A investigação revelou que cerca de 30% dos trabalhadores abandonaram os seus empregos nos primeiros 90 dias e que, em média, as organizações têm 44 dias para influenciar a retenção a longo prazo de um novo trabalhador.
A integração é mais do que burocracia e apresentações; é a base para integrar os novos trabalhadores na cultura da sua empresa, definir expectativas e permitir-lhes ter sucesso nas suas funções. No entanto, apesar da sua importância, muitas organizações enfrentam dificuldades com desafios de integração, como a falta de estrutura, uma comunicação deficiente ou a sobrecarga de informação dos novos trabalhadores.
Neste artigo, vamos explorar por que motivo otimizar o seu fluxo de integração pode ser uma verdadeira mudança de paradigma tanto para o sucesso dos trabalhadores como para o crescimento organizacional, quais são os obstáculos comuns que as empresas enfrentam e como criar um fluxo que prepare os novos trabalhadores — e a sua equipa — para o sucesso.
O que é o fluxo de integração?
Um fluxo de integração de trabalhadores é um processo estruturado que orienta os novos trabalhadores durante o seu período inicial numa empresa, garantindo uma transição tranquila e eficiente para as suas funções.
Define os passos, as tarefas e os objetivos que os novos trabalhadores precisam de concluir para se integrarem com sucesso na organização.
Como veremos, nas organizações de referência, o fluxo de integração começa depois de o novo trabalhador ter aceitado a proposta e pode, em alguns casos, prolongar-se por até um ano.
As atividades comuns incluem tarefas administrativas básicas, como preencher a documentação necessária para novos trabalhadores, até cerimónias de conclusão.
Principais fases do fluxo de integração
Para facilitar o processo, é mais simples dividir o fluxo de integração em diferentes fases, com algum tipo de ponto de situação ou questionário no final de cada fase.
Preparação para a integração
Lembra-se de ter dito que as organizações de referência começam a integração antes de esta ter início oficialmente? A fase de preparação para a integração consiste em garantir que o novo trabalhador está preparado para o seu primeiro dia e pronto para começar em força — ou, pelo menos, num trote suave.
Esta fase inclui tarefas administrativas, como assinar contratos, preencher documentação e preparar as configurações informáticas (por exemplo, contas de e-mail e acesso a software).
Inclui também os pequenos gestos que ajudam a aliviar o nervosismo e a causar uma boa impressão, como enviar ao novo trabalhador uma carta de boas-vindas, um horário para a primeira semana ou um manual da empresa, para garantir que se sente informado e entusiasmado.
Uma preparação para a integração bem planeada demonstra o profissionalismo da sua organização e reduz a ansiedade do primeiro dia.
Orientação
A primeira semana centra-se em causar uma boa primeira impressão e em fazer com que o novo trabalhador se sinta bem-vindo e valorizado.
As atividades podem incluir uma visita às instalações, a apresentação da missão, dos valores e das políticas da empresa, bem como conhecer a equipa e as principais partes interessadas.
O objetivo é criar uma experiência positiva e envolvente, garantindo clareza sobre a sua função e sobre a forma como esta contribui para os objetivos da organização.
Os estudos confirmam que os trabalhadores que se sentem bem-vindos no primeiro dia têm maior probabilidade de continuar empenhados e comprometidos a longo prazo.
Ao estabelecer desde cedo uma ligação à cultura da empresa, cria as bases para um envolvimento significativo.
O artigo de Mike Gibbon sobre orientação de trabalhadores é um excelente recurso sobre este tema.
0–30 dias
Para além da orientação, vejamos o que deve ser incluído no fluxo dos primeiros 30 dias da função de um novo trabalhador.
O primeiro mês consiste sobretudo em ajudar os novos trabalhadores a adaptarem-se à sua função, à equipa e à cultura do local de trabalho.
Os gestores prestam orientação prática, asseguram apresentações entre departamentos e estabelecem sessões regulares de feedback para abordar as primeiras dúvidas e desafios.
Será também nesta fase que haverá maior sobreposição relativamente aos conteúdos abordados, independentemente da função ou da senioridade, pelo que esta parte será a mais fácil no que diz respeito à criação de elementos reutilizáveis.
Eis alguns aspetos que deverá querer que os novos trabalhadores abordem nos primeiros 30 dias:
- Obter clareza sobre a função e as responsabilidades (superimportante)
- Conhecer as políticas aplicáveis aos colaboradores e os comportamentos esperados
- Compreender a tecnologia, o software e as ferramentas utilizadas pela organização, bem como os processos que serão seguidos
- Conhecer a missão, a visão, os valores, os produtos, o modelo de negócio e os clientes da organização
- Compreender as partes interessadas da organização
- Compreender os projetos atuais nos quais a organização se está a concentrar e aqueles em que se irá concentrar na sua função
- Ter reuniões semanais com o seu responsável
- Desenvolver uma compreensão da cultura da empresa e das normas da equipa
- Conhecer os restantes membros da equipa e saber a quem recorrer em cada situação
- Identificar lacunas de competências e definir alguns objetivos de curto e longo prazo para o restante do plano.
Uma vez que os primeiros 30 dias serão os primeiros dias do novo colaborador no escritório (físico ou virtual), vale a pena desenvolver algumas atividades reutilizáveis de acolhimento de colaboradores, como apresentações de boas-vindas, a leitura do manual do colaborador e almoços de equipa.
Dica profissional
Se possível, distribua a formação por toda a equipa, ou seja, cada membro atual da equipa deve formar o novo colaborador em pelo menos um tema. Isto ajuda a transmitir conhecimentos especializados, a partilhar o ‘peso’ da formação e a construir relações importantes. É também de salientar que a Gallup concluiu que, quando o responsável assume um papel ativo na integração, os colaboradores têm 3.4 vezes mais probabilidades de sentir que o seu processo de integração foi bem-sucedido. — Paul Lopusushinsky, Fundador, Playficient
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O período dos 30 aos 60 dias
Agora que os novos colaboradores ultrapassaram o marco dos 30 dias, é altura de se envolverem mais e de participarem mais ativamente.
Os conhecimentos adquiridos durante os primeiros 30 dias serão agora aprofundados e postos em prática, permitindo-lhes envolver-se mais nos projetos e começar a expressar mais as suas opiniões e ideias.
As funções e responsabilidades que os novos colaboradores conheceram quando começaram? Agora podem começar a fazer progressos nesse âmbito.
Os KPI, objetivos e marcos que definiu nos 30 dias anteriores? Começarão a avançar no sentido de os alcançar.
Esta é a parte do plano de 30, 60 e 90 dias em que cada plano começa a divergir, dependendo do departamento, da pessoa ou do nível de senioridade.
O período dos 60 aos 90 dias
Nesta fase, o novo colaborador continua a avançar relativamente aos KPI, objetivos específicos e marcos definidos nos primeiros 30 dias.
Uma vez que este período dá muito mais ênfase à autonomia, esta secção do plano será bastante mais aberta e adaptada à pessoa.
Os novos colaboradores trabalharão em projetos com menos supervisão, estarão mais envolvidos com as suas equipas e com a organização como um todo, e acompanharão o seu responsável para garantir que estão a cumprir os seus indicadores.
Nesta altura, os membros da equipa podem começar a recorrer ao novo colaborador devido à sua experiência. Talvez formem uma nova equipa para um projeto em que estejam a trabalhar.
Continuarão a ser cometidos erros, e não há problema nisso. Ainda são novos na organização e continuam a ter muitas coisas para aprender.
Dito isto, é necessário um nível de responsabilização mais elevado do que no início do plano de 90 dias, que continuará a aumentar com o passar do tempo.
Depois dos 90 dias
Os estudos mostram que cerca de 72% dos novos colaboradores se terão adaptado à sua nova função no prazo de 3 meses, 22% até aos 9 meses e os restantes ao longo de 10 a 12 meses.
Por isso, embora sejam bastante autónomas, algumas pessoas podem ainda precisar de um pouco mais de compreensão e orientação.
De um modo geral, no entanto, os gestores centram agora a atenção no apoio às aspirações profissionais de longo prazo, proporcionando formação avançada, oportunidades de liderança ou funções de mentoria.
As reuniões regulares de acompanhamento individuais, as avaliações de desempenho e as conversas sobre a carreira asseguram um alinhamento contínuo com os objetivos da empresa.
A investigação confirma que o foco no desenvolvimento contínuo não só aumenta a retenção, como também melhora a satisfação geral e os contributos dos colaboradores.
Uma das melhores iniciativas que a sua organização pode implementar após o período de 90 dias é a entrevista de permanência.
A entrevista de permanência consiste em entrevistar os colaboradores sobre o que tem funcionado bem e sobre onde podem ser feitas melhorias.
A entrevista de permanência é uma excelente forma de melhorar o seu processo de integração. É uma ótima altura para fazer perguntas sobre a forma como o plano foi elaborado, como foi executado e onde pode ser melhorado.
Os comentários das entrevistas de permanência podem ser reforçados por outro método de recolha de opiniões, como os inquéritos de integração.
Passos para criar um fluxo de trabalho de integração eficaz
Se, tal como eu, encara a experiência do colaborador como um produto ao qual as pessoas aderem quando entram numa organização, a integração é semelhante ao que acontece quando compra, por exemplo, um novo pacote de programas informáticos de RH.
Os gestores de produto falam com o utilizador final e analisam os dados para criar experiências de integração simples para os seus clientes, por isso está na altura de assumir esse papel!
1. Defina os objetivos
Para criar um fluxo de trabalho de integração relevante, comece por definir claramente o que pretende alcançar.
Por exemplo, os objetivos podem incluir familiarizar os novos colaboradores com os regulamentos de conformidade, integrá-los na cultura da empresa ou garantir que toda a formação necessária sobre novas ferramentas e processos é concluída.
Boas práticas:
- Identifique indicadores-chave de desempenho (KPIs) para acompanhar o sucesso, como a taxa de conclusão da formação ou um determinado eNPS.
- Alinhe os objetivos da integração com os objetivos mais abrangentes da empresa, como aumentar a retenção ou melhorar a colaboração da equipa.
- Utilize contributos dos gestores, dos RH e de colaboradores contratados recentemente para garantir que os objetivos respondem a desafios reais.
2. Conceba o processo
A conceção do fluxo de trabalho de integração deve ser uma colaboração entre os RH, os gestores e a equipa de aprendizagem e desenvolvimento (L&D), uma vez que todos contribuem com conhecimentos especializados sobre o desenvolvimento dos colaboradores e as necessidades específicas de cada função.
Envolver intervenientes de vários departamentos garante que o processo é abrangente e está alinhado com os objetivos organizacionais, além de facilitar a atribuição de responsabilidades claras aos RH, aos gestores e a outros intervenientes, evitando estrangulamentos.
Por exemplo, certifique-se de que alguém com conhecimentos relevantes supervisiona a formação em conformidade e de que a documentação pertinente está facilmente disponível.
Para cada etapa, tente especificar, tanto quanto possível, as tarefas, os objetivos e os materiais necessários.
Boas práticas:
- Crie uma lista de verificação de integração para ajudar a uniformizar o processo e garantir que nada é esquecido.
- Prepare antecipadamente recursos como um manual do colaborador, materiais de formação e guias de configuração de TI. Torne-os facilmente acessíveis num recurso como uma intranet para colaboradores.
- Inclua flexibilidade para adaptar a integração a diferentes funções, como cargos técnicos e posições de liderança.
3. Implemente o fluxo de trabalho
Uma implementação fluida exige coordenação entre departamentos para disponibilizar aos novos colaboradores tudo aquilo de que necessitam.
Utilize tecnologias como plataformas de gestão de serviços de TI (ITSM) (por exemplo, Jira) para gerir eficazmente o acesso a equipamento informático, programas informáticos e redes, bem como programas informáticos de integração, sistemas de gestão de recursos humanos (HRMS) ou sistemas de gestão da aprendizagem (LMS) para acompanhar o progresso e ajudar a gerir o fluxo de trabalho.
Estas ferramentas podem ajudar a automatizar as tarefas de integração, como o envio de documentação ou a notificação dos intervenientes sobre tarefas pendentes, garantindo consistência entre as experiências de integração.
São uma forma relativamente simples de aumentar o retorno do investimento na integração.
Boas práticas:
- Agende e comunique as tarefas de integração com bastante antecedência para evitar problemas de última hora.
- Designe um ponto de contacto dedicado para os novos colaboradores, de modo a responder prontamente a perguntas ou preocupações.
4. Monitorize e recolha feedback
Recolha regularmente feedback dos novos colaboradores e dos respetivos gestores para avaliar a eficácia do processo de integração.
Combine dados de inquéritos de integração, entrevistas individuais e métricas de desempenho para identificar áreas a melhorar.
Preste especial atenção ao facto de os novos colaboradores se sentirem preparados para ter sucesso e à vontade para pedir ajuda.
Boas práticas:
- Utilize métricas de desempenho, como o tempo até atingir a produtividade ou as taxas de retenção nos primeiros 90 dias, para avaliar o sucesso.
- Realize reuniões regulares de acompanhamento com os gestores para discutir o progresso dos novos colaboradores e recolher informações sobre o que está a funcionar bem.
5. Avalie e aperfeiçoe
Utilize o feedback e os dados de desempenho para medir em que medida o processo de integração cumpre os seus objetivos iniciais.
Identifique pontos fracos, como lacunas na formação ou expectativas pouco claras, e aperfeiçoe o fluxo de trabalho em conformidade.
O feedback dos colaboradores que estão a sair da empresa também pode fornecer informações valiosas para melhorias.
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Boas práticas:
- Agende revisões trimestrais do processo de integração para garantir que este continua relevante e eficaz.
- Envolva todas as partes interessadas—RH, gestores e até colaboradores contratados recentemente—na criação de soluções para os problemas identificados.
- Atualize continuamente os materiais de formação e os fluxos de trabalho para refletir alterações nas políticas ou ferramentas da empresa.
Boas práticas para o processo de integração
A integração envolve uma grande quantidade de atividades e vários intervenientes, pelo que é fácil deixar passar algo ou criar ineficiências.
No entanto, seguir algumas boas práticas pode ajudar a tornar o processo mais simples e eficaz:
- Comece cedo: Inicie a integração antes do primeiro dia do novo colaborador, fornecendo materiais de boas-vindas, configurando contas e partilhando um horário para reduzir o stress do primeiro dia.
- Defina responsabilidades claras: Garanta que o RH, os gestores e os responsáveis de equipa conhecem as suas responsabilidades em cada etapa, de modo a evitar atrasos ou confusão.
- Personalize a experiência: Tanto quanto possível, adapte o processo às funções e preferências individuais. Um toque agradável neste caso é utilizar um questionário para descobrir, por exemplo, qual é a comida ou o lanche preferido do novo colaborador e, depois, adaptar o almoço ou o presente de boas-vindas a essa preferência.
- Recorra à tecnologia: Utilize ferramentas como software de integração, sistemas de gestão da aprendizagem (LMS), plataformas de gestão de serviços informáticos (ITSM) e HRIS para automatizar tarefas e acompanhar o progresso.
- Dê prioridade à integração na cultura: Não negligencie atividades que demonstrem os valores da empresa, como eventos de formação de equipas, programas de mentoria e conversas abertas sobre os objetivos organizacionais.
- Forneça feedback regular: Agende reuniões de acompanhamento regulares para avaliar o progresso, responder a perguntas e ajustar os planos de integração conforme necessário.
- Prolongue o processo para além dos 90 dias: Encare a integração como um processo contínuo, disponibilizando oportunidades de desenvolvimento a longo prazo, formação avançada e conversas sobre progressão profissional para manter os colaboradores envolvidos.
Ferramentas e recursos:
Por último, apresentamos um resumo de ferramentas e recursos úteis para ajudar a criar um excelente processo de integração:
- Software de integração: As vantagens das plataformas de integração, como a Sapling, a Enboarder ou a Rippling, são o facto de oferecerem soluções de integração completas e de integrarem tarefas de RH, o envolvimento dos colaboradores e fluxos de trabalho automatizados.
- Sistemas de gestão da aprendizagem (LMS): Ferramentas como a Leapsome, a Docebo ou a TalentLMS ajudam a disponibilizar materiais de formação, acompanhar o progresso e garantir que os colaboradores concluem os cursos obrigatórios.
- HRIS/HRMS: Plataformas como a BambooHR, a Workday ou a UKG simplificam tarefas administrativas, como a gestão de documentos, a inscrição em benefícios e a configuração do processamento salarial.
- Software de gestão de tarefas: Ferramentas como a Asana, o Trello ou a Monday organizam listas de verificação de integração e acompanham a conclusão de tarefas entre departamentos.
- Plataformas de gestão de serviços de TI (ITSM): Soluções como o Jira Service Management garantem uma configuração simples do hardware, do software e do acesso à rede para os novos colaboradores.
- Feedback e inquéritos aos colaboradores: Ferramentas de inquéritos aos colaboradores, como a SurveyMonkey, a Qualtrics ou a Culture Amp, recolhem informações sobre a experiência de integração para melhorar os processos.
- Plataformas de assinatura digital: Serviços como o DocuSign ou o Adobe Sign simplificam a assinatura remota de contratos, NDAs e outros documentos necessários para a integração.
- Ferramentas de partilha de conhecimento: Wikis ou plataformas de intranet como o Confluence ou o Notion centralizam os materiais de integração e tornam-nos acessíveis aos novos colaboradores.
- Ferramentas de mentoria e colaboração: Aplicações como a Together Platform ou a MentorcliQ facilitam a criação de pares entre mentores e mentorandos e incentivam a colaboração durante a integração.
Se se sentir sobrecarregado com as opções, também podemos dar-lhe aconselhamento sobre como escolher software de integração . Em alternativa, também pode descarregar o nosso útil modelo de plano para 30-60-90 dias, que o ajudará a começar a criar o seu fluxo de trabalho de integração:
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