Embora o trabalho remoto ofereça muitos benefícios importantes às empresas e às pessoas que empregam, sei, pela minha própria experiência, que também existem desafios na liderança de colaboradores remotos. Liderei equipas de escritórios distribuídas, geri pessoas em diferentes fusos horários e experienciei em primeira mão os desafios de gerir a diversidade cultural e demográfica.
Durante esse período, aprendi muito sobre liderar equipas remotas, sobre a forma como as pessoas respondem de maneira diferente ao trabalho remoto e sobre como criar um sentido de comunidade e pertença numa equipa distribuída.
Neste artigo, vou ajudar-te a perceber como gerir colaboradores remotos de forma mais eficaz, apresentando cinco desafios que irás enfrentar e explicando como os podes ultrapassar.
5 desafios da gestão de equipas remotas
...e como os ultrapassar
Desafio n.º 1: Confiança
A confiança é a base sobre a qual assenta todo o trabalho remoto bem-sucedido. Na minha experiência, criar confiança é também um dos maiores desafios da gestão de colaboradores remotos, porque o pensamento tradicional e antiquado é que não é possível garantir a produtividade se não se trabalha no mesmo escritório e não se consegue realmente ver as pessoas a trabalhar.
Lembro-me de um fundador e diretor executivo idoso que conheço, que instalou câmaras de segurança em toda a sua unidade de produção para poder monitorizar os seus colaboradores a qualquer hora e em qualquer lugar.
Se não visse alguém a fazer exatamente aquilo que achava que deveria estar a fazer naquele momento, telefonava-lhe e “apertava o cerco”. Escusado será dizer que “confiança” não seria uma palavra que eu usaria para descrever a cultura da sua empresa!
Para liderar eficazmente trabalhadores remotos, é necessário confiar que podem ter tanto sucesso a trabalhar a partir de casa ou de um escritório remoto como teriam a trabalhar na sede corporativa e que estão a fazer o que é correto para a sua equipa e para a organização.
Numa entrevista com Victor Tam, cofundador da marca de malas D2C Monos, Tam comenta a forma como abordam a confiança com as suas pessoas:
"Existe confiança no facto de eles terem em conta os interesses da empresa nas decisões que tomam e existe confiança uns nos outros; confiamos nos nossos colegas de equipa, sabendo que também vão dar o seu melhor."
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Como ultrapassar problemas de confiança e criar confiança em equipas remotas
Criar confiança não é fácil e requer tempo, paciência e persistência. Explicar em detalhe todas as formas de criar confiança daria um artigo por si só, mas criar confiança começa normalmente por partir do princípio de que existe uma intenção positiva.
A Executive Coaching Network explica que “Partir do princípio de que existe uma intenção positiva significa agir partindo do pressuposto de que a pessoa com quem se está a reunir é digna de confiança e trabalha bem em equipa – que partilha o nosso desejo de obter o melhor resultado possível para a organização. Agimos “como se” essa pessoa fosse agir de forma eficaz e positiva.”
Esta é uma mudança de mentalidade necessária para iniciar o ciclo de confiança com os membros de uma equipa remota. Se conseguirmos partir do princípio de que existe uma intenção positiva, algumas atividades de criação de confiança são:
- Criar um acordo de confiança dinâmico e normas de equipa.
- Definir objetivos SMART e OKRs (objetivos e resultados-chave) com os quais os colaboradores se possam comprometer e que possam cumprir.
- Ser aberto e transparente, mostrar vulnerabilidade e estar disposto a admitir os próprios erros.
- Comunicar, desde os níveis mais elevados da organização, que se confia nos colaboradores, tal como fez o cofundador e diretor executivo da Airbnb, Brian Chesky, no seu e-mail para os colaboradores.
Desafio n.º 2: Comunicação
Quando era gestor remoto, contratámos trabalhadores internacionais na Alemanha e no Japão, por isso começava frequentemente o meu dia cedo para contactar a equipa alemã e terminava-o tarde para me reunir com pessoas no Japão.
As ligações de videoconferência podiam ser instáveis, o idioma era muitas vezes um desafio e, por vezes, era difícil para as pessoas manterem os seus horários e calendários atualizados de modo a permitir conversas espontâneas.
A comunicação pode ser um grande desafio na gestão de colaboradores remotos devido a todos os diferentes aspetos do trabalho remoto que podem ser afetados por ela, tais como:
- Comunicação individual: Como deve estabelecer uma ligação com as pessoas individualmente? Que impacto têm os fusos horários e o idioma na comunicação? Como permite conversas ad hoc?
- Comunicação da equipa: Como deve organizar e liderar reuniões de equipas remotas? Como pode comunicar informações organizacionais (por exemplo, novas políticas de RH) ou da equipa (por exemplo, novos membros da equipa) de forma consistente a todos?
- Gestão de projetos: Como gere as prioridades de trabalho entre os membros da equipa? Como garante uma gestão de projetos eficaz e o cumprimento dos compromissos?
Como ultrapassar os desafios da comunicação com colaboradores remotos
A comunicação tem muitos aspetos, cada um com os seus próprios desafios e formas de os ultrapassar. Eis algumas ideias a considerar:
- Peça aos membros da sua equipa remota que garantam que os seus calendários online estão atualizados, para facilitar a marcação de reuniões recorrentes, pontuais ou ad hoc para todos.
- Utilize o software de videoconferência adequado (por exemplo, o Google Meet), que esteja alinhado com a forma como a sua equipa trabalha.
- Defina orientações claras de comunicação sobre quando e como os trabalhadores remotos devem utilizar mensagens instantâneas, email, telefone ou videoconferência.
- Utilize uma plataforma de software de intranet adequada (por exemplo, o Microsoft Teams), que permita partilhar eficazmente recursos e informações de trabalho.
- Elimine a burocracia e a excessiva formalidade que resultam em comunicação desnecessária (existem aplicações de RH que podem ajudar nesse sentido).
- Como Zack McGill salienta num artigo sobre a gestão de equipas de vendas remotas, "Embora seja mais fácil alinhar reuniões semanais durante o horário de trabalho, os convívios mensais podem ser um desafio. Ter uma data “fixa” todos os meses, por exemplo, a terceira quarta-feira, ajuda."
Um excelente podcast para otimizar a comunicação interna: Como melhorar as operações empresariais através da comunicação interna.
Desafio n.º 3: Comunidade e sentimento de pertença
Um dos maiores desafios da gestão de colaboradores remotos é reproduzir os mesmos sentimentos de comunidade e pertença que podem existir nos locais de trabalho de escritórios físicos. Supervisionar equipas distribuídas exige abordar potenciais problemas de isolamento que possam surgir entre os membros da equipa.
Com uma força de trabalho remota, é mais difícil interagir informalmente com as pessoas durante o almoço na sala de descanso ou parar para conversar no corredor. Estes tipos de atividades de criação de relações são importantes para criar e manter a cultura da sua empresa.
Alguns dos melhores comentários de colaboradores que alguma vez recebi resultaram de uma conversa informal durante um café ou de um passeio ao ar livre.
O trabalho remoto também torna mais difícil organizar eventos e celebrações que possam melhorar a cultura da sua empresa, especialmente se tiver optado por subcontratar a sua função de RH.
Com a ajuda de plataformas de eventos virtuais, estes eventos são partes extremamente importantes da promoção de um forte sentimento de comunidade e pertença na sua organização.
Como ultrapassar os desafios de promover um sentimento de comunidade e pertença entre os trabalhadores remotos?
A melhor forma de responder a esta pergunta é observar como algumas empresas de grande dimensão estão a abordá-la, sobretudo porque criar um sentimento de pertença pode tornar-se mais difícil à medida que a organização cresce.
As pessoas da área musical do Spotify falam da importância da pertença como parte do seu programa “Trabalhar a partir de qualquer lugar”:
“Queremos que todas as pessoas que trabalham aqui sintam que pertencem à organização, quer passem a maior parte do tempo em casa ou no escritório. Adaptámos a forma como trabalhamos nesta área, transferindo o foco dos eventos presenciais para experiências virtuais que criam oportunidades de promover a comunidade e a pertença, além de celebrarem diferentes momentos culturais ao longo do ano.”
Num anúncio recente, a empresa de transporte partilhado Lyft explica como apoia os seus colaboradores remotos através de um local de trabalho totalmente flexível:
“As nossas políticas de despesas apoiarão as deslocações de e para encontros da equipa aproximadamente uma vez por trimestre. Embora a presença física seja opcional, esperamos que muitos membros da equipa aguardem com expectativa a oportunidade de colaborar, debater ideias e celebrar presencialmente nestes momentos e noutros.”
Eis mais algumas ideias para promover um sentimento de pertença e de comunidade na sua força de trabalho remota:
- Transmitir por vídeo as reuniões gerais ou reuniões abertas e solicitar ativamente perguntas e comentários dos trabalhadores remotos através de sessões virtuais de perguntas e respostas
- Apoiar a participação presencial sempre que possível em eventos da empresa, celebrações, reuniões gerais, etc.
- Criar mecanismos de recolha de comentários dos trabalhadores especificamente para trabalhadores remotos, permitindo-lhes partilhar as suas opiniões a qualquer momento e em qualquer lugar.
Desafio n.º 4: Produtividade
A objeção clássica ao trabalho remoto — uma objeção que eu próprio ouvi de pessoas para quem trabalhei no passado — é: “Como sei se os meus trabalhadores estão a fazer o seu trabalho quando não os consigo ver?”.
As preocupações relacionadas com a produtividade e a perceção de que as pessoas não estão realmente a trabalhar a partir de casa, mas sim a descansar nas suas piscinas infinitas (outro exemplo da vida real), podem constituir um desafio quando está a considerar implementar um programa de trabalho remoto ou a gerir trabalhadores remotos.
Como ultrapassar o desafio de gerir a produtividade dos trabalhadores remotos?
No seu e-mail aos trabalhadores sobre o trabalho remoto, o cofundador e CEO da AirBnB, Brian Chesky, afirmou:
"Para concretizar este nível de flexibilidade, precisamos de uma estrutura e coordenação suficientes. Sem isso, as coisas transformar-se-iam num salve-se quem puder. A base da nossa forma de trabalhar continuará a ser o nosso calendário único da empresa, juntamente com o nosso roteiro plurianual. Este está centrado em dois grandes lançamentos de produtos por ano — um lançamento em maio e outro em novembro. Embora nem todos trabalhem diretamente nestes lançamentos de produtos, estamos a organizar todo o nosso calendário em torno deles para manter o alinhamento de toda a empresa. As nossas sessões de colaboração, encontros fora do escritório, eventos sociais e pausas serão planeados antecipadamente e concebidos em torno deste calendário."
Nestes comentários estão contidas algumas ideias excelentes sobre como garantir a produtividade, uma coordenação eficaz e uma colaboração positiva com trabalhadores remotos, incluindo:
- Implementar o modelo CRA de liderança para ajudar os trabalhadores remotos a unirem-se em torno de uma visão e de um propósito claros, que orientem objetivos e resultados concretos.
- Dispor de um calendário único partilhado, de ferramentas de colaboração virtual ou de software de gestão de forças de trabalho móveis para manter o alinhamento entre equipas remotas (este é um dos muitos benefícios do software de gestão de forças de trabalho móveis).
- Realizar reuniões regulares individuais com as suas pessoas, que lhe proporcionem visibilidade sobre as atividades de cada um, mas sem microgestão. Para ajudar, consulte o meu guia de reuniões individuais com modelo.
- Utilizar a estrutura de objetivos em cascata de Liz Lockhart Lance para ajudar a definir objetivos alcançáveis e mensuráveis.
Também é importante clarificar desde cedo as suas expectativas de produtividade para os trabalhadores remotos, especificamente durante o seu processo de integração remota. Isto ajuda a definir o tom, fornecendo-lhes métricas de produtividade claras e mensuráveis a alcançar.
Desafio n.º 5: Diversidade cultural
Por último, mas certamente não menos importante, na lista de desafios da gestão de trabalhadores remotos está a diversidade cultural.
Os serviços de empregador registado facilitaram a integração de trabalhadores internacionais na organização, mas ainda é necessário realizar uma quantidade significativa de trabalho para que estes sintam que são uma parte valorizada da cultura.
Como ultrapassar a gestão das diferenças culturais entre trabalhadores remotos diversificados?
Já experienciei os desafios de gerir trabalhadores de diferentes culturas, desde uma equipa de pessoas no Japão até um trabalhador de 62 anos da geração do baby boom a trabalhar a partir de casa, no Oregon.
Tal como as suas culturas, cada desafio é único e diferente, mas pode ser ultrapassado através de alguns princípios gerais de liderança:
- Sê curioso, sensível e aberto à aprendizagem no que diz respeito a novas culturas e diferentes formas de fazer as coisas.
- Adapta o teu estilo de comunicação para acomodar diferentes culturas, particularmente quando se trata de dar retorno aos colaboradores ou de fornecer orientações.
- Promove formação intercultural para ajudar os membros das equipas remotas a compreenderem-se melhor.
- Evita estereótipos e suposições, como presumir que todas as pessoas da geração do pós-guerra têm medo da tecnologia ou que todas as pessoas asiáticas são boas com números.
- Aproveita quaisquer parceiros, como um empregador registado, para obter uma perspetiva sobre as diferenças culturais.
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