7 sätt att förbättra relationerna med medarbetarna i din organisation

ER är en av de grundläggande HR-pelarna och även om det låter enkelt är verkligheten betydligt mer nyanserad, även för erfarna yrkespersoner!

Så förbättrar du relationerna mellan medarbetarna i din organisation

Under årens lopp har jag lärt mig att hemligheten bakom goda relationer mellan medarbetarna är system och processer, såsom regelbundna prestationsbedömningar och öppen kommunikation.

Det är mycket enklare att upprätthålla goda relationer mellan medarbetarna, och teammedlemmarna är i allmänhet nöjdare, när företag har system på plats för att säkerställa att medarbetare och ledare deltar i regelbunden återkoppling och kommunikation, utvecklingsmöjligheter, erkännande och välmåendeinsatser.

1. Utrusta cheferna bättre så att de blir den första kontaktpunkten för medarbetarrelationer

Chefer spelar en avgörande roll när det gäller att upprätthålla goda relationer mellan medarbetarna, eftersom de är den omedelbara kontaktpunkten för de flesta medarbetarfrågor.

Av min erfarenhet kommer rollen som första kontaktpunkt för medarbetarrelationer inte naturligt för de flesta chefer, men som tur är har jag upptäckt att den snabbt kan läras in. 

Jag tog fram ett ledarverktyg som jag delade som en del av en större utbildning för nya ledare i min senaste roll, och just nu arbetar jag med ett liknande initiativ. 

Det här ingår: 

Tidsplanering och delegering

Våra chefer dras ofta åt många olika håll, så tidsplanering och delegering är avgörande för att hantera deras arbetsbörda effektivt och ge dem tid att leda sina team. Verktyg för tidsplanering kan hjälpa till att prioritera uppgifter, och plattformar som Asana och Trello är utmärkta för projektledning och samarbete. 

Delegering är avgörande för att hantera tiden och är ytterligare en del av ledarskapet som ofta behöver läras in. Jag uppmuntrar chefer att identifiera uppgifter som kan delegeras till andra i teamet och att fastställa tydliga förväntningar på när de ska slutföras. 

Att ge återkoppling

Chefer kan uppmuntra till regelbunden återkoppling från medarbetarna genom att boka in regelbundna individuella avstämningar med sina direkt underställda. 

Jag påminner chefer om att ge både positiv och konstruktiv återkoppling till sina teammedlemmar. Det kan bidra till att förbättra medarbetarnas engagemang och moral på teamnivå genom att ge dem möjlighet att känna sig hörda.

Programvara för återkoppling från medarbetare kan också hjälpa till med den här processen.

Konfliktlösning

Jag tog fram en tydlig och enkel process för att hantera konflikter mellan personalchefer och deras medarbetare. Processen är lätt att förstå för alla medarbetare och passar vår organisationskultur. 

Processen börjar med en policy om ”öppen dörr”, där medarbetarna uppmuntras att vända sig till ledningen med sina frågor och bekymmer. 

Ett samtal genomförs där båda sidor får turas om att tala och där de förstår att den andra parten inte kommer att avbryta. 

Båda sidor går med på att lyssna fullt ut och inte förbereda ett motargument. När båda sidor har fått möjlighet att tala beslutar de tillsammans hur vägen framåt ska se ut. 

Alla förstår att HR eller en chef på nästa nivå kopplas in först efter att denna process har genomförts i god tro. 

Efterlevnad av lagar och regler

Slutligen ger jag en översikt över det juridiska ansvar som följer med att vara chef.

Jag introducerar nya chefer till HR-policyer, arbetslagar samt utbildning i förebyggande av diskriminering och trakasserier. Viktigast av allt är att jag påminner cheferna om att HR finns här för att stödja dem och att de inte behöver hantera detta på egen hand. 

Helst bör alla nya chefer få exakt den utbildning de behöver innan de befordras till en roll som chef med personalansvar. Tyvärr är det dock ofta inte så.

Som HR kan vi erbjuda coachning och utbildning till chefer på alla nivåer för att hjälpa dem att hantera svåra situationer.

2. Skapa goda relationer med medarbetarna som HR och bli en betrodd partner

För att vara effektiv måste HR vara en betrodd affärspartner för medarbetare på alla nivåer i organisationen.

Jag uppnår detta genom att vara tydlig och konsekvent i min vägledning, alltid upprätthålla professionella standarder och behandla medarbetarna likvärdigt. 

När jag började i en ny roll förra året behövde jag vinna förtroendet hos flera nyckelpersoner som tvekade inför att samarbeta med mig. 

Även om det ibland var frustrerande och jag kände att jag var tvungen att bevisa mitt värde för dem om och om igen, lyckades jag till slut skapa goda relationer och vinna deras förtroende.

I kommunikationen med dessa nyckelpersoner behövde jag ta initiativet till att boka tid för att träffa dem, i stället för att vänta på att de skulle komma till mig. 

Därefter kunde jag sätta agendan, och inför de första mötena frågade jag om deras avdelningsmål och utmaningar. Det gjorde det möjligt för mig att visa mitt värde genom att hjälpa dem på specifika och relevanta sätt.

Andra sätt att bygga förtroende:

Skaffa affärsförståelse

Affärsförståelse är avgörande för att kunna coacha och ge kunniga råd till chefer och medarbetare. 

Du kan skaffa branschkunskap genom att:

• Gå med i en professionell nätverksgrupp inom branschen och prenumerera på branschnyhetsbrev.
• Sätta dig in i organisationens affärsmodell
• Gå igenom de ekonomiska rapporterna för att få en förståelse för organisationens ekonomiska situation.

Lär känna dina team

Lär också känna de team du stödjer och förstå deras dynamik. Det ger dig värdefulla perspektiv när problem uppstår. 

Det gör också HR mer synligt för medarbetarna och hjälper dem att förstå vilken roll HR har i organisationen, eftersom medarbetare ofta missförstår detta.

Du kan göra detta genom att träffa team och medarbetare för att lära dig mer om deras roller. Be chefer att inkludera dig i ett teammöte så att du kan presenteras för teamet och ge en översikt över din roll. Boka också ”kontorstid” på en avdelning, antingen virtuellt eller på plats, då du enbart är tillgänglig för det teamet. 

3. Tydlig och kontinuerlig kommunikation

Jag har upptäckt att inkonsekvent kommunikation är roten till många problem i relationerna mellan medarbetare och arbetsgivare. 

Uppmuntra till öppen kommunikation mellan ledare på alla nivåer och medarbetare, inte bara mellan närmaste chefer och deras direktrapporterande medarbetare. 

Som jag nämnde ovan kan en policy med ”öppen dörr” bidra till detta, men det är bara det första steget i att bygga en kultur av öppen kommunikation.

Andra sätt att främja öppen och konsekvent kommunikation:

• Tydliga kommunikationspolicyer och riktlinjer: Detta innebär att definiera föredragna kanaler för olika typer av kommunikation (e-post, möten, interna meddelandesystem och intranät) samt att fastställa förväntningar på svarstider.
• Utbildning: HR kan ge chefer och medarbetare utbildning i effektiv kommunikation för att säkerställa att de kan förmedla sitt budskap tydligt och effektivt.
• Återkopplingsmekanismer: Genom att införa system för återkoppling från medarbetare, till exempel enkäter och kvarstannandeintervjuer, får medarbetarna möjlighet att regelbundet bidra med sina tankar och sin återkoppling.

4. Regelbundna prestationsbedömningar

Prestationsbedömningar är viktiga för relationerna mellan medarbetare och arbetsgivare eftersom de erbjuder en formell plattform för feedback (något som medarbetare efterfrågar).

Regelbundna prestationsbedömningar av medarbetare hjälper till att identifiera förbättringsområden och uppmärksamma prestationer.

En effektiv cykel för prestationsutvärdering är en där medarbetarna vet vad de kan förvänta sig och det inte kommer några överraskningar i slutet av året.

Förväntningar, mål och prestationsmått görs tillgängliga för medarbetarna, och cheferna säkerställer att dessa är helt förstådda.

Chefer och medarbetare bör träffas regelbundet under året för att följa upp framstegen inom viktiga prestationsmått. Dessa möten bör hållas minst kvartalsvis och kan ske oftare vid behov.

Dessa återkommande möten är avgörande för en framgångsrik och effektiv process för prestationsutvärdering. Prestationsutvärderingen vid årets slut bör sedan vara en sammanfattning av alla tidigare utvärderingar under året. 

Programvara för prestationshantering som Workday eller BambooHR hjälper till att formalisera och effektivisera processen, om ni inte redan har en plattform som en del av er HRIS-svit.

Andra metoder för att säkerställa regelbunden återkoppling och kontakt:

• Regelbundna 1:1-avstämningar mellan chefer och direkt underställda medarbetare
• Erbjuda utbildning i att ge och ta emot effektiv återkoppling.

5. Utveckla ett program för medarbetarerkännande

Program för medarbetarerkännande underlättar att uppmärksamma och uppskatta insatserna från medarbetare som bidrar till organisationens syfte, uppdrag och värderingar.

Ett formellt erkännandeprogram bidrar till att förbättra medarbetarnas moral och motivation samt ger data för att utvärdera programmets effektivitet.

Ett bra program för medarbetarerkännande 

• Personanpassat: Gör det möjligt att uppmärksamma medarbetare på ett sätt som de uppskattar, med incitament som motiverar dem.
• Underlättar erkännande mellan kollegor: Detta främjar en uppskattande kultur på alla nivåer och kan vara mer meningsfullt eftersom kollegor ser varandras arbete på nära håll.
• Transparenta kriterier och process: Kommunicera tydligt hur medarbetare kan uppmärksammas. Transparenta kriterier och processer förebygger förvirring och säkerställer rättvisa.
• Ledningens delaktighet: Ledare och chefer deltar aktivt i programmet, vilket visar hur viktigt erkännande är i företagskulturen.

Din organisation har kanske redan programvara för medarbetarerkännande på plats. Om så är fallet bör ni granska användningen och analysera trender för att fastställa nyttjandegraden. 

Om nyttjandegraden är låg bör ni marknadsföra plattformen och förklara varför den bör användas. Ge exempel på de beteenden som ni vill ska uppmärksammas och lyft fram tillgängliga incitamentsalternativ.

Som alltid börjar beteenden högst upp och sprider sig nedåt, så ledande chefer måste visa vägen!

6. Säkerställ medarbetarnas välbefinnande

Ingen uppskattar att bli körd i botten, och stress och utbrändhet är verkliga problem på den moderna arbetsplatsen.

Sätt att främja välbefinnande:

• Flexibla arbetsformer: Distansarbete, flexibla arbetstider och delade tjänster uppskattas högt av medarbetare för att skapa balans mellan arbete och fritid.
• Skapa tydlighet: Tydlighet kring rollen och förväntningarna bidrar till att minska osäkerhet och stress.
• Ge regelbunden återkoppling: Detta bidrar återigen till att undanröja osäkerhet och säkerställer att medarbetarna prioriterar rätt.
• Lyssna: Att lyssna på medarbetarna hjälper till att identifiera problem och efterfrågar återkoppling för att skapa en bättre medarbetarupplevelse.
• Erbjud stödresurser: Erbjud resurser och stöd som kan hjälpa medarbetare under utmanande perioder, till exempel tillgång till rådgivningstjänster, dagar för psykisk återhämtning eller flexibilitet i arbetsformerna.
• Övervaka arbetsbelastningen: Säkerställ att medarbetarna inte ständigt överbelastas med arbete. Granska regelbundet arbetsbelastningen och omfördela uppgifter vid behov för att förebygga utbrändhet.

Ditt företag erbjuder sannolikt redan ett stödprogram för anställda (EAP) för att ge stöd till medarbetare som kan hantera personliga eller arbetsrelaterade problem.

Om så är fallet bör ni informera chefer och medarbetare om EAP genom att lyfta fram några av de tillgängliga resurserna. Stödprogram för anställda utnyttjas inte tillräckligt, och medarbetare inser ofta inte vad som finns tillgängligt för dem genom ett EAP.

7. Hantera svåra situationer med empati

Att visa empati på arbetsplatsen kräver att HR är tillgängligt, förstående och villigt att ge medarbetarna stöd när de behöver det som mest.

Sätt på vilka HR kan främja empati:

• Aktivt lyssnande: lyssna på medarbetarna utan att döma och erbjud stöd eller resurser som hjälper dem att hantera sina problem eller bekymmer. Du kan bekräfta personens känslor och emotioner utan att nödvändigtvis godkänna personens beteende.
• Inkluderande policyer och arbetssätt: Förespråka och implementera policyer och arbetssätt som är inkluderande och tar hänsyn till alla medarbetares varierande behov.
• Öppen och tillgänglig kommunikation: Skapa en miljö där medarbetarna känner sig bekväma med att dela sina bekymmer och problem. HR bör vara tillgängligt och finnas där för samtal, oavsett om de är formella eller informella. Du kan också använda programvara för medarbetarkommunikation.
• Kulturell lyhördhet: Var medveten om och lyhörd för kulturella skillnader på arbetsplatsen. Detta innefattar att förstå olika kulturella perspektiv och anpassa kommunikationen och stödet därefter.

Fördelar och utmaningar med medarbetarrelationer

Det är inte lätt att upprätthålla positiva medarbetarrelationer, men jag har upptäckt att strategierna ovan gör det enklare och mer konsekvent i hela organisationen.

Det är lite som reality-tv, eftersom vissa älskar det och andra verkligen inte gör det (och liknelsen slutar inte nödvändigtvis där heller!).

Fördelar med starka medarbetarrelationer

• Medarbetarengagemang: Medarbetarna kommer att känna sig mer uppskattade och omhändertagna, vilket ökar medarbetarengagemanget.
• Mindre konflikter: Alla kommunikations- och återkopplingsmekanismer du inför för att öka transparensen och samsynen bör leda till färre konflikter och färre utredningar.
• Förbättra arbetsplatskulturen: Det kommer att finnas bättre relationer i hela organisationen, vilket skapar en starkare kultur.
• Inkludering: Medarbetare på alla nivåer kommer att känna sig mer inkluderade och mer engagerade i organisationens uppdrag.

Vanliga utmaningar inom medarbetarrelationer 

Naturligtvis kan inte ens den bästa strategin för medarbetarrelationer undanröja alla problem.

Här är de vanligaste utmaningarna att hålla utkik efter: 

• Lönetvister & lönestöld 
• Överträdelser av förmåner
• Säkerhetsöverträdelser
• Trakasserier 
• Favorisering.

Det finns ingen idiotsäker plan för att få detta rätt till 100 % varje gång, och det kräver att chefer för medarbetarrelationer använder sin egen intuition och erfarenhet för att lyckas (listan ovan hjälper också).

Det är ett område som är så viktigt att få rätt och som kräver mycket engagemang och arbete, men om det görs effektivt väger resultaten upp all ansträngning. 

Förbättra medarbetarrelationerna på ett varaktigt sätt

De sju strategier som diskuteras i den här artikeln kan bidra långt till att främja en positiv arbetsmiljö.

Genom att implementera dessa strategier kan HR-team bidra till att bygga starka relationer mellan medarbetarna och företaget, vilket leder till en mer engagerad och produktiv arbetsstyrka. 

Med rätt system och processer på plats kan du hjälpa din organisation att upprätthålla sunda medarbetarrelationer och skapa en kultur som stöder och stärker medarbetarna, vilket i slutändan leder till en mer framgångsrik och hållbar organisation.

Prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People och få regelbundet innehåll som hjälper dig att förbättra personalfunktionen i din organisation och utvecklas i din karriär.