Slik gjennomfører du et prosjekt for kartlegging av medarbeiderreisen for å forbedre medarbeideropplevelsen

Hva er medarbeiderreisen?

Medarbeiderreisen, noen ganger kalt medarbeiderlivssyklusen, er et begrep som beskriver de ulike fasene i et arbeidsforhold som en medarbeider går gjennom i løpet av tiden i en organisasjon.

Fasene i medarbeiderreisen

Vanligvis deles medarbeiderreisen inn i 6 faser, som kan deles ytterligere opp for større detaljgrad.

• Tiltrekning. All interaksjon før en potensiell medarbeider kommer i kontakt med deg. Det kan være en medieomtale, et LinkedIn-innlegg eller en samtale over middagsbordet.
• Rekruttering. Ansettelsesprosessen din. Tenk på kandidatopplevelsen. 
• Introduksjon. Å gi nye medarbeidere en best mulig start og legge til rette for at de skal lykkes i virksomheten.
• Utvikling. Vi ønsker at du skal vokse her. Omfatter prestasjonsledelse, opplæring samt muligheter for læring og utvikling.
• Bevaring. Å sikre muligheter for karriereutvikling og ivareta helse og velvære.
• Avslutning. Å si farvel, men fortsatt være venner.

Hva er kartlegging av medarbeiderreisen?

Kartlegging av medarbeiderreisen er et verktøy for å tenke gjennom hvordan medarbeidere samhandler med organisasjonen i hver fase av medarbeiderreisen.

Det innebærer å lage en visuell fremstilling av medarbeiderens prosesser, behov og oppfatninger gjennom interaksjonene og relasjonene med organisasjonen.

Det brukes av HR-team for å identifisere problemer og utforme fremragende medarbeideropplevelser.

«Kartlegging av medarbeiderreisen fra ansettelse til pensjonering kommer til å bli en trend som vil ha stor innvirkning på medarbeideropplevelsen i løpet av de neste årene», sier kulturarkitekt og designer av opplevelser for fjernarbeid Darcy Marie Mayfield. «Noen fremtidsrettede ledere gjør allerede dette, men på samme måte som de fleste kundefokuserte selskaper kartlegger kundereisen sin, vil flere team ta i bruk denne praksisen.»

Slik gjennomfører du et prosjekt for kartlegging av medarbeiderreisen

Her er en trinnvis prosess for å gjennomføre et vellykket prosjekt for kartlegging av medarbeiderreisen.

1. Definer omfanget og målene

• Identifiser mål: Fastslå hva du ønsker å oppnå med kartleggingen av medarbeiderreisen. Det kan være å forbedre medarbeiderengasjementet, redusere gjennomtrekk eller styrke introduksjonen.
• Omfang: Bestem hvilke deler av medarbeiderlivssyklusen du ønsker å fokusere på. Det kan være hele livssyklusen, men vil sannsynligvis være en bestemt fase, som rekruttering, introduksjon eller utvikling.

2. Sett sammen et prosjektteam

• Tverrfunksjonelt team: Inkluder medlemmer fra ulike avdelinger, som HR, ledelsen og direkte ledere.
• Representasjon av medarbeidere: Vurder å inkludere medarbeidere på ulike nivåer og i ulike roller for å få mangfoldige perspektiver.

3. Samle inn data

• Undersøkelser og intervjuer: Gjennomfør medarbeiderundersøkelser og intervjuer med nåværende medarbeidere for å få innsikt i erfaringene deres.
• Se gjennom eksisterende data: Se på medarbeidersamtaler, sluttintervjuer og andre HR-måltall for ytterligere innsikt.
• Observer: Observer medarbeidernes daglige erfaringer i ulike roller.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

4. Definer medarbeiderpersonas

• Opprett personaer: Utvikle representative personaer for typiske medarbeidere. Dette kan baseres på roller, karrierestadier, demografi og så videre.
• Forstå behov og motivasjon: For hver persona bør du forstå motivasjonen, utfordringene, behovene og målene deres.

5. Kartlegg medarbeiderreisen

• Identifiser viktige faser: Del medarbeiderlivssyklusen inn i de viktigste fasene (f.eks. rekruttering, onboarding, utvikling, videreføring og avslutning).
• Detaljer opplevelsene i hver fase: For hver fase bør du kartlegge medarbeidernes viktigste opplevelser, kontaktpunkter, følelser og handlinger.
• Smertepunkter og sannhetens øyeblikk: Identifiser eventuelle smertepunkter og avgjørende øyeblikk som har betydelig innvirkning på medarbeideropplevelsen.

6. Analyser og identifiser muligheter

• Se etter mønstre: Identifiser felles temaer eller problemer på tvers av ulike personaer og stadier i reisen.
• Identifiser forbedringsområder: Finn områder der endringer eller tiltak kan forbedre medarbeideropplevelsen betydelig.

7. Utvikle handlingsplaner

• Utform strategier for løsninger: Basert på analysen utvikler du strategier for å håndtere de identifiserte problemene eller forbedre positive opplevelser.
• Fastsett prioriteringer: Prioriter tiltak basert på deres potensielle effekt og gjennomførbarhet.

8. Gjennomfør endringer:

• Gjennomføring av tiltak: Begynn å gjennomføre de planlagte endringene, med de høyest prioriterte først.
• Kommuniser med medarbeiderne: Hold medarbeiderne informert om endringene og årsakene til dem.

9. Følg med og juster

• Tilbakemeldingssløyfe: Innhent jevnlig tilbakemeldinger fra medarbeiderne om endringene som er gjennomført.
• Kontinuerlig forbedring: Bruk tilbakemeldingene til å gjøre kontinuerlige forbedringer av medarbeideropplevelsen.

10. Dokumenter og del innsikt

• Dokumenter reisekartet: Lag en visuell fremstilling av medarbeiderens reisekart.
• Del med interessenter: Del reisekartet og innsikten med sentrale interessenter for å skape bredere forståelse og støtte.

Husk at kartlegging av medarbeiderreisen er en iterativ prosess som krever jevnlige oppdateringer og revisjoner etter hvert som organisasjonen og arbeidsstyrken utvikler seg.

Ved å forstå og forbedre medarbeideropplevelsen på hvert trinn kan organisasjoner utvikle mer effektfulle initiativer for å forbedre arbeidsmiljøet.

Eksempel på kartlegging av medarbeiderreisen

Nylig arbeidet jeg med et prosjekt for kartlegging av medarbeiderreisen sammen med en kunde. De ønsket å sikre at de ansatte ble værende og beholde de rette talentene i en bestemt rolle i organisasjonen.

Hvis du skulle bruke dette for flere roller eller demografiske grupper, ville du opprettet ulike medarbeiderpersonaer for hver rolle og tatt dem inn i kartleggingsprosessen.

I likhet med profilene du ville fulgt når du utformer en bedre UX, er disse personaene basert på det du allerede vet om mennesker, kombinert med tilbakemeldinger fra brukere (medarbeidere).

I dette tilfellet begynte jeg prosessen med «brukerintervjuer» med 10 medarbeidere før vi kom til selve kartleggingen. 

Vi brukte digitale verktøy for jobbintervjuer til å kartlegge hva verdiforslaget var for disse medarbeiderne. 

I praksis betyr det å kartlegge ting som hvilke behov og forventninger de har, og hva som gleder eller misfornøyer dem, gjennom spørsmål som: 

1. Hvordan fikk de høre om selskapet?
2. Hva gjorde dem interessert i å jobbe der?
3. Hvordan er opplevelsen av å jobbe der annerledes enn forventet?

…og så videre. Deretter overførte jeg denne innsikten til et empatikart (du kan lese om en lignende prosess med empatikartlegging i mitt nylige innlegg her).

Gjennom disse intervjuene fikk vi en grunnleggende forståelse av gruppens ønsker og behov, samt hvilke aktuelle utfordringer de kunne ha. 

Deretter tok vi med en mindre gruppe interesserte personer fra selskapet for å kartlegge alt i en medarbeiderreise. Du kan se en grov versjon av det vi laget nedenfor. 

Hvis du ønsker å vurdere noe lignende, bør du først se på de ulike stadiene som er relevante for deg. 

Deretter tok vi ett stadium om gangen og spurte:

1. Hva gjør medarbeideren?
2. Hvilke deler av teamet/organisasjonen samhandler vedkommende med?
3. Hva tenker medarbeideren?
4. Hvordan føler medarbeideren seg? 
5. Hvilke muligheter har vi?

Mulighetsdelen blir dermed en liste over alle tingene du kan gjøre for å skape en bedre medarbeideropplevelse. Hvilke muligheter finnes for å støtte medarbeiderne og vise dem at du setter pris på dem?

Det kan være så enkelt som en velkomstgave, eller å etablere tydelige rammer for hvordan medarbeiderne kan utvikle seg i organisasjonen.

Author's Tip

I stedet for å prøve å gjøre alt og mislykkes, anbefaler jeg en enkel matrise over innsats og effekt, som den nedenfor. Plasser alle ideene der, så kan du prioritere effektivt hvilket tiltak du skal starte med.

Dette er et ganske nytt prosjekt, så selv om mange av tiltakene fortsatt pågår, har teamet allerede implementert et nytt rekrutteringssystem og forbedret introduksjonsprosessen for begge parter ved hjelp av automatisering.

Fordeler med å kartlegge medarbeiderreisen 

I hovedsak hjelper kartlegging av medarbeiderreisen deg med å forbedre «produktet» som medarbeiderne abonnerer på når de begynner i organisasjonen.

Dette er i stor grad i tråd med den fremvoksende måten å tenke på HR-team på, der «personaldrift som et produkt» står sentralt.

Bedre medarbeideropplevelse

Kartlegging av medarbeiderreisen gir innsikt i viktige kontaktpunkter og bidrar til å skape en mer tilpasset og positiv arbeidsopplevelse.

Praktiske råd: Erkjenn at alle er unike, men at kartlegging av medarbeiderreisen vil bidra til å forbedre den overordnede opplevelsen for mange nye og eksisterende medarbeidere.

Økt medarbeiderbevaring

Ved å håndtere utfordringer proaktivt og løfte frem de positive aspektene ved medarbeiderreisen kan organisasjoner redusere medarbeiderutskiftingen betydelig.

Praktiske råd: Bli-intervjuer og pulsmålinger er effektive metoder for å innhente tilbakemeldinger fra de beste medarbeiderne og bidra til å forbedre opplevelsen deres.

Bedre rekruttering og introduksjon

En veldefinert medarbeiderreise bidrar til å sikre effektiv integrering av nyansatte i virksomheten, noe som fremmer raskere produktivitet og samsvar.

Praktiske råd: Opprett et strukturert introduksjonsprogram med tydelige milepæler, for eksempel en 30-60-90-dagersplan.

Datadrevet innsikt for beslutningstaking

Kartlegging av medarbeiderreisen gir verdifulle data som muliggjør informerte beslutninger om HR-retningslinjer og tiltak.

Praktiske råd: Utnytt programvare for personalanalyse for å sette tilbakemeldinger fra medarbeidere og resultatdata inn i en større sammenheng.

Forbedret intern kommunikasjon og samarbeid

Å forstå medarbeiderreisen kan synliggjøre områder for bedre kommunikasjon og samarbeid, noe som fører til en mer sammensveiset arbeidsplass.

Praktiske råd: Legg jevnlig ut oppdateringer om medarbeiderinitiativene deres for å vise at dere handler, og oppmuntre til flere og bedre tilbakemeldinger.

Beste praksis for kartlegging av medarbeiderreisen 

Identifiser «sannhetens øyeblikk»

Vær spesielt oppmerksom på viktige øyeblikk som har stor innvirkning på medarbeiderens oppfatning og lojalitet. Dette kan være øyeblikk med høy tilfredshet eller kritiske smertepunkter.

For eksempel er noens første dag spesielt følelsesladet, så det gir mening å markere dette som et «sannhetens øyeblikk»

Innhent flere former for tilbakemeldinger 

Bygg en omfattende strategi for å lytte til medarbeiderne for å innhente tilbakemeldinger på ulike stadier, og gjennomfør endringer basert på tilbakemeldingene for å forbedre arbeidsopplevelsen.

Dette vil omfatte flere former for tilbakemeldinger og skape et miljø der medarbeiderne føler seg trygge på å ta opp klager og bidra med ideer.

Identifiser viktige kontaktpunkter

Definer tydelig kontaktpunktene der medarbeiderne samhandler med organisasjonen. Dette kan omfatte LinkedIn, karrieresider, intervjuer, programvare for onboarding og deres HRMS.

Kontinuerlige tilbakemeldinger og videreutvikling

Oppdater jevnlig reisekartet basert på kontinuerlige tilbakemeldinger fra teammedlemmene og endringer i forretningslandskapet. Et reisekart bør være et levende dokument som utvikler seg sammen med medarbeiderne og virksomheten.

Samsvar med virksomhetens mål

Se innsikten fra prosessen med å kartlegge medarbeiderreisen i sammenheng med virksomhetens overordnede mål. Kartet bør danne grunnlag for strategier som bidrar til virksomhetens vekst og medarbeidernes tilfredshet.

Kom i gang med kartlegging av medarbeiderreisen

Hvis du tar deg tid til å bli kjent med og ta hensyn til brukerne du utformer medarbeideropplevelsen for, vil det hjelpe deg med å skape en bedre medarbeideropplevelse. 

Resultatet blir høyere engasjement, bedre medarbeiderbevaring og økt trivsel.

Viktigste punkter

• Bruk kartlegging av medarbeiderreisen for å visualisere og forstå viktige følelser og kontaktpunkter bedre gjennom medarbeiderreisen
• Innhent omfattende og varierte tilbakemeldinger fra medarbeiderne for å redusere avhengigheten av antakelser og skape bedre initiativer
• Kartet over medarbeiderreisen er et levende dokument som vil utvikle seg basert på tilbakemeldinger og endringer i forretningslandskapet.