Slik gjennomfører du en vellykket lønnskjøring (sjekkliste)

Sjekkliste for lønnskjøring

Før du kan begynne å kjøre lønn, trenger småbedriften din et arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN).

EIN-nummeret er nødvendig for å betale føderal lønnsskatt. Du kan søke om ditt gjennom IRS-nettstedet.

Avhengig av hvor du befinner deg og de spesifikke kravene i delstaten og de lokale jurisdiksjonene dine, kan du også trenge ekstra identifikasjonsnumre. For å være sikker bør du rådføre deg med erfarne HR konsulenter i området ditt.

Følg trinn én til fem for å håndtere lønn på en smidig måte.

Trinn én: Samle inn all relevant skatte- og medarbeiderinformasjon

Det første trinnet er å samle inn data. Her er det du trenger for hver medarbeider:

Medarbeiderinformasjon

• Fullt juridisk navn, adresse, Social Security-nummer (SSN) og kontaktopplysninger
• Startdato for ansettelsesforholdet
• Skjema W-4 for heltids- og deltidsansatte
• Skjema W-9 for selvstendige oppdragstakere 
• USCIS-skjema I-9 for å dokumentere arbeidstillatelse i USA 
• Delstatlig konto for rapportering av nyansatte
• Delstatlig konto for yrkesskadeforsikring 
• Opplysninger om bankkonto for direkte innbetaling
• Registrering i personalgoder 
• Gjeldende lønnstrekk.

Kontroller medarbeiderdata

• Sørg for at all medarbeiderinformasjon er korrekt og oppdatert
• Kontroller SSN-numre og navn mot offisielle dokumenter 

Klassifisering av medarbeidere

• Avklar ansettelsesstatus – deltids- eller heltidsansatt
• Klassifiser medarbeidere korrekt med hensyn til skatt – oppdragstakere eller ansatte

Betalingsplan 

• Betalingshyppighet – ukentlig, lønn annenhver uke, to ganger i måneden eller månedlig
• Bekreft datoene for hver lønnsperiode

Skatteinformasjon 

• Innhent de nyeste tabellene for skattetrekk på delstats-, føderalt og lokalt nivå
• Skjemaer og publikasjoner fra skattemyndighetene

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Lønnstrekk

• Identifiser obligatoriske trekk (som føderal og delstatlig inntektsskatt, Social Security og Medicare)
• Noter frivillige trekk (som helseforsikring og pensjonsinnskudd)

Kontroller at kravene overholdes

• Påse at lønnsprosessene er i samsvar med føderale, statlige og lokale arbeidslover
• Hold deg oppdatert på eventuelle juridiske endringer som kan påvirke lønnsbehandlingen

Når du har samlet inn all denne informasjonen, kan du gå videre til trinn to og beregne lønnen.

Eksperttips: Små bedrifter kan dra nytte av pålitelig lønnstjenester tilpasset behovene deres for å overholde regelverket.

Trinn to: Beregn lønnen

For å beregne lønnen riktig må du først beregne de ansattes brutto (før skatt)-lønn. 

Gjør dette i tre trinn:

1. Samle inn nøyaktige timelister eller oppmøteregistreringer for timelønnede ansatte
2. Påse at saldoene for betalt fri (PTO) er oppdaterte
3. Gå gjennom eventuelle nylige lønnsøkninger, etterbetalinger, forfremmelser eller avslutninger av arbeidsforhold

Det er også viktig å trekke fra alle aktuelle fradrag. Verktøy som programvare for utgiftsrapportering kan forenkle denne prosessen.

Timelønnede ansatte 

Multipliser timelønnen med antallet timer som er arbeidet i lønnsperioden. Sørg for å ta hensyn til eventuelle overtidstimer (hvis aktuelt), og bruk riktig overtidsats i henhold til arbeidslovgivningen.

Fastlønnede ansatte

For fastlønnede ansatte deler du årslønnen på antallet lønnsperioder i året for å fastsette bruttolønnen for lønnsperioden. 

Hvis ansatte mottar provisjoner eller bonuser, beregner du disse separat og legger dem til den vanlige bruttolønnen.

Dette blir mer komplisert når ulike roller følger ulike lønnsmodeller. I tannlegepraksiser kan lønnsbehandlingen for eksempel omfatte fastlønnede ansatte, timelønnede tannpleiere, produksjonsbasert lønn for medarbeidere og bonuser, som alt må beregnes riktig i samme lønnssyklus.

Nå som du har all denne informasjonen, kan du beregne nettolønnen. 

• Trekk alle aktuelle fradrag fra bruttolønnen for å komme frem til nettolønnen (utbetalt lønn) for hver ansatt.
• Fradrag kan omfatte:

• Føderale og statlige inntektsskatter
• Trygdeavgift og Medicare-skatt
• Premier for helseforsikring
• Innbetalinger til pensjon
• Andre frivillige fradrag
• Når alle fradrag, skatter og innbetalinger er tatt med, beregner du den endelige nettolønnen som hver ansatt vil motta.
• Generer lønnsrapporter som oppsummerer de ansattes inntekter, fradrag, skatter og innbetalinger. Disse rapportene er avgjørende for dokumentasjon og overholdelse av regelverket.

Trinn tre: Kontroller arbeidet

Dette er kanskje det viktigste trinnet: Kontroller arbeidet. Kontroller det deretter én gang til. 

Avvik i lønnsbehandlingen er vanlige, så det lønner seg (bokstavelig talt) å gjennomføre grundige lønnskontroller og bekrefte at informasjonen i lønnsregisteret er korrekt.

Vurder å kjøre en testlønnsbehandling for en liten gruppe ansatte før du behandler hele lønnskjøringen. Dette hjelper deg med å identifisere og rette eventuelle problemer uten å påvirke alle ansatte.

Det er også lurt å få et ekstra par øyne til å se over lønnsinformasjonen for å oppdage eventuelle feil. 

Hvis du oppdager noe som er feil, kan lønnsprogramvaren ha registrert en annen ansatts lønn enn den som står i dokumentasjonen din. Kontroller avvik med de ansatte og ansvarlige teammedlemmene for å rette opp eventuelle uoverensstemmelser. 

Gå videre og kjør beregningene på nytt.  

Trinn fire: Avslutt lønnskjøringen

Å avslutte lønnskjøringen er det siste trinnet i lønnsbehandlingssyklusen. Det er et viktig trinn å følge, enten det gjelder én ansatt i lønnssystemet eller 500.

Det innebærer oppgaver som sikrer at du har fullført alle nødvendige lønnsrelaterte aktiviteter for den gjeldende lønnsperioden. 

Her er en trinnvis veiledning for avslutning av lønnskjøringen:

1. Kontroller lønnsdataene: Dobbeltsjekk alle lønnsdata, beregninger og trekk for å sikre nøyaktighet og fullstendighet.
2. Gjør justeringer: Hvis du oppdager feil eller avvik under kontrollen, gjør de nødvendige justeringene i lønnsdataene.
3. Avstem kontoene: For eksempel lønnsrelaterte gjeldskontoer og kostnadskontoer, for å sikre at de samsvarer med lønnsdataene.
4. Behandle betalinger av arbeidsgiveravgift og andre lønnsskatter: Beregn det totale beløpet for lønnsskatter som er trukket fra de ansattes lønnsutbetalinger i lønnsperioden. 
5. Forbered og send inn betalinger av lønnsskatter til de relevante skattemyndighetene. Sørg for at du overholder alle frister for innbetaling av skatt. 
6. Generer lønnsrapporter for lønnsperioden: Disse rapportene bør inneholde detaljer om den enkelte ansattes inntekt, trekk, skatter og arbeidsgiverbidrag.
7. Del ut lønnsslipper eller behandle direkte innbetalinger: Forbered lønnsslipper for ansatte som mottar lønnen på papir, eller igangsett direkte innbetalinger til de ansattes bankkontoer.
8. Sørg for at alle utbetalinger er korrekte og skjer i tide.
9. Lever lønnssammendrag: Send lønnssammendrag til de ansatte som viser inntekt, trukket skatt, trekk og nettolønn for lønnsperioden. 
10. Oppdater lønnsregistrene: Gjenspeil dataene for den siste lønnsperioden, inkludert arbeidede timer, lønnsjusteringer og eventuelle andre endringer. 
11. Send inn skjemaer for lønnsskatt: Fyll ut og send inn alle nødvendige skjemaer for lønnsskatt, for eksempel skjema 941 (arbeidsgivers kvartalsvise føderale skattemelding), skjema WH-347 for sertifisert lønn samt statlige eller lokale skatteskjemaer.
12. Oppbevar lønnsregistrene sikkert: Oppbevar alle lønnsrelaterte dokumenter på en trygg måte – inkludert lønnsslipper, lønnsrapporter, skatteskjemaer og andre registre, slik loven krever.
13. Avstem lønnskjøringen: Avstem lønnskjøringen og virksomhetens kostnader og forpliktelser i regnskapssystemet for å sikre at de samsvarer med lønnsregistrene.
14. Forbered neste lønnsperiode: Samle inn tidsregistreringer for de ansatte, oppdater eventuelle endringer i de ansattes status og gå gjennom kommende lønnskjøringer.

Trinn fem: Fordel bidrag og send inn opplysninger om trekk

Når lønnskjøringen er avsluttet, er det på tide å fordele arbeidsgiverbidrag og sende inn opplysninger om trukket lønnsskatt. 

Dette trinnet sikrer at de riktige beløpene overføres til de respektive kontoene og skattemyndighetene. 

Her er en oversikt over oppgavene:

• Fordel arbeidsgiverbidrag som helseforsikring, pensjonsordninger (for eksempel 401(k)) eller andre personalfordeler, og fordel de riktige beløpene til hver enkelt ansattes konto.
• Betal inn lønnsskatter til skattemyndighetene basert på de beregnede lønnsskattefradragene. Disse skattene omfatter vanligvis føderal inntektsskatt, trygdeavgift, Medicare-skatt, statlig inntektsskatt og eventuelle lokale skatter (for hjelp kan du se artikkelen vår om lønnsskatt kontra inntektsskatt).
• Overfør trekk og ansattes bidrag til relevante skattemyndigheter eller leverandører av personalfordeler.  
• Utsted oppgaver til de ansatte med detaljer om deres samlede inntekt, trukket lønnsskatt og eventuelle arbeidsgiverbidrag som er betalt på deres vegne (for eksempel bidrag til pensjonsordninger).
• Oppbevar dokumentasjon på rapporter over lønnsskatt, innbetalinger og bidrag til personalfordeler i henhold til lovens krav.

Sjekkliste for lønn ved årets slutt

Å kjøre lønn ved årets slutt innebærer mer enn bare å utstede de siste lønnsslippene – det handler om å avslutte lønnskjøringen for regnskapsåret på en nøyaktig, regelriktig og rettidig måte. Her er en detaljert sjekkliste som veileder deg gjennom prosessen:

1. Gå gjennom viktige datoer og frister

• Noter fristene for siste lønnskjøringer, skatteinnrapportering og utdeling av skjemaer (for eksempel W-2 og 1099).
• Finn ut når årets siste lønnskjøring skal behandles.
• Kontroller fristene hos IRS og delstatene for innsending av W-2, 1099 og skatt (vanligvis 31. januar for W-2/1099).
  

2. Bekreft opplysninger om ansatte og oppdragstakere

• Bekreft at alle ansattes navn, personnumre fra trygdeetaten og adresser er oppdaterte.
• Sørg for at opplysningene om oppdragstakere/leverandører er fullstendige for 1099-behandlingen (TIN, adresse osv.).
• Marker avsluttede arbeidsforhold og sørg for at sluttoppgjøret er inkludert.
• Se etter spesielle omstendigheter:
  • Nyansatte eller ansatte som ikke fylte ut et W-4-skjema da de ble ansatt
  • Ansatte med annullerte eller tilbakeførte lønnsslipper
  • Ansatte eller tidligere ansatte med pågående lønnstvister

3. Gå gjennom og avstem lønnsdata hittil i året (YTD)

• Avstem bruttolønn, nettolønn, fradrag og skattetrekk.
• Sørg for at manuelle lønnsutbetalinger og betalinger utenom ordinær lønnskjøring er registrert.
• Se etter manglende lønnskjøringer eller duplikate registreringer.

4. Bekreft fradrag og ytelser

• Kontroller totalene ved årsslutt for:
  • Helseforsikring
  • 401(k)-bidrag
  • HSA/FSA-fradrag
  • Transport- eller frynsegoder
• Se etter beregnet inntekt (f.eks. gruppelivsforsikring over $50,000).
• Avstem fradrag før skatt mot fradrag etter skatt.

5. Kjør årets siste lønn

• Behandle de siste lønnsutbetalingene korrekt, inkludert alle årssluttbonuser eller justeringer.
• Sørg for korrekt skattebehandling av bonuser (fast sats eller aggregert metode).
• Trekk eventuell utsatt arbeidsgiveravgift og andre utsatte lønnsskatter (hvis aktuelt).

6. Klargjør og distribuer skjemaer ved årsslutt

• Generer og distribuer W-2-skjemaer til ansatte innen 31. januar.
• Send 1099-NEC-skjemaer til oppdragstakere og lever dem til IRS (også innen 31. januar).
• Lever W-3 (sammendrag av W-2-skjemaer) til SSA.
• Lever ACA-skjemaer (1095-C) hvis det kreves for å overholde arbeidsgivermandatet.

7. Lever årlige skatteoppgaver

• Betal de siste føderale skattene og delstatsskattene.
• Lever kvartalsvis Form 941 (Q4) og årlig Form 940 for FUTA-skatt.
• Dobbeltsjekk lokale skatteforpliktelser hvis du driver virksomhet i flere jurisdiksjoner.
  

8. Sikkerhetskopier og arkiver lønnsopplysninger

• Lagre alle rapporter ved årsslutt: lønnssammendrag, skatteoppgaver, fradragsrapporter osv.
• Oppbevar opplysningene i samsvar med lovpålagte krav (vanligvis 3–7 år).
• Begrens tilgangen til sensitive dokumenter og sørg for sikker lagring.
  

9. Kommuniser med de ansatte

• Informer de ansatte om når og hvordan de mottar W-2-skjemaene (per post eller digitalt).
• Oppgi en kontaktperson for spørsmål knyttet til lønn.

10. Planlegg for det nye året

• Oppdater skattetabeller og satser for ytelser for det nye året.
• Kontroller endringer i minstelønn og lokale krav.
• Overfør eller nullstill saldoer for betalt fritid og ytelser etter behov.
• Dette er et godt tidspunkt for å gjennomgå og fastsette lønnspolicyene dine for det nye året. Kanskje du ønsker å tilby større fleksibilitet.

Slik sikrer du en smidig lønnsprosess

Vil du gjøre lønnskjøringen litt smidigere? Det vil vi alle. Les videre.

Nøyaktig journalføring

Dette er avgjørende, for hvis opplysningene dine er feil, blir lønnskjøringen også feil.

Noen beste praksiser for lønnskjøring for nøyaktig journalføring omfatter:

• Vedlikeholde personalmapper: Opprett individuelle personalmapper som inneholder de viktigste lønnsopplysningene. 
• Registrere data fortløpende: Kontroller at opplysningene gjenspeiler den mest oppdaterte informasjonen for hver lønnsperiode. 
• Gjennomføre regelmessige revisjoner: Revisjoner hjelper deg med å identifisere og rette opp avvik eller feil og opprettholde dataintegriteten. 
• Sikre lønnsdata: Innfør prosesser for sensitiv informasjon, for eksempel passordbeskyttelse, sikker lagring og tilgangskontroller. 
• Dokumentere endringer: Sørg for å gjøre endringer så snart de skjer – for eksempel lønnsjusteringer, oppdateringer av ytelser eller endringer i arbeidsstatus.  

Opplæring

Vurder spesialisert opplæring i lønn for å oppdatere ferdighetene dine. Noen tilbydere inkluderer:

• Sertifisert lønnsmedarbeider – omfatter alle aspekter ved lønn, inkludert etterlevelse, journalføring, rapportering, skattlegging og etterlevelse. 
• Grunnleggende lønnsertifisering – utviklet for lønnsmedarbeidere på begynnernivå.

Det finnes også mange tilbydere av nettbasert lønnsopplæring som tilbyr lønnsertifiseringer du kan ta i eget tempo.

Bruk programvare

Hvis du kjører lønn selv, kan riktig lønnsprogramvare for små bedrifter forbedre nøyaktigheten og effektiviteten.

Når du velger riktig lønnsprogramvare, kan du betale ansatte i tide (og riktige beløp) uten å være avhengig av en omfattende sjekkliste for lønnskjøring.

Hva gjør lønnsprogramvare? Lønnsprogramvare er utviklet for å kjøre lønn uten problemer, noe som enkelt rettferdiggjør eventuelle tilknyttede kostnader ved lønnsløsninger. 

Avhengig av lønnstilbyderen kan de tilby et bredt spekter av funksjoner som forenkler lønnsbehandlingen for virksomheter i alle størrelser, og gir mulighet til å innføre fleksibel lønn, for eksempel betaling på forespørsel.

Spesialisert programvare automatiserer i praksis alt jeg har nevnt ovenfor. Noen kombinerte HR- og lønnssystemer integreres også med verktøy for registrering av arbeidstid og tilstedeværelse. I tillegg fungerer de godt sammen med regnskapsprogrammer, slik at overføring av lønnsdata blir en lek. 

For team som ønsker nettbasert tilgang til prosessen, kan nettbasert lønnsprogramvare gjøre det mulig å administrere lønn uansett hvor de jobber.

Og hvis du er helt ny innen lønnsbehandling, tilbyr noen programvareleverandører til og med spesialiserte løsninger for lønn i oppstartsbedrifter.

Sett det ut

Som regel fører HR tilsyn med lønnsdriften, eller så gjør en egen regnskaps- eller lønnsavdeling det. Noen virksomheter ønsker imidlertid ikke å ta på seg denne byrden.

Det andre alternativet er å sette lønnskjøringen ut til en lønnsleverandør. Mange virksomhetseiere gjør nettopp dette. Og de elsker det.

Lønnsleverandører er eksperter på sitt felt. Hva gjør en lønnstjeneste? Jo, det er deres oppgave å holde seg oppdatert på de nyeste skattelovene og forskriftene. Dette sikrer at du får nøyaktige rapporter om lønnsbehandlingen som er i samsvar med regelverket, med langt mindre risiko for feil.

Å sette lønnskjøringen ut kan absolutt spare deg for verdifull tid, slik at du kan fokusere på kjerneaktivitetene i virksomheten. Og etter hvert som virksomheten vokser, blir lønn uunngåelig en mer kompleks affære. 

Ved å overlate denne oppgaven til andre kan du enkelt skalere virksomheten og håndtere endringer i antall ansatte og ytterligere lønnsbehov uten avbrudd.

For meg kan du lese artikkelen vår om fordeler og ulemper ved å sette ut lønnskjøringen.

Sett i gang og kjør lønnskjøringen 

Enten du er bedriftseier eller HR-medarbeider, har du nå kunnskapen du trenger for å kjøre lønn med trygghet. 

Hva nå? Vel, du kan gjøre en annen bedrift en tjeneste og dele sjekklisten i sosiale medier. Det er jo hyggelig å dele!

For å få det nyeste innholdet fra People Managing People kan du abonnere på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere. Du får alt vårt nyeste innhold som kan hjelpe deg med å utvikle karrieren din og skape større innvirkning i organisasjonen din.