11 manieren waarop een HRIS je bedrijf kan helpen
De voordelen van een HRIS zijn onder meer het automatiseren van repetitieve HR-taken, medewerkers toegang geven tot zelfbediening en ervoor zorgen dat je op de hoogte blijft van naleving.
Door deze processen te stroomlijnen, bespaart een HRIS je tijd, vermindert het handmatig administratief werk en helpt het je hele organisatie efficiënter te werken. In dit artikel laat ik je precies zien hoe een HRIS je HR-werkstroom kan vereenvoudigen en veel waarde kan opleveren voor je team en bedrijf.
Wat is een HRIS?
Een HRIS (informatiesysteem voor human resources) is een type HR-software waarin gegevens over medewerkers en de organisatie worden opgeslagen en dat talloze functies, zoals salarisadministratie en het beheer van arbeidsvoorwaarden, combineert om HR-professionals op elk niveau te helpen hun werk effectiever te doen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
In essentie gaat het om het benutten van de kracht van technologie om de raderen van de organisatorische machine te smeren en een tevredener, productiever personeelsbestand te creëren.
11 voordelen van een HRIS
Van het organiseren van personeelsinformatie tot het automatiseren van administratieve taken en het bieden van inzichten met HR-gegevens: het juiste HRIS-platform kan een transformatieve uitwerking hebben op je organisatie.
Voordelen voor HR-afdelingen
Veel van de voordelen van HRIS-software zullen merkbaar zijn op de HR-afdeling, waardoor tijd en middelen vrijkomen om te werken aan het meest voldoening gevende onderdeel van het werk: talentontwikkeling.
Efficiëntie en tijdsbesparing
Een HRIS vermindert repetitief administratief werk door taken zoals het bijwerken van personeelsdossiers, de salarisverwerking en verlofbeheer te automatiseren.
Medewerkers kunnen bijvoorbeeld verlofaanvragen indienen via een zelfbedieningsportaal, waar managers goedkeuringen beoordelen en HR verlofsaldi bijhoudt zonder te hoeven jongleren met e-mails of spreadsheets. Sommige systemen gebruiken ook HR-chatbots om routinevragen te beantwoorden.
Hierdoor kunnen HR-professionals zich richten op werving, medewerkerontwikkeling en andere strategische prioriteiten.
Verbeterde naleving
Een belangrijke HRIS-functie is helpen zorgen voor naleving van arbeidswetten en regelgeving door actuele informatie en geautomatiseerde herinneringen voor belangrijke deadlines en vereisten op het gebied van naleving te bieden.
Rapportage en analyses
Een systeem voor HR-rapportage en -analyse stelt HR-teams in staat rapporten te genereren over verschillende HR-statistieken, zoals het aantal medewerkers, personeelsverloop en demografische gegevens, ter ondersteuning van datagestuurde besluitvorming.
Verbeterde communicatie
Een HRIS verbetert de communicatie binnen de organisatie door een platform te bieden voor bedrijfsbrede aankondigingen, beleidsupdates en andere belangrijke informatie.
Voordelen voor medewerkers
Een HRIS kan het leven van je medewerkers ook gemakkelijker maken en ervoor zorgen dat ze zich meer betrokken en verbonden voelen.
Eenvoudiger inwerken
Een soepel inwerkproces helpt de toon te zetten voor nieuwe medewerkers en draagt bij aan het succes en behoud van medewerkers.
Als HRIS-functie kan dit een uitbreiding zijn van het sollicitantenvolgsysteem dat heeft geholpen om de kandidaat over de streep te trekken.
Nieuwe medewerkers kunnen inloggen op het zelfbedieningsportaal voor medewerkers, administratieve zaken regelen, aan hun training beginnen en kennismaken met hun functie en hun nieuwe team.
Meer zelfstandigheid
Met een zelfbedieningsportaal kunnen medewerkers hun persoonlijke gegevens, werkschema's, vakantieaanvragen, arbeidsvoorwaarden en extra's inzien en beheren.
Er is minder kans dat administratieve fouten gevolgen hebben voor hun salaris of vrije tijd, en ze kunnen ook gebruikmaken van geautomatiseerde herinneringen.
Meer medewerkersbetrokkenheid
Een HRIS vergroot de medewerkersbetrokkenheid door communicatie te stroomlijnen, feedback te verzamelen en ontwikkelingsmogelijkheden te personaliseren.
Deze functies omvatten realtime erkenning, korte enquêtes en zelfbedieningstoegang tot informatie over arbeidsvoorwaarden en hulpmiddelen voor loopbaanontwikkeling.
Door datagestuurde inzichten te bieden, kan HR zorgen proactief aanpakken, de werkcultuur verbeteren en de algehele medewerkerstevredenheid verhogen.
Voordelen voor de organisatie
Natuurlijk is de organisatie als geheel de uiteindelijke begunstigde van HRIS (zoals het hoort).
Kostenbesparingen
Door processen te stroomlijnen, handmatig werk te verminderen en fouten tot een minimum te beperken, helpt een HRIS de administratieve kosten te verlagen en de algehele productiviteit te verhogen.
Een HRIS is ook kosteneffectiever dan andere soorten HR-beheersystemen, waaronder HCM- en HRMS-systemen, maar het is ook het meest eenvoudige systeem (als je denkt dat je een systeem met geavanceerdere functies nodig hebt, lees dan onze uiteenzetting over HRIS-, HRMS- en HCM-systemen voor tips om de juiste keuze te maken).
Betere beslissingen over talentmanagement
HRIS verbetert beslissingen over talentmanagement door realtime-inzichten te bieden in de prestaties, vaardigheden en betrokkenheidstrends van medewerkers.
Met gecentraliseerde gegevens kan HR medewerkers met een hoog potentieel identificeren, ontwikkelingsbehoeften volgen en de personeelsplanning optimaliseren.
Daarnaast helpen voorspellende analyses bij opvolgingsplanning en retentiestrategieën, zodat talent en bedrijfsdoelstellingen beter op elkaar worden afgestemd.
Gecentraliseerde personeelsgegevens en verbeterde nauwkeurigheid
Een HRIS brengt personeelsdossiers, functiegegevens, beloning en verlofinformatie samen in één gecentraliseerd systeem, waardoor dubbele invoer en verspreide spreadsheets worden beperkt.
Door consistente, actuele gegevens bij te houden, kunnen HR-teams administratieve fouten tot een minimum beperken, betrouwbare informatie raadplegen en beter geïnformeerde beslissingen nemen.
Verbeterde gegevensbeveiliging
Een HRIS verbetert de gegevensbeveiliging door gevoelige personeelsinformatie te centraliseren in een veilig systeem met toegangsbeheer, versleuteling en authenticatieprotocollen.
Toegang op basis van rollen zorgt ervoor dat alleen bevoegde medewerkers specifieke gegevens kunnen bekijken of bewerken, waardoor het risico op datalekken wordt verkleind.
Daarnaast helpen auditlogboeken en compliancefuncties om wijzigingen te volgen, afwijkingen te detecteren en te voldoen aan wettelijke vereisten voor gegevensbescherming.
Functies van een personeelsinformatiesysteem
HRIS-systemen zijn er in allerlei soorten en maten om aan de behoeften van alle organisaties te voldoen. Hier zijn enkele van de belangrijkste HRIS-functies waarop je moet letten:
- Beheer van personeelsdatabase: Gecentraliseerde opslagplaats voor het bewaren van alle personeelsgerelateerde informatie, waaronder persoonlijke gegevens, arbeids- en functiegegevens en informatie over beloning en salarisadministratie.
- Tijd- en aanwezigheidsregistratie: Hulpmiddelen voor het bijhouden van gewerkte uren, aanwezigheid, verlofaanvragen en afwezigheid van werknemers, vaak geïntegreerd met prikklokken of biometrische systemen.
- Salarisadministratie: Geautomatiseerde verwerking van de salarisadministratie, waaronder salarisberekeningen, belastinginhoudingen, inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden en beheer van rechtstreekse stortingen.
- Beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden: Beheer van programma’s voor secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals zorgverzekeringen, pensioenregelingen en andere extra’s, waaronder inschrijving, registratie en rapportage.
- Werving en opvolging van sollicitanten: Functies van wervingssoftware die je helpen bij het beheren van vacatures, het screenen van sollicitaties, het volgen van kandidaten tijdens het wervingsproces en het inwerken van nieuwe medewerkers.
- Prestatiebeheer: Hulpmiddelen voor het vaststellen van prestatiedoelen, het uitvoeren van functioneringsbeoordelingen, het geven van feedback en het bijhouden van prestatiestatistieken van werknemers.
- Compliancebeheer: Zorgt voor naleving van arbeidswetgeving en voorschriften, waaronder geautomatiseerde waarschuwingen voor aankomende deadlines en rapportagevereisten.
- Zelfbedieningsportaal voor werknemers: Stelt werknemers in staat om hun persoonlijke gegevens te openen en bij te werken, loonstroken te bekijken, verlof aan te vragen en hun secundaire arbeidsvoorwaarden te beheren via een zelfbedieningsinterface.
- Opleiding en ontwikkeling: Hulpmiddelen voor het beheren van opleidingsprogramma’s voor werknemers, het bijhouden van voortgang, het plannen van cursussen en het onderhouden van certificeringen en registraties voor de ontwikkeling van vaardigheden.
Aan de slag gaan met een HRIS
Je denkt nu misschien dat een HRIS behoorlijk nuttig kan zijn, of je overweegt hoe je huidige systeem kan worden verbeterd.
Met zoveel beschikbare opties is het belangrijk om de beste HRIS-software voor de behoeften van je bedrijf te vinden.
Bij het kiezen van een HRIS moeten HR-professionals letten op gebruiksgemak, de inbegrepen kernfuncties, de mate waarin de dienstverlening kan worden aangepast, of de oplossing kan integreren met bestaande systemen, schaalbaarheid en natuurlijk de prijs-kwaliteitverhouding. Een goed startpunt is onze gids voor de beste HRIS-systemen.
Handige tip: Als je vereisten complex zijn of je ze nog aan het definiëren bent, kun je overwegen een HRIS-RFP op te stellen. Daarmee kun je vereisten definiëren en betere offertes van leveranciers verkrijgen.
