45 kluczowych wskaźników HR i najlepsze praktyki zarządzania danymi

Metryki HR to fakty dotyczące Twojej organizacji. Nie są opiniami ani szacunkami — są faktami dotyczącymi osób w Twojej organizacji. 

Same w sobie nie opowiadają całej historii, ale gdy połączysz je z bogatszymi informacjami oraz innymi danymi i metrykami biznesowymi, możesz stworzyć dokładny obraz czynników wpływających na sukces.

45 kluczowych metryk zasobów ludzkich, które warto śledzić, oraz sposoby ich oceny

Liczba pracowników

Staraj się przedstawiać liczbę zatrudnionych osób (pracowników etatowych i kontraktorów, jeśli ma to znaczenie dla Twojej firmy), a także miejsce ich pracy — w którym biurze się znajdują i w którym dziale kierowniczym pracują.

5 metryk rotacji i wskaźnika retencji

1. Wskaźnik rotacji. Ile osób odchodzi i z jakiej lokalizacji/działu kierowniczego/grupy demograficznej?
2. Dlaczego odchodzą — dobrowolnie czy niedobrowolnie? 
3. Średni staż pracy osób odchodzących 
4. Jaki jest wskaźnik rotacji? (Twoje obliczenia muszą być tutaj spójne). Moja sugestia dotycząca rotacji to: 
   
   Liczba osób, które odeszły w ciągu ostatnich 12 miesięcy / ((liczba pracowników etatowych 12 miesięcy temu + liczba pracowników etatowych obecnie) / 2)
   
   Wiele osób woli mierzyć rotację wyłącznie na podstawie dobrowolnych odejść. Potrzebne są oba pomiary i możesz wybrać, która metoda będzie głównym sposobem prezentacji wyników.
5. Jaki jest wskaźnik retencji? Zwykle oblicza się go w ujęciu rocznym:
   
   Liczba pracowników, którzy pozostali zatrudnieni przez cały okres pomiaru / liczba pracowników na początku okresu pomiaru x 100

10 metryk rekrutacyjnych

1. Ile osób zatrudniasz i w jakiej lokalizacji/dziale kierowniczym?  
2. Czas potrzebny na obsadzenie stanowiska
3. Najlepsze źródła pozyskiwania pracowników, np. polecenia 
4. Jaki jest koszt zatrudniania, np. średni koszt zatrudnienia jednej osoby
5. Liczba wakatów przypadających na rekrutera
6. Liczba aplikacji 
7. Liczba rozmów kwalifikacyjnych
8. Wskaźnik akceptacji ofert pracy (%)  
9. Liczba obserwujących na LinkedIn (i innych portalach społecznościowych?) 
10. Ocena w serwisie Glassdoor.

4 metryki demograficzne. Kim są Twoi pracownicy?

1. Podział według płci
2. Obywatelstwo
3. Staż pracy
4. Miary różnorodności, takie jak wiek, poziom wykształcenia i pochodzenie etniczne. Można je dodatkowo podzielić według lokalizacji/działu kierowniczego (zależnie od tego, jakie dane są obecnie dostępne i co jest ważne dla Twojej organizacji).

5 miar organizacyjnych

1. Odsetek osób na stanowiskach kierowniczych
2. Rozpiętość kierowania
3. Liczba osób na każdym szczeblu organizacji
4. Liczba otwartych wakatów
5. Wzrost w czasie.

4 metryki absencji

1. Liczba dni urlopowych wykorzystanych i pozostałych do wykorzystania przez poszczególne osoby oraz całą firmę
2. Nieobecności chorobowe
3. Ustalenia dotyczące pracy z domu/z zagranicy 
4. Wykorzystany/pozostały limit.

8 wskaźników uczenia się i rozwoju

1. Liczba godzin nauki
2. Pożądana zmiana, np. w zachowaniu lub wskaźniku biznesowym
3. Poprawa umiejętności
4. Przyswojenie wiedzy
5. Liczba programów mentorskich
6. Wskaźnik ukończenia obowiązkowych programów szkoleniowych
7. Rodzaj nauki (online lub stacjonarna)
8. Wydany budżet szkoleniowy.

2 wskaźniki efektywności

1. Odsetek pracowników posiadających cele
2. Ocena wpływu wyników, potencjału i strat według lokalizacji lub funkcji kierowniczej.

4 wskaźniki wynagrodzeń

1. Łączne wydatki na wynagrodzenia
2. Wydatki na wynagrodzenia jako procent przychodów
3. Luka płacowa między kobietami a mężczyznami
4. Wskaźniki uczestnictwa w świadczeniach.

3 wskaźniki zaangażowania

Zależy to od tego, jakie narzędzia do angażowania pracowników (jeśli w ogóle) stosujesz, a wynik zależy od przyjętej metodologii.

1. Wynik zaangażowania pracowników według lokalizacji i działu kierowniczego
2. Intencja pozostania w organizacji
3. Wskaźnik rekomendacji netto.

Może nie jest to idealny zestaw wskaźników dla Twojej organizacji, ale stanowi punkt wyjścia do zastanowienia się nad tym, co będzie właściwe.

Choć niektóre z nich mają bardzo oczywiste metody obliczania, inne pozostawiają większe pole do interpretacji.

Najważniejsze jest, aby zachować spójność i jasność w sposobie obliczania wskaźnika, a tym samym w rozumieniu jego znaczenia.

Jak ustalić kluczowe wskaźniki HR

Kluczowe wskaźniki HR monitorowane przez organizacje różnią się w zależności od firmy.

Oto kilka wskazówek, które pomogą zdecydować, które wskaźniki powinny mieć priorytet.

Dopasuj je do celów organizacji 

Monitorowane wskaźniki będą bezpośrednio wpływać na Twoje wskaźniki KPI działu HR, które powinny być zgodne z szerszymi celami i założeniami organizacji.

Na przykład, jeśli rozwijasz firmę i musisz zwiększyć zatrudnienie, prawdopodobnie będziesz szczególnie uważnie monitorować czas zatrudnienia i koszt zatrudnienia pracownika.

Dowiedz się, co interesuje interesariuszy

Wskaźniki HR nie są przeznaczone wyłącznie dla działów HR. Kadra kierownicza, a także poszczególni menedżerowie, a nawet pracownicy, mogą skorzystać z tych informacji.

Gdy zaczniesz gromadzić wiarygodne dane o pracownikach, udostępnij je kluczowym interesariuszom i dowiedz się, co ich interesuje.

Może się okazać, że konkretny dział ma problem z odchodzeniem nowych pracowników w pierwszym roku pracy. Ktoś z pewnością będzie tym zainteresowany!

Jedną z przydatnych metod, którą zapożyczyłem z marketingu, jest tworzenie wewnętrznych person dla każdej grupy interesariuszy. Pomoże Ci to zastanowić się, kto i jakich informacji potrzebuje oraz jak je przedstawić.

Jak gromadzić wskaźniki HR

Dane HR prawdopodobnie znajdują się w kilku różnych miejscach, w tym w bazie danych HR, systemie zarządzania nauczaniem, systemie śledzenia kandydatów, oprogramowaniu do angażowania pracowników, a nawet w arkuszach kalkulacyjnych.

Dostępne jest również specjalistyczne oprogramowanie do analityki pracowników, które pomaga gromadzić i analizować dane ilościowe oraz jakościowe.

Jak wspomniano powyżej, w przypadku każdego wskaźnika należy jasno określić, czym on jest, jakie jest źródło danych, jak się go oblicza oraz w jaki sposób można przeprowadzić audyt procesu leżącego u jego podstaw.

Jeśli więc mierzymy liczbę osób odchodzących w ciągu miesiąca, może to wyglądać tak:

• Co to jest? Pracownicy zatrudnieni na stałe, którzy opuszczają daną lokalizację, funkcję, firmę lub zespół w danym miesiącu kalendarzowym.
• Źródło danych. Raport HRIS — pracownicy odchodzący według miesięcy.
• Jak jest obliczany. Pracownicy zatrudnieni na stałe odchodzący od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca (okres wypowiedzenia bez obowiązku świadczenia pracy jest obliczany jako ostatni dzień zatrudnienia). W przypadku pominięcia któregokolwiek odchodzącego pracownika ponownie obliczamy dane za poprzednie miesiące i odnotowujemy to w pakiecie wskaźników.
• Procesy leżące u podstaw. Sprawdź, czy lista płac jest zgodna z listą odchodzących pracowników, a także przejrzyj ewentualne listy kontrolne dotyczące odejść oraz listy zwolnień z przyczyn niedotyczących pracowników. Ponownie przeanalizuj wszelkie błędy z poprzednich miesięcy, zachowując przejrzystą ścieżkę prowadzącą do źródła, aby można było ustalić, co poszło nie tak.

Zapewniając taki poziom rygoru w przypadku każdego wskaźnika, zbudujesz stabilne, solidne dane i procesy leżące u podstaw, które będą wspierać rozwój bardziej dojrzałych możliwości analitycznych w przyszłości, a także solidne procesy stanowiące podstawę pracy całego zespołu HR.

Prezentowanie wskaźników HR

Twoim kolejnym wyzwaniem jest sposób udostępniania tych informacji. Wizualizacja danych ma kluczowe znaczenie, ponieważ w miarę gromadzenia tych danych i udostępniania ich w czasie opowiadają one historię. 

Czy Twoja organizacja się rozwija (czy rozwija się wystarczająco szybko), czy luka płacowa ze względu na płeć się powiększa?

Wszystkie te porównywalne miary są możliwe tylko dzięki regularnemu gromadzeniu i raportowaniu tych danych.

Jeśli chodzi o sposób wizualizacji danych, oto kilka wskazówek.

• W miarę możliwości używaj wykresów zamiast tabeli liczb — Excel jest tu świetnym narzędziem
• Skonfiguruj prezentację tak, aby można było obserwować postępy w czasie (miesięcznie lub kwartalnie)
• Używaj firmowej kolorystyki i układu prezentacji
• Dodaj do prezentacji prosty komentarz wyjaśniający wszystko, co nie jest jasne, lub nadający zmianie odpowiedni kontekst.

Wspomniana wcześniej koncepcja person może Ci w tym pomóc.

Zasady dotyczące dokładnych wskaźników HR

Kiedyś dołączyłem do firmy, aby stworzyć funkcję pozyskiwania talentów. Przez pierwsze 6 miesięcy gromadziłem jak najwięcej danych na temat naszych praktyk rekrutacyjnych: źródło/koszt/czas/lokalizacja/funkcja/rodzaj stanowiska — wszystkie typowe dane rekrutacyjne, których można się spodziewać.

Umieszczałem je w różnych prezentacjach, aby uzasadnić konieczność wprowadzenia zmian, które uważałem za potrzebne. Pewnego dnia pojawił się jednak problem.

Podczas rozmowy z inwestorami ktoś zadał pytanie dotyczące liczby naszych pracowników, ponieważ liczby nie wyglądały właściwie. Zgadnij co — mieli rację, a my się myliliśmy!

Problem trafił na moje biurko. Nie pamiętam dlaczego, ale prawdopodobnie dlatego, że próbowałem wykorzystać dane do podjęcia działań. Pamiętam natomiast, jak siedziałem w dusznej sali konferencyjnej przez czas, który wydawał się wiecznością, prześledzając dane wysłane do naszego zespołu finansowego, ich pochodzenie i dokładność, aby ustalić, jak mogły być nieprawidłowe w naszych publicznych oświadczeniach.

Sprowadzało się to do 2 prostych problemów:

1) Wysyłaliśmy dane z naszego (bardzo starego, bardzo kiepskiego) systemu HR w określonym dniu. Okazało się, że pracownicy aktualizowali system o informacje dotyczące nowych pracowników i osób odchodzących na czas na potrzeby listy płac, ale nie na czas na potrzeby tego raportu. Dane nigdy nie były więc prawidłowe — nie mogły takie być.

2) Wysyłaliśmy zagregowaną liczbę pracowników, która obejmowała wykonawców (ponieważ był to raport wysyłany od zawsze), a nikt — przynajmniej o ile mogłem stwierdzić — nigdy nie zakwestionował tych danych ani nie zapytał, co oznaczają te liczby.

Pojawiło się również kilka innych problemów, ale były to dwa najważniejsze punkty. Ostatecznie odświeżyliśmy nasze procesy wdrażania i wyłączania pracowników z organizacji, zmieniliśmy sposób obliczania udostępnianej liczby pracowników oraz ujednoliciliśmy te procesy.

Wiem, że wydaje się to podstawową kwestią, ale jest to dobry przykład tego, jak łatwo takie sprawy mogą wymknąć się spod kontroli. Oto kilka kluczowych zasad, które pomogą Ci gromadzić dokładne dane:

1) Jasno określ, czym jest dany wskaźnik

2) Jasno określ, jak jest obliczany i jakie są źródła danych

3) Upewnij się, że rozumiesz procesy zasilające dany wskaźnik i możesz je poddać audytowi.

Gdy będziesz mieć stabilny zestaw wskaźników, zyskasz możliwość ich łączenia i interpretowania w celu stworzenia obrazu tego, co dzieje się w Twojej organizacji, oraz tego, co możesz chcieć zrobić, aby to zmienić. 

Na przykład, jeśli „czas rekrutacji” i średnia liczba zapotrzebowań na pracowników przypadających na rekrutera rosną, czy zwiększenie liczby rekruterów może być potencjalnym rozwiązaniem?

Wykorzystuj wskaźniki HR do podejmowania decyzji

Twoje wskaźniki HR mają kluczowe znaczenie zarówno dla monitorowania zmian, jak i ich wdrażania. Złożoną analizę danych HR można jednak przeprowadzić tylko na podstawie dobrych danych — wykonanie poniższych kroków doskonale Cię do tego przygotuje:

• Uzgodnijcie swoje wskaźniki
• Jasno określ sposób obliczania i upewnij się, że można go poddać audytowi oraz że jest spójny
• Przedstawiaj je w jasny sposób
• Stosuj je konsekwentnie.

Jeśli to zrobisz, zbudujesz wiarygodność w wykorzystywaniu danych HR i przygotujesz swoją firmę do bardziej szczegółowych analiz. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o analityce HR, aby wspierać swoje działania w tym zakresie, zapoznaj się z tą listą kursów z analityki HR, które mogą Ci w tym pomóc.

Dołącz do społeczności People Managing People

Aby uzyskać dodatkowe wsparcie w wykorzystywaniu danych do realizacji strategii zarządzania talentami, dołącz do społeczności People Managing People — wspierającej społeczności liderów HR i biznesu, którzy dzielą się wiedzą i doświadczeniem, aby pomóc Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.

More Articles

• Systemy HRIS, HRMS a HCM: jaka jest różnica?

Najczęściej zadawane pytania

Dlaczego potrzebujemy wskaźników HR?

Ludzie są zazwyczaj największym kosztem i kluczowym czynnikiem sukcesu wpływającym na dalszy rozwój każdej firmy.

Ponieważ mierzymy rozwój firmy pod względem liczby klientów, przychodów, zysku i wartości, jednoczesne mierzenie aspektów związanych z pracownikami ma pełne uzasadnienie. 

Pozwolą one podejmować decyzje w oparciu o dane, udoskonalać procesy HR i tworzyć nowe, inspirujące inicjatywy.

Czym są miękkie wskaźniki HR?

Większość opisanych powyżej danych to dane twarde, czyli ilościowe. Dane miękkie mają charakter jakościowy, co oznacza, że trudno przedstawić je liczbowo. Obejmują one informacje zebrane na podstawie obserwacji, wywiadów, ankiet i analizy nastrojów. Dodają kolejną warstwę szczegółowości do danych ilościowych i mogą być równie wartościowe.

Które wskaźniki HR są najważniejsze?

Jak wspomniano powyżej, najważniejsze wskaźniki HR będą różnić się w zależności od organizacji. Niemniej utrzymanie pracowników, rotacja, czas potrzebny na zatrudnienie oraz dane demograficzne są zazwyczaj uniwersalnie wartościowe.