11 manieren waarop een HRIS je bedrijf kan helpen
De voordelen van HRIS zijn onder meer het automatiseren van repetitieve HR-taken, werknemers toegang geven tot selfservice en ervoor zorgen dat je op de hoogte blijft van compliance.
Door deze processen te stroomlijnen bespaart een HRIS je tijd, vermindert het handmatig administratief werk en helpt het je hele organisatie efficiënter te werken. In dit artikel laat ik je precies zien hoe een HRIS je HR-workflow kan vereenvoudigen en aanzienlijke waarde kan opleveren voor je team en organisatie.
Wat is een HRIS?
Een HRIS (informatiesysteem voor human resources) is een type HR-software dat werknemers- en organisatiegegevens opslaat en talrijke functies combineert, zoals salaris- en arbeidsvoorwaardenbeheer, om HR-professionals op elk niveau te helpen hun werk effectiever te doen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
In essentie gaat het om het benutten van de kracht van technologie om de raderen van de organisatorische machine soepel te laten draaien en een tevredener, productiever personeelsbestand te creëren.
11 voordelen van een HRIS
Van het organiseren van werknemersinformatie tot het automatiseren van administratieve taken en het bieden van inzichten met HR-gegevens: het juiste HRIS-platform kan een transformatie betekenen voor je organisatie.
Voordelen voor HR-afdelingen
Veel van de voordelen van HRIS-software zullen merkbaar zijn op de HR-afdeling, doordat tijd en middelen vrijkomen om te werken aan het lonende deel van het werk: talentontwikkeling.
Efficiëntie en tijdsbesparing
Een HRIS vermindert repetitief administratief werk door taken zoals het bijwerken van werknemersdossiers, de salarisverwerking en verlofbeheer te automatiseren.
Werknemers kunnen bijvoorbeeld verlofaanvragen indienen via een selfserviceportaal, waar managers goedkeuringen beoordelen en HR verlofsaldi bijhoudt zonder te hoeven jongleren met e-mails of spreadsheets. Sommige systemen gebruiken ook HR-chatbots om routinevragen te beantwoorden.
Hierdoor kunnen HR-professionals zich richten op werving, werknemersontwikkeling en andere strategische prioriteiten.
Verbeterde naleving
Een belangrijke functie van een HRIS is helpen zorgen voor naleving van arbeidswetten en regelgeving door actuele informatie en geautomatiseerde herinneringen voor belangrijke deadlines en vereisten op het gebied van naleving te bieden.
Rapportage en analyses
Een systeem voor HR-rapportage en analyses stelt HR-teams in staat rapporten te genereren over verschillende HR-kengetallen, zoals personeelsomvang, personeelsverloop en demografische gegevens, ter ondersteuning van datagestuurde besluitvorming.
Verbeterde communicatie
Verbetert de communicatie binnen de organisatie door een platform te bieden voor organisatiebrede aankondigingen, beleidsupdates en andere belangrijke informatie.
Voordelen voor werknemers
Een HRIS kan het leven van je werknemers ook gemakkelijker maken en ervoor zorgen dat ze zich meer betrokken en verbonden voelen.
Eenvoudiger inwerkproces
Een soepel inwerkproces helpt de toon te zetten voor nieuwe medewerkers en draagt bij aan hun succes en behoud.
Als HRIS-functie kan het een uitbreiding zijn van het sollicitantvolgsysteem dat heeft geholpen om de kandidaat over de streep te trekken.
Nieuwe medewerkers kunnen inloggen op het selfserviceportaal voor werknemers, hun administratie regelen, met hun training beginnen en kennismaken met hun rol en hun nieuwe team.
Meer zelfstandigheid
Met een selfserviceportaal kunnen werknemers hun persoonlijke gegevens, werkschema's, vakantieaanvragen, arbeidsvoorwaarden en extra's inzien en beheren.
Er is minder kans dat administratieve fouten gevolgen hebben voor hun salaris of vrije tijd, en ze kunnen ook profiteren van geautomatiseerde herinneringen.
Meer werknemersbetrokkenheid
Een HRIS vergroot de werknemersbetrokkenheid door communicatie te stroomlijnen, feedback te verzamelen en ontwikkelingsmogelijkheden te personaliseren.
Deze functies omvatten realtime erkenning, korte tevredenheidsenquêtes en selfservicetoegang tot bronnen voor arbeidsvoorwaarden en loopbaanontwikkeling.
Door datagestuurde inzichten te bieden, kan HR proactief zorgen aanpakken, de werkcultuur verbeteren en de algehele tevredenheid van werknemers vergroten.
Voordelen voor de organisatie
Natuurlijk is de organisatie als geheel de uiteindelijke begunstigde van HRIS (zoals het hoort).
Kostenbesparingen
Door processen te stroomlijnen, handmatig werk te verminderen en fouten tot een minimum te beperken, helpt een HRIS de administratieve kosten te verlagen en de algehele productiviteit te verhogen.
Een HRIS is ook kosteneffectiever dan andere soorten HR-managementsystemen, waaronder HCM- en HRMS-systemen, maar het is ook het meest basale systeem (als je denkt dat je misschien een systeem met geavanceerdere functies nodig hebt, lees dan onze vergelijking van HRIS-, HRMS- en HCM-systemen voor tips om de juiste keuze te maken).
Betere beslissingen op het gebied van talentmanagement
HRIS verbetert beslissingen op het gebied van talentmanagement door realtime-inzichten te bieden in de prestaties, vaardigheden en betrokkenheidstrends van medewerkers.
Met gecentraliseerde gegevens kan HR medewerkers met een hoog potentieel identificeren, ontwikkelingsbehoeften volgen en de personeelsplanning optimaliseren.
Daarnaast helpen voorspellende analyses bij opvolgingsplanning en retentiestrategieën, waardoor talent en bedrijfsdoelstellingen beter op elkaar worden afgestemd.
Gecentraliseerde personeelsgegevens en verbeterde nauwkeurigheid
Een HRIS brengt personeelsgegevens, functiegegevens, beloningsinformatie en verlofgegevens samen in één gecentraliseerd systeem, waardoor dubbele invoer en verspreide spreadsheets worden verminderd.
Door consistente en actuele gegevens bij te houden, kunnen HR-teams administratieve fouten tot een minimum beperken, betrouwbare informatie raadplegen en beter geïnformeerde beslissingen nemen.
Verbeterde gegevensbeveiliging
Een HRIS verbetert de gegevensbeveiliging door gevoelige personeelsinformatie te centraliseren in een beveiligd systeem met toegangsbeheer, versleuteling en authenticatieprotocollen.
Toegang op basis van rollen zorgt ervoor dat alleen bevoegde medewerkers specifieke gegevens kunnen bekijken of bewerken, waardoor het risico op datalekken wordt verminderd.
Daarnaast helpen auditlogboeken en compliancefuncties om wijzigingen te volgen, afwijkingen te detecteren en te voldoen aan wettelijke vereisten voor gegevensbescherming.
Functies van een humanresourcesinformatiesysteem
HRIS-systemen zijn er in allerlei soorten en maten, zodat ze geschikt zijn voor alle organisaties. Hier zijn enkele van de belangrijkste HRIS-functies waarop je moet letten:
- Beheer van personeelsdatabase: Gecentraliseerde opslagplaats voor het bewaren van alle personeelsgerelateerde informatie, waaronder persoonlijke gegevens, arbeids- en functiegegevens en informatie over vergoedingen en salarisadministratie.
- Tijd- en aanwezigheidsregistratie: Hulpmiddelen voor het bijhouden van gewerkte uren, aanwezigheid, verlofaanvragen en afwezigheid van medewerkers, vaak geïntegreerd met prikklokken of biometrische systemen.
- Salarisadministratie: Geautomatiseerde verwerking van de salarisadministratie, waaronder salarisberekeningen, belastinginhoudingen, inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden en het beheer van directe stortingen.
- Beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden: Beheer van programma’s voor secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals zorgverzekeringen, pensioenregelingen en andere extra’s, inclusief inschrijving, registratie en rapportage.
- Werving en sollicitantenvolgsysteem: Functies van wervingssoftware waarmee je vacatures kunt plaatsen, sollicitaties kunt screenen, kandidaten tijdens het wervingsproces kunt volgen en nieuwe medewerkers kunt onboarden.
- Prestatiebeheer: Hulpmiddelen voor het vaststellen van prestatiedoelen, het uitvoeren van prestatiebeoordelingen, het geven van feedback en het volgen van prestatiestatistieken van medewerkers.
- Compliancebeheer: Zorgt voor naleving van arbeidswetten en -voorschriften, inclusief geautomatiseerde meldingen over aankomende deadlines en rapportagevereisten.
- Zelfbedieningsportaal voor medewerkers: Hiermee kunnen medewerkers hun persoonlijke gegevens bekijken en bijwerken, loonstroken bekijken, verlof aanvragen en hun secundaire arbeidsvoorwaarden beheren via een zelfbedieningsinterface.
- Opleiding en ontwikkeling: Hulpmiddelen voor het beheren van opleidingsprogramma’s voor medewerkers, het volgen van voortgang, het plannen van cursussen en het bijhouden van certificeringen en gegevens over vaardigheden en ontwikkeling.
Aan de slag gaan met een HRIS
Je denkt nu misschien dat een HRIS behoorlijk nuttig kan zijn, of je overweegt hoe je huidige systeem kan worden verbeterd.
Met zoveel beschikbare opties is het belangrijk om de beste HRIS-software voor de behoeften van je bedrijf te vinden.
Bij het kiezen van een HRIS moeten HR-professionals letten op gebruiksgemak, welke kernfuncties zijn inbegrepen, hoe aanpasbaar de dienst is, of de oplossing kan integreren met bestaande systemen, schaalbaarheid en natuurlijk de prijs-kwaliteitverhouding. Een goed startpunt is onze gids voor de beste HRIS-systemen.
Belangrijke tip: Als je vereisten complex zijn of je ze nog aan het definiëren bent, kun je overwegen een HRIS-RFP op te stellen. Daarmee kun je de vereisten definiëren en betere offertes van leveranciers verkrijgen.
