10 HRIS-functies die je moet kennen

Voordelen van een HRIS

HRIS'en zijn belangrijke onderdelen van de digitale transformatie van HR. Zelfs kleine start-ups kunnen profiteren van een basis-HRIS en voor grotere organisaties zijn ze onmisbaar. De belangrijkste voordelen van het gebruik van een HRIS zijn:

• Gecentraliseerde gegevens: Biedt één locatie voor alle databasesystemen voor werving, waardoor de toegankelijkheid en organisatie verbeteren.
• Verbeterde efficiëntie: Automatiseert HR-taken, zoals het invoeren van personeelsgegevens, waardoor handmatig werk wordt beperkt en tijd wordt bespaard.
• Grotere nauwkeurigheid: Beperkt menselijke fouten in de salarisadministratie, aanwezigheidsregistratie en het bijhouden van dossiers.
• Betere besluitvorming: Biedt gegevens en rapportages ter ondersteuning van strategieën voor talentmanagement.
• Zelfbediening voor medewerkers: Stelt medewerkers in staat hun eigen gegevens te bekijken en te beheren, waardoor de werkdruk voor HR afneemt.
• Ondersteuning bij naleving: Helpt ervoor te zorgen dat de organisatie aan wettelijke en regelgevende vereisten voldoet.
• Kostenbesparing: Verlaagt administratieve kosten door HR-processen te stroomlijnen en papierwerk te verminderen.
• Schaalbaarheid: Helpt organisaties zich met flexibele modules aan groei aan te passen.
• Verbeterde medewerkersbetrokkenheid: Verhoogt de tevredenheid van medewerkers dankzij eenvoudige toegang tot persoonlijke gegevens en HR-diensten.

10 belangrijke HRIS-functies

Laten we bekijken hoe een HRIS je bedrijf kan helpen met deze 10 belangrijke functies.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Kernpersoneelsbeheer

Kernpersoneelsbeheer verwijst naar de basis-functies die de HR-afdeling uitvoert met betrekking tot personeelsinformatie:

• Persoonlijke gegevens
• Gegevens over de functie
• Contracten
• Visa, werkvergunningen en I-9-formulieren (in de VS).
• Opleidings- en certificeringsgeschiedenis.

Een HRIS bespaart HR-professionals tijd door alle personeelsinformatie op één centrale, eenvoudig toegankelijke locatie op te slaan (je HR-database), en bespaart nog meer tijd doordat medewerkers zelf hun gegevens kunnen beheren (medewerkers kunnen hun eigen informatie bijwerken, vakantiedagen boeken, enzovoort).

Een HRIS-analist (hierover later meer) kan verschillende rapporten maken die inzicht bieden in personeelsbeheer, bedrijfstrends en toekomstige behoeften door kerngegevens over HR te analyseren, zoals demografische gegevens, verlooppercentages, vereisten voor functies en zelfs vaardigheden.

2. Personeelsplanning

Met een HRIS kunnen managers planningen maken, aanpassen en delen, waarbij rekening wordt gehouden met de beschikbaarheid van medewerkers, verlof en arbeidsvoorschriften. 

Belangrijke functies zijn vaak hulpmiddelen voor het ruilen van diensten, waarschuwingen voor conflicten, realtime updates en integraties met systemen voor tijdregistratie om een nauwkeurige planning en personeelsbeheer te garanderen.

3. Salarisadministratie

HRIS kan helpen met salarisverwerking door berekeningen te automatiseren en nauwkeurigheid en naleving te waarborgen.

Het integreert gegevens over tijd en aanwezigheid, zoals gewerkte uren, overuren en inhoudingen, om salarisberekeningen en naleving van belastingregels te stroomlijnen.

Daarnaast vermindert het fouten, ondersteunt het rechtstreekse stortingen en levert het gedetailleerde salarisrapporten voor efficiënt financieel beheer.

4. Beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden 

HRIS-software biedt zelfbedieningsopties waarmee werknemers hun informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen bekijken en stroomlijnt periodes voor open inschrijving.

Werknemers kunnen goedgekeurde wijzigingen aanbrengen in hun informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden wanneer er veranderingen in hun leven plaatsvinden.

Met deze functie kunnen werknemers ook informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden opzoeken wanneer ze vragen hebben over zaken zoals:

• Medische dekking
• Levensverzekering
• Arbeidsongeschiktheidsuitkeringen
• Informatie over uitkeringen voor afhankelijke personen.

5. Opleiding en ontwikkeling

HRIS-trainingsmodules helpen bij het creëren en verspreiden van verplichte trainingen en bij het bijhouden van de kwalificaties, certificeringen en vaardigheden van teamleden.

Met HRIS-trainingsfuncties kunnen ook bijgewerkte beleidsregels en procedures snel worden verspreid.

Oplossingen zoals Lattice hieronder maken het mogelijk om ontwikkeltrajecten voor leiderschap te creëren en individuele loopbaanontwikkelingsplannen te lanceren die zijn gekoppeld aan doorlopend prestatiemanagement.

Daarnaast kunnen tools worden geïntegreerd met een (leermanagementsysteem) om beschikbare trainingen en certificaatgegevens te stroomlijnen op één gemakkelijk toegankelijke locatie.

6. Prestatiemanagement

Behoeften op het gebied van prestatiemanagement, zoals het stellen van doelen, zelfevaluaties en anonieme enquêtes, zijn allemaal opties die via een HRIS beschikbaar zijn.

Met deze functies kunnen teams prestatiebeoordelingen uitvoeren, feedback delen en doelen stellen.

Hoewel het belangrijk is om betrokken evaluatiegesprekken met je medewerkers te voeren, kunnen sommige onderdelen van prestatiebeoordelingen door een werknemer zelfstandig worden uitgevoerd – een effectieve manier om  eerlijke reflectie en een grotere deelname aan te moedigen.

Bovendien bespaart dit je tijd en stroomlijnt het het proces.

Voor een uitgebreidere aanpak van personeelsbeheer kun je onze samengestelde lijst met HR-softwareplatforms bekijken die naadloos met je HRIS kunnen worden geïntegreerd.

7. Tijdregistratie en verlofbeheer

Met HRIS-software kunnen tijd en de opgenomen hoeveelheid verlof eenvoudig en nauwkeurig worden geregistreerd.

Deze functie zorgt voor meer zelfstandigheid. Teamleden dienen zelf hun verlofaanvragen ter goedkeuring in, en er wordt tijd bespaard doordat er minder heen-en-weergemail, telefoongesprekken en persoonlijke verzoeken nodig zijn.

8. Werving 

De implementatie van HRIS is een gamechanger voor werving dankzij het vinden van kandidaten en functies voor het volgen van sollicitanten:

• Vacatures maken en automatisch op meerdere vacaturesites plaatsen
• Selectienormen toepassen op ontvangen sollicitaties
• cv's en kandidaatgegevens verzamelen
• De voortgang van kandidaten door het wervingsproces volgen
• Een kandidatendatabase maken voor toekomstige werving.

Functies van wervingssoftware maken HRIS-software vooral nuttig voor bedrijven met een hoog personeelsverloop, omdat je je wervingspraktijken en verwachtingen ten aanzien van werknemernormen kunt verbeteren zonder veel tijd en middelen te hoeven investeren.

9. Inwerken

Een HRIS stroomlijnt het inwerkproces door het verzamelen van documenten te automatiseren, zodat nieuwe medewerkers formulieren en papierwerk online kunnen invullen.

Het ondersteunt consistente inwerkprocessen, helpt de voortgang te volgen en zorgt ervoor dat alle noodzakelijke taken, zoals antecedentenonderzoeken en trainingen, tijdig worden voltooid. 

Het systeem biedt nieuwe medewerkers ook toegang tot essentiële bedrijfsbeleidsregels en hulpmiddelen, waardoor ze hun rol en de bedrijfscultuur beter begrijpen.

More Articles

• Het moeilijke deel begint nadat AI werkt
• Wat is een HRIS? Functies, voordelen & voorbeelden
• 18 belangrijkste voordelen van HR-managementsoftware voor werkplekken

10. Naleving

Een HRIS helpt organisaties te voldoen aan de HR-regelgeving door updates over wijzigingen in regelgeving te bieden, de organisatie op de hoogte te houden van nieuwe vereisten en gedetailleerde rapporten voor audits te genereren.

Daarnaast houdt een HRIS certificeringen, trainingen en juridische documentatie bij om ervoor te zorgen dat werknemers aan de noodzakelijke kwalificaties en veiligheidsnormen voldoen.

Een HRIS kiezen

HRIS-oplossingen bieden opties op basis van de specifieke behoeften van je bedrijf. Om je te helpen de beste HRIS-oplossing te kiezen, wil je aspecten zoals de prijs van een HRIS overwegen en vragen stellen zoals:

• Hoeveel werknemers heb je? Misschien is een HRIS voor kleine bedrijven een betere optie?
• Wat zijn je bedrijfsbehoeften, bijvoorbeeld tijd besparen op administratieve taken en een betere werknemerservaring bieden? Dit helpt je om je lijst met functies te bepalen
• Wat zijn je groeiplannen?
• Wat is je budget?
• Welk rendement op investering (ROI) verwacht je te behalen?
• Wie gaat de nieuwe tool gebruiken? Moet deze in meerdere rechtsgebieden kunnen worden ingezet?
• Welke tools in je technologische HR-omgeving zal de software vervangen of waarmee moet deze integreren?

Je kunt het volledige proces bekijken in ons artikel over de selectie van HR-software of je verder verdiepen in de verschillen tussen HRIS-, HRMS- en HCM-systemen om een beter idee te krijgen van het beste type HR-beheersoftware voor jouw behoeften. 

Ook kan het behalen van een HRIS-certificering je in staat stellen de mogelijkheden van HRIS-systemen volledig te benutten.

10 Overzicht van de beste HRIS-systemen

Hier is een overzicht van de beste HRIS-systemen om je belangrijkste HR-functies te stroomlijnen, uit de 30 opties die ik heb beoordeeld:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Deel HR — Beste alles-in-één HRIS voor internationale teams
2. 2. Justworks — Beste voor geïntegreerde urenregistratie
3. 3. Factorial — Beste voor kleine bedrijven
4. 4. Paycor — Beste voor gecombineerde salarisadministratie en HR
5. 5. TalentHR — Beste keuze voor intuïtieve HR-werkstromen met AI-ondersteuning
6. 6. Leapsome — Het beste voor prestaties en personeelsontwikkeling
7. 7. Paylocity — Ideaal voor HR, salarisadministratie en integraties op één plek
8. 8. HiBob — Beste met geautomatiseerde tools voor personeelsplanning
9. 9. Workable HR — Het beste voor aanpasbare werknemersprofielen
10. 10. BambooHR® — Beste HRIS voor een uitgebreid HR-systeem

Belangrijkste tip: Als je vereisten complex zijn of je ze nog aan het definiëren bent, kun je overwegen een HRIS-verzoek om voorstel op te stellen. Dit helpt je vereisten te definiëren en betere offertes van leveranciers te verkrijgen.

Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People

Voor meer advies over HRIS-systemen en andere vormen van HR-software, abonneer je op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om je te helpen groeien in je carrière en een grotere impact te maken in je organisatie.