Administrasjon av kontorlokaler: 5 trinn for å styrke moralen
Løsninger for kontoradministrasjon handler om langt mer enn plassering av skrivebord – det handler om å skape et miljø der teamet ditt trives, og der hver eneste kvadratmeter utnyttes effektivt.
De nyeste trendene innen HR-teknologi har ført til en rekke verktøy som kan bidra til bedre håndtering av kontorarealer, enten målet er å tilrettelegge for hybride arbeidstakere eller en full retur til kontoret.
HR-plattformer for virksomheter kan nå integrere verktøy for håndtering av kontorarealer, slik at bruken av fysiske områder optimaliseres bedre.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er håndtering av kontorarealer?
Effektiv håndtering av kontorarealer har blitt en avgjørende faktor for å øke medarbeidertilfredshet og produktivitet i dagens arbeidsmiljø i rask utvikling.
Håndtering av kontorarealer innebærer å undersøke, planlegge og optimalisere hvordan organisasjonen din bruker arealene i hele eiendomsporteføljen. Prosessen bruker vanligvis sanntidsdata om arealbruk, tilgjengelig gulvareal, beleggsgrad, eiendomskostnader og en rekke andre måltall for å utarbeide planer og gjennomføre prognoser. Med effektiv håndtering av kontorarealer kan virksomheter utforme miljøer som fremmer samarbeid, optimalisere ressursfordelingen og til syvende og sist bidra til økt forretningssuksess.
Siden pandemien har behovene knyttet til arbeidsplassen endret seg dramatisk, og det må legges til rette for både medarbeidere som jobber på kontoret og eksternt. Der mange team var fullt og helt fysisk til stede før covid, har mange nå gått over til en hybrid arbeidsmodell der fysiske områder kan håndteres på en mer fleksibel måte som passer en verden der medarbeiderne ikke trenger å være til stede hver dag.
Hybride arbeidsplasser vil sannsynligvis bare ha noen få medarbeidere som er på stedet på heltid, mens de fleste kommer innom av og til. Når de gjør det, kan tjenester som bestilling av skrivebord og hotelløsninger, bestilling av møterom, besøkshåndtering og innsjekkinger ha stort potensial for å forbedre effektiviteten.
Virksomheter må tenke nytt rundt hvordan de bruker kontorarealene i en hybrid verden. Kontorarealer bør i større grad handle om samarbeid og i mindre grad om å sitte ved skrivebord hele dagen.
Ved å ta i bruk strategisk arbeidsstyrkestyring kan virksomheter skape smarte arbeidsplasser som støtter samarbeid og medarbeidernes trivsel. Virksomheter kan bruke verktøy for arealhåndtering til å overvåke sanntidsdata og historiske data om arealfordeling, avdekke underutnyttede områder og få forslag til hvordan de kan omgjøres til mer verdifulle planløsninger.
Kanskje oppdager du at noen av møterommene kan brukes på nytt som et område for fleksible skrivebord, eller at sitteplasser for fjernarbeidere best bør samles i et bestemt område av planløsningen.
Kanskje to kontorlokasjoner kan slås sammen til én. Håndtering av kontorarealer betyr å bruke den tilgjengelige plassen til å betjene teamet og virksomheten bedre.
Viktige fordeler ved håndtering av kontorarealer for virksomheten din
Det finnes flere fordeler ved håndtering av kontorarealer. La oss se på tre av de mest betydningsfulle:
Øker medarbeidertilfredsheten
Ved å justere strategien for arealhåndtering kan du øke medarbeidertilfredsheten ved å gjøre det enklere for teammedlemmene å utføre oppgavene sine i arbeidsmiljøet. Tenk på det:
- Hvis en ansatt må kjempe for en pult hver gang de besøker et kontor, vil de oppleve unødvendig stress og angst som ellers kunne vært lindret ved å bruke en mobilapp til å bestille plassen på forhånd.
- Hvis ansatte på kontoret må velge en ny pult hver dag basert på midlertidig ansatte som kommer og går, vil de ikke føle seg like verdsatt i rollene sine.
Planlegging av kontorlokaler er en medarbeidersentrert aktivitet med potensial til å vise de ansatte at behovene deres betyr noe. Bevisst utforming av lokaler spiller en avgjørende rolle i å styrke bedriftskulturen og øke samholdet i teamet.
Gjennomtenkte lokaler som gjenspeiler selskapets verdier, kan fremme en følelse av tilhørighet og stolthet blant de ansatte. Åpne planløsninger kan for eksempel fremme åpenhet og samarbeid, mens avgrensede områder for avslapning kan vise at virksomheten prioriterer de ansattes trivsel.
Oppnå kostnadseffektivitet
Av de samme grunnene som at administrasjon av kontorlokaler forbedrer karbonavtrykket, kan det også spare penger. Det er kostbart å beholde underutnyttede lokaler i en eiendomsportefølje, særlig når organisasjonen betaler for å varme opp og belyse dem hver dag.
Ved å få oversikt over dagens og tidligere bruk av lokalene kan selskaper beslutte å komprimere arealene til mer effektive konfigurasjoner, si opp leieavtaler eller til og med selge deler av porteføljen for å frigjøre arbeidskapital.
For å optimalisere kostnadseffektiviteten ytterligere kan HR-programvare gi uvurderlig innsikt.
Reduserer karbonavtrykket
Miljøbevisste virksomheter følger med på strøm-, varme- og vannforbruket for å sikre at verdifulle naturressurser ikke går til spille. Optimalisering av lokalene kan redusere belastningen på strømnettet ved å begrense antallet steder som bruker opp ressurser.
Når ansatte får mulighet til å jobbe eksternt, kan organisasjoner på samme måte redusere karbonavtrykket ved å korte ned reisetiden. Når et selskap bruker eiendomsforvaltning til å endre fordelingen av sitteplasser og skape mer bærekraftige alternativer, gagner det også planeten.
Integrering av bærekraftige materialer og energieffektive systemer viser selskapets engasjement for miljøansvar, og styrker samtidig bedriftsidentiteten og moralen.
Trinnvis veiledning for optimalisering av kontorlokalene
Nå som vi forstår fordelene ved arealforvaltning, skal vi se på hvordan man implementerer planlegging av kontorlokaler i fem trinn:
Trinn én: Analyse
Prosessen for arealplanlegging begynner med å forstå eksisterende data. Kartlegg gjeldende nøkkeltall som:
- Eksisterende kontorteknologi som brukes i lokalene
- Totalt areal
- Total kapasitet på arbeidsplassen
- Kapasiteten til hvert enkelt område
- Funksjonen til hvert område på kontoret.
Trinn to: Bruk verktøy til sporing
Effektiv sporing gjøres best med de riktige verktøyene, blant annet programvare for beleggssensorer som gir sanntidsdata om hvordan lokalene brukes. Integrering av systemer for arbeidsplassadministrasjon kan hjelpe deg både med å planlegge og gjennomføre strategien for arealforvaltning. Du kan også administrere funksjoner som bestilling av pulter og møterom med programvare for bestilling av fleksible pulter.
Trinn tre: Spør teamet
Tilbakemeldinger fra ansatte er avgjørende for å utvikle en strategi for arealforvaltning som fungerer for alle involverte. Vurder å sende ut en undersøkelse til de ansatte. Still spørsmål som:
- Hvordan vil du vurdere arbeidsplassen din?
- Føler du deg støttet i å fullføre arbeidsoppgavene dine på jobb?
- Hvordan kan vi forbedre opplevelsen på kontoret?
- Hva er den største utfordringen din når du besøker kontoret?
Steg fire: Fastsett mål
Basert på tilbakemeldingene du får fra de ansatte, vil du kunne avgrense de sentrale målene for optimaliseringsplanen din. Hvordan kan disse målene nås ved hjelp av arealet du har til rådighet i dag?
Når du omfordeler ressurser, kan AI-drevet programvare for kontorarealforvaltning være et uvurderlig verktøy som kan hjelpe deg med å tenke ut nye løsninger og utarbeide plantegninger som støtter dem.
Steg fem: Implementering
Å implementere planen for forvaltning av kontorarealet effektivt er en kontinuerlig prosess. Etter den første lanseringen må du fortløpende overvåke utnyttelsen og regelmessig innhente tilbakemeldinger fra teamet ditt. På denne måten kan du raskt identifisere problemer og utvikle tilpasningsdyktige løsninger.
For eksempel kan utformingen av et fleksibelt kontormiljø effektivt støtte ulike arbeidsbehov og aktiviteter. Ved å ta i bruk modulære møbler og flyttbare skillevegger kan team enkelt konfigurere arealene på nytt, noe som muliggjør sømløse overganger mellom samarbeidsmøter og konsentrerte individuelle oppgaver.
Ved å gi lite utnyttede områder et nytt formål og gjøre dem om til multifunksjonelle soner maksimeres kontorets effektivitet, samtidig som de ansatte får tilpasningsdyktige arealer som passer til ulike arbeidsstiler. Et ubrukt hjørne kan for eksempel omgjøres til en stille arbeidsplass eller et uformelt møteområde uten at det kreves omfattende ombygging. Denne graden av fleksibilitet forbedrer utnyttelsen av arealet og sikrer at kontoret forblir smidig og kan utvikle seg i takt med endrede behov i virksomheten og blant de ansatte.
Hvordan kan programvare for forvaltning av kontorareal hjelpe?
Programvare for forvaltning av kontorareal kan håndtere mange av de tidkrevende administrative oppgavene som er knyttet til forvaltning av kontorareal.
Med disse verktøyene kan de ansatte selv bestille pulter, møterom og parkeringsplasser, og de kan også hjelpe deg med å lage interaktive plantegninger for å forutsi og tenke nytt om hvordan arealet utnyttes.
Og hvis du vil ha mer informasjon om den moderne arbeidsplassen, må du ikke glemme å abonnere på nyhetsbrevet vårt. Du vil være den første som får vite om helt nye artikler og podkastepisoder så snart de publiseres.
