5 wyzwań związanych z zarządzaniem zdalnymi zespołami (& jak je rozwiązać)

5 wyzwań związanych z zarządzaniem zespołami zdalnymi

...i jak je przezwyciężyć

Wyzwanie nr 1: Zaufanie

Zaufanie jest fundamentem, na którym opiera się każda skuteczna praca zdalna. Z mojego doświadczenia wynika, że budowanie zaufania jest również jednym z największych wyzwań związanych z zarządzaniem pracownikami zdalnymi, ponieważ tradycyjne myślenie zakłada, że nie można zapewnić produktywności, jeśli nie pracuje się w tym samym biurze i nie można faktycznie widzieć ludzi przy pracy.

Przypomina mi się pewien starszy założyciel i dyrektor generalny, którego znam, a który zainstalował kamery bezpieczeństwa w całym swoim zakładzie produkcyjnym, aby móc monitorować pracowników w dowolnym miejscu i czasie.

Jeśli nie widział, że ktoś robi dokładnie to, co jego zdaniem powinien robić w danym momencie, dzwonił do tej osoby i „przykręcał śrubę”. Nie trzeba dodawać, że „zaufanie” nie byłoby słowem, którego użyłbym do opisania kultury organizacyjnej jego firmy!

Aby skutecznie kierować pracownikami zdalnymi, musisz ufać, że mogą odnosić takie same sukcesy, pracując z domu lub zdalnego biura, jak podczas pracy w głównej siedzibie firmy, oraz że robią to, co właściwe dla swojego zespołu i organizacji. 

W wywiadzie z Victorem Tamem, współzałożycielem marki bagażowej D2C Monos, Tam komentuje ich podejście do zaufania w relacjach z pracownikami: 

„Ufamy im, że w podejmowanych decyzjach uwzględniają interesy firmy, i ufamy sobie nawzajem; ufamy członkom zespołu, wiedząc, że oni również będą wykonywać swoją pracę najlepiej, jak potrafią.”

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jak przezwyciężyć problemy z zaufaniem i budować zaufanie w zespołach zdalnych

Budowanie zaufania nie jest łatwe i wymaga czasu, cierpliwości oraz wytrwałości. Szczegółowe omówienie wszystkich sposobów budowania zaufania to temat na osobny artykuł, ale budowanie zaufania zwykle zaczyna się od zakładania dobrych intencji.

Executive Coaching Network wyjaśnia, że „Zakładanie dobrych intencji oznacza działanie przy założeniu, że osoba, z którą się spotykasz, jest godna zaufania i potrafi pracować zespołowo – że tak jak Ty chce osiągnąć najlepszy możliwy rezultat dla organizacji. „Postępujesz tak, jakby” miała zachować się w skuteczny i pozytywny sposób.”

To zmiana sposobu myślenia, która jest konieczna, aby rozpocząć cykl zaufania z członkami zdalnego zespołu. Jeśli potrafisz zakładać dobre intencje, sprawdzonymi sposobami budowania zaufania są:

1. Stwórz żywą umowę dotyczącą zaufania oraz zasady obowiązujące w zespole.
2. Ustal cele SMART i OKR-y (cele i kluczowe rezultaty), do których pracownicy mogą się zobowiązać i które mogą konsekwentnie realizować.
3. Bądź otwarty i transparentny, okaż swoją wrażliwość i bądź gotów przyznać się do własnych błędów.
4. Komunikuj na najwyższych szczeblach organizacji, że ufasz swoim pracownikom, tak jak zrobił to współzałożyciel i dyrektor generalny Airbnb Brian Chesky w swoim e-mailu do pracowników.

Wyzwanie nr 2: Komunikacja

Kiedy byłem menedżerem zdalnym, zatrudnialiśmy pracowników z zagranicy w Niemczech i Japonii, więc często zaczynałem dzień wcześnie, aby skontaktować się z zespołem w Niemczech, a następnie pracowałem do późna, by spotkać się z osobami w Japonii.

Połączenia podczas wideokonferencji bywały niestabilne, język często stanowił wyzwanie, a ludziom czasami trudno było na bieżąco aktualizować harmonogramy i kalendarze, aby umożliwić spontaniczne rozmowy.

Komunikacja może być dużym wyzwaniem w zarządzaniu pracownikami zdalnymi ze względu na wszystkie różne aspekty pracy zdalnej, na które może wpływać, takie jak:

• Komunikacja indywidualna: Jak należy kontaktować się z ludźmi 1:1? Jaki wpływ na komunikację mają strefy czasowe i język? Jak umożliwić spontaniczne rozmowy? 
• Komunikacja zespołowa: Jak organizować i prowadzić zdalne spotkania zespołu? Jak w spójny sposób przekazywać wszystkim informacje organizacyjne (np. nowe zasady HR) lub zespołowe (np. informacje o nowych członkach zespołu)?
• Zarządzanie projektami: Jak zarządzać priorytetami pracy poszczególnych członków zespołu? Jak zapewnić skuteczne zarządzanie projektami i realizację zobowiązań?

Jak pokonać wyzwania związane z komunikacją ze zdalnymi pracownikami

Komunikacja obejmuje wiele aspektów, z których każdy wiąże się z własnymi wyzwaniami i sposobami ich pokonywania. Oto kilka pomysłów, które warto rozważyć:

1. Poproś członków zdalnego zespołu o dopilnowanie, aby ich kalendarze online były aktualne, co ułatwi wszystkim planowanie cyklicznych, jednorazowych lub spontanicznych spotkań.
2. Korzystaj z odpowiedniego oprogramowania do wideokonferencji (np. Google Meet), które odpowiada sposobowi pracy Twojego zespołu.
3. Ustal jasne zasady komunikacji określające, kiedy i jak pracownicy zdalni powinni korzystać z komunikatorów internetowych, poczty elektronicznej, telefonu lub wideokonferencji.
4. Korzystaj z odpowiedniej platformy oprogramowania intranetowego (np. Microsoft Teams), która umożliwia skuteczne udostępnianie zasobów i informacji związanych z pracą.
5. Usuń biurokrację i zbędne formalności, które prowadzą do niepotrzebnej komunikacji (mogą w tym pomóc aplikacje HR).
6. Jak zauważa Zack McGill w artykule na temat zarządzania zdalnymi zespołami sprzedażowymi: „Choć cotygodniowe spotkania w godzinach pracy łatwiej zsynchronizować, comiesięczne spotkania towarzyskie mogą stanowić wyzwanie. Ustalenie „stałego” dnia każdego miesiąca, np. trzeciej środy, pomaga”.

Świetny podcast na temat optymalizacji komunikacji wewnętrznej: Jak usprawnić działalność firmy dzięki komunikacji wewnętrznej.

Wyzwanie nr 3: Wspólnota i poczucie przynależności

Jednym z największych wyzwań związanych z zarządzaniem zdalnymi pracownikami jest odtworzenie tych samych uczuć wspólnoty i przynależności, które mogą występować w biurach. Zarządzanie rozproszonymi zespołami wymaga zajęcia się potencjalnymi problemami z izolacją, które mogą pojawić się wśród członków zespołu. 

W przypadku zdalnego zespołu trudniej jest nawiązywać nieformalne kontakty podczas lunchu w pokoju socjalnym lub zatrzymać się na krótką rozmowę na korytarzu. Tego rodzaju działania budujące relacje są ważne dla tworzenia i podtrzymywania kultury organizacyjnej. 

Jedne z najlepszych opinii od pracowników, jakie kiedykolwiek otrzymałem, pojawiły się podczas niezobowiązującej rozmowy przy kawie lub spaceru na świeżym powietrzu.

Praca zdalna utrudnia również organizowanie wydarzeń i uroczystości, które mogą poprawić kulturę organizacyjną firmy, zwłaszcza jeśli zdecydowałeś się na outsourcing funkcji HR.

Dzięki platformom do organizacji wydarzeń wirtualnych wydarzenia te są niezwykle ważnym elementem budowania silnego poczucia wspólnoty i przynależności w organizacji.

Jak pokonać wyzwania związane z budowaniem poczucia wspólnoty i przynależności wśród pracowników zdalnych?

Najlepszym sposobem na odpowiedź na to pytanie jest przyjrzenie się temu, jak podchodzą do tego niektóre duże, znane firmy, zwłaszcza że budowanie poczucia przynależności może często stawać się trudniejsze wraz z rozwojem organizacji.

Muzyczny zespół Spotify mówi o znaczeniu poczucia przynależności jako elemencie programu „Praca z dowolnego miejsca”:

„Chcemy, aby każdy, kto tutaj pracuje, czuł, że jest częścią zespołu, niezależnie od tego, czy większość czasu spędza w domu, czy w biurze. Zmieniliśmy sposób działania w tym obszarze, przenosząc punkt ciężkości z wydarzeń stacjonarnych na doświadczenia wirtualne, które tworzą możliwości budowania wspólnoty i poczucia przynależności oraz pozwalają świętować różne momenty kulturowe w ciągu roku”.

W niedawnym komunikacie firma Lyft oferująca przejazdy współdzielone opowiada o tym, jak wspiera zdalnych pracowników dzięki w pełni elastycznemu miejscu pracy:

„Nasze zasady dotyczące wydatków będą wspierać podróże na spotkania zespołu i z powrotem mniej więcej raz na kwartał. Chociaż obecność fizyczna jest opcjonalna, spodziewamy się, że wielu członków zespołu będzie z niecierpliwością czekać na możliwość współpracy, burzy mózgów i świętowania osobiście przy takich okazjach i nie tylko”.

Oto kilka dodatkowych pomysłów na budowanie poczucia przynależności i wspólnoty wśród pracowników pracujących zdalnie:

• Transmituj wideokonferencje dla całej firmy lub spotkania ogólnofirmowe i aktywnie zachęcaj pracowników zdalnych do zadawania pytań oraz przekazywania opinii za pośrednictwem wirtualnej sesji pytań i odpowiedzi
• W miarę możliwości wspieraj obecność osobistą podczas wydarzeń firmowych, uroczystości, spotkań dla całej firmy itp.
• Stwórz mechanizmy zbierania opinii pracowników przeznaczone konkretnie dla osób pracujących zdalnie, które umożliwią im dzielenie się przemyśleniami w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca.

Wyzwanie nr 4: Produktywność

Klasyczny argument przeciwko pracy zdalnej — argument, który sam słyszałem od osób, dla których wcześniej pracowałem — brzmi: „Skąd mam wiedzieć, czy moi pracownicy wykonują swoje obowiązki, skoro nie mogę ich obserwować?”. 

Obawy dotyczące produktywności oraz przekonanie, że ludzie tak naprawdę nie pracują z domu, tylko wylegują się w swoich basenach bez krawędzi (kolejny przykład z życia), mogą stanowić wyzwanie, z którym zetkniesz się podczas rozważania wdrożenia programu pracy zdalnej lub zarządzania pracownikami zdalnymi. 

Jak przezwyciężyć wyzwanie związane z zarządzaniem produktywnością pracowników zdalnych?

W swoim e-mailu do pracowników na temat pracy zdalnej współzałożyciel i dyrektor generalny AirBnB, Brian Chesky, napisał:

„Aby osiągnąć taki poziom elastyczności, potrzebujemy odpowiedniej struktury i koordynacji. Bez nich wszystko zamieniłoby się w samowolkę. Podstawą naszego sposobu działania nadal będzie wspólny kalendarz firmy wraz z naszą wieloletnią mapą drogową. Jest on skoncentrowany wokół dwóch głównych premier produktów w każdym roku — majowej i listopadowej. Chociaż nie każdy pracuje bezpośrednio nad tymi premierami produktów, organizujemy wokół nich cały nasz kalendarz, aby zachować spójność w całej firmie. Nasze sesje współpracy, wyjazdy integracyjne, wydarzenia towarzyskie i przerwy będą planowane z wyprzedzeniem i dostosowane do tego kalendarza”.

W tych komentarzach zawarto kilka świetnych pomysłów na zapewnienie produktywności, skutecznej koordynacji i pozytywnej współpracy z pracownikami zdalnymi, w tym:

• Wdrożenie modelu przywództwa CRA, który pomoże pracownikom zdalnym zjednoczyć się wokół jasnej wizji i celu wyznaczających konkretne zadania oraz rezultaty.
• Posiadanie jednego wspólnego kalendarza, narzędzi do wirtualnej współpracy lub oprogramowania do zarządzania mobilnymi pracownikami w celu utrzymania spójności między zespołami zdalnymi (to jedna z wielu zalet oprogramowania do zarządzania mobilnymi pracownikami).
• Przeprowadzanie regularnych spotkań indywidualnych z pracownikami, które zapewniają wzajemny wgląd w wykonywane działania, ale bez mikrozarządzania. Aby uzyskać pomoc, zapoznaj się z moim przewodnikiem po spotkaniach indywidualnych wraz z szablonem.
• Wykorzystanie modelu kaskadowego wyznaczania celów autorstwa Liz Lockhart Lance, aby pomóc w ustalaniu osiągalnych i mierzalnych celów.

Ważne jest również, aby odpowiednio wcześnie sprecyzować oczekiwania dotyczące produktywności pracowników zdalnych, zwłaszcza podczas procesu wdrażania pracowników zdalnych. Pomaga to nadać właściwy ton współpracy, zapewniając im jasne i mierzalne wskaźniki produktywności, do których mogą dążyć.

Wyzwanie nr 5: Różnorodność kulturowa

Ostatnim, ale z pewnością nie mniej ważnym wyzwaniem na liście problemów związanych z zarządzaniem pracownikami zdalnymi jest różnorodność kulturowa.

Usługi pracodawcy formalnego ułatwiły włączanie pracowników międzynarodowych do organizacji, ale nadal pozostaje wiele do zrobienia, aby poczuli się oni docenianą częścią kultury organizacyjnej.

Jak przezwyciężyć trudności związane z zarządzaniem różnicami kulturowymi wśród zróżnicowanych pracowników zdalnych?

Doświadczyłem wyzwań związanych z zarządzaniem pracownikami z różnych kultur — od zespołu osób w Japonii po 62-letniego przedstawiciela pokolenia wyżu demograficznego pracującego w domu w Oregonie. 

Podobnie jak ich kultury, każde wyzwanie jest wyjątkowe i inne, ale można je przezwyciężyć, stosując kilka ogólnych zasad przywództwa:

• Bądź ciekawy, wrażliwy i otwarty na naukę, jeśli chodzi o nowe kultury i różne sposoby działania.
• Dostosuj swój styl komunikacji do różnych kultur, szczególnie jeśli chodzi o przekazywanie pracownikom informacji zwrotnych lub wydawanie poleceń.
• Organizuj szkolenia międzykulturowe, aby pomóc członkom zdalnego zespołu lepiej się nawzajem zrozumieć.
• Unikaj stereotypów i założeń, takich jak przekonanie, że wszyscy przedstawiciele pokolenia wyżu demograficznego boją się technologii albo że wszyscy Azjaci dobrze radzą sobie z liczbami.
• Korzystaj z pomocy partnerów, takich jak pracodawca formalny, aby lepiej poznać różnice kulturowe.

Zapisz się do newslettera People Managing People

Więcej informacji na temat zarządzania zespołami zdalnymi i hybrydowymi znajdziesz w naszym cotygodniowym newsletterze dla liderów HR i biznesu. Otrzymasz wszystkie nasze najnowsze treści, które pomogą Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.