Encontra-se frequentemente a realizar tarefas aborrecidas e repetitivas, propensas a erros humanos? O seu software de RH atual está a fazer-lhe subir a tensão arterial mais vezes do que gostaria? Sonha com uma funcionalidade que ajudaria a sua equipa a trabalhar de forma mais eficiente?
Nem todo o software de RH é criado da mesma forma e, por vezes, simplesmente ultrapassamos aquilo que temos. Atualizar o seu software de RH pode ajudá-lo a poupar tempo, dinheiro e sanidade mental. Utilize este guia para identificar se poderá estar na altura de fazer uma atualização e saber como fazê-lo.
10 sinais de que está na altura de atualizar o seu software de RH
Além de arrancar os cabelos, eis alguns indicadores importantes de que poderá estar na altura de procurar algo novo:
1. Demasiado trabalho manual
Se a sua equipa de RH está a passar demasiado tempo em tarefas repetitivas (por exemplo, introdução de dados, elaboração de relatórios e processamento salarial), as funcionalidades de automatização podem poupar tempo e reduzir os erros.
2. Funcionalidades limitadas e lacunas funcionais
O seu software atual não satisfaz as necessidades crescentes da sua equipa de RH, como gerir fluxos de trabalho complexos, relatórios avançados ou até o número de utilizadores.
3. Integrações limitadas
Para que o seu software de RH seja útil, normalmente requer integrações entre sistemas como o seu ATS, HRMS/HRIS, software de gestão do desempenho, etc.
Se o(s) seu(s) sistema(s) atual(ais) não se integra(m) bem com outros, uma atualização pode melhorar o fluxo de dados e a eficiência.
4. Má experiência do utilizador (UX)
O seu software de RH faz coisas inexplicáveis? As pessoas relatam frequentemente dificuldades em navegar no sistema e concluir tarefas simples, como registar horas ou submeter pedidos de ausência?
Uma má UX é stressante!
Sem dúvida que as pessoas irão queixar-se, mas também pode descobrir isso através dos dados de utilização, ou seja, se ninguém estiver a utilizar o software, ou se o estiverem a utilizar mas houver muitos erros, isso poderá indicar um design de UX deficiente.
5. Preocupações com a segurança dos dados
O seu sistema atual não oferece medidas robustas de segurança dos dados, aumentando o risco de violações, perda de dados ou incumprimento de regulamentos como o RGPD ou a HIPAA.
Se o seu software não disponibiliza encriptação, autenticação multifator ou registos de auditoria, poderá estar a colocar em risco dados sensíveis dos colaboradores.
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6. Lacunas de conformidade
O software de RH, especialmente o software de processamento salarial, tem de estar atualizado relativamente às alterações na legislação e regulamentação laboral. Se o seu software não disponibilizar atualizações regulares para acompanhar estas alterações, corre o risco de incumprimento e de complicações jurídicas.
7. Personalização limitada
O sistema não lhe permite personalizar fluxos de trabalho, processos ou relatórios de modo a corresponder às necessidades específicas da sua empresa.
Em vez disso, fica limitado a utilizar processos rígidos e predefinidos, não conseguindo adaptar facilmente o sistema para refletir alterações na estrutura, nas políticas ou nos objetivos da sua organização.
8. Custos elevados de suporte e manutenção
O seu software atual requer suporte frequente, atualizações dispendiosas ou correções manuais, aumentando os custos de manutenção.
Está a pagar por atualizações regulares do sistema ou por serviços de suporte externos porque o sistema encontra frequentemente erros ou problemas de compatibilidade, desviando recursos das funções essenciais de RH.
9. Indisponibilidade ou instabilidade do sistema
Interrupções frequentes do sistema, desempenho lento ou problemas técnicos estão a perturbar as suas operações. Por exemplo, o software bloqueia durante períodos de utilização intensa, como o processamento salarial ou os ciclos de avaliação do desempenho dos colaboradores, causando atrasos e frustração tanto aos funcionários de RH como aos colaboradores.
10. O fornecedor já não inova nem disponibiliza atualizações
O fornecedor do seu software de RH já não lança atualizações regulares, o que significa que o software está a ficar para trás em termos de funcionalidades, segurança ou desempenho.
O que procurar num software de RH substituto
As especificidades daquilo de que necessita dependerão dos seus requisitos, mas eis algumas funcionalidades gerais a procurar:
Automatização
A capacidade de definir processos específicos, como a integração de novos colaboradores, o processamento salarial, os benefícios ou a periodicidade das avaliações de desempenho, para serem executados automaticamente.
Personalização
É provável que uma das principais queixas relativamente ao seu software de RH atual seja a necessidade de uma maior capacidade de personalização. Mesmo que não seja esse o caso, esta funcionalidade provavelmente será útil no futuro, à medida que os seus processos evoluem.
Autonomia dos colaboradores
O software de RH pode eliminar praticamente a necessidade de fornecer aos trabalhadores documentação financeira, relativa a benefícios ou impostos, ao dar-lhes acesso a portais de autosserviço online que lhes permitem consultar e atualizar estas informações quando lhes for mais conveniente.
Integrações
A capacidade de integrar o seu software de RH com o seu conjunto de tecnologias de RH mais abrangente e com outras ferramentas comuns, como o seu software de contabilidade ou o seu software de planeamento de recursos empresariais.
Muitas ferramentas incluem integrações de série, mas, caso não incluam, esta é uma questão a colocar na chamada de descoberta.
Escalabilidade
Ter funcionalidades escaláveis significa que as empresas podem continuar a utilizar a plataforma de RH a que estão habituadas, acrescentando ou removendo funcionalidades e funções à medida que as suas prioridades empresariais mudam.
Relatórios e análises
Ao consolidar os dados dos colaboradores num único local, o software de RH pode fornecer-lhe dados e relatórios para implementar mudanças nas áreas que necessitam de melhorias.
Interface agradável e experiência de utilização intuitiva
Qual é o aspeto do software? É limpo e moderno? Naturalmente, não se pode julgar um livro pela capa, por isso tente obter uma demonstração ao vivo para ter uma perceção da experiência de utilização e ler avaliações
Como atualizar o seu software de RH
Siga este processo para ajudar a garantir que a sua próxima seleção de software de RH tenha o melhor resultado possível.
1. Avalie o seu software de RH atual
- Identifique os pontos problemáticos: Determine as limitações do seu sistema atual (por exemplo, problemas de desempenho, falta de funcionalidades ou preocupações relacionadas com a escalabilidade).
- Recolha feedback: Envolva as principais partes interessadas, como membros da equipa de RH, gestores e colaboradores, para recolher feedback sobre o sistema atual e sobre as funcionalidades que gostariam de ter.
- Avalie a utilização: Analise a eficácia com que o software atual está a ser utilizado, incluindo os módulos ou funcionalidades subutilizados ou redundantes.
2. Defina as suas necessidades e objetivos empresariais
- Estabeleça objetivos claros: Identifique o que pretende alcançar com a atualização (por exemplo, análises melhoradas, uma interface de utilizador mais eficiente ou processos automatizados).
- Defina a prioridade das funcionalidades: Enumere as funcionalidades e necessidades do software de RH indispensáveis, distinguindo-as das que seriam apenas desejáveis. Estas podem incluir:
- Processamento salarial
- Integração de colaboradores
- Gestão do desempenho
- Registo de tempos
- Recrutamento e ATS (Sistema de acompanhamento de candidatos)
- Gestão de benefícios.
- Escalabilidade e integração: Tenha em consideração o crescimento futuro e se o novo sistema deverá integrar-se com outro software, como software de integração de colaboradores, sistemas de CRM, finanças ou ERP.
3. Pesquise soluções potenciais
- Explore fornecedores: Pesquise e compile uma lista de fornecedores de software de RH que estejam alinhados com as suas necessidades. A nossa seleção do melhor software de RH e do melhor software de RH para pequenas empresas são bons pontos de partida.
- Consulte avaliações: Analise avaliações de clientes, estudos de caso e opiniões de especialistas para garantir a credibilidade e o desempenho.
4. Crie uma lista restrita e contacte os fornecedores
Agora que identificou alguns fornecedores prováveis, está na altura de aprofundar a pesquisa e marcar algumas chamadas de demonstração.
- Envie a cada fornecedor um pedido de informação (RFI) para poder comparar as suas opções ponto por ponto
- Se quiser ser realmente minucioso, envie a cada um dos fornecedores pré-selecionados um pedido de proposta (RFP). Este documento incluirá informações importantes sobre a sua empresa, as suas necessidades específicas, um questionário para os fornecedores e quaisquer regras específicas de apresentação da proposta que estes devam seguir, como os prazos de submissão.
- Marque uma reunião com o representante comercial e esclareça as suas dúvidas.
Estas chamadas, que idealmente deverão incluir demonstrações ao vivo do produto em funcionamento, também o ajudarão a conhecer melhor o fornecedor e a perceber se podem estabelecer uma boa parceria.
Para ajudar a comparar fornecedores, utilize este modelo prático de avaliação.
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5. Justifique a necessidade do investimento
Com todos os dados acima reunidos, chegou o momento de preparar a sua justificação empresarial para o software de RH.
Não tem de ser um documento de 10 páginas; pode ser tão simples como um memorando de uma página (porque, afinal, quem tem tempo para ler 10 páginas?).
Os decisores procuram respostas para as seguintes perguntas:
- Quanto custa o software de RH?
- Que problemas será o software capaz de resolver?
- Se não investíssemos no software, o que aconteceria?
- Quanto tempo demorará a implementação?
- Porque precisamos de investir agora?
- Qual é o ROI da implementação de software de RH? O artigo de Dan George sobre literacia financeira em RH é um recurso útil neste contexto.
Pode não saber responder à pergunta sobre os custos; no entanto, procurar obter aprovação nesta fase irá prepará-lo para o sucesso.
Eis um modelo de justificação empresarial que pode utilizar para o software de RH:
- Resumo executivo: Breve visão geral da proposta, dos principais benefícios e das conclusões.
- Situação atual e definição do problema: Descrição do estado atual e dos desafios ou problemas específicos que estão a ser abordados.
- Solução proposta e benefícios: Descrição detalhada da solução proposta e dos benefícios esperados, incluindo uma análise de custo-benefício.
- Plano de implementação e avaliação dos riscos: Estratégia de implementação passo a passo, calendário e resumo dos potenciais riscos, com planos de mitigação.
- Conclusão e recomendações: Resumo conciso da justificação empresarial, com recomendações finais para os decisores.
6. Implemente e integre
Certifique-se de que as partes interessadas conhecem a sua nova solução e se sentem confiantes a utilizá-la.
A principal razão pela qual as empresas não conseguem obter ROI com a aquisição de software é não darem continuidade à implementação e não integrarem devidamente a sua nova ferramenta nas operações do dia a dia.
Uma gestão eficaz da mudança é crucial. Para que os colaboradores utilizem o seu novo software, precisam de compreender de que forma este os beneficia (por exemplo, poupa-lhes tempo e os seus pedidos de PTO são aprovados mais rapidamente) e de saber como utilizá-lo.
Eis algumas sugestões para ajudar neste processo.
- Comunique claramente que está a adotar um novo software de RH e explique o que isso significará para os colaboradores. Convide-os a colocar as suas dúvidas.
- Aproveite qualquer integração e formação disponibilizadas pelo fornecedor e torne obrigatória a conclusão desta formação pelos colaboradores dentro de um prazo realista.
- Atribua a alguém a responsabilidade de liderar a implementação e de ser o ponto de contacto para quaisquer dúvidas (e comentários) que os colaboradores possam ter.
- Informe os colaboradores sobre os recursos de autoatendimento disponíveis e certifique-se de que sabem como abrir um pedido de suporte caso encontrem dificuldades.
Boas práticas para atualizar o software de RH
Siga estas boas práticas ao atualizar o seu software central de RH para evitar erros comuns que podem conduzir a ineficiências, desperdício de recursos ou frustração.
- Defina objetivos claros: Defina os seus objetivos empresariais e as necessidades específicas de RH antes de iniciar o processo. Isto ajudará a orientar a seleção do software e a garantir que este está alinhado com os seus objetivos.
- Recolha feedback dos utilizadores: Analise os dados de utilização e realize inquéritos, grupos de discussão ou entrevistas para compreender os pontos problemáticos do seu sistema atual e as funcionalidades pretendidas num novo sistema.
- Tenha em conta o crescimento futuro: Mudar constantemente de fornecedor pode ser uma dor de cabeça, por isso procure uma solução que possa acompanhar o crescimento da sua empresa, quer através da adição de utilizadores, da expansão das funcionalidades ou da integração com outros sistemas.
- Analise o ROI completo: Os custos são importantes, por isso tenha em consideração tanto os custos a curto como a longo prazo (implementação, manutenção, atualizações) e concentre-se na relação qualidade-preço. Certifique-se de que o software satisfaz as suas necessidades e proporciona um bom retorno do investimento (ROI).
- Não subestime a complexidade da migração de dados: Planeie a migração de dados com antecedência e envolva as equipas de RH e TI no planeamento dos dados que serão migrados, de que forma e quando.
Por novos começos
Esperamos que o conteúdo acima tenha constituído um guia objetivo para o ajudar a atualizar o seu software de RH. Embora possa ser fácil desenvolver a síndrome do objeto brilhante, por vezes uma nova ferramenta vale o esforço.
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