De wervingsfunnel: een complete gids

Als je werving voorstelt als verkoop, waarbij een functie binnen je organisatie het product is, dan lijkt dit sterk op de marketingfunnel die marketingteams gebruiken.

Waarom is de wervingsfunnel belangrijk?

De wervingsfunnel is een nuttig hulpmiddel om de stroom kandidaten te beheren, vanaf de eerste bekendheid tot het moment waarop ze een functie bij de organisatie accepteren.

Werving is berucht om zijn chaotische verloop, maar het gebruik van de funnel helpt wervingsteams om zich rond verschillende taken te organiseren en gegevens te gebruiken om in verschillende fasen van de funnel verbeteringen te identificeren.

De snelheid van de wervingsfunnel is bijvoorbeeld een veelgebruikte wervingsmetriek om zicht te houden op de lengte van het wervingsproces en hoelang kandidaten in elke fase doorbrengen.

Als kandidaten te lang in de fase van sollicitatiegesprekken blijven, hoe komt dat dan? Zijn ze niet bereid de beoordeling te doorlopen die je voor hen hebt? Misschien ronden ze die wel af, maar wachten ze te lang op feedback.

Fasen van de wervingsfunnel

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Bekendheid

Elke organisatie heeft twee merken: het algemene merk (product, klantenservice, stem) en het werkgeversmerk (hoe de organisatie als werkgever wordt gezien).

Je werkgeversmerk heeft een aanzienlijke invloed op je vermogen om talent aan te trekken (en te behouden). Als je nog niet over je werkgeversmerk hebt nagedacht, is het tijd om dat te doen.

De kern van je werkgeversmerk is je werkgeverswaardepropositie (EVP), oftewel wat je iemand biedt in ruil voor diens diensten. Dit omvat doel, missie en visie, waarden, totale beloning, ontwikkelingsmogelijkheden, cultuur, de manier waarop je mensen behandelt, enzovoort.

Zodra je een sterke EVP hebt opgesteld, kun je die combineren met alle extern zichtbare elementen, zoals logo's en visuele elementen, die samen een merk vormen.

Het creëren van een sterk werkgeversmerk helpt bekendheid te genereren over je geschiktheid als werkgever en maakt het vinden en behouden van talent veel eenvoudiger.

Je kunt je merk onder de aandacht brengen via advertenties, sociale media en je digitale eigendommen, zoals de werken-bij-pagina op je website.

Aantrekking

Met een duidelijk en sterk merk kun je jezelf meer gaan presenteren en je organisatie samen met specifieke functies actiever onder de aandacht brengen.

Dit proces, dat wervingsmarketing wordt genoemd, omvat activiteiten zoals:

• Duidelijke, aantrekkelijke vacatureteksten schrijven en plaatsen
• Een aantrekkelijke werken-bij-pagina maken
• Contact opnemen met kandidaten, bijvoorbeeld via kandidatenwerving
• Een werknemers-aanbrengprogramma lanceren om aanbevelingen te stimuleren en aan te moedigen.
• Profielen aanmaken op wervingsplatforms
• Actief zijn op sociale media, bijvoorbeeld via werving via sociale media.

Het is een kans om plezier te hebben en te laten zien wat jou uniek maakt. Soms kies je er echter voor om samen te werken met wervingsbureaus om meer of betere kandidaten te vinden en moeilijk vervulbare functies in te vullen.

Technologieën zoals software voor wervingsmarketing en sollicitantvolgsystemen (ATS) kunnen helpen bij het maken van werken-bij-pagina's en het plaatsen van vacatureteksten.

Solliciteren

Deze fase bevindt zich tussen het moment waarop een kandidaat besluit te solliciteren en het moment waarop die kandidaat formeel een sollicitatie indient. 

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat het sollicitatieproces soepel verloopt, dubbel werk voorkomt, snel kan worden afgerond en alleen relevante vragen stelt (dit hoeven niet voor elke functie dezelfde vragen te zijn). Als het hier misgaat, kan dat kandidaten uitgeput laten voelen en ertoe leiden dat de organisatie talent afstoot.

Zoals recruitmentexpert Liam Reese zegt:

"De enige informatie die je op dit moment echt nodig hebt, is de minimale hoeveelheid informatie die je nodig hebt om te beslissen of je de kandidaat wel of niet wilt uitnodigen voor een gesprek, plus contactgegevens om met de kandidaat te communiceren—je hebt niets anders nodig, dus vraag ook niets anders."

ATS'en kunnen hierbij helpen door bepaalde aspecten van het sollicitatieproces te standaardiseren en ervoor te zorgen dat de informatie van elke sollicitant wordt vastgelegd, zodat deze kan worden gevolgd en er kan worden gereageerd.

Een andere handige ATS-functie is dat je het systeem zo kunt programmeren dat het automatisch kandidaten afwijst die niet aan bepaalde criteria voldoen, zoals locatie of visumstatus, en informatie over de volgende stappen stuurt naar kandidaten die daar wel aan voldoen.

Selectie

Kandidatenselectie is het proces waarbij sollicitaties worden beoordeeld en wordt besloten wie op gesprek gaat met de wervingsmanager.

Het selectieproces voor kandidaten omvat het bekijken van de informatie over de kandidaat die voor jou beschikbaar is (cv, motivatiebrief, LinkedIn-profiel enzovoort) en beslissen of die persoon goed bij de functie zou kunnen passen.

Bedrijven die tools voor cv-selectie gebruiken, zien vaak snellere wervingscycli en een betere kwaliteit van kandidaten.

Als de kandidaat veelbelovend lijkt, omvat het proces doorgaans ook een eerste gesprek tussen de kandidaat en iemand van HR. Dit wordt het ‘selectiegesprek’ genoemd en dient om dieper op de kandidaat in te gaan en de functie te bespreken.

Op dit moment is er misschien maar één persoon bij het proces betrokken, maar dat zal waarschijnlijk veranderen.

Naarmate er meer mensen betrokken raken, is het geen slecht idee om een stroomschema van het wervingsproces te hebben dat mensen kunnen volgen, evenals één vast contactpersoon voor de kandidaat gedurende het hele proces, meestal de persoon die de eerste selectie uitvoert. Dit wordt werving gedurende de volledige cyclus genoemd.

Gesprekken en beoordelingen

Nu komen we bij de kern van de wervingsfunnel, waarbij waarschijnlijk de meeste mensen betrokken zijn.

We voeren gesprekken met kandidaten en geven hun opdrachten om hun kwalificaties, communicatievaardigheden en motivatie vast te stellen en tegelijkertijd de juistheid van hun sollicitatie te verifiëren.

Aan de andere kant kunnen werkzoekenden hun vaardigheden laten zien, de functie beter begrijpen en een goede relatie opbouwen met potentiële werkgevers.

Beide partijen kunnen verwachtingen verduidelijken, voorwaarden onderhandelen en goed geïnformeerde beslissingen nemen over het vervolg.

Uiteindelijk willen we via gesprekken en beoordelingen de benodigde vaardigheden, gedragingen en motivaties grondig onderzoeken en een positieve kandidaatervaring creëren, ongeacht de uitkomst.

Een duidelijke structuur voor gesprekken is belangrijk. In haar uitstekende artikel over het voeren van een sollicitatiegesprek raadt Mariya Hristova aan om gesprekken op te bouwen als een funnel: begin in de eerste fasen met de belangrijkste vereiste vaardigheden en ga in de volgende fasen over naar de vaardigheden die optioneel zijn.

Voorbeeld:

• Fase één: Duik diep in hun ervaring met specifieke vragen, waarbij eerst de vereiste ervaring aan bod komt en daarna de optionele ervaring.
• Fase twee: Een “technisch” gesprek, mogelijk met een opdracht, waarin je de vereiste vaardigheden kunt beoordelen en mogelijk inzicht krijgt in hun vaardigheden die mooi meegenomen zijn (op basis van de prestaties van de kandidaat tijdens het eerste gesprek).
• Fase drie: Richt je op de bijdrage aan de organisatiecultuur en de gedragsmatige match.

Ik raad ten zeerste aan het artikel te lezen voor een diepgaandere bespreking!

Aanbod

Hoewel het baanaanbod het einde van het wervingsproces vormt, begint het overtuigen van kandidaten (d.w.z. ervoor zorgen dat ze het aanbod accepteren) al op het moment dat je voor het eerst met hen praat en hun informatie in je wervingssoftware terechtkomt.

De acties die je in elke fase van de funnel onderneemt, helpen je hen naar een gemoedstoestand te brengen waarin ze klaar zijn om toe te happen, “Ja, ik wil bij het bedrijf werken!” (of het tegenovergestelde te doen en ervoor te zorgen dat ze zichzelf uitsluiten).

Een goede relatie opbouwen met de kandidaat is cruciaal, omdat dit je acceptatiepercentage van aanbiedingen (OAR) hoog houdt (een goede OAR wordt over het algemeen beschouwd als ~90%).

Naarmate ze het proces doorlopen, kom je meer te weten over de kandidaat. Die informatie kun je vervolgens gebruiken om hen tijdens de onderhandelingsfase over de streep te trekken. 

Als een ontwikkelaar bijvoorbeeld meer ervaring wil opdoen met een bepaalde technologie en je dit daadwerkelijk kunt bieden, is dat iets om te benadrukken.

Lees voor meer informatie Mariya’s geweldige artikel over het doen van een baanaanbod.

Een wervingsfunnel creëren

Hier volgt een kort proces om je te helpen een wervingsfunnel te creëren:

1. Ontwikkel je EVP en werkgeversmerk
2. Bepaal je wervingsdoelen
3. Bepaal je ideale kandidaat
4. Maak e-mailsjablonen voor elke fase van de wervingsfunnel om de communicatie met kandidaten te optimaliseren.
5. Schrijf en plaats enkele vacatureteksten
6. Vind en selecteer kandidaten
7. Ontwikkel een sollicitatieproces
8. Doe hun een aanbod dat ze niet kunnen weigeren
9. Ontwikkel nuttige wervingsstatistieken om je te helpen je funnel te optimaliseren.

Tip van een expert: Gratis wervingstools helpen je wervingsfunnel te visualiseren en verfijnen voor betere wervingsresultaten.

Statistieken voor de wervingsfunnel

Er is een oud gezegde: “Wat gemeten wordt, wordt beheerd.” Dit betekent dat het essentieel is om de effectiviteit van iets met behulp van duidelijke statistieken te monitoren om het te kunnen verbeteren.

Als het gaat om het meten van de effectiviteit van de wervingsfunnel, zijn er behoorlijk wat mogelijkheden:

Statistieken voor de wervingsfunnel zijn cruciaal om de effectiviteit van het stroomlijnen van je wervingsproces te evalueren. 

Hier zijn enkele belangrijke statistieken om rekening mee te houden:

1. Doorlooptijd tot invulling: Meet het aantal dagen dat nodig is om een functie in te vullen, vanaf het moment dat de vacature wordt geplaatst tot het moment waarop het aanbod wordt geaccepteerd.
2. Wervingstijd: Meet het aantal dagen vanaf het moment dat een kandidaat in de pijplijn komt (bijvoorbeeld door te solliciteren of te worden gevonden) tot het moment waarop diegene het baanaanbod accepteert.
3. Wervingsbron: Houdt bij waar kandidaten vandaan komen (bijvoorbeeld vacaturebanken, sociale media, doorverwijzingen door medewerkers en wervingsbureaus).
4. Voltooiingspercentage van sollicitaties: Meet het percentage kandidaten dat het sollicitatieproces voltooit nadat het is gestart.
5. Verhouding screening tot sollicitatiegesprek: Meet het aantal gescreende kandidaten ten opzichte van het aantal kandidaten dat op gesprek is geweest.
6. Verhouding sollicitatiegesprek tot aanbod: Meet het aantal kandidaten dat op gesprek is geweest ten opzichte van het aantal uitgebrachte baanaanbiedingen.
7. Acceptatiepercentage van aanbiedingen: Meet het percentage baanaanbiedingen dat door kandidaten wordt geaccepteerd.

Gelukkig kun je je wervingssysteem gebruiken om deze statistieken bij te houden, aangezien veel systemen al ingebouwde rapportages voor deze statistieken hebben (of rapportages die je kunt aanpassen aan je specifieke behoeften).

Beste werkwijzen voor de wervingsfunnel

Volg deze beste werkwijzen om je wervingsfunnel te creëren en optimaliseren:

1. Bouw altijd aan je merk: Je merk is waardevol, laat je leiden door je waarden en bescherm het koste wat kost!
2. Ontwikkel kandidatenprofielen: Maak gedetailleerde profielen van je ideale kandidaten, inclusief vaardigheden, ervaring en culturele aansluiting, om richting te geven aan je inspanningen voor het vinden en screenen van kandidaten.
3. Zet bestaande medewerkers in: Zet bestaande medewerkers in om kandidaten door te verwijzen en deel te nemen aan je inspanningen voor recruitmentmarketing.
4. Implementeer een ATS: Wanneer je wervingsactiviteiten voldoende omvangrijk worden, gebruik je een ATS om het sollicitatieproces te beheren en te stroomlijnen, kandidaten te volgen en georganiseerde dossiers bij te houden. Hier vind je onze keuze voor de beste sollicitantvolgsystemen.
5. Regelmatige communicatie en samenwerking: Werving moet een gezamenlijke inspanning zijn van recruiters en wervingsmanagers.
6. Een diverse talentenpool en een divers interviewteam: Belangrijk om aan beide kanten van de interviewtafel nieuwe ideeën en perspectieven binnen te halen.
7. Standaardiseer screening- en interviewprocessen: Ontwikkel consistente screeningcriteria en interviewvragen om eerlijkheid en objectiviteit te waarborgen en zorg ervoor dat interviewers worden getraind in de beste werkwijzen voor het voeren van effectieve en onbevooroordeelde interviews.
8. Wees transparant en eerlijk: Open en eerlijk zijn opent de deur voor allerlei vragen waarmee je kunt inschatten of de persoon een goede kandidaat voor de functie is.

Je kunt je wervingsfunnel optimaliseren door gebruik te maken van wervingssystemen voor kleine bedrijven die deze belangrijke processen automatiseren.

Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People

Voor verdere ondersteuning bij alles wat met talentacquisitie en -management te maken heeft, kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste inhoud om je te helpen groeien in je carrière, meer impact te maken in je organisatie en de beste werkwijzen toe te passen.