Krav til HR-programvare: Slik forstår du behovene dine

Å forstå rollen til HR i små bedrifter og store virksomheter er avgjørende når man vurderer kostnadene ved HR-programvare, slik at løsningen samsvarer med selskapets budsjett og mål.

For å håndtere disse endrede behovene utvikler også HR-programvaren seg. Den brukes ikke lenger bare til lønnshåndtering – selv om dette fortsatt er en viktig kjernefunksjon innen HR.

I dag er det viktigere enn noen gang å ta i bruk HR-programvare for å sikre at selskapet forblir en konkurransedyktig arbeidsgiver i et arbeidsmarked i endring.

Viktige krav til HR-programvare

Alle selskaper har unike behov når det gjelder funksjonene og egenskapene i en HR-løsning. Det finnes imidlertid noen fellestrekk når det gjelder å sikre at HR-programvaren du velger øker produktiviteten og tilfredsheten i hele selskapet.

Spørsmål ved valg av HR-programvare

Uansett hvilken type HR-administrasjonsprogramvare du trenger, bør du vurdere følgende overordnede hensyn for å sikre at du får alle fordelene ved HR-administrasjonsprogramvare:

1. Vil den være enkel å bruke for både HR-medarbeiderne og de ansatte?
2. Kan den integreres med de andre HR-programvaresystemene dine?
3. Er den skalerbar og fleksibel dersom virksomhetens behov endres?
4. Er den skybasert eller driftet lokalt?
5. Finnes det en mobilapp?
6. Oppfyller den kravene til datasikkerhet, for eksempel kravene i GDPR?
7. Vil den effektivisere HR-driften (det vil si fjerne behovet for regneark)?
8. Tilbyr den automatisering av typiske tidkrevende oppgaver?

Når disse spørsmålene er besvart, kan du gå videre til neste trinn i utvelgelsesprosessen og begynne å se nærmere på de enkelte programvarefunksjonene.

Viktige egenskaper ved effektiv HR-programvare

HR-programvare kan tilpasses, og det finnes mange ulike alternativer som dekker selskapets spesifikke behov. Det finnes likevel noen funksjoner som vi mener er nyttige i de fleste tilfeller:

• Selvbetjeningsportal for ansatte: Når ansatte får direkte tilgang til å se gjennom viktige dokumenter, se arbeidsplanen sin, be om fri og følge opplæringen sin, vil de bare kontakte HR-teamet ditt om alvorlige saker.
• Arbeidsflyter for rekruttering og introduksjon: Se etter innebygde verktøy som bidrar til å standardisere og effektivisere rekrutterings- og introduksjonsprosessen, inkludert stillingsannonser, tilbudsbrev, digitale signaturer og sjekklister for nyansatte – alt på ett sted.
• Funksjoner basert på kunstig intelligens (AI): Mer avanserte HR-verktøy inkluderer nå AI for å hjelpe med oppgaver som screening av CV-er, prediktiv analyse av medarbeideravgang og personlige læringsanbefalinger – slik at du kan ta smartere og raskere beslutninger.
• Tidsstyring: Automatisert tidsstyring kan forbedre arbeidsflyten, særlig når ansatte har direkte tilgang. Mange HR-systemer inkluderer teambaserte kalendere og varsler om fravær for å bidra til å minimere konsekvensene av fravær.
• Administrasjon av innmelding i personalgoder: Selvbetjent innmelding i personalgoder lar ansatte se, velge og oppdatere fordelspakkene sine uten å måtte gå via HR. Dette reduserer behovet for frem og tilbake-kommunikasjon og sikrer at frister for personalgoder overholdes.
• Læringsmuligheter: I en studie utført av Quantum Workplace oppga ansatte utviklingsmuligheter som en av de viktigste årsakene til medarbeiderengasjement. Vurder en HR-løsning med et integrert læringsstyringssystem (LMS) eller en opplæringsmodul som hjelper de ansatte med å utvikle ferdighetene sine over tid.
• Analyse og rapportering: HR-programvare samler inn mye data om ansatte, men du bør ikke måtte eksportere dataene til et annet system for å finne ut hva de betyr. Den beste HR-programvaren inkluderer datadashbord og innebygde analysefunksjoner.

Spesifikke krav til ulike typer HR-programvare

Selv om du kanskje bare ser etter en løsning for medarbeideradministrasjon for utfordringer innen ett av disse områdene, faller HR-kjerneprogramvare vanligvis inn i fire grunnleggende kategorier: 

• Håndtering av HR-data (f.eks. informasjonssystemer for personaladministrasjon eller HRIS)
• Lønns-, finans- og regnskapsprogramvare
• Verktøy for rekruttering, ansettelse og programvare for onboarding
• Programvare for oppfølging av medarbeiderprestasjoner

Hver type programvare har ulike krav. Men hva er kravene til hver av dem, og hva bør du se etter når du velger din kjerneprogramvare for HR?

Krav til programvare for personaladministrasjon

Programvare for personaladministrasjon (HRMS) er en samling applikasjoner som håndterer ulike HR-prosesser, inkludert ansettelser, medarbeidersamtaler, vedlikehold av medarbeiderinformasjon og mange andre oppgaver.

HRMS-programvare varierer mye, fra grunnleggende HRMS-programvare (også kjent som HRIS-programvare) til svært avanserte og komplekse løsninger. 

Fordi HRMS-programvare varierer så mye, må du før du kan evaluere den, utarbeide en RFP for HR-programvare som definerer hva virksomheten din trenger fra den. Vanlige funksjoner i HRMS-programvare omfatter:

• Lønnsbehandling
• Administrasjon av medarbeiderfordeler
• Verktøy for rekruttering og ansettelse
• Verktøy for onboarding og opplæring
• Et læringsstyringssystem (LMS)
• Lagring av medarbeiderdata
• Fraværsregistrering eller digitale timelister
• HR-måltall og analyser

Se først på virksomhetens prioriteringer og mål. Hvor er virksomheten mest effektiv? Og hvor har den problemer med å oppnå effektivitet? Fokuser på områdene der du trenger hjelp, og lag en kravsjekkliste for å fange opp funksjonene du trenger mest. 

Se deretter på virksomhetens tekniske krav. Hvor mange medarbeideroppføringer må lagres? Og hvor mange brukere skal HR-programvaren ha?

Hvis du trenger at HRMS-programvaren støtter bestemte språk eller hjelper deg med spesifikke regulatoriske spørsmål, bør dette tas med i kravsjekklisten og i forretningssaken din også.  

Ikke alle HRMS-løsninger inkluderer funksjoner som lønnsadministrasjon eller administrasjon av medarbeiderfordeler som en del av grunntjenesten. Hvis dette er nødvendig, må du derfor legge dem til på listen.

Krav til lønns- og fordelsprogramvare

Programvare for lønn og medarbeiderfordeler hjelper deg med å holde oversikt over månedlige kostnader til fordeler, behandle lønn, beregne og rapportere lønnsskatt og håndtere relaterte økonomiske oppgaver.

For denne typen programvare vil følgende spørsmål hjelpe deg med å fastslå virksomhetens krav:

• Hvor mange medarbeidere har dere?
• Har dere sesongarbeidere eller midlertidig ansatte? 
• Tilbyr dere medarbeiderfordeler?
• Hvor erfaren er lønnsadministratoren deres?
• Hvilket lovverk må dere overholde?
• Hvilken type analyser trenger dere?
• Betaler dere salgsbelønninger eller bonuser? 

For å gjøre det enklere å sammenligne disse detaljene fra flere leverandører anbefaler jeg å be om lønnsforslag fra minst de tre beste alternativene dine for å forenkle prosessen.

Virksomheter trenger ofte lønns- og fordelsprogramvare som tilbyr følgende funksjoner:

• Integrasjon med eksisterende HR-databaser
• Støtte for overholdelse av skatteregler
• Registrering av ferie- og sykefravær
• Selvbetjent medarbeidertilgang til lønnsslipper og skatteskjemaer
• Automatisk registrering av medarbeideres rett til fordeler

Krav til rekrutteringsprogramvare 

Funksjoner i rekrutteringsprogramvare omfatter ofte et søkerstyringssystem (ATS), kandidatrelasjonshåndtering og programvare for intervjuer.

Funksjoner som er vanlige på tvers av mange undertyper av rekrutteringsprogramvare, omfatter automatisk publisering av stillingsannonser på nettsteder og sosiale medier, muligheten til å ta imot CV-er på nettet samt verktøy for å filtrere bort ukvalifiserte kandidater og sammenligne kvalifiserte kandidater med hverandre. 

Ifølge Business News Daily bør bedrifter se etter rekrutteringsprogramvare som oppfyller følgende krav:

• Kan publisere på bestemte stillingsportaler
• Har et mobilvennlig grensesnitt
• Har fleksibel prissetting
• Har en rask søknadsprosess
• Sikrer samsvar med ansettelseslovgivningen

Hvis prisen er en begrensende faktor for programvareinvesteringen din, er de rimeligste ansettelsesverktøyene vanligvis rekrutteringssystemer for små bedrifter.

Krav til programvare for prestasjonsstyring

Programvare for prestasjonsstyring hjelper bedrifter med å forstå medarbeidernes prestasjoner bedre. En av de viktigste fordelene med verktøy for prestasjonsstyring er at de gjør det mulig for virksomhetsledere å spore og analysere medarbeiderdata og vurdere enkeltmedarbeidere. 

For denne typen programvare omfatter de viktigste kravene følgende:

• Enkel å bruke
• Mulighet til å sette mål
• Funksjoner for fremdriftssporing
• Kapasitet til å gi kontinuerlige tilbakemeldinger
• Automatiske påminnelser om frister for medarbeidersamtaler
• Enkel kommunikasjon mellom medarbeidere og ledere

Selvfølgelig ønsker du også at programvaren for prestasjonsstyring skal være fleksibel, tilpasningsdyktig og kompatibel med de andre systemene dine. Prisen på systemer for prestasjonsstyring er også avgjørende, siden du trenger noe som passer budsjettet ditt. Det samme gjelder all HR-programvare du vurderer!

Deretter skal vi se nærmere på disse kravene og hvordan du kan vurdere dem.

Slik vurderer du HR-programvare

Hvordan kan du vurdere en HR-løsning med tanke på fleksibilitet og tilpasningsevne? Og hva bør du ta hensyn til når du fastsetter de totale kostnadene for en HR-løsning? La oss se nærmere på det.

Kompatibilitet med eksisterende HR-systemer

Implementering av en HR-administrasjonsløsning vil sannsynligvis innebære at den integreres med andre systemer som allerede er på plass, for eksempel ERP-, økonomistyrings- og CRM-programvare. Dette gjør det mulig å dele informasjon mer effektivt og få et langt mer komplett bilde av virksomhetens analyser.

En leverandør bør kunne fortelle deg om programvaren er kompatibel med de andre systemene du bruker, og la deg teste den før du forplikter deg til et kjøp. Du bør også bekrefte at leverandøren vil tilby løpende brukerstøtte og oppdateringer for å sikre kompatibilitet med systemer du kan komme til å ta i bruk i fremtiden. 

Fleksibilitet og tilpasningsevne

Virksomheter står ikke stille, så HR-programvaren din kan heller ikke stå stille. Den må vokse (eller krympe) i takt med behovene dine. Når du ser etter en HR-løsning, bør du vurdere hvilke nøkkelfunksjoner og hvilket omfang du forventer å trenge i fremtiden. Hvis programvaren har de ekstra funksjonene du ønsker, hvor mye vil det koste å implementere dem når tiden er inne? 

Kostnadsfaktorer du bør vurdere

Kostnaden for HR-programvare kan beregnes på ulike måter, og det er viktig å ha dette i bakhodet når du undersøker alternativene.

For mange typer programvare betaler virksomheter en månedlig avgift per bruker eller ansatt i tillegg til en grunnleggende månedsavgift. Noen systemer kan også kreve et implementeringsgebyr for å konfigurere programvaren i henhold til systemkravene dine. Det å forstå prismodeller for HRIS kan hjelpe deg med å budsjettere effektivt for investeringen i HR-teknologi.

Løsninger rettet mot større virksomheter krever oftere et engangskjøp til en fast pris, som ofte er basert på virksomhetens størrelse. Husk også at økt lagringskapasitet, implementering av ekstra funksjoner og tilgang til tilpasset brukerstøtte fra programvareleverandøren sannsynligvis vil medføre ekstra kostnader.

Mindre virksomheter kan oppleve at gratis programvare eller programvare med åpen kildekode passer bedre, men det vil finnes begrensninger. HR-programvare med åpen kildekode gir deg bare tilgang til programkoden, så du trenger noen med programmeringskunnskap for å gjøre den om til en brukbar løsning.

Noen leverandører kan tilby gratis eller rimelig HR-programvare som er overkommelig å komme i gang med, men som bare inkluderer svært grunnleggende funksjoner. Med disse abonnementene vil det koste mer å legge til ekstra funksjoner. 

Hvis du vil gå i dybden på kostnadene ved HR-teknologi, kan du lese artikkelen vår «Er organisasjonen din klar for HR-teknologi?»

Slik lanserer du ny HR-programvare

Det er krevende å introdusere ny programvare. En rapport fra McKinsey viste faktisk at bare 16 % av respondentene mente at virksomhetenes digitale transformasjoner var vellykkede. Men en vellykket programvarelansering gir store fordeler. HR-programvare kan øke effektiviteten, redusere kostnadene og forbedre medarbeidertilfredsheten og medarbeiderbeholdningen. For å oppnå disse fordelene ved HCM-programvare eller HR-programvare er det avgjørende å ha en solid plan.

Implementering av HR-programvaren

Når du har valgt HR-programvaren din, er det på tide å implementere den. PeopleGoal anbefaler en implementeringssyklus på seks uker.

Dette inkluderer tid til kontokonfigurering og pilottesting utført av HR-avdelingen før du lanserer programvaren for hele virksomheten.

Ved å følge en godt planlagt prosess og dokumentere hvert trinn kan du sørge for at du møter så få problemer som mulig. 

Et pilotteam bestående av medlemmer fra alle nivåer i virksomheten, med ulik grad av teknisk kompetanse, vil hjelpe deg med å feilsøke lanseringen.

Ulike typer ansatte vil ha ulike krav til HR-programvaren og ulike utfordringer når det gjelder å bruke den.

Hvis du tar hensyn til tilbakemeldingene deres, vil det bidra til å gjøre den digitale HR-transformasjonen din vellykket.

Slik introduserer du HR-programvaren for teamet ditt

Når du har konfigurert programvaren, testet den og håndtert eventuelle problemer som pilotteamet har tatt opp, er det på tide å introdusere den for resten av virksomheten.

I denne prosessen er god kommunikasjon avgjørende for å skape en positiv medarbeideropplevelse. Sørg for at medarbeiderne dine kjenner detaljene rundt lanseringen og vet hvor de kan få hjelp når de bruker den nye HR-løsningen.

Teamet ditt bør føle seg begeistret over fordelene den nye HR-programvaren tilbyr. Vil den hjelpe dem med å enkelt be om ferie? Eller vil den bidra til å holde den sensitive medarbeiderinformasjonen deres trygg? Vil den sikre at de får regelmessig oppfølging, og dermed forbedre karriereutviklingen deres?

Hvis medarbeiderne dine føler at det finnes noe i det for dem, vil du få høyere medarbeiderengasjement og større oppslutning fra virksomheten som helhet.

Det er spesielt viktig for medarbeidertilfredsheten at medarbeiderne dine vet at du lytter til dem.

Hvis en medarbeider føler at de ikke har de nødvendige ferdighetene for den nye programvaren, må du sørge for at de får opplæringsmuligheter som er tilpasset dem.

Eller hvis en medarbeider har hatt en dårlig opplevelse med tidligere programvarelanseringer, bør du lytte til bekymringene deres og håndtere dem.

Hver medarbeider som er fornøyd med HR-løsningen din, vil påvirke andre og bidra til medarbeidertilfredshet som helhet.

Hva skjer videre?

Vil du holde deg oppdatert på alt som gjelder HR-programvare? Sørg for å melde deg på nyhetsbrevet til People Managing People for å få de nyeste trendene og innsiktene om HR-teknologi rett i innboksen din.