Hva er medarbeiderovervåking?
Med økt fjernarbeid har det også kommet en økt bruk av verktøy for overvåking av ansatte.
Overvåking av ansatte har som mål å gi en følelse av kontroll over medlemmer av en bedriftsorganisasjon gjennom innsamling av data. Virksomheter kan bruke en løsning for overvåking av ansatte til å forbedre produktivitet, effektivitet eller medarbeiderengasjement. De bør imidlertid ikke undervurdere betydningen av tillit.
Jeg har jobbet i IT-sektoren i mer enn 20 år og har opplevd både bedriftskulturer med omfattende overvåking og kulturer med høy tillit. Denne artikkelen beskriver de mest brukte metodene for overvåking av ansatte og presenterer en bedriftsmessig tilnærming til hvordan du kan bruke dette til å forbedre de ansattes produktivitet, effektivitet og engasjement på en effektiv måte.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er overvåking av ansatte?
Overvåking av ansatte kan være enhver prosess knyttet til innsamling av informasjon om de ansattes aktiviteter.
Aktiviteten kan omfatte alt den ansatte foretar seg. For eksempel:
- Internett-trafikk (besøkte nettsteder, aktivitet på sosiale nettverk)
- Geolokalisering (GPS-posisjonsdata)
- Helsedata (medisinske undersøkelser, treningssporingsenheter)
- Bruk av apper (hvilke apper den ansatte bruker, og hvor lenge)
Hvilke typer overvåking av ansatte finnes?
Selv om teknologien har åpnet Pandoras eske med et stort utvalg av alternativer og priser, har alle metodene tre grunnleggende elementer:
1 – Overvåke (de fleste med sanntidsovervåking og integrasjoner med tredjepartsprogramvare)
2 – Rapportere (inkludert push- og e-postvarsler eller tilpassede rapporter)
3 – Ikke tillate avbrudd av de to foregående trinnene.
Internettovervåking (nettsteder, e-postovervåking og sosiale medier)
Internett er for tiden hovedfokuset for overvåking av ansatte. Rapporter kan inneholde alt fra nettleserhistorikk til timelister som viser hvor mye tid som brukes på sosiale medier.
E-post blir sakte et gammeldags kommunikasjonsverktøy fordi e-post er mindre produktivt og effektivt enn nyere kommunikasjonsverktøy.
E-post brukes imidlertid fortsatt, og mange organisasjoner er avhengige av programvare for e-postovervåking for å overvåke den. Data som samles inn fra de ansattes e-poster, omfatter vanligvis meldingsteksten, emnet og mottakerne.
Overvåking av operativsystemet
Det meste av programvare for overvåking av ansatte registrerer aktivitet på den ansattes datamaskin, inkludert hvilke programmer brukeren startet, og hvor lenge. Inaktiv tid på datamaskinen registreres ofte også.
Enkelte sporingsprogrammer kan også lage en tidsforkortet video ved hjelp av bilder tatt fra et webkamera, eller ta skjermbilder automatisk.
Datamaskinovervåking ved hjelp av tasteloggere
Tastelogging, eller registrering av tastetrykk, er en metode som registrerer alt en bruker skriver, og som også kan ta skjermbilder.
Denne metoden innebærer betydelige risikoer knyttet til personvern for ansatte og datainnbrudd. Årsaken er at nesten all overvåkingsprogramvare i dag ligger på nettet. Med denne metoden vil alt fra kredittkortnumre til forretningshemmeligheter bli fanget opp og overført gjennom et nettverk.
Organisasjoner som trenger å oppbevare overvåkingsdata i sin egen infrastruktur, kan i stedet bruke lokalt installert programvare for overvåking av ansatte.
Overvåking av telefonsamtaler og chatter
Enkelte overvåkingsprogrammer gjør det mulig å ta opp telefonsamtaler og overvåke direktemeldinger i arbeidstiden, slik at dataene kan hentes frem senere for analyse.
Posisjonssporing
Virksomheter kan bruke GPS-sporing til å spore biler og lokalisere bærbare datamaskiner og mobile enheter i løpet av den ansattes arbeidsdag.
Videoovervåking
Mange virksomheter integrerer videoopptak fra kameraer for å overvåke de ansattes tilstedeværelse og handlinger i arbeidstiden.
Fordeler med overvåking av ansatte i et miljø med høy tillit
Det finnes flere viktige fordeler med programvare for medarbeiderovervåking:
- Du kan bruke dataene som samles inn, til å hjelpe medarbeidere som har problemer med å utføre arbeidet sitt, og avgjøre hvilken type opplæring det er behov for i hvert team.
- Det er også en utmerket mulighet til å gi tilbakemeldinger og snakke om hvordan hver medarbeider kan styrke ferdighetene sine og planlegge karrieren sin for å utnytte dem best mulig.
- Du kan også bruke rapportene til å sette mer realistiske mål og forventninger for teamene, slik at de kan forbedre seg ved å nå én milepæl om gangen.
- Å legge til rette for åpne diskusjoner om dataene viser at du bryr deg, og øker engasjementet og trivselen i teamet.
Vurderinger ved innføring av medarbeiderovervåking
Risikoene nedenfor knyttet til medarbeiderovervåking må reduseres gjennom en gjennomtenkt overvåkingspolicy.
Personvern
Et system for medarbeiderovervåking åpner døren for flere personvernutfordringer.
Det er stor risiko for at bedrifts- eller personopplysninger kommer på avveie gjennom en cybersikkerhetshendelse eller skadevare, som en trojaner eller et datavirus.
Det finnes dessverre ingen løsning som kan garantere at dataene som samles inn, vil være 100 % sikre.
Medarbeiderengasjement
Hvis du ikke stoler på medarbeiderne dine, hvorfor skulle de stole på deg?
Og hvorfor skulle de bry seg om arbeidet sitt hvis de ikke stoler på selskapet de jobber for?
Derfor er det avgjørende å vurdere hvordan du tar opp temaet med medarbeiderne, for å unngå å påvirke arbeidsmoralen.
Økt stress
Noen mennesker har en tendens til å utøve sin innflytelse og kontroll over andre naturlig når de får myndighet.
Når de har verktøy for medarbeiderovervåking og andre HR-apper tilgjengelig, er det mye enklere for dem å bli ufine mot medarbeiderne.
I tillegg øker stressnivået når mennesker vet at selskapet de jobber for, overvåker dem, og risikoen for at de blir utbrent, blir større.
Juridiske problemstillinger
Ifølge Society for Human Resource Management (SHRM), som arbeider for å skape bedre arbeidsplasser, bør du få juridisk rådgivning før du oppretter et program for overvåking på arbeidsplassen.
I USA må du for eksempel overholde føderale lover og delstatslover, og hvert tilfelle er forskjellig.
Du må også følge loven om personvern ved elektronisk kommunikasjon (ECPA) for å overvåke telefonsamtaler.
I EU har man rett til personvern på arbeidsplassen. Arbeidsgivere må innhente medarbeiderens samtykke for å samle inn personopplysninger, og de må opplyse om hvordan og hvorfor de samler dem inn.
Du må også overholde spesifikke personvernlover. GDPR (personvernforordningen) har strenge krav til lagring og overføring av sensitiv informasjon.
Her er noen ting du bør tenke på:
- Hvilke metoder har jeg lov til å bruke for aktivitetsovervåking?
- Når er det greit å overvåke, og på hvilket sted?
- Må jeg innhente samtykke fra medarbeiderne, eller holder det å varsle dem?
Hvordan du som leder kan ta opp medarbeiderovervåking med teammedlemmer
Det er viktig å ta seg tid til å reflektere over de egentlige årsakene til at du har dette tankesettet, ved å bruke følgende spørsmål.
- Hvilke unnskyldninger bruker jeg for å rettferdiggjøre detaljstyringen av denne medarbeideren? Tror jeg for eksempel at jeg er den eneste som kan levere inn denne oppgaven?
- Hvorfor klarer jeg ikke å se helheten? Som leder er det avgjørende å overlate detaljene til teamet og fokusere på helheten.
- Hvordan kan jeg hjelpe denne medarbeideren med å gjøre fremskritt? Når var siste gang medarbeideren rapporterte om det? Finnes det tidligere hendelser som kan få deg til å stille spørsmål ved evnene deres eller ikke stole på dem?
- Hvordan kan jeg bruke programvare for aktivitetssporing på en positiv måte? Synes du tilstedeværelse er viktigere enn prestasjon? Hvordan ville du følt deg som ansatt hvis selskapet ditt bestemte seg for å overvåke handlingene dine? Hvilke metoder ville jeg vurdert å bruke, og hvilke ville jeg ikke brukt?
Effektive plattformer for håndtering av HR-saker sørger for at de ansattes bekymringer rundt overvåkingspraksis blir håndtert på en rettferdig og transparent måte.
More Articles
Den perfekte bedriftskulturen for ansattovervåking
Hvis du ønsker å oppnå fremragende resultater ved bruk av ansattovervåking, bør du investere ressursene dine i å bygge en bedriftskultur basert på høy tillit, der de ansatte føler seg:
- Respektert som fagpersoner
- At de har ledere, ikke sjefer
- At bedriftskulturen i bunn og grunn er rettferdig
- At det finnes gjennomtenkte retningslinjer for overvåking.
Slik bygger du et miljø med høy tillit
I over 30 år har Great Place to Work studert forholdet mellom en tillitsbasert kultur og en bedrifts samlede suksess.
I 2016 publiserte de «Grunnlaget for en kultur med høy tillit», som inneholdt et viktig funn:
Selskaper med tillitsbaserte kulturer gjør det bedre i aksjemarkedene, har betydelig lavere personalutskifting og er mer kreative, samtidig som de ansatte er mer engasjerte og produktive. De oppnår også høyere nivåer av kundetilfredshet.
Ifølge GPW har dessuten ingen selskaper uten en kultur basert på høy tillit noen gang kommet med på listen «De 100 beste selskapene å jobbe for».
I 2020 fant en studie fra London School of Economics (LSE) at «ledere og mellomledere i stadig større grad må lære at tillit er avgjørende for produktive ansattes prestasjoner, forpliktelse, engasjement og evne til å bli værende».
Doist, et selskap som utvikler produktivitetsprogramvare og redefinerer fremtidens arbeidsliv, har en interessant tilnærming til å håndtere denne utfordringen.
De begynner med å ansette de rette personene ved å se etter lett gjenkjennelige egenskaper som viser at noen sannsynligvis er til å stole på.
Du vil ikke se stillingsannonser med urealistiske krav, som fleroppgavekjøring og tilgjengelighet for arbeid døgnet rundt.
Utvelgelsesprosessen er så transparent som de kan gjøre den, med hyppige tilbakemeldinger fra både kandidaten og selskapet.
Etter at de har bestemt seg for å ansette kandidaten, bygger de tillit fra første dag gjennom en dedikert introduksjonsprosess som omfatter følgende:
- De inviterer noen fra teamet til å bli mentor for den nyansatte. De sørger også for at mentoren setter av tid i kalenderen til å være tilgjengelig den første måneden for å svare på spørsmål den nyansatte måtte ha.
- De kommuniserer ofte og er alltid ærlige når de gir tilbakemeldinger.
- De gir nyansatte reelle muligheter til å bidra til selskapet fra første dag.
- De setter tydelige forventninger til resultatet av arbeidet deres og eventuelle resultatindikatorer som skal brukes til å vurdere arbeidet.
- De skaper uformelle samtalestunder for at nyansatte skal kunne bli bedre kjent med kollegene sine.
Etter noen uker fortsetter de å styrke tilliten ved å gi de nye teammedlemmene selvstendighet til å utføre arbeidet sitt.
En lærdom her er at ledere må beherske kunsten å delegere oppgaver til andre for å bygge tillit; de må bytte ut trangen til detaljstyring med lederegenskaper.
Det er ikke en enkel oppgave, men den gir resultater i form av et overraskende utfall:
De ansatte vil automatisk reagere på denne innstillingen med høyere produktivitet og føle seg ansvarlige og motiverte.
Avsluttende tanker
Du bør bruke ansattovervåking i et miljø med høy tillit for å øke den positive effekten på de ansattes prestasjoner, effektivitet og engasjement.
Husk at det sentrale punktet er å bygge en bedriftskultur basert på høy tillit.
Ansett de rette personene, ha en gjennomtenkt introduksjonsprosess, og gi de ansatte den selvstendigheten de trenger for å utføre arbeidet.
Det er avgjørende at ledelsen sørger for å fjerne det som hindrer arbeidsflyten, samtidig som de ansatte blir mer engasjerte og motiverte. Ansattovervåking kan være et utmerket verktøy for å hjelpe dem med å nå dette målet.
Når dere sammen har etablert en kultur preget av høy tillit, med de riktige verktøyene på plass, vil organisatorisk suksess følge.
For å hjelpe deg kan du se vårt utvalg av den beste programvaren for overvåking av ansatte på markedet i dag.
Relatert lesning: Beste programvare for produktivitetssporing for hybride team
