8 sätt att mäta framgången för ditt introduktionsprogram

Din personalretentionsgrad består av två olika nyckeltal:

• Frivillig personalomsättning bland nyanställda inträffar när en nyligen anställd medarbetare själv väljer att lämna organisationen, vanligtvis under de första anställningsmånaderna. Det kan bero på exempelvis ouppfyllda förväntningar på arbetet, bristande kulturell passform, bättre möjligheter på annat håll eller missnöje med introduktionsupplevelsen.
• Ofrivillig personalomsättning syftar däremot på att arbetsgivaren avslutar en medarbetares anställning, snarare än att medarbetaren själv gör det. Detta sker ofta på grund av faktorer som bristande prestation, beteendeproblem, omstrukturering eller nedskärningar, snarare än att medarbetaren personligen väljer att lämna organisationen.

Alla företag kommer någon gång att ha oturen att anställa medarbetare som ser bra ut på papperet, men som av en eller annan anledning snabbt visar sig inte fungera.

Om din frivilliga personalomsättning är hög kan problemet däremot vara mycket djupare och gå att åtgärda genom en förbättrad introduktionsprocess.

Genom att följa upp bibehållandegraden och personalomsättningen bland nyanställda, särskilt under det första anställningsåret, kan du bedöma om din introduktionsprocess sannolikt är en del av problemet eller inte.

Om det verkar sannolikt bör du försöka undersöka saken närmare för att ta reda på vilka de vanligaste problemen är, exempelvis genom en anonym enkät.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Tid till produktivitet för nyanställda

Hur lång tid tar det för dina nyanställda att komma in i arbetet? Blir de snabbt engagerade och redo att lösa problem, eller arbetar de för långsamt, behöver lång tid för att lära sig saker och gör fler misstag än vad du känner dig bekväm med? 

För att mäta tiden till produktivitet behöver du först definiera vad ”produktiv” innebär för varje roll. Det kan omfatta specifika milstolpar, som att slutföra sin checklista för introduktionen, eller mätas genom att uppnå särskilda mål eller framgångsrikt hantera arbetsuppgifter självständigt.

Du kan mäta dina medarbetares tid till produktivitet med följande metod:

• Beräkna hur många dagar det tar för nyanställda att bli produktiva (du behöver definiera vad produktivitet innebär för varje roll)
• Dela det antalet med det totala antalet nyanställda under den aktuella perioden 

Även om vissa roller är mer komplicerade än andra bör ett heltäckande introduktionsprogram ge medarbetarna en snabb väg till framgång. För de flesta medarbetare bör det handla om veckor, inte månader, innan de närmar sig sina KPI:er och presterar tillfredsställande i sina roller, särskilt om de har den kompetens som krävs.

Om de inte uppnår dessa mätvärden kan det finnas ett mer betydande problem med ditt introduktionsprogram. Kanske får medarbetarna inte lära sig hur viktigt det är att uppnå dessa KPI:er, eller så finns det brister i utbildningen som gör att de står och stampar.

Eftersom introduktion för chefer skiljer sig något från annan introduktion bör du hålla dem utanför din analys av tiden till produktivitet och använda andra milstolpar för att avgöra när nya chefer anses vara ”produktiva”.

3. Testning

Om du någon gång har gjort en tenta i slutet av en ettårig kurs och haft svårt att minnas information som du lärde dig under den första studieveckan, tänk på att nyanställda har en mycket liknande upplevelse. 

Från och med sin första dag överöses de med information, och det är svårt att komma ihåg allt vid varje given tidpunkt. Därför kan det vara informativt att införa tester i din introduktionsprocess, till exempel färdighetstester och frågesporter.

Tester kan hjälpa dig att avgöra om dina nyanställda fullt ut förstår sina roller och hur de relaterar till verksamhetens mål. Du kan också testa dem på relevant företagshistorik (vilket är viktigt för roller med kundkontakt) eller på de specifika riktmärken som du förväntar dig att de ska nå. 

Framgångsrika frågesporter är bra, men även misslyckade frågesporter kan ge värdefull information. Om många medarbetare svarar fel på samma fråga tyder det sannolikt på att informationen antingen inte förmedlades eller förmedlades på ett sätt som inte gick hem hos dem. Dessa mätvärden kan hjälpa dig att göra små justeringar i ditt utbildningsmaterial för att göra inlärningsprocessen mer effektiv.

4. Introduktionsenkät

Ett effektivt sätt att mäta hur framgångsrik introduktionen är, är att fråga den nyanställda själv. Fråga direkt om personen tycker att det är en effektiv introduktionsprocess och vad som skulle kunna förbättras.

Ofta kan det vara fördelaktigt att integrera rekryteringsprogramvara i denna process, eftersom den kan spåra och hantera dessa enkäter samt använda automatiserade arbetsflöden för att säkerställa att de genomförs vid optimala tidpunkter under introduktionsfasen.

Ett annat alternativ för att automatisera och effektivisera din introduktionsenkät är ett enkelt enkätverktyg för medarbetare. Sådana verktyg erbjuder ofta mallar som effektiviserar processen avsevärt.

Några grundläggande frågor som du kan vilja ta med i din enkät efter introduktionen är:

• Vilket var deras första intryck av företaget?
• Hur har det förändrats sedan de började?
• Återspeglar introduktionsprocessen för medarbetare företagskulturen på ett korrekt sätt?
• Fick de allt de behövde för att få bästa möjliga start?

Vi rekommenderar att du skickar ut flera korta enkäter under de olika introduktionsfaserna, medan upplevelsen fortfarande är färsk i deras minne. Begränsa dig inte heller till endast dessa frågor. Det finns många andra användbara frågor till introduktionsenkäten som du också bör överväga att ställa!

Eftersom introduktionsupplevelsen kommer att vara annorlunda för medarbetare som arbetar på plats och på distans kan du överväga att skicka ut en separat enkät med frågor som specifikt handlar om introduktionsprocessen för distansmedarbetare.

Kom ihåg att enkäter inte alltid behöver vara namngivna. Människor kan tveka att svara om de är oroliga för att bli straffade för sin ärlighet. Anonyma enkäter kan bidra till att ge verkliga svar som, även om de kan vara svårare att ta till sig, kan vara en viktig katalysator för meningsfulla förändringar. 

5. Slutförandegrad för utbildning

Du kan ha ett omfattande utbildningsprogram, men om dina medarbetare inte är engagerade i processen gör det sannolikt ingen större nytta.

Även om du anser att du erbjuder ett omfattande utbildningsprogram för nyanställda kan slutförandegraden för utbildningen visa att utbildningen kanske inte är så effektiv som du tror.

Ta en närmare titt på hur mycket utbildning som genomförs under en viss period och hur framgångsrika medarbetarna är med den utbildningen. Kom sedan ihåg att de precis har börjat på ett nytt jobb och har mycket att lära sig på en gång. Ger du dem tillräckligt med tid för att gå igenom informationen noggrant och verkligen låta allt sjunka in? 

Om det finns problem med ofullständig utbildning bör du granska om det överhuvudtaget finns tillräckligt med tid för utbildning inom introduktionsprogrammet. Har deltagarna några ostörda timmar för att slutföra onlinemoduler och gå igenom manualer, eller förväntas de studera hela kvällen efter en redan tröttande dag?

För att hjälpa dig att följa upp slutförandegraden för utbildningen och effektivisera hela utbildningsprocessen kan du överväga att använda utbildningsprogramvara, om du inte redan har någon.

6. Engagemangsgrad

Medarbetarengagemang kan vara en utmaning för arbetsgivare med en personalstyrka i vilket skede som helst, men det är särskilt viktigt när man arbetar med nyanställda. 

Antalet medarbetare som aktivt engagerar sig i företagskulturen jämfört med antalet medarbetare som har slutat engagera sig och bara väntar på att arbetsdagen ska ta slut gör stor skillnad för organisationens framgång.

Ett omfattande mätvärde för att bedöma detta är medarbetarnas nettopromotorpoäng (eNPS). När du genomför enkäter kan du be medarbetarna att bedöma hur sannolikt det är att de skulle rekommendera en vän eller kollega att arbeta på ditt företag. 

eNPS-beräkningen är procentandelen medarbetare som ger dig ett högt betyg minus procentandelen som ger dig ett lågt betyg på skalan. Ditt eNPS för medarbetare kan hjälpa dig att mäta kvaliteten på den upplevelse för nyanställda som du har arbetat för att skapa, liksom den övergripande medarbetarnöjdheten.

7. Intervjuer för att behålla medarbetare

Vi ser avslutningsintervjuer som ett verktyg för att få kunskap innan någon lämnar företaget, men intervjuer för att behålla medarbetare fokuserar på varför dina medarbetare kommer in varje dag. 

Följ upp med nyanställda när de har fått möjlighet att komma till rätta och fråga om introduktionsprocessen och hur de känner sig i allmänhet. Vad fungerade bra? Vad gick för snabbt eller långsamt? Missades några introduktionsaktiviteter? Känner de att de behöver mer utbildning inom några viktiga områden?

Intervjuer för att behålla medarbetare kan göra underverk för att behålla personal, särskilt när de genomförs regelbundet. De visar medarbetarna att du satsar på deras framtida utveckling och bryr dig om den. Ännu viktigare är att de visar att du vill åtgärda problem snabbt innan något växer utom kontroll. 

Tveka inte att ställa frågor och gå djupare in på en medarbetares svar. När de litar på att det verkligen är ett öppet forum för kommunikation kommer de att vara villiga att ge dig de svar du behöver höra.

Läs mer om intervjuer för att behålla medarbetare och vilka typer av frågor du kan ställa. 

8. Kostnader för introduktionen

Att hålla koll på kostnaderna för ditt introduktionsprogram kan också hjälpa dig att övervaka hur framgångsrikt det är. Genom att analysera dina introduktionskostnader (inklusive direkta och indirekta utgifter) kan du utvärdera om din introduktionsprocess ger en god avkastning på investeringen (ROI) från introduktionen.

Här är de olika introduktionskostnaderna du bör ta hänsyn till:

• Introduktions- och utbildningsmaterial, till exempel licenskostnader för introduktionsprogramvara och introduktionspaket.
• Utbildningskostnader, inklusive formella utbildningstillfällen, certifieringar eller externa utbildningskurser.
• Timmar som chefer och andra teammedlemmar lägger på utbildning. Kom ihåg att tid inte är gratis, särskilt i arbetsmiljöer där timmar faktureras till kunder.
• Kostnader för förlorad produktivitet. I likhet med punkten ovan kommer produktiviteten tillfälligt att minska medan nyanställda lär sig hur arbetet fungerar och behöver hjälp av andra för att nå full prestationsförmåga.

Efter att ha analyserat dessa kostnader får du en bättre uppfattning om huruvida din introduktionsstrategi behöver optimeras för att kanske skjuta kostsamma delar (till exempel externa utbildningskurser) till ett senare tillfälle, när nyanställda inte längre är lika överväldigade av nya uppgifter. Detta tillvägagångssätt kan bidra till att begränsa de initiala kostnaderna tills du har avgjort om din nyanställda kommer att stanna långsiktigt eller inte.

Viktigast av allt? Var delaktig

Det finns många olika sätt att mäta hur framgångsrik introduktionen är, men det viktigaste är att du åtminstone i någon mån uppmärksammar hur framgångsrikt ditt introduktionsprogram är.

Det som fungerar kan överföras till din introduktionsprocess för fristående konsulter och distansmedarbetare.

Även om det finns bästa praxis för introduktion som kommer att förbli densamma, bör vår introduktionsprocess aldrig vara en situation där man ”ställer in den och glömmer den”. Det tillvägagångssättet är detsamma som att låta företaget stagnera och anta att försäljningen kommer att vara lika hög om 5 år, utan någon som helst tillväxt eller utveckling.

Var noga med att följa upp hur effektiva dina introduktionsinsatser är och se vilken inverkan de har på de nyanställdas framgång och på organisationen i allmänhet. 

För mer information kan du ta del av våra resurser om hur du automatiserar introduktionen och hur du anpassar introduktionen för medarbetare.