Implementering av HR-programvare: Eksperttips og triks

Det er avgjørende å samarbeide tett med leverandører av HR-programvare under implementeringen for å sikre en smidig overgang og effektiv bruk av systemet.

Det finnes et bredt utvalg av HR-programvare tilgjengelig for organisasjoner i dag. Et raskt blikk på markedet for HR-programvare viser at dette neppe vil endre seg.

Men for denne artikkelens formål antar vi at vi snakker om implementering av en HRIS-, HRMS- eller HCM-programvareløsning. Implementeringsprosessen for alle disse innebærer grundige undersøkelser og prøvefaser for å velge et alternativ som samsvarer med forretningsmessige og tekniske krav.

Her ser du på de ulike faktorene du må ta hensyn til ved implementering av HR-programvare for å sikre at du får alle fordelene med HCM-programvare.

• Hvem: HR-medarbeidere, IT-ansatte, avdelingsledere og et dedikert implementeringsteam som kan inkludere en HRMS-analytiker med spesialisert systemkunnskap.
• Hva: En implementeringsprosess innebærer å installere programvaren, konfigurere innstillinger, migrere data og lære opp medarbeidere i selvbetjeningsmoduler.
• Når: Planlegges vanligvis til en mindre travel periode for å minimere forstyrrelser.
• Hvor: Implementeringen skjer i hele organisasjonen, men hovedsakelig i HR- og IT-avdelingene.
• Hvorfor: For å forbedre de sentrale HR-funksjonene, sikre etterlevelse og heve medarbeideropplevelsen gjennom bedre datahåndtering og automatiserte prosesser.

Sjekkliste for HRIS-implementering

Enten du gjennomfører en ny HRIS-implementering, oppgraderer regnskapsprogramvare for HR eller tester en ny plattform for medarbeiderengasjement, må du følge en tydelig trinnvis prosess for å definere prosjektomfanget og behovene for brukeropplæring som må dekkes. 

I dette tilfellet er en sjekkliste for HRIS-implementering avgjørende for å sikre at alle nødvendige aspekter dekkes under implementeringsprosessen. Her er en grunnleggende oversikt over de viktigste punktene du må tenke på.

1. Vurder behovene: Vurder de nåværende HR-prosessene dine og identifiser områder som kan forbedres.
2. Velg programvare: Velg HR-programvare som passer organisasjonens behov. Trenger du noe med to formål eller dynamisk funksjonalitet, som HR-programvare med innebygd lønnskjøring? Tenk gjennom disse vurderingene nå.
3. Budsjettplanlegging: Sett av midler til programvaren, ikke bare til kjøpet av programvaren, men til de samlede kostnadene for HR-programvaren, inkludert implementering, opplæring og løpende brukerstøtte.
4. Samle inn data: Samle inn og rens alle nødvendige medarbeiderdata for migrering.
5. Opprett et implementeringsteam: Inkluder HR, IT og viktige interessenter.
6. Utarbeid en prosjektplan: Beskriv tidslinjen, milepælene og oppgavene.
7. Utarbeid en kommunikasjonsplan: Samarbeid med implementeringsteamet om å utvikle en åpen kommunikasjonsstrategi for endringsledelse.
8. Forbered opplæringsmateriell: Opprett veiledninger og planlegg opplæringsøkter.
9. Gjennomfør testing: Kjør tester for å sikre at programvaren fungerer som den skal.
10. Rull ut: Ta i bruk programvaren i henhold til en tydelig definert og godt kommunisert tidsplan.
11. Løpende brukerstøtte: Etabler et supportsystem for feilsøking og oppdateringer.

Trenger du hjelp til å velge riktig HR-programvare? Snakk med ekspertene våre.

Utforming av en implementeringsstrategi

Når du utarbeider en implementeringsstrategi for et HRIS-system, bør du vurdere følgende faktorer for å minimere forstyrrelser i den daglige driften.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Involvering av interessenter

Involver viktige interessenter fra starten for å sikre oppslutning og ta opp bekymringer tidlig.

«Å få teamene med på laget er den største utfordringen, særlig for dem som motsetter seg endring», sier Mike Kealey, administrerende direktør i Vero HR. «Under implementeringen bør du involvere andre deler av virksomheten, og ikke tro at du må gjøre alt på egen hånd. Sett deg tidlig inn i behovene deres, involver dem fra starten for å få dem med på laget, og identifiser eventuelle «raske gevinster», for eksempel en nyttig rapport for økonomiteamet eller et informativt oversiktsdashbord på høyt nivå for administrerende direktør.»

Slik gjør du det: Identifiser og involver viktige interessenter tidlig i prosessen. Dette inkluderer HR-ledere, IT-spesialister, avdelingsledere og sluttbrukere. Tydeliggjør forretningsverdien og målene ved å gå over til den nye HR-plattformen. Planlegg innledende møter for å innhente innspill og ta opp eventuelle bekymringer de måtte ha. Oppdater interessentene jevnlig om fremdriften og eventuelle endringer for å holde dem engasjert og forpliktet.

Tydelig kommunikasjon

Sørg for åpen kommunikasjon gjennom hele prosessen, slik at alle holdes informert og samkjørt. Å integrere en kommunikasjonsstrategi for endringsledelse er et kritisk steg for at organisasjonen skal sikre åpenhet før, under og etter implementeringen. 

Åpen kommunikasjon er avgjørende

“Å lede interessenter gjennom prosessen med å bli fortrolige med ny teknologi, nye prosesser og nye arbeidsflyter er avgjørende for en smidig overgang. Organisasjoner må implementere endringsledelsesstrategier som minimerer motstand og maksimerer adopsjon ved å kommunisere åpent med interessentene gjennom alle faser av overgangsprosessen. Ved å fremme en kultur som omfavner endring, sikrer organisasjoner dermed at de organisatoriske målene for det nye systemet nås med minimale forstyrrelser.” ~Kyle Berry, rektor hos Sendero Consulting

 

Slik gjør du det: Utarbeid en kommunikasjonsplan som beskriver hvilken informasjon som må deles, med hvem og når. Bruk ulike kommunikasjonskanaler, som e-post, møter, arbeidsflytprogramvare for personaladministrasjon og prosjektstyringsverktøy, for å sikre at alle holdes informert. Opprett et sentralt arkiv med dokumenter og oppdateringer som er tilgjengelig for alle teammedlemmer.

Implementeringstilnærming

Implementer programvaren på en måte som passer best til virksomhetens behov. Implementeringen kan gjennomføres i faser for å gi rom for justeringer og minimere innvirkningen på den daglige driften.

Ifølge Berry kan «denne tilnærmingen gjennomføres modul for modul, faseinndelt etter forretningsenhet eller som en kombinasjon av de to. Du kan også oppdage at en «alt på én gang»-tilnærming, der alle modulene implementeres i hele virksomheten samtidig, passer best.»

Slik gjør du det: Vurder risikoer, tidsrammer og kostnader knyttet til ulike implementeringstilnærminger. Når du vurderer en modul-for-modul-tilnærming, bør du evaluere midlertidige integrasjoner som må bygges for å støtte forretningsprosessene. Ved implementering etter forretningsenhet bør du forstå konsekvensene av inkonsekvenser i plattformen på tvers av virksomheten. Uansett hvilken tilnærming du velger, må du sørge for å etablere tydelige tidsrammer og milepæler for å følge fremdriften.

Opplæring og støtte

Programvare er bare effektiv hvis den brukes av mange, og den kan bare brukes riktig hvis teamene dine får opplæring i hvordan den påvirker arbeidsoppgavene deres, hva de skal gjøre med den i rollene sine, og hvor de kan få støtte hvis de møter problemer.

Ifølge Kealey er det best å tilpasse opplæringen slik at den er så relevant som mulig for organisasjonen din.

«Ikke stol utelukkende på generelle brukerstøtteveiledninger», sa han. «Sett heller av spesifikk tid til opplæring og lansering. Vurder å tilpasse brukerveiledningene for å sikre at hver side er relevant for medarbeiderne dine, og tilby opplæringsøkter til hver avdeling med hyppige «åpne treff»-muligheter etter lanseringen.»

Slik gjør du det: Gå gjennom brukermanualer, videoopplæringer og hurtigveiledninger for å sikre at innholdet er relevant for ulike brukergrupper. Planlegg praktiske opplæringsøkter og tilby løpende støtte gjennom en brukerstøtte eller et dedikert støtteteam. Oppmuntre til en kultur for kontinuerlig læring ved å tilby oppfriskningskurs og oppdateringer om nye funksjoner.

Sikre bruk

En av de største utfordringene ved implementering av HR-programvare er motstand mot endring. For å overvinne dette må du fremme bruken av programvaren og tydeliggjøre fordelene og potensialet den har for å gjøre de ansattes arbeid enklere. 

Frem endringsambassadører

“En av de beste måtene å fremme bruk på er å opprette et nettverk av «endringsambassadører», som er innflytelsesrike personer i organisasjonen. Involver endringsambassadørene gjennom hele implementeringsprosessen, slik at de først kan slutte opp om endringene. Dette vil legge til rette for kommunikasjon og ytterligere oppslutning.” ~Kyle Berry, partner i Sendero Consulting

Slik gjør du det: For å maksimere bruken av programvaren bør du fremheve hvordan den vil gjøre de ansattes arbeid enklere og mer effektivt, og få oppslutning fra deres leder. Opprett et rammeverk for realisering av gevinster som beskriver fordelene ved endringene, forklarer hvorfor de er fordelaktige, og viser hvordan gevinstene kan oppnås og opprettholdes. Samle jevnlig inn tilbakemeldinger for å håndtere eventuelle problemer eller motstand. 

Datakvalitet 

Det spiller ingen rolle om det gjelder en implementering av rekrutteringsprogramvare, lønn, resultatstyring eller en annen type HR-programvare – den vil mislykkes hvis datakvaliteten er dårlig. Som det gamle ordtaket sier: søppel inn, søppel ut. Når det gjelder beste praksis for data, vil det å følge et strengt sett med retningslinjer gi de beste resultatene. 

Slik gjør du det: Gjennomfør grundig datarensing og validering før migreringen. Innfør retningslinjer for datastyring for å opprettholde dataintegriteten over tid, eller ta kontakt med en konsulent innen datastyring for å få hjelp med dette trinnet.

Implementeringsteamet

Et effektivt implementeringsteam består ikke bare av medlemmer fra HR-avdelingen. Teamet bør inkludere:

• HR-ledere: For å bidra med innsikt i HR-prosesser og krav.
• IT-spesialister: For å håndtere tekniske aspekter og integrasjon.
• Prosjektleder: For å føre tilsyn med prosjektet og sikre at det holder fremdriften.
• Representanter for avdelingene: For å gi tilbakemeldinger og sikre at programvaren oppfyller behovene til ulike team.

Hvis du implementerer et omfattende system, for eksempel et med funksjoner på virksomhetsnivå eller globale muligheter, kan det også være lurt å legge til en HR-teknologikonsulent i implementeringsteamet for å sikre at alt blir riktig fra starten av.

Forberede teamet

For å sikre effektiv drift bør du forberede prosjektteamet. Dette kan innebære noen teambyggingsaktiviteter, men utover det er det noen ting du bør ha i bakhodet. 

1. Definer roller og ansvarsområder: Dette bidrar til å forhindre overlapp og sikrer at alle kjenner sine spesifikke oppgaver og bidrag.
2. Tilby opplæring: Sørg for at alle teammedlemmene forstår den nye HR-programvaren og sin rolle i implementeringsprosessen. Planlegg opplæringsøkter om programvarens funksjonalitet og beste praksis.
3. Sett tydelige forventninger: Kommuniser prosjektmålene, tidsplanene og de forventede resultatene til teamet. Oppdater dem jevnlig om fremdrift og eventuelle endringer for å holde alle samkjørte.
4. Frem samarbeid: Bruk prosjektstyringsverktøy for å legge til rette for koordinering og følge fremdriften.

Prosjektplanen

En omfattende prosjektplan er avgjørende for en vellykket implementering av HR-programvare, særlig under implementeringsprosessen for HRIS. Betydningen av å planlegge og gjennomføre utrullingsfasen kan ikke overvurderes. Planen bør inneholde:

• Tidslinje: Definer en realistisk tidslinje med viktige milepæler og tidsfrister.
• Oppgaver: Del implementeringsprosessen opp i håndterbare oppgaver.
• Ressurser: Identifiser nødvendige ressurser, inkludert personell, budsjett og verktøy.
• Risikostyring: Planlegg for potensielle risikoer og utvikle strategier for risikoredusering.

Datamigrering

Datamigrering er et viktig trinn i et implementeringsprosjekt for HR-programvare, og det er ikke alltid det enkleste. Matt Erhard, ansvarlig partner i det kanadiske rekrutteringsselskapet Summit Search Group, erfarte dette nylig.

Selv om Erhard og teamet hans forventet en kompleks prosess, hadde de ikke forutsett hvor mye tid og innsats det ville kreve å overføre alle dataene sine til det nye grensesnittet. Situasjonen ble ytterligere komplisert av at Summit Search Group har flere kontorer over hele Canada, og hvert av dem hadde sine egne interne systemer før implementeringen av det nye systemet. Implementering av lønnsprogramvare krever nøye planlegging for å redusere potensielle komplikasjoner som dette.

Se på data tidlig og ofte

“Start prosessen med å samle inn og klargjøre all informasjon tidligere enn du tror du trenger, i god tid før du skal implementere den nye programvaren. Sørg for at du har tid til ikke bare å samle inn dataene, men også gjennomgå dem før implementeringen. Dette er en utmerket anledning til å fjerne duplisert informasjon eller data du ikke lenger trenger, samt gjøre en nøyaktig og fullstendig vurdering av nøyaktig hva du overfører.” – Matt Erhard

Utprøving

Grundig testing er avgjørende før full utrulling. Gjennomfør flere testkjøringer for å sikre at programvaren fungerer som den skal og integreres godt med eksisterende systemer, for eksempel lønnssystemer eller systemer for tidsregistrering.

Parallell lønnstesting er avgjørende

Hvis lønn er inkludert i utrullingen, må du sørge for å sette av tid til parallell lønnstesting og korrigering av avvik.” ~Kyle Berry, hovedkonsulent i Sendero Consulting

Du bør også teste funksjonaliteten for ulike ansattgrupper og hvordan du håndterer ulike typer brukssituasjoner, ifølge Soumya Mahapatra, administrerende direktør i oppstartsbedriften Essenvia, som tilbyr informasjonshåndtering for regulering av medisinsk teknologi.

Særtilfeller

“Trikset med all HR-programvare er til syvende og sist særtilfellene. Når du har lastet inn alle dine nåværende heltidsansatte, kan du begynne å legge inn nyansatte, nylig pensjonerte, kontraktører, personer som har gått fra én rolle til en annen og så videre. Vi har faktisk utviklet en testliste med ansatte med en rekke unike egenskaper for å teste hver del av HR-programvaren vi implementerer, nettopp av denne grunnen. Det sparer oss for å måtte improvisere når våre faktiske ansatte kommer til oss med unike problemer.” – Soumya Mahapatra.

More Articles

• Slik gjennomfører du en vellykket lønnskjøring (sjekkliste)
• Slik gjør du lønnskjøringen selv: En komplett veiledning
• Slik oppretter du et praksisprogram på 9 trinn
• Slik gjennomfører du rettferdige HR-undersøkelser: Veiledning i 6 trinn
• Slik gjennomfører du et avslutningsintervju: En eksperts veiledning

Utrulling

Rull ut programvaren i henhold til den tilnærmingen og tidsplanen som passer for virksomheten og situasjonen din. Ha et beredskapsteam klart til å håndtere eventuelle problemer som oppstår. Fastsett en plan for risikoredusering dersom den første lønnskjøringen mislykkes.

Vedlikehold

Etter implementeringen er regelmessig vedlikehold nødvendig for å sikre at programvaren fortsetter å være effektiv. Planlegg regelmessige oppdateringer, gjennomfør periodiske revisjoner og tilby løpende opplæring for å holde tritt med nye funksjoner og beste praksis.

Tips for å optimalisere implementeringsprosessen

1. Tidlig involvering: Involver viktige interessenter tidlig i prosessen for å oppnå oppslutning og håndtere bekymringer.
2. Tydelig dokumentasjon: Oppretthold detaljert dokumentasjon som beskriver utfordringer som ble møtt, beslutninger som ble tatt og tiltak som ble iverksatt.
3. Regelmessige oppdateringer: Hold teamet oppdatert om fremdriften og eventuelle endringer i planen.
4. Tilbakemeldinger fra brukerne: Samle inn og følg opp tilbakemeldinger fra brukerne for å kontinuerlig forbedre det nye systemet.
5. Fleksibel planlegging: Vær forberedt på å justere planen etter behov basert på testing og tilbakemeldinger.
6. Kontinuerlig læring: Oppmuntre til kontinuerlig læring og tilpasning til nye programvarefunksjoner og oppdateringer.

Implementering av programvare for personaladministrasjon trenger ikke å være overveldende. Ved å følge disse strategiene og tipsene kan du sikre en smidig og vellykket implementering som forbedrer HR-driften og støtter organisasjonens mål. 

Det er avgjørende å velge riktig programvare for personaladministrasjon, siden den kan forenkle personalhåndteringen og forbedre effektiviteten. For å sikre at du velger den beste programvaren for dine behov, anbefaler jeg at du oppdaterer kunnskapen din om de viktigste forskjellene mellom HRIS-, HRMS- og HCM-systemer før du tar det endelige valget.