Externe medewerkers trainen: 5 strategieën voor succes in 2026
De overstap naar hybride en volledig op afstand werken heeft trainingsteams ertoe verplicht hun tijd, budget en energie te investeren in het ontwerpen, ontwikkelen en aanbieden van moderne, virtueel georiënteerde trainingservaringen op afstand om nieuwe medewerkers bij te scholen.
Als L&D-leider met ervaring bij zowel grootschalige ondernemingen als snelgroeiende technologiebedrijven heb ik uit eerste hand gezien hoe belangrijk het is om werknemers op afstand professionele ontwikkelingsmogelijkheden te bieden via online training om talent te betrekken, te ontwikkelen en te behouden.
In dit artikel deel ik mijn inzichten en strategieën voor het creëren van uitgebreide virtuele trainingsprogramma's die het potentieel van je werknemers op afstand maximaal benutten en hun vaardigheden uitbreiden.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
De specifieke trainingsbehoeften van werknemers op afstand identificeren
Laten we om te beginnen erkennen dat ouderwetse, uniforme training die is omgezet van een klassikale vorm onder leiding van een instructeur, niet bijzonder effectief of impactvol zal zijn voor werknemers op afstand. Je leermaterialen zullen moeten veranderen om effectief te zijn!
Werknemers op afstand hebben unieke behoeften en vaardigheidstekorten die verschillen van die van werknemers die niet op afstand werken. Daarom is het belangrijk om te beginnen met het begrijpen van de belangrijkste competenties die werknemers op afstand binnen je organisatie nodig hebben.
Hieronder staan enkele aandachtspunten die specifiek betrekking hebben op de behoeften van teams op afstand wanneer je begint met het opbouwen van je trainingsprogramma voor werken op afstand.
Digitale geletterdheid beoordelen
Wat is digitale geletterdheid? Volgens Microsoft is het “het vermogen om met behulp van leesvaardigheid, schrijfvaardigheid, technische vaardigheden en kritisch denkvermogen door onze digitale wereld te navigeren. Het betekent technologie—zoals een smartphone, pc, e-reader en meer—gebruiken om informatie te vinden, te evalueren en te communiceren.”
Deze vaardigheid is cruciaal voor iedere werknemer op afstand en het identificeren van vaardigheidstekorten op dit gebied zou een prioriteit moeten zijn.
Hoewel van de meeste werknemers op afstand kan worden verwacht dat ze over voldoende digitale vaardigheden beschikken, of deze in ieder geval met ervaring zullen ontwikkelen, mag je er niet van uitgaan dat dit voor iedereen geldt.
Digitale vaardigheidsniveaus kunnen eenvoudig worden beoordeeld door middel van enquêtes, focusgroepen en interviews met belangrijke belanghebbenden of een willekeurige selectie van werknemers op afstand.
Ondersteuning bieden voor het voortdurend groeiende technologie-ecosysteem
De opkomst van werken op afstand heeft geleid tot een parallelle toename van het gebruik van virtuele hulpmiddelen door organisaties die vooropgaan met werken op afstand. Zo implementeerde het gemiddelde bedrijf in 2015 58 nieuwe applicaties of hulpmiddelen, terwijl dat aantal in 2022 was gestegen tot 89. Bij grote werkgevers ligt dat aantal op 187 (uit een recente Freakonomics-podcast)!
Dit soort investeringen in virtuele hulpmiddelen vereist een vergelijkbare investering in tijd en middelen voor training in het effectieve gebruik ervan. Dit helpt de acceptatiegraad en gebruikspercentages te verhogen bij de implementatie van een nieuw hulpmiddel. Bijscholing op dit gebied is vooral belangrijk voor nieuwe medewerkers die niet vertrouwd zijn met werken in een omgeving op afstand.
Samenwerkingsvaardigheden voor werken op afstand bevorderen
Werknemers op afstand hebben te maken met unieke samenwerkingsuitdagingen doordat ze zich vaak in verschillende tijdzones bevinden, asynchroon communiceren, gedurende de dag minder contactmomenten met collega's hebben en voornamelijk via e-mail, chatberichten of video moeten communiceren.
Daarom moet training voor werknemers op afstand zich richten op de volgende vaardigheden om effectieve communicatieprocessen en -normen in een werkomgeving op afstand tot stand te brengen en te onderhouden:
- Communicatierichtlijnen—bieden structuur voor onderwerpen zoals welke communicatiekanalen (zoals Slack versus e-mail) je moet gebruiken voor verschillende soorten communicatie, hoe snel de reactietijden via verschillende communicatiekanalen moeten zijn en op welk moment van de dag je bijvoorbeeld beschikbaar bent voor vergaderingen. Dit kan ook helpen om verwachtingen vast te leggen en duidelijk te maken welke best practices voor communicatie moeten worden nageleefd.
- Samenwerkingstools—gedeelde schijven, projectmanagementsoftware, gedeelde agenda's, producten voor ontwerpmethoden en berichtenplatforms kunnen externe medewerkers helpen om eenvoudig informatie met elkaar te delen. Zo blijven ze verbonden en kunnen ze samenwerken aan werk vanuit verschillende delen van het land of de wereld. Tools die waardevol zijn voor een team moeten waar mogelijk worden gebruikt, omdat ze de samenwerking kunnen verbeteren.
- Bevorder inclusie—een manier om inclusiviteit voor externe medewerkers te bevorderen, is ervoor te zorgen dat al je trainingsproducten geschikt zijn voor medewerkers met een beperking, bijvoorbeeld door ondertiteling aan te bieden bij trainingsvideo's. Daarnaast moeten mensen in virtuele omgevingen bewuster iedereen aanmoedigen om hun perspectieven te delen. Duidelijke processen opstellen voor hoe mensen hun gedachten, ideeën en opmerkingen asynchroon kunnen delen, is een manier om ervoor te zorgen dat alle stemmen worden gehoord. Dit moet vanaf dag één beginnen, tijdens het inwerkproces, zodat nieuwe medewerkers zich welkom kunnen voelen, ook wanneer ze leermateriaal bekijken.
Een strategie voor training op afstand opstellen
Nadat je in eerste instantie hebt vastgesteld wat externe medewerkers nodig hebben, is het tijd om duidelijk te bepalen wat je trainingsprioriteiten voor de toekomst zijn en hoe je die zult bereiken.
Als je een derde partij inschakelt om medewerkers te beheren, zoals een professionele werkgeversorganisatie of een dienst voor formeel werkgeverschap, moet je met hen communiceren en coördineren over trainingen met betrekking tot naleving
Het opstellen van je actieplan is essentieel om een visie en gevoel van doelgerichtheid te creëren die kunnen helpen om urgentie te geven aan de noodzaak om deze trainingssessies bij te wonen.
Een succesvolle trainingsstrategie bestaat uit veel elementen, maar voor externe medewerkers zijn enkele aandachtspunten:
Belangrijke competenties en aandachtsgebieden
Beschrijf duidelijk welke vaardigheidstekorten aan het licht zijn gekomen, hoe belangrijk die vaardigheden zijn en hoe training op die gebieden zal bijdragen aan de bedrijfsstrategie of externe medewerkers op een bepaalde manier ten goede zal komen. Hierbij moeten het doel en de waarde van deze aanpak worden beschreven, niet alleen de vaardigheden zelf.
Als je bijvoorbeeld hebt vastgesteld dat teamleden bij het thuiswerken hun vaardigheden op het gebied van prioriteiten stellen en tijdmanagement moeten verbeteren, is het belangrijk uit te leggen hoe deze vaardigheden medewerkers in staat zullen stellen hun werklast effectiever en efficiënter te beheren. Dit vermindert stress voor de medewerkers en verhoogt de productiviteit binnen het hele bedrijf.
Als deze vaardigheid ook verband houdt met een bredere strategische doelstelling, zoals Meta's ‘jaar van efficiëntie’, zorg er dan voor dat je benadrukt hoe deze specifieke training kan helpen om die strategie verder te brengen.
Door je initiatief voor het ontwikkelen van vaardigheden te koppelen aan een strategische bedrijfsdoelstelling, stimuleer je het gebruik en de toepassing van de vaardigheden die je wilt verbeteren.
Leermethoden
Hoe krijgen externe medewerkers toegang tot je inhoud? Hoe bereik je hen? Bied je alleen live, virtuele workshops aan, gemengde oplossingen of misschien asynchrone training via e-learning en ander online leermateriaal? Welke tools heb je tot je beschikking?
Door deze vragen te beantwoorden, krijg je houvast bij het plannen van de ontwikkeling van je training en de manier waarop externe medewerkers toegang krijgen tot de training.
Trainingsteams hebben doorgaans toegang tot een of meer tools voor het maken van inhoud en kunnen trainingssoftware gebruiken, zoals een leermanagementsysteem (LMS), of andere platforms voor kennisbeheer om hun virtuele trainingsinhoud te hosten.
Communicatie
Duidelijke richtlijnen voor hoe en wanneer grootschalige communicatie kan worden verstuurd, zorgen ervoor dat je trainingscommunicatie zo veel mogelijk impact heeft zonder externe medewerkers te overspoelen met te veel ineffectieve berichten.
Je strategie moet aangeven welke communicatiekanalen voor welke soorten berichten moeten worden gebruikt.
Bijvoorbeeld: e-mail zou alleen moeten worden gebruikt voor aankondigingen voor het hele bedrijf of de hele afdeling, en slechts één of twee keer per kwartaal, terwijl je outreachberichten via tools zoals Slack en Teams zou moeten versturen. Als leermaterialen rechtstreeks worden gedeeld, welke kanalen zijn dan het meest geschikt?
Daarnaast moeten deze berichten pakkend genoeg zijn om op te vallen op een virtueel berichtenplatform, terwijl ze concurreren met alle afleidingen die werken op afstand met zich meebrengt.
Zo is het effectiever om te beginnen met een statistiek, verhaal of vraag om mensen naar je training te trekken dan simpelweg te beginnen met je leermateriaal.
Een bericht beginnen met “Nieuwe training Prioriteiten stellen & timemanagement!” is heel anders dan beginnen met “Vind je het lastig om je op je werk te concentreren? Word je overspoeld door concurrerende prioriteiten? Wij helpen je…
Implementatieplan
Beschrijf precies welk type leermaterialen of hulpmiddelen er zullen worden geproduceerd en wanneer, evenals de leveringsmethode en planning, zodat leerprofessionals een duidelijk plan hebben om te volgen.
Delen van dit plan, zoals je trainingsschema, kunnen medewerkers op afstand inzicht geven in hun trainingsmogelijkheden, wat de betrokkenheid bij je aanbod vergroot.
Dit is vooral belangrijk voor nieuwe medewerkers die onboarding doorlopen. Ze hebben er veel baat bij als er een duidelijk plan voor hen is opgesteld wanneer ze zich gaan verdiepen in hun leermaterialen.
Doorlopende ondersteuning
Hoe wordt training op de lange termijn versterkt en ondersteund? Terwijl trainingen op locatie over het algemeen langere evenementen van een hele dag zijn, kunnen medewerkers op afstand niet zo lang betrokken blijven in een virtuele trainingsomgeving.
Daarom moet content die voorheen in lange sessies werd aangeboden, worden opgesplitst en omgezet in microlearning die doorlopend wordt aangeboden als een manier om iemands leertraject te blijven ondersteunen. Een gestage stroom microlearning kan helpen
Daarnaast bieden virtuele tools talloze mogelijkheden om dit proces te automatiseren. Veel LMS'en kunnen bijvoorbeeld getimede hulpmiddelen versturen nadat iemand een e-learningcursus heeft voltooid.
Evaluatie en meetgegevens
Hoe wordt de impact van je trainingsinitiatieven gemeten? Zorg dat je duidelijk hebt welke resultaten je van je online training verwacht, stel doelen op en geef aan waar je deze meetgegevens bijhoudt en hoe je ze deelt.
Dit is een cruciale laatste stap in je strategie.
Zo kan het prioriteren van training in timemanagement helpen om bepaalde scores in betrokkenheidsenquêtes of de meetbare output van een afdeling te verbeteren. Naarmate nieuwe medewerkers hun vaardigheden in specifieke domeinen ontwikkelen, willen we goed nadenken over de impact daarvan.
Je kunt er zelfs voor kiezen om te vertrouwen op software voor werkmonitoring om duidelijkere gegevens te verkrijgen.
Daarnaast kunnen doelen worden gebruikt om de betrokkenheid bij je training te stimuleren. Als een senior leider steun voor deze training uitspreekt, deze koppelt aan de bedrijfsstrategie en aankondigt dat het doel is om 75% van de medewerkers te laten deelnemen, zal de deelname waarschijnlijk hoger zijn dan wanneer dit niet was gedeeld.
Medewerkers op afstand trainen: beste praktijken in actie
De meest effectieve training op afstand wordt zo ontworpen en geïmplementeerd dat medewerkers op afstand zowel in staat worden gesteld als gemotiveerd om hun nieuw aangeleerde vaardigheden na afloop van de training in de praktijk te brengen.
Laten we enkele beste praktijken bekijken om ervoor te zorgen dat dit gebeurt bij elk trainingsinitiatief dat je lanceert.
Denk na over het leertraject
Training op afstand zou geen eenmalige gebeurtenis moeten zijn, maar in plaats daarvan moeten bestaan uit een reeks zorgvuldig samengestelde hulpmiddelen (artikelen, podcasts, video's, boeken, werkinstructies, enzovoort), afgewisseld met een of meer kleine trainingsevenementen.
Waarom schrijf je je HR-team op afstand bijvoorbeeld niet in voor een digitale workshop over salarisadministratie? Zoek naar online conferenties, evenementen en presentaties om doorlopende L&D-strategieën voor medewerkers op afstand te stimuleren.
Leerprofessionals stappen af van het organiseren van één leerervaring en investeren in plaats daarvan in veel interactieve leerervaringen die over een bepaalde periode worden verspreid.
Wanneer je medewerkers op afstand traint, train ze dan niet alleen om vervolgens te verdwijnen. Breng in plaats daarvan een plan in kaart voor hoe je hen tijdens het hele traject zult trainen, ondersteunen en hun vaardigheden zult versterken. Dit biedt ruimte voor oefening en reflectie, wat leidt tot daadwerkelijke vaardigheidsontwikkeling.
In plaats van bijvoorbeeld een methode waarbij medewerkers gedurende drie volledige dagen een stortvloed aan informatie krijgen, kun je een nieuw trainingsprogramma opzetten waarbij je aan het begin van de week één trainingssessie aanbiedt, met zelfstudiecontent die gedurende de week in eigen tempo wordt gevolgd, afgesloten met een groepscoachingssessie via Zoom of een ander videoconferentieplatform. Zo help je de toepassing van het geleerde te stimuleren voordat je de week erna doorgaat naar het volgende onderwerp.
Maak het toegankelijk
Training voor werknemers op afstand moet gemakkelijk toegankelijk zijn en altijd een onderdeel bevatten dat op aanvraag beschikbaar is, zodat het op het juiste moment kan helpen.
Hoewel dit voor alle werknemers kan gelden, maakt de voortdurend groeiende technologiestack die samenwerking tussen werknemers op afstand mogelijk maakt, het zoals eerder vermeld vaak moeilijk om informatie te vinden.
Je aanbod voor zelfstudie en aanvullende hulpmiddelen moet zoveel mogelijk op één locatie worden ondergebracht. Als lerenden op afstand van de ene trainingstool naar de andere moeten overstappen om de informatie of training te vinden die ze nodig hebben, zorgt dat onnodig voor meer drempels.
Training tijdens het werk
De systemen en hulpmiddelen die we gebruiken ontwikkelen zich in zo'n snel tempo dat we training nu rechtstreeks in iemands werkproces kunnen integreren, waardoor het heel eenvoudig wordt om training te raadplegen wanneer dat nodig is.
Als het gaat om trainingsmethoden voor teamleden die voor hun dagelijkse werk een nieuw systeem, een nieuwe app of een nieuw platform moeten gebruiken, zijn er producten zoals WalkMe die kunnen helpen bij het stimuleren van digitale adoptie.
Door ter plekke ondersteuning te bieden bij veelvoorkomende problemen in het werkproces, kun je de efficiëntie verhogen en tegelijkertijd frustratie verminderen, evenals het aantal keren dat IT-ondersteuning wordt ingeschakeld voor een vermeend probleem in de tool dat waarschijnlijk door een menselijke fout wordt veroorzaakt.
Daarnaast kunnen veelvoorkomende taken waaraan iedereen deelneemt, zoals bijvoorbeeld prestatiebeoordelingen, ook rechtstreeks in de tool worden ondersteund.
Als iemand moeite heeft met het schrijven van een zelfreflectie, kan ondersteuning bij het schrijven van een effectieve zelfreflectie rechtstreeks in de tool worden opgenomen of eraan worden gekoppeld. Zo hoeft diegene niet weg te klikken van de taak waaraan hij of zij werkt en kan de benodigde informatie rechtstreeks worden geraadpleegd tijdens het uitvoeren van de taak.
Trainers moeten er zoveel mogelijk over nadenken hoe ze hun content rechtstreeks kunnen integreren in de tools waarin mensen hun werk uitvoeren.
Houd het beknopt
Volledige leeractiviteiten op locatie die een hele dag duren, kunnen niet rechtstreeks worden overgezet naar een virtuele omgeving en er vervolgens van uitgaan dat ze op dezelfde manier werken.
Vaak is het moeilijker om mensen virtueel langer dan een paar uur achter elkaar betrokken te houden (90 minuten is ideaal), zelfs met voldoende pauzes en activiteiten tussendoor. Daarom is toegankelijke, beknopte content verspreid over een leertraject vaak effectiever dan proberen alles in één keer onder de knie te krijgen.
Veel van wat eerder persoonlijk moest worden aangeleerd, kan nu worden herontworpen in andere vormen en als voorbereiding worden toegewezen, waarbij het klaslokaal in feite wordt omgedraaid.
Werknemers op afstand kunnen worden aangemoedigd om content te lezen of te bekijken voordat er een live sessie plaatsvindt. Zo blijft er tijdens de sessie tijd over voor activiteiten met collega's, deelname aan discussies en het oefenen van de daadwerkelijke vaardigheden, in plaats van er alleen over te leren.
Verbinding mogelijk maken
Virtuele training is een uitstekende manier voor werknemers op afstand om samen te komen en tijd met elkaar door te brengen tijdens het leren. Dit leidt na afloop van de training tot betere communicatie, het delen van kennis en samenwerking.
Daarom moet elke live virtuele training bewust momenten inbouwen voor verbinding tussen de deelnemende werknemers op afstand. Doordat er gedurende hun werkdag minder natuurlijke contactmomenten zijn, moet voldoende tijd worden uitgetrokken voor activiteiten die specifiek zijn ontworpen om mensen samen te brengen.
Training voor werknemers op afstand moet altijd als bijkomend voordeel hebben dat verbinding wordt gestimuleerd. Mentorschapsprogramma's zijn bijvoorbeeld een uitstekende manier om verbinding tussen werknemers op afstand mogelijk te maken en hen tegelijkertijd te ontwikkelen en een leercultuur op te bouwen.
Alles samenbrengen
Het aanbieden van de juiste training is een van de uitdagingen van het aansturen van een personeelsbestand op afstand.
Maar zodra je duidelijk begrijpt wat hun behoeften zijn, kun je ervoor zorgen dat ze precies de vaardigheden en kennis hebben die nodig zijn om hun werk effectief uit te voeren.
Met de juiste training kunnen werknemers volledig worden uitgerust met de juiste vaardigheden om optimaal te presteren, zonder de veelvoorkomende frustraties die ontstaan bij werken op afstand.
Daarnaast kan training ook helpen om betrokkenheid en behoud te stimuleren, wat opnieuw een positieve impact op je organisatie heeft. Misschien is in het begin een eenvoudige cursus voor werken op afstand alles wat nodig is.
Al met al kan investeren in training voor werknemers op afstand, wanneer dit correct wordt aangepakt, een grote impact hebben op het maximaliseren van het potentieel van het externe personeelsbestand van een organisatie.
Verdere hulpmiddelen om de effectiviteit van training te maximaliseren:
- Sjabloon voor trainingsprogramma
- Werken op afstand verbeterde onze productiviteit, maar hoe zit het met de teamdynamiek?
- 4 leer- en ontwikkelingsmetrics die daadwerkelijk bijdragen aan zakelijk succes
- Zo creëer je in 7 stappen een leer- en ontwikkelingsstrategie
- De 10 beste softwareoplossingen voor trainingsbeheer voor het ontwikkelen van vaardigheden
- De 10 beste softwareoplossingen voor werknemerstraining voor online leren & ontwikkeling
- De 10 beste leerbeheersystemen voor ondernemingen
Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People om regelmatig artikelen te ontvangen die je helpen groeien in je carrière en gezonde, productieve organisaties op te bouwen.
