Riunioni individuali: guida essenziale + modello

Cosa sono le riunioni individuali?

Una riunione individuale è una conversazione regolare e programmata tra un manager e un singolo membro del team, generalmente con cadenza settimanale o bisettimanale.

Queste riunioni sono pensate per favorire una comunicazione aperta, consentendo ai membri del team di discutere delle proprie prestazioni, porre domande, chiedere indicazioni, condividere feedback e affrontare eventuali dubbi. Utilizzare un software per le riunioni individuali può semplificare questo processo (è inoltre possibile ottenere questi vantaggi con un software per la gestione delle riunioni).

È anche uno spazio in cui i manager possono offrire supporto personalizzato, fornire feedback e allinearsi sugli obiettivi.

Consiglio pratico: Jenni Catron

Nella maggior parte dei contesti aziendali, le riunioni settimanali o bisettimanali sono ideali. Riunirsi meno di due volte al mese generalmente non è efficace per favorire la comunicazione, la connessione e il coaching che una riunione individuale dovrebbe offrire.—Jenni Catron, fondatrice e CEO di Il gruppo 4Sight.

Vantaggi delle riunioni individuali

Le riunioni individuali sono strumenti importanti nella cassetta degli attrezzi della gestione delle persone, perché offrono una piattaforma per la comunicazione aperta tra manager e membri del team.

I principali vantaggi includono:

1. Rafforzare le relazioni: i momenti di confronto regolari aiutano a creare connessioni e costruire fiducia, facendo sentire i membri del team ascoltati e apprezzati.
2. Chiarire le aspettative: manager e collaboratori possono allinearsi sugli obiettivi, affrontare le priorità e fare chiarezza su attività e aspettative.
3. Offrire supporto personalizzato: queste riunioni consentono ai manager di fornire feedback su misura, affrontare le difficoltà e sostenere la crescita in base alle esigenze individuali.
4. Incoraggiare il feedback dei dipendenti: i dipendenti dispongono di uno spazio sicuro e dedicato per condividere dubbi, proporre suggerimenti e chiedere supporto. Sono uno dei miei strumenti preferiti per raccogliere il feedback dei dipendenti.
5. Promuovere la responsabilità: gli aggiornamenti regolari aiutano entrambe le parti a rimanere responsabili del raggiungimento degli obiettivi e a rispettare gli impegni, migliorando le prestazioni.

Nel complesso, riunioni individuali efficaci contribuiscono a un maggiore coinvolgimento, alla gestione continua delle prestazioni e a una cultura del luogo di lavoro più positiva e orientata al supporto. 

Sono particolarmente importanti per la gestione dei team da remoto, dove è più difficile comprendere la situazione dei membri del team.

Chi gestisce la riunione individuale?

Il collaboratore dovrebbe essere il principale responsabile dell'ordine del giorno di una riunione individuale. Questo gli offre lo spazio per affrontare le proprie esigenze, i propri obiettivi e qualsiasi difficoltà desideri discutere, rendendo la riunione più incentrata sulla sua crescita e sul suo coinvolgimento. 

Quando definisce l'ordine del giorno, viene responsabilizzato rispetto al proprio sviluppo e si assicura che la riunione sia adattata alle sue priorità.

Tuttavia, anche i manager dovrebbero contribuire all'ordine del giorno, soprattutto per quanto riguarda gli aggiornamenti sulle prestazioni, l'allineamento con gli obiettivi del team o il feedback. 

Un approccio equilibrato potrebbe prevedere che il collaboratore invii in anticipo una bozza dell'ordine del giorno, mentre il manager aggiunge eventuali punti aggiuntivi che desidera discutere. 

In questo modo, la riunione risulta produttiva e allineata agli obiettivi dell'organizzazione, dando al contempo priorità allo sviluppo e alle esigenze del collaboratore.

Consiglio pratico: Jenni Catron

Chiarisci le tue aspettative, cerca di comprendere quelle dei tuoi collaboratori e poi concordate insieme come utilizzerete questo incontro. Ad esempio, con il mio team chiarisco che lo scopo del loro incontro individuale con me è dedicare del tempo concentrato per sostenerli nel loro lavoro. Possono aspettarsi che io sia completamente presente e partecipe nella conversazione, pronta a dare e ricevere feedback e a fornire supporto e coaching quando necessario. Inoltre, stabilisco che è loro responsabilità arrivare all’incontro con l’ordine del giorno.

Come dovrebbero affrontare i manager e i dipendenti gli incontri individuali?

Il ruolo del manager

In un incontro individuale, il ruolo del manager è facilitare una comunicazione aperta e bidirezionale che sostenga lo sviluppo personale e professionale del proprio collaboratore, allineando al contempo il suo lavoro agli obiettivi del team e dell'organizzazione. Le responsabilità principali includono:

1. Ascoltare attivamente: I manager dovrebbero creare uno spazio sicuro in cui i propri collaboratori possano condividere idee, preoccupazioni e feedback. Questo costruisce fiducia e aiuta i manager a comprendere eventuali difficoltà che il dipendente potrebbe affrontare.
2. Fornire feedback: Offrire feedback costruttivi sulle prestazioni, riconoscendo i risultati e affrontando le aree di miglioramento.
3. Sostenere lo sviluppo: Discutere le aspirazioni professionali e le esigenze di sviluppo del dipendente per individuare opportunità di formazione, progetti o mentoring che ne sostengano la crescita.
4. Definire e allineare gli obiettivi: Esaminare insieme i progressi rispetto agli obiettivi attuali e stabilire aspettative chiare per le attività future. Questo garantisce l'allineamento con gli obiettivi del team e dell'azienda.
5. Risoluzione dei problemi: Se il dipendente incontra delle difficoltà, il manager può aiutarlo a individuare soluzioni, rimuovere gli ostacoli o fornire risorse che lo aiutino ad avere successo.

Favorire il coinvolgimento: Gli incontri individuali regolari dimostrano al dipendente che il manager attribuisce valore al suo benessere e alla sua carriera, aumentando motivazione e coinvolgimento.

Consiglio dell'autore

Sebbene il feedback positivo e la celebrazione dei successi siano importanti, un sondaggio di Zenger Folkman ha rilevato che il 94% degli intervistati ritiene che il feedback correttivo abbia migliorato le proprie prestazioni.

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Il ruolo del collaboratore

Il ruolo del collaboratore è partecipare in modo aperto e proattivo, assicurandosi che la conversazione sia produttiva e utile per la propria crescita e per l'allineamento con gli obiettivi del team. Le sue responsabilità includono:

1. Prepararsi in anticipo: Esaminare il lavoro recente, i progressi rispetto agli obiettivi e gli eventuali argomenti da discutere. Arrivare preparati aiuta a mantenere la conversazione focalizzata ed efficiente.
2. Condividere gli aggiornamenti: Fornire informazioni sui propri progressi, risultati ed eventuali difficoltà. Questo mantiene il manager informato e facilita un supporto tempestivo.
3. Chiedere feedback: Cercare feedback costruttivi e mantenersi aperti alle aree di miglioramento. Questo dimostra impegno verso la crescita e incoraggia un dialogo bidirezionale.
4. Comunicare obiettivi ed esigenze: Condividere eventuali aspirazioni professionali, esigenze di sviluppo o risorse che potrebbero aiutare a lavorare meglio. Questo contribuisce ad allineare il lavoro alle future opportunità di crescita.
5. Affrontare le difficoltà: Essere sinceri riguardo agli ostacoli o alle preoccupazioni, che riguardino il carico di lavoro, le difficoltà di un progetto o le dinamiche sul posto di lavoro. Questo consente di risolvere i problemi e chiarire le aspettative.
6. Dare seguito: Dopo l'incontro, adottare misure per mettere in pratica il feedback, lavorare sulle azioni concordate e rimanere in linea con gli obiettivi. Un seguito costante rafforza la responsabilità e i progressi.

In sostanza, il ruolo del collaboratore consiste nell'assumersi la responsabilità della propria crescita e del proprio lavoro, utilizzando gli incontri individuali per chiedere indicazioni, fornire aggiornamenti e chiarire le aspettative.

Di cosa parlare in un incontro individuale

In un incontro individuale, la conversazione dovrebbe essere strutturata in modo da affrontare le esigenze immediate, la crescita a lungo termine e l'allineamento con gli obiettivi. 

Sebbene gli argomenti specifici discussi in un incontro 1:1 possano variare da un incontro all'altro e in base allo stile di gestione, è importante creare una struttura generale applicabile a ogni conversazione. 

Ecco un esempio di ordine del giorno per un incontro di 30 minuti che puoi utilizzare:

Verifica con il membro del team (5 minuti)

Questa è la tua occasione per creare un contatto personale. Poni domande aperte che favoriscano un ambiente di ascolto. È importante dedicare spazio a:

• Verifica dell'energia e delle emozioni: chiedi al membro del team come sta e come si sente, qual è il suo livello di energia e cosa ha in mente in questo momento. Se l'energia è bassa, è stressato o c'è qualcosa che lo preoccupa, questo influirà sul resto della conversazione individuale.
• Connessione personale: chiedi aggiornamenti sulla sua vita personale. Domanda come stanno il coniuge o i figli, oppure mostra interesse per il suo hobby. Questo è fondamentale per creare un rapporto e conquistare fiducia, oltre a gettare le basi per il resto dell'incontro.

Aggiornamento sul lavoro del membro del team (10 minuti)

È qui che la conversazione individuale passa dal personale al lavoro. Ricorda: se ritieni che qualcosa meriti una conversazione più ampia e lunga, programma un incontro separato per discuterne.

• Azioni precedenti: chiedi al membro del team di aggiornarti sullo stato delle azioni concordate durante l'ultimo incontro individuale. Verifica se ci sono ostacoli che gli impediscono di completare una determinata attività.
• Aggiornamenti su progetti e obiettivi: concentrati sugli aggiornamenti relativi a obiettivi, traguardi, progetti o attività importanti a lungo termine che gli sono stati assegnati. Quanto è soddisfatto del lavoro e cosa influisce sulla sua soddisfazione lavorativa?

Aggiornamento del responsabile e futuro (10 minuti)

Ora tocca a te. Usa questa parte della conversazione per:

• Condividere informazioni e aggiornamenti importanti: potrebbero essere nuove politiche aziendali o procedure, ma solo quelle che hanno un impatto diretto sul membro del team.
• Gestire le prestazioni non urgenti: questa è un'occasione per definire aspettative generali sulle prestazioni o offrire un riscontro costruttivo generale. Offri anche il tuo supporto!
• Nuovi obiettivi, traguardi o responsabilità: un incontro individuale è un buon momento per discutere del futuro. Questo include eventuali cambiamenti negli obiettivi e nelle aspirazioni professionali del membro del team, nel ruolo o nelle responsabilità. Assicurati di ascoltare il suo punto di vista.

Tempo flessibile (5 minuti)

Come per qualsiasi incontro, riserva sempre un breve intervallo di tempo per consentire una discussione più approfondita su un argomento particolarmente importante, riassumere le azioni principali o semplicemente concludere l'incontro in anticipo!

Suggerimento dell'autore

Un documento condiviso per gli incontri individuali è un ottimo modo per raccogliere feedback e azioni concordate. Puoi anche utilizzare gli strumenti per la gestione delle prestazioni a questo scopo.

Per cosa NON dovrebbero essere utilizzati gli incontri individuali?

In generale, non si dovrebbe fare affidamento sugli incontri individuali come meccanismo principale per la gestione delle prestazioni, la formazione e lo sviluppo oppure la gestione di progetti e attività.

Inserire tutti questi argomenti nei tuoi brevi incontri ricorrenti semplicemente non è pratico. 

Si tratta piuttosto di coinvolgimento dei dipendenti, quindi ecco alcuni esempi di argomenti che NON dovrebbero essere trattati durante un incontro individuale, ma affrontati in incontri dedicati:

• Riscontro urgente sulle prestazioni: se un membro del team ha commesso un errore grave, è importante fornire un riscontro tempestivo e definire rapidamente le aspettative per assicurarsi che non accada di nuovo. Aspettare il prossimo incontro individuale sarebbe troppo tardi.
• Formazione sulle competenze professionali. Un incontro individuale non dovrebbe essere utilizzato come sessione di formazione per insegnare a qualcuno competenze specifiche necessarie per svolgere il proprio lavoro. Programma una sessione separata, in cui non avrai fretta e non dovrai trascurare altri argomenti.
• Aggiornamenti dettagliati sullo stato del progetto. Un incontro individuale è un luogo appropriato per ricevere aggiornamenti generali (ad esempio, sapere se le attività sono generalmente in linea con i tempi, in ritardo o in anticipo), ma gli aggiornamenti dettagliati sullo stato di avanzamento e le relative discussioni dovrebbero essere gestiti in un rapporto sullo stato o in una riunione di progetto.

Esempi di domande per gli incontri individuali suddivise per tipologia

1. Domande generali

• "Come stanno andando le cose per te questa settimana? Ci sono stati momenti positivi o difficoltà?"
• "Di cosa ti senti particolarmente orgoglioso dall’ultimo incontro di aggiornamento?"
• "Ci sono ostacoli o frustrazioni che posso aiutarti ad affrontare?"
• “Come sta andando [il progetto o l’interesse della tua vita personale]?”

2. Definizione degli obiettivi

• "Quali obiettivi vorresti fissare per il prossimo trimestre e come si allineano alle tue aspirazioni professionali a lungo termine?"
• "Di cosa hai bisogno da parte mia per raggiungere questi obiettivi e ci sono risorse o formazioni specifiche che potrebbero aiutarti?"
• "Come misurerai il successo rispetto a questi obiettivi e quali passi pensi di compiere per raggiungerli?"

3. Conversazione sulla crescita

• "Ci sono competenze o aree di conoscenza che vorresti sviluppare ulteriormente, nel tuo ruolo attuale o in vista dei tuoi obiettivi professionali futuri?"
• "Quali tipi di progetti o esperienze riterresti utili per la tua crescita nel prossimo anno?"
• "Come valuti il tuo attuale percorso professionale e ci sono cambiamenti o nuove direzioni che vorresti esplorare?"

4. Domande relative alle prestazioni

• "Come valuti le tue prestazioni recenti e c’è qualcosa che vorresti migliorare o su cui concentrarti?"
• "Quali feedback hai ricevuto di recente dai membri del team o dai clienti e come hai agito di conseguenza?"
• "Stai affrontando difficoltà specifiche nel tuo lavoro che potrebbero influire sulle tue prestazioni? Come posso aiutarti?"

Queste discussioni possono anche fornire un contesto utile per i successivi colloqui di valutazione delle prestazioni.

 5. Primo incontro 1:1 con un nuovo membro del team

• "Cosa ti entusiasma di più di questo ruolo e cosa speri di ottenere nei prossimi mesi?"
• "Ritieni di avere gli strumenti e le risorse necessarie per iniziare? C’è qualcosa di specifico con cui posso aiutarti?"
• "Come preferisci ricevere feedback e cosa ritieni più utile da parte di un responsabile?"

6. Domande a un livello gerarchico superiore (se sei il responsabile del loro responsabile)

• "Come pensi che stiano andando le cose nel tuo team nel complesso? C’è qualcosa che ritieni possa essere migliorato?"
• "C’è qualcosa che dovrei sapere sui tuoi progetti o obiettivi attuali e che sarebbe utile discutere insieme?"
• "Cosa pensi che il tuo team o il tuo responsabile potrebbero fare per sostenerti meglio nel tuo ruolo?"

Buone pratiche per le riunioni individuali

Le riunioni individuali efficaci si basano su costanza, efficienza, apertura e fiducia. Ecco alcune buone pratiche per raggiungere questo obiettivo:

• Stabilisci una programmazione coerente: mantieni regolari le riunioni (settimanali, bisettimanali o mensili) e rispetta l'impegno di tempo per dimostrarne l'importanza. Tuttavia, va bene saltare qualche incontro se non c'è nulla da discutere.
• Rendilo informale: gli incontri 1:1 servono a costruire sintonia e fiducia, quindi cerca di mantenere un'atmosfera rilassata e dedica del tempo alle chiacchiere informali.
• Prepara un ordine del giorno: entrambe le parti dovrebbero portare argomenti o domande da discutere. Tra gli elementi più comuni ci sono aggiornamenti sui progetti, difficoltà, feedback e obiettivi professionali.
• Crea un ambiente confortevole: rendilo uno spazio sicuro e riservato per una comunicazione sincera, libero da distrazioni e interruzioni.
• Concentrati sull'ascolto: lascia che il dipendente parli apertamente e dai priorità alla comprensione del suo punto di vista prima di rispondere.
• Celebra i successi: dare il giusto riconoscimento è importante per promuovere le prestazioni e i comportamenti attesi.
• Fornisci feedback costruttivi: offri feedback specifici e concreti, supportati da esempi. La guida di Alana Fallis su come dare feedback è un'ottima risorsa in questo ambito.
• Incoraggia il feedback reciproco: chiedi un feedback sul tuo stile di gestione e suggerimenti per migliorare il team o i flussi di lavoro.
• Discuti crescita e sviluppo: parla degli obiettivi professionali, delle opportunità di apprendimento e delle aree in cui sviluppare le competenze, dimostrando il tuo impegno per la loro crescita.
• Verifica lo stato delle attività concordate: concludi definendo chiaramente i prossimi passi e gli impegni, quindi controlla i progressi nelle riunioni successive.

Consiglio dell'autore

Se possibile, cambia di tanto in tanto l’ambiente dell’incontro 1:1: ad esempio, prendete un caffè, sedetevi in un cortile o in uno spazio all’aperto, oppure andate a cena o a pranzo. Questo aiuta a renderlo meno formale

Il tuo modello per la riunione individuale 

Ho creato un semplice modello per aiutarti a condurre una conversazione 1:1 efficace. Questo pratico modello per gli incontri individuali può essere stampato per facilitarne l'utilizzo e include:

• Guida rapida introduttiva con le migliori pratiche essenziali per gli incontri individuali
• Una struttura semplice per l'ordine del giorno della tua riunione individuale
• Esempi di domande da porre durante una riunione individuale
• Spazi per prendere appunti

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Modello per la riunione individuale

Un semplice modello per aiutarti a condurre una conversazione 1:1 efficace.

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Potresti anche valutare la possibilità di frequentare un corso sulla gestione delle riunioni per migliorare le tue competenze in questo ambito.

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