5 uitdagingen bij het managen van teams op afstand (& hoe je ze oplost)

5 uitdagingen bij het managen van teams op afstand

...en hoe je deze kunt overwinnen

Uitdaging #1: Vertrouwen

Vertrouwen is het fundament waarop succesvol werken op afstand is gebouwd. Uit mijn ervaring weet ik dat het opbouwen van vertrouwen ook een van de grootste uitdagingen is bij het managen van medewerkers op afstand, omdat de ouderwetse, traditionele gedachte is dat je productiviteit niet kunt waarborgen als je niet op hetzelfde kantoor werkt en mensen niet daadwerkelijk aan het werk kunt zien.

Ik moet denken aan een oudere oprichter en CEO die ik ken en die beveiligingscamera's door zijn hele productiefaciliteit liet installeren, zodat hij zijn medewerkers altijd en overal kon controleren.

Als hij niet zag dat iemand precies deed wat die persoon op dat moment volgens hem hoorde te doen, belde hij diegene op en “zwaaide hij met de zweep”. Het spreekt voor zich dat “vertrouwen” geen woord is dat ik zou gebruiken om zijn bedrijfscultuur te beschrijven!

Om effectief leiding te geven aan medewerkers op afstand, moet je erop vertrouwen dat zij net zo succesvol vanuit huis of een extern kantoor kunnen werken als vanuit het hoofdkantoor van het bedrijf en dat zij de juiste dingen doen voor hun team en de organisatie. 

In een interview met Victor Tam, medeoprichter van het D2C-koffermerk Monos, vertelt Tam hoe zij vertrouwen benaderen in hun omgang met medewerkers: 

"Er is vertrouwen dat zij bij de beslissingen die ze nemen het belang van het bedrijf voor ogen hebben, en er is vertrouwen in elkaar; je vertrouwt erop dat je teamgenoten weten dat zij ook hun best zullen doen."

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Name*

First name Last name

Seniority*

Select oneExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Business email*

Create Password*

This field is hidden when viewing the form

LinkedIn profile

This field is hidden when viewing the form

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

By submitting this form, you agree to receive our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For more details, please review our Privacy Policy

This field is hidden when viewing the form

Job title

This field is hidden when viewing the form

Department

Select an optionExecutive LeadershipOperationsPeople & CultureTechnologyFinanceMarketingSales & Business DevelopmentProduct & InnovationCustomer SuccessLegal & ComplianceOther

This field is hidden when viewing the form

Company size

Select an option1–5051–200201–1,0001,001–5,0005,001–10,00010,000+

This field is hidden when viewing the form

Industry

Select an optionTechnology / SoftwareProfessional Services / ConsultingFinancial ServicesHealthcare & Life SciencesManufacturing & IndustrialRetail & Consumer GoodsMedia & CommunicationsGovernment & Public SectorEducationNonprofit / NGOEnergy & UtilitiesOther

This field is hidden when viewing the form

Company website

This field is hidden when viewing the form

Reg Wall Module

InlineBottom BarFooterLanding PagePop UpSidebarSSO

Hoe je vertrouwensproblemen kunt overwinnen en vertrouwen binnen teams op afstand kunt opbouwen

Vertrouwen opbouwen is niet eenvoudig en vereist tijd, geduld en volharding. Alle manieren om vertrouwen op te bouwen uitgebreid bespreken zou een artikel op zich zijn, maar vertrouwen opbouwen begint meestal met uitgaan van goede bedoelingen.

The Executive Coaching Network legt uit hoe “Uitgaan van goede bedoelingen betekent handelen vanuit de aanname dat de persoon met wie je een gesprek voert betrouwbaar is en een teamspeler – dat die persoon jouw wens deelt om het best mogelijke resultaat voor de organisatie te bereiken. Je “doet alsof” die persoon zich effectief en positief zal gedragen.”

Dit is een mentaliteitsverandering die nodig is om de vertrouwenscyclus met teamleden op afstand te starten. Als je kunt uitgaan van goede bedoelingen, zijn enkele betrouwbare activiteiten om vertrouwen op te bouwen:

1. Stel een levende vertrouwensovereenkomst en teamnormen op.
2. Stel SMART-doelen en OKR's (doelstellingen en belangrijkste resultaten) vast waar medewerkers zich aan kunnen verbinden en die ze kunnen uitvoeren.
3. Wees open en transparant, toon kwetsbaarheid en wees bereid je eigen fouten toe te geven.
4. Communiceer vanuit de hoogste niveaus van de organisatie dat je je medewerkers vertrouwt, zoals Airbnb-medeoprichter en CEO Brian Chesky deed in zijn e-mail aan medewerkers.

Uitdaging #2: Communicatie

Toen ik manager op afstand was, namen we internationale medewerkers aan in Duitsland en Japan. Daarom begon ik mijn dag vaak vroeg om contact te leggen met het Duitse team en werkte ik vervolgens tot laat om met mensen in Japan te overleggen.

Videoconferentieverbindingen konden haperen, taal vormde vaak een uitdaging en het was soms moeilijk voor mensen om hun planningen en agenda's bijgewerkt te houden, zodat spontane gesprekken mogelijk waren.

Communicatie kan een grote uitdaging vormen bij het managen van medewerkers op afstand vanwege alle verschillende aspecten van werken op afstand die erdoor kunnen worden beïnvloed, zoals:

• Individuele communicatie: Hoe moet je 1-op-1 contact leggen met mensen? Welke invloed hebben tijdzones en taal op communicatie? Hoe geef je ruimte aan spontane gesprekken? 
• Teamcommunicatie: Hoe moet je vergaderingen met teams op afstand organiseren en leiden? Hoe kun je organisatorische (bijv. nieuwe HR-beleidsregels) of teamgerelateerde (bijv. nieuwe teamleden) informatie op een consistente manier met iedereen communiceren?
• Projectmanagement: Hoe beheer je werkprioriteiten tussen teamleden? Hoe zorg je voor effectief projectmanagement en het nakomen van afspraken?

Hoe overwin je uitdagingen bij de communicatie met medewerkers op afstand?

Communicatie omvat veel aspecten, elk met hun eigen uitdagingen en manieren om die te overwinnen. Hier zijn enkele ideeën om te overwegen:

1. Vraag je teamleden op afstand om ervoor te zorgen dat hun onlineagenda's up-to-date zijn, zodat terugkerende, eenmalige of spontane vergaderingen voor iedereen gemakkelijker kunnen worden ingepland.
2. Gebruik de juiste software voor videoconferenties (bijv. Google Meet) die aansluit bij de manier waarop je team werkt.
3. Stel duidelijke communicatierichtlijnen op voor wanneer en hoe medewerkers op afstand chatberichten, e-mail, de telefoon of videoconferenties moeten gebruiken.
4. Gebruik een geschikt intranetsoftwareplatform (bijv. Microsoft Teams) waarmee werkbronnen en informatie effectief kunnen worden gedeeld.
5. Verwijder bureaucratie en onnodige rompslomp die tot overbodige communicatie leiden (er zijn HR-apps die daarbij kunnen helpen).
6. Zoals Zack McGill aangeeft in een artikel over het aansturen van verkoopteams op afstand: "Hoewel wekelijkse vergaderingen tijdens werktijd gemakkelijker op elkaar af te stemmen zijn, kunnen maandelijkse sociale bijeenkomsten een uitdaging vormen. Een "vaste" datum elke maand, bijvoorbeeld de derde woensdag, helpt."

Een geweldige podcast voor het optimaliseren van je interne communicatie: Hoe je bedrijfsactiviteiten kunt verbeteren met interne communicatie.

Uitdaging 3: Gemeenschap en verbondenheid

Een van de grootste uitdagingen bij het aansturen van medewerkers op afstand is het creëren van dezelfde gevoelens van gemeenschap en verbondenheid die in fysieke kantooromgevingen kunnen bestaan. Het aansturen van verspreid werkende teams vereist aandacht voor mogelijke gevoelens van isolement die onder teamleden kunnen ontstaan.

Met medewerkers op afstand is het moeilijker om tijdens de lunch informeel contact te hebben in de kantine of even een praatje te maken in de gang. Dit soort activiteiten voor het opbouwen van relaties zijn belangrijk voor het creëren en in stand houden van je bedrijfscultuur. 

Sommige van de beste feedback van medewerkers die ik ooit heb ontvangen, kwam voort uit een informeel koffiemoment of een wandeling buiten.

Door werken op afstand is het ook uitdagender om evenementen en vieringen te organiseren die je bedrijfscultuur kunnen verbeteren, vooral als je ervoor hebt gekozen om je HR-functie uit te besteden.

Met behulp van platforms voor virtuele evenementen zijn deze evenementen uiterst belangrijke onderdelen van het bevorderen van een sterk gevoel van gemeenschap en verbondenheid binnen je organisatie.

Hoe overwin je de uitdagingen bij het bevorderen van een gevoel van gemeenschap en verbondenheid onder medewerkers op afstand?

De beste manier om deze vraag te beantwoorden is te kijken naar hoe enkele bekende bedrijven hiermee omgaan, vooral omdat het creëren van een gevoel van verbondenheid vaak uitdagender wordt naarmate de organisatie groeit.

De muzikale mensen bij Spotify praten over het belang van verbondenheid als onderdeel van hun programma “Work From Anywhere”:

“We willen dat iedereen die hier werkt het gevoel heeft erbij te horen, ongeacht of die persoon het grootste deel van zijn of haar tijd thuis of op kantoor doorbrengt. We hebben aangepast hoe we ons werk op dit gebied uitvoeren en de focus verlegd van evenementen op locatie naar virtuele ervaringen die mogelijkheden creëren voor gemeenschap en verbondenheid en die gedurende het jaar verschillende culturele momenten vieren.”

In een recente aankondiging vertelt taxidienst Lyft hoe het zijn medewerkers op afstand ondersteunt met een volledig flexibele werkplek:

“Ons onkostenbeleid ondersteunt reizen van en naar teambijeenkomsten ongeveer eenmaal per kwartaal. Hoewel fysieke aanwezigheid optioneel is, verwachten we dat veel teamleden zullen uitkijken naar de mogelijkheid om tijdens deze en andere momenten persoonlijk samen te werken, te brainstormen en feest te vieren.”

Hier zijn nog enkele ideeën om een gevoel van verbondenheid en gemeenschap binnen je externe personeelsbestand te bevorderen:

• Zend algemene videovergaderingen of bijeenkomsten voor het hele bedrijf uit en vraag actief om vragen en feedback van externe medewerkers via virtuele vraag-en-antwoordsessies
• Ondersteun persoonlijke aanwezigheid waar mogelijk bij bedrijfsevenementen, vieringen, algemene vergaderingen enzovoort.
• Creëer feedbackmechanismen voor medewerkers die specifiek zijn bedoeld voor externe medewerkers en waarmee zij altijd en overal hun gedachten kunnen delen.

Uitdaging #4: Productiviteit

Het klassieke bezwaar tegen werken op afstand—een bezwaar dat ik zelf heb gehoord van mensen voor wie ik in het verleden heb gewerkt—is: “Hoe weet ik of mijn medewerkers hun werk doen als ik hen niet kan zien?”. 

Zorgen over productiviteit en de perceptie dat mensen niet echt vanuit huis werken, maar in plaats daarvan ontspannen in hun overloopzwembaden (nog een voorbeeld uit de praktijk), kunnen een uitdaging vormen wanneer je een programma voor werken op afstand overweegt of externe medewerkers aanstuurt. 

Hoe overwin je de uitdaging van het beheren van de productiviteit van externe medewerkers?

In zijn e-mail aan medewerkers over werken op afstand zei Brian Chesky, medeoprichter en CEO van AirBnB, het volgende:

"Om dit niveau van flexibiliteit te realiseren, hebben we voldoende structuur en coördinatie nodig. Zonder die structuur zou alles een chaos worden. De basis van onze manier van werken blijft onze ene bedrijfskalender met onze meerjarenroutekaart. Deze draait om twee grote productlanceringen per jaar: een lancering in mei en een lancering in november. Hoewel niet iedereen rechtstreeks aan deze productlanceringen werkt, organiseren we onze volledige kalender eromheen om de afstemming binnen het hele bedrijf te behouden. Onze samenwerkingssessies, bijeenkomsten op externe locaties, sociale evenementen en pauzes worden vooraf gepland en rond deze kalender georganiseerd."

In deze opmerkingen zitten enkele goede ideeën over hoe je productiviteit, effectieve coördinatie en positieve samenwerking met externe medewerkers kunt waarborgen, waaronder:

• Implementeer het CRA-leiderschapsmodel om externe medewerkers te helpen zich te verenigen rond een duidelijke visie en doel die specifieke doelen en resultaten stimuleert.
• Zorg voor één gedeelde kalender, virtuele samenwerkingstools of software voor mobiel personeelsbeheer om de afstemming tussen externe teams te behouden (dit is een van de vele voordelen van software voor mobiel personeelsbeheer).
• Houd regelmatige 1-op-1-gesprekken met je medewerkers die je inzicht geven in elkaars activiteiten, maar zonder micromanagement. Bekijk ter ondersteuning mijn gids voor 1-op-1-gesprekken met sjabloon.
• Gebruik het model voor trapsgewijze doelen van Liz Lockhart Lance om je te helpen haalbare, meetbare doelen vast te stellen.

Het is ook belangrijk om je verwachtingen ten aanzien van de productiviteit van externe medewerkers al vroeg in hun dienstverband te verduidelijken, specifiek tijdens je inwerkproces voor externe medewerkers. Dit helpt de toon te zetten en geeft hen duidelijke en meetbare productiviteitsdoelstellingen om na te streven.

Uitdaging #5: Culturele diversiteit

Tot slot, maar zeker niet als minste, staat culturele diversiteit op de lijst met uitdagingen bij het aansturen van externe medewerkers.

Employer-of-recorddiensten hebben het eenvoudiger gemaakt om internationale medewerkers in de organisatie op te nemen, maar er moet nog veel gebeuren voordat zij het gevoel hebben dat ze een gewaardeerd onderdeel van de bedrijfscultuur zijn.

Hoe overwin je de uitdaging van het omgaan met culturele verschillen tussen diverse externe medewerkers?

Ik heb de uitdagingen ervaren van het aansturen van medewerkers uit verschillende culturen, van een team mensen in Japan tot een 62-jarige babyboomer die vanuit zijn huis in Oregon werkt. 

Net als hun culturen is elke uitdaging uniek en anders, maar ze kunnen worden overwonnen met behulp van enkele algemene leiderschapsprincipes:

• Wees nieuwsgierig, invoelend en bereid om te leren als het gaat om nieuwe culturen en verschillende manieren van werken.
• Pas je communicatiestijl aan verschillende culturen aan, vooral wanneer je feedback aan medewerkers geeft of aanwijzingen verstrekt.
• Organiseer interculturele training om teamleden op afstand te helpen elkaar beter te begrijpen.
• Vermijd stereotypen en aannames, zoals de aanname dat alle babyboomers bang zijn voor technologie of dat alle Aziaten goed zijn met cijfers.
• Maak gebruik van partners, zoals een werkgever die als officiële werkgever optreedt, om inzicht te krijgen in culturele verschillen.

Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People

Wil je meer weten over leidinggeven op afstand en hybride management? Abonneer je dan op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om je carrière verder te ontwikkelen en meer impact te maken binnen je organisatie.