Ci sono ostacoli che influiscono sulla tua crescita, motivazione o partecipazione?
- Cosa ti farebbe sentire di aver avuto successo alla fine dei prossimi 6 mesi?
Feedback sul manager
Spunto: Quali osservazioni o esperienze hai avuto lavorando con il tuo manager?
Domande successive/di approfondimento:
- Quali aspetti sono stati positivi nel lavorare con il tuo manager?
- In quali aspetti potrebbe migliorare?
- Come potrebbe sostenerti maggiormente?
Spunti per il manager
Per i manager, gli spunti possono essere abbastanza simili, ma dovrebbero concentrarsi sui risultati raggiunti e sulle aree di sviluppo.
Questo permette a entrambe le parti di parlare degli stessi argomenti dal proprio punto di vista e di confrontare le proprie osservazioni.
Se fai parte di un team che lavora bene, noterai che siete allineati sulla maggior parte degli aspetti, ma ci sarà sempre qualcosa che il manager o il collaboratore diretto vedrà in modo diverso rispetto all'altro.
Potrebbe trattarsi del manager orgoglioso di alcuni risultati a cui il collaboratore diretto non aveva dato molta importanza, oppure di obiettivi che il collaboratore non aveva riconosciuto.
Risultati
Domanda: Quali 2-3 risultati del tuo collaboratore diretto degli ultimi 6 mesi vuoi mettere in evidenza?
- Perché questi risultati si distinguono in particolare?
Domanda: In che misura la persona sta ottenendo risultati in linea con le aspettative?
- Perché le è stata assegnata questa “valutazione”?
Allineamento tra obiettivi e ruolo
Domanda: Come sta procedendo il tuo collaboratore diretto rispetto agli obiettivi concordati durante l'ultima valutazione?
Domande di approfondimento
- Ci sono obiettivi attuali che devono essere modificati in base al cambiamento delle priorità?
- In che modo il suo lavoro è in linea con gli obiettivi o i valori dell'azienda?
Sviluppo e crescita
Domanda: Quali competenze o conoscenze deve sviluppare il tuo collaboratore diretto nei prossimi mesi?
Domande di approfondimento
- Quali esempi del suo lavoro evidenziano le aree di sviluppo?
- Quali sono le lacune esatte che rilevi?
Processo di valutazione di metà anno in 4 fasi
1. Pianifica la riunione
Stabilire una scadenza con largo anticipo rispetto all'inizio della preparazione aiuterà te e il tuo collaboratore diretto a lavorare insieme per raggiungere l'obiettivo di una valutazione efficace. Per questo dovresti iniziare inserendo la riunione di valutazione nel calendario con il maggior anticipo possibile.
Nell'invito, indica chiaramente lo scopo e la preparazione che ciascuno di voi deve svolgere in anticipo, ovvero compilare un documento di valutazione e leggerlo. Definisci anche un ordine del giorno che includa elementi come la discussione della valutazione e l'accordo sugli obiettivi.
Consiglierei che la riunione durasse almeno un'ora, ma non più di 90 minuti. In questo modo potrete trattare gli argomenti con un livello di dettaglio sufficiente, senza tralasciare quelli essenziali.
2. Preparati alla valutazione
Indipendentemente dal tipo di valutazione che stai svolgendo, il modo migliore per affrontarla è che sia i responsabili sia i collaboratori diretti scrivano una risposta a una serie di domande prima della riunione vera e propria.
Queste risposte possono essere lette in anticipo rispetto alla riunione da entrambe le parti e poi discusse più dettagliatamente durante la valutazione.
In questo modo la riunione di valutazione vera e propria può concentrarsi su una discussione produttiva il prima possibile.
Il processo diventa quindi:
- Il collaboratore diretto compila la propria autovalutazione
- Il responsabile compila la propria valutazione (facoltativamente, il responsabile può anche raccogliere riscontri dai colleghi)
- Entrambi i documenti vengono condivisi con l'altra persona ed entrambi hanno il tempo di leggere l'intera valutazione
- Riunione per discutere la valutazione e definire gli obiettivi della valutazione delle prestazioni per i 6 mesi successivi.
3. Conduci la riunione
Nulla dovrebbe essere una sorpresa eccessiva, ma non puoi mai sapere come le persone accoglieranno alcuni riscontri. Per questo dovresti svolgere sempre la riunione in uno spazio privato, ad esempio una sala riunioni o uno spazio equivalente.
Inizialmente, ascolta con l'intento di comprendere meglio: come ha accolto il tuo riscontro quando glielo hai condiviso? Ci sono problemi? C'è qualcosa che potrebbe non aver menzionato nella propria parte della valutazione?
Infine, sii empatico. È più probabile ottenere il consenso delle persone su obiettivi ambiziosi e cambiamenti se sentono di essere state ascoltate e che il responsabile comprende il loro punto di vista.
4. Dai seguito alla riunione con il dipendente
Non dimenticare di ringraziare anche alla fine il tuo collaboratore diretto per il riscontro: potrebbe non essere stato facile per lui fornirlo.
Per concludere, conferma i prossimi passi. Potrebbe trattarsi di un'altra riunione per suddividere eventuali obiettivi più ampi concordati durante la valutazione in parti più gestibili. Potrebbe anche essere un accordo per dare seguito alla questione durante gli incontri individuali.
Assicurati che sappia che lo accompagnerai lungo il percorso e che non sei lì solo per evidenziare le lacune nelle sue competenze due volte all'anno.
8 consigli per valutazioni di metà anno efficaci
Esiste il rischio concreto che le valutazioni si trasformino in una lista di controllo e in una casella da spuntare ogni 6 mesi; ecco come evitare che accada.
1. Tieni a mente gli obiettivi
Ad esempio:
- Aiutare i collaboratori e i manager a migliorare
- Riconoscere il duro lavoro e i risultati
- Gli esiti della valutazione dovrebbero essere obiettivi e piani di sviluppo chiari.
2. Usa degli esempi
Menziona solo ciò che può essere dimostrato: gli esempi sono i tuoi migliori alleati. Se il tuo collaboratore vede che le tue critiche nei suoi confronti si basano su “impressioni”, questo è un modo sicuro per perdere la fiducia.
3. Sii conciso
Mantieni le valutazioni concise e dirette: questo aiuterà a comunicare al manager e al collaboratore gli aspetti più importanti senza confondere le questioni.
Ad esempio, se hai un feedback critico da fornire, puoi menzionare 1-2 esempi di situazioni in cui si è manifestato, ma non presentare un elenco infinito.
Se inoltre sei troppo prolisso o usi un linguaggio eccessivamente “attenuato”, il messaggio sull’importanza di cambiare o mantenere la rotta su un determinato punto andrà perso.
4. Non saltare la preparazione
Come per la maggior parte delle cose, la preparazione è importante, anche se richiede tempo. Una preparazione adeguata farà sì che la riunione sia molto più produttiva e ti consentirà di dedicare meno tempo a spiegare il contesto, così da poter arrivare al punto e affrontare una discussione reale.
5. Dai seguito, dai seguito e dai seguito
Verificare regolarmente l’andamento con il tuo collaboratore durante i tuoi incontri individuali è importante per assicurarti che si senta supportato e riconosciuto nel corso del tempo.
In questo modo potrà vedere che i manager investono davvero nel suo sviluppo. Non lasciare che le tue osservazioni nelle valutazioni siano un’azione isolata e fine a se stessa.
Sebbene le valutazioni siano un buon momento per fermarsi a riflettere, il feedback dovrebbe essere tempestivo e continuo.
6. Assicurati di dare la giusta priorità
Sia i collaboratori sia i manager dovrebbero dedicare tempo e impegno a ogni valutazione. Non dovrebbe trattarsi di un’attività di 20 minuti per rispondere alle domande riportate sopra.
Il periodo delle valutazioni può comportare qualche ora di lavoro straordinario, quindi mantenere una buona documentazione durante i tuoi incontri individuali sarà la tua salvezza, poiché molti punti della valutazione emergeranno proprio da questi incontri.
7. Mantieni una comunicazione bidirezionale
La valutazione dovrebbe essere una discussione, non lo spazio in cui il manager presenta al dipendente un elenco infinito di aree di miglioramento.
8. Documenta tutto
Durante l’anno, prendi appunti su ogni valutazione per monitorare i progressi. Personalmente, inserisco un link al documento della valutazione nel documento degli incontri individuali, così da poterlo consultare facilmente e avere un promemoria.
Considerazioni finali
Le valutazioni di metà anno sono un modo davvero efficace per passare a un feedback più frequente e tempestivo, che aiuti ogni persona a orientare più facilmente il proprio sviluppo e ad acquisire nuove competenze.
Questo, a sua volta, può portare a cambiamenti di direzione più rapidi per l’azienda e alla capacità di resistere ai cambiamenti del mercato, ai cambiamenti dei clienti e così via.
In definitiva, ogni azienda ha l’opportunità di scegliere come gestire le prestazioni del proprio team.
C’è spazio per sperimentare e vi sono molte correnti di pensiero su come condurre le valutazioni delle prestazioni, sulla frequenza e così via. Ad esempio, alcune aziende scelgono persino di effettuare valutazioni trimestrali.
Tuttavia, una cosa è certa: è necessario creare meccanismi per dare e ricevere feedback e mantenerli attivi.
Finché coinvolgerai il team in questo percorso, sono certo che sosterrà l’adozione di feedback più frequenti e di opportunità di crescita e avanzamento di carriera!
