10 HRIS-functies die je moet kennen
Een HRIS (informatiesysteem voor personeelszaken) is software waarmee je belangrijke HR-taken zoals salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden, personeelsgegevens en werving op één plek beheert. In dit artikel ontdek je precies welke functies een HRIS heeft, hoe ze werken en hoe ze je dagelijkse HR-processen eenvoudiger en efficiënter kunnen maken.
Wat is een informatiesysteem voor personeelszaken?
Een HRIS (informatiesysteem voor personeelszaken) is een type HR-software dat organisaties gebruiken om personeelsgegevens op te slaan en te beheren.
Het fungeert als een centrale opslagplaats voor personeelsdossiers en helpt verschillende HR-taken te automatiseren en te stroomlijnen.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Voordelen van HRIS
HRIS'en zijn belangrijke onderdelen van de digitale transformatie van HR. Zelfs kleine startups kunnen profiteren van een basis-HRIS en voor grotere organisaties zijn ze onmisbaar. Belangrijke voordelen van het gebruik van een HRIS zijn onder andere:
- Gecentraliseerde gegevens: Biedt één locatie voor alle databasesystemen voor werving, wat de toegankelijkheid en organisatie verbetert.
- Verbeterde efficiëntie: Automatiseert HR-taken, zoals het invoeren van personeelsgegevens, waardoor handmatig werk wordt verminderd en tijd wordt bespaard.
- Grotere nauwkeurigheid: Beperkt menselijke fouten in de salarisadministratie, aanwezigheidsregistratie en administratie.
- Betere besluitvorming: Biedt gegevens en rapportages ter ondersteuning van strategieën voor talentmanagement.
- Zelfservice voor medewerkers: Stelt medewerkers in staat hun eigen gegevens te bekijken en te beheren, waardoor de werkdruk voor HR afneemt.
- Ondersteuning bij naleving: Helpt ervoor te zorgen dat de organisatie voldoet aan wettelijke en regelgevende vereisten.
- Besparingen: Verlaagt administratieve kosten door HR-processen te stroomlijnen en papierwerk te verminderen.
- Schaalbaarheid: Helpt organisaties zich aan groei aan te passen met flexibele modules.
- Verbeterde medewerkersbetrokkenheid: Verhoogt de tevredenheid van medewerkers dankzij eenvoudige toegang tot persoonlijke gegevens en HR-diensten.
10 belangrijke HRIS-functies
Laten we bekijken hoe een HRIS je bedrijf kan helpen met deze 10 belangrijke functies.
1. Kern-HR
Kern-HR verwijst naar de basisfuncties die de HR-afdeling uitvoert met betrekking tot personeelsinformatie:
- Persoonlijke gegevens
- Gegevens over de functie
- Contracten
- Visa, werkvergunningen en I-9-formulieren (in de VS).
- Overzicht van trainingen en certificeringen.
Een HRIS bespaart HR-professionals tijd door alle personeelsinformatie op één centrale, eenvoudig toegankelijke locatie op te slaan (je HR-database) en bespaart nog meer tijd dankzij zelfservice voor medewerkers (medewerkers kunnen hun eigen gegevens bijwerken, vakantiedagen boeken, enzovoort).
Een HRIS-analist (hierover later meer) kan verschillende rapportages uitvoeren om inzicht te geven in personeelsbeheer, bedrijfstrends en toekomstige behoeften door kerngegevens over HR te analyseren, zoals demografische gegevens, personeelsverloop, vereisten voor functies en zelfs vaardigheden.
2. Personeelsplanning
Met een HRIS kunnen managers roosters maken, aanpassen en delen, waarbij rekening wordt gehouden met de beschikbaarheid van medewerkers, verlof en arbeidsregelgeving.
Belangrijke functies zijn vaak hulpmiddelen voor het ruilen van diensten, meldingen van conflicten, realtime-updates en integraties met tijdregistratiesystemen om een nauwkeurige planning en een goed personeelsbeheer te garanderen.
3. Salarisadministratie
HRIS kan helpen bij salarisverwerking door berekeningen te automatiseren en nauwkeurigheid en naleving te waarborgen.
Het integreert tijd- en aanwezigheidsgegevens, zoals gewerkte uren, overuren en inhoudingen, om salarisberekeningen en naleving van belastingregels te stroomlijnen.
Daarnaast vermindert het fouten, ondersteunt het rechtstreekse stortingen en biedt het gedetailleerde salarisrapporten voor efficiënt financieel beheer.
4. Beheer van arbeidsvoorwaarden
HRIS-software biedt zelfbedieningsopties waarmee werknemers hun informatie over arbeidsvoorwaarden kunnen bekijken en stroomlijnt periodes voor open inschrijving.
Werknemers kunnen goedgekeurde wijzigingen aanbrengen in hun informatie over arbeidsvoorwaarden wanneer er veranderingen in hun leven plaatsvinden.
Met deze functie kunnen werknemers ook informatie over arbeidsvoorwaarden opzoeken wanneer ze vragen hebben over zaken zoals:
- Medische dekking
- Levensverzekering
- Arbeidsongeschiktheidsuitkeringen
- Informatie over arbeidsvoorwaarden voor personen ten laste.
5. Training en ontwikkeling
HRIS-trainingsmodules helpen bij het creëren en verspreiden van verplichte trainingen en houden de kwalificaties, certificeringen en vaardigheden van teamleden bij.
Met HRIS-trainingsfuncties kunnen bijgewerkte beleidsregels en procedures ook snel worden verspreid.
Oplossingen zoals Lattice hieronder maken het mogelijk om trajecten voor leiderschapsontwikkeling te creëren en individuele loopbaanontwikkelingsplannen te lanceren die zijn gekoppeld aan doorlopend prestatiebeheer.
Bovendien kunnen tools worden geïntegreerd met een (leerbeheersysteem) om beschikbare trainingen en studieoverzichten te stroomlijnen op één gemakkelijk toegankelijke locatie.
6. Prestatiebeheer
Behoeften op het gebied van prestatiebeheer, zoals het stellen van doelen, zelfevaluaties en anonieme enquêtes, zijn allemaal opties die via een HRIS beschikbaar zijn.
Met deze functies kunnen teams prestatiebeoordelingen uitvoeren, feedback delen en doelen stellen.
Hoewel het belangrijk is om betrokken evaluatiegesprekken met je personeel te voeren, kunnen sommige onderdelen van prestatiebeoordelingen door een werknemer zelf worden uitgevoerd – een effectieve manier om eerlijke reflectie en grotere deelname aan te moedigen.
Bovendien bespaart dit je tijd en stroomlijnt het proces.
Voor een uitgebreidere aanpak van personeelsbeheer kun je onze zorgvuldig samengestelde lijst met HR-softwareplatforms bekijken die naadloos met je HRIS kunnen worden geïntegreerd.
7. Tijdregistratie en verlofbeheer
HRIS-software maakt eenvoudige en nauwkeurige tijdregistratie en het bijhouden van opgenomen verlof mogelijk.
Deze functie zorgt voor meer zelfredzaamheid. Teamleden dienen hun eigen verlofaanvragen ter goedkeuring in en er wordt tijd bespaard doordat er minder e-mails heen en weer hoeven te worden gestuurd, telefoongesprekken hoeven te worden gevoerd en persoonlijke aanvragen hoeven te worden afgehandeld.
8. Werving
De implementatie van HRIS-software betekent een grote verandering voor werving, met het vinden van kandidaten en functies voor het volgen van sollicitanten:
- Maak vacatures en plaats ze automatisch op meerdere vacaturebanken
- Pas selectienormen toe op ontvangen sollicitaties
- Verzamel cv's en kandidaatgegevens
- Volg de voortgang van kandidaten door het wervingsproces
- Maak een kandidatendatabase voor toekomstige werving.
Functies van wervingssoftware maken HRIS-software bijzonder nuttig voor bedrijven met een hoog personeelsverloop, omdat je je wervingspraktijken en verwachtingen ten aanzien van werknemernormen kunt verbeteren zonder veel tijd en middelen te hoeven investeren.
9. Inwerken
Een HRIS stroomlijnt het inwerkproces door het verzamelen van documenten te automatiseren, zodat nieuwe medewerkers formulieren en papierwerk online kunnen invullen.
Het ondersteunt consistente inwerkprocessen, helpt de voortgang te volgen en zorgt ervoor dat alle noodzakelijke taken, zoals antecedentenonderzoek en trainingen, tijdig worden afgerond.
Het systeem geeft nieuwe medewerkers ook toegang tot essentiële bedrijfsbeleidsregels en bronnen, waardoor ze hun rol en de bedrijfscultuur beter begrijpen.
10. Naleving
Een HRIS helpt organisaties om HR-naleving te handhaven door updates over wijzigingen in regelgeving te bieden, de organisatie op de hoogte te houden van nieuwe vereisten en gedetailleerde rapporten voor audits te genereren.
Daarnaast houdt een HRIS certificeringen, trainingen en juridische documentatie bij om ervoor te zorgen dat werknemers aan de noodzakelijke kwalificaties en veiligheidsnormen voldoen.
Een HRIS kiezen
HRIS-oplossingen bieden opties op basis van de specifieke behoeften van je bedrijf. Om je te helpen de beste HRIS-oplossing te kiezen, wil je aspecten zoals HRIS-prijzen overwegen en vragen stellen zoals:
- Hoeveel werknemers heb je? Misschien is een HRIS voor kleine bedrijven een betere optie?
- Wat zijn je bedrijfsbehoeften, bijvoorbeeld tijd besparen op administratieve taken en een betere werknemerservaring bieden? Dit helpt je om je lijst met functies te bepalen
- Wat zijn je groeiplannen?
- Wat is je budget?
- Welk rendement op investering (ROI) verwacht je?
- Wie gaat de nieuwe tool gebruiken en moet deze meerdere rechtsgebieden ondersteunen?
- Welke tools in je HR-technologiestack zal de software vervangen of waarmee moet deze integreren?
Je vindt een volledig proces in ons artikel over de selectie van HR-software of kunt je verder verdiepen in de verschillen tussen HRIS-, HRMS- en HCM-systemen om een beter beeld te krijgen van het beste type HR-managementsoftware voor jouw behoeften.
Ook kan het behalen van een HRIS-certificaat je in staat stellen de mogelijkheden van HRIS-systemen volledig te benutten.
10 Shortlist van de beste HRIS-systemen
Hier is een shortlist van de beste HRIS-systemen om je belangrijkste HR-functies te stroomlijnen, uit de 30 opties die ik heb beoordeeld:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Belangrijkste tip: Als je vereisten complex zijn of je ze nog aan het definiëren bent, kun je overwegen een HRIS-RFP op te stellen. Daarmee kun je vereisten definiëren en betere offertes van leveranciers verkrijgen.
Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People
Voor meer advies over HRIS-systemen en andere vormen van HR-software, abonneer je op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om je carrière verder te ontwikkelen en meer impact te maken binnen je organisatie.
