Administrasjon av kontorlokaler: 5 trinn for å styrke arbeidsmoralen
Løsninger for kontoradministrasjon handler om langt mer enn plassering av skrivebord – det handler om å skape et miljø der teamet ditt trives, og der hver eneste kvadratmeter utnyttes effektivt.
De nyeste trendene innen HR-teknologi har ført til en rekke verktøy som kan bidra til bedre administrasjon av kontorlokaler, enten målet er å legge til rette for hybridarbeidere eller en full tilbakevending til kontoret.
HR-plattformer for virksomheter kan nå inkludere verktøy for administrasjon av kontorlokaler, slik at bruken av fysiske områder optimaliseres bedre.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er administrasjon av kontorlokaler?
Effektiv administrasjon av kontorlokaler har blitt en avgjørende faktor for å øke medarbeidertilfredshet og produktivitet i dagens arbeidsmiljø i rask utvikling.
Administrasjon av kontorlokaler innebærer å undersøke, planlegge og optimalisere hvordan organisasjonen din bruker arealene i eiendomsporteføljen. Prosessen benytter vanligvis sanntidsdata om arealbruk, tilgjengelig kvadratmeter, beleggsgrad, eiendomskostnader og en rekke andre måltall for å utarbeide planer og gjennomføre prognoser. Med effektiv administrasjon av kontorlokaler kan virksomheter utforme miljøer som fremmer samarbeid, optimalisere ressursfordelingen og til syvende og sist bidra til bedre forretningsresultater.
Siden pandemien har behovene knyttet til arbeidsplassen endret seg dramatisk, med tilrettelegging for både medarbeidere som jobber på kontoret og eksternt. Der mange team tidligere var fullt ut på kontoret før covid, har mange nå gått over til en hybrid arbeidsmodell der fysiske områder kan håndteres mer fleksibelt, tilpasset en verden der medarbeiderne ikke trenger å være der hver dag.
Hybridarbeidsplasser vil sannsynligvis bare ha noen få medarbeidere som er på stedet på heltid, mens de fleste kommer innom av og til. Når de gjør det, kan tjenester som bestilling av skrivebord og kontorhotell, bestilling av møterom, besøkshåndtering og innsjekkinger potensielt forbedre effektiviteten betydelig.
Virksomheter må tenke nytt om hvordan de bruker kontorlokalene i en hybrid verden. Kontorlokaler bør i større grad handle om samarbeid og i mindre grad om å sitte ved skrivebordet hele dagen.
Ved å ta i bruk strategisk arbeidsstyrkestyring kan virksomheter skape smarte arbeidsplasser som støtter samarbeid og medarbeidernes trivsel. Virksomheter kan bruke verktøy for arealforvaltning til å overvåke sanntidsdata og historiske data om arealfordeling for å avdekke områder som er lite utnyttet, og få forslag til hvordan de kan omgjøres til mer verdifulle plantegninger.
Kanskje oppdager du at noen av møterommene kan gjøres om til et område for fritt valg av skrivebord, eller at sitteplasser for fjernarbeidere med fordel kan samles i et bestemt område av planløsningen.
Kanskje to kontorlokasjoner kan slås sammen til én. Administrasjon av kontorlokaler betyr å bruke den tilgjengelige plassen til å gi bedre støtte til teamet og virksomheten.
Viktige fordeler med administrasjon av kontorlokaler for virksomheten din
Det finnes flere fordeler med administrasjon av kontorlokaler. La oss se på tre av de mest betydningsfulle:
Øker medarbeidertilfredsheten
Ved å justere strategien for arealforvaltning kan du øke medarbeidertilfredsheten ved å gjøre det enklere for teammedlemmene å utføre oppgavene sine i arbeidsmiljøet. Tenk på det:
- Hvis en ansatt må kjempe for en pult hver gang de besøker et kontor, vil de oppleve unødvendig stress og uro som ellers kunne vært lindret ved å bruke en mobilapp til å bestille plassen på forhånd.
- Hvis ansatte på arbeidsplassen må velge en ny pult hver dag basert på midlertidige ansatte som kommer og går, vil de ikke føle seg like verdsatt i rollene sine.
Planlegging av kontorlokaler er en medarbeidersentrert aktivitet som kan vise de ansatte at behovene deres betyr noe. Bevisst utforming av lokaler spiller en avgjørende rolle når det gjelder å styrke bedriftskulturen og øke samholdet i teamet.
Gjennomtenkte lokaler som gjenspeiler selskapets verdier, kan fremme en følelse av tilhørighet og stolthet blant de ansatte. Å innlemme åpne planløsninger kan for eksempel fremme åpenhet og samarbeid, mens egne områder for avslapning kan vise at virksomheten prioriterer de ansattes velvære.
Oppnå kostnadseffektivitet
Av de samme grunnene som forvaltning av kontorlokaler forbedrer karbonavtrykket, kan det også spare penger. Det er kostbart å ha lite utnyttede lokaler i en eiendomsportefølje, særlig når organisasjonen betaler for å varme opp og belyse dem hver dag.
Ved å få oversikt over dagens og tidligere arealutnyttelse kan selskaper beslutte å komprimere lokalene til mer effektive konfigurasjoner, si opp leieavtaler eller til og med selge deler av porteføljen for å frigjøre arbeidskapital.
For å optimalisere kostnadseffektiviteten ytterligere kan HR-programvare gi uvurderlig innsikt.
Reduserer karbonavtrykket
Miljøbevisste virksomheter følger med på forbruket av elektrisitet, varme og vann for å sikre at verdifulle naturressurser ikke går til spille. Optimalisering av lokalene kan redusere belastningen på strømnettet ved å begrense antallet steder som bruker ressurser.
Når ansatte får mulighet til å arbeide eksternt, kan organisasjoner på samme måte redusere karbonavtrykket ved å korte ned reisetiden. Når et selskap bruker eiendomsforvaltning til å endre fordelingen av sitteplasser og skape mer bærekraftige alternativer, gagner det også planeten.
Integrering av bærekraftige materialer og energieffektive systemer viser selskapets engasjement for miljøansvar, og styrker ytterligere virksomhetens identitet og de ansattes moral.
Trinnvis veiledning for optimalisering av kontorlokalene
Nå som vi forstår fordelene med arealforvaltning, skal vi se på hvordan du kan gjennomføre planlegging av kontorlokaler i fem trinn:
Trinn én: Analyse
Prosessen med arealplanlegging begynner med å forstå de eksisterende dataene dine. Kartlegg aktuelle nøkkeltall, for eksempel:
- Eksisterende kontorteknologi som brukes i lokalene
- Totalt areal i kvadratmeter
- Samlet kapasitet på arbeidsplassen
- Kapasiteten til hvert enkelt område
- Funksjonen til hvert område på kontoret.
Trinn to: Bruk verktøy til sporing
Effektiv sporing gjøres best med de riktige verktøyene, blant annet programvare for beleggsensorer som gir sanntidsdata om hvordan lokalene brukes. Integrering av systemer for arbeidsplassforvaltning kan hjelpe deg både med planlegging og gjennomføring av strategien for arealforvaltning. Du kan også håndtere funksjoner som bestilling av pulter og møterom med programvare for bestilling av fleksible arbeidsplasser.
Trinn tre: Spør teamet
Tilbakemeldinger fra de ansatte er avgjørende for å utvikle en strategi for arealforvaltning som fungerer for alle involverte. Vurder å sende ut en undersøkelse til de ansatte. Still spørsmål som:
- Hvordan vil du vurdere arbeidsplassen din?
- Føler du deg støttet når du skal fullføre arbeidsoppgavene dine?
- Hvordan kan vi forbedre opplevelsen på kontoret?
- Hva er den største utfordringen din når du besøker kontoret?
Steg fire: Fastsett mål
Med tilbakemeldingene du får fra de ansatte, kan du avgrense hovedmålene for optimaliseringsplanen din. Hvordan kan disse målene nås ved hjelp av plassen du har tilgjengelig i dag?
Når du omfordeler ressurser, kan AI-drevet programvare for kontorplassadministrasjon være et uvurderlig verktøy som hjelper deg med å utvikle nye løsninger og utarbeide plantegninger som støtter dem.
Steg fem: Implementering
Å implementere planen for kontorplassadministrasjon på en effektiv måte er en kontinuerlig prosess. Etter den første lanseringen må du fortløpende overvåke utnyttelsen og jevnlig innhente tilbakemeldinger fra teamet ditt. På denne måten kan du raskt identifisere problemer og utvikle tilpasningsdyktige løsninger.
For eksempel kan det å utforme et fleksibelt kontormiljø effektivt støtte ulike arbeidsbehov og aktiviteter. Ved å ta i bruk modulære møbler og flyttbare skillevegger kan team enkelt konfigurere områdene på nytt, noe som muliggjør sømløse overganger mellom samarbeidsmøter og konsentrerte individuelle arbeidsoppgaver.
Ved å gi lite utnyttede områder nye bruksområder som multifunksjonelle soner maksimeres kontorets effektivitet, samtidig som de ansatte får tilpasningsdyktige områder som passer til ulike arbeidsstiler. Et ubrukt hjørne kan for eksempel gjøres om til en stille arbeidsplass eller et uformelt møteområde uten at det krever omfattende oppussing. Denne graden av fleksibilitet forbedrer utnyttelsen av plassen og sørger for at kontoret forblir smidig og utvikler seg i takt med endrede behov hos virksomheten og de ansatte.
Hvordan kan programvare for kontorplassadministrasjon hjelpe?
Programvare for kontorplassadministrasjon kan håndtere mange av de tidkrevende administrative oppgavene som er knyttet til administrasjon av kontorplasser.
Disse verktøyene lar de ansatte selv bestille pulter, møterom og parkeringsplasser, og hjelper deg også med å lage interaktive plantegninger for å forutse og tenke nytt rundt utnyttelsen av plassen.
Og hvis du vil ha mer informasjon om den moderne arbeidsplassen, må du ikke glemme å abonnere på nyhetsbrevet vårt. Du blir den første som får vite om helt nye artikler og podkastepisoder så snart de publiseres.
