Hva er et søkerhåndteringssystem? Funksjoner, fordeler og beste praksis

Hva er et ATS?

Søkersporingssystemer er en type rekrutteringsprogramvare som hjelper deg med å planlegge, følge opp og gjennomføre bemanningsplaner.

Grunnleggende systemer inkluderer en kandidatoversikt og et verktøy for å opprette stillingsannonser. Mer avanserte systemer for talentanskaffelse tilbyr imidlertid programtillegg for karrieresider, innebygde søkeverktøy, AI-støttede verktøy for kandidatsammenligning og avansert rekrutteringsanalyse.

Etter min erfaring vil et ATS, når rekrutteringen overstiger en viss terskel, hjelpe deg med å skape en mer effektiv rekrutteringsprosess og gi kandidatene en bedre opplevelse. 

Det finnes også ytterligere personvernlover i EU, og mange ATS-er leveres med verktøy som hjelper deg med å overholde lovverket (noe regneark ikke kan gjøre).

Viktige ATS-funksjoner

De viktigste funksjonene i et ATS er:

• Søkersporing: Dette er et system der du oppretter stadier i søknadsprosessen som gjenspeiler rekrutteringsprosessen din (f.eks. «søkt», «screenet», «første intervju» osv.). Du kan flytte kandidater gjennom søknadsprosessen og sørge for at de mottar relevant kommunikasjon.
• Stillingsannonser: Innebygde jobbportaler eller en karriereside som du senere kan koble til jobbportaler som LinkedIn eller Remotive.
• Meldinger: Noen ATS-systemer har innebygde meldings- eller e-postfunksjoner, slik at du kan administrere kommunikasjonen med kandidater i systemet.
• Intervjuorganisering: En viktig funksjon hvis du gjennomfører flere intervjuer samtidig og vil sørge for at du holder oversikt over dataene. Du kan organisere intervjuer fra systemet og sende ut en intervjupakke (med kandidatens CV og spørsmål du bør stille på dette stadiet i intervjuet).
• Karriereside: Det er viktig å ha en side der kandidater kan finne informasjon om stillingene dine, arbeidsgiverhistorien din og merkevaren din. Noen ATS-er gjør det mulig å opprette karrieresiden som en del av bedriftens nettsted.
• Analyse: Innebygde verktøy for rekrutteringsanalyse hjelper deg med å følge med på rekrutteringsmålingene dine og ta informerte beslutninger for å forbedre rekrutteringsprosessen. Hvis folk for eksempel besøker karrieresiden din, men ikke søker, hva er årsaken?
• HRIS-integrasjon: De fleste ATS-er tilbyr integrasjon med HRIS, HRMS eller programvare for onboarding, slik at en person automatisk kan overføres til andre systemer i din HR-teknologistakk når vedkommende er ansatt. Det kan også fungere andre veien – så snart en stilling blir ledig i HRIS-systemet, opprettes en rolle i ATS-systemet.
• Kandidatundersøkelser: I en vekstperiode er det lurt å følge med på hvordan du lykkes med kandidatopplevelsen. Dette vil ofte være automatiserte e-poster for å samle inn tilbakemeldinger på prosessen din.
• Database for kunderelasjoner: Avanserte ATS-er kan inneholde et CRM-system for rekruttering der du bygger opp en gruppe kvalifiserte kandidater og holder dem «varme» med sporadiske e-poster om hva som skjer i bedriften, samt ledige stillinger.
• Søkeverktøy: Disse kombinerer flere ulike kandidat­­kilder (f.eks. LinkedIn og Github) for å hjelpe deg med å finne potensielle kandidater direkte i systemet og også sende meldinger til dem derfra.
• Funksjoner for overholdelse av regelverk: Verktøy som hjelper deg med å overholde lokale, nasjonale og internasjonale arbeidslover, inkludert GDPR.

Hvordan fungerer ATS-er?

ATS-er fungerer gjennom en kombinasjon av flere viktige teknologier for å administrere rekrutteringsprosessen effektivt.

I utgangspunktet bruker systemet databaseadministrasjon og søkealgoritmer til å lagre og hente kandidatopplysninger som navn, CV, stillinger det er søkt på, søknadsstatus, kommunikasjon og tilbakemeldinger fra intervjuer.

Informasjonen vises deretter i et intuitivt grensesnitt som rekrutteringsteam kan bruke til å følge opp søkere og automatisere rekrutteringsprosessen gjennom funksjoner som CV-screening ved hjelp av AI, planlegging av intervjuer samt automatiserte e-poster og påminnelser.

Ytterligere funksjoner i denne rekrutteringsprogramvaren inkluderer byggere for karrieresider, avansert analyse og integrasjoner med jobbportaler og andre HR-programvaresystemer.

6 fordeler ved å bruke et ATS

ATS-er er en gave for mange ansettelsesteam. Fordeler med ATS inkluderer:

1. Større effektivitet

Et godt ATS bør automatisere og effektivisere ansettelsesprosessen, slik at du sparer tid du ellers ville brukt på å kontrollere alt manuelt i et regneark, en kalender og e-post. 

Det kan være tidkrevende å planlegge intervjuer, særlig i perioder med rekruttering i stort volum, så et system som kan hjelpe med dette, vil forandre livet ditt!

2. Hjelp med å finne kandidater

Et godt ATS bør kunne publisere stillingsbeskrivelsene dine automatisk på minst noen jobbportaler, slik at stillingsannonsene dine når ut til flere. Noen ATS-er har også verktøy som hjelper deg med å finne kandidater fra flere kilder, inkludert din egen kuraterte kandidatbase.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Analyse av CV-er

Dette er et litt kontroversielt tema, siden CV-er finnes i så mange former og størrelser. Jeg har opplevd at CV-analyse kan gå så galt at ansettelseslederen ble bekymret for at kandidaten hadde sendt inn en fryktelig dårlig formatert CV! 

Heldigvis visste jeg at det var analysen som hadde ødelagt formatet, så jeg forklarte det. Dette kan også skje med deg, så vær oppmerksom! Bortsett fra det er funksjonen nyttig for å samle inn grunnleggende opplysninger som navn, kontaktinformasjon og stillingsdetaljer og opprette en kandidatprofil.

4. E-poster og automatisering 

Noen ATS-er har innebygd meldingsfunksjonalitet som hjelper deg med å håndtere all kommunikasjonen din. Du kan for eksempel konfigurere en automatisert mal som sendes til alle kandidater som har søkt, eller til alle avslag på et bestemt tidspunkt i prosessen.

5. Forbedre kandidatopplevelsen 

Du kan legge inn mye informasjon i de automatiserte e-postmalene eller på karrieresiden, samt enkelt planlegge intervjuer og gi relevante tilbakemeldinger i tide. 

Alt dette er akkurat det kandidatene ønsker, så du vil kunne gjøre dette hver gang. Og du kan også følge med på kandidatopplevelsen ved hjelp av en automatisert undersøkelse!

6. Karriereside

Her kan du vise frem hvem dere er, kanskje noen fra teamet, og også fortelle litt mer om arbeidskulturen deres.

Mange HR-team utforsker fordelene med ATS på bemanningskonferanser, der de kan se den nyeste programvaren i bruk. Deltakelse på konferanser hjelper ofte HR-fagfolk med å få en helhetlig forståelse av hvordan ATS forbedrer effektiviteten i ansettelsesprosessen.

Slik velger du et ATS

Det finnes så mange ATS-plattformer der ute! Noen leveres ferdigpakket som en del av et HRIS eller HRMS, noen er frittstående, og noen leveres med CRM-er. 

Det finnes alternativer for alle typer budsjetter og behov, så hvordan velger du?

Her er noen spørsmål du kan besvare for å komme i gang, styre samtalene med leverandørene i riktig retning og velge det beste ATS-et for deg.

Hvor mange personer trenger du å ansette de neste 6–12 månedene?

Dette er et godt utgangspunkt fordi, hvis du bare planlegger å ansette 5 personer det neste året, er det færre enn 1 person annenhver måned, og du trenger sannsynligvis ikke et ATS ennå.

Hvis det derimot er snakk om et betydelig volum, bør du vurdere å skaffe et ATS. Jeg kan ikke avgjøre hva som er betydelig for deg, men rundt 15-20 i året kan være en grov veiledning.

Antallet personer du trenger å ansette, og tiden du har til å gjøre det på, kan også hjelpe deg med å avgjøre om du trenger et ATS med svært mange funksjoner. (Og hvis dette beskriver organisasjonen din, kan det også hende at du trenger å vite hvordan du skriver en ATS-forespørsel om forslag for å få prosessen i gang.)

Hvis du for eksempel er alene og må ansette 100 personer i løpet av et år, kan det være lurt å velge et ATS som har funksjonalitet for kandidatsøk og integrasjon med jobbportaler, slik at du når ut til flere og kan gjennomføre ansettelsene.

Hvor skal du rekruttere?

Flere og flere ansettelsesløsninger har som mål å være globale og kan fungere i flere jurisdiksjoner. Men hvis du befinner deg i EU (og Storbritannia), har GDPR hatt stor innvirkning på hvordan du lagrer og behandler kandidatdata (f.eks. må du innhente tillatelse hvis du bruker de samme dataene til fremtidige stillinger).

USA har spesifikke krav fra delstat til delstat (New York og Colorado, som krever lønnsinformasjon, er eksempler som dukker opp). Derfor må du tenke over hvor du skal ansette, og om ATS-en kan støtte behovene dine for etterlevelse.

Ytterligere merknad: Hvis du ansetter medarbeidere som skal jobbe eksternt, må du sørge for å diskutere dette med leverandøren, slik at du kan sjekke om de har aktivert integrasjoner med jobbportaler for fjernarbeid, og at du generelt kan legge ut stillingen som en fjernstilling.

Hvordan ser intervjuprosessen deres ut?

Har dere ganske enkle intervjuer i 2–3 runder, med én person hver gang i omtrent en time og uten oppgaver og lignende? I så fall kan en enklere utforming og intervjukalender fungere.

Hvis intervjuprosessen derimot må involvere seniorpersoner og to personer samtidig, for eksempel, eller to personer fra en gruppe i tillegg til tekniske tester, er den mer kompleks!

På dette tidspunktet bør du notere intervjukravene dine og diskutere dem med leverandørene under samtalen (spør dem kanskje om du kan sende ut tester eller intervjupakker automatisk).

Hvem blir hovedbrukeren av ATS-en?

Blir det personalavdelingen, et dedikert talentteam eller ansettende ledere direkte?

Hvis det er sistnevnte, kan kanskje en mer visuell form for et Kanban-brett med svømmebaner og en enkel kandidatoversikt, som hjelper de ansettende lederne med å jobbe raskere, være nyttig. 

ATS-en må også være enkel å bruke sammen med andre funksjoner, som sporing av intervjuer og tilbakemeldinger samt planlegging av intervjuer, slik at folk bruker den konsekvent, vedlikeholder bedre data og fortsetter å etterleve kravene.

Hvis det finnes et talentteam, blir mer avanserte funksjoner som analyse og resultatoppfølging viktigere, slik at teamet kan holde oversikt over hvor effektive innsatsene deres er. Du bør også supplere tilgangen deres til verktøyet med spesifikk opplæring i ATS.

Anonymisering

En kort merknad om anonymisering, altså når ATS-en fjerner navn og andre opplysninger om en kandidat for å minimere skjevhet.

Det kan være nyttig hvis du ikke har hatt tid til å lære opp alle ansettende ledere i å minimere skjevhet, men personlig mener jeg at dette er en midlertidig løsning, og at det er behov for mer generell, kontinuerlig opplæring på dette området.

Hvor godt utviklet er arbeidsgivermerkevaren deres?

Hvis dere har en avansert arbeidsgivermerkevare, bør du undersøke hvordan verktøyet for å bygge karrieresider er, og om ATS-en har mulighet til å bygge inn karrieresiden direkte på nettstedet deres i stedet for å ha den liggende på leverandørens domene.

Hvis den ikke er så avansert, kan kanskje et verktøy for å bygge karrieresider som er mindre tilpasningsbart, men mer robust og bedre støttet, være til hjelp.

Hvis dette ikke er deres første ATS, hva må endres?

Det kan godt hende at dere allerede har et system, men at det ganske enkelt ikke hjelper dere med å oppnå det dere trenger. 

I så fall er det viktig å vurdere hva som fungerer godt, hva dere ønsker å beholde, og hva som må endres, før dere går ut i markedet. Dette vil gjøre samtalene med de nye leverandørene mer effektive og fokuserte.

Snu spørsmålet mot dem: Hva er deres USP-er?

Det er alltid nyttig å se hva hver leverandør har valgt å fokusere på da de utviklet systemet, og hvilke funksjoner de har som du ikke engang hadde tenkt var mulige!

6 beste fremgangsmåter for ATS

ATS-er er bare verktøy; det er hvordan du bruker dem som teller mest. Her er noen beste fremgangsmåter som hjelper deg med å få mest mulig ut av ATS-en din.

1. Frem bruken

Jo flere som bruker ATS-en, desto bedre blir dataene, og desto bedre blir opplevelsen du og kandidatene får. Sørg for å hjelpe folk med å forstå at de må holde all kandidatkommunikasjon, alle tilbakemeldinger og all informasjon samlet i ATS-en.

2. Sett av kapasitet til å konfigurere den riktig

Sørg for at du tar deg tid i starten av konfigureringsprosessen og samarbeider med leverandøren om å sette den opp akkurat slik du trenger. De fleste systemer har en eller annen form for tilpasning, så sørg for at deres er skreddersydd til organisasjonens behov.

3. Ta høyde for tid til innføring

Når du bestemmer deg for å kjøpe en ATS, vil implementeringen eller overgangen (hvis du bytter system) sannsynligvis ta fra 2 til 6 uker. Snakk med hver leverandør individuelt, men dette bør gjøre deg oppmerksom på at du bør starte tidligere enn når du faktisk trenger å ansette.

4. Bruk maler og automatisering

De fleste moderne ATS-systemer har maler som du kan sende til kandidater, for eksempel så snart de søker, hvis du ønsker å sende dem mer informasjon, eller ved avslag. Du kan også konfigurere systemet slik at disse e-postene sendes automatisk fra en generell innboks eller din egen innboks på bestemte stadier.

Vær forsiktig med automatisering, siden det også kan slå tilbake. Vit når du bør bruke det, og når du bør holde deg unna. Jo lenger en kandidat har kommet i rekrutteringsprosessen, desto mindre bør du for eksempel stole på automatisering, særlig hvis du må avslå kandidaten!

5. Vær på vakt mot selskaper som snakker om automatisk poengsetting av kandidater

Noen har et automatisert system for gjennomgang av CV-er som forsøker å finne relevante nøkkelord og gi kandidaten en poengsum før du vurderer CV-en.

Dette kan imidlertid begrense kandidatbasen din betydelig, og du kan ende opp med å gå glipp av gode kandidater. Sørg derfor for at dette er en funksjon du følger med på, og at du kan slå den av.

6. Følg med på resultatene til stillingene og teamene

Rekrutteringsmålinger som konverteringsrate forteller deg om du må endre noe ved stillingen eller intervjuprosessen.

Fremtiden for søkersporingssystemer

I likhet med mange HR-programvareverktøy vil fremtiden for søkersporingssystemer (ATS) i stor grad bli påvirket av fremskritt innen kunstig intelligens og maskinlæring, noe som vil føre til mer avansert kandidatsamsvar og prediktiv analyse.

Disse teknologiene vil gjøre det mulig for ATS-plattformer å lære av tidligere ansettelsesbeslutninger og gi mer nøyaktige prognoser for arbeidsstyrken. Dette vil forbedre nøyaktigheten ved identifisering av de beste kandidatene og redusere ubevisst skjevhet. 

I tillegg vil kandidatopplevelsen bli mer personlig og mobilvennlig, med økt integrasjon på tvers av ulike HR-verktøy. Dette vil gjøre hele rekrutteringsprosessen mer effektiv og brukervennlig.

Vanlige spørsmål om søkersporingssystemer

Hva er forskjellen mellom et ATS og et CRM?

Et ATS håndterer rekrutteringsprosessen og fokuserer på oppgaver som publisering av stillinger, gjennomgang av CV-er og flytting av kandidater gjennom ansettelsesfasene.

Et CRM-system (håndtering av kandidatrelasjoner) er derimot utviklet for å bygge og pleie langsiktige relasjoner med potensielle kandidater, også kandidater som ikke aktivt søker på stillinger.

Mens et ATS handler om å håndtere aktive søkere, er et CRM rettet mot å engasjere og vedlikeholde en talentbase for fremtidige rekrutteringsbehov.

Hvordan fungerer en CV-kontroll i et ATS?

En CV-kontroll i et ATS bruker teknologi for CV-tolkning til å skanne og hente ut viktig informasjon fra kandidatens CV, for eksempel kontaktopplysninger, arbeidserfaring, utdanning og ferdigheter.

Deretter sammenlignes disse dataene med stillingsbeskrivelsen ved hjelp av nøkkelord og forhåndsdefinerte kriterier for å avgjøre hvor godt CV-en samsvarer med kravene til stillingen.

Systemet rangerer eller gir CV-en en poengsum basert på forekomsten av relevante nøkkelord, kvalifikasjoner og den samlede graden av samsvar, slik at rekrutterere raskt kan identifisere de best egnede kandidatene.

Hvem bruker et søkersporingssystem?

ATS-er er den ledende typen rekrutteringsprogramvare og brukes av organisasjoner i ulike størrelser over hele verden. I organisasjoner brukes ATS-et først og fremst av HR-medarbeidere og rekrutterere, selv om ansettelsesansvarlige også bruker ATS-plattformer til å gjennomgå kandidatprofiler, gi tilbakemeldinger og samarbeide med rekrutteringsteamet.

Bemanningsbyråer og rekrutteringsselskaper bruker ofte også ATS-systemer til å håndtere det store antallet søknader de behandler på vegne av flere kunder.

Er ATS-er kunstig intelligens?

Selv om søkersporingssystemer og programmer for kunstig intelligens i utgangspunktet er ulike teknologier, benytter enkelte ATS-er kunstig intelligens til å utføre bestemte oppgaver, for eksempel kandidatsiling, drift av chatboter og utarbeidelse av intervjuspørsmål. Hvis du vil vite mer, kan du lese artikkelen vår om AI-basert rekruttering.