Um HRIS (sistema de informação de recursos humanos) é um software que ajuda a gerir tarefas essenciais de RH, como processamento salarial, benefícios, dados dos colaboradores e recrutamento, num só lugar. Neste artigo, ficará a saber exatamente quais são as funções de um HRIS, como funcionam e como podem tornar os seus processos diários de RH mais simples e eficientes.
O que é um sistema de informação de recursos humanos?
Um HRIS (sistema de informação de recursos humanos) é um tipo de software de RH utilizado pelas organizações para armazenar e gerir dados dos colaboradores.
Funciona como um repositório central para os registos dos colaboradores e ajuda a automatizar e simplificar várias tarefas de RH.
Benefícios de um HRIS
Os HRIS são componentes essenciais da transformação digital dos RH. Até as pequenas empresas em fase de arranque podem beneficiar de um HRIS básico, e estes sistemas são indispensáveis para organizações de maior dimensão. Os principais benefícios da utilização de um HRIS incluem:
- Dados centralizados: Fornece uma localização única para todos os sistemas de bases de dados de recrutamento, melhorando a acessibilidade e a organização.
- Maior eficiência: Automatiza tarefas de RH, como a introdução de informações dos colaboradores, reduzindo o trabalho manual e poupando tempo.
- Maior precisão: Minimiza os erros humanos no processamento salarial, no registo de presenças e na manutenção de registos.
- Melhor tomada de decisões: Fornece dados e relatórios para fundamentar estratégias de gestão de talentos.
- Autoatendimento dos colaboradores: Permite aos colaboradores aceder e gerir as suas próprias informações, reduzindo a carga de trabalho dos RH.
- Apoio à conformidade: Ajuda a garantir que a organização cumpre os requisitos legais e regulamentares.
- Redução de custos: Reduz os custos administrativos ao simplificar os processos de RH e diminuir a documentação em papel.
- Escalabilidade: Ajuda as organizações a adaptarem-se ao crescimento através de módulos flexíveis.
- Maior envolvimento dos colaboradores: Aumenta a satisfação dos colaboradores através de um acesso fácil às informações pessoais e aos serviços de RH.
10 funções essenciais de um HRIS
Vejamos como um HRIS pode beneficiar a sua empresa através destas 10 funções essenciais.
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1. RH essencial
Os RH essenciais referem-se às funções básicas desempenhadas pelo departamento de RH relacionadas com as informações dos colaboradores:
- Dados pessoais
- Dados sobre a função
- Contratos
- Vistos, autorizações de trabalho e formulários I-9 (nos EUA).
- Histórico de formação e certificações.
Um HRIS permite aos profissionais de RH poupar tempo ao armazenar todas as informações dos colaboradores num único local central e de fácil acesso (a sua base de dados de RH) e permite poupar ainda mais tempo através da disponibilização de autoatendimento aos colaboradores (estes podem atualizar as suas próprias informações, marcar férias, etc.).
Um analista de HRIS (sobre o qual falaremos mais adiante) pode gerar vários relatórios para obter informações sobre a gestão da força de trabalho, as tendências empresariais e as necessidades futuras, através da análise de dados essenciais de RH, como dados demográficos, taxas de rotatividade, requisitos das funções e até competências.
2. Planeamento de horários dos colaboradores
Um HRIS permite aos gestores criar, ajustar e partilhar horários, tendo em conta a disponibilidade dos colaboradores, as ausências e a legislação laboral.
As principais funcionalidades incluem frequentemente ferramentas de troca de turnos, alertas de conflitos, atualizações em tempo real e integrações com sistemas de controlo de tempo, para garantir um planeamento de horários e uma gestão da força de trabalho precisos.
3. Processamento salarial
O HRIS pode ajudar no processamento de salários, automatizando os cálculos e garantindo a precisão e a conformidade.
Integra dados de assiduidade e pontualidade, como horas trabalhadas, horas extraordinárias e deduções, para simplificar os cálculos salariais e a conformidade fiscal.
Além disso, reduz os erros, permite depósitos diretos e fornece relatórios detalhados de salários para uma gestão financeira eficiente.
4. Gestão de benefícios
O software HRIS disponibiliza opções de autosserviço para que os colaboradores consultem as informações sobre os seus benefícios e simplifica os períodos de inscrição.
Os trabalhadores podem efetuar alterações aprovadas às informações sobre os seus benefícios quando ocorrem mudanças na vida.
Esta função também permite aos colaboradores consultar informações sobre benefícios quando têm dúvidas acerca de aspetos como:
- Cobertura médica
- Seguro de vida
- Benefícios por incapacidade
- Informações sobre benefícios para dependentes.
5. Formação e desenvolvimento
Os módulos de formação do HRIS ajudam a criar e divulgar a formação obrigatória e a acompanhar as qualificações, certificações e competências dos membros da equipa.
As funções de formação do HRIS também permitem a distribuição rápida de políticas e procedimentos atualizados.
Soluções como a Lattice, abaixo, permitem criar percursos de desenvolvimento de liderança e facilitam o lançamento de planos individuais de desenvolvimento de carreira associados à gestão contínua do desempenho.
Além disso, as ferramentas podem ser integradas com um (sistema de gestão da aprendizagem) para reunir a formação disponível e os registos num único local de fácil acesso.
6. Gestão do desempenho
Necessidades de gestão do desempenho, como a definição de objetivos, as autoavaliações e os inquéritos anónimos, são opções disponibilizadas através de um HRIS.
Estas funcionalidades permitem às equipas realizar avaliações de desempenho, partilhar feedback e definir objetivos.
Embora seja importante realizar reuniões de avaliação envolventes com a sua equipa, algumas áreas das avaliações de desempenho podem ser concluídas pelo próprio colaborador – uma forma eficaz de incentivar uma reflexão honesta e uma maior participação.
Além disso, poupa tempo e simplifica o processo.
Para uma abordagem mais abrangente à gestão de recursos humanos, explore a nossa lista selecionada de plataformas de software de RH que podem integrar-se perfeitamente com o seu HRIS.
7. Registo do tempo e gestão de ausências
O software HRIS permite registar o tempo de forma fácil e precisa, bem como acompanhar a quantidade de ausências gozadas.
Esta função permite uma maior autonomia. Os membros da equipa introduzem os seus próprios pedidos de ausência para aprovação e poupa-se tempo ao reduzir a necessidade de trocar vários e-mails, fazer chamadas telefónicas e responder a pedidos presenciais.
8. Recrutamento
A implementação de um HRIS é revolucionária no que diz respeito ao recrutamento, com captação de candidatos e funcionalidades de acompanhamento de candidatos:
- Criar anúncios de emprego e publicá-los automaticamente em vários sites de emprego
- Aplicar critérios de seleção às candidaturas recebidas
- Reunir currículos e dados dos candidatos
- Acompanhar o progresso dos candidatos ao longo do processo de recrutamento
- Criar uma base de dados de candidatos para futuras contratações.
As funcionalidades do software de recrutamento tornam o software HRIS especialmente benéfico para empresas com elevadas taxas de rotatividade, porque pode melhorar as suas práticas de contratação e as expectativas relativamente aos padrões dos colaboradores sem ter de investir muito tempo e recursos.
9. Integração
Um HRIS simplifica o processo de integração ao automatizar a recolha de documentos, permitindo que os novos colaboradores preencham formulários e documentação online.
Facilita fluxos de trabalho de integração consistentes, ajudando a acompanhar o progresso e a garantir que todas as tarefas necessárias, como verificações de antecedentes e formação, são concluídas atempadamente.
O sistema também dá aos novos colaboradores acesso às políticas e aos recursos essenciais da empresa, melhorando a sua compreensão da função e da cultura da empresa.
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10. Conformidade
Um HRIS ajuda as organizações a manter a conformidade de RH, fornecendo atualizações sobre alterações regulamentares, mantendo a organização informada sobre novos requisitos e gerando relatórios detalhados para auditorias.
Além disso, o HRIS acompanha certificações, formação e documentação legal para garantir que os colaboradores cumprem as qualificações necessárias e as normas de segurança.
Escolher um HRIS
As soluções HRIS oferecem opções com base nas necessidades específicas da sua empresa. Para o ajudar a escolher a melhor solução HRIS para si, deverá considerar aspetos como os preços do HRIS e colocar questões como:
- Quantos colaboradores tem? Talvez um HRIS para pequenas empresas seja uma opção melhor?
- Quais são as necessidades da sua empresa, por exemplo, poupar tempo em tarefas administrativas e proporcionar uma melhor experiência aos colaboradores? Isto ajudá-lo-á a definir a lista de funcionalidades
- Quais são os seus planos de crescimento?
- Qual é o seu orçamento?
- Que retorno do investimento (ROI) espera obter?
- Quem utilizará a nova ferramenta? Terá de abranger várias jurisdições?
- Quais as ferramentas da sua estrutura tecnológica de RH que o software irá substituir ou com as quais terá de se integrar?
Pode consultar o processo completo no nosso artigo sobre seleção de software de RH ou aprofundar as diferenças entre os sistemas HRIS, HRMS e HCM para ter uma ideia melhor do tipo de software de gestão de RH mais adequado às suas necessidades.
Além disso, obter uma certificação HRIS pode prepará-lo para utilizar plenamente as capacidades dos sistemas HRIS.
10 Lista restrita dos melhores sistemas HRIS
Eis uma lista restrita dos melhores sistemas HRIS para simplificar as suas principais funções de RH, entre as 30 opções que analisei:
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Dica principal: Se os seus requisitos forem complexos ou ainda estiver a defini-los, poderá considerar a criação de um RFP de HRIS para o ajudar a definir os requisitos e a obter propostas melhores dos fornecedores.
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