Forretningsutgifter: Hva er fradragsberettiget & hva er ikke
Enten du er en gründer som driver en liten bedrift, eller en W-2-ansatt som ønsker å kreve skattefradrag for sidevirksomheten din, er det viktig å forstå detaljene rundt bedriftsutgifter som forsikring, leie og materialer.
I denne artikkelen vil jeg forklare hva som er (og ikke er) fradragsberettiget, sammen med eksempler som kan hjelpe deg med å unngå å gå glipp av muligheter for besparelser eller møte potensielle problemer med skattemyndighetene.
Vær oppmerksom på at denne artikkelen gjelder virksomheter basert i USA og er ment som en veiledning. Rådfør deg med en skatteekspert og bruk et program for utgiftsstyring for å sikre at økonomi- og utgiftsrapporteringen din er i samsvar med IRS-regelverket.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er bedriftsutgifter?
Bedriftsutgifter er kostnadene som oppstår i forbindelse med driften av en profittorientert virksomhet. Når du beregner bedriftsutgiftene dine og trekker dem fra selskapets inntekter, noe som ofte omtales som fradrag, kan det bidra til å redusere skattebelastningen din.
Alle bedriftsutgifter er imidlertid ikke like. For å kvalifisere som skattemessig fradragsberettigede må utgiftene regnes som «vanlige og nødvendige» kostnader knyttet til driften av en virksomhet, slik det er fastsatt i den amerikanske skatteloven (IRC).
Effektiv utgiftsstyring handler ikke bare om å kutte kostnader – det handler om å ta strategiske økonomiske beslutninger som støtter virksomhetens vekst, de ansattes trivsel og langsiktig bærekraft.
Forstå ulike typer bedriftsutgifter
Det finnes to typer bedriftsutgifter jeg vil ta for meg i denne delen: fradragsberettigede og ikke-fradragsberettigede. For hver av dem vil jeg gi en definisjon sammen med noen eksempler.
Fradragsberettigede bedriftsutgifter
Fradragsberettigede bedriftsutgifter er utgifter som kan trekkes fra på næringsskatten. Dette omfatter kostnadene for varer som virksomheten din brukte indirekte for å levere varer eller tjenester, men husk at utgiften må regnes som «vanlig og nødvendig».
- Ifølge IRS regnes en vanlig utgift som «vanlig og akseptert» (dvs. ikke uvanlig) innen din bransje eller ditt virksomhetsområde.
- IRS definerer en nødvendig utgift som en utgift som er «nyttig og passende» for å drive virksomhet i din bransje.
Fradragsberettigede bedriftsutgifter kan redusere skattebelastningen din betydelig. Kunnskap om reglene for skattemessig etterlevelse kan bidra til å forhindre kostbare revisjoner og straffer – nøyaktig dokumentasjon er avgjørende. For å håndtere disse utgiftene effektivt bør du vurdere å bruke pålitelig programvare for bedriftsskatt for nøyaktig sporing og etterlevelse.
Eksempler på fradragsberettigede bedriftsutgifter:
Ulike bransjer har unike fradragsberettigede utgifter, fra fradrag for hjemmekontor for fjernarbeidere til skattefradrag for forskning og utvikling for teknologiselskaper. Eksempler på fradragsberettigede bedriftsutgifter omfatter, men er ikke begrenset til:
- Lønnssystemer og utgifter
- Ansattfordelsprogrammer
- Forsyninger, utstyr og materialer
- Leie av eiendom og utstyr
- Bedriftsforsikring
- Reklame- og markedsføringskostnader
- Veldedige bidrag
- Provisjoner (tilleggslønn)
- Utgifter til forretningsreiser
- Utgifter til medarbeiderutdanning
- Utgifter til opplæring av medarbeidere
- Leie av utstyr
- Renter betalt på visse bedriftslån, bedriftskredittkort og boliglån på eiendommer kjøpt av virksomheten (eller enkeltpersonforetaket).
- Måltider
USAs skatteetat (IRS) gir detaljerte retningslinjer for hvilke utgifter som kan kreves fradratt for å redusere skatteplikten din i Publikasjon 535 (2021), utgifter i virksomheten. Du kan se den fullstendige listen over IRS-publikasjoner for mer informasjon.
Tips for små bedrifter: Å redusere virksomhetens utgifter kan bidra til å forbedre lønnsomheten. Investering i de beste lønnstjenestene utviklet for små bedrifter kan bidra til å redusere lønnskostnadene.
Profftips: Vurder å bruke programvareløsninger for å spore og rapportere utgifter. Her kan du lese hvordan programvare for utgiftsstyring fungerer.
En kort fortelling
For å gjøre dette mer konkret skal jeg fortelle deg om en venn av meg, Katherine, som driver et HR-konsulentselskap hjemmefra, der hun er den eneste ansatte på lønningslisten.
Effektiv håndtering av utgifter har lenge vært avgjørende for å opprettholde lønnsomheten i små bedrifter som Katherines. Siden hun drev virksomheten hjemmefra, fokuserte hun først på å spore åpenbare utgifter som kontorrekvisita og internettkostnader.
Hun innså imidlertid snart at det fantes flere muligheter for å maksimere fradragene.
Etter sitt første møte med en ny regnskapsfører innså hun at hun kunne kreve fradrag for en del av utgiftene til hjemmet, som boliglånsrenter, strøm og eiendomsskatt, som utgifter i virksomheten.
Dette ble et vendepunkt. Hun beregnet nøye hvor mange kvadratmeter hjemmekontoret utgjorde i forhold til boligens totale areal, for å fastslå den fradragsberettigede prosentandelen.
Katherine begynte også å føre oversikt over kjørelengde på forretningsreiser, noe hun tidligere hadde oversett, og inkluderte forretningsrelaterte måltider og nettverksarrangementer. Til å begynne med var det litt kjedelig å holde oversikt over alle disse kvitteringene.
Men etter at jeg viste henne noen løsninger for utgiftsstyring, fant hun etter hvert en løsning som gjorde det enklere å kategorisere og dokumentere utgiftene nøyaktig, uten behov for en stor bunke papirkvitteringer.
Denne proaktive tilnærmingen til utgiftsstyring forbedret ikke bare Katherines evne til å holde oversikt over økonomien og forvalte midlene i sanntid, men reduserte også den skattepliktige inntekten hennes betydelig, slik at hun kunne reinvestere mer i å utvikle virksomheten.
Råd om fradragsberettigede utgifter i virksomheten
Når du fører utgifter til fradrag, er det verdt å huske på at noen utgifter kan trekkes fullt fra, mens andre bare kan trekkes delvis fra, og at andre igjen ikke kan trekkes fra i samme år som de påløp.
Visse utgifter (f.eks. aktiverte forretningsmidler) må avskrives over flere år ved hjelp av avskrivninger (eller amortisering for immaterielle eiendeler).
Det er også viktig å merke seg at hvilke utgifter som er fradragsberettigede, avhenger av virksomhetens struktur. Dette betyr at tillatte fradrag og krav til økonomiske HR-rapporteringssystemer vil variere mellom enkeltpersonforetak, ansvarlige selskaper, selskaper med begrenset ansvar (LLCs) og aksjeselskaper (s-selskaper og c-selskaper).
Å forstå de relative skattefordelene og den administrative byrden – og de tilknyttede kostnadene – ved hver av disse virksomhetsstrukturene kan være avgjørende for å etablere virksomheten på en måte som balanserer skatteeffektivitet med tilgjengelige ressurser.
Ikke-fradragsberettigede forretningsutgifter
Ikke-fradragsberettigede forretningsutgifter er utgifter som ikke kan trekkes fra på skatten for virksomheten din. Alt som gjelder personlige aktiviteter eller personlige utgifter, er en ikke-fradragsberettiget utgift. Nedenfor har jeg listet opp eksempler på slike utgifter.
Eksempler på ikke-fradragsberettigede utgifter
- Forventede forpliktelser (eller avsetninger for forventede forpliktelser)
- Visse advokatutgifter (f.eks. utgifter påløpt i forbindelse med anskaffelse av et aktivum)
- Klubbkontingenter og medlemsavgifter (med visse unntak)
- Kostnader eller tap knyttet til riving
- Utdanningskostnader som påløper for å oppfylle minimumskravene i regelverket for å drive virksomhet
- Offentlige bøter (f.eks. gebyrer for sen innlevering)
- Ulovlige aktiviteter (f.eks. bestikkelser og returprovisjoner)
- Lobbyvirksomhetskostnader
- Personlige utgifter (med mindre utgiften delvis gjelder virksomhetsformål)
- Politiske donasjoner
Hvorfor du bør holde oversikt over forretningsutgifter
Det er store fordeler ved å gjennomgå virksomhetens inntekter og utgifter regelmessig (og ikke bare i skatteperioden):
- Det er enklere å huske de nøyaktige detaljene og omstendighetene rundt en transaksjon
- Det er mindre sannsynlig at du mister viktige bevis, for eksempel papirbaserte kvitteringer
- Nøyaktige data gjør det mulig å planlegge fremtidige utgifter og holde budsjettet
- Det er enklere å anslå virksomhetens lønnsomhet (eller mangel på lønnsomhet) og gjøre justeringer
I tillegg til å redusere den administrative byrden i skatteperioden kan dette også føre til raskere behandling av refusjoner til ansatte, noe som kan styrke arbeidsmoralen.
Ved å bruke gratis HR-programvare eller programvare for utgiftshåndtering for små bedrifter kan du holde et godt øye med HR-relaterte utgifter uten å pådra deg, vel, ytterligere utgifter!
Slik rapporterer du forretningsutgifter
En tydelig og transparent policy for utgiftsrefusjon sikrer at ansatte får rettferdig kompensasjon for virksomhetsrelaterte kostnader, samtidig som kravene overholdes. Slik kan du gjøre det selv:
Trinn 1: Utarbeid resultatregnskapet
Forretningsutgifter rapporteres i virksomhetens resultatregnskap, som skal registrere alle inntekter og utgifter. Dette er et finansielt resultatregnskap (P&L) som brukes til å beregne virksomhetens økonomiske helse. For å opprette dette gjør du ganske enkelt følgende:
- Velg en rapporteringsperiode: vanligvis årlig, kvartalsvis eller månedlig.
- Generer en standardrapport over saldobalansen: bruk regnskapsprogramvaren din til å føre opp slutsaldoen for hver konto i hovedboken for rapporteringsperioden.
- Beregn inntektene dine: beregn alle pengene du har tjent på tjenestene dine i løpet av rapporteringsperioden, selv om du ennå ikke har mottatt alle betalingene.
Trinn 2: Kategoriser resultatregnskapet
Når du har klargjort mesteparten av resultatregnskapet, skal du føre virksomhetens kostnader etter kategori. Disse kategoriene omfatter:
- Direkte kostnader eller varekostnad (COGS) som lønnskostnader, materialkostnader, kostnader til virksomhetens lokaler, lagring osv. Disse trekkes fra virksomhetens samlede inntekter for å fastsette bruttoinntekten eller bruttofortjenesten.
- Indirekte kostnader som generelle kostnader, markedsføringskostnader og godtgjørelse til ledelsen trekkes fra bruttofortjenesten for å fastsette driftsresultatet.
- Avskrivninger og amortisering brukes til å kostnadsføre henholdsvis materielle og immaterielle virksomhetsmidler over flere år. Disse eiendelene omfatter eiendom, møbler, utstyr, kjøretøy osv. (materielle) samt patenter, varemerker, lisenser for immateriell eiendom, programvare for virksomhetsstyring osv. (immaterielle).
4. Renter er den siste kostnaden som trekkes fra selskapets inntekter.
Trinn 3: Velg en regnskapsmetode
Du må også bestemme deg for hvilken regnskapsmetode du skal bruke når du rapporterer inntekter og kostnader. De to grunnleggende regnskapsmetodene er kontantprinsippet og periodiseringsprinsippet:
- Regnskapsføring etter kontantprinsippet: du rapporterer inntekten i det samme skatteåret som du mottok den, og trekker vanligvis fra og/eller aktiverer kostnader i det samme skatteåret.
- Regnskapsføring etter periodiseringsprinsippet: du rapporterer vanligvis inntekten i skatteåret du opptjener den, selv om du først mottar den faktiske betalingen i et senere år. På samme måte trekker du vanligvis fra og/eller aktiverer kostnader i skatteåret kostnadene påløp, uavhengig av om du betalte for dem det året eller ikke.
For detaljert informasjon om de ulike regnskapsmetodene (og periodene) som anerkjennes av IRS, se denne PDF-en av publikasjon 583 (revidert januar 2022). For å se nylige oppdateringer kan du lagre Om publikasjon 583 som en aktiv ressurs.
Slik holder du oversikt over virksomhetskostnader
Selv om det å føre virksomhetskostnader som fradrag er den beste måten å redusere skatteplikten på, er det avgjørende at du fører grundige registre over alle transaksjonene dine. IRS kan beslutte å gjennomføre en revisjon for å kontrollere om rapportene dine samsvarer med de faktiske utgiftene dine.
I tillegg til å bruke en form for programvare for kostnadsstyring finner du her noen tips og beste praksiser for å holde ordentlig oversikt over virksomhetskostnader:
- Hold bedriftens økonomi atskilt fra dine private utgifter. En separat bedriftskonto gjør det enklere å holde oversikt over bedriftens utgifter.
- Beregn bruksfordelingen og krev fradrag for bedriftsdelen hvis en utgift delvis gjelder virksomheten og delvis privat bruk (for eksempel hjemmekontoret ditt eller regningen fra mobiloperatøren din).
- Ta vare på alle kvitteringene dine og digitaliser dem. For å gjøre det enklere å unngå å miste dem kan du ta bilder og lagre dem på nettet. De fleste moderne HR- og regnskapsprogrammer lar deg ta et bilde og laste det opp direkte.
- Hold fakturaer og kvitteringer organisert. Ideelt sett bør du først sortere dem etter måned og deretter etter utgiftskategori. Dette gjør det enkelt å finne detaljene og dokumentasjonen for hver transaksjon senere.
- Ta detaljerte notater. Selv om du tror du kommer til å huske alle detaljene i hver transaksjon, bør du notere datoen, utgiftskategorien og hva utgiften gjaldt, for eksempel underholdning av en kunde, drivstoff til firmabilen og så videre.
- Gå gjennom regnskapet så ofte som mulig. Selv om du bruker programvare som automatiserer mye av prosessen, er det lurt å kontrollere regnskapet jevnlig, bekrefte at opplysningene er korrekte og kategorisere alt som er feilmerket på nytt.
- Opprett en formell arbeidsflyt for sporing av utgifter og avstemming av regnskapet. Kartlegg hvilke oppgaver som må utføres daglig eller umiddelbart (for eksempel opplasting av kvitteringer), ukentlig, månedlig, kvartalsvis, halvårlig og årlig.
- Vurder å investere i programvare for utgiftsrapportering. Den registrerer utgifter, lagrer kvitteringer, kategoriserer transaksjoner automatisk og lar deg se økonomien din i oversikter og diagrammer. Den gjør det også enklere å lage rapporter.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du holder oversikt over bedriftsutgifter, kan du se IRS-publikasjon 583 (01/2021), starte en virksomhet og føre regnskap.
Gå videre og krev fradrag (eller ikke)
Poenget er at det å beregne bedriftsutgiftene dine og trekke dem fra selskapets inntekter kan bidra til å gi deg en skattefordel – det er penger som kan investeres tilbake i virksomheten. Husk disse hovedpunktene:
- Det finnes to typer bedriftsutgifter: fradragsberettigede og ikke-fradragsberettigede
- Bedriftsutgiftene dine rapporteres gjennom resultatregnskapet
- Gå gjennom utgiftene dine regelmessig og hold alt svært godt organisert
Hvis du syntes denne artikkelen var nyttig, bør du abonnere på nyhetsbrevet fra People Managing People for mer inngående innhold om organisasjonsutvikling.
