HR-etterlevelse: Komplett veiledning 2026

Dette omfatter ulike områder, blant annet ansettelsespraksis, klassifisering av ansatte, lønn og frynsegoder, sikkerhet på arbeidsplassen, retningslinjer mot diskriminering og trakassering, håndtering av personalregistre og arbeidsforhold.

Overholdelse av HR-regelverk er viktig av flere grunner. Den mest åpenbare er at man følger loven, men det er ikke den eneste grunnen. La oss se på noen andre konsekvenser.

Risikoreduksjon

Regelverksetterlevelse reduserer risikoen for arbeidsrelaterte tvister, som diskrimineringskrav, brudd på bestemmelser om lønn og arbeidstid eller saker om urettmessig oppsigelse, og bidrar til å beskytte organisasjonen mot potensielt ansvar og rettslige tvister.

Overholdelse av nasjonale arbeidslover og internasjonale arbeidslover og forskrifter hjelper organisasjoner med å unngå rettslige sanksjoner, bøter og søksmål. Manglende overholdelse kan føre til kostbare rettstvister, omdømmeskade og negative økonomiske konsekvenser.

Et eksempel er at en føderal domstol nylig påla East Penn Manufacturing Co å betale 22,25 millioner dollar for brudd på bestemmelser om lønn og arbeidstid, noe som er en av de største registrerte juryavgjørelsene etter loven om rettferdige arbeidsstandarder (FLSA).

De ansattes trivsel

Regelverksetterlevelse sikrer at ansatte behandles rettferdig og likeverdig, noe som fremmer et positivt arbeidsmiljø og styrker muligheten for å beholde medarbeidere. Dette omfatter å opprettholde praksis som ikke diskriminerer, sørge for trygge arbeidsforhold og ivareta arbeidstakernes rettigheter.

Omdømme og tillit

Organisasjoner som prioriterer overholdelse av HR-regelverk, viser at de er opptatt av etisk og ansvarlig forretningsdrift. Dette styrker omdømmet deres blant ansatte, kunder, investorer og offentligheten. Det kan gjøre det lettere å tiltrekke seg og beholde de beste talentene, og føre til bedre resultater og konkurranseevne.

Vanlige problemer med regelverksetterlevelse

Overholdelse av HR-regelverk berører alle sider av arbeidsforholdet, fra stillingsannonser til oppsigelser. Arbeidslovgivningen er kompleks og kan omfatte alt fra føderale lover til lokale lover og forskrifter. Nå skal vi se på vanlige problemer med regelverksetterlevelse som HR-medarbeidere kan møte. 

Diskriminering på arbeidsplassen

Manglende forebygging eller håndtering av trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen på grunnlag av beskyttede kjennetegn er et alvorlig problem knyttet til overholdelse av HR-regelverk, og dessverre også et vanlig problem. 

Kommisjonen for like arbeidsmuligheter (EEOC) rapporterte at organet avgjorde 140 diskrimineringssøksmål i 2021, noe som resulterte i en økonomisk gevinst på 39,7 millioner dollar. 

Du kan for eksempel bruke programvare for likelønn til å analysere lønnsdata, identifisere lønnsforskjeller og innføre rettferdige lønnsstrukturer uten skjevheter.

Sikkerhet og personvern

En annen vanlig utfordring knyttet til regelverksetterlevelse for bedrifter er utilstrekkelig beskyttelse av personalregistre, feil håndtering av sensitive personopplysninger om ansatte eller manglende overholdelse av personvernregler (som kan variere fra delstat til delstat). Derfor er det nødvendig å velge HR-programvare med dokumenterte sikkerhetsfunksjoner.

Mangelfull dokumentasjon på arbeidstillatelse

Det kan være komplisert å overholde kravene i skjema I-9, og dette er et annet vanlig problem HR-medarbeidere møter. 

Heldigvis er dette også et område med tydelige retningslinjer for hvordan man kan overholde kravene. USCIS publiserer en personalhåndbok for arbeidsgivere om hvordan de skal kontrollere om en nyansatt har rett til å arbeide i USA.  

Diskriminerende ansettelsespraksis

Diskriminering i ansettelsesprosessen på grunnlag av beskyttede kjennetegn som rase, kjønn, alder eller funksjonsnedsettelse er et annet område innen regelverksetterlevelse som kan være komplisert å håndtere under intervjuprosessen. 

Nylig har flere delstater innført lover om lønnsgjennomsiktighet som krever at stillingsannonser viser et lønnsspenn for stillingen.

Her er Mariya Hristovas utmerkede veiledning om samsvar ved rekruttering.

Feilklassifisering av arbeidstakere

FLSA-reglene og feilklassifisering av ansatte som selvstendige oppdragstakere kan være spesielt krevende aspekter ved HR-samsvar som virksomheter må håndtere. I tillegg til justeringer av minstelønn kan regler om overtidsbetaling by på egne utfordringer. 

Rett til permisjon og tilrettelegging ved funksjonsnedsettelser

Manglende overholdelse av permisjonsrettigheter som loven om familie- og medisinsk permisjon (FMLA) og loven om amerikanere med funksjonsnedsettelser (ADA) er en enkel feil arbeidsgivere kan begå, og enda mer nå som så mange delstater og kommuner har innført egne permisjonsrettigheter. 

Ansattgoder

Ansattgoder som helseforsikring, kantineordninger og andre fordeler er flotte tilbud til ansatte. 

De kommer imidlertid alle med egne regler og bestemmelser, for eksempel COBRA-varsler og ERISA-regler for visse helsedekninger.

Helse og sikkerhet

Arbeidsgivere må følge relevante lover og forskrifter om helse og sikkerhet. Disse lovene omfatter OSHA-regler og rapportering av hendelser, i tillegg til andre bransjespesifikke forskrifter. De beskriver ofte krav og standarder som virksomheter må oppfylle for å sikre trygghet på arbeidsplassen.

For organisasjoner som håndterer disse kravene i stor skala, kan programvare for helse og sikkerhet sentralisere rapportering av hendelser, opplæringsregistre, sertifiseringer og regulatorisk dokumentasjon.

Innblanding i fagforeningsarbeid

Det er en hårfin grense mellom å forhindre fagforeningsarbeid og å blande seg inn i det. I henhold til den nasjonale loven om arbeidslivsrelasjoner (NLRA) kan du ikke gripe inn i de ansattes rett til å organisere seg og forhandle kollektivt om ansettelsesvilkår (finn ut mer om dette ved å ta en sertifisering innen arbeidslivsrelasjoner).

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Beste praksis for å overholde regelverket

Hvis du føler deg overveldet, noe jeg absolutt kan forstå, bør du fortsette å lese mens jeg deler noen gode fremgangsmåter for å overholde regelverket.

Personalhåndboken

En personalhåndbok bidrar til å sikre at retningslinjer og prosedyrer praktiseres konsekvent i hele organisasjonen. Den etablerer et rammeverk for rettferdig og ensartet behandling av ansatte, og reduserer risikoen for favorisering, skjevhet og vilkårlige beslutninger. Du kan bruke programvare for personalhåndbøker til å lage din egen.

Dokumentasjon

Dokumenter alle HR-prosesser på en måte som gjør dem lett tilgjengelige og søkbare, ved å bruke et verktøy som Sharepoint. Hver fagekspert kan dokumentere prosessene sine over tid og dele dem med teammedlemmer.

Standardisering av HR-prosesser som permisjoner, tilrettelegging, ansettelser og introduksjon av nyansatte kan bidra til å redusere risiko. Disse prosessene må vedlikeholdes og oppdateres (mer om dette senere). 

I tillegg til å dokumentere tydelige retningslinjer og prosedyrer må du oppbevare nøyaktige registre, inkludert formelle og uformelle HR-dokumenter fra viktige øyeblikk i en ansatts arbeidsforløp, som bidrag, medarbeidersamtaler, disiplinærtiltak og brudd på retningslinjer.

Et omfattende HRIS kan bidra til dette og sikre at ansattopplysninger lagres på riktig måte i henhold til gjeldende lover.

Opplæring

Gi alle ansatte og ledere opplæring i regelverksetterlevelse. Alle ansatte bør gjennomføre slik opplæring under introduksjonen og deretter oppdatere kunnskapen med jevne mellomrom, for eksempel årlig eller hvert annet år. 

Sørg for at HR-team og ledere har god kunnskap om permisjonslover og krav til tilrettelegging, kan kommunisere med ansatte om deres rettigheter og krav, og forstår virksomhetens prosess for å vurdere og godkjenne forespørsler om tilrettelegging.

Ansettelsesansvarlige trenger ofte påminnelser om HR-samsvarsområder, for eksempel korrekte intervjuspørsmål, før de snakker med kandidater. Ledere kan også trenge opplæring i forskjellen mellom forebygging av fagorganisering og innblanding, samt andre HR-samsvarsproblemer.

Hold deg oppdatert på nye regler

Fra de nyeste retningslinjene for feilklassifisering av ansatte til nye regler om fjernarbeid fra ADA dukker det stadig opp nye samsvarsutfordringer som må følges opp.

Hold deg informert ved å jevnlig sjekke nettsidene til relevante offentlige etater som er ansvarlige for arbeids- og ansettelsesregler. 

Disse nettstedene gir ofte oppdateringer om nye lover, endringer i regelverket og veiledningsdokumenter som kan hjelpe deg med å forstå og overholde HR-krav. Et godt eksempel er noe som WARN-loven og hvorvidt den gjelder for fjernarbeidere. Dette er et område der det når som helst kan komme ny veiledning, og ved å holde deg oppdatert på det siste fra det amerikanske arbeidsdepartementet kan du sikre at du ikke havner på feil side av loven.  

Det hadde vært fantastisk om alle disse oppdateringene fantes på ett sted, men inntil videre har arbeidsdepartementet et nettsted med hjelp til etterlevelse, som lenker til ressurser og relevante lover. 

Hvis du ikke allerede har gjort det, bør du bli medlem av profesjonelle HR-foreninger og nettverk som tilbyr ressurser, oppdateringer og opplæring i HR-samsvar. Disse organisasjonene tilbyr ofte nyhetsbrev, webinarer, konferanser og fora der du kan lære om de nyeste trendene og endringene i HR-lovgivningen.

Hvis virksomheten din benytter ekstern juridisk rådgivning, tilbyr de sannsynligvis en tjeneste som gir deg relevante oppdateringer. Hvis ikke kan du holde deg orientert om endringer ved å abonnere på HR-nettverk som SHRM og relevante bransjepublikasjoner.

Revider retningslinjer regelmessig

Regelmessig revisjon av virksomhetens retningslinjer er avgjørende for å overholde regelverket. I tillegg til å revidere retningslinjer kan du også kontrollere dokumenterte prosesser for nøyaktighet og gjøre endringer etter behov. 

HR-avdelingen min har en samsvarskalender som fremhever viktige datoer og oppgaver, for eksempel frister for innsending av skatter, perioder for påmelding til ytelser og opplæringskrav. Denne kalenderen fungerer som en påminnelse om å fullføre nødvendige oppgaver innen riktig tid. 

Kalenderen er et Excel-regneark som er lagret i Sharepoint. Selv om jeg ikke kan dele hele kalenderen med deg, får du her et innblikk i de siste ukene av året.

Lover og regler HR-fagfolk bør kjenne til

Lover og regler varierer avhengig av hvor du befinner deg, så det er viktig å holde seg oppdatert på utviklingen i området ditt.

Noen fremtredende lover i USA er:

• Lov om rimelige arbeidsstandarder (FLSA)
• Lov om amerikanere med funksjonsnedsettelser (ADA)
• Lov om rimelig helsehjelp (ACA)
• Lov om familie- og sykefravær (FMLA)
• Lov om nasjonale arbeidsrelasjoner (NLRA)
• Avsnitt VII i loven om sivile rettigheter
• Lov om arbeidsmiljø og sikkerhet (OSHA)
• Lov om likelønn (EPA)

Hvis du driver virksomhet internasjonalt, kan bruk av en arbeidsgiver på vegne av virksomheten gjøre det mye enklere å holde seg oppdatert på utenlandske arbeidslover. Du kan også bruke Alice Ferrettis nyttige veiledning om globalt HR-samsvar.

Ulike typer HR-samsvar

• Lovpålagt samsvar: Overholdelse av offentlig lovgivning som FLSA og FMLA.
• Regulatorisk samsvar: Regler fra spesifikke tilsynsorganer som USAs føderale handelskommisjon (FDC) eller USAs miljøvernbyrå (EPA). Overlapper noen ganger med lovpålagt samsvar.
• Avtalemessig samsvar: Avtalemessig samsvar i HR-sammenheng viser til prosessen med å sikre at alle arbeidsavtaler og overenskomster er i samsvar med juridiske regler og virksomhetens retningslinjer.
• Samsvar med fagforeningslovgivningen: Noen organisasjoner må forholde seg til fagorganiserte arbeidstakere, for eksempel skuespillerforbundet Screen Actors Guild. I slike tilfeller må HR kjenne til og overholde relevante føderale, delstatlige og lokale lover om arbeidsforhold og fagforeningsaktiviteter.

Bruk av plattformer for CV-screening kan hjelpe organisasjoner med å overholde standarder for HR-etterlevelse ved å skape en rettferdig og standardisert prosess.

Vær proaktiv når det gjelder etterlevelse

Etterlevelse er en av de sentrale pilarene innen HR. Ved å følge beste praksis og være proaktiv i overvåkingen av regelverkslandskapet kan HR-team effektivt håndtere ansvaret for etterlevelse, minimere risikoer og skape et positivt arbeidsmiljø som er i samsvar med regelverket.

Ved å utnytte mulighetene i banebrytende programvare for HR-etterlevelse og programvare for ACA-etterlevelse, samt kjenne til de tilknyttede kostnadene for verktøyene, kan man ta et strategisk grep for å ligge i forkant når det gjelder etterlevelse og sikre at organisasjonen alltid er forberedt og oppdatert på de nyeste kravene til etterlevelse.