Hoe u uw HR-software kunt upgraden: complete handleiding
Voert u vaak saaie, repetitieve taken uit die gevoelig zijn voor menselijke fouten? Verhoogt uw huidige HR-software uw bloeddruk vaker dan u zou willen? Droomt u van functionaliteit die uw team zou helpen efficiënter te werken?
Niet alle HR-software is gelijkwaardig en soms ontgroeit u simpelweg wat u momenteel gebruikt. Door uw HR-software te upgraden, kunt u tijd, geld en gemoedsrust besparen. Gebruik deze gids om vast te stellen of het tijd is voor een upgrade en hoe u dat doet.
10 tekenen dat het tijd is om uw HR-software te upgraden
Naast het uit uw hoofd trekken van uw haar, zijn hier enkele belangrijke aanwijzingen dat het misschien tijd is om iets nieuws te zoeken:
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
1. Te veel handmatig werk
Als uw HR-team te veel tijd besteedt aan repetitieve taken (bijv. gegevensinvoer, rapportage, salarisverwerking), kunnen automatiseringsfuncties tijd besparen en fouten verminderen.
2. Beperkte functionaliteit en ontbrekende functies
Uw huidige software voldoet niet aan de groeiende behoeften van uw HR-team, zoals het afhandelen van complexe werkstromen, geavanceerde rapportages of zelfs het aantal gebruikers.
3. Beperkte integraties
Om uw HR-software nuttig te maken, zijn doorgaans integraties nodig tussen systemen zoals uw ATS, HRMS/HRIS, software voor prestatiebeheer, enz.
Als uw huidige systeem of uw huidige systemen niet goed met andere systemen integreren, kan een upgrade de gegevensstroom en efficiëntie verbeteren.
4. Slechte gebruikerservaring (UX)
Doet uw HR-software onverklaarbare dingen? Melden mensen vaak dat ze moeite hebben met het navigeren door het systeem en het uitvoeren van eenvoudige taken, zoals uren registreren of verlofaanvragen indienen?
Een slechte gebruikerservaring is stressvol!
Ongetwijfeld zullen mensen klagen, maar u kunt dit ook afleiden uit gebruiksgegevens, bijvoorbeeld als niemand de software gebruikt of als mensen deze wel gebruiken maar er veel fouten optreden. Dat kan wijzen op een slecht UX-ontwerp.
5. Zorgen over gegevensbeveiliging
Uw huidige systeem biedt geen robuuste maatregelen voor gegevensbeveiliging, waardoor het risico op datalekken, gegevensverlies of het niet naleven van regelgeving zoals GDPR of HIPAA toeneemt.
Als uw software geen versleuteling, meervoudige authenticatie of auditlogboeken biedt, kunnen gevoelige werknemersgegevens gevaar lopen.
6. Hiaten in naleving
HR-software, vooral salarissoftware, moet bijgewerkt zijn met veranderende arbeidswetgeving en regelgeving. Als uw software geen regelmatige updates biedt om deze veranderingen op te vangen, loopt u het risico de regels niet na te leven en met juridische complicaties te maken te krijgen.
7. Beperkte aanpassingsmogelijkheden
Met het systeem kunt u werkstromen, processen of rapporten niet aanpassen aan de unieke behoeften van uw bedrijf.
In plaats daarvan bent u gebonden aan rigide, vooraf ingestelde processen en kunt u het systeem niet eenvoudig aanpassen aan veranderingen in de structuur, het beleid of de doelstellingen van uw organisatie.
8. Hoge kosten voor ondersteuning en onderhoud
Uw huidige software vereist regelmatig ondersteuning, kostbare updates of handmatige oplossingen, waardoor de onderhoudskosten stijgen.
U betaalt voor regelmatige systeemupdates of externe ondersteuningsdiensten omdat het systeem vaak fouten of compatibiliteitsproblemen vertoont, waardoor middelen worden weggeleid van de kerntaken van HR.
9. Systeemuitval of instabiliteit
Regelmatige systeemuitval, trage prestaties of technische problemen verstoren uw bedrijfsvoering. De software crasht bijvoorbeeld tijdens perioden van piekgebruik, zoals de salarisverwerking of cycli van functioneringsgesprekken, wat vertragingen en frustratie veroorzaakt bij zowel HR-medewerkers als werknemers.
10. De leverancier innoveert niet langer en biedt geen updates meer aan
Uw leverancier van HR-software brengt niet langer regelmatig updates uit, waardoor de software achteropraakt op het gebied van functies, beveiliging of prestaties.
Waar u op moet letten bij vervangende HR-software
Wat u precies nodig hebt, hangt af van uw vereisten, maar hier zijn enkele algemene functies om op te letten:
Automatisering
De mogelijkheid om specifieke processen, zoals het inwerken van nieuwe medewerkers, salarisverwerking, arbeidsvoorwaarden of de planning van functioneringsgesprekken, automatisch te laten uitvoeren.
Aanpasbaarheid
Een van de grootste ergernissen met je huidige HR-software is waarschijnlijk dat deze onvoldoende aanpasbaar is. Zelfs als dat niet het geval is, zal dit in de toekomst waarschijnlijk nuttig zijn naarmate je processen zich ontwikkelen.
Zelfbediening voor medewerkers
HR-software kan de noodzaak om financiële, arbeidsvoorwaardelijke of fiscale documenten aan medewerkers te verstrekken vrijwel volledig elimineren door hen toegang te geven tot online zelfbedieningsportalen waarmee ze deze informatie op een moment dat het hun uitkomt kunnen bekijken en bijwerken.
Integraties
De mogelijkheid om je HR-software te integreren met je bredere HR-technologiestack en andere veelgebruikte hulpmiddelen, zoals je boekhoudsoftware of software voor enterprise-resourceplanning.
Veel tools beschikken standaard over integraties, maar als dat niet zo is, is dit iets om tijdens het kennismakingsgesprek naar te vragen.
Schaalbaarheid
Dankzij schaalbare functies kunnen bedrijven het HR-platform blijven gebruiken waaraan ze gewend zijn, terwijl ze functies en mogelijkheden kunnen toevoegen of verwijderen naarmate hun bedrijfsprioriteiten veranderen.
Rapportage en analyses
Door medewerkergegevens op één plek te centraliseren, kan HR-software je gegevens en rapporten bieden om veranderingen door te voeren op gebieden die verbetering nodig hebben.
Aangename interface en intuïtieve gebruikerservaring
Hoe overzichtelijk en modern ziet de software eruit? Natuurlijk kun je een boek niet alleen op zijn omslag beoordelen, dus probeer een live demonstratie te krijgen om een indruk te krijgen van de gebruikerservaring en lees beoordelingen.
Zo vernieuw je je HR-software
Volg dit proces om ervoor te zorgen dat je volgende selectie van HR-software het best mogelijke resultaat oplevert.
1. Beoordeel je huidige HR-software
- Identificeer knelpunten: Bepaal de beperkingen van je huidige systeem (bijv. prestatieproblemen, ontbrekende functies of zorgen over schaalbaarheid).
- Verzamel feedback: Betrek belangrijke belanghebbenden, zoals leden van het HR-team, managers en medewerkers, om feedback te verzamelen over het huidige systeem en over de functies die zij graag zouden willen zien.
- Beoordeel het gebruik: Bekijk hoe effectief de huidige software wordt gebruikt, inclusief welke modules of functies onderbenut of overbodig zijn.
2. Bepaal je bedrijfsbehoeften en doelstellingen
- Stel duidelijke doelen: Bepaal wat je met de vernieuwing wilt bereiken (bijv. betere analyses, een betere gebruikersinterface of geautomatiseerde processen).
- Geef prioriteit aan functies: Maak een lijst van de functies en vereisten voor HR-software die noodzakelijk zijn, tegenover functies die alleen wenselijk zijn. Deze kunnen het volgende omvatten:
- Salarisadministratie
- Onboarding van medewerkers
- Prestatiebeheer
- Tijdregistratie
- Werving en ATS (sollicitantvolgsysteem)
- Beheer van arbeidsvoorwaarden.
- Schaalbaarheid en integratie: Houd rekening met toekomstige groei en met de vraag of het nieuwe systeem moet integreren met andere software, zoals onboardingsoftware, CRM-, financiële of ERP-systemen.
3. Onderzoek mogelijke oplossingen
- Verken leveranciers: Onderzoek HR-softwareleveranciers en stel een lijst samen van leveranciers die aansluiten bij je behoeften. Onze selectie van de beste HR-software en beste HR-software voor kleine bedrijven is een goed startpunt.
- Controleer beoordelingen: Bekijk klantbeoordelingen, casestudy's en meningen van experts om de geloofwaardigheid en prestaties te waarborgen.
4. Stel een selectie samen en neem contact op
Nu je enkele waarschijnlijke leveranciers hebt geïdentificeerd, is het tijd om wat dieper te graven en enkele demogesprekken in te plannen.
- Stuur elke leverancier een verzoek om informatie (RFI), zodat je je opties punt voor punt kunt vergelijken
- Als je echt grondig te werk wilt gaan, stuur je elk van de geselecteerde leveranciers een verzoek om een voorstel (RFP). Dit bevat belangrijke informatie over je bedrijf, je specifieke behoeften, een vragenlijst voor de leverancier en eventuele specifieke regels voor het indienen van voorstellen die ze moeten volgen, zoals deadlines voor indiening.
- Plan een gesprek met hun verkoopvertegenwoordiger en neem je vragen door.
Deze gesprekken, waarbij idealiter live demonstraties van het product in actie worden gegeven, helpen je ook een indruk te krijgen van de leverancier en of jullie een goede samenwerking kunnen aangaan.
Gebruik deze handige evaluatiesjabloon om leveranciers te helpen vergelijken.
5. Stel de zakelijke onderbouwing op
Nu alle bovenstaande gegevens zijn verzameld, is het tijd om je zakelijke onderbouwing voor HR-software op te stellen.
Dit hoeft geen document van 10 pagina's te zijn; het kan zo eenvoudig zijn als een memo van één pagina (want wie heeft er toch tijd om 10 pagina's te lezen?).
Besluitvormers zoeken antwoorden op de volgende vragen:
- Hoeveel kost de HR-software?
- Welke knelpunten lost de software op?
- Wat gebeurt er als we niet in de software investeren?
- Hoe lang duurt de implementatie?
- Waarom moeten we nu investeren?
- Wat is de ROI van het implementeren van HR-software? Het artikel van Dan George over financiële geletterdheid op HR-gebied is hierbij een nuttige bron.
Je weet misschien nog niet wat het antwoord op de kostenvraag is; goedkeuring vragen in deze fase helpt je echter om succesvol te zijn.
Hier is een sjabloon voor een zakelijke onderbouwing die je kunt gebruiken voor HR-software:
- Samenvatting voor leidinggevenden: Kort overzicht van het voorstel, de belangrijkste voordelen en de conclusies.
- Huidige situatie en probleemstelling: Beschrijving van de huidige situatie en de specifieke uitdagingen of problemen die worden aangepakt.
- Voorgestelde oplossing en voordelen: Gedetailleerde beschrijving van de voorgestelde oplossing en de verwachte voordelen ervan, inclusief een kosten-batenanalyse.
- Implementatieplan en risicobeoordeling: Stapsgewijze implementatiestrategie, tijdsbestek en een samenvatting van mogelijke risico's met plannen om deze te beperken.
- Conclusie en aanbevelingen: Beknopte samenvatting van de zakelijke onderbouwing met definitieve aanbevelingen voor besluitvormers.
6. Implementeer de software en begeleid de ingebruikname
Zorg ervoor dat belanghebbenden op de hoogte zijn van je nieuwe oplossing en zich zeker voelen bij het gebruik ervan.
De belangrijkste reden waarom bedrijven geen ROI zien op softwareaankopen, is dat ze de implementatie niet goed afronden en hun gloednieuwe hulpmiddel niet goed integreren in de dagelijkse activiteiten.
Effectief verandermanagement is cruciaal. Om je nieuwe software te gebruiken, moeten werknemers begrijpen hoe deze hen voordelen biedt (bijvoorbeeld doordat de software hen tijd bespaart of hun aanvragen voor betaald verlof sneller worden goedgekeurd) en weten hoe ze ermee moeten werken.
Hier zijn enkele tips die daarbij kunnen helpen.
- Communiceer duidelijk dat je nieuwe HR-software gaat gebruiken en wat dit voor werknemers betekent. Nodig werknemers uit om hun vragen te stellen.
- Maak gebruik van alle introductie- en trainingsmogelijkheden die de leverancier biedt en maak het verplicht voor werknemers om deze training binnen een realistisch tijdsbestek af te ronden.
- Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor het leiden van de implementatie en die als contactpersoon fungeert voor eventuele vragen (en feedback) van werknemers.
- Breng werknemers op de hoogte van beschikbare hulpmiddelen voor zelfbediening en zorg ervoor dat ze weten hoe ze een supportticket kunnen indienen als ze problemen ondervinden.
Beste werkwijzen voor het upgraden van HR-software
Volg deze beste werkwijzen bij het upgraden van je centrale HR-software om veelvoorkomende fouten te voorkomen die kunnen leiden tot inefficiëntie, verspilling van middelen of frustratie.
- Definieer duidelijke doelstellingen: Definieer je bedrijfsdoelstellingen en specifieke HR-behoeften voordat je aan het proces begint. Dit helpt je bij het kiezen van software en zorgt ervoor dat deze aansluit bij je doelstellingen.
- Verzamel feedback van gebruikers: Bekijk gebruiksgegevens en voer enquêtes, focusgroepen of interviews uit om inzicht te krijgen in de knelpunten van je huidige systeem en de gewenste functies van een nieuw systeem.
- Houd rekening met toekomstige groei: Voortdurend van leverancier wisselen kan lastig zijn, dus zoek naar een oplossing die met je bedrijf kan meegroeien, bijvoorbeeld door gebruikers toe te voegen, functies uit te breiden of met andere systemen te integreren.
- Bekijk het volledige rendement op investering: Kosten zijn belangrijk, dus houd rekening met zowel de kosten op korte als op lange termijn (implementatie, onderhoud, upgrades) en richt je op waar voor je geld. Zorg ervoor dat de software aan je behoeften voldoet en een goed rendement op investering (ROI) oplevert.
- Onderschat de complexiteit van datamigratie niet: Plan datamigratie vroegtijdig en betrek zowel HR- als IT-teams bij het in kaart brengen van welke gegevens worden gemigreerd, hoe en wanneer.
Op naar een nieuw begin
Hopelijk was het bovenstaande een objectieve leidraad om je te helpen je HR-software te upgraden. Hoewel het gemakkelijk kan zijn om last te krijgen van het ‘glimmende-nieuwe-objectsyndroom’, is een nieuwe tool soms de moeite waard.
Blijf op de hoogte van de nieuwste HR-technologietrends door je te abonneren op de People Managing People-nieuwsbrief, boordevol deskundig advies om je te helpen groeien in je carrière en een grotere impact te hebben binnen je organisatie.
