Hoe je prestatiebeheertaken in 5 stappen automatiseert
Om taken op het gebied van prestatiemanagement te automatiseren, richt je je op het stroomlijnen van repetitieve stappen, zoals het bijhouden van doelen, het verzamelen van feedback en het plannen van evaluaties, met behulp van technologie. In dit artikel lees je welke onderdelen van prestatiemanagement het eenvoudigst te automatiseren zijn, waarom automatisering belangrijk is en vind je een praktische checklist waarmee je vol vertrouwen de werklast voor HR kunt verlichten en een burn-out kunt helpen voorkomen.
Voordelen van geautomatiseerde prestatiemanagementsystemen
Automatisering, waaronder het toenemende gebruik van AI in prestatiemanagement, biedt HR-professionals een aantal voordelen, zoals het verbeteren van werkprocessen, het verminderen van de tijdsdruk en het vereenvoudigen van processen.
Hier zijn 4 belangrijke voordelen van het automatiseren van taken binnen je programma voor prestatiemanagement.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Verbeterde efficiëntie en nauwkeurigheid
Taken zoals gegevensinvoer of het genereren van rapporten kunnen tijdrovend zijn en gevoelig voor fouten van medewerkers. Door deze taken te automatiseren, kunnen HR-professionals de administratieve last ervan wegnemen, fouten verminderen en meer tijd besteden aan strategischer werk.
Consistentie en standaardisatie
Om traditionele taken op het gebied van prestatiemanagement te automatiseren, vereist automatiseringstechnologie dat processen consistente regels en criteria volgen.
Door dit in het prestatiemanagementproces te verankeren, kan het risico op vooringenomenheid of discriminatie worden verminderd, waardoor een eerlijkere en gelijkwaardigere aanpak voor de beoordeling van de prestaties van medewerkers wordt gewaarborgd.
Oplossingen voor medewerkersevaluaties ondersteunen doorlopende feedback, waardoor prestatiemanagement een continu proces wordt.
Feedback in real time
Automatisering kan vrijwel onmiddellijk feedback activeren voor zowel medewerkers als managers, zodat zij hun voortgang bij het behalen van doelen voortdurend kunnen volgen.
Dit helpt medewerkers te herkennen wanneer ze hun doelen of prioriteiten uit het oog zijn verloren en helpt managers tijdig te communiceren wat er moet gebeuren om dit te corrigeren.
Voor een naadloze uitvoering vereist het automatiseren van taken op het gebied van prestatiemanagement HRMS-tools met krachtige kernfunctionaliteiten. Belangrijke functionaliteiten voor het automatiseren van feedback zijn onder meer het in real time volgen van doelen, herinneringen voor feedback en dashboards voor prestatieanalyses.
Meer betrokkenheid van medewerkers
Geautomatiseerde taken op het gebied van prestatiemanagement bieden de mogelijkheid om functies zoals het bijhouden van doelen en plannen voor leren en ontwikkelen voor medewerkers te integreren. Hierdoor kunnen medewerkers hun eigen ontwikkelingsstrategie opstellen, waardoor motivatie en betrokkenheid naar een hoger niveau worden getild.
“Jaarlijkse doelen werken niet in ons huidige tijdperk”, zei Liz Lockhart Lance, Chief of Staff bij Performica. “Kwartaaldoelen passen beter, maar ze moeten gericht zijn op resultaten en verbonden zijn met wat op het hoogste niveau het belangrijkst is. Als mensen hun werk kunnen verbinden met de gewenste resultaten op organisatieniveau, kunnen ze zien hoe hun inspanningen daaraan bijdragen en betekenis vinden in hun werk.”
Wat te automatiseren
Nu duidelijk is waarom je wilt automatiseren, kun je beginnen met het stellen van doelen, het vaststellen welke processen en taken daarbinnen je gaat automatiseren en het nadenken over welke tools voor prestatiemanagement je kiest.
Hier zijn vier aspecten van prestatiemanagement die bij uitstek geschikt zijn voor automatisering.
Prestatiebeoordelingen
Het automatiseren van de planning, verspreiding en verzameling van materialen die betrokken zijn bij het prestatiebeoordelingsproces kan tijd besparen en de organisatie van deze materialen aanzienlijk vereenvoudigen.
Het kan je ook helpen je beoordelingscyclus nauwkeuriger af te stemmen op de doelstellingen van talentmanagement.
Bron: Een betere prestatiebeoordeling uitvoeren
Doelen stellen en bijhouden
Een geautomatiseerd systeem voor het opstellen en volgen van SMART-doelen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) helpt managers en medewerkers afgestemd te blijven op de doelstellingen van de organisatie. Maar SMART is slechts één model voor het stellen van doelen.
Andere modellen zijn het OKR-model (doelstellingen en belangrijkste resultaten) of het model voor trapsgewijze doelstellingen. Je zult moeten bepalen welk model het beste werkt voor jouw organisatie en hoe je de processen eromheen kunt automatiseren.
Coaching en feedback
Het bevorderen van een cultuur van voortdurende feedback kan worden ondersteund door geautomatiseerde mechanismen die medewerkers regelmatig input geven, zodat ze op koers blijven, hun prestaties verbeteren, mijlpalen herkennen en zich professioneel ontwikkelen.
Maar feedback werkt twee kanten op. Je zult ook een mechanisme willen creëren dat medewerkers stimuleert om jou feedback te geven wanneer dingen niet werken.
“Een praktische aanpak van verandering betekent dat je tegelijkertijd aan twee hendels trekt,” zei Lauren Scholtz, Manager Leren en Ontwikkeling bij intelliHR. “Als we het over een boot hadden, zou het gaan om het losmaken van de ankers en het hijsen van de zeilen; we hebben beide nodig om snel te kunnen gaan. Het opbouwen van een cultuur van voortdurende feedback is hier een goed voorbeeld van. Dit zijn de ankers waardoor het lijkt alsof dingen worden vertraagd. Er kunnen grote problemen zijn, zoals een medewerker die het gevoel heeft niet alles te hebben wat nodig is voor de functie, of die vindt dat het jaarlijkse beoordelingsproces tijdrovend en niet nuttig is. Door een kanaal te openen waar mensen dit met je kunnen delen, kun je die zeilen hijsen.”
Nuttige bron: Belangrijke zinnen voor functioneringsgesprekken
Gegevensanalyse
Het automatiseren van gegevensanalyse met AI-hulpmiddelen voor prestatiemanagement helpt bij het identificeren van prestatietrends en verbeterpunten. Het kan helpen om onjuiste beeldvorming te voorkomen, meer context te bieden over de invloed die de medewerker heeft op bredere bedrijfsdoelstellingen en te helpen bij het besluitvormingsproces voor toekomstige oefeningen voor het stellen van doelen en promoties.
Stappen voor het implementeren van automatisering van prestatiemanagement
Het automatiseren van prestatiemanagement met aandacht voor de werknemerservaring vereist inzicht in alle contactmomenten en variabelen die een rol spelen.
Dit vereist een stapsgewijs proces om ervoor te zorgen dat automatisering de werknemerservaring ondersteunt die je wilt bieden en bijdraagt aan je inspanningen op het gebied van behoud en betrokkenheid.
Stap 1: Beoordeling
Om te begrijpen hoe inspanningen op het gebied van prestatiemanagement kunnen worden verbeterd, moet je eerst een duidelijk beeld hebben van het huidige proces.
Alle betrokken stappen moeten worden gedocumenteerd om knelpunten en mogelijkheden voor efficiëntieverbetering te identificeren en vast te stellen wat het doel van automatisering is.
Als onderdeel hiervan wil je ook een lijst opstellen van effectieve prestatiemanagementtaken, nagaan welke daarvan geautomatiseerd kunnen worden en een kosten-batenanalyse voor de automatisering uitvoeren.
Stap 2: Analyse en selectie van hulpmiddelen
Inzicht in hulpmiddelen die je kunnen helpen bij het automatiseren van prestatiemanagement en het uitvoeren van een audit van je huidige infrastructuur helpen je vast te stellen welke functionaliteit momenteel ontbreekt en of je HR-technologie-infrastructuur geschikt is om de door jou geïdentificeerde taken te automatiseren.
Een deel hiervan is begrijpen waarvoor je geen nieuwe hulpmiddelen nodig hebt en waarmee je medewerkers al werken. Sunder Nookala, medeoprichter en CEO van Huminos, bespreekt dit wanneer hij het heeft over frictieloze werknemerservaringen.
“Het enige wat we praktisch kunnen doen om een betere werkwereld op te bouwen, is de processen van indiensttreding tot uitdiensttreding opnieuw bedenken en vereenvoudigen, zodat werk naar de medewerker kan komen op diens favoriete plek in plaats van de medewerker te dwingen meerdere systemen te doorlopen om het werk gedaan te krijgen,” zei Nookala.
“Laten we bijvoorbeeld kijken naar processen voor het stellen van doelen en het evalueren van prestaties: moderne intelligentiesystemen zoals Huminos maken het mogelijk om dagelijkse taken, zoals voortgangscontroles, het plannen van 1-op-1-gesprekken en het geven of ontvangen van waarderende en ontwikkelingsgerichte feedback, binnen Slack of Microsoft Teams uit te voeren zonder over te schakelen naar een andere softwareapplicatie.”
Bekijk om te beginnen onze selectie van de beste software voor prestatiemanagement.
Stap 3: Gegevensoverwegingen
Het naleven van regelgeving op het gebied van gegevensbeveiliging en privacy is slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de gegevensoverwegingen die gepaard gaan met automatisering.
Inzicht in welke soorten gegevens kunnen worden verzameld, welke kritieke prestatie-indicatoren (KPI's) hiermee kunnen worden ondersteund en hoe en door wie deze gegevens kunnen worden gebruikt, zijn allemaal factoren die bepalen hoe het verzamelen en analyseren van gegevens het proces voor prestatiebeheer van medewerkers zal verbeteren.
Je zult ook samen met je IT-team in kaart willen brengen hoe de migratie van gegevens uit bestaande systemen naar nieuwe technologische oplossingen een naadloze overgang creëert tussen de processen die je nu hebt en de nieuwe processen die je gaat creëren.
Stap 4: Maatwerk
De werkstromen, hiërarchieën en rapportagestructuren van elke organisatie zijn anders. Welke evaluatietools en processen je ook kiest, ze moeten worden aangepast aan de behoeften en doelstellingen van je organisatie en bovendien worden gekoppeld aan je HRIS om het verzamelen en analyseren van gegevens te stroomlijnen.
Proefprogramma's om de haalbaarheid en effectiviteit van automatisering op kleinere schaal te testen, kunnen je helpen tools en processen nog verder te verfijnen en een veranderingsbeheerplan op te stellen dat ingaat op de zorgen van medewerkers over wat automatisering voor hun werk kan betekenen.
Stap 5: Training
Uitgebreide training voor HR-teams en managers zal een belangrijke rol spelen bij de succesvolle invoering van automatisering.
Door feedback van belanghebbenden die bij een trainingsprogramma betrokken zijn te verwerken, kun je processen en de gebruikerservaring van je technologische oplossingen verfijnen voordat deze grootschalig worden geïmplementeerd.
De impact van automatisering van prestatiebeheer meten
De impact van je inspanningen om te automatiseren kan op verschillende plaatsen zichtbaar worden, van feedback van medewerkers tot ervaringsenquêtes en allerlei statistieken die HR-leiders helpen een duidelijker beeld te krijgen.
Enkele belangrijke statistieken om prestaties te volgen zijn:
- Bespaarde tijd
- Vermindering van fouten
- Tevredenheid van medewerkers
- Nauwkeurigheids- en voltooiingspercentages van elke stap in het proces voor prestatiebeheer
- Algehele prestatie-uitkomsten.
Deze zijn belangrijk wanneer je het rendement op je investering (ROI) voor automatisering berekent en je kosten-batenanalyse in de loop van de tijd verder ontwikkelt.
Wil je meer leren over het verbeteren van je aanpak van prestatiebeheer? Lees ons artikel over soorten prestatiebeheersystemen en best practices voor de implementatie ervan.
