10 meest voorkomende fouten in de loonadministratie en hoe u ze voorkomt
De salarisadministratie is lastig en er is weinig tot geen ruimte voor fouten. Zonder goed salarisbeheer is het gemakkelijk om kostbare fouten te maken die kunnen leiden tot ontevreden werknemers, boetes en sancties en reputatieschade.
Uit onderzoek van EY blijkt bijvoorbeeld dat elke fout in de salarisadministratie organisaties gemiddeld $291 kost om direct en indirect te herstellen.
Om ervoor te zorgen dat het proces zo foutloos mogelijk verloopt, volgen hier 10 veelvoorkomende fouten in de salarisadministratie en enkele beste werkwijzen om ze te voorkomen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
10 meest voorkomende fouten in de salarisadministratie
Hier zijn enkele veelvoorkomende fouten in de salarisadministratie waarop je moet letten:
1. Onjuiste werknemersgegevens
Het klinkt misschien eenvoudig, maar fouten in namen, adressen, burgerservicenummers of bankrekeninggegevens van werknemers kunnen leiden tot problemen met rechtstreekse stortingen, belastingrapportage en de algehele nauwkeurigheid van de salarisadministratie.
Dit is iets om op te letten, vooral als je naast andere taken zelf de salarisadministratie doet.
2. Fouten bij het verkeerd classificeren van werknemers
Wanneer werkgevers werknemers verkeerd classificeren, bepalen ze niet correct of iemand een werknemer of een zelfstandige opdrachtnemer is.
Dit onderscheid is cruciaal, omdat het van invloed is op de manier waarop belastingen worden ingehouden en betaald, op de aanspraak op overwerk en arbeidsvoorwaarden en op de naleving van arbeidswetgeving.
Enkele veelvoorkomende verkeerde classificaties om op te letten:
- Vrijgestelde werknemers geclassificeerd als niet-vrijgesteld: Vrijgestelde werknemers ontvangen doorgaans een vast salaris en hebben geen recht op overwerkvergoeding. Een vrijgestelde werknemer classificeren als niet-vrijgesteld kan leiden tot onnodige overwerkbetalingen.
- Niet-vrijgestelde werknemers geclassificeerd als vrijgesteld: Dit is problematischer, omdat het leidt tot het niet betalen van overwerk, in strijd met de Amerikaanse wet op eerlijke arbeidsnormen (FLSA), en kan resulteren in mogelijke rechtszaken en sancties.
- Zelfstandige opdrachtnemers geclassificeerd als werknemers: Bedrijven behandelen opdrachtnemers soms ten onrechte als werknemers, wat leidt tot onnodige belastinginhoudingen en arbeidsvoorwaarden.
- Werknemers geclassificeerd als zelfstandige opdrachtnemers: Vaker worden werknemers als opdrachtnemers geclassificeerd om het betalen van arbeidsvoorwaarden en belastingen en het naleven van arbeidswetgeving te vermijden. Zoals FedEx ontdekte, kan dit leiden tot aanzienlijke juridische en financiële gevolgen.
3. Fouten bij het berekenen van lonen
Fouten bij het berekenen van lonen, overwerk of inhoudingen kunnen leiden tot onderbetaling of overbetaling van werknemers—geen van beide is ideaal.
Dit kan vooral lastig worden in sectoren met meerdere beloningsstructuren. De salarisadministratie voor tandartsen kan bijvoorbeeld bestaan uit uurloon, vaste salarissen, productiegebonden beloning en bonussen binnen dezelfde praktijk, waardoor berekeningen van overwerk en lonen foutgevoeliger zijn.
Rekenfouten in de salarisadministratie kunnen in verschillende fasen en om meerdere redenen ontstaan. Hier volgt een gedetailleerd overzicht van veelvoorkomende rekenfouten:
- Fouten in het uurtarief
- Fouten in gewerkte uren/dagen
- Het niet nauwkeurig berekenen van overwerk (denk eraan dat bijvoorbeeld doorwerken tijdens pauzes meetelt)
- Onjuist overwerktarief of onjuiste overwerkperiode
- Onjuiste inhoudingen voor belastingen
- Niet-verwerkte wijzigingen in het loon (komt vaak voor)
- Onjuiste berekeningen en inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden
- Het niet correct toepassen van ploegentoeslagen
- Fouten bij valutaomrekening.
4. Niet alle vormen van belastbare werknemersbeloning rapporteren
Het is gemakkelijk om te vergeten dat beloning uit meer bestaat dan salarissen, lonen, salarissen, bonussen en commissies. Enkele andere vormen van beloning die aan de IRS moeten worden gemeld, zijn:
- Secundaire arbeidsvoorwaarden: Voordelen in natura, zoals bedrijfsauto's, sportschoolabonnementen of huisvestingstoelagen, moeten als belastbaar inkomen worden opgenomen als ze niet in aanmerking komen voor specifieke vrijstellingen.
- Aandelenopties: De waarde van aan werknemers toegekende aandelenopties moet op het moment dat ze worden uitgeoefend als belastbaar inkomen worden opgegeven.
- Vergoede kosten: Vergoedingen voor persoonlijke uitgaven moeten als belastbaar inkomen worden opgegeven als ze niet correct als zakelijke kosten zijn gedocumenteerd.
- Cadeaubonnen en prijzen: Niet-contante beloningen, zoals cadeaubonnen, prijzen of onderscheidingen die aan werknemers worden gegeven, zijn belastbaar en moeten worden opgegeven.
- Ontslagvergoeding: Betalingen aan werknemers bij beëindiging van het dienstverband, waaronder ontslagvergoedingen en uitbetalingen van opgebouwd vakantiegeld, moeten in het belastbare inkomen worden opgenomen.
- Fooien en gratificaties: Voor werknemers die fooien ontvangen, bijvoorbeeld in de horeca, moeten deze op passende wijze worden opgegeven en belast.
- Toelagen: Alle toelagen die aan werknemers worden verstrekt, bijvoorbeeld voor maaltijden of reizen, moeten in het belastbare inkomen worden opgenomen, tenzij ze voldoen aan specifieke criteria voor belastingvrijstelling.
5. Niet-naleving van staats- en lokale wetgeving
Sommige staten en gemeenten hebben specifieke regels voor salarisadministratie die afwijken van federale regelgeving.
Hier zijn enkele veelvoorkomende gebieden waarop niet-naleving van staats- en lokale wetgeving problemen kan veroorzaken:
- Minimumloonwetgeving: Veel staten en gemeenten hanteren minimumlonen die hoger zijn dan het federale minimumloon. Werkgevers moeten het hoogste toepasselijke tarief betalen. Als ze dit niet doen, kan dat leiden tot loonvorderingen en boetes.
- Overwerkregels: Staatswetten kunnen andere criteria hanteren voor het recht op overwerk en de tarieven daarvoor. Sommige staten verplichten betaling van overwerk voor uren die op één dag boven de acht uur worden gewerkt, en niet alleen voor uren boven de 40 uur per week. Het negeren van deze regels kan leiden tot onderbetaling en juridische stappen.
- Betaald ziekteverlof: Verschillende staten en gemeenten verplichten werkgevers om werknemers betaald ziekteverlof te geven. Deze wetten verschillen wat betreft opbouwpercentages, gebruik en regels voor overdracht. Het niet verstrekken van het vereiste ziekteverlof kan leiden tot boetes en klachten van werknemers.
- Betaald gezins- en medisch verlof: Sommige staten hebben hun eigen programma's voor gezins- en medisch verlof, die mogelijk ruimere voordelen bieden dan de federale Family and Medical Leave Act (FMLA). Werkgevers moeten deze programma's naleven om boetes te voorkomen.
- Rust- en maaltijdpauzes: Staatswetten kunnen specifieke rust- en maaltijdpauzes voor werknemers voorschrijven. Californië vereist bijvoorbeeld een maaltijdpauze van 30 minuten voor elke vijf gewerkte uren en een rustpauze van 10 minuten voor elke vier gewerkte uren. Niet-naleving kan leiden tot loonvorderingen en boetes.
- Eindafrekeningen: Staten hanteren verschillende vereisten voor het moment waarop de laatste loonbetaling moet worden uitgekeerd nadat een werknemer is ontslagen of ontslag heeft genomen. Vertragingen of het niet verstrekken van de laatste loonbetaling kunnen leiden tot boetes en sancties.
6. Dubbele betalingen
Dubbele betalingen ontstaan wanneer een werknemer meer dan één keer voor dezelfde loonperiode wordt betaald, vaak door fouten bij handmatige invoer, niet-gesynchroniseerde systemen of herhaalde betaalopdrachten in salarissoftware.
Te veel betaalde bedragen kunnen problemen met de kasstroom veroorzaken, financiële administratie verstoren en leiden tot risico's op niet-naleving als ze niet tijdig worden gecorrigeerd.
Het terugvorderen van de overtollige bedragen kan ook ongemakkelijk of moeilijk zijn—vooral als de werknemer het geld al heeft uitgegeven!
7. Te late of gemiste salarisverwerking
Dit gebeurt wanneer werknemers niet op de verwachte betaaldag worden betaald door gemiste deadlines, verwerkingsfouten, bankvrije dagen of technische problemen met salarissystemen of bankoverschrijvingen.
Een te late salarisbetaling schaadt het vertrouwen van werknemers, is in veel rechtsgebieden in strijd met arbeidswetgeving en kan leiden tot boetes van toezichthoudende instanties. Voor werknemers die van salaris tot salaris leven, kan zelfs een korte vertraging financiële problemen veroorzaken.
8. Onjuiste verwerking van het laatste salaris
De laatste salarisbetaling kan lastig zijn—vooral als je haast hebt om een beëindiging te verwerken of tijdens het proces voor uitdiensttreding een detail over het hoofd hebt gezien.
Het vergeten uit te betalen van ongebruikte vakantiedagen, het toepassen van de verkeerde inhoudingen of het missen van wettelijk voorgeschreven deadlines kan leiden tot juridische problemen of een gefrustreerde voormalige werknemer.
Veel staten hanteren strikte termijnen voor het uitbetalen van het laatste salaris—sommige vereisen betaling op dezelfde dag als de beëindiging.
9. Onnauwkeurige administratie
Een gebrekkige of onnauwkeurige administratie kan leiden tot discrepanties tijdens controles door belastingautoriteiten of arbeidsinspecties (en ook tijdens interne controles van de salarisadministratie) en tot problemen met belastingaangiften.
Een van de grootste voordelen van het volledig uitbesteden van je salarisverwerking is dat iemand anders verantwoordelijk wordt voor de administratie!
10. Rapportagetermijnen missen
Het missen van termijnen voor salarisrapportages is een veelvoorkomende maar ernstige fout die kan leiden tot boetes en problemen met de naleving van regelgeving.
Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het indienen van verschillende federale, staats- en lokale formulieren—zoals het driemaandelijkse Formulier 941 voor loonheffingen, het jaarlijkse Formulier 940 voor FUTA en jaarafsluitende formulieren zoals W-2's, W-3's en 1099's—elk met strikt vastgestelde termijnen.
Veel van deze termijnen vallen in januari of aan het einde van elk kwartaal, en het missen ervan kan leiden tot boetes van de IRS of overheidsinstanties van de staat
Om aan de regelgeving te blijven voldoen, is het essentieel om een salarisagenda bij te houden met alle aangiftetermijnen en ervoor te zorgen dat je salarissysteem of dienstverlener tijdige indiening ondersteunt.
Salarisfouten voorkomen: 18 beste werkwijzen
Zoals je ziet, moet je behoorlijk veel bijhouden om de salarisadministratie succesvol te beheren. Gebruik deze beste werkwijzen voor de salarisadministratie om fouten tot een minimum te beperken en een veerkrachtig salarisproces op te bouwen.
1. Documenteer procedures voor de salarisadministratie
Zoals Andrew Lokenauth, parttime CFO en financieel adviseur, benadrukt: “Documentatie is alles. Mijn team houdt gedetailleerde procesdocumenten bij voor de unieke salarisvereisten van elke klant—denk aan beslagleggingsbevelen, bijzondere inhoudingen en vakbondsovereenkomsten.”
Als je procedures voor de salarisadministratie duidelijk zijn gedocumenteerd, samen met een controlelijst voor de salarisadministratie, verloopt het hele proces soepeler, consistenter en is het gemakkelijker op te schalen.
Dit helpt ervoor te zorgen dat iedereen die de salarisadministratie uitvoert—of dat nu je vaste administratieve medewerker of een vervanger is—precies weet welke stappen moeten worden gevolgd, van het verzamelen van urenstaten tot het indienen van belastingaangiften.
Bovendien biedt een goed gedocumenteerd proces iets concreets om te bekijken en te verbeteren als er fouten optreden of vragen ontstaan.
Het is belangrijk om deze documenten bij te werken naarmate je bedrijf groeit. De salarisadministratie voor één werknemer voeren ziet er heel anders uit dan maandelijks de salarisadministratie verwerken voor 10, 50, 100 of 1000 werknemers.
2. Stel duidelijk salarisbeleid op
Duidelijk, goed gedocumenteerd salarisbeleid helpt ervoor te zorgen dat de salarisadministratie consistent, eerlijk en in overeenstemming met wet- en regelgeving en interne verwachtingen wordt verwerkt.
Wanneer werknemers en managers begrijpen hoe zaken als overuren, bonussen, tijdregistratie en verlof hun salaris beïnvloeden, vermindert dit verwarring, geschillen over salarisbetalingen en de belasting voor je HR- of salarisadministratieteam. Een van de belangrijkste voordelen van tijdregistratiesoftware is dat deze managers dit inzicht biedt.
Deze beleidsregels dienen ook als referentiepunt voor het afhandelen van uitzonderingen of randgevallen en helpen nieuwe medewerkers van de salarisadministratie soepeler inwerken door standaardprocedures duidelijk uiteen te zetten.
Tip: Zorg dat je beleidsregels voor de salarisadministratie gemakkelijk toegankelijk zijn (bijvoorbeeld in je werknemershandboek of HR-portaal) en controleer ze minstens eenmaal per jaar om er zeker van te zijn dat ze de actuele wetgeving en bedrijfspraktijken weerspiegelen.
3. Houd nauwkeurige werknemersgegevens bij
Hoewel het vanzelfsprekend lijkt, komen veel fouten in de salarisadministratie rechtstreeks voort uit verouderde of onvolledige werknemersgegevens.
Dit onderstreept de noodzaak van regelmatige controles, versiebeheer en samenwerking tussen HR en de salarisadministratie.
Het voordeel van technologie zoals software voor salarisadministratie is dat veel leveranciers een zelfbedieningsportaal voor werknemers aanbieden waarin zij hun gegevens, zoals bankrekeninggegevens, kunnen bijwerken.
Goede systemen voor salarisadministratie kunnen worden geïntegreerd met andere toepassingen, zoals HRIS en tijdregistratiesoftware, om handmatige gegevensinvoer te verminderen en nauwkeurige gegevens te garanderen.
4. Automatiseer zoveel mogelijk
Zoals Katrina Magdol, oprichter van Amalou Consulting, aangeeft: “Mijn advies is om zoveel mogelijk van het proces te automatiseren. Begin bij de onboarding door het invullen en veilig opslaan van de formulieren voor de salarisadministratie van je werknemers te automatiseren. Doe hetzelfde bij wijzigingen voor werknemers.
Heb je bijvoorbeeld een werknemer met een nieuw salaris? Om ervoor te zorgen dat het salaris nauwkeurig wordt verwerkt, kun je in je systeem een herinnering of markering instellen zodra de salariswijziging is goedgekeurd.
Je kunt en moet ook andere technologieën gebruiken. Gebruik bijvoorbeeld je agenda om proactief tijd vrij te maken voor het verwerken van de salarisadministratie en plan terugkerende vergaderingen die aansluiten op je schema voor de salarisadministratie. Nodig iedereen uit die verantwoordelijk is voor het invoeren, controleren, goedkeuren en indienen van gegevens voor de salarisadministratie.”
Investeren in software voor salarisadministratie kan tijd besparen en de nauwkeurigheid verhogen door berekeningen te automatiseren en op de hoogte te blijven van de nieuwste belastingtarieven en wijzigingen in regelgeving. Ter ondersteuning vind je hier enkele belangrijke functies van software voor salarisadministratie.
5. Blijf op de hoogte van regelgeving
Werk je kennis van lokale, regionale en federale belastingwetgeving en arbeidsregelgeving regelmatig bij.
Dit omvat inzicht in wijzigingen in belastingtarieven, minimumloonwetgeving, regels voor overwerk en regelgeving voor secundaire arbeidsvoorwaarden.
Er zijn verschillende manieren om dit te doen:
Abonneer je op officiële overheidsupdates
- Schrijf u in voor nieuwsbrieven zoals IRS-belastingtips of de e-nieuwsbrief van de loonadministratiebranche.
- Volg updates van dol.gov over wijzigingen in wet- en regelgeving voor lonen en werktijden (zoals updates van de FLSA).
- De meeste staten hebben hun eigen arbeidsdienst of belastingdienst met e-mailmeldingen of RSS-feeds.
Tip: Voeg de websites van de belastingdienst en het arbeidsdepartement van uw staat toe aan uw bladwijzers en controleer ze elk kwartaal.
Volg betrouwbare nieuwsbronnen over salarisadministratie
- Websites zoals SHRM, Bloomberg Tax, ADP Spark en APA (American Payroll Association) bieden actuele updates, webinars en handleidingen voor naleving.
- Aanbieders van salarissoftware onderhouden vaak blogs of kenniscentra met nieuws over regelgeving en systeemupdates.
Tip: Stel Google Alerts in voor termen zoals “wijzigingen in loonbelasting [uw staat]” of “minimumloon 2026”.
Sluit u aan bij beroepsorganisaties
- Organisaties zoals de American Payroll Association (APA) bieden nieuwsbrieven, certificeringen, workshops en updates per staat.
- Lokale verenigingen voor salarisadministratie of HR organiseren mogelijk ook evenementen of sturen tijdige meldingen over wijzigingen die uw regio beïnvloeden.
Bouw een relatie op met een salarisdienstverlener of adviseur
- Salarisdienstverleners zoals Gusto, ADP of Paychex bieden ondersteuning bij naleving, meldingen en juridische updates die in hun platforms zijn ingebouwd.
- Als u gebruikmaakt van een externe accountant of HR-adviseur, vraag hen dan om relevante wijzigingen in wet- en regelgeving voor u te markeren.
Tip: Gebruik salarissoftware met ingebouwde belastingupdates en functies voor het bijhouden van naleving om handmatige controle te beperken.
6. Maak een aparte map voor elke betaaldatum
Zoals Eric Mochnacz, directeur bedrijfsvoering bij Red Clover HR, adviseert: “Door de manier waarop mensen tegenwoordig asynchroon communiceren, kunnen updates en wijzigingen in de salarisadministratie gemakkelijk tussen wal en schip vallen.
Een manier om ervoor te zorgen dat dit niet gebeurt, is door mappen voor elke betaaldatum bij te houden. Wanneer u informatie ontvangt over een wijziging in loontarieven, wijzigingen in inhoudingen, aanvullende betalingen of andere zaken die in de salarisadministratie moeten worden verwerkt, slaat u deze op in die map.
Op die manier kunt u tijdens de verwerking van de salarisadministratie controleren of elk onderdeel correct is bijgewerkt voordat u de salarisadministratie uitvoert.”
Door voor elke salarisverwerking een aparte map bij te houden, blijft u georganiseerd en worden controles of het oplossen van problemen veel eenvoudiger.
7. Zorg voor een noodplan voor de salarisadministratie
Er kan van alles gebeuren: mensen worden ziek, systemen vallen uit en banken hebben storingen. Daarom is het verstandig om een back-upplan voor de salarisadministratie klaar te hebben.
Dit kan betekenen dat u een tweede salarisverwerker opleidt en klaar heeft staan, bepaalt wie kan inspringen om betalingen goed te keuren, toegang tot noodfondsen regelt en een checklist voor de salarisadministratie bij de hand houdt, zodat er onder druk niets wordt overgeslagen.
Door vooruit te plannen, wordt uw team op tijd betaald, zelfs als er onverwacht iets gebeurt.
8. Verplicht schriftelijke bevestiging voor wijzigingen in loontarieven
Door schriftelijke bevestiging te verplichten voor wijzigingen in loontarieven, zorgt u ervoor dat er een duidelijke, gedocumenteerde overeenkomst tussen de werknemer en het bedrijf bestaat.
Zoals Anderson benadrukt: “Dit kunnen formulieren zijn die naar u worden verzonden of de geautomatiseerde wijzigingsformulieren van uw salarissysteem, die uw systeem na goedkeuring(en) bijwerken.”
9. Regelmatige controles en aansluitingen
Hoewel je niet na elke loonrun een volledige audit hoeft uit te voeren, is het verstandig om een beperkte controle of een ‘miniaudit’ of loonafstemming op te nemen in je reguliere loonproces.
Deze snelle controle kan het volgende omvatten:
- Controleren of de totalen overeenkomen met de verwachte loonkosten
- Enkele loonadministratiegegevens van werknemers controleren op juistheid (vooral van nieuwe medewerkers of bij aanpassingen buiten de reguliere looncyclus)
- Controleren of belastingen en inhoudingen er correct uitzien
- Bevestigen dat eventuele wijzigingen (salarisverhogingen, uitbetalingen van betaald verlof, bonussen) correct zijn verwerkt.
Plan vervolgens elk kwartaal of jaarlijks uitgebreidere looncontroles, waarbij je naleving, classificaties en administratie gedetailleerder beoordeelt.
Als minimum raadt Anderson aan om maandelijks steekproefsgewijs inhoudingen, belastinginhoudingen en gewerkte uren te controleren en elk kwartaal wijzigingen in loontarieven, de opbouw van betaald verlof en de juistheid van het loonjournaal/grootboek te controleren.
Idealiter omvatten looncontroles ook een beoordeling van alle bijzondere omstandigheden, zoals berekeningen van loonbeslag, om te controleren of alle inhoudingen voldoen aan gerechtelijke bevelen of wettelijke vereisten.
Tip: Automatiseer wat je kunt (zoals het markeren van afwijkingen of het instellen van drempelmeldingen), maar combineer dit altijd met een laatste menselijke controle voordat elke loonverwerking wordt afgerond.
10. Controleer dubbel
Zoals Magdol voorstelt: “Ontwerp het proces zo dat ten minste twee verschillende mensen het voorbeeld (of het voorverwerkingsregister) volledig moeten controleren voordat het wordt ingediend. Twee mensen alle details laten beoordelen is een van de effectiefste manieren om fouten te voorkomen en fraude tegen te gaan.”
11. Synchroniseer agenda’s
Kimberly DeCarrera, parttime CFO bij Springboard Legal, stelt voor om loon- en persoonlijke agenda’s te synchroniseren:
“Het is een goed idee om de agenda uit je loonadministratiesoftware te halen en deze in je eigen agenda te downloaden: van de afzonderlijke loondata en wanneer je de gegevens moet indienen tot de momenten waarop loonbelastingbetalingen en aangiften verschuldigd zijn.
Als de loonagenda in je belangrijkste werkagenda staat (Microsoft Outlook, Google Workspace enzovoort), kan een loonadministratie- of boekhoudmanager alle verschillende deadlines en herinneringen goed bijhouden.”
12. Verwaarloos het eenvoudige loonregister niet
Zoals Mochnacz ons eraan herinnert: “Ik denk dat mensen vergeten hoe waardevol het loonregister is.
Wanneer je het voordat je op indienen klikt uitvoert en controleert, is het je laatste controlepunt om er zeker van te zijn dat iedereen correct wordt betaald, dat je geen belangrijke inhoudingen over het hoofd ziet en dat wijzigingen die je hebt aangebracht op basis van de documenten in de loonmap correct zijn verwerkt.”
Tip: Bewaar elk loonregister veilig (fysiek of digitaal) gedurende ten minste 3–4 jaar ter ondersteuning van naleving en historische controles.
13. Duidelijke communicatie met werknemers
Houd de communicatielijnen over loonbeleid en wijzigingen open, verstrek duidelijke en gedetailleerde loonstroken en wees beschikbaar om vragen van werknemers over hun loon te beantwoorden.
Fouten gebeuren. Leg in dat geval uit wat er is gebeurd en bespreek met hen wat je kunt doen om het op te lossen.
14. Bereid de jaarafsluiting vroeg voor
Zoals Lokenauth waarschuwt: “Haast je nooit met de jaarafsluiting. Ik plan drie keer zoveel tijd in als ik denk nodig te hebben. December is altijd hectisch door de voorbereiding van W-2-formulieren, bonusberekeningen en wijzigingen in arbeidsvoorwaarden. Bovendien ontstaat er altijd op het laatste moment gedoe met werknemers die hun inhoudingen willen aanpassen.”
Begin daarom ruim van tevoren met het jaarafsluitingsproces van de loonadministratie. Dit omvat het controleren van werknemersgegevens, het bijwerken van loonadministratiegegevens en de voorbereiding op de verspreiding van belastingdocumenten.
15. Bied training aan
Regelmatige training helpt je team op de hoogte te blijven van wetswijzigingen en loonhulpmiddelen optimaal te gebruiken.
Begin voor een effectieve aanpak met een basisopleiding over kernbegrippen zoals looncycli, inhoudingen en tijdregistratie.
Bied daarna praktische sessies over je loonsoftware aan en houd het team via webinars, nieuwsbrieven of interne briefings op de hoogte van wijzigingen in regelgeving.
Zoals Lokenauth opmerkt: “Training is cruciaal, maar niet het saaie soort. Ik organiseer workshops op basis van scenario's voor de payrollteams van mijn klanten. We werken met praktijkvoorbeelden, zoals belastingkwesties in meerdere staten en wijzigingen in secundaire arbeidsvoorwaarden gedurende het jaar. De praktijkgerichte oefening maakt een enorm verschil."
16. Win professioneel advies in
Raadpleeg bij twijfel payrollspecialisten of juridisch adviseurs, vooral bij complexe kwesties of grote veranderingen in payrollwetgeving en -praktijken.
Als het allemaal wat te veel wordt, zijn er veel payrollbedrijven die het proces voor je kunnen beheren.
17. Doe het rustiger aan
Doorloop je proces in een rustig tempo, zodat je je eigen fouten opmerkt. Zoals een wijs persoon ooit zei: "Je kunt de haas zijn met tien fouten, of de schildpad met nul fouten."
18. Vraag om input van medewerkers
Zoals Malcolm Ferrante, senior accountant bij CBS Group, benadrukt:
“Input van medewerkers kan ook inzicht geven in knelpunten en mogelijkheden voor verbetering aan het licht brengen.”
Veelgestelde vragen over fouten in de salarisadministratie
Wat is de foutmarge bij de salarisadministratie?
Met de juiste controles en beveiligingen is een aanvaardbare marge ongeveer 2%. Bij een hogere marge moet u zoeken naar patronen en mogelijkheden voor training.
Moet een werkgever fouten in de salarisadministratie binnen een bepaalde termijn corrigeren?
Ja, werkgevers zijn verplicht fouten in de salarisadministratie te corrigeren en de termijn hangt af van federale en staatswetgeving. Op grond van de Wet op eerlijke arbeidsnormen (FLSA) moeten onderbetalingen snel worden gecorrigeerd—doorgaans uiterlijk op de volgende reguliere betaaldag.
Sommige staten, zoals Californië en New York, hanteren strengere regels die onmiddellijke correctie of betaling bij de volgende geplande salarisbetaling vereisen.
Te veel betaalde bedragen kunnen ook worden teruggevorderd, maar daarvoor is vaak toestemming van de werknemer nodig en moeten specifieke regels worden gevolgd.
Welke fouten in de salarisadministratie vormen het grootste juridische risico voor organisaties?
-
- Werknemers verkeerd classificeren: Werknemers behandelen als zelfstandige opdrachtnemers kan leiden tot naheffingen, boetes en rechtszaken.
-
- Onjuist of niet betaald overwerk: Het niet betalen van het juiste overwerktarief aan daarvoor in aanmerking komende werknemers is in strijd met de loonwetgeving en leidt vaak tot juridische stappen.
-
- Te late of ontbrekende aangiften van loonbelasting: Het missen van belastingdeadlines kan leiden tot hoge boetes van de IRS en persoonlijke aansprakelijkheid voor bedrijfseigenaren.
-
- Onjuiste verwerking van de laatste loonbetaling: Het niet tijdig betalen van het laatste loon of ongebruikte betaalde vrije tijd kan in strijd zijn met de staatswetgeving en leiden tot boetes of loonvorderingen.
-
- Slechte administratie van salarisgegevens: Onvolledige of ontbrekende gegevens maken het moeilijk om u te verdedigen tegen controles of geschillen met werknemers en kunnen in strijd zijn met arbeidsvoorschriften.
Abonneer u op de nieuwsbrief People Managing People
Voor meer inzichten over salarisadministratie en ander talentmanagement, abonneert u zich op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. U ontvangt al onze nieuwste content om u te helpen groeien in uw carrière en meer impact te maken binnen uw organisatie.
