Hold lønnsutbetalingene i tide, hver gang

1. Hvor mange lønnsmedarbeidere har dere?
2. Vet du om bedriften din er utsatt for risiko knyttet til nøkkelpersoner?
3. Er lønnsprosessen deres avhengig av én person?
4. Er noen av de andre ansatte opplært i å kjøre lønn, kjøre kritiske lønnsrapporter, betale skatter og rapportere til ATO?

Tips for å holde lønnskjøringen i tide

Her er 6 enkle tips for å holde lønnskjøringen i tide hver måned:

1. Sett en påminnelse – Bruk telefonen eller kalenderen til å minne deg på når lønnen skal kjøres.
2. Hold medarbeiderinformasjonen oppdatert – Sørg for at adresser, arbeidede timer og lønnssatser er korrekte.
3. Organiser papirarbeidet – Oppbevar alle timelister, skatteskjemaer og medarbeideropplysninger på ett sted.
4. Dobbeltsjekk beregningene – Gå alltid gjennom timer, fradrag og totaler før du utbetaler lønn.
5. Bruk lønnsprogramvare – Et lønnsverktøy kan spare tid og redusere feil.
6. Følg en tidsplan – Kjør lønn på samme dag hver måned for å unngå forsinkelser.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Lønnsintegrasjoner for behandling i tide

Profftips! Lønnsintegrasjoner bidrar til å holde lønnsprosessene i tide ved å automatisere dataflyten og redusere manuelle oppgaver. Slik fungerer det:

• Forutsigbare tidsplaner. Med færre forsinkelser på grunn av manuelle flaskehalser går lønnskjøringen jevnt og i tide i hver syklus.
• Effektiv dataoverføring. Integrasjoner kobler systemer som HR og tidsregistrering direkte til lønnssystemet, slik at korrekte data alltid er tilgjengelige.
• Reduserte feil. Automatisk synkronisering av data reduserer feil som skyldes manuell registrering, og sparer tid på korrigeringer.
• Raskere behandling. Når alle nødvendige data er samlet på ett sted, kan lønnen beregnes raskt og effektivt.
• Automatisert regelverksetterlevelse. Integrasjoner sørger for at skatteberegninger og fradrag oppdateres automatisk, slik at forsinkelser på grunn av utdaterte regler unngås.
• Oppdateringer i sanntid. Endringer i medarbeideropplysninger, timer eller satser synkroniseres umiddelbart, slik at alt er oppdatert og klart for behandling.

Dette er enda viktigere når lønnskjøringen avhenger av data fra bransjespesifikk programvare. I tannlegepraksiser kan for eksempel produksjons- og innkrevingsdata ligge i programvare for praksisadministrasjon og måtte avstemmes mot lønnssystemet før medarbeiderne kan få utbetalt korrekt lønn i tide.

Slik unngår du risiko knyttet til nøkkelpersoner

Som lønns- og personalgodeansvarlig, HR-leder eller CHRO med ansvar for å lønne og belønne folk er det noen ting du bør sørge for at er på plass:

1. Få lønnsmedarbeideren/-lederen din til å dokumentere alt de vet. Ved å dokumentere alt de vet om lønnskjøring, rekkefølgen på lønnsoppgavene, lønnssjekklister, rapporteringskrav og kart over samhandlingen med interessenter, er du ett skritt nærmere å unngå nøkkelpersonrisiko i lønnsavdelingen. Virker det overdrevent? Vel, du kommer til å takke meg når lønnsmedarbeideren blir syk, slutter uventet eller trenger fri under lønnskjøringen!
2. Forstå lønnsperiodene og tidsfristene, og legg spesielt merke til frister for innsending og oppdatering av data, behandling av permisjoner, fastsettelse av permisjonsforpliktelser, tillegg, perioder for åpning og stenging av selvbetjeningssystemer, bankenes behandlingstider og relaterte prosesser for frigivelse av midler. Alle som kjenner til, og forhåpentligvis behersker, disse detaljene, blir umiddelbart uvurderlige.
3. Hvis du ikke allerede har gjort det, gi noen internt videreutdanning slik at de kan fungere som lønnsberedskap. Nå som du har dokumentert alt, er det like enkelt å lære hvordan du kjører lønn selv som å organisere et opplæringsopplegg. Med en annen person i avdelingen som kjenner hele prosessen, reduserer du nøkkelpersonrisikoen til nesten null.
4. Snakk med leverandøren av lønnssystemet/-tjenesten din; de vil sannsynligvis tilby en tjeneste for forretningskontinuitet og katastrofegjenoppretting for lønn, selv om dette kan øke de samlede lønnskostnadene dine. Gjennomfør en kostnads-nytteanalyse for å abonnere på en slik tjeneste sammenlignet med å lære opp noen internt eller velge andre alternativer. Disse tjenestene tilbys både som modeller basert på en prosentandel av ansatte som får utbetalt lønn, og som modeller med fast kostnad. Hvis du allerede setter ut lønnskjøringen, bør du sørge for å spørre dem om prosessene deres for forretningskontinuitet og katastrofegjenoppretting.
5. Til slutt må du huske at kompleksiteten til beredskapsløsningen vil avhenge av hvor mange personer du utbetaler lønn til. Jo høyere antall, desto større grad av risiko og dermed høyere krav til en prosess for beredskap og katastrofegjenoppretting. Derfor bør du se nærmere på løsninger som gjør det mulig å få gjort mer for flere personer, slik at du kan holde tidsfristene.

Relatert lesning: 10 beste arbeidsgivere på vegne av andre (EOR) du bør vurdere for HR-utsetting

Nettbasert lønnsprogramvare

Hvis det blir for kostbart å utføre arbeidet manuelt, finnes det lønnssystemer som får jobben gjort. Vi har også to nyttige lister over de 10 beste nettbaserte lønnssystemene og de 10 beste lønnssystemene, gjennomgått og sammenlignet, som du kan utforske for å finne den beste løsningen for bedriftens størrelse, behov og eventuelle spesifikke funksjoner du ser etter.

Men hva om virksomheten din ikke er fullt så stor, men likevel har de samme bekymringsfulle utfordringene? Les veiledningen vår om hvordan du håndterer lønn for små bedrifter.

Trenger du mer hjelp?

Som alltid må du gjerne legge igjen en kommentar nedenfor hvis du ønsker råd om dokumentasjon av lønnsprosesser, kartlegging av lønnsprosesser eller hvordan du kan etablere prosesser for beredskap og katastrofegjenoppretting.

Hvis du vil ha enda mer informasjon, oppdateringer og ny kunnskap, kan du melde deg på nyhetsbrevet fra People Managing People.

Sørg for at teamet ditt er godt utstyrt med de riktige verktøyene. Her er noen flere ressurser som kan hjelpe deg:

• De 10 beste HR-programvarene med åpen kildekode
• Lønnsselskaper som kan modernisere lønnsprosessene dine
• Hva er lønnssystemer? Fordeler og funksjoner
• Slik setter du ut HR
• De beste HR-utsettingstjenestene & -selskapene